Göteborgs universitetsbibliotek

Transkript

1 UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETSPLANEN 2017 Göteborgs universitetsbibliotek DATUM: BESLUTAD AV: Margareta Hemmed KONTAKTPERSON: Håkan Carlsson,

2 Prioriteringar och mål för perioden Verksamhetsplan 2017 Genomförda aktiviteter Resultat - måluppfyllelse Utveckla och tillgängliggöra bibliotekets samlingar och kulturarv till gagn för forskning och utbildning - göra dolda samlingar mer tillgängliga Förbereda arbetet med att tydligare organisera kulturarvet Under 2018 kommer en utredning genomföras för att tydligare organisera kulturarvsarbetet på universitetsbiblioteket. För detta har inrättats en ny funktion som kulturarvssamordnare och i januari 2018 tillträder Anders Strinnholm funktionen. Planen är genomförd. Arbetet med att tydligare organisera kulturarvet har inletts och dolda samlingar har gjorts mer tillgängliga under året. Utveckla och tillgängliggöra bibliotekets samlingar och kulturarv till gagn för forskning och utbildning - digitalisera efterfrågat och ömtåligt material På uppdrag av Litteraturbanken digitalisera svensk skönlitteratur från åren i samarbete med universitetsbiblioteken i Lund, Uppsala och Umeå. Syftet är att tillgängliggöra material för både forskning och allmänhet Under 2017 har även ett antal andra projekt genomförts för att stärka kulturarvsarbetet. En ny plattform, Alvin, för tillgängliggörande har driftsatts tillsammans med Uppsala och Lunds universitetsbibliotek och specialsamlingarnas hyllplacering och märkning har setts över och synliggjorts på webb och i katalog. Göteborgs universitetsbibliotek har en samordnande funktion i projektet Svensk skönlitteratur på uppdrag från Litteraturbanken, som väljer ut och efterfrågar material. Projektet är tvåårigt och löper GUB:s roll är att fördela uppdragen och Planen är genomförd. Fram till och med november 2017 har projektet digitaliserat och publicerat 530 material. Av dessa har Göteborgs UB digitaliserat (12)

3 Tillhandahålla högkvalitativ, användarservice - erbjuda kompetensutveckling för personalens bas- och specialistkompetenser Tillhandahålla högkvalitativ, användarservice - fortsätta att utveckla efterfrågade och relevanta tjänster för forskare Kompetensutveckling till personal med fokus på kännedom och stöd i forskningsprocessen, efter önskemål från forskarenkätens resultat Utveckling och anpassning av bibliotekets forskarservice i anslutning till Botan, Geovetenskap och Campus Linné publicera materialet fritt tillgängligt i GUPEA-databasen. Under vintern 2017 genomförde UB en utbildning kallad Presentera och publicera, där ett antal medarbetare fick utveckla sina färdigheter i att presentera konferensbidrag och/eller publicera artiklar. I kursen fanns inslag kring hur man skriver en vetenskaplig artikel och hur man arbetar med att presentera ett arbete kring ett valt ämne. Vi planerar nu ett seminarium där forskningsprocessen ska presenteras av forskare från olika vetenskapsområden, och där frågor som forskningsetik och UB:s roll i forskningsprocessen kommer att diskuteras. Seminariet kommer presenteras vid två tillfällen i maj Universitetsbiblioteket har de senaste åren pga budgetnedskärningar lagt ner tre filialer. I samband med detta har biblioteket förstärkt övrig verksamhet i de drabbade områdena. Samarbetet fungerar väl och vi anser att vi kommer att färdigställa projektet på utsatt tid. Planen är genomförd. Presentera och publicera-kursen var mycket uppskattad och hade ett bra direkt utfall vad gäller både presentationer och publikationer från kursen. Flera produkter från kursen har publicerats på nationella och internationella konferenser. Kursen har ökat medvetenheten om den akademiska forskningsprocessen och den vetenskapliga publiceringens process bland de deltagande bibliotekarierna vilket i förlängningen kan påverka användarservicen och förståelsen för forskarnas behov. Måluppfyllelsen får anses vara god, men vi följer utvecklingen i kommande enkäter till forskare och studenter. 3 (12)

4 Biomedicinska biblioteket har till exempel stärkt arbetet med specifika aktiviteter för forskare i området och ett samarbete gällande GGBC (Gothenburg Global Biodiversity Centre), har initierats. Tillhandahålla högkvalitativ, användarservice - fortsätta att utveckla efterfrågade och relevanta tjänster för forskare Tillhandahålla högkvalitativ, användarservice - fortsätta att utveckla vår lässervice för studenter och personal med särskilda behov Analys av hur UB kan öka kunskapen om våra tjänster hos olika användargrupper Utveckling av bibliotekets lässerviceverksamhet för att kunna ta hand om en ökande användargrupp Samhällsvetenskapliga biblioteken har varit mer flexibla med att komma till Campus Linnéområdet för att kunna erbjuda samma service som övriga vid Samhällsvetenskapliga fakulteten. Forskare i områdena erbjuds lån via internpost. I likhet med det utvecklingsprojekt som genomförts under de senaste åren med fokus på kommunikation till forskare beslutade UB under att 2017 att genomföra en liknande genomlysning av kommunikation till nya studenter. Projektet startades under hösten och avslutas under våren För att rusta biblioteket för den ökande användargruppen så har vi jobbat mycket med att förbättra våra relationer och samarbeten med flera nyckelgrupper. Vi arbetar nu närmare ASK (språkstöd), samordnarna för Projektets effekt förväntas under Planen är genomförd. Genom ett aktivt arbete för att fördjupa samarbetet med flera grupper, både inom och utanför GU, har vi effektiviserat kunskapsutbytet samt nått ut till fler användare. Det har 4 (12)

5 pedagogiskt stöd, Tentamensenheten samt biblioteksverksamheten vid HDK/Steneby. även resulterat i en högre kvalitet på studentmötena samt på uppföljningen av dessa. Ett annat fokusområde har varit kommunikationen med studenterna. Där har vi fortsatt med nyhetsbrev, men även arbetat med att se över den information som ges på GULforumet Forum för läs- och skrivstöd. Vi jobbar också mycket med förproduktion att under lågsäsong såsom sommaren - föreslå titlar för MTM som kan produceras som talböcker, så att de är klara till kursstart. Personalen har fått möjlighet till stöd för att kunna hantera svåra samtal. GU och Chalmers har även tagit initiativ till en nätverksträff för akademiska bibliotek i Västsverige som arbetar med lässervice. Tillhandahålla högkvalitativ, användarservice - fortsätta att tillsammans med universitetets institutioner och andra aktörer Analysera behovet och erbjuda kurstillfällen/undervisning för gruppen lärare/forskare för att möta upp önskemål i bibliotekets enkäter. Aktuella områden kan vara referenshantering, En analys har genomförts. UB når lärare från universitetets samtliga fakulteter genom medverkan på de högskolepedagogiska kurserna. UB erbjuder vidare undervisning riktad till doktorander på alla fakulteter Med en kombination av undervisningsinsatser och individuellt utformat forskarstöd ger UB möjlighet till anpassade utbildningsinsatser för gruppen forskare/lärare. 5 (12)

6 bedriva och utveckla relevant och välintegrerad undervisning Tillhandahålla högkvalitativ, användarservice - erbjuda en webbplats som gör bibliotekets informationsresurser och tjänster användbara, begripliga och tillgängliga för alla Tillhandahålla högkvalitativ, användarservice - erbjuda en webbplats som gör bibliotekets informationsresurser och tjänster användbara, begripliga och tillgängliga för alla informationssökning och publiceringsstrategier Fortsatt utveckling av bibliotekets nya webbplats Slutföra implementeringen av ett nytt bibliotekssystem och en ny söktjänst på bibliotekets webbplats genom universitetsbibliotekets doktorandkurser och öppna visningar i referenshanteringsprogram riktade till universitetets anställda (och studenter). Lärare och forskare får stöd via UB:s forskarservice och kan vid behov beställa skräddarsydda kurstillfällen för en grupp eller egen handledning. Till förmån för utvecklingen av en ny publikationsdatabas (GUP) och införandet av ett nytt bibliotekssystem har den tekniska utvecklingen av bibliotekets nya webbplats fått stå tillbaka. Arbetet med nytt innehåll har fortsatt, och resultatet har löpande gjorts tillgängligt på beta-versionen av den nya webbplatsen och på befintlig webbplats. Implementeringen av ny söktjänst genomfördes under våren. Funktionen är en så kallad discoverytjänst med samsökning i lokalt och databas-material. I april 2018 byter biblioteket bibliotekssystem. Tidpunkt för implementeringen är vald för att påverka våra användare i så liten Planen är delvis genomförd. Utveckling har istället gjorts på deltjänster på UB:s webbplats. Bibliotekets användare söker främst tjänster och funktioner när de besöker UB:s webb. En ny webb med mindre text och mer tillgängliga tjänstefunktioner kommer på ett mycket bra sätt möta detta behov. Planen är delvis genomförd. Implementeringen av ny söktjänst gick smidigt och användarna verkar hitta och nå den information de behöver. Under det första året gjordes över 2 miljoner sökningar i den nya tjänsten med mycket få frågor. Många användare, främst forskare, använder idag biblioteket uteslutande 6 (12)

7 grad som möjligt eftersom systemet måste hållas stängt under några dagar. Implementeringen planerades tidigare till 2017 men sköts fram pga resursbrist. digitalt. Därför är en välkonfigurerad webbplats en förutsättning för en välfungerade biblioteksservice. De nya systemen skapar förutsättningar för en bra digital service idag och i framtiden. Tillhandahålla öppna, tillgängliga lokaler och studiemiljöer - erbjuda intressanta mötesplatser för universitet och allmänhet Bidra till biblioteksutvecklingen nationellt och internationellt - delta i samarbeten för att skapa gemensamma och öppna infrastrukturella IT-lösningar Fortsatt utveckling av programverksamheten på Humanistiska biblioteket I samverkan med GMV, vidareutveckla universitetsgemensamma metoder för utvärdering av forskning inom hållbar utveckling. Under 2017 har totalt 19 offentliga seminarier i Humanistiska bibliotekets programverksamhet hållits, däribland en inspelning av bildningspodden i samarbete med Stockholms UB. Aktiviteterna samlade total 429 besökare, plus ett okänt antal besökare på den litterära vårsalongen som anordnades på Stadsbiblioteket i samarbete med Litteraturbanken. Under våren etablerades ett samarbete mellan Bibliotekskansliet och bibliometriverksamheten vid Digitala tjänster på UB å ena sidan och GMV å andra. Intresse väcktes också hos Kungliga vetenskapsakademins grupp för Globala utmaningar och SDSN-NE, den nordeuropeiska delen av Sustainable Development Solutions Network, som sedermera deltar i arbetet. En metod arbetades fram och Planen är genomförd. Universitetsbiblioteket fortsätter att utveckla och anpassa den programverksamhet som startades 2014 efter den nya Bibliotekslagen och sedermera bibliotekets nya uppdrag. Under hösten lades konceptet Näckroskvarten ner pga bristande besöksantal. Planen är genomförd. UB deltar gärna i nationella samarbeten som kan skapa användbara resurser till biblioteksvärlden i stort. Produkten av detta samarbete ersätter en tidigare lösning från 2007, som även den utarbetades i samarbete med GMV. Denna har nått en nationell spridning och vi hoppas även denna produkt kan vara användbar nationellt. 7 (12)

8 Bidra till biblioteksutvecklingen nationellt och internationellt - delta i samarbeten för att skapa gemensamma och öppna infrastrukturella IT-lösningar Bidra till biblioteksutvecklingen nationellt och internationellt - samarbeta med relevanta aktörer för att utveckla bibliotekets stöd kring tillgängliggörande av universitetets vetenskapliga publikationer, konstnärliga verk och forskningsdata Dela med oss av våra erfarenheter från arbetet med bibliotekssystemet Koha. Utredning av universitetets publiceringskostnader i form av författaravgifter vid Open Accesspublicering (APC) med mål att ta fram underlag till strategier för hur universitetet kan hantera övergången till mer OA. 28 delområden under paraplyet Hållbar utveckling sållades fram. Till dessa områden har därefter kopplats sökord och tidskrifter. Göteborgs universitetsbibliotek är medlemmar i det nationella Kohanätverket, vilket innebär att vi bidrar nationellt och internationellt genom vår utveckling i opensoursesystemet som används i många länder. I mars var vi värdar för ett nätverksmöte här i Göteborg och under året har vi bidragit med nya översättningar och vidareutvecklingar av Koha. En arbetsgrupp bestående av representanter från flera team vid Digitala tjänster, Forsknings- och innovationskontoret vid Gemensamma förvaltningen samt Bibliotekskansliet, har under året genomfört en utredning. Arbetet har framförallt bestått i en kartläggning av GU:s kostnader för APC-publicering samt omfattningen av OA-publicering inom GU. Resultatet harpresenterats i en Planen är genomförd. Göteborgs universitetsbibliotek är ett av Sveriges största bibliotek och därför blir vårt val av en opensourcelösningen tongivande nationellt. Flera stora universitetsbibliotek planerar att inom kort delta i samarbetet. Planen är genomförd. Målet med utredningen var att skapa underlag för fortsatt diskussion och också ge underlag till strategier för fortsatt arbete. I förslaget till rektor finns ett flertal tydliga strategier uttalade och några av dessa planeras genomföras under (12)

9 Bidra till biblioteksutvecklingen nationellt och internationellt - synliggöra verksamheten och sprida våra erfarenheter genom att publicera och delta i konferenser Uppmuntra personal att lämna in bidrag till konferenser, publicera rapporter och artiklar i våra ämnesområden rapport, som innehåller förslag på strategier för GU. Rapporten är lämnad till rektor och är presenterad för rektors ledningsråd och biblioteksnämnden. Under vintern genomfördes kursen Presentera och publicera med syfte att uppmuntra och stötta medarbetare att presentera på konferenser och publicera sig. Samtliga projekt resulterade i någon form av presentation eller publikation under Planen är genomförd och måluppfyllelsen är mycket god och det är beslutat att kursen i liknande form kommer upprepas i årsskiftet 2018/19. Vidare är det är önskvärt att än fler personal engagerar sig i området. Främja kreativitet, effektivitet och samarbete för utveckling av verksamheten - satsa på arbetssätt och metoder som ger oss direkta kunskaper om våra användares behov, beteenden och upplevelser Öka användningen av formaliserade metoder i biblioteksverksamheten för att säkerställa att användarnas behov tillgodoses vid utformning av både fysiska och digitala bibliotekstjänster I övrigt har personal inbjudits och deltagit aktivt, som talare, inspiratörer, posterpresentatörer vid ett flertal konferenser under Det finns nu grupper som arbetar med formaliserade s.k. UX-metoder på samtliga bibliotek. Metoderna har använts för att fånga in användarnas behov och önskemål när bibliotekets studiemiljöer setts över. Enkäter, intervjuer, observationer av besökares användning av lokalen och insamling av åsikter via whiteboardtavlor har varit är exempel på tillvägagångssätt. Planen är genomförd. Informationsinhämtningen har medfört flera behovsstyrda förändringar i biblioteksmiljöerna. På flera bibliotek har ommöbleringar gjorts, informationsdiskar flyttats och belysningen justerats. På flera ställen har också ytterligare tysta ytor skapats utifrån kartlagda behov. 9 (12)

10 Främja kreativitet, effektivitet och samarbete för utveckling av verksamheten - stärka den interna kommunikationen och delaktigheten för att tillsammans utveckla vårt bibliotek Möjliggöra en minskning av bibliotekets relativa rambudget över tre år Implementera en åtgärdsplan för att stärka det interna kommunikationsarbetet. Möjliggöra effektivare interna möten genom bl.a. utbildning i effektiva möten. UB har påbörjat arbetet genom att anordna fem workshopar för all personal där synpunkter som underlag för ett projekt samlats in. En grupp bildades under våren med mål att utforma en strategi och utbildning med mål att skapa mer effektiva möten inom biblioteket. Pga områdets komplexitet beslöt gruppen att samla in underlag från personalen för arbetet och en enkät genomfördes under hösten där 92% av personalen svarade. Planen är genomförd. Workshoparbetet har gjort det möjligt att fortsätta diskussion om internkommunikationsarbetet under året. I nästa steg fortsätter utvecklingsarbetet med ett projekt som ska se över och föreslå hur UB:s internkommunikation kan utvecklas. Projektets effekt förväntas under Enkäten visar att det finns områden som bör förbättras, t.ex. struktur på möten, sammansättning av deltagare och längd på möten. Det framkommer också att många möten innehåller mycket information, och man efterfrågar mer kreativitet och delaktighet. Gruppen fortsätter nu med en djupare analys för att kunna presentera 10 (12)

11 Möjliggöra en minskning av bibliotekets relativa rambudget över tre år Möjliggöra en minskning av bibliotekets relativa rambudget över tre år Centralisera bibliotekets stöd för fjärrinlån och inköpsförslag Öka samordningen av bibliotekets vaktmästeristöd resultat och strategier under våren Projektet inleddes med en förstudie och sedan har en översyn av processerna, fjärrinlån-monografier & fjärrinlån artikelkopior genomförts. Lokaler har planerats. Med anledning av NYS-projektet och implementering av KOHA har implementeringen och personalflytten senarelagts till Under våren 2017 har lokalsamordnare, vaktmästare och verksamhetschefer på Humanistiska biblioteket haft en workshop för att kartlägga och synliggöra arbetsuppgifter/rutiner inom vaktmästeriet. Vidare har kansliets samordnare veckomöten med vaktmästeriet för att synliggöra vad som är aktuellt både inom den egna verksamheten och inom övriga enheter. Under hösten har även en konsekvensanalys gjorts av den personalneddragning som genomförts inom vaktmästeriet. Resultatet av analysen har inneburit att vi från 2018 vid akuta lägen inom Samhällsvetenskapliga biblioteket anlitar Campusservice Haga. Projektets effekt förväntas under Planen är genomförd. Den ökade samordningen av bibliotekets vaktmästeristöd har inneburit mer kommunikation mellan berörd personal. Vidare har en personal endast ersatts med mindre insatser från Campusservice, vilket skapat en besparing för biblioteket. 11 (12)

12 Möjliggöra en minskning av bibliotekets relativa rambudget över tre år Nedläggning av Studietorget Campus Linné och flytt av Iberoamerikanska samlingen Studietorget Campus Linné är nedlagt och Iberoamerikanska samlingen invigdes under hösten 2017 på Humanistiska biblioteket Planen är genomförd. Nedläggningen har besparat biblioteket medel pga minskat personalbehov och mindre hyreskostnader. Nedläggningen har mest påverkat studenterna medan forskare främst har varit intresserade av andra frågor. Institutionsbesök och -lån, alternativa sätt att undervisa samt ökad användning av Samhällsvetenskapliga biblioteket ersätter den tidigare verksamheten. 12 (12)