Sekreterare Jenny Lindborg Paragraf 1-9

Transkript

1 Servicenämnden Plats och tid Bolmen 3, kl :30 Beslutande Ersättare inte tjänstgörande Övriga deltagare Utses att justera Tobias Carlsson (L) Lennart Johansson (S) Göran Dahl (M) Chenay Mutlu (M) Björn Dahlén (C) Katarina Sundvall (C) Julia Nord Axelsson (S) Gösta Johansson (S) Olle Hällnäs (SD) Björn Samuel Lithner (L) Christina Svalander (KD) Leif Rehbinder (S) Karolina Mårtensson (S) John Nilsson, förvaltningschef Katarina Lindh, avd chef fastighet 1 Håkan Axelsson, avd chef IT 1, 3 Fariba Afzali, avd chef kundservice 1 Kristian Helgesson, avd chef kost och städ 1 Jaroslava Nilsson, HR konsult 1 Karin Brywe, utvecklingsstrateg 1 Carlos Paredes, Kommunal Lennart Johansson (S) Justeringens plats och tid Sekreterare Jenny Lindborg Paragraf 1-9 Ordförande Tobias Carlsson (L) Justerande Lennart Johansson (S)

2 Servicenämnden Svn 1 Dnr SVN 2019/0002 Förvaltningen informerar Ledningsgruppen presenterar sig. Sammanträdesdagar 2019 Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

3 Servicenämnden Svn 2 Dnr SVN 2018/0085 Inventarier till ABW-lokalerna i stadshus C Beslut Servicenämnden beslutar 1. anvisa 1,9 mnkr från investeringskonto verksamhetsutveckling övrigt avseende inventarier till ABW lokalerna i stadshus C Beskrivning av ärendet Beslut om investering för ombyggnationen togs i budget Anpassningen består utav ombyggnation av ytorna, inte inventarier. Till lokalerna i stadshus C, som anpassas/byggas om till aktivitetsbaserat kontor (ABW), behövs inventarier. Med denna anledningen vill serviceförvaltningen äska ytterligare 1,9 mnkr för att täcka de kostnader vi kommer upparbeta 2019 för inventarier till det nya kontoret. Inventarier består av skrivbord, stolar, hyllor med mera till arbetsplatser samt mötesytor i stadshus C plan 1. Totala investeringsbehovet för inventarier beräknas till 4,5 mnkr. 2,6 mnkr beslutades om och har förbrukats Beslutsunderlag Presidiet den 10 januari Serviceförvaltningens beslutsförslag den 3 januari 2019 Övervägande Serviceförvaltningen har projekterat ytorna som ska vara till det nya kontoret. Planen är att ombyggnationen ska vara klar Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto verksamhetsutveckling övrigt. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom hyra mot hyresgästen i form av hyra/anställd. Protokollsutdrag: Fastighetsavdelningen

4 Servicenämnden Svn 3 Dnr SVN 2019/0006 Begäran om medel, ökade licenskostnader 2019 Beslut Servicenämnden beslutar 1. ökade licenskostnader under 2019 i samband med nytt Microsoftavtal, ska finansieras av servicenämndens resultatfond, till en kostnad av 1,5 mnkr. Beskrivning av ärendet Microsofts Office är en programsvit som utgör grunden när det gäller kontorsadministrativt arbete. I detta programpaket ingår delar som gör det möjligt att skriva, göra kalkyler och skapa presentationer. Det ingår numera också mycket säkerhetsfunktionalitet som sällan syns hos slutanvändaren men som är en förutsättning för att arbetet ska fungera på ett tryggt och bra sätt. Avtalet med Microsoft tecknas tre år i taget och löper med avtalsstart/slut vid årsskiftet Det tidigare avtalet gällde medan det nya avtalet gäller Under avtalsperioden är priserna fasta. Viktigt att notera är att kontorsprogrammen numera köps som en prenumerationstjänst och alltså inte som tidigare där man köpte och ägde ett program. Detta innebär att man vid utebliven betalning alltså inte längre har någon produkt att använda. Inför det nya avtalet och den prisdiskussion som fördes, aviserade Microsoft väsentliga prisökningar. Tyvärr har det inte varit möjligt att få Microsoft att inleda denna diskussionen tidigt varför det inte funnits någon möjlighet att förutse nivån på prisökningen. Detta innebär också att förvaltningarna inte har haft någon möjlighet att få med denna kostnaden i deras budgetar. I kostnadsökningen ingår inte bara en prishöjning utan också en nödvändig utökning av säkerhetsprodukter. Beslutsunderlag Presidiet den 10 januari Serviceförvaltningens beslutsförslag den 3 januari Övervägande För att kunna hantera den avsevärt högre prisnivån kommer ITavdelningen arbeta in så mycket som möjligt av kostnadsökningen i sin

5 Servicenämnden egen budget för Återstående del begärs av nämndens resultatfond. Detta kommer att leda till en lägre ambitionsnivå på IT-avdelningen inför Kostnader för Microsoftlicenser 2018 i IT-avd. budget har varit 6 mnkr Kostnader för Microsoftlicenser under 2019 kommer att bli 10,1 mnkr Kostnadsökning 4,1 mnkr Kostnader 2019 som räknats in i IT-avd. budget 8,6 mnkr Återstående kostnad 1,5 mnkr Protokollsutdrag: IT-avdelningen

6 Servicenämnden Svn 4 Dnr SVN 2019/0004 Arbetsutskott vid servicenämnden Beslut Servicenämnden beslutar 1. arbetsutskottet ska bestå av tre ledamöter; ordförande, vice ordförande samt en ledamot Beslutsunderlag Presidiet den 10 januari

7 Servicenämnden Svn 5 Dnr SVN 2019/0004 Val av ledamöter till arbetsutskottet Beslut Servicenämnden beslutar 1. välja Göran Dahl (M) som ledamot i arbetsutskottet Förslag till beslut på sammanträdet Olle Hällnäs (SD) föreslår sig själv som ledamot i arbetsutskottet. Ordföranden förslår att Göran Dahl (M) väljs som ledamot i arbetsutskottet enligt presidiets förslag. Ordföranden ställer förslagen mot varandra och konstaterar att servicenämnden beslutar välja Göran Dahl (M) enligt presidiets förslag till beslut. Beslutsunderlag Presidiet den 10 januari

8 Servicenämnden Svn 6 Dnr SVN 2019/0004 Prenumeration Dagens samhälle för servicenämnden Beslut Servicenämnden beslutar 1. erbjuda prenumeration på Dagens Samhälle digitalt eller i pappersformat till de ledamöter i servicenämnden som inte har tidningen från annat håll

9 Servicenämnden Svn 7 Dnr SVN 2019/0002 Upphandlingslista för serviceförvaltningen Förvaltningen informerar om upphandlingslistan som kommer att finnas tillgänglig på vinden i samarbetsrummet för servicenämnden.

10 Servicenämnden Svn 8 Dnr Månadsrapport november 2018 Beslut Servicenämnden beslutar 1. godkänna månadsrapporten november 2018 Beskrivning av ärendet Servicenämnden redovisar per november ett resultat som avviker positivt med 3,0 mnkr mot periodiserad budget. Intäkterna avviker positivt med 11,8 mnkr mot budget vilket till största delen (12 mnkr) beror på ökad efterfråga på lokaler som fastighetsavdelningen hyr ut. Verksamhetskostnaderna ökar i samma grad. Restvärdet för Mariedal belastar verksamhetskostnaderna och resultatet med en engångspost på 6 mnkr. Första året med reinvesteringar för fastighetsavdelningen har inneburit att underhåll i flertal servicebostäder inte har kostnadsförts som investeringar. Totalt innebär detta en negativ avvikelse på driften 2018 med ca 4 mnkr. Ej tillsatta tjänster och föräldraledigheter på IT-avdelningen resulterar i ett ökat behov av konsulter vilket avspeglar sig i ökade verksamhetskostnader (1,5 mnkr). Övriga verksamheters kostnader avviker positivt mot periodiserad budget. Kostnader för arbetskraft avviker 5,4 mnkr positivt mot budget detta beror främst på ej tillsatta tjänster, önskad sysselsättningsgrad där flera medarbetare minskat sin tjänstgöringsgrad och föräldraledigheter. Ökad grundbemanning inom kost och städ har lett till minskat behov av timanställningar vilket också påverkar personalkostnaderna positivt. Konkurrensutsättningen av Södertull innebär lägre personalkostnader men också högre verksamhetskostnader. Avskrivningar och ränta avviker positivt med 9,2 mnkr beroende på att projekt och investeringsavslut blivit försenade. Enligt den nya rutinen kommer investeringar aktiveras löpande under året och serviceförvaltningen blir då debiterade avskrivningar och ränta efter hand under innevarande år.

11 Servicenämnden Beslutsunderlag Presidiet den 10 januari Månadsrapporten november.

12 Servicenämnden Svn 9 Dnr Preliminärt månadsbokslut december Förvaltningen informerar om preliminärt månadsbokslut och informationen läggs till handlingarna.