Koll på hemtjänsten en förutsättning för utveckling

Transkript

1 Koll på hemtjänsten en förutsättning för utveckling Socialchefsdagarna

2 Välkomna! 2

3 Koll på hemtjänsten En modell för analys av hemtjänsten 3

4 Analys av hemtjänstkostnader Analysens tre delar Uppdrag Biståndsbedömning Utförande Förståelse för vad kommunen kan påverka och inte (struktur) samt förståelse för hur politiska beslut och ambitioner påverkar omfattningen på uppdraget. Volym i form av beviljade timmar direkt kopplat till kostnaden för hemtjänst det är här det ekonomiska åtagande uppstår. En tydlig styrning av biståndsbedömningen lägger grunden för kostnadsnivån i hemtjänsten. Personalkostnaden utgör den största delen av kostnaden för att utföra hemtjänst. Hur personalens tid används är därför av stor vikt. 4

5 JÄMFÖR MED GENOMSNITT I LANDET Data från Kolada Invånare 65+, andel (%) Invånare 80+, andel (%) Genomsnitt för landets Hur ser det ut i kommunkommuner (2015) Min-värde Max-värde Tätortsgrad (avser år 2014) Invånare 65+ som var beviljad hemtjänst i ordinärt boende, andel (%) Invånare 65+ i särskilda boendeformer, andel (%) Väntetid till särskilt boende, medelvärde kr/inv 65+ kr/inv 80+ kr/brukare Beviljad/beräknad hemtjänsttimmar per månad och person 65+ med hemtjänst i ordinärt boende, antal Analysera! kr/beviljad timme Hur ser det ut i kommunen vad gäller andelen äldre, hälsoläge och geografiska avstånd jämfört med andra kommuner och geno Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - Vilken ambitionsnivå har kommunen jämfört med andra? (Är den uttalad?) hälsotillstånd, andel (%) Finns det riktlinjer för beviljande av hemtjänst eller på annat sätt uttryckta ambitionsnivåer som styr biståndsbedömningen? Innebär riktlinjerna att tröskeln är låg eller hög för att få hemtjänst? Finns det tillgång till eller är det brist på särskilt boende? Är antalet beviljade timmar per brukare högt eller lågt jämfört med andra kommuner? Har kommunen höga eller låga kostnader för hemtjänsten (kronor/invånare 65+ eller kronor/invånare 80+)? Är kostnaden per beviljad timme hög eller låg? 5

6 JÄMFÖR MED GENOMSNITT I LANDET Data från Kolada Invånare 65+, andel (%) Invånare 80+, andel (%) Genomsnitt för landets Hur ser det ut i kommunkommuner (2015) Min-värde Max-värde Tätortsgrad (avser år 2014) Invånare 65+ som var beviljad hemtjänst i ordinärt boende, andel (%) Invånare 65+ i särskilda boendeformer, andel (%) Väntetid till särskilt boende, medelvärde kr/inv 65+ kr/inv 80+ kr/brukare Beviljad/beräknad hemtjänsttimmar per månad och person 65+ med hemtjänst i ordinärt boende, antal Analysera! kr/beviljad timme Hur ser det ut i kommunen vad gäller andelen äldre, hälsoläge och geografiska avstånd jämfört med andra kommuner och geno Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - Vilken ambitionsnivå har kommunen jämfört med andra? (Är den uttalad?) hälsotillstånd, andel (%) Finns det riktlinjer för beviljande av hemtjänst eller på annat sätt uttryckta ambitionsnivåer som styr biståndsbedömningen? Innebär riktlinjerna att tröskeln är låg eller hög för att få hemtjänst? Finns det tillgång till eller är det brist på särskilt boende? Är antalet beviljade timmar per brukare högt eller lågt jämfört med andra kommuner? Har kommunen höga eller låga kostnader för hemtjänsten (kronor/invånare 65+ eller kronor/invånare 80+)? Är kostnaden per beviljad timme hög eller låg? 6

7 JÄMFÖR MED GENOMSNITT I LANDET Data från Kolada Invånare 65+, andel (%) Invånare 80+, andel (%) Genomsnitt för landets Hur ser det ut i kommunkommuner (2015) Min-värde Max-värde Tätortsgrad (avser år 2014) Invånare 65+ som var beviljad hemtjänst i ordinärt boende, andel (%) Invånare 65+ i särskilda boendeformer, andel (%) Väntetid till särskilt boende, medelvärde kr/inv 65+ kr/inv 80+ kr/brukare Beviljad/beräknad hemtjänsttimmar per månad och person 65+ med hemtjänst i ordinärt boende, antal Analysera! kr/beviljad timme Hur ser det ut i kommunen vad gäller andelen äldre, hälsoläge och geografiska avstånd jämfört med andra kommuner och geno Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - Vilken ambitionsnivå har kommunen jämfört med andra? (Är den uttalad?) hälsotillstånd, andel (%) Finns det riktlinjer för beviljande av hemtjänst eller på annat sätt uttryckta ambitionsnivåer som styr biståndsbedömningen? Innebär riktlinjerna att tröskeln är låg eller hög för att få hemtjänst? Finns det tillgång till eller är det brist på särskilt boende? Är antalet beviljade timmar per brukare högt eller lågt jämfört med andra kommuner? Har kommunen höga eller låga kostnader för hemtjänsten (kronor/invånare 65+ eller kronor/invånare 80+)? Är kostnaden per beviljad timme hög eller låg? 7

8 JÄMFÖR MED GENOMSNITT I LANDET Data från Kolada Invånare 65+, andel (%) Invånare 80+, andel (%) Genomsnitt för landets Hur ser det ut i kommunkommuner (2015) Min-värde Max-värde Tätortsgrad (avser år 2014) Invånare 65+ som var beviljad hemtjänst i ordinärt boende, andel (%) Invånare 65+ i särskilda boendeformer, andel (%) Väntetid till särskilt boende, medelvärde kr/inv 65+ kr/inv 80+ kr/brukare Beviljad/beräknad hemtjänsttimmar per månad och person 65+ med hemtjänst i ordinärt boende, antal Analysera! kr/beviljad timme Hur ser det ut i kommunen vad gäller andelen äldre, hälsoläge och geografiska avstånd jämfört med andra kommuner och geno Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - Vilken ambitionsnivå har kommunen jämfört med andra? (Är den uttalad?) hälsotillstånd, andel (%) Finns det riktlinjer för beviljande av hemtjänst eller på annat sätt uttryckta ambitionsnivåer som styr biståndsbedömningen? Innebär riktlinjerna att tröskeln är låg eller hög för att få hemtjänst? Finns det tillgång till eller är det brist på särskilt boende? Är antalet beviljade timmar per brukare högt eller lågt jämfört med andra kommuner? Har kommunen höga eller låga kostnader för hemtjänsten (kronor/invånare 65+ eller kronor/invånare 80+)? Är kostnaden per beviljad timme hög eller låg? 8

9 Analysera! Hur ser det ut i kommunen vad gäller andelen äldre, hälsoläge och geografiska avstånd jämfört med andra kommuner och genomsnittet i landet? Vilken ambitionsnivå har kommunen jämfört med andra? (Är den uttalad?) Finns det riktlinjer för beviljande av hemtjänst eller på annat sätt uttryckta ambitionsnivåer som styr biståndsbedömningen? Innebär riktlinjerna att tröskeln är låg eller hög för att få hemtjänst? Finns det tillgång till eller är det brist på särskilt boende? Är antalet beviljade timmar per brukare högt eller lågt jämfört med andra kommuner? Har kommunen höga eller låga kostnader för hemtjänsten (kronor/invånare 65+ eller kronor/invånare 80+)? Är kostnaden per beviljad timme hög eller låg? 9

10 Kommunexempel uppdrag JÄMFÖR MED GENOMSNITT I LANDET Data från Kolada Hur ser det ut i kommunen? Genomsnitt för landets kommuner Invånare 65+, andel (%) 17,6 22,7 Invånare 80+, andel (%) 4,1 6,0 Tätortsgrad 99,8 74,4 Invånare 65+ som var beviljad hemtjänst i ordinärt boende, andel (%) 10,3 7,2 Invånare 65+ i särskilda boendeformer, andel (%) 3,1 4,3 Väntetid till särskilt boende, medelvärde kr/inv kr/inv kr/brukare Beviljad/beräknad hemtjänsttimmar per månad och person 65+ med hemtjänst i ordinärt boende, antal 37,6 31,2 Hög andel med hemtjänst Låg kostnad per brukare men många timmar hur går det ihop? kr/beviljad timme Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - hälsotillstånd, andel (%)

11 Analys av hemtjänstkostnader Analysens tre delar Uppdrag Biståndsbedömning Utförande Förståelse för vad kommunen kan påverka och inte (struktur) samt förståelse för hur politiska beslut och ambitioner påverkar omfattningen på uppdraget. Volym i form av beviljade timmar direkt kopplat till kostnaden för hemtjänst det är här det ekonomiska åtagande uppstår. En tydlig styrning av biståndsbedömningen lägger grunden för kostnadsnivån i hemtjänsten. Personalkostnaden utgör den största delen av kostnaden för att utföra hemtjänst. Hur personalens tid används är därför av stor vikt. 11

12 UNDERSÖK OCH JÄMFÖR Data från Kolada kr/brukare Brukare 65+ år med hemtjänst i ordinärt boende, antal Brukare 65+ år totalt, med någon typ av insats i hemtjänst ordinärt boende, antal Beviljad/beräknad hemtjänsttimmar per månad och person 65+ med hemtjänst i ordinärt boende, antal kr/beviljad timme Personer 65 år och äldre med beslut om insatser enligt SoL som varje handläggare ansvarar för, antal (avser år 2014) Hur ser det ut i kommunen? Genomsnitt för landets kommuner (2015) Min-värde Max-värde Andel ytterfall 0-9 timmar/månad Andel ytterfall mer än 120 timmar/månad Data från andra källor Var finns det? Data saknas nationellt, Analysera! egen undersökning i Andel brukare med enbart serviceinsatser Finns det kommunen riktlinjer krävs som stöd för biståndsbedömningen? Finns det schablontider för olika insatser? Antal ärenden/invånare per handläggare Utvärderas Samma schablontidernas som ovan längd? Om riktlinjer och schablontider finns - görs biståndsbedömningen i linje med dem? Antal beviljade timmar/handläggare Är biståndsbedömningen Samma som ovan av hemtjänsten insatsstyrd eller behovsstyrd? Andel hemtjänstbeslut som omprövas Finns det en kultur eller praxis på biståndsenheten av vad som är normala behov? minst en gång/år Samma som ovan Hur stor andel av hemtjänstbesluten frångår det normalfall som riktlinjerna eller praxisen - beskriver? Fattas beslut på extra tid att ta av vid behov? Hur stor andel av ärendena är ytterfall, dvs har 0-9 timmar hemtjänst per månad alternativt mer än 120 timmar pe Hur stor andel av hemtjänstansökningarna resulterar i avslag? Hur mycket varierar genomsnittligt antal beviljade timmar mellan handläggarna? Arbetar biståndsenhetens ledning aktivt för att få mer likvärdiga bedömningar? Hur? Hur följs biståndsbesluten upp och hur ofta? 12

13 UNDERSÖK OCH JÄMFÖR Data från Kolada kr/brukare Brukare 65+ år med hemtjänst i ordinärt boende, antal Brukare 65+ år totalt, med någon typ av insats i hemtjänst ordinärt boende, antal Beviljad/beräknad hemtjänsttimmar per månad och person 65+ med hemtjänst i ordinärt boende, antal kr/beviljad timme Personer 65 år och äldre med beslut om insatser enligt SoL som varje handläggare ansvarar för, antal (avser år 2014) Hur ser det ut i kommunen? Genomsnitt för landets kommuner (2015) Min-värde Max-värde Andel ytterfall 0-9 timmar/månad Andel ytterfall mer än 120 timmar/månad Data från andra källor Var finns det? Data saknas nationellt, Analysera! egen undersökning i Andel brukare med enbart serviceinsatser Finns det kommunen riktlinjer krävs som stöd för biståndsbedömningen? Finns det schablontider för olika insatser? Antal ärenden/invånare per handläggare Utvärderas Samma schablontidernas som ovan längd? Om riktlinjer och schablontider finns - görs biståndsbedömningen i linje med dem? Antal beviljade timmar/handläggare Är biståndsbedömningen Samma som ovan av hemtjänsten insatsstyrd eller behovsstyrd? Andel hemtjänstbeslut som omprövas Finns det en kultur eller praxis på biståndsenheten av vad som är normala behov? minst en gång/år Samma som ovan Hur stor andel av hemtjänstbesluten frångår det normalfall som riktlinjerna eller praxisen - beskriver? Fattas beslut på extra tid att ta av vid behov? Hur stor andel av ärendena är ytterfall, dvs har 0-9 timmar hemtjänst per månad alternativt mer än 120 timmar pe Hur stor andel av hemtjänstansökningarna resulterar i avslag? Hur mycket varierar genomsnittligt antal beviljade timmar mellan handläggarna? Arbetar biståndsenhetens ledning aktivt för att få mer likvärdiga bedömningar? Hur? Hur följs biståndsbesluten upp och hur ofta? 13

14 Analysera! Finns det riktlinjer som stöd för biståndsbedömningen? Finns det schablontider för olika insatser? Utvärderas schablontidernas längd? Om riktlinjer och schablontider finns - görs biståndsbedömningen i linje med dem? Är biståndsbedömningen av hemtjänsten insatsstyrd eller behovsstyrd? Finns det en kultur eller praxis på biståndsenheten av vad som är normala behov? Hur stor andel av hemtjänstbesluten frångår det normalfall som riktlinjerna eller praxisen - beskriver? Fattas beslut på extra tid att ta av vid behov? Hur stor andel av ärendena är ytterfall, dvs har 0 9 timmar hemtjänst per månad alternativt mer än 120 timmar per månad? Hur stor andel av hemtjänstansökningarna resulterar i avslag? Hur mycket varierar genomsnittligt antal beviljade timmar mellan handläggarna? Arbetar biståndsenhetens ledning aktivt för att få mer likvärdiga bedömningar? Hur? Hur följs biståndsbesluten upp och hur ofta? 14

15 Kommunexempel biståndsbedömning UNDERSÖK OCH JÄMFÖR Data från Kolada Hur ser det ut i kommunen? Genomsnitt för landets kommuner kr/brukare Brukare 65+ år med hemtjänst i ordinärt boende, antal Brukare 65+ år totalt, med någon typ av insats i hemtjänst ordinärt boende, antal Beviljad/beräknad hemtjänsttimmar per månad och person 65+ med hemtjänst i ordinärt boende, antal 37,6 31,2 kr/beviljad timme - Personer 65 år och äldre med beslut om insatser enligt SoL som varje handläggare ansvarar för, antal (avser år 2014) Andel ytterfall 0-9 timmar/månad Andel ytterfall mer än 120 timmar/månad Data från andra källor Andel brukare med enbart serviceinsatser 508 (34 procent) 153 (10 procent) Ej möjlig att få fram Var finns det? Data saknas nationellt, egen undersökning i kommunen krävs Antal ärenden/invånare per handläggare Ej möjlig att få fram Samma som ovan Antal beviljade timmar/handläggare Ej möjlig att få fram Samma som ovan Andel hemtjänstbeslut som omprövas minst en gång/år 75% Samma som ovan Stor andel ytterfall Djupare analys visade stora skillnader Viktigt nyckeltal 15

16 Analys av hemtjänstkostnader Analysens tre delar Uppdrag Biståndsbedömning Utförande Förståelse för vad kommunen kan påverka och inte (struktur) samt förståelse för hur politiska beslut och ambitioner påverkar omfattningen på uppdraget. Volym i form av beviljade timmar direkt kopplat till kostnaden för hemtjänst det är här det ekonomiska åtagande uppstår. En tydlig styrning av biståndsbedömningen lägger grunden för kostnadsnivån i hemtjänsten. Personalkostnaden utgör den största delen av kostnaden för att utföra hemtjänst. Hur personalens tid används är därför av stor vikt. 16

17 HUR SER DET UT I DIN KOMMUN eller PÅ DIN ENHET? Nyckeltal (per månad) Hur ser det ut i kommunen/enheten? Fyll i Antal beviljade timmar Antal arbetade timmar Antal tillgängliga personaltimmar Antal planerade timmar Antal timmar/månad delegerade insatser Antal utförda timmar Andel tillgängliga/arbetade timmar (relation mellan hemtjänstutförande och ledning/administration) Andel utförda/beviljade timmar (följsamhet, utfall) Andel planerade/beviljade timmar (följsamhet, planerat) Analysera! Andel utförda/tillgängliga timmar (för dagenproduktivitet) Kan den ansvariga chefen enkelt följa upp beviljade, utförda timmar och tillgängliga t Vilken uppföljning av utförd tid hos brukaren görs? Andel utförda/arbetade timmar (total Är det vanligt att mer tid än den beviljade tiden utförs hos brukaren? produktivitet) Andel utförda/planerade timmar (personalens Förväntas varje beviljad timme att utföras? följsamhet till planeringen) Planeras insatserna utifrån kundens behov och önskemål eller personalens? Har planeraren nödvändig kompetens och ett tydligt uppdrag? Andel korta besök (under 10 minuter) Är styrning och roller tydliga för medarbetare, enhetschef, planerare och sjukskötersk Är det känt hur hög produktiviteten behöver vara för att klara budget? Är många av besöken hos brukarna korta, under 20 minuter? Planeras insatserna systematiskt för att undvika korta besök? 17

18 HUR SER DET UT I DIN KOMMUN eller PÅ DIN ENHET? Nyckeltal (per månad) Hur ser det ut i kommunen/enheten? Fyll i Antal beviljade timmar Antal arbetade timmar Antal tillgängliga personaltimmar Antal planerade timmar Antal timmar/månad delegerade insatser Antal utförda timmar Andel tillgängliga/arbetade timmar (relation mellan hemtjänstutförande och ledning/administration) Andel utförda/beviljade timmar (följsamhet, utfall) Andel planerade/beviljade timmar (följsamhet, planerat) Analysera! Andel utförda/tillgängliga timmar (för dagenproduktivitet) Kan den ansvariga chefen enkelt följa upp beviljade, utförda timmar och tillgängliga t Vilken uppföljning av utförd tid hos brukaren görs? Andel utförda/arbetade timmar (total Är det vanligt att mer tid än den beviljade tiden utförs hos brukaren? produktivitet) Andel utförda/planerade timmar (personalens Förväntas varje beviljad timme att utföras? följsamhet till planeringen) Planeras insatserna utifrån kundens behov och önskemål eller personalens? Har planeraren nödvändig kompetens och ett tydligt uppdrag? Andel korta besök (under 10 minuter) Är styrning och roller tydliga för medarbetare, enhetschef, planerare och sjukskötersk Är det känt hur hög produktiviteten behöver vara för att klara budget? Är många av besöken hos brukarna korta, under 20 minuter? Planeras insatserna systematiskt för att undvika korta besök? 18

19 Analysera! Vilken uppföljning av utförd tid hos brukaren görs? Kan den ansvariga chefen enkelt följa upp arbetade, tillgängliga, beviljade och utförda timmar? Förväntas varje beviljad timme att utföras? Om inte, varför? Är det vanligt att mer eller mindre - tid än den beviljade tiden utförs hos brukaren? Planeras insatserna utifrån kundens behov och önskemål eller personalens? Har planeraren nödvändig kompetens och ett tydligt uppdrag? Är styrning och roller tydliga för medarbetare, enhetschef, planerare och hemsjukvårdspersonal? Är det känt hur hög produktiviteten behöver vara för att klara budget? Används begreppet kringtid och relateras den till arbetad tid eller tillgänglig tid? Är många av besöken hos brukarna korta, under 10 minuter? Planeras insatserna systematiskt för att undvika korta besök? Hur stor andel av kostnaderna är personal, lokal, fordon, övrigt? Har verksamheten stor eller liten sjukfrånvaro? 19

20 Kommunexempel utförandet HUR SER DET UT I DIN KOMMUN eller PÅ DIN ENHET? Nyckeltal (per månad) Hur ser det ut i kommunen/enheten? Fyll i Antal beviljade timmar Antal arbetade timmar Antal tillgängliga personaltimmar samma som ovan enligt system Antal planerade timmar Antal timmar/månad delegerade insatser 0 Antal utförda timmar Andel tillgängliga/arbetade timmar (relation mellan hemtjänstutförande och ledning/administration) ej möjlig att ta fram Hög produktivitet Andel utförda/beviljade timmar (följsamhet, utfall) 93% Andel planerade/beviljade timmar (följsamhet, planerat) 95% Andel utförda/tillgängliga timmar (för dagen-produktivitet) 74 % (anhöriganställningar ingår) Andel utförda/arbetade timmar (total produktivitet) 74% Andel utförda/planerade timmar (personalens följsamhet till planeringen) 98% Andel korta besök (under 10 minuter) ej möjlig att ta fram 20

21 Vad ska ni ta med er härifrån? Olika uppföljningsperspektiv, anpassa efter mottagaren Använd er av data från andra stödsystem än ekonomisystemet Ge er tid för analys, detta är en process Prata med verksamheten hjälp att tolka vad som sägs Keep it simple! Börja på en lagom nivå, det ska vara användbart direkt 21

22 Tack! Joanna Hägg, Oskar Lannerhjelm, Denna presentation har tagits fram endast som allmän information och/eller generell vägledning. Den utgör således inte någon professionell rådgivning. Du bör därför inte förlita dig på presentationen eller vidta några åtgärder på grundval av den utan att dessförinnan ha gjort avstämningar med en professionell rådgivare utifrån de förutsättningar som gäller i din situation. Med hänsyn härtill lämnar Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB/PricewaterhouseCoopers AB ingen utfästelse eller garanti (uttrycklig eller underförstådd) för att informationen i presentationen är korrekt och/eller fullständig för dina syften och ändamål. Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB/PricewaterhouseCoopers AB tar således inte något som helst ansvar för eventuella konsekvenser av att du väljer att förlita dig på eller agera utifrån informationen i denna presentation PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. All rights reserved. In this document, refers to Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB or PricewaterhouseCoopers AB which is a member firm of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity.