ANVÄNDARMANUAL MINA PLANER

Transkript

1 ANVÄNDARMANUAL MINA PLANER Användarmanual reviderad av förvaltningsgrupp Mina planer Version 2.2

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Inledning Uppstart av systemet Startsida Byte av enhet Ärendeöversikt Flikar i systemet Skapa ärende i Mina Planer Skapa ärende Samtycke/menprövning Registrering av samtycke Registrering av menprövning Ändring samtycke/menprövning Skapa inskrivningsmeddelande Makulera inskrivningsmeddelande Kvittera inskrivningsmeddelande i processen Samverkan vid utskrivning Fast vårdkontakt - Öppenvård Lägg till vårdkontakt Se och hantera vårdkontakt Tid för utskrivning Slutenvård Ändra beräknat datum för utskrivning Utskrivningsklar - Slutenvård Avbrott i utskrivningsklar ändra datum Kvittera utskrivningsklar Öppenvård/Kommun Kartläggning Slutenvård/Öppenvård/Kommun Ställningstagande till SIP Ställningstagande slutenvård Ställningstagande öppenvård Ställningstagande kommun Utskrivning Slutenvård Meddelande om utskrivning Öppenvård/Kommun Makulera meddelande om utskrivning Slutenvård Enhetsväljaren Ansvarsflytta ett ärende

3 Ansvarsflytta ärende från en slutenvårdsenhet till annan slutenvårdsenhet i annan förvaltning Ansvarflytta ärende från en slutenvårdsenhet till en annan slutenvårdsenhet inom samma förvaltning Ansvarsflytta ärende till annan öppenvård Ansvarsflytta ärende till annan kommun Ansvarsflytta inom den egna kommunen Ändringshistorik Lägga till deltagare i ett ärende Ta bort deltagande roll i ett ärende Ta bort hel organisation Administrativa meddelanden Skriva ett administrativt meddelande Begära kvittens/uppmärksamma en eller flera roller Bifoga filer Söka aktiva eller arkiverade ärenden Samordnad individuell plan (SIP) Skapa SIP Registera samtycke Kallelse till SIP Mötestid Samordningsansvarig SIP Ta bort eller byta samordningsansvarig Deltagarförteckning i SIP Kartläggning SIP Samordnad individuell plan Riskbedömning och åtgärder Delmål Aktiviteter Godkänna SIP När en SIP är godkänd kan endast vissa delar redigeras i planen Uppdatera godkänd SIP Avsluta en SIP Makulera SIP Skapa Vårdrapport Mottagande av vårdrapport

4 Dokumentversioner Uppdateringar efter anpassningar till nya lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Uppdateringar efter mindre förändringar i systemet Uppdateringar efter mindre förändringar i systemet, samt avidentifiering Inledning Innan IT-stödet kan användas måste alla ingående organisationer konfigureras. Sätt i förväg upp ett regelverk för vilka yrkesroller och enheter som kommer att vara aktiva deltagare i ärendena. Ansvaret i ett specifikt ärende, kan sedan överflyttas eller utökas av deltagarna själva, se kap. 12. Det är endast administratörer som har behörighet att konfigurera. Denna hantering beskrivs inte i denna manual. IT-stödet innehåller mycket information via så kallad mouse-over. Lägg muspekaren mot vald knapp eller ikon och en informationstext visas. Det finns en online-hjälp som användarhandledning. Denna ligger under fliken På IT-stödets olika sidor/funktioner återfinns även -symboler som leder till specifik hjälp/anvisning för den sida användaren befinner sig på. Lista på förkortningar i IT-stödet SIP Samordnad Individuell Plan SITHS Säker IT inom Hälso- och Sjukvården HSA Hälso- och Sjukvårdens Adressregister 4

5 Ikoner i IT-stödet Enhetsväljare Ärendet har status avslutat/arkiverat Ärendet har status pågående och inloggad roll har uppgift att göra Ärendet har status pågående Hjälp Skriv ut Sök Öppna/Stäng deltagarlista, ärende, samtyckesruta etc. Förslag på mötestid finns Administrativa meddelanden i ärendet, siffra anger antal meddelanden När avsändaren begär kvittens blir pratbubblan röd Bifogad fil i ärende Vårdrapport kopplad till ärende Bock i ruta visar part som har kvitterat/justerat. För muspekaren över rutan för att se vilken part som kvitterat/justerat. Röd = Inloggad roll har uppgift att göra t.ex. kvittera, justera, godkänna Gul = Annan roll har uppgift att göra Grön = Delprocessen är klar Blå = Information finns under Kartläggning Process Samverkan vid utskrivning, fliken Startsida Process på startsidan med en ruta är ett SIP-ärende Öppenvården godkänner inte slutenvårdens ställningstagande om SIP Visa/ändra konfiguration för organisation Visa/ändra regler för organisation Organisationen är aktiv i Mina Planer Organisationen är inte aktiv i Mina Planer Lägg till Ta bort 5

6 1. Uppstart av systemet Sätt in SITHS-kortet i kortläsaren. Öppna en webläsare och skriv in i adressfältet och tryck på Enter. (Lokalt kan det förekomma genvägar till Mina Planer via ikon eller webblänk.) Bilden nedan visas på skärmen, välj/markera certifikat och klicka OK. Ange pinkod för legitimering. Klicka OK. 6

7 Efter inloggning presenteras fliken Startsida. Vid första inloggning i systemet visas uppgifter för den enhet användaren är upplagd i HSA-/Skånekatalogen. Hur byte av enhet utförs beskrivs i kap Startsida 2.1 Byte av enhet Fältet ovanför flikarna visar vilken enhet användaren är inloggad på. Klicka på ikonen för enhetsväljaren (läs mer om enhetsväljaren i kap. 12.) Ett nytt fönster öppnas som visar HSA-katalogen. Klicka på enhetsnamnen för att öppna eller stänga grenar i katalogen. Klicka på Välj till höger om enhetens namn för att byta enhet. Enhetens ärenden presenteras i bild. 7

8 OBS! Det är användarens organistionsnummer som styr inom vilket sekretessområde en användare kan röra sig. Till exempel kan en Region Skåne anställd röra sig fritt inom Region Skåne men kan inte förflytta sig till en kommun eller privat vårdgivare. 2.2 Ärendeöversikt På startsidan visas en lista över enhetens aktuella ärenden. Från startsidan nås enkelt alla meddelanden och andra funktioner i systemet. Sorterad lista Ärendelistan visas med det senast ändrade ärendet överst. Klicka på kolumnrubriken Ändrad, Namn eller Personnummer för att ändra sorteringen. Visning av kontaktuppgifter Kontaktuppgifter gällande patienten och information om övriga deltagande enheter i ärendet presenteras under ikonen Visa mer information. Välj en aktuell ärenderad och klicka på ikonen längs ut till höger. En flik med aktuella uppgifter fälls ned. Fliken kan fällas tillbaka upp via samma ikon. Fritextsökning/filter Sökning kan göras genom att i fritextfältet ovanför ärendelistan skriva in en del av ett namn eller personnummer. Avancerad sökning/filter. Klicka på Visa/dölj avancerad sökning för att göra ytterligare filtrering av ärendelistan. Det går att kombinera de olika sökbegreppen med varandra för att få en snävare filtrering. 8

9 Organisationer: Här visas de organisationer och enheter som finns representerade i alla aktuella ärenden för enheten/avdelning. Genom att markera en eller flera organisationer sker en filtrering av ärenden på startsidan. Status: selekterar ut ärenden som har kommit olika långt. Genom att markera ett eller flera status sker en filtrering av ärenden på startsidan. Datumintervall: avser ärendets senaste ändringsdatum. Planer: filtrera på typ av plan 3. Flikar i systemet Startsida Vid start av Mina planer öppnas alltid fliken Startsida. Att göra Här visas en vy med alla ärenden där inloggad roll har en eller flera uppgifter att utföra, till exempel kvittera ett meddelande (röda delar). Antalet ärenden visas med en siffra på fliken Info Denna flik innehåller informationsmeddelanden som alla användare i Mina Planer kan läsa. Längst upp visas en rosa notis, med informationsmeddelandets rubrik. Klicka på notisen eller öppna fliken Info för att se det fullständiga meddelandet (se bild). Den rosa notisen är bara synlig under en bestämd tidsperiod (7 dagar). Gamla meddelanden är dock läsbara under fliken Info. (Endast administratörer kan lägga upp notiser) 9

10 Arkiv Här kan arkiverade ärenden på enheten sökas. Skriv in komplett personnummer i textfältet och klicka på sökknappen. Vårdrapporter Fliken endast tillgänglig för kommundeltagare, se kap. 13. Administration Denna flik är endast tillgänglig för Mina Planer-administratörer. Här finns följande funktioner: Organisationer/regelverk Administratörer Rapporter Loggning Hjälp Fliken innehåller all samlad online-hjälp i menyform. (Redigeringar kan endast göras av behörigheten Mina Planer-administratör) 10

11 4. Skapa ärende i Mina Planer 4.1 Skapa ärende Ange fullständigt personnummer i Skapa/sök ärende i högerkolumnen. Klicka på förstoringsglaset. Information om var patienten är folkbokförd samt listad hälsovalsenhet hämtas från PASiS och Lissy. Aktiva eller arkiverade ärenden visas. Klicka på. Ett nytt fönster öppnas. Markera vilken typ av plan som ska skapas. Slutenvård kan skapa både processen Samverkan vid utskrivning och Samordnad individuell plan. Kommun och öppenvård kan endast skapa Samordnad individuell plan. Slutenvård 11

12 Öppenvård och Kommun OBS! Det kan bara finnas en aktiv plan av vardera typ. Om det redan finns en aktiv plan så måste denna avslutas innan en ny av samma typ kan skapas, alternativt får den befintliga uppdateras (gäller endast SIP). 4.2 Samtycke/menprövning Registrering av samtycke Samtycke/menprövning måste alltid registreras. Om samtycke är nekat eller inte registrerat kan endast inskrivningsmeddelande med uppgift om inskrivningsdatum, beräknat datum för utskrivning, uppgift om lämnad informationsbroschyr samt ett avslutande utskrivningsmeddelande publiceras i processen Samverkan vid utskrivning. Det går inte att skapa en SIP om inte samtycke/menprövning registrerats. Klicka på det samtyckesalternativ som är aktuellt. 12

13 Klicka på pilkonen för att se namnet på den person som utfört samtyckesregistreringen Registrering av menprövning Om samtycke ej kan inhämtas går det dock att genomföra en fullständig process för Samverkan vid utskrivning efter menprövning. Om inloggad person ska ansvara för menprövningen kan denna klicka direkt på knappen Spara menprövning. Den person som ansvarat för menprövningen, om annan än inloggad, kan sökas fram i HSAkatalogen och uppgiften sparas. Endast läkare och sjuksköterskor kan vara ansvariga för en menprövning. Klicka på förstoringsglaset och nytt fönster öppnas. Skriv in namnet (eller minst tre bokstäver) på den person som söks, klicka på förstoringsglaset och välj önskad användare i listan genom att klicka på det understrukna namnet. 13

14 4.2.3 Ändring samtycke/menprövning För att göra ett återtagande/ändring av registrerat samtycke/menprövning i ett ärende klicka på i samtyckesrutan och välj Godkänn borttag av samtycke/menprövning. OBS! I processen Samverkan vid utskrivning är det endast slutenvården som kan ändra/ta bort samtycket/menprövningen. I SIP kan alla inblandade parter göra det. 14

15 4.3 Skapa inskrivningsmeddelande Klicka på knappen Skapa för att hamna i redigeringsläge i inskrivningsmeddelandet. Välj Spara för att spara som utkast eller välj att Publicera för att göra meddelandet synligt för alla inblandade parter med behörig roll. Ett inskrivningsmeddelande sparat som utkast är endast synligt för slutenvården. 15

16 4.4 Makulera inskrivningsmeddelande Öppna aktuellt ärende på fliken Startsida. Klicka på knappen Makulera ärende. Ange makuleringsorsak. Klicka på Genomför makulering. Ärendet raderas från startsidan. Funktionen är aktiv till någon information är sparad i ställningstagandet. När ärendet kommit så långt i flödet ska ärendet avslutas och inte makuleras. 5. Kvittera inskrivningsmeddelande i processen Samverkan vid utskrivning Ett inskrivningsmeddelande har skapats och publicerats av slutenvården. Ett publicerat inskrivningsmeddelande syns på alla deltagande organisationers startsida. Ska meddelandet kvitteras av inloggad roll finns en röd triangel i början av ärenderaden och statusfältet är rött. För att läsa inskrivningsmeddelandet klicka på aktuell patients namn eller personnummer alternativt på statusfältet för inskrivning. 16

17 Patientens ärende öppnas. Klicka på Kvittera i fliken Inskrivning. 6. Fast vårdkontakt - Öppenvård 6.1 Lägg till vårdkontakt Öppenvården utser och registrerar fast vårdkontakt. Fast vårdkontakt visas i ärendets samtliga flikar. 17

18 För att registrera den fasta vårdkontakten, klicka på Lägg till vårdkontakt. Ett nytt fönster öppnas. Klicka på ikonen med förstoringsglas under rubriken Lägg till ny vårdkontakt. Fyll i personens namn och klicka på ikonen med förstoringsglas. Klicka på det understrukna namnet för att välja personen. Systemet hämtar uppgifter om personens enhet och telefonnummer. Om personen ska vara kallelseansvarig för SIP, markera detta i rutan. Om patienten har andra fasta vårdkontakter läggs de till som ovan och ansvarsområde för respektive person fylls i. Om medarbetare är anställd på mer än en enhet går det att välja vilken enhet/telefonnummer som ska visas i Fast vårdkontakt i ärendet. Klicka på Gör synlig för att just denna enhet och telefonnummer presenteras under rubriken Fast vårdkontakt. 6.2 Se och hantera vårdkontakt Håll muspekaren över namnet för att visa vårdkontaktens yrkeskategori. Om det finns fler än en fast vårdkontakt, markeras detta med en siffra efter texten se/hantera. Klicka på se/hantera och en ruta med alla vårdkontakter blir synlig. Det är alltid kallelseansvarig som är synlig. 18

19 En fast vårdkontakt som inte längre är aktuell tas bort genom att klicka på den runda, röda ikonen. 7. Tid för utskrivning Slutenvård 7.1 Ändra beräknat datum för utskrivning Det datum som angivits i inskrivningsmeddelandet kopieras över till fliken Tid för utskrivning. Om Beräknad tid för utskrivning förändras måste detta meddelas till övriga deltagande enheter. Öppna aktuellt ärende på fliken Startsida och därefter fliken Tid för utskrivning. Klicka Ändra och kontrollera att Beräknad under datumfältet är markerad. Ange det nya datumet och Orsak till ändring. Klicka Spara och därefter Publicera. 19

20 7.2 Utskrivningsklar - Slutenvård Under fliken Tid för utskrivning meddelas berörda parter att patienten är utskrivningsklar. Markera radioknappen Utskrivningsklar. Klicka på ikonen med förstoringsglas under rubriken Ansvarig läkare. Ett nytt fönster öppnas. Fyll i läkarens namn och klicka på ikonen med förstoringsglas. Klicka på önskad person i sökresultatet. Markera Sök utanför egen organisation om en större/vidare sökning behöver ske och klicka sedan på förstoringsglaset. Klicka på Spara och därefter Publicera för att meddela övriga berörda parter. 20

21 7.3 Avbrott i utskrivningsklar ändra datum Om patientens hälsotillstånd förändras så datum för beslutat utskrivningsklar förändras, ska slutenvården informera berörda enheter genom att ändra datum för utskrivningsklar under fliken Tid för utskrivning. Klicka på knappen Ändra och fyll i nytt datum. Klicka Spara och därefter Publicera. 7.4 Kvittera utskrivningsklar Öppenvård/Kommun Publicering från slutenvården om att patienten är utskrivningsklar och att detta ska kvitteras visas endast med ikonen röd triangel i början av ärenderaden på fliken Startsida (mouse-over text se bild nedan). Datumangivelsen vid Tid för utskrivning längst till höger är inte längre kursiv. Öppna ärendet. Klicka på fliken Tid för utskrivning. Klicka Kvittera. Klicka Visa/dölj kvittering för att se vem som kvitterat. På startsidan visas datum för Beräknad tid för utskrivning med blå text i kursiv stil. Datum för Utskrivningsklar visas med med blå text (ej kursiv). Även rubriken i varje ärende visar vad det publicerade datumet avser och om användaren för muspekaren över visas det som tooltip. 21

22 8. Kartläggning Slutenvård/Öppenvård/Kommun Dokumentation på fliken Kartläggning kan starta omgående efter att samtycke/menprövning och inskrivningsmeddelande har skapats. Kartläggningen kan revideras fortlöpande. Sparade texter/historik i kartläggningen går att följa via länk. När det inte finns någon dokumentation under Kartläggning är statusfältet Kartläggning grått. Klicka på aktuellt ärende på Startsidan. Klicka på fliken Kartläggning och sedan på knappen Ändra. 22

23 Kommun och vårdcentral kan ange om resp aktör har kännedom om patienten sedan tidigare. Fältet är tomt som standard. Under rubriken Patient och närståendes önskemål fyller slutenvården i önskemålen. Kommun och öppenvård ansvarar för Bakgrundsinformation och slutenvård för Aktuellt tillstånd. Fyll i kartläggningen och klicka Spara. Obs! Tänk på att Kartläggning är ett gemensamt formulär där endast en användare åt gången kan skriva. Dokumentera, spara och lämna sedan formuläret så att andra användare kan föra in sina uppgifter. När det finns dokumentation i kartläggningen blir statusfältet blått. Det går även att se på Startsidan när Kartläggningen senast sparades. Datum visas under statusrutan. För att visa klockslag och information om vilken aktör som senast sparade Kartläggningen, för muspekaren över datum. Fliken Kartläggning visar vilken organisation och person som senast skrivit något under sökordet. Även datum och tid presenteras. Håll muspekaren över namnet för att visa personens yrkeskategori. 23

24 Klicka på länken med personens namn för att nå tidigare historik/införda texter, senaste ändringen visas överst i listan. 9. Ställningstagande till SIP Om ett ärende ansvarsförflyttas eller ny aktiv deltagande enhet läggs till bryts tidigare justeringar av Ställningstagandet och samtliga deltagande enheter måste justera på nytt. 9.1 Ställningstagande slutenvård Klicka på fliken Ställningstagande. 24

25 Klicka på Ändra. Ange Ansvarig läkare slutenvård. Klicka på ikonen med förstoringsglas. Fyll i namn på ansvarig läkare i sökfältet och klicka på ikonen med förstoringsglas. Markera Sök utanför egen organisation om en större/vidare sökning behöver ske och klicka sedan på förstoringsglaset. Klicka på önskad person i sökresultatet. Läkarens namn presenteras under rubriken Ansvarig läkare slutenvård. Fyll i aktuell data. Fält markerade med * är obligatoriska att fylla i. Vid Egenvård och Förbrukningsmaterial lämnas beskrivning om JA har markerats. Fältet är obligatoriskt för ifyllnad om JA har markerats. 25

26 Öppna listan vid Ställningstagande till SIP och markera aktuellt alternativ. Klicka på Justera när dokumentationen i samtliga aktuella fält är klar. Justering av ställningstagande bryts för samtliga deltagande enheter i ett ärende om användare inom en organisationsdel (slutenvård, öppenvård eller kommun) ändrar i ställningstagande när justering är gjord av den organisationsdelen. Justering av ställningstagande bryts även för samtliga deltagande enheter när en ansvarsflytt görs av ärendet eller om ny deltagande enhet läggs till. Tänk på att alla deltagande enheter inom en organisation måste justera för att Ställningstagandet ska blir slutjusterat. För att se vilka enheter som justerat, klicka på Visa/dölj justering i Ställningstagandet. 26

27 Om inte alla deltagande enheter inom en organisation har justerat blir inte den gröna bocken i statusrutan synlig, se bild nedan. I det här fallet saknas den gröna bocken för öppenvården, trots att Vårdcentralen Svalöv justerat. För att bocken ska bli synlig ska även Avancerad sjukvård i hemmet justera Ställningstagandet. 9.2 Ställningstagande öppenvård Öppenvården ska godkänna slutenvårdens ställningstagande till SIP. Klicka på det röda statusfältet för Ställningstagande på fliken Startsida. Fliken Ställningstagande blir aktiv först när slutenvården skrivit och sparat sin del. Klicka på Ändra Ange Ansvarig läkare öppenvård. Handhavandebeskrivning finns vid punkt 9.1. Markera Ja eller Nej vid Godkänner ställningstagande SIP. Alternativ Nej: Om Nej markeras kommer en röd, bakåtriktad pil att visas över statusfältet för Ställningstagande när uppgiften sparats. Öppenvården kan då inte justera. Pilen visas också på fliken Startsida. 27

28 Kallelseansvarig kontaktar slutenvården för dialog kring ställningstagande till SIP. Alternativ Ja: Fyll i fältet Medicinsk ansvarsfördelning öppenvården. Klicka Spara och därefter Justera. Justering av ställningstagande bryts för samtliga deltagande enheter i ett ärende om användare inom en organisationsdel (slutenvård, öppenvård eller kommun) ändrar i ställningstagande när justering är gjord av den organisationsdelen. Justering av ställningstagande bryts även för samtliga deltagande enheter när en ansvarsflytt görs av ärendet eller om ny deltagande enhet läggs till. För att se vilka enheter som justerat, klicka på Visa/dölj justering i Ställningstagandet. Om inte alla deltagande enheter inom en organisation har justerat blir inte den gröna bocken i statusrutan synlig, se bild nedan. I det här fallet saknas den gröna bocken för öppenvården, trots att Vårdcentralen Svalöv justerat. För att bocken ska bli synlig ska även Avancerad sjukvård i hemmet justera Ställningstagandet. 28

29 9.3 Ställningstagande kommun Ansvarig i aktuell kommun ska ange vårdgivarens insatser i ställningstagandet. Fliken Ställningstagande blir aktiv först när slutenvården skrivit och sparat sin del. Klicka på det röda statusfältet för Ställningstagande på fliken Startsida. Klicka på Ändra Ange kommunens planerade åtgärder/insatser efter utskrivning. Klicka på Spara och därefter Justera. Nu har samtliga tre parter justerat ställningstagandet och statusrutan är grön. Justering av ställningstagande bryts för samtliga deltagande enheter i ett ärende om användare inom en organisationsdel (slutenvård, öppenvård eller kommun) ändrar i ställningstagande när justering är gjord av den organisationsdelen. Justering av ställningstagande bryts även för samtliga deltagande enheter när en ansvarsflytt görs av ärendet eller om ny deltagande enhet läggs till. 29

30 För att se vilka enheter som justerat, klicka på Visa/dölj justering i Ställningstagandet. Om inte alla deltagande enheter inom en organisation har justerat blir inte den gröna bocken i statusrutan synlig, se bild nedan. I det här fallet saknas den gröna bocken för öppenvården, trots att Vårdcentralen Svalöv justerat. För att bocken ska bli synlig ska även Avancerad sjukvård i hemmet justera Ställningstagandet. 10. Utskrivning 10.1 Slutenvård Slutenvården ska på utskrivningsdagen informera berörda parter om att patienten lämnat den slutna vården. Öppna ärendet på fliken Startsida. Klicka på fliken Utskrivning. Klicka Skapa. 30

31 Datum för utskrivning/avslut är förifyllt med dagens datum. Utskrivning eller avslut i förtid är förifyllt med Utskrivning. Vid behov markera annat alternativ i listan. Utskriven till är förifyllt med Ordinärt boende. Vid behov markera annat alternativ i listan. Om folkbokföringsadress inte är densamma som vistelseadress ska vistelseadressen anges i fältet Kommentar. Under Patientens yttrande till ställningstagande dokumenteras patientens synpunkter på planerade insatser som erbjuds i samband med utskrivning från den slutna vården. Klicka Spara eller direkt på Publicera för att publicera meddelandet till övriga parter i ärendet. Om fast vårdkontakt med kallelseansvar saknas visas följande dialogruta Meddelande om utskrivning Öppenvård/Kommun När ett meddelande om utskrivning har publicerats av slutenvården visas detta för alla deltagande organisationer genom att statusfältet för Utskrivning i ärendeprocessen är grön. Meddelandet kvitteras inte av öppenvård och kommun. 31

32 10.3 Makulera meddelande om utskrivning Slutenvård Makulering av utskrivning är möjlig så länge ärendet finns på Startsidan. Öppna ärendet på fliken Startsida. Klicka på fliken Utskrivning. Klicka Makulera. Ange Makuleringskommentar och klicka Genomför makulering. Klicka OK på kontrollfrågan. 11. Enhetsväljaren Enhetsväljaren används i flera moment/funktioner i Mina planer, t.ex. då: användaren behöver byta enhet ett ärende ska ansvarsförflyttas en ny enhet behöver läggas till som deltagare i ärendet Enhetsväljarens ikon är blå med ett vitt hus 32

33 Enhetsväljaren visar Region Skånes och samtliga kommuners enheter (presenteras i bokstavsordning). Genom att klicka på organisations-/enhetsnamn öppnas och stängs grenarna i trädet. Klicka på Välj til höger om namnet på önskad enhet. OBS! En användare kan endast förflytta sig inom den egna organisationen. Det går bara att förflytta sig till enheter där alternativet Välj står till höger om enhetsnamnet. TIPS! När användaren klickar på enhetsväljaren på startsidan för att byta enhet så visas den del av organisationsträdet där användaren befinner sig. Ibland finns behov av att förflytta sig till en helt annan del i sin organisation. Det är då enklare att börja högst upp i trädet och klättra nedåt i trädstrukturen. Klicka på Se hela trädet för att hamna högst upp i trädet. 33

34 Deltagarlistan visas då ett patientärende har öppnats. Öppna deltagarlistan genom att klicka på ikonen under de listade deltagande enheterna. Deltagarlistan är indelad i tre sektioner: Slutenvård, Öppenvård och Kommun. Här visas vilka yrkesroller/enheter som är aktiva i ärendet och vilken behörighet de olika rollerna har tilldelats. Flera enheter inom en verksamhet kan vara deltagare även med samma aktiva roller i de olika verksamheterna. Listan visar vilken/vilka yrkesroller/enhet som har behörighet att kvittera respektive justera de olika delarna i processerna. 34

35 11.1 Ansvarsflytta ett ärende Ibland måste ett patientärende flyttas till en annan enhet av en eller annan orsak. Öppenvården och kommunen kan endast flytta sina respektive ärenden, medan slutenvården kan flytta både för slutenvård och öppenvården. Om det i ett ärende finns två deltagare inom t ex öppen- /primärvård, som vårdcentral och Avancerad sjukvård i hemmet, och ärendet ska flyttas till annan vårdcentral, går det att ändra endast vårdcentral genom att klicka på Ändra-knappen bredvid enhetsnamnet. Vårdcentralen ändras då, medan Avancerad sjukvård i hemmet fortfarande finns med som deltagare. Används Ändra-knappen på översta nivån kommer båda deltagande enheter att ersättas med den nya valda enheten. Samma funktion finns även för slutenvård och kommun. Det går endast att flytta ett ärende till en enhet som är konfigurerad i systemet. Om inte vald enhet är konfigurerad visas felmeddelande. 35

36 Ansvarsflytta ärende från en slutenvårdsenhet till annan slutenvårdsenhet i annan förvaltning För att ansvarsflytta ett ärende inom sin organisation (men mellan olika förvaltningar) görs två val i enhetsväljaren. Välj först vilken organistation (SUS, Kryh, Sund) som ärendet ska överflyttas till sedan vilken enhet som ska ta emot ärendet. Öppna deltagarlistan i ärendet som ska flyttas. Klicka på Ändra till höger om Slutenvård. Fönstret Byt organisation öppnas. Klicka på ikonen för enhetsväljaren. Enhetsväljaren öppnar sig. Klicka på Välj till höger om den förvaltning/organisation där mottagande enhet finns. Välj därefter enhet som ska ta över ärendet. Klicka på ikonen vid Välj ny enhet som ska äga processen. 36

37 Klicka på Välj till höger om enheten som ska ta över ärendet. Klicka på Genomför ändring Följande meddelade visas, klicka på OK för att fullfölja nsvarsflytten. Flytten genomförs till den nya enheten och därmed försvinner ärendet från den gamla enhetens startsida. Den mottagande enhetens regel för deltagande roller tar över. 37

38 Ansvarflytta ärende från en slutenvårdsenhet till en annan slutenvårdsenhet inom samma förvaltning Ansvarsflytt inom den egna organisationen, samma förvaltning görs i ett steg. Öppna deltagarlistan i ärendet som ska flyttas. Klicka på Ändra till höger om enhetsnamnet. Fönstret Byt till annan enhet öppnas. Klicka på ikonen för enhetsväljaren. Enheter som finns under samma verksamhetsområde visas. Gå upp en nivå i enhetsväljaren om ärendet ska till annat verksamhetsområde och klicka fram till önskad enhet. Klicka på Välj till höger om den enhet dit ärendet ska flyttas. Klicka på Genomför ändring. Följande meddelade visas, klicka på OK för att fullfölja ansvarsflytten. 38

39 Flytten genomförs till den nya enheten och därmed försvinner ärendet från den gamla enhetens startsida. Den mottagande enhetens regel för deltagande roller tar över Ansvarsflytta ärende till annan öppenvård Om det i ett ärende finns två deltagare inom t ex Öppen-/Primärvård, som vårdcentral och Avancerad sjukvård i hemmet, och ärendet ska flyttas till annan vårdcentral, går det att ändra endast vårdcentral genom att klicka på Ändra-knappen bredvid enhetsnamnet. Vårdcentralen ändras då, medan Avancerad sjukvård i hemmet fortfarande finns med som deltagare. Används Ändra-knappen på översta nivån kommer båda deltagande enheter att ersättas med den nya valda enheten. Samma funktion finns även för slutenvård och kommun. Öppna deltagarlistan i ärendet som ska flyttas. Klicka på Ändra till höger om Öppenvård. Fönstret Byt organisation öppnas. Klicka på ikonen för enhetsväljaren. Enhetsväljaren öppnas och visar alla konfigurerade öppenvårdsenheter. Leta upp önskad enhet och klicka på Välj till höger om enhetsnamnet. 39

40 Klicka på Genomför ändring Följande meddelade visas, klicka på OK för att fullfölja ansvarsflytten. Flytten genomförs till den nya enheten och därmed försvinner ärendet från enhetens startsida. Den mottagande enhetens regel, för deltagande roller, tar över. Om det finns flera öppenvårdsenheter i ärendet, lägg först till den nya enheten och ta sedan bort samtliga roller från den enhet som inte längre ska ha tillgång till ärendet Ansvarsflytta ärende till annan kommun När ett ärende flyttas från en kommun till en annan behöver avsändande kommun söka upp mottagande kommun i enhetsväljaren. Flytten kommer att gå till mottagande kommuns enhet för inkommande ärrende. Öppna deltagarlistan i ärendet. Klicka på Ändra till höger om Kommun. Fönstret Byt organisation öppnas. Klicka på ikonen för enhetsväljaren. 40

41 Enhetsväljaren öppnas och visar alla konfigurerade kommuner Leta upp önskad kommun och klicka på Välj till höger om kommunnamnet. Klicka på Genomför ändring. Följande meddelade visas, klicka på OK för att fullfölja ansvarsflytten. Flytten genomförs till den nya kommunen och därmed försvinner ärendet från enhetens startsida. Den mottagande kommunens regel för inkommande ärende, deltagande roller, tar över Ansvarsflytta inom den egna kommunen Om kommunen vill flytta ett ärende från en enhet till en annan, t ex enheten för inkommande ärende till en enhet inom kommunens verksamhet, måste mottagande enhet ha en regel för deltagande roller. Klicka på Ändra till höger om enhetsnamnet. 41

42 Fönstret Byt till annan enhet öppnas. Klicka på ikonen för enhetsväljaren. Enhetsväljaren öppnas och visar kommunens organisation. Leta upp önskad enhet och klicka på Välj till höger om enhetsnamnet. Klicka på Genomför ändring. Om mottagande enhet inte har någon regel i Mina planer ges följande meddelande. 42

43 Följande meddelade visas, klicka på OK för att fullfölja ansvarsflytten. Flytten genomförs till den nya enheten och därmed försvinner ärendet från enhetens startsida. Den mottagande enhetens regel, för deltagande roller, tar över. Om det finns flera kommunala enheter i ärendet, påverkas inte dessa eftersom ändringen sker på enhetsnivå Ändringshistorik Klicka på Visa/dölj ändringshistorik i deltagarlistan för att visa när, vem, från och till vilken enhet ett ärende har flyttats. Om ett ärende flyttats flera gånger är det den senaste ändringen som visas. Administratör kan via loggkontroll se alla gjorda ändringar i ärendet Lägga till deltagare i ett ärende Om ärendet behöver kompletteras med ytterligare deltagande enheter, antingen med läsbehörighet eller som aktiva, så är det möjligt. Tillägg av deltagande enheter görs via länken Lägg till Deltagare. Tips! Om SIP ska ske under pågående slutenvårdstillfälle eller om annan enhet ska delta i SIP lägger kallelseansvarig till slutenvårdsavdelningen och/eller övriga enheter innan Kallelse publiceras. Då patienten skrivs ut ansvarar kallelseansvarig för att slutenvårdsavdelningen tas bort som deltagande enhet i SIP. 43

44 Klicka på ikonen Välj en enhet och välj i trädstrukturen vilken enhet som ska läggas till. Det är möjligt att lägga till enheter utanför den egna organisationen. Endast konfigurerade enheter kan läggas till, om en enhet inte är konfigurerad visas felmeddelande. Efter att enhet har valts kan användaren välja om den nya enheten ska vara aktiv i ärendet, d.v.s. ha skrivrättighet, eller endast läsbehörighet. Om enhet ska läggas till i ärendet med aktiva roller välj Lägg till. Observera att endast konfigurerade enheter kan läggas till som deltagare i ett ärende, gäller både som aktiv deltagare och med endast läsbehörighet. Enhet kan läggas till med enbart läsbehörighet, Välj då enhet och markera de roller på enheten som ska ha läsbehörighet i ärendet. Om en roll endast har läsbehörighet skrivs det ut med grå text i deltagarlistan. 44

45 11.4 Ta bort deltagande roll i ett ärende Tips! Om SIP ska ske under pågående slutenvårdstillfälle eller om annan enhet ska delta i SIP lägger kallelseansvarig till slutenvårdsavdelningen och/eller övriga enheter innan Kallelse publiceras. Då patienten skrivs ut ansvarar kallelseansvarig för att slutenvårdsavdelningen tas bort som deltagande enhet i SIP. OBS! Genom att ta bort en roll från ett ärende så innebär det att ingen som innehar den rollen kan se ärendet. Öppna ärendet och öppna deltagarlistan. Klicka på Ta bort till höger om den roll som ska tas bort. Kontrollfråga om deltagare ska tas bort visas. Klicka på OK. Om samtliga roller på en enhet ska tas bort och det finns fler deltagande enheter inom samma organisationsdel Slutenvård-Öppenvård-Kommun måste ovanstående steg göras för varje roll på aktuell enhet Ta bort hel organisation Om samtliga roller på en enhet ska tas bort och det endast finns en enhet inom samma organisationsdel (Slutenvård-Öppenvård-Kommun) kan funktionen Ta bort hel organisation användas. Ta bort hel organisation är endast möjligt i SIP-ärende. I den expanderade deltagarförteckningen finns det under varje deltagande organisation en länk enligt nedan: Ta bort hela organisationen Klickar användaren på länken visas detta meddelade. Klicka OK för att fullfölja borttagandet av den deltagande organisationen. 45

46 12. Administrativa meddelanden Ett smidigt sätt att kommunicera med övriga deltagare i ett specifikt ärende är att använda funktionen administrativa meddelanden. Alla meddelanden som skrivs knyts till det specifika ärendet. Om det finns administrativa meddelanden syns det i pratbubblan på startsidan med en siffra och om det är begärt kvittens är pratbubblan röd Skriva ett administrativt meddelande Det finns två sätt att skriva ett administrativt meddelande. Antingen genom att klicka på pratbubblan på startsidan för det specifika ärendet eller genom att öppna ärendet och klicka på meddelandefliken. Fyll i textfältet och klicka på Skicka. Meddelandet blir läsbart för alla parter i ärendet. 46

47 12.2 Begära kvittens/uppmärksamma en eller flera roller Genom att markera Begär kvittens så listas alla roller som finns med i det specifika ärendet. För de roller som markerats i listan kommer pratbubblan lysa röd. Mottagande roll måste då klicka på Kvittera för att släcka pratbubblan. OBS! Det skickas inget kvittenskvitto till den som begärde kvittensen. 47

48 13. Bifoga filer Gå in i ärendet till vilken en fil ska bifogas. Klicka på fliken Filer. Klicka på Bläddra för att komma åt datorns utforskare och välj vilken fil som ska bifogas. Klicka sedan på Ladda upp filen. När det finns en eller flera filer i ett ärende syns det dels på fliken Filer och dels på fliken Startsida då ett gem visas på ärenderaden. Tänk på att det inte är tillåtet att bifoga filer som innehåller personuppgifter. 14. Söka aktiva eller arkiverade ärenden Ärenden kan sökas på två sätt i Mina planer. Enklast är att skriva in fullständigt personnummer på patienten i Skapa/ Sök ärende till höger på fliken Startsida. Om det tidigare har skapats ärenden på patienten visas alla aktiva och arkiverade ärenden i en lista. Sökningen sker i hela tjänsten. 48

49 Genom att klicka på önskad plan (blå text) öppnas ärendet. Det valda ärendet kan ligga på en annan enhet än den enhet där användaren befinner sig. Om användaren tillhör rätt organisation och har rätt roll kan enhetsbyte ske genom valet Byt till denna enhet. OBS! Vid byte av enhet står användaren kvar på den nya enheten tills ett nytt aktivt byte av enhet sker. Det andra sättet att söka ärenden är via fliken Arkiv. I arkivet kan sökning göras på arkiverade ärenden inom aktuell enhet. 49

50 15. Samordnad individuell plan (SIP) SIP är en egen process/ärende i Mina planer. I systemet kan det endast finnas en aktiv SIP, en redan befintlig SIP ska uppdateras eller avslutas. Vid sökning på personnummer syns pågående ärende. Slutenvård inom Region Skåne kan läsa SIP om enhet inom Region Skåne är deltagare i ärendet. Om slutenvårdsavdelningen ska vara deltagande enhet ansvarar Kallelseansvarig för att enheten läggs till som deltagare i ärendet Skapa SIP Skriv in fullständigt personnummer i sökrutan Skapa/sök ärende och klicka på förstoringsglaset. Information om var patienten är folkbokförd samt listad hälsovalsenhet hämtas från PASiS och Lissy. Om det finns aktiva eller arkiverade ärenden visas dessa. Klicka på Skapa ny plan. Ett nytt fönster öppnas och val av plan görs. 50

51 Alla tre parter; slutenvård, öppenvård och kommun kan skapa en SIP. Det kan endast finnas en aktiv SIP. Antingen får befintlig SIP uppdateras eller avslutas. 51

52 Tips! Kontrollera vilka enheter som automatiskt lagts till i ärendet. Om SIP ska ske under pågående slutenvårdstillfälle eller om annan enhet ska delta i SIP lägger kallelseansvarig till slutenvårdsavdelningen och/eller övriga enheter innan Kallelse publiceras. Då patienten skrivs ut ansvarar kallelseansvarig för att slutenvårdsavdelningen tas bort som deltagande enhet i SIP Registera samtycke Samtycke/menprövning måste alltid registreras innan en Kallelse kan skapas. Klicka på önskat val. Klicka på Registrera samtycke och därefter på Godkänn samtycke. Om menprövning utförs klicka på förstoringsglaset och sök upp namnet, klicka på Spara menprövning. En samtycke-/menprövning-/nekat samtycke- registering kan ändras. Klicka på Stopptecknet och godkänn borttagning av registering. 52

53 15.3 Kallelse till SIP Klicka på fliken Kallelse. Klicka på Ändra för att komma i redigerbart läge. Klicka i Ny plan alternativt Uppföljning. Fyll i Initiativ: orsak, initiativtagare och namn, relation/titel samt Möte: klicka på pilen för att välja mötesform. Välj Kallelsetid i datumrutan. Klicka på Spara om publicering ska göras senare alternativt klicka Publicera Mötestid Vald mötestid syns på Startsidan. Håll muspekaren över klocksymbolen så visas datum och tid. 53

54 15.5 Samordningsansvarig SIP Det kan endast finnas en samordningsansvarig i ett ärende. Klicka på Lägg till samordningsansvarig Klicka på förstoringsglaset Skriv in minst tre bokstäver och klicka på förstoringsglaset och klicka därefter på önskat namn i söklistan. Klicka på Lägg till samordningsansvarige. 54

55 Namnet visas nu på startsidan. Håll muspekaren över för att visa personens yrkeskategori. Om personen som är upplagd är anställd på mer än en enhet visas information om det. Klicka på (fler telnr finns) för att se övriga enheter och telefonnummer. Om medarbetare är anställd på mer än en enhet går det att välja vilken enhet/telefonnummer som ska visas i Samordningsansvarig i ärendet. Klicka på Gör synlig för att just denna enhet och telefonnummer ska presenteras under rubriken Samordningsansvarig Ta bort eller byta samordningsansvarig Klicka på Se/hantera. Klicka på Stopptecknet. Klicka på Ta bort samordningsansvarige. 55

56 Vill du lägga till ny samordningsansvarig se 16.5 för anvisning Deltagarförteckning i SIP När SIP skapas blir folkbokföringskommun och listad vårdcentral automatiskt deltagare. Ska slutenvårdsenhet delta måste denna läggas till i ärendet. Klicka på pilen under Deltagare. Klicka på Lägg till deltagare. Klicka på symbolen enhetsväljare framför Välj en enhet. Klicka på ordet Region Skåne. Välj först förvaltningsnivå genom klicka på något av orden Skånes universitetssjukvård, Skånevård Kryh alt Skånevård Sund så fälls deras olika verksamhetsområden ut. Leta upp önskad enhet och klicka på ordet Välj bredvid denna. 56

57 Klicka nu på Lägg till I deltagarlistan finns nu vald slutenvårdsenhet med Kartläggning SIP Kartläggning i SIP är gemensam för alla deltagande enheter. Klicka på Ändra för att komma i redigerbart läge. Under varje huvudrubrik finns underrubriker med flerval och kommentarruta. Fyll i det som är relevant och klicka på Spara. 57

58 Det visas vilken organisation och person som senast skrivit något under sökordet. Även datum och tid presenteras. Håll muspekaren över namnet för att visa personens yrkeskategori. Obs! Tänk på att Kartläggning är ett gemensamt formulär där endast en användare åt gången kan skriva. Dokumentera, spara och lämna sedan formuläret så att andra användare kan föra in sina uppgifter. Sparade texter/historik i kartläggningen går att följa via länk. Senaste anteckningen lägger sig överst. 58

59 15.9 Samordnad individuell plan Klicka på fliken Samordnad individuell plan. Klicka på Ändra för att komma i redigerbart läge. Under Deltagare hamnar de deltagande enheters namn som är kopplade till ärendet när kallelsen publiceras. Namn på personer som representerar respektive enhet samt kontaktinformation fylls i manuellt. Klicka på raden under Namn på önskad enhet och skriv in namn och telefonnummer, klicka på Spara. Det finns möjlighet att lägga till andra deltagare tex. närstående eller andra myndigheter som inte har tillgång till Mina planer via fritext. Klicka på Ny deltagare så läggs en ny rad upp, fyll i och klicka på Spara. 59

60 I nästa del beskrivs individens nuvarande situation och huvudmål med SIP Riskbedömning och åtgärder Fyll i det som är relevant och klicka på Spara Delmål Ett huvudmål kan brytas ner i delmål dit aktiviteter som ska genomföras kopplas. Klicka på Skapa nytt delmål. För varje delmål ska ansvarig enhet anges. Kan upprepas för det antal delmål som situationen kräver. Om ett delmål ska tas bort, klicka på Ta bort delmål Aktiviteter Klicka på Skapa ny aktivitet. Fyll i status, aktivitet och beskrivning. Välj datum för aktivitetsuppföljning via kalenderfunktionen - samt ange ansvarig för aktiviteten. 60

61 Klicka på Skapa ny aktivitet för att lägga till fler aktiviteter. Klicka på Spara. Aktiviteter kan följas upp individuellt innan hela SIP följs upp Godkänna SIP Delagande enheter ska godkänna SIP. Klicka på Godkänn. Klicka Visa/dölj godkännande för att se vilka som godkänt SIP. När samtliga parter godkänt planen blir statusrutan grön. Tänk på att alla deltagande enheter måste godkänna SIP. Om det t ex finns två deltagande enheter inom en kommun eller inom öppenvården måste båda godkänna för att SIP ska bli grön. 61

62 15.14 När en SIP är godkänd kan endast vissa delar redigeras i planen När SIP är godkänd kan endast status och uppföljning av aktivitet redigeras samt fältet för Uppföljning SIP. Klicka på Aktivitetsuppföljning för att komma i redigerbart läge. Fyll i och klicka på Spara Uppdatera godkänd SIP Vid uppdatering av godkänd SIP skapas ny version och alla deltagande enheter måste godkänna SIP på nytt. Klicka på Ändra. Gör aktuella ändringar i formuläret. Klicka på Spara Avsluta en SIP En SIP avslutas när samtliga parter i samråd med berörd individ bedömer att målen med samordningen är uppfyllda eller att samordningen inte längre är aktuell. Alla parter kan avsluta en SIP. Klicka på Avsluta. 62

63 Ange varför planen avslutas och klicka på Avsluta Makulera SIP SIP kan makuleras fram till dess att den samordnade individuella planen har påbörjats. Därefter måste ärendet istället avslutas. Makulering görs under fliken Kallelse. När en SIP makuleras försvinner hela ärendet. 16. Skapa Vårdrapport Funktionen finns endast för användare inom kommun. Välj fliken Vårdrapporter och klicka på Skapa ny vårdrapport. Ange personnummer på patienten och klicka på skapa. Registrera samtycke/menprövning, se kap

64 Klicka på knappen Skapa, vårdrapporten hamnar i redigeringsläge och kan fyllas i. Det är möjligt att spara Vårdrapporten som ett utkast i lista för vårdrapporter på sin enhet. Vårdrapporten är i detta läge läs- och redigeringsbar inom den egna enheten men inte läsbar för övriga organisationer (slutenvård respektive öppenvård/kommun). 17. Mottagande av vårdrapport Om det finns ett pågående ärende (Samverkan vid utskrivning eller Samordnad individuell plan) när vårdrapporten publiceras kopplas dessa samman direkt. Att det finns en vårdrapport knuten till ett ärende syns genom att ikonen för vårdrapport visas i ärenderaden på Startsidan. Klicka på dokumentsymbolen för att läsa vårdrapport. I ett öppet ärende finns det en flik för vårdrapporten när den knutits till ett ärende. 64