Protokoll fört vid Svenska Inner Wheel Rådets nittioåttonde möte i Solna, Stockholm den 8-10 april 2016

Transkript

1 Protokoll fört vid s nittioåttonde möte i Solna, Stockholm den 8-10 april 2016 Närvarande Birgitta Lundehed rådspresident Margareta Wesslau vice rådspresident/vice nationalrepresentant Kerstin Jonson immediate past rådspresident/nationalrepresentant/riso Birgitta Gleerup rådssekreterare Christina Nylander rådsskattmästare Distriktspresidenter Pia Elmgren D 232 Lena Watz D 234 Ann-Christine Edin D 235 Britta Söderlund D 236 Gunilla Haglund D 238 Annika Månsson D 239 Birgitta Lindskog D 240 Gunilla Blomqvist D 241 Ej närvarande Ingrid Vestin Forsgren D 233 Adjungerade Ingelög Wyndhamn Inkommande vice rådspresident Lena Nennefors Inkommande rådsskattmästare Anita Nordqvist Redaktör för IW-Nytt Margareta Westesson IT-ansvarig Vice distriktspresidenter Ulla Bergqvist D 232 Ann-Katrin Forsling D 233 Elisabeth Sahlander D 234 Christina Asplund D 235 Lena Gergils Almqvist D 236 Anna-Lena Mäkitalo-Otterberg D 238 Agneta Larsson D 239 Britt Gars Peterson D 240 Gunilla Blomqvist D 241 1

2 Distriktspresident Ann-Christine Edin hälsade deltagarna varmt välkomna till Solna och distrikt 235 och berättade att på fredagskvällen spelar Stockholm Petit band trad-jazz och på lördag gestaltar Anita König Moa Martinsson. Ett kort besök gjordes på Slottsträdgården Ulriksdal. 37 Rådsmötet öppnas Birgitta Lundehed hälsade alla välkomna till Inner Wheels 98:e rådsmöte och tände ett ljus för avlidna IW-medlemmar och påkallade en tyst minut. Därefter läste hon en dikt av Pär Lagerqvist. Birgitta Lundehed tände sedan vänskapens ljus för alla IW-kvinnor över hela världen och förklarade mötet öppnat. 38 Upprop av delegater 39 Val av justerare tillika rösträknare Delegaterna presenterade sig själva. Till justerare, tillika rösträknare valdes Birgitta Lindskog D 240 och Gunilla Blomqvist D Mötets behöriga utlysande att mötet förklarades i laga ordning utlyst. 41 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes. Bilaga 41:1 42 Protokoll från rådsmötet i Örebro Protokollet har varit infört på hemsidan. Noterades följande rättelser Närvarande Dp 232 ska vara Pia Elmgren. 32 Datum för Informationsmötet ska vara augusti. VU sammanträder den 12 augusti. 26 Nomineringar till SIWR Vice Rådspresident Ingelög Wyndhamn. att lägga protokollet till handlingarna. 43 Val av VU-ledamöter i Svenska Inner Wheel Rådet för verksamhetsåret 2016/2017 enligt följande att välja följande VU-ledamöter Immediate past rådspresident/ Birgitta Lundehed Nationalrepresentant/RISO Göteborg Norra IWC 2

3 43 forts. Rådspresident Margareta Wesslau Stockholm Västra IWC Vice Rådspresident/ Ingelög Wyndhamn vice nationalrepresentant Helsingborg IWC Rådsskattmästare Lena Nennefors Ljungby IWC Rådssekreterare Birgitta Gleerup Piteå IWC 44 Funktionärer i Svenska Inner Wheel Rådet 2016/2017 att utse följande funktionärer Rådsarkivarie Redaktör IW-Nytt IT-ansvarig Webmaster Matrikelansvarig Revisorer Revisorssuppleanter Inga-lill Söderberg Sundsvall-Skön-S:t Olof IWC Kerstin Jonson Sandviken IWC Margareta Westesson Göteborg Norra IWC Elisabeth von Friesendorff Lund IWC Barbro All Brorsson Sigtuna-Arlanda IWC Margaretha Warnholtz Halmstad-Tylösand IWC Ingegerd Zirkelbach Kristianstad-Hammarshus IWC Bodil Bergstrand Karlshamn IWC Vivi-Ann Wahlgren Karlshamn IWC 45 Fullmakter att Rådspresident Margareta Wesslau xxxx Norr Mälarstrand 22, Stockholm och Lena Nennefors xxxx Loshult, Besanabb 1, Lidhult ska under verksamhetsåret 2016/2017 från och med 1 juli 2016 vara firmatecknare och företräda och IW-Nytt inför myndigheter och var för sig teckna Svenska Inner Wheel Rådets och IW-Nytts konton i bank samt fullmakt att kvittera värde- och andra försändelser på aktuella postutlämningsställen. Denna paragraf förklaras omedelbart justerad. 3

4 46 Skriftliga rapporter från VUledamöter och distriktspresidenter att VU-ledamöter och distriktspresidenter skriver och skickar rapport (i PDF-format)samt överlämnar originalen till rådssekreteraren. 47 Hemsidan och medlemsregister IT-policy för Inner Wheel Sverige Margareta Westesson rapporterade att det fortfarande är färre än 2000 som besöker hemsidan varje månad. Kerstin Jonson informerade att enligt IT-policyn får adresser inte lämnas ut för att användas till reklam. att nya medlemmar måste få kännedom om den IT-policy som Inner Wheel Sverige har. att IT-policyn bifogas protokollet. Bilaga 47:1 48 Budget 2016/2017 Christina Nylander informerade att den framlagda budgeten för 2016/2017 upprättats av Christina Nylander, Birgitta Lundehed och Margareta Wesslau. att budgeten är beräknad på en höjning med 20 kr till 50 kr till SIWR. att antal medlemmar som budgeten är beräknad på har minskat sedan budgeten upprättades. att ersättning till rådets VU och utsedda funktionärer med undantag av Margareta Westesson och Elisabeth von Friesendorff har tagits bort. efter diskussion att behålla ersättningen på 1200 kr till rådets VU och utsedda funktionärer. att justera budgeten med hänsyn till ovanstående. 49 Hjälpprojekten Narkotikabekämpning. att sedan alla klubbar tillfrågats förlänga det nationella projektet Narkotikabekämpning med tre år. att utse Kristina Andersson, Jönköping-Huskvarna IWC till projektansvarig under ett år. Den tidigare projektansvariga Gun Sjöblom-Sandberg, Borlänge-Tunabygden IWC har lämnat en rapport. Bilaga 49:1 4

5 49 forts. IW-doktorn Birgitta Lundehed informerade att det nationella projektet IW-doktorn inte har någon bortre gräns utan fortsätter som tidigare. att en film om Rotary Doctors arbete i Kenya har skickats till distriktspresidenterna för att kunna visas i distrikten. att filmen finns på hemsidan. att sittande rådspresident är adjungerad till styrelsesammanträdena. Happier Futures-better lives Garissa Birgitta Lundehed informerade att lugnet återställts i Garissa, vilket innebär att arbetet där kan fortsätta som tidigare. att Birgitta Lundehed fortsätter som projektansvarig under beslutad projekttid. Ekonomisk redovisning för hjälpprojekten Christina Nylander lämnade ekonomisk rapport för tiden Bilaga 49:2 att de flesta klubbar har egna projekt. att distriktsskattmästarna rapporterar till rådsskattmästaren den totala summan av de egna klubbarnas insamlade medel för ett år (redovisningsperiod 15 mars-15 mars). Denna information rapporteras vidare till IIW. Se handboken Redovisning av hjälpprojekt s.80. Insamling till hjälpverksamhet utanför Inner Wheel att Kerstin Jonson varit i kontakt med IIW/HQ och fått besked att det inte finns några hinder för sådana insamlingar. att klubbarna kan söka kommunala medel. 50 Silviasystrar och Silviasjuksköterskor att teckna nytt avtal på tre år med Silviahemmet. att utse Gunilla Thorstensson, Enköping IWC till projektansvarig för beslutad projekttid. att Margareta Wesslau har gjort en sammanställning av tidigare stipendiater. Bilaga 50:1 5

6 51 Nominering till IIW D 239 har nominerat Christine Berggren, Falsterbo-Vellinge IWC till International Inner Wheel Board Director att rådsmötet nominerar Christine Berggren, Falsterbo- Vellinge IWC till International Inner Wheel Board Director Motioner till rådsmötet D 239 motion från Hörby IWC angående att få delta under delar av Convention. Bilaga 52:1 att Birgitta Lundehed tar upp frågan på European Meeting. D 234 Motion från Örebro IWC angående dispens för att hålla bara ett distriktsmöte. Bilaga 52:2 att i texten i handboken tillägga Tungt vägande skäl för dispens. D 239 Motion från Malmö-Kirseberg IWC avseende ett korrekt och mer genomskådligt bokslut från SIWR Bilaga 52:3 att inkommande rådsskattmästare Lena Nennefors tar upp ekonomi och bokföring med Distriktsskattmästarna på Informationsmötet i augusti. D 240 Motion från Hässleholm IWC angående lånekonto. Bilaga 52:4 att motionen ska skickas ut till distrikten. D 240 Motion från Hässleholm IWC angående digital postgång rutiner i samband med massutskick. Bilaga 52:5 att vid utskick ange för åtgärd eller för kännedom. D 238 Motion från Lidköping IWC angående att Elisabeth Massi Fritz utses till beskyddare för Svenska Inner Wheel. Bilaga 52:6 att avslå motionen. att Kerstin Jonson har skrivit till hovet med förfrågan om beskyddare. att lägga ned frågan om hovet säger nej. 6

7 52 forts. Föreslås att klubbar lämnar motioner endast till höstens rådsårsmöte för att få ett mer sammanhållande arbete med motioner. 53 Dispenser D232 Dispens begärs för vice distriktssekreterare Kajsa Rentzhog att även få vara klubbsekreterare i Sundsvall- Skön- S:t Olof. Bilaga 53:1 att bifalla dispensen. D 234 Distriktsskattmästare Ann-Kristin Sundelius har varit distriktets skattmästare i tre år. Dispens begärs för ytterligare ett år. Bilaga 53:2 att bifalla dispensen. 54 IW-Nytt tryckeri ansvarig utgivare Editor/Media Manager Anita Nordqvist tackade för de trevliga åren som redaktör för IW-Nytt. Kerstin Jonson informerar att IW-Nytt kommer att tryckas av samma tryckeri som trycker matrikeln samt Stadgar och handbok. att Rådet kommer att få ökad möjlighet att påverka innehållet i IW-Nytt. att klubbarna även i fortsättningen uppmanas att skicka bidrag till DISO för vidarebefordran till redaktören. att varje distrikt ska om möjligt vara representerade i varje nummer av IW-Nytt. att sittande rådspresident ska vara ansvarig utgivare för IW-Nytt. att Kerstin Jonson får ansvar som redaktör för IW-Nytt och även som medieansvarig. att i uppgiften ingår även ansvar för framtagning av trycksaker. 55 Matrikel att senast 15 maj 2016 måste ändringar i registret lämnas. Antal matriklar kan beställas på nätet. Planerad utgivning i augusti

8 56 Informationsbroschyr Birgitta Lundehed informerade att IW-broschyren är inaktuell och att en ny broschyr måste tas fram och tryckas. att Kerstin Jonson gör ett förslag till Informationsmötet i augusti Informationsmötet augusti 2016 Margareta Wesslau informerade att Informationsmötet för distriktsfunktionärer äger rum på Tre Rosor Pensionat & Konferens Rosersberg, med start lördag 13 augusti 2016 och slut efter lunch på söndag 14 augusti att informationsmötet kommer att handla om PR och utveckling av Inner Wheel i Sverige. att föredrag kommer att hållas om Kvinnor i Mellanöstern att två från varje distrikt betalar full konferensavgift, övriga halv konferensavgift. att IT-deltagare har ett eget konto. att adjungera rådsarkivarie Inga-lill Söderberg, Sundsvall- Skön-S:t Olof IWC och redaktör/medieansvarig Kerstin Jonson, Sandviken IWC. att inbjuda Annika Månsson, Simrishamn IWC och Gunilla Torstensson, Enköping IWC som gäster. 58 European Meeting European Meeting hålls i Varese, Italien 7-10 juli 2016 att Nationalrepresentant Birgitta Lundehed deltar. 59 Nordic Meeting att Nordic Meeting kommer att hållas vartannat år, nästa gång Vänklubbar att varje DISO ska göra en sammanställning över klubbarnas och distriktens vänklubbar. Viktigt att hålla kontakt med vänklubbarna. att information om vilka vänklubbar som finns nu skickas till Kerstin Jonson 8

9 61 Inner Wheels värdegrund att Birgitta Lundehed har gjort en sammanställning av de svar över Inner Wheels värdegrund som klubbar och distrikt har lämnat. att sammanställningen kommer att skickas ut till distrikten för vidarebefordran till klubbarna. 62 Vision Försök med ändrade regler för styrelser från rådsmötet i Linköping 2014 Noterades att stora variationer föreligger över hur arbetet med vision 2017 har utförts. att varje distrikt sammanställer vad som gjorts och skickar sammanställningen till Birgitta Lundehed. att redovisa denna vid nästa rådsmöte. Vid rådsmötet 2014 i Linköping beslöts följande: Projektgruppen föreslår att antalet ledamöter i en klubbstyrelse kan under en försöksperiod vid behov reduceras med en (1) person. Befattningen som ISO slås då samman med past president alternativt vice president. Motsvarande system gäller för en distriktsstyrelse. Klubb- och distriktspresidenter, som normalt väljs på ett år, kan väljas för ytterligare ett år utan dispensansökan. I så fall behövs vartannat år bara antingen vice president eller past president. Dessa ändringar gäller på försök under två år utvärderas systemet av SIWR. Noterades att klubbar och distrikt tycker att det är bra att möjligheten finns att past president innehar befattningen som ISO eller DISO. att klubb-och distriktspresidenter kan sitta två år med dispens. 64 Frågor från D 240 a) Finns det några ambitioner och idéer om utvecklingsförslag av IW som beräknas öka kostnaderna? Svar: Inga ambitioner eller idéer om utvecklingsförslag av IW finns, som beräknas öka kostnaderna. b) SIWR hade 2013 en enorm överskottslikviditet, 1,2 milj. kr utan ränta - har detta balanserats? 9

10 64 forts. Svar: Den överskottslikviditet som fanns har överförts till fonder som ger bättre ränta. att rådsskattmästaren skriver till distriktet. c) SIWR betalade felaktigt skatt under flera år, har detta rättats till? Ideell verksamhet är skattebefriad. Svar: En schablonskatt togs ut något år. Ingen skatt betalas längre. d) 2013 startades en projektgrupp för att förenkla administration och ekonomi för klubbar och distrikt, har detta lett till förenklingar? Svar: Projektgruppen har diskuterat och lämnat flera förslag på förenklingar. Bilaga 64:1 65 Rådsårsmötet hösten 2016 att Rådsårsmötet kommer att hållas i Vänersborg november Rådets VU sammanträder den 10 november Adjungeringar till Rådsårsmötet att till höstens rådsårsmöte adjungera Web-master Elisabeth von Friesendorff eller IT-ansvarig Margareta Westesson samt Redaktör/Medieansvarig Kerstin Jonson. 67 Övriga frågor Birgitta Lundehed överlämnade symboliskt presidentkedjan till Margareta Wesslau. Kerstin Jonson lämnade Nationalrepresentantnålen till Birgitta Lundehed. Kerstin Jonson fick som tack för sina år i rådet past nationalrepresentantnål. Margareta Wesslau lämnade vice presidentnålen till inkommande vice president Ingelög Wyndhamn. Birgitta Lundehed tackade Christina Nylander med en IWbrosch för de tre åren som rådsskattmästare. Anita Nordqvist blev avtackad vid middagen på lördagskvällen med en likadan IW-brosch. Christina Nylander hälsade Lena Nennefors välkommen och önskade lycka till och överlämnade rådsskattmästarbroschen. 10

11 68 Rådsmötet avslutas Birgitta Lundehed tackade alla deltagare för väl genomfört rådsmöte och överlämnade boken Livet enligt Fikry av Gabrielle Zevin till Ann-Christine Edin för det arbete hon lagt ner i förberedelserna med mötet. Birgitta Lundehed överlämnade boken Americanah av Chimamanda Ngozi Adiche till Kerstin Jonson och boken Morgon i Jenin av Susan Abulhawa till Christina Nylander som avskedsgåvor. Birgitta Lundehed betonade att valet av böcker ska ses i skenet av Internationell förståelse. Ann-Christine Edin läste en egen dikt. Därefter förklarades rådsmötet avslutat och vänskapens ljus släcktes. Vid protokollet Justerat Birgitta Gleerup Rådssekreterare Birgitta Lundehed Rådspresident Birgitta Lindskog Distriktspresident D 240 Gunilla Blomqvist Distriktspresident D