Servicenämndens arbetsutskott

Transkript

1 Servicenämndens arbetsutskott Plats och tid Svarten, kl ande Harald Lagerstedt (C) Lennart Johansson (S) Göran Dahl (M) Övriga deltagare Eva Olson, förvaltningschef Caroline Johansson, logistiker 61 Lotta Olanya, verksamhetsutvecklare Katarina Lindh, avd chef fastighet 65, 67, 68 Kristian Helgesson, avd chef kost och städ Utses att justera Lennart Johansson (S) Justeringens plats och tid Sekreterare Elisabeth Eriksson Paragraf Ordförande Harald Lagerstedt (C) Justerande Lennart Johansson (S)

2 Servicenämndens arbetsutskott Organ Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Servicenämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 23 november 2017 Datum då anslaget sätts upp december 2017 Datum då anslaget tas ned januari 2018 Förvaringsplats för protokollet Serviceförvaltningen, Östra Långgatan 24 Underskrift Elisabeth Eriksson Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

3 Servicenämndens arbetsutskott Svn au 61 Dnr SVN 2011/0061 Utvärdering av intern fordonspool samt extern elbilspool Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. godkänna utvärdering och fortsatt utveckling av intern fordonspool och extern elbilspool i kommunal regi 2. utöka antal tillgängliga fordon i den externa elbilspoolen till att gälla samtliga elbilar i kommunens interna fordonspool. Kommunfullmäktige beslutade den 25 februari 2014, 13 att - godkänna utvärdering av bilpool - vidareutveckla den interna fordonspoolen och komplettera denna med en extern elbilspool samt ge servicenämnden i uppdrag att genomföra en utvärdering av densamma. Kommunens fordonspool har idag utvecklats till att gälla 33 fordon fördelat på 5 olika geografiska platser i kommunen. Fordonen består i huvudsak av gasfordon, men alltfler elbilar har tillkommit i takt med att elfordonens räckvidd ökat samt att interna laddplatser investerats genom stöd från klimatklivet. På våren 2014 invigdes solbilspoolen med två elbilar, Sveriges första elbilspool i kommunal regi. I augusti 2014 öppnades solbilspoolen upp även för privatbokning kvällar och helger. Syftet var och är att möjliggöra bildelning med kommuninvånarna för att underlätta för människor och företag att göra miljömässigt rätt, helt i linje med fullmäktiges inriktningsmål om ett ökat ansvar för miljön och klimatet. Tjänsteanvändningen Under de tre senaste åren har kommunens fordonspool tillhandahållit tjänstebokningar per år. Med två månader kvar på 2017 tyder allt på en ny högstanivå med en förväntad slutsiffra på över bokningar. Under de mest bokade vardagarna är det ofta omkring 100 bokningar per dag, vilket innebär drygt två bokningar per fordon och dag. Detta är en flexibilitet som skulle vara omöjlig utan poollösningen. Poollösningen sparar därmed miljö, resurser och pengar åt kommunen.

4 Servicenämndens arbetsutskott Användandet i kommunens fordonspool följs upp månadsvis med beläggningsstatistik som visar vilka delar på dygnet som de olika poolerna används mest och var det finns utrymme för mer användning. I denna avstämning ser vi ofta mycket höga nivåer med snitt på över 50% och toppar på närmare 100%. Detta innebär att både elbilar och gasbilar används i mycket hög utsträckning vilket ger god kostnadseffektivitet och hög miljönytta. Privatanvändningen Från att ha startat försiktigt under första året då solbilspoolen först utvärderades har privatanvändningen ökat stadigt och under 2017 har antalet resor redan överstigit föregående två år tillsammans. Detta trots att endast mindre marknadsföringsinsatser genomförts och Varbergsborna i regel är vana av att använda egen privat bil. Totalt har 35 hushåll använt sig av solbilspoolen och utöver detta har även ett flertal kommunanställda valt att boka privatresor utanför kontorstid. Privatmedlemskap i Varbergs solbilspool ger även tillgång till Move Abouts övriga publika pooler på omkring 20 andra orter i Sverige. Även Move Abouts medlemmar på andra orter har möjlighet att boka elbilarna i Varberg vilket innebär att solbilspoolen och Varbergs fordonspool är en del i ett av norra Europas största nätverk av elbilspooler. sunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 31 oktober Kommunfullmäktige den 25 februari 2014, 13. Kostnadsaspekter Med en central fordonspool kan ett mindre antal fordon tillgodose ett stort antal användares resor vilket sparar pengar inom leasing, service, hantering, material, verkstad med mera. Central hantering av tvätt, städ och kundservice sparar också hanteringskostnader och säkerställer en hög kvalitetsnivå. Inflytande på andra kommuner Varbergs kommuns arbete med fordonspool och elbilar har gett stora ringar på vattnet och har inspirerat många andra kommuner att starta egna elbilspooler och att ansluta sig till det växande poolnätverket. Valet att driva elbilspoolen med ett solcellstak har också inspirerat och Move About får ofta frågor om Varbergs exempel. Några kommuner som sedan Varbergs start valt att starta egna pooler är: Tranås, Karlstad, Torsby, Hammarö, Norrtälje med flera. Protokollsutdrag: Svn

5 Servicenämndens arbetsutskott Svn au 62 Dnr SVN 2017/0056 Personuppgiftsbiträdesavtal Draftit Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. teckna personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören Draftit AB, AVT , bilaga C. Kommunstyrelsen har den 29 augusti 2017, 194, föreslagit att respektive nämnd tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören Draftit AB. Varbergs kommun har tecknat avtal med Draftit AB som levererar ett ITbaserat stöd för dataskyddsarbete. Draftit är en så kallad molntjänst, vilket innebär att exempelvis processorkraft, lagring och funktioner tillhandahålls av leverantör som tjänster över Internet. Den som använder en molntjänst för personuppgiftsbehandling är personuppgiftsansvarig för behandlingen även om den utförs av molntjänstleverantören eller dess underleverantörer. Leverantören och alla underleverantörer som anlitas för behandlingen är den personuppgiftsansvariges personuppgiftsbiträden. Det är den personuppgiftsansvarige som ansvara för att personuppgiftslagen och andra lagar följs. Den personuppgiftsansvarige ska göra en laglighetskontroll samt genomföra en risk- och sårbarhetsanalys för att bedöma om det är möjligt att anlita molntjänstleverantören för behandling av de tänkta personuppgifterna, vilken säkerhetsnivå som är lämplig och vilka åtgärder som behöver vidtas. sunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 1 november Personuppgiftsbiträdesavtal Draftit AB, AVT , bilaga C. Kommunstyrelsen den 29 augusti 2017, 194. Övervägande De personuppgifter som kommer att hanteras i systemet är främst uppgifter om kontaktpersoner i verksamheten, till exempel namn, telefonnummer och mejl. Bedömningen är att det inte finns några risker med behandlingen och att den är laglig enligt personuppgiftslagen.

6 Servicenämndens arbetsutskott Enligt personuppgiftslagen är dock respektive nämnd att betrakta som personuppgiftsansvarig och behöver därmed teckna ett separat personuppgiftsavtal med leverantören Draftit. Serviceförvaltningen föreslår därför att servicenämnden tecknar personuppgiftbiträdesavtal med leverantören Draftit AB. Protokollsutdrag: Svn

7 Servicenämndens arbetsutskott Svn au 63 Dnr SVN 2017/0069 Ändring av servicenämndens reglemente Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. anta bifogat förslag för ändring av servicenämndens reglemente från och med den 1 februari En förändring av servicenämndens reglemente aktualiseras dels som en följd av öppnandet av Varberg direkt (kommungemensam kundservice) den 1 februari 2018 och dels på grund av förtydliganden kring förvaltning av kommunens fastigheter och lokalsamordning. Kompletteringarna under 2 servicenämndens ansvarsområde. sunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 16 november Förslag på förändrat reglemente för servicenämnden Servicenämndens reglemente reviderat den 17 maj 2016 Protokollsutdrag: Svn

8 Servicenämndens arbetsutskott Svn au 64 Dnr SVN 2017/0068 Servicenämndens delegeringsförteckning och attestreglemente 2018 Arbetsutskottet går igenom förvaltningens förslag och föreslår att servicenämnden efter redaktionella ändringar beslutar 1. anta bifogat förslag för ändring av servicenämndens delegeringsförteckning anta bifogat förslag för ändring av servicenämndens attestreglemente 2018 Enligt tidigare rutiner inom Varbergs kommun skall servicenämnden fatta beslut årligen om attest- och delegationsreglemente. Inför revidering 2018, föreslås delning av servicenämndens Attest- och delegationsreglemente, efter rekommendation från kommunstyrelsens förvaltning. Resultatet blir en delegeringsförteckning samt ett attestreglemente. Dessa kommer sedan ses över årligen och revideras vid behov. Delegeringsförteckningen är avstämd med kommunjuristen samt kanslichefen. Attestreglementet är avstämt med ekonomikontoret. Alla ändringar i dokumenten är rödmarkerade, förutom en punkt som lagts över från kommunstyrelsens delegeringsförteckning som är lilamarkerat. sunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 16 november Servicenämndens delegeringsförteckning Servicenämndens attestreglemente Servicenämndens attest- och delegationsreglemente Övervägande Föreliggande revidering av servicenämndens delegeringsförteckning bör ses som en verksamhetsanpassning efter redan pågående arbete samt en revidering i samband med att kommunstyrelsen beslutat om att lägga över punkten lokalförsörjning till servicenämnden. Flertalet tillägg och ändringar utgör i övrigt sådant som dels behöver förtydligas i samband med

9 Servicenämndens arbetsutskott delande av attest- och delegationsreglementet och dels att vissa ärendepunkter tidigare saknats i delegeringsförteckningen. Som underlag för tillägg har jämförelse gjorts med övriga nämnders delegeringsförteckningar, inklusive kommunstyrelsens. Utöver detta har det inom området för personal- och arbetsgivareärenden skett vissa förändringar, vilket ska ses mot bakgrund av ny personalstadga som fastställts av kommunfullmäktige, dvs en anpassning. Inledningen i delegeringsförteckningen är förändrad och överensstämmer nu med kommunstyrelsens samt andra nämnders dito. Protokollsutdrag: Svn

10 Servicenämndens arbetsutskott Svn au 65 Dnr SVN 2016/0056 Tillagningskök på Bosgårdsskolan Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. anvisa 900 tkr från investeringskonto anpassning fastighet avseende tillagningskök på Bosgårdsskolan 2. anvisa 500 tkr från investeringskonto inventarier kök och matsal. Köket på Bosgårdsskolan har nu anpassats från mottagningskök till tillagningskök enligt det beslut som fattades 2016 av servicenämndens ordförande. Utfallet är enligt den plan som togs fram och investeringar har skett i lokalen samt i dess utrustning för att möta upp till de krav som ställs. Investeringen består bland annat av att komplettera med ett kylrum, bygga en vagnhall för utskick samt ett nytt personalutrymme med omklädningsrum och kontor. sunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 16 november Servicenämndens ordförande delegeringsbeslut den 2 september Servicenämnden den 24 augusti 2016, 52. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 24 augusti Kalkyl, flytt av tillagningskök till Bosgårdsskolan från Storegården. Övervägande Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto Anpassning fastighet och investeringskonto inventarier kök och matsal. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot verksamheten. Investeringen redovisas som komponent 9 med en avskrivningstid 10 år. Protokollsutdrag: Svn

11 Servicenämndens arbetsutskott Svn au 66 Dnr SVN 2017/0008 Information avseende uppföljning av matsedel Arbetsutskottet tar del av informationen och beslutar 1. delge servicenämnden densamma. Förvaltningen informerar om uppföljning av matsedel höstterminen 2017, bland annat kostnader, svinn samt synpunkter från elever. Protokollsutdrag: Svn

12 Servicenämndens arbetsutskott Svn au 67 Dnr SVN 2017/0002 Förvaltningen informerar Information om budget fastighet. Information om krav och RFP (rumsfunktionsprogram) vid ny- och ombyggnation. Information om skadegörelse på skolor. Information om att Påskbergsskolan fått pris för bästa skolmat i Halland. Information om föreläggande i två kök. Åtgärdsplaner är inskickade och arbeten påbörjade. Information om serviceförvaltningens medarbetarundersökning Protokollsutdrag: Svn

13 Servicenämndens arbetsutskott Svn au 68 Dnr SVN 2017/0003 Månadsrapport oktober Arbetsutskottet tar del av månadsrapport för oktober och beslutar 1. delge servicenämnden densamma. Servicenämnden redovisar per oktober ett resultat om 5,3 mkr sämre än budgeterat. Fastighetsavdelningens planerade underskott på 16,1 mkr fortsätter att belasta resultatet negativt. Den positiva avvikelsen mot budget gällande intäkter beror delvis på ökade intäkter för fastighetsavdelningen. Dessa intäkter härrör sig från nya objekt på fastighetsavdelningen som har tagits i bruk tidigare än budgeterat samt ökad hyresintäkt för stadshus C. Samtliga avdelningar ligger bättre än årsplanen men förväntas gå enligt senast lagda prognos om cirka 2 mkr bättre än budgeterat. Förvaltningen har under 2017 erhållit 1,7 mkr i ökad RAM för att täcka hyresökningen i stadshus C och 0,25 mkr för kapitalkostnader konferensrum samt fört över 1,9 mkr till kommunstyrelsen för kommungemensam kundservice. sunderlag Månadsrapport oktober. Protokollsutdrag: Svn