Angeläget, engagerat, korrekt

Transkript

1 Angeläget, engagerat, korrekt Att skriva för webben och i sociala medier Tammerfors Linda Grönqvist, redaktionschef, Kommuntorget Margareta Björklund, informatör, Kommunförbundet

2 Kommunikation i kommunen Omfattar all kommunal verksamhet Kommunen Kommunkoncernens verksamhet Övrig verksamhet som grundar sig på ägande, avtal och finansiering

3 Kommunikationen i kommunen Ett budskap, många kanaler Anpassa dit budskap, utnyttja kanalens styrkor Sociala medier: snabbhet, bilder, videor Officiell information, seriös Hur blir den mera personlig? Bloggar, videor Papper: Slow food, står stig länge

4 10 punkter att komma ihåg Kommunikationen utgår från kommuninvånarnas behov inte kommunens Håll personalen, de förtroendevalda och intressegrupperna uppdaterade God kommunikation kräver planering och tydlig ansvarsfördelning Alla har rätt till information Betjäna medierna jämlikt

5 10 punkter att komma i håg Basuppgifterna på kommunen.fi ska vara uppdaterade och korrekta Sociala medier = medier, publicera med eftertanke Kommunens anseende byggs upp av dagliga handlingar Varumärkesarbetet stärker livskraften Tydling kommunikation krävs, i synnerhet i exceptionella situationer

6 Tydlig ansvarsfördelning Den operativa ledningen har det övergripande ansvaret för kommunikationen i kommunen men i en modern organisaton kommunicerar alla.

7 Tydlig rollfördelning Skilj på fakta och åsikter Tjänsteapparaten ger fakta, både positiva och negativa Förtroendevalda för värde- och linjediskussioner Politikernas roll är att skapa visioner och kommentera beslut Kom ihåg: Politikernas arbetsgivarroll

8 Kommunikation i kommunkoncernen Koncerndirektivet för kommunikation (lagstadgat) anger de gemensamma spelreglerna och arbetsfördelningen mellan kommunen och kommunens bolag. Hur ska kommunikationsprinciperna förverkligas? Vem informerar? Den visuella profilen, brandet Intern kommunikation Kriskommunikationsplan

9 Väsentlig information på webben Kommunstrategin Förvaltningsstadgan Budget och ekonomiplan Bokslutet Revisionsnämndens utvärderingsberättelse Revisionsberättelsen (Forts) Nya kommunallagen

10 Väsentlig information på webben Avtal som gäller samarbetet mellan kommunerna Koncerndirektivet De förtroendevaldas och tjänsteinnehavarans redogörelse för bindningar Grunderna för arvoden och ersättningar till de förtroendevalda Avgifter för service

11 Väsentlig information på webben Protokoll från fullmäktige, kommunstyrelsen och nämnder tillgängliga på webben OBS! Sekretessbestämmelserna Personuppgifter på webben: Offentliga personuppgifter får inte publiceras i onödan. Övriga personuppgifter avlägsnas innan publicering på webb Möteshandlingar med personuppgifter avlägsnas senast efter ett år.

12 Sociala medier Nästan alla finländska kommuner finns på Facebook. 40 procent finns på Twitter och/eller Youtube (2015). Ökar. Som kommunalt anställd kan du uppträda på sociala medier i två olika roller, i kommunens namn eller i din yrkesroll med egen profil.

13 Att möta medier Så här tänker journalister

14 Verktyg du kan använda i din mediekommunikation Pressmeddelanden Presskonferenser och informationsmöten Övriga möten med journalister Intervjuer Videoklipp Kommunens webbsidor också en nyhetskanal Social medier Nyhetsbrev Sakkunnig artiklar Bloggar Insändare och kolumner

15 Nyhetschefen är spindeln i nätet Kontakta medierna i tid! Fredag dålig dag på alla redaktioner. Nyhetschefen bestämmer över det dagliga arbetet på en redaktion. Är journalistens chef. Chefredaktören drar de stora publicistiska linjerna ex. namnpublicering. Mediebilden förändras snabbt, bli inte besviken om ingen journalist dyker upp till presskonferensen. Det går inte att beställa en viss journalist eller vinklingen på en nyhet.

16 När journalisten tar kontakt Svara genast och vänligt Namn och medium? Bakgrundsuppgifter? Intervju? Tidtabell? Sammanhang? Ge saklig information om du är rätt person att svara. Allt du säger kan citeras. Bolla inte journalisten fram och tillbaka mellan tjänstemännen.

17 När journalisten tar kontakt Be om några minuters tid att söka fram information. Håll det du lovar, ring upp! Tänk ut vad du ska säga. Du kan be om att få läsa dina egna citat i intervjun innan den publiceras. (Journalistreglerna) Tänk på att du företräder kommunen, du uppträder inge som privatperson.

18 Kriskommunikation Exceptionella situationer kräver effektiv information och ett effektivt ledarskap Saklig information lugnar och dämpar panik Har kommunen en krisplan och bra informationsrutiner? Berätta öppet, ärligt. Förringa inte.

19 Kommuntorget.fi

20 Nyheter från Kommuntorget.fi Kommunerna i Svenskfinland på en bricka Daglig uppdatering, nyhetsbrev varje vecka Vi finns på Facebook, Twitter, Instagram och YouTube. Beställ vårt nyhetsbrev på kommuntorget.fi/nyhetsbrev Papperstidningen, fyra nummer per år Videor, podcasts, direktsändningar

21 Så här arbetar vi med sociala medier Vi delar nästan alla egna artiklar på FB och Twitter. Ju fler som gillar och delar desto bättre. Kort statusuppdatering på FB och hashtag #jakobsdagar

22 Värt att testa Vilken tid lönar det sig att posta på sociala medier? Tidig morgon om du vill sprida en nyhet, vid lunch, på eftermiddagar och kvällar om du vill få mycket delningar. Dela själv i olika grupper som kan vara intresserade. I nästan alla kommuner finns FB-grupper för invånarna. Be kommundirektören/politiker med stort kontaktnät dela inlägget.

23 Att tänka på om du gör video Videon ska vara kort, max ett par minuter. Klart budskap vad vill du säga? Många tittar på video utan ljud texta! Textplanscher inne i videon kan också fungera. Om du vill att videon ska snurra direkt på FB måste du ladda upp den på Facebook, inte länka t.ex. till youtube.

24 Uppgift Skriv en statusuppdatering för kommunens twitterkonto inför skolavslutning/sommaren. Max 140 tecken (inklusive mellanslag) Fundera på vilka hashtagar du vill använda. Ska du pinga någon? Bifogar du bild eller kort video? Hurudan bild/ vad ingår i videon? Tid: 5 min