Johan Carlsson (C) t o m 66 Stig Gesterling Kent Andersson (S)

Transkript

1 Servicenämnden Plats och tid Fävren, kl Beslutande Ersättare inte tjänstgörande Övriga deltagare Utses att justera Harald Lagerstedt (C) Lennart Johansson (S) Jan Fagenheim (M) t o m 66 Peter Sjöholm (M) Karl Johan Wiktorp (L) Agneta Thulin (S) Christer Andersson (S) Olle Hällnäs (SD) Darek Nilsson (M) Johan Carlsson (C) fr o m 67 Johan Carlsson (C) t o m 66 Stig Gesterling Kent Andersson (S) Eva Olson, förvaltningschef Lotta Olanya, avd chef kundservice Caroline Johansson, logistiker 66 Christoffer Widegren, CW-logistik 66 Sophia Ånhed, verksamhetsutvecklare 68 Carlos Paredes, Kommunal Lennart Johansson (S) Justeringens plats och tid Sekreterare Elisabeth Eriksson Paragraf Ordförande Harald Lagerstedt (C) Justerande Lennart Johansson (S)

2 Servicenämnden Organ Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Servicenämnden Sammanträdesdatum 8 december 2016 Datum då anslaget sätts upp december 2016 Datum då anslaget tas ned januari 2017 Förvaringsplats för protokollet Serviceförvaltningen, Östra Långgatan 24 Underskrift Elisabeth Eriksson

3 Servicenämnden Svn 64 Dnr SVN 2016/0082 Remiss - Motion från Lars-Åke Erlandsson (V), Ingmari Carlsson (V) och Agnes Hulthén (V) om revidering av Konkurrenspolicy för Varbergs kommun Beslut Servicenämnden beslutar 1. avstyrka motion om revidering av Konkurrenspolicy för Varbergs kommun med hänvisning till förvaltningens beslutsförslag daterat den 7 december Reservation Lennart Johansson (S), Agneta Thulin (S) och Christer Andersson (S) reserverar sig mot beslutet. Förslag till beslut på sammanträdet Lennart Johansson (S) föreslår att motionen tillstyrks. Harald Lagerstedt (C), Peter Sjöholm (M), Jan Fagenheim (M), Karl Johan Wiktorp (L) och Darek Nilsson (M) föreslår att motionen avstyrks. Beslutsordning Ordföranden ställer förslagen mot varandra och konstaterar att servicenämnden beslutar enligt Harald Lagerstedts med fleras förslag till beslut. Omröstning begärs. Servicenämnden godkänner följande ordning: Ja-röst för bifall till Harald Lagerstedts med fleras förslag. Nej-röst för bifall till Lennart Johanssons förslag. Med 6 ja-röster för Harald Lagerstedts med fleras förslag och 3 nej-röster för Lennart Johanssons förslag beslutar servicenämnden bifalla Harald Lagerstedts med fleras förslag.

4 Servicenämnden Beslutande Ja Nej Avstår Darek Nilsson (M) Jan Fagenheim (M) Peter Sjöholm (M) Karl Johan Wiktorp (L) Lennart Johansson (S) Agneta Thulin (S) Christer Andersson (S) Olle Hällnäs (SD) Harald Lagerstedt (C) Summa 6 3 Beskrivning av ärendet En motion har inkommit till kommunfullmäktige angående att stryka en mening i konkurrenspolicyn för Varbergs kommun. Meningen som föreslås strykas under rubriken Likabehandling/konkurrensneutralitet lyder: Vid konkurrensutsättning får inte den egna verksamheten lämna anbud. Servicenämnden beslutade om att anta ett yttrande kring konkurrenspolicyn i oktober 2012, ärende SVN 2012/ I det yttrandet står det: För att få en tydlighet kring verksamheter som konkurrensutsätts anser servicenämnden att nämndens egna verksamheter inte ska lämna egenanbud. Men inkomna anbud bör jämföras med egenregin och att upphandlingen ska kunna avbrytas i de fall det är tydligt att verksamheten i egen regi ger kommunen en bättre tjänst med avseende på kostnad, kvalitet och service. Servicenämnden ansvarar för att löpande utvärdera och ifrågasätta den egna verksamhetens leverans och vid behov själva initiera en process att konkurrensutsätta delar av den egna verksamheten. Med hänvisning till ovanstående skrivning och då nämnden inte ändrat ställningstagande i frågan, föreslås att motion angående revidering av Konkurrenspolicy för Varbergs kommun (KS 2016/0451) avstyrks. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 7 december Motion från Lars-Åke Erlandsson (V), Ingmari Carlsson (V) och Agnes Hulthén (V) om revidering av Konkurrenspolicy för Varbergs kommun.

5 Servicenämnden Protokollsutdrag: Upphandlingsavd, Avd chef kundservice

6 Servicenämnden Svn 65 Dnr SVN 2016/0075 Attest- och delegationsreglemente 2017 Beslut Servicenämnden beslutar 1. anta förvaltningens förslag för ändring av servicenämndens attest- och delegationsreglemente. Beskrivning av ärendet Enligt tidigare rutiner inom Varbergs kommun skall servicenämnden fatta beslut årligen om attest- och delegationsreglemente. Efter dialog med kommunjurist kommer attest- och delegationsreglemente ses över årligen och revideras vid behov. Inför 2017 års version av attest- och delegationsreglemente har följande ändringar gjorts: - Under rubrik 18, sida 6. Har ett förtydligande gjorts avseende när attest av bokföringsorder krävs. Interna (inom kommunen) transaktioner som till exempel kostnader eller intäkter för telefoni, kost, lokalvård och hyror, där acceptans av varan eller tjänsten medgivits i förväg genom avtal kan undantas kravet på attest. Attesten kan i dessa fall anses ha gjorts i samband med tecknandet av hyresavtal, telefoniavtal eller liknande.. - Under rubrik 4, sida 2. Delegat benämningen ändrad från Transportoch Logistikansvarig till Logistiker Kundservice - Under rubrik 4, sida 2. Delegat benämningen ändrad från Miljö- och Logistikansvarig till Logistiker Kundservice - Under rubrik 5, sida 3. Delegat benämningen ändrad från Transportoch Logistikansvarig till Logistiker Kundservice - Under rubrik 5, sida 3. Delegat benämningen ändrad från Miljö- och Logistikansvarig till Logistiker Kundservice - Under rubrik 7, sida 4. Delegat benämningen ändrad från Enhetschef Fordon & Logistik till Logistiker Kundservice - Under rubrik 18, sida 6. Delegat benämningen ändrad från Ekonom till Ekonom/Controller - Under rubrik 6, sida 3. Ändrade krediteringsbelopp - Avdelningschef kr tidigare kr

7 Servicenämnden Enhetschef kr tidigare 0 kr - Under rubrik 18, sida 6. Ändrade krediteringsbelopp - Förvaltningschef kr tidigare kr - Avdelningschef kr tidigare kr - Enhetschef kr tidigare 0 kr Beslutsunderlag Arbetsutskottets protokoll den 24 november 2016, 47. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 15 november Attest- och delegationsreglemente Protokollsutdrag: Avd chef kundservice

8 Servicenämnden Svn 66 Dnr SVN 2015/0022 Samordnad varudistribution 2016 Beslut Servicenämnden beslutar 1. godkänna förstudierapport kring utredning av förutsättningarna för samordnad varudistribution i Varberg samt fördjupad del med möjligheter kring samverkan med andra kommuner. Uppdraget från kommunfullmäktige är slutfört och därmed redovisas det till kommunfullmäktige. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige tog i november 2014 beslut om att ge servicenämnden i uppdrag att utreda förutsättningar för en samordnad varudistribution i Varberg. En förstudie har gjorts under Grunduppdraget har handlat om: Ta del av samt analysera befintliga utredningar rörande SAM från andra kommuner. Studiebesök till kommuner som infört SAM Kartlägga nuläget om beröring med andra verksamhetsområden och förvaltningar finns. Analys av risker, möjligheter och kostnader Uppskattning om framtida ekonomi Servicenämndens arbetsutskott gav även ett fördjupat uppdrag att titta på vad en samverkan med Falkenberg eller Kungsbacka kommun skulle innebära. Transporter utgör ett mycket viktigt område i arbetet mot ett hållbart samhälle. Offentliga verksamheter har en viktig roll i att initiera och skapa förutsättningar för hållbara transportlösningar. I dagsläget sker alla varuleveranser till kommunens enheter direkt från respektive leverantör, vilket innebär att vissa enheter kan få flera leveranser per dag från olika leverantörer.

9 Servicenämnden De främsta nyttorna med samlastning av kommunens flöden som identifierats inom förstudien är: Drastiskt minskade leveransfrekvenser, innebär ökad trafiksäkerhet. Minskad miljöpåverkan, med möjlighet att kravställa bränsletyp. Bättre förutsättningar för att säkerställa hög leveranskvalitet. Underlättar för lokala livsmedelsproducenter att bli leverantörer. Beslutsunderlag Arbetsutskottets protokoll den 24 november 2016, 46. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 16 november PM den 3 november Förstudierapport den 27 juni Övervägande Förstudien visar att det är att föredra att ha extern terminalhantering och distribution, inkluderande ruttoptimering och kundservice. Den största utmaningen i att ha en samordnad varudistribution, ligger i att de minskade inköpspriserna (med rabatter) samt tidsvinster vid leveransmottagningarna (köken, etc.) inte täcker driftskostnaderna. Vinsten räknas då i att bidra till minskad miljöpåverkan, ökad trafiksäkerhet och att närmiljön runt kommunens enheter förbättras samt kan underlätta för lokala producenter. En samordnad varudistributionsterminal går även i linje med Varbergs kommuns hållbarhetsinriktningar. I förlängningen innebär införandet att även privata företag kan nyttja denna samordnade varudistributionsterminal. Vilket gör att miljöarbetet påverkas i ännu högre utsträckning i kommunen. Protokollsutdrag: Kommunfullmäktige Avd chef kundservcie

10 Servicenämnden Svn 67 Dnr SVN 2016/0048 Servicenämndens arbete med mål, verksamhetsplan, kvalitetsfaktorer och indikatorer Beslut Servicenämnden beslutar 1. ställa sig bakom förvaltningens arbete med mål, verksamhetsplan, kvalitetsfaktorer och indikatorer. Beskrivning av ärendet Ledningsstabens direktiv från 16 april 2015 I samband med föregående mandatperiod utvecklades kommunfullmäktiges arbetsmetod och struktur för mål- och inriktningsdokument. Inför 2016 och framåt ska även nämnderna/bolagsstyrelserna arbeta utifrån samma arbetsmetod för nämndens/styrelsens mål. Respektive nämnd/bolagsstyrelse ska arbeta fram ett eget måldokument som innehåller ett fåtal prioriterade och relevanta mål för verksamheten. Som svar på både fullmäktiges och nämndens/styrelsens mål- och inriktningsdokument ska nämnden/styrelsen besluta om en verksamhetsplan som arbetats fram av förvaltning/vd. Som komplement till de prioriterade målen ska även ett antal kritiska kvalitetsfaktorer arbetas fram för respektive verksamhetsområde som nämnden/styrelsen ansvarar för. Dessa syftar till att kvalitetssäkra och följa upp särskilt viktiga (kritiska) kvalitetsfaktorer utifrån verksamheternas grunduppdrag. Servicenämndens arbete Servicenämndens målområden miljö, delaktighet, stolthet och vara i framkant togs fram av nämnden under våren 2015 och beslutades vid nämndsmötet i juni Verksamhetsplanen är införlivad i budgetdokumentet för 2017 som beslutades vid nämndmötet i augusti 2016.

11 Servicenämnden Kritiska kvalitetsfaktorer för att följa upp basverksamheten har arbetats fram av förvaltningen under 2015, då de också kommunicerades till nämnden. Arbetet och dialogen har fortsatt under 2016 och faktorerna med tillhörande indikatorer har utvecklats ytterligare. Mall för uppföljning av politiska mål och kvalitetsfaktorer presenteras för arbetsutskott och nämnd i december Beslutsunderlag Arbetsutskottets protokoll den 24 november 2016, 45. Missiv den 15 november Servicenämndens mål Gemensamma kvalitetsfaktorer för serviceförvaltningen. Förslag på servicenämndens uppföljning av kvalitetsfaktorer för Protokollsutdrag: Förvaltningschef

12 Servicenämnden Svn 68 Dnr SVN 2016/0002 Förvaltningen informerar I början av februari 2017 börjar Håkan Axelsson som avdelningschef på itavdelningen. Kristian Helgesson är t f avdelningschef på kost- och städavdelningen till och med augusti John Nilsson vikarierar som controller på kundservice under våren. Information om aktivitetsbaserat kontor. Information om presidiemöte med barn- och utbildningsnämnden avseende sänkta kostnader måltidsverksamheten. Information om Miljösmart kommunikation, MSK. En del tekniska problem har förekommit vid införandet. Information om medarbetarundersökningen. Information om kommungemensam kundservice. Information om upphandling av livsmedel avseende frukt och grönt samt kött och chark. Arbetsmiljöutbildning för servicenämnden blir preliminärt den 2 mars på förmiddagen.

13 Servicenämnden Svn 69 Dnr SVN 2016/0003 Månadsrapport oktober Beslut Servicenämnden tar del av månadsrapport för oktober och beslutar 1. lägga den till handlingarna. Beskrivning av ärendet Servicenämnden redovisar per oktober ett resultat som är 7,9 mkr sämre än periodiserad budget. Den negativa avvikelsen på verksamhetskostnader 20,5 mkr består till större delen av verksamhetskostnader inom fastighetsavdelningen som kommer avräknas mot den i nämnden beslutade underhållsfonden om 19,9 mkr vid årets slut. De ökade intäkterna härrör till portionsförsäljningen på kost och städ samt positivt avvikande intäkter på kundservice samt fastighetsavdelningen. Personalkostnader avviker positivt mot budget. Detta är till stor del på grund av vakanser på IT avdelningen samt fastighetsavdelningen. Prognosen för helår är en positiv avvikelse mot budget om 4 mkr. Beslutsunderlag Arbetsutskottets protokoll den 24 november 2016, 49. Månadsrapport oktober.

14 Servicenämnden Svn 70 Dnr Meddelanden Dnr SVN 2016/0073 Ks 205 Vinnande förslag på namn nytt idrottscentrum i Trönninge Ks 206 Digital agenda för Varbergs kommun Dnr SVN 2016/0039 Dnr SVN 2016/0003 Kf 137 Delårsrapport 2016 Varbergs kommun Dnr SVN 2016/0030 Kf 142 Kommunfullmäktiges sammanträdesdagar 2017 Kf 159 Budget 2017, plan Dnr SVN 2016/0048 Dnr SVN 2015/0089 Kf 158 Investering i ny bad- och simanläggning i Varberg

15 Servicenämnden Svn 71 Dnr God Jul och Gott Nytt År Ordförande Harald Lagerstedt (C) tackar nämnd och medarbetare för ett gott samarbete under året och önskar alla God Jul och Gott Nytt År.