Välkomna! Utbildning i kundreskontran

Transkript

1 Välkomna! Utbildning i kundreskontran Kundregistret, fakturering Fika Fort. fakturering, reversering/kreditering Lunch Fort. kreditering, uppföljning av kundfakt., interimskonton/övrigt Fika EKO fakturering/rekvirering Avslut

2 Översikt kundreskontran Kund faktura inbetalning Kundreskontran uppföljning och kontroll/sökning av fakturor Fakturan skapas av en order: Logistik skapar/ändrar order EKO skapar/ändrar order Egen meny testkör fakturan samt skapar fakturan

3 KUNDREGISTER Kunder K80 tillfällig svensk kund Upp till kr. Över 888kr krävs person/organisations nr. Tillfälliga utländska kunder - landskod tex. NOxxxxxxx för Norge Kunder i kundregistret läggs upp av Ekomomienheten Fakturor över kr samt alla som ska ha e-faktura

4 KUNDREGISTER Fördelar och nackdelar med K80/upplagda kunder K80 - Inget kundupplägg, kan fakturera direkt - Svårt att driva in pengar om de inte betalar - Svårt att följa upp kunden då alla 80 klumpas Upplagda kunder - Enklare att följa upp - Blankett måste fyllas i och skickas in till 4040@gu.se - Kan lämnas vidare till Prioritet Inkasso för indrivning

5 KUNDREGISTER Söktips Kundregistret Använd ALLTID stora bokstäver Sök på delar av namnet eller organisationsnumret. Använd * för att söka del av ord Undvik specialtecken, måste matcha exakt Övning 1: Sök och titta i kundregistret

6 FAKTURERING Skapa order Logistik Order = Ett underlag för fakturering som man kan ändra i och spärra utan att kunden ser det. Måste fakturera ordern för att det ska bli en faktura Här skapar du och ändrar en order: AGRESSO Logistik Order/fakturering- Försäljningsorder- Registrering/underhåll av försäljningsorder Gå till lathund: Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik

7 FAKTURERING Personen som sparar ordern är den som kan fakturera den Efter att ordern är sparad men innan man fakturerat den så kan man ta upp den igen och ändra i den eller spärra den helt. Man kan även testfakturera ordern för att se hur fakturan skulle se ut. Övning 2, skapa order

8 FAKTURERING Fråga/ändra Order AGRESSO Logistik Order/fakturering- Försäljningsorder- Registrering/underhåll av försäljningsorder Om du inte vet vilket ordernummer ordern har som du ska ändra, kan du söka fram det via ditt ansvar: - Gå till: Agresso Logiskt Order/fakturering Fråga Fråga försäljningsorder - Ej fakturerad försäljningsorder. - Sök på ditt ansvar och status N. När du fått fram resultatet, skriv ner ordernumret du sökte eller dubbelklicka på ordern så följer den med till registreringsbilden. Övning 3, fråga/ändra order.

9 FAKTURERING Fakturera order Gå till lathund: Fakturering av försäljningsorder AGRESSO Logistik - OBS! Om en e-faktura är fel tex inkl moms till statlig kund så kan den stoppas samma dag. Kontakta 4040@gu.se Tas den felaktiga fakturan inte bort så kostar det oss 500 kr. - Även GL07 körs. En alt två om både pappers och e-faktura görs. Viktigt att kontrollera GL07 då det är själva bokföringen! Kontakta 4040@gu.se vid fel. Övning 4, fakturera order.

10 KREDITERA Reversera/kreditera Se lathund: Kreditering av kundfaktura AGRESSO Logistik En kredit kan göra på två olika sätt: 1. Underlag för kreditnota Hela fakturan tas upp som den var, fast i omvänt tecken. Debet fakturanumret kommer med per automatik 2. Skapa kreditnota via registrera försäljningsorder Skapa en ny order men med negativ summa. Viktigt att ange vilken faktura krediten gäller! En faktura som har konterats på fel konto behöver inte reverseras eller krediteras. Gör en omföring i huvudboken för att rätta det felaktiga kontot.

11 KREDITERA Som regel ska e-fakturor alltid krediteras! Enda undantaget är om vi på ekonomienheten har stoppat den. Om man inte skickat iväg en pappersfaktura till kunden så kan den reverseras. Har den skickats till kunden så ska en reversering endast göras om man talat med kunden och de inte vill ha en kredit. Annars ska en kredit alltid göras och skicks till kunden för att man ska få rätt i bokföringen. Övning 5, Kreditera kundfaktura

12 REVERSERA Reversering/Makulering Se lathund: Reversering kundreskontra Om en pappersfaktura inte är skickad till kund, kan man reversera den: - Agresso ekonomi Kundreskontra Reversering - Markera poster för reversering Reversera öppen post - Skriv ut Reverseringsförslag - GL34 = förslag - GL35 = bekräftelse, skall skrivas ut och sparas, vernr 810

13 Uppföljning av kundfordringar Se lathund: Fråga på kundfakturor 1. Öppna och historiska poster per kund - Söker fram alla fakturor för ett kundnummer. - Om statusen (S) är C så är den betald. - Viktigt att tänka på att det kan finnas löpnummer på kundnummer t.ex. Uppsala universitet. - Tänk på att K80 är svårare att spåra - Tryck på Betald knappen för att se motbokningen UPPFÖLJNING

14 UPPFÖLJNING 2. Öppna historiska poster alla kunder - Tar fram alla obetalda fakturor oberoende av kundnummer. - Bra om man inte är säker på kundnumret eller vill se totalt antalet obetalda fakturor för ett ansvar. - Obetald, dubbelkolla om vi fått in betalningen men inte kunnat matcha den mot rätt faktura (konto 25991/25992/25995). - Tryck på Betald knappen för att se motbokningen. 3. Åldersfördelat saldo: Egen meny/utdata/kund - För att se översikt över ett ansvars öppna fakturor, bland annat syns delvis betalda fakturor lätt. Övning 6, Uppföljning av kundfordringar

15 UPPFÖLJNING Kolumnerna T och VT (fälthjälp). T = B Öppen faktura - obetald T = C Historisk faktura -betald (eller kvittad D/K) VT = IN Inbetalningar VT = IO Elektroniska inbetalningar VT = KF Kundfakturor VT = RE Reverseringar VT = AR EKO Äkta rekvisition VT = EF EKO Faktura VT = RF Räntefakturor VT = PF Proformafakturor VT = OH Omföring huvudbok

16 UPPFÖLJNING Söka efter pengar Om en kund hör av sig för att de fått en påminnelse och säger sig ha betalt fakturan men den ligger som obetald, begär kvitto från deras bank. Kvittot skall innehålla: - Exakt datum när betalningen var gjord - Exakt summa - Information om vart de skickat pengarna (PG, BG eller SEB) - Vilken referens eller fakturanummer de angivit Sök efter beloppet som kunden ska ha betalat in utan att begränsa ansvaret. Sök på konto eller 25992(ekonomienhetens utredningskonton) utan att begränsa ansvar

17 UPPFÖLJNING Tips, knep och råd - Använd alltid stora bokstäver när du söker kund - Använd * när du söker del av namn - Hittar du inte dina pengar? Kolla och När en påminnelse skickats till kund har den Nivå 1 och senaste kravdatumet i åldersfördelat saldo - När en faktura har skickats till Prioritet Inkasso har den Nivå I och senaste kravdatumet i åldersfördelat saldo - Med F7 eller söker du - Med F9 aktiverar du fälthjälpen - Med F12 eller sparar du

18 ÖVRIGT På Ekonomiwebben kan ni läsa mer om Proformafakturering Fakturering i utländsk valuta Massfakturering Åldersfördelat kundsaldo Momskoder Vidarefakturering - tänk på momsen Reversering av kundfaktura

19 EKO EKO - kontraktsdatabas Alla bidrags och uppdragskontrakt registreras här (ej statsanslag) Kontrakt som är över ett basbelopp (44 300kr 2016), under är frivilligt. På kontrakten skapar man rekvisitioner en per inbetalning Rekvisitionen order i Agresso faktura i Agresso Gå till lathund: - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO - Utskrifter av EKO fakturor och/eller rekvisitioner i Agresso

20 EKO Ordernummerserier Det finns 5st ordernummerserier: 4000XXXXX Fakturor, vilka skapas för uppdragskontrakt 50000XXXX Äkta rekvisitioner, vilka skapas för bidragskontrakt Äkta rekvisitioner ska godkännas, föras över till Agresso, skrivas ut och skickas till kund, varpå kunden skickar pengar till GU. På rekvisitionsunderlaget i EKO finns det en checkbox där du som administratör markerar om rekvisitionen är av typen äkta XXXX XXXXX Oäkta rekvisitioner, vilka skapas för bidragskontrakt Oäkta rekvisitioner skapas när bidragsgivaren skickar pengar utan att vi skickar dem något underlag. Obs! Institutionen godkänner oäkta rekvisitioner först när betalning inkommit till GU Driftstart, endast för systemadministratören Vid osäkerhet angående äkta/oäkta, kontakta då supporten på 4040@gu.se. Ni kan också få vägledning av det inskannade kontraktet som finns tillgängligt i EKO.

21 EKO Oäkta rekvisitioner Order 1000XXXXX Från de fyra forskningsråden (Vetenskapsrådet, Cancerfonden, Forte, Formas) Finansiären önskar ej få en rekvisition sänd till sig, kundreskontran får in bidragen i klump från finansiär och fördelar enligt mall. Dessa ordrar är inte kopplade till Agresso. Kontrollera att pengarna kommit in i Agresso och godkänn sen rekvisitioen XXXX Osäkra inbetalningar avseende tidpunkt och belopp: Tex EU-bidrag. Rekvisitionens datum och belopp fastställs efter information från kundreskontra om att medlen inkommit.

22 EKO Status på rekvisition Preliminär ändra till status Godkänd för överföring av rekvisitions-/fakturaunderlag till ekonomisystemet enligt valt Datum. Godkänd rekvisitionsunderlaget avvaktar rekvisitions-/fakturadatum då underlaget överförs till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura genereras. Överförd rekvisitionsunderlaget har överförts till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura har genererats med tillhörande ordernummer. Fyra ordernummerserier fakturor, äkta rekvisitioner och oäkta rekvisitioner samt en serie för driftstart. Låst status. Betald Rekvisitionen/Fakturan har betalats av finansiären och bokförts i Agresso. Inbetalt belopp visas. Låst status. Makulerad Makulerad. Låst status.

23 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik För att registrera en försäljningsorder, välj AGRESSO Logistik- Order/Fakturering-Försäljningsorder-Registrering/underhåll av försäljningsorder. Välj ordernummerserie order/fakturering 9000* Inställning av fönsteralternativ (Behöver bara göras vid första registreringen). I registreringsbilden för försäljningsorder kan man ställa in vilka fält markören ska stanna i. Markören stannar i bockade fält. Nedanstående exempel kan vara en lämplig mall att använda. Välj AGRESSO Logistik-Order/Fakturering-Försäljningsorder- Registrering/underhåll av försäljningsorder. Välj ordernummerserie 9* för Order/fakturering och därefter Arkiv-Fönsteralternativ. Sida 1 av

24 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik Flik 1 Order Påbörja registreringen med att ange kundens namn eller kundnummer. Tillfällig kund kan ej användas för e-fakturering. Om ni inte vet kundens fullständiga namn eller kundnummer, ange del av det sökta värdet samt * och tryck tab. Tänk på att sökning på kundens namn ska göras med versaler. En lista med kunder att välja mellan visas. Välj kund genom att dubbelklicka på aktuell rad. Sida 2 av

25 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik Vald kundidentitet följer med till orderregistreringen. OBS! Lägg märke till ev. information om kunden som visas i kursiv stil nederst i bild. Fyll i kundens referens i rutan för Beställare. Värdet som registreras i fältet Beställare följer med vid pappersfakturering, medan ev. värden i fälten Beställare respektive Extern ref, båda följer med till en elektronisk faktura. Extern order-id används endast när rutinen Massfakturering används. Det är viktigt att korrekt referens anges. Om referensen saknas eller är felaktig, kan mottagaren inte behandla fakturan hos sig, och betalningen av fakturan riskerar att försenas. Tänk också på att endast ange referensvärdet, inga ledtexter. Skriv inte ex. vis Referens: utan endast Registrera ansvarsställe för fakturaordern, antingen genom att ange värdet eller genom att välja i rullisten. Sida 3 av

26 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik Flik 3 Leverans På flik 3 finns möjlighet att välja leveransadress, om sådana finns registrerade på kunden. Leveransadressen skrivs ut på fakturan. Uppgifterna i rutan Villkor behöver finnas upplagda, men har ingen praktisk betydelse. De är ej synliga för kunden. Flik 4 Detaljer Inställning av konteringsfält i flik 4 För flik 4 behöver en särskild mall utformas och sparas första gången man ska göra en registrering. Mallen visar vilka kolumner som ska synas i fliken, och i vilka av dessa kolumner som markören ska stanna. Välj Arkiv och Fönsteralternativ. Markera de kolumner ni vill ska visas (observera att det finns många att välja på). Vi rekommenderar att ni förutom de värden som redan är markerade, lägger till Konto/Ansvar/Verks/Fritt (om ni använder det)/mk och MS. När alla markeringar är gjorda, markera i rutan Använd som förslag. Sida 4 av

27 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik Klicka på spara och döp mallen till eget namn och klicka OK. Din registreringsbild i flik 4 kommer nu alltid att öppnas med de fält ni valt i mallen. Om man vill ta bort eller lägga till något fält, ta fram mallen under Arkiv och fönsteralternativ. Gör ändring och kom ihåg att spara ändringen om ni vill att det är den som ska gälla framöver. Registrering I flik 4 ska det man sålt registreras. Man måste alltid ange en artikel. Vid enstaka försäljning ska artikeln ART användas. Alla uppgifter kan då skrivas in manuellt. Använd tab. för förflyttning mellan fälten. Varje rad måste innehålla ett belopp. Beskrivning: På varje rad kan 255 tecken anges. Agresso radbryter med auto på fakturan efter 24 tecken. Ange sedan Enh, antal, enhetspris (eller bara Net.val.bel), samt kontering för intäkten. Obs! Konto 3444 som visas i artikeln är ett generellt dummy- konto som måste ändras till annat lämpligt konto som beskriver det som sålts. Momskoden visar som dummyvärde MK4= 25%. Ändra till den momskod som avser det ni ska fakturera. Sida 5 av

28 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik Vid fakturering till statliga kunder ska alltid momskod SE användas. Momskod SE Undantag från skatteplikt - Ingen moms 0% 4 Utgående moms 25% 5 Utgående moms 12% 6 Utgående moms 6% Extra beskrivningstext Extra beskrivningstext på försäljningsordern kan läggas till efter att man konterat den. Den texten hamnar under beskrivningen på artikelraden, se nedan. Dubbelklicka då på beskrivningsraden. I zoombilden väljer man flik 4 Spec Skriv in den extra text du vill ha. Det går att skriva lite på rad 1 och sedan välja rad 2 för ytterligare text. Välj sen Behåll och stäng bilden med x. Sida 6 av

29 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik Den extratext man lagt till kommer då på egen rad på försäljningsordern. Konteringsfördelning Det går att fördela konteringen procentuellt på exempelvis verksamhet. Ställ markören på den kontering som ska fördelas. Klicka på Kontering i verktygsraden och välj Konteringsfördelning. Man kommer då till nedanstående bild. Ställ markören på konteringsraden och välj Ändra rad. Konteringsraden flyttas då upp ett steg och kan ändras. Ändra från 100% till 50% om halva konteringen ska gå på ex.vis verksamhet 10. Välj Behåll i verktygsmenyn så raden flyttas ned igen. Sida 7 av

30 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik Gör nästa konteringsrad som resterande 50 % ska konteras på och välj sen behåll igen. När beloppen i kolumnen Procent tillsammans är 100%, klicka på Spara. Man kommer då tillbaka till försäljningsordern igen och slutför registreringen av den. OBS! Konteringsfördelningen syns inte på försäljningsordern utan först när bokföringen sker vid fakturering. Institutionsegen artikel Om man har frekvent fakturering av specifika varor/tjänster kan en institutionsegen artikel läggas upp som innehåller alla konteringsuppgifter samt pris och beskrivning. Upplägget görs av ekonomienheten centralt. Maila uppgift om Ansvar, Beskrivning, Konto, Verksamhet, ev.fritt fält och ev. pris till 4040@gu.se. Vid registrering med institutionsegen artikel, fyller man i artikelnummer vid registrering eller söker fram den artikel man vill använda via fälthjälpen. Institutionsegna artiklar innehåller 8 siffror varav det egna ansvarsnumret är de 4 första. Observera att ansvaret som registreras på flik 1 följer med till flik 4, även om ett annat ansvar är registrerat på artikeln i artikelregistret. Det går dock att ändra ansvaret i flik 4 (utan att registrerat värde i flik 1 påverkas). Sida 8 av

31 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik Flik 5 Texter Flik 5 ger möjlighet att ange informationstext/er som visas som huvudtext eller bottentext på fakturan. Man kan spara en mall för text som är återkommande. Skriv in namn på mallen i lilla rutan vid Huvudtext och/eller Bottentext. Välj Verktyg Redigera Spara textmall. Signal erhålls om att Lagring av huvud-/bottentextmall är utförd. Flik 7 Noteringar På flik 7 kan noteringar som rör försäljningsordern göras. Noteringarna skrivs inte ut på fakturan. När försäljningsordern sparas, fylls användar-id och datum för uppdatering i med automatik. Efter fullgjord registrering Tryck F12 eller ges: för att spara ordern. Meddelande om erhållet ordernummer Sida 9 av

32 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik Klicka OK. Nu är ordern klar att faktureras. Innan fakturering sker, kan ordern ändras/kompletteras. Kopiering av tidigare order Det är möjligt att kopiera en tidigare sparad order. Kopieringen innebär att orderraderna på flik 4 Detaljer kopieras från den valda ordern, men inga övriga värden. Efter att kund har valts i flik 1, välj verktyget Kopiera. Nedanstående ruta visas. Välj Försäljningsorder i rullisten för dokumenttyp, och ange eller välj ordernummer i rullisten för Dokumentnummer. Ange om samtliga rader ska kopieras eller endast vissa. Val kan också göras av om konteringen ska behållas från angiven order, eller ej. Tryck OK. Orderraderna har nu kopierats från den valda ordern till den pågående orderregistreringen. Sida 10 av

33 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik Fakturering Se lathund Fakturering försäljningsorder Kreditfaktura. Se lathund Kreditering av kundfaktura Sida 11 av

34 Fakturering av försäljningsorder AGRESSO Logistik Välj AGRESSO Egen meny/fakturering. Följande val finns: Testkörning fakturering Om man vill se hur fakturan kommer att se ut. Bokförs ej. Proforma fakturering För att skapa proformafaktura (står Proforma på layouten). Bokförs ej. Logistik samlingsfakturering Skapar fakturor, se nedan. Kopia av faktura Kan beställas efter fakturering. Följesedel För de som använder sig av leveransadresser. Logistik samlingsfakturering Rapporten Logistik samlingsfakturering skapar både pappersfaktura och elektronisk faktura, så den som fakturerar behöver inte tänka på det. Inget ordernummer behöver fyllas i om alla försäljningsordrar som registerats ska faktureras. Man kan bara skapa fakturor av de försäljningsordrar man själv sparat. Välj rätt period om två är öppna samtidigt. Spara beställningen med F12 eller. Sidan 1 av

35 Fakturering av försäljningsorder AGRESSO Logistik OBS! En e-faktura går iväg till mottagaren i princip samtidigt som faktureringsjobbet är klart. En elektronisk faktura måste därför alltid krediteras vid upptäckta fel, så att även kreditfakturan kommer till kunden elektroniskt. Felaktig e-faktura som gått till kund elektronisk får EJ reverseras. Om någon annan person än den som registrerat en försäljningsorder vill fakturera den, måste den personen spara om försäljningsordern så att användaridentiteten ändras på ordern, se lathund Ändra eller spärra försäljningsorder. Sök fram den gjorda beställningen via Underhåll beställda rapporter. Rapporten (GUPEFAKS) skapar två SO13 (1=e-fakt, 2=papper), en DS05 samt en eller två GL07 (om både pappers och e-faktura skapats). Pappersfaktura: SO13 Faktura att skriva ut och skicka till kund. Elektronisk faktura: SO13 - E-faktura skickas med automatik direkt till kunden via en e-fakturaväxel. Vid e- fakturering skapar SO13-rapporten ingen fakturabild. Längst ner på rapporten kan man se vilket filnamn samt fakturanummer fakturan tilldelats. Sidan 2 av

36 Fakturering av försäljningsorder AGRESSO Logistik DS05 - Skapar och lägger en kopia av den fakturerade e-fakturan i dokumentarkivet. Kan ses om man söker fram fakturan i Kundreskontran/Fråga/Öppna och historiska poster, se nedan. GL07 Avräkningslista som visar konteringar som bokats upp i huvudboken. Det skapas en GL07 för pappersfakturan och en för e-fakturan om försäljningsordrar för båda har fakurerats. : OBS! Om det på rapporten GL07 står Fellista Batch-Input, har ingen bokning i huvudboken skett. Kontakta då 4040@gu.se. Sidan 3 av

37 Fakturering av försäljningsorder AGRESSO Logistik Se e-faktura i dokumentarkivet: Fakturabilden kan nås från alla frågebilder som ger tillgång till dokumentarkivet, t ex AGRESSO Ekonomi/Kundreskontra/Fråga/Öppna och historiska poster alla kunder. För att fakturabilden ska kunna visas, är det viktigt att raden Ordernr (rad 30) har ett kryss i kolumnen för Visa. Fyll i fakturanummer på avsedd rad 2, och klicka OK. Ställ markören på frågeresultatet och klicka på ikonen för dokumentarkiv. Markera mappen Fakturabild till försäljningsorder (databas) Dubbelklicka sen på den högra delen av bilden, för att se fakturabilden. Sidan 4 av

38 Fakturering av försäljningsorder AGRESSO Logistik Sidan 5 av

39 Kreditering av kundfaktura AGRESSO Logistik En kreditfaktura ska skickas till kund om en debet skickats och kunden behöver en kreditnota för sitt ekonomisystem. Annars kan fakturan reverseras. En e-faktura får aldrig reverseras utan en kredit måste skickas. En kredit i Logistik kan göras på två olika sätt. Registrera som en ny försäljningsorder men med ett negativt belopp (-) (se lathund Registrering av försäljningsorder på ekonomiwebben) Skriva in order/fakturanummer i underlag för kreditnota. Fördelen med den sistnämnda är att man får alla uppgifter ifyllda samt en referens till kunden om vilken faktura krediten avser. Denna lathund kommer att beskriva det sistnämnda sättet. Välj AGRESSO Logistik-Order/Fakturering-Fakturering-Underlag för kreditnota. Via menyvalet görs hel eller delvis kreditering av tidigare upprättad faktura. Observera: - Det går inte att kreditera en order som inte blivit fakturerad. Denna order ska då spärras - Det är inte heller möjligt att kreditera en faktura som redan är helt krediterad via Underlag för kreditnota alternativt via orderregistrering. - Man kan inte använda Underlag för kreditnota på en EKO-faktura

40 Kreditering av kundfaktura AGRESSO Logistik Välj att utgå från ordernummer eller fakturanummer: Fyll i önskat värde och tryck på Ladda. Fakturans uppgifter visas: Viktigt är att notera ordernumret som visas då man behöver detta när man sedan ska beställa kreditfakturan. I fältet Returnerat anges hur många av de fakturerade artiklarna som ska krediteras. Tryck på F12 eller för att spara. Följande signal erhålls, numret behöver inte noteras

41 Kreditering av kundfaktura AGRESSO Logistik Observera att det endast är den som står som Att. Ansvarig på den ursprungliga debetordern som kan fakturera kreditfakturan. Om det är en annan person som ska fakturera får man gå in på ordern och ändra namn i registrering/underhåll av försäljningsorder. För att skriva ut kreditnotan, gå till egen meny/fakturering/logistik samlingsfakturering, och fakturera det ursprungliga ordernumret på nytt. Spara beställningen genom att trycka på F12 eller

42 Kreditering av kundfaktura AGRESSO Logistik Ett tips är att kontrollera bokföringsperioden om man ligger i skarven mellan två månader så krediten blir bokförd på rätt period. Skriv ut kreditfakturan via Underhåll beställda rapporter om det ska skickas till kund i papper, annars skickas e-fakturan via systemet. Kontrollera dock rapporten GL07 så alla värden stämmer. Om ett eller flera värden är fel i en e-faktura ska ekonomienheten kontaktas snarast. Kreditfakturan:

43 Kreditering av kundfaktura AGRESSO Logistik Kvittning av debet- och kreditfaktura Kvittning av debet- och kreditfaktura görs av Ekonomienheten när kunden betalar sin faktura samt utnyttjar sin kredit. En manuell kvittning av en kredit och debetfaktura ute på institution får enbart göras i undantagsfall. Det är enbart när man efter samtal med kunden säkerställt att de inte vill ha kreditfakturan skickad till sig då de kommer att plocka bort debetfakturan ur sitt ekonomisystem som detta får göras. Statliga kunder ska alltid få en kredit. För kvittningsrutiner, se lathunden Kvittning av debet- och kreditfakturor på Ekonomiwebben

44 Lathund Fråga på kundfakturor Om man vill se vilka Öppna (obetalda) och Historiska poster (betald, kvittad) som finns på en specifik kund, gå till: Agresso Ekonomi -> Kundreskontra -> Fråga -> Öppna och historiska poster per kund Fyll i önskad kund och tryck tab. Skriv in ansvar på den grå raden och starta sökningen med eller F7. Genom att välja Betald kan man få fram ev. del-inbetalningar på den Öppna posten. Vill man se Historiska poster på kunden, byt ut B till C och starta sökningen med eller F7 Vill man se både öppna och historiska poster ta bort B eller C Sidan 1 av 4

45 Lathund Fråga på kundfakturor Om man vill se vilka Öppna eller Historiska poster som finns på alla kunder gå till: Agresso Ekonomi -> Kundreskontra -> Fråga -> Öppna och historiska poster alla kunder Skriv in ansvar på rad 15 och klicka OK. Alla Öppna poster visas på skärmen, sorterad på kundnummer. För annan sortering, finns två möjligheter. Ställ markören på rubriknamnet och högerklicka för att sortera bara efter rubriken. För sortering av flera kolumner, tryck F7 (kikaren) och sätt 1 i kolumn Sort vid det kolumnnamn du vill sortera på i 1:a hand, 2 i 2:a hand osv Sidan 2 av 4

46 Lathund Fråga på kundfakturor Om man vill fråga på ett specifikt fakturanummer gå till: Agresso Ekonomi -> Kundreskontra -> Fråga -> Öppna och historiska poster alla kunder Skriv in fakturanumret på rad 3. Bocka för B (Öppna poster-obetald) och C (Historiska poster- betald, kvittad) och klicka OK. Öppen eller historisk faktura, se kolumn T (B = öppen, obetald, C historisk, betald el. kvittad). Vid C-markerad faktura, kan man klicka på Betald och inbetalningen/kvittningen syns Sidan 3 av 4

47 Lathund Fråga på kundfakturor För att se betaldag, markera rad 1 och välj Zoom (ALT F6) Sidan 4 av 4

48 Kundreskontra info! Håll koll i åldersfördelat kundsaldo vad som händer med era fakturor i kundreskontran. Åtgärda snarast faktura som EJ ska behandlas med nedanstående åtgärder. Påminnelse, 1ggn/veckan En påminnelse går ut till kund, sedan överförs fakturan till Prioritet Inkasso Påminnelse går ut på alla fakturor förfallen sen 7 dagar tillbaka Beloppsgränsen på svenska och utländska fakturor är 100 kr Om kvittning av D/K-faktura, öresdiff, valutadiff och momsdiff görs regelbundet, så minimeras risken att påminnelse går ut till kund av misstag. När påminnelse gått ut till kund syns det i åldersfördelat saldo med Nivå 1 och senaste kravdatum. Inkasso, 1ggn/veckan En påminnelse ska vara skickad Svenska kunder ska minst 1 månad ha förflutit sen förfallodatum Restbelopp svenska kunder minst 100 kr Utländska kunder ska minst 2 månader ha förflutit sen förfallodatum Restbelopp utländska kunder minst 3000 kr Org.nr/ Personnr måste finnas med på fakturor till Svenska tillfälliga icke statliga kunder (knr 80) för att kunna skickas till Prioritet inkasso. Det anges i fältet Momsreg.nr i adressfliken). För kompl. av org.nr /personnr kontakta 4040@gu.se Statliga kunder sänds ej till inkasso Om faktura skickats över till Prioritet inkasso, syns det i åldersfördelat saldo med Nivå I och senaste kravdatum. Dröjsmålsräntefaktura, 1ggn/månaden Genereras på fakturor betalda efter förfallodatum. Debiteras enl gällande räntelag (f.n referensränta + 8%) Svenska kunder faktureras vid räntebelopp om minst 100 kr per kund Utländska kunder faktureras vid räntebelopp om minst 200 kr per kund Kunder som sänds till Prioritet Inkasso räntefaktureras ej av GU. Debetfaktura som med felaktigt ver.datum, kvittats med en kreditfaktura, genererar dröjsmålsränta. Ver.datum vid kvittning måste vara samma som debetfakturans förfallodatum. Dröjsmålsräntefakturor får fakturanr 6xxxxx. R:\Ekonomi_gemensamt\Ekonomienheten gemensamt\ekonomikompetensutbildningar\kundreskontra\6. Kundreskontra info.doc MHM