Digitalisering i offentlig verksamhet november 2017

Transkript

1 Digitalisering i offentlig verksamhet

2 #kunskapsdagar Välkommen Agenda 1. Bakgrundsbeskrivning av RPA 2. Konkreta case och lärdomar 3. Från ax till limpa, hur går det till?

3 #kunskapsdagar Bakgrundsbeskrivning av RPA

4 #kunskapsdagar följer 150+ olika teknologier och har identifierat åtta med störst global och branschöverglidande inflytande

5 #kunskapsdagar Centrala begrepp Digitalisering Digital transformation Digital tjänst Den omvandling och utveckling som redan pågår av informationssamhället och som vi i princip - inte direkt kan påverka. Aktivt val att omvandla sin egen verksamhet för att nå högre kundnytta, ökad effektivitet, jämnare kvalitet eller andra fördelar där nya tekniker är en drivkraft/ett hjälpmedel. Medför ofta påtaglig påverkan på organisation, styrning, roll- och ansvar samt arbetsprocesser. En enskild tjänst som baserat på ny teknik operativt bidrar till att nå de effekter som eftersträvas t ex högre kundnytta, ökad effektivitet och/eller jämnare kvalitet.

6 #kunskapsdagar Vad är egentligen Robot Process Automation? RPA är en programvara som arbetar via samma gränssnitt som vanliga användare och replikerar de aktiviteter som en mänsklig användare annars skulle utföra. x Datorkodad programvara Icke-invasiv integration med ingen ändring på målsystem och säkerhet Opererar ovanpå annan befintlig programvara Efterliknar användarnas beteende Spelar in och automatiserar användarinteraktioner i ett eller flera program Interagerar genom användargränssnittet (UI) i befintliga applikationer på samma sätt som en mänsklig användare Arbetar mellan olika funktioner och applikationer Är helt tekniskt oberoende och kan användas med vilka applikationer som helst (t.ex. ERP, DB, MS Office, ASCII-filer, strukturerade PDF:er, tunna klienter som Citrix) Använder ett centralt bibliotek för enkel hantering av automatiseringsskript/robotprocesser Möjliggör automation av repetitiva, regelstyrda processer Skapar arbetsflöden med dynamiska beslutspunkter (förgreningar) och loopar för att möjliggöra uppskalning (t.ex. Listor med ärenden eller olika konton) Möjlighet att bryta ner processer till underliggande delmoment/aktiviteter/funktioner och bygga ett bibliotek med komponenter som går att återanvända

7 #kunskapsdagar Manuella processer blir automatiska RPA är en programvara som arbetar via samma gränssnitt som vanliga användare och replikerar de aktiviteter som en mänsklig användare annars skulle utföra Några egenskaper som bör utvärderas vid val av processer Regeldrivna Repetitiva Arbetsintensiva Triggade av en elektronisk input Hanterar multipla system Manuella processer blir automatiska! Kännetecken är repetitiva, standardiserade och frekvent återkommande administrativa uppgifter som idag utförs av personal kan med fördel hanteras av digitala medarbetare. Den digitala medarbetaren kan hantera vilken IT-applikation som helst och utföra komplexa regelbaserade processer på samma sätt som en människa.

8 #kunskapsdagar Konkreta case och lärdomar

9 #kunskapsdagar RPA Vi äter vår egen medicin Flertalet RPA-initiativ pågår inom firman Pågår RPA-initiativ inom en affärsenhet där två processer sätts i pilot/produktion. Nästa steg är att diskutera ansvarsfördelning mellan och leverantör av robotprodukten avseende drift, förvaltning, samt nästa steg för fler processer. Delivery Center i Lund har påbörjat sin robot-resa och automatisera. Andra affärsstödsområden såsom CMD och Finans har uttryckt önskemål att starta motsvarande initiativ. Som exempel pågår en diskussion kring hur och på vilket sätt som en robot skulle kunna stödja aktuell datamigrering från K2 till Salesforce. IT har startat ett tjänsteområde för RPA SE har startat en förstudie som skall resultera i en bedömning av automatiseringspotentialer samt etablera en grundförmåga i form av ett Center of Excellence Genom att äta vår egen medicin kommer vi att bygga intern förmåga och ökad trovärdighet ut mot den externa marknaden, i tillägg till de effekter som vi kan erhålla internt inom

10 #kunskapsdagar Exemplet Trelleborg - När robotar sköter handläggningen ägnar sig kommunen åt medborgarna Enkelt, snabbt och billigt Svensk samhällsservice står inför stora utmaningar Enkelt, snabbt och billigt Kommunen har genom arbetsmarknadsförvaltningen och socialförvaltningen tagit fasta på det och tar hjälp av en handläggarrobot för att automatisera vissa delar av sina processer som rör till De grupper som är i behov av exempel kommunal service ökar volymmässigt i snabbare takt än resurserna som skall Handläggning av ekonomisk bistånd tillgodose behoven. Beräkningar av avgifter inom hemvården En modern offentlig sektor behöver Ansökan om trygghetslarm. därför tänka annorlunda och tänka nytt. Kommunen är övertygade om att det är avgörande för att lyckas är vilket förhållningssätt som styr Svårigheter att rekrytera tillräckligt och hur organisationen är uppbyggd. många medarbetare med rätt För att bevara kvaliteten i en verksamhet i förändring krävs mod att tänka i nya banor och prova nya kompetens sätt att arbete. Exempel från Trelleborg Kommunen har valt att anta den kommande samhällsutmaningen med hjälp av en handläggarrobot Digitala tjänster och robotisering leder till en mer effektiv och medborgarvänlig service Tid frigörs som verksamheten i stället kan använda till att ge stöd åt medborgarna. På så sätt blir fler personer självförsörjande och kommer ut på arbetsmarknaden samt lever ett självständigare liv.

11 #kunskapsdagar Ställningstagande vid införandet av digital medarbetare 01 Hur lång tid får det ta? För vem är vi till för? Människosyn Fokus på jobb eller fokus på bidrag?

12 #kunskapsdagar Tre förutsättningar för införandet av digital medarbetare Processkunskap 1 Digitalisera 2 Automatisera 3 Säkerställa att verksamheten har optimerade processer E-tjänst som möjliggör att medborgaren själv registrerar uppgifterna som sedan skall hanteras Säkerställ att processerna är repetitiva, regelstyrda och förekommer i relativt stort antal

13 #kunskapsdagar Digital transformation Fler medborgare ut i arbete Digital ansökan Arbetsmarknadsplanering Systematisk uppföljning Arbetsgivare Avslut till arbete eller studier Ansökan kring försörjningsstöd kommer in digitalt. Loggar in på kommunens hemsida, legitimerar dig med hjälp av e-legitimation. Fyller i ansökan, fasta fält. Bokar tid hos arbetsmarknadssekreterare genom förvalda tider. Den sökande träffar en arbetsmarknadssekreterare inom en arbetsdag. Upprättar en arbetsmarknadsplanering genom snabbaste vägen till självförsörjning. Samtalet tar max 20 minuter. Efter samtalet fattar handläggarroboten beslut. Systematisk uppföljning, fokus på träff med näringslivet, aktivt jobbsök m.m. Ansökan sker löpande en gång per månad och löper på om den sökande inte bryter sin arbetsmarknadsplanering. Målet är snabbaste vägen till självförsörjning. Från 160 personer i avslut på rullande 12 månaders (2012) till 450 i avslut på rullande 12 månaders (2017) Det handlar om fokus och ställningstagande!

14 #kunskapsdagar Digital transformation Exemplet försörjningsstöd Notifikation till mina sidor Digital insamling av information Uppgifter kommer in genom den digitala etjänsten Beräkning Notifikation till mina sidor Beslut Utbetalning Avslagsbeslut Notifikation till mina sidor Digital medarbetare Manuell handläggning

15 #kunskapsdagar Fördelar och resultat med RPA Förhållandevis låg kostnad Bättre arbetsmiljö Minskar risken för felkällor, rättssäkert Möjlighet att omfördela resurser Anpassningsbart Snabbt införande Kostnadseffektiv handläggning, den digitala medarbetaren är i tjänst 24/7 Generalist, den digitala medarbetaren kan programmeras för att hantera flera olika processer (ex försörjningsstöd, avgiftshantering, servicetjänster mm)

16 #kunskapsdagar Erfarenheter att ta med sig Samverkan mellan verksamheterna och IT Nogsam kartläggning och kontroll över processer som skall automatiseras Gör ett ordentligt business case, välj först ut lågt hängande frukter Samverkan mellan kommuner/organisationer Tänk redan initialt på en utvecklingsresurs Utbilda politik att tala samma språk som tjänstepersonerna

17 #kunskapsdagar Andra tänkbara potentiella kandidater Nedan följer exempel på inspiration Andra tänkbara områden Äldreomsorgens avgiftshantering Hantering av förskoleavgifter och kravhantering Vikariehantering i skolan och äldreomsorgen Schemaläggning av lektioner och elever inför terminsstart Schablonisering av ersättning för ensamkommande barn och unga Lönehantering och kontering av fakturor Ansökan om riktat statsbidrag inom skolområdet Rapportering av olika typer av underlag och data till myndigheter/skl etc.

18 #kunskapsdagar Från ax till limpa, hur går det till?

19 #kunskapsdagar Hur väljer vi processer? Exempel på utvärderingsmatris för val av lämpliga processer Är processen lämpad för RPA? (Tekniska krav) Är processen lönsam att automatisera? (Affärskrav) Standardiserad Volymer och arbetsintensitet Regelbaserad och återkommande Interna risker/ förändringsmotstånd Möjlig att automatiseras Marknadsrisker Begränsningar i interoperabilitet Sannolikheten för uppgradering kort sikt Beroenden till andra processer Begränsad utvecklingstid/insats

20 #kunskapsdagar Hur implementerar man detta? Pilot /er- implementation och provdrift i produktionsmiljön Test av en eller flera processer i syfte att påvisa effekter och genomförbarhet POC/PILOT 1-3 processer Process detaljering Design av framtida processer 6 veckor Test av en eller flera processer i syfte att påvisa effekter och genomförbarhet Etablering av infrastruktur (Accesser och behörigheter) Implementation och test samt konfiguration av robotprocesser Förändringsledning och utbildning samt effekthemtagning Test och validering av implementerade robotprocesser

21 #kunskapsdagar Tänkbara effektmål RPA är en metodik som kan appliceras för att nå en rad olika typer av arbetsuppgifter för olika syften Tids- och personalbesparingar (roboten utför uppgifter som tidigare utförts av medarbetare) Förbättrad personalnöjdhet, frigjord tid för andra mer kvalificerade och värdeskapande uppgifter Skapa skalbarhet och jämna ut belastningstoppar (fler robotar kan sättas på samma arbetsuppgift i högsäsong etc.) Förbättrad servicenivå, cykeltid och responstid (roboten kan hålla konstant bevakning och snabbt åtgärda inkomna ärenden) Stärkt processefterlevnad (absolut följsamhet mot den definierade processen) Stärkt kvalitet (roboten eliminerar olika typer av fel som beror på den mänskliga faktorn) Alternativ till traditionell systemutveckling för att uppnå funktionalitetsförbättringar (t.ex. sammanställa information från olika typer av källor eller replikera inmatade ändringar mellan olika system).

22 #kunskapsdagar Kontaktuppgifter Susanna Collijn Sweden Torsgatan 21 SE Stockholm Mob: + 46 (0) susanna.collijn@pwc.com Jan von Zweigbergk Sweden Torsgatan 21 SE Stockholm Mob: + 46 (0) jan.von.zweigbergk@pwc.com Ola Johnsson Sweden Malmö ola.johnsson@pwc.com Kunskapsdagarna s Digital Services Göteborg PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. All rights reserved. In this document, refers to PricewaterhouseCoopers i Sverige AB which is a member firm of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity.