PROTOKOLL. Sammanträde Bibliotek och IT nämnden, 2 juni, 2004

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "PROTOKOLL. Sammanträde Bibliotek och IT nämnden, 2 juni, 2004"

Stina Magnusson
för 8 år sedan
Visningar:

1 1(5) Sammanträde Bibliotek och IT nämnden, 2 juni, 2004 Närvarande Ledamöter: Björn Fryklund Ordförande Jan Hagerlid Extern ledamot Jesper Wokander IT-tekniker, BIT Jenny Widmark Bibliotekarie, BIT Mikael Spång Universitetslektor, IMER Claes Malmberg Forskarstud högskoleadjunkt, LUT Tobias Nilsson Amanuens, K3 Ulla Bohlin Universitetsadjunkt, HS Harriet Axelsson IT-ledningsgruppens ordförande Oliver B Haraldson Studentrepresentant, Studentkåren Anders Hedlund Studentrepresentant/Vice ordf Kåren Övriga: Karin Stenberg Facklig representant SACO Arnar Sveinsson Facklig representant SEKO Pär Egevad Facklig representant OFR-S Åke Jansson IT-chef, BIT Jette Guldborg Kundtjänstchef, BIT Peter Nilén Chef för Digitala informationstjänster Anette Åkerlund Sekreterare Frånvarande: Ledamöter: Zoltan Blum Områdesprefekt TS/Lektor Gunnar Warfvinge Univ lektor/bitr övertandläkare, OD Övriga: Ärende Beslut eller annan åtgärd 1 Mötet öppnas 2 Val av justeringsperson 3 Genomgång av föregående mötes anteckningar Claes Malmberg utses till justeringsperson. Inga synpunkter. 4 Information Budget: Information gavs om att Bibliotek och IT inte hanterats i budgetgruppen ännu. Detta

Oliver B Haraldson Studentrepresentant, Studentkåren Anders Hedlund Studentrepresentant/Vice ordf Kåren Övriga: Karin Stenberg Facklig representant SACO Arnar Sveinsson Facklig representant SEKO Pär

2 2(5) kommer att ske till hösten liksom för Gemensam förvaltning. Artikeln i Sydsvenskan förra veckan, om att 100 personer får gå, saknar substans. Diskussionen har inte förts på den nivån. Sveriges högskolor är färdigutbyggda nu. Expansionen planar ut. Malmö högskola behöver minska utbildningsplatserna med ca 400, en besparing på runt 40 Mkr. Budgetpropositionen i september blir vägledande. BIT står inför flytten till Orkanen med alla kostnader det bär med sig. Det är olyckligt att de ökade hyreskostnaderna kommer när det finansiella läget försämras. Nämnden har möjligheter att påverka skrivelsen Förslag till budgetäskande2005 Bibliotek och IT. Synpunkter som kommer fram under dagens möte tas med inför diskussionen i september. Medieförsörjning: För att möta de kommande årens utveckling inom högskolan och ytterligare effektivisera arbetet krävs en mer samordnad organisation för medieförsörjningen på BIT. En arbetsgrupp har därför tillsatts i syfte att samla och utveckla kompetensen och därigenom effektivisera förvärv, katalogisering, periodika och fjärrlån till gagn för BIT s användare. IT-revisionen: Information gavs om att IT-revisionen, som drog igång v 7 tillsammans med universitet och högskolor i hela landet, avslutas den 16 juni. 5 Ekonomi, utfall kvartal 1 Bibliotek och IT har för kvartal 1 ett resultat på -1,620 tkr. Detta kan jämföras med föregående år då utfallet för samma

Budgetpropositionen i september blir vägledande. BIT står inför flytten till Orkanen med alla kostnader det bär med sig.

3 3(5) period var -1,641 tkr, en skillnad mellan åren på 21 tkr. Avvikelsen beror huvudsakligen på att ett flertal tunga databaser redan köpts in medan kostnaderna för dessa i budgeten ligger utspridda över året. Licenskostnader och kostnader för Ezone/Webzone har betalats av BIT men har inte blivit utdebiterade på områdena ännu. Avvikelsen på personalkostnader förklaras av retroaktiva löneutbetalningar och semesterlöneskuld. Ett preliminärt resultat för maj visar samma tendenser. Målsättningen och prognosen för BIT är att, om inget oförutsett inträffar, landa på budget när året är slut. 6 Budget 2005 Redogörelse för Bibliotek och IT s förslag till budgetäskande för år De stora kostnadsökningarna i äskandet för -05 består av bemanning och investeringar i Orkanen, ökat medieanslag, nyinvesteringar och förväntade löneökningar. (Se även punkten information). Nämnden anser att det är ett väl avvägt budgetäskande enligt de behov som tagits upp på tidigare möten. Efter vissa tillägg och justeringar, som framkommit under mötet, ställer sig nämnden bakom förslaget. 7 Orkanen, avrapportering av hur planeringen ser ut i nuläget För Bibliotek och IT s del är de byggnadstekniska frågorna färdigbehandlade. Det som diskuteras nu är inredningen. BIT s ledningsgrupp har haft ett första möte tillsammans med ledningsgruppen för LUT. Det framkom under detta möte ett behov av två arbetsgrupperingar. En grupp som fokuserar på IT/IKT på bottenplan och en grupp som ser huset i sin

Licenskostnader och kostnader för Ezone/Webzone har betalats av BIT men har inte blivit utdebiterade på områdena ännu.

4 4(5) helhet. Ledningsgrupperna återkommer med vilka representanterna i grupperna blir. Till hösten återkommer nämnden till frågan om invigningen av biblioteket i Orkanen. Detta är ett lämpligt tillfälle att marknadsföra Bibliotek och IT. 8 Verksamhetsmål och handlingsplan för Bibliotek och IT Redogörelse för hur arbetet med att skapa ett mer enhetligt och tydligt dokument gått tillväga. Presentation av vad arbetsgruppen bestående av Jette G, Åke J, Peter N, Jesper W, Jenny W, Claes M (LUT), Magnus A (K3), en studentrepresentant och en facklig representant, kommit fram till. Efter diskussioner i nämnden bestämdes att alla förslag och synpunkter mailas direkt till jette.guldborg@bit.mah.se, senast den 23 juni. Första mötet till hösten tas ärendet upp i BIT-nämnden för beslut. 9 Övrigt Ledningen på BIT har till uppdrag att leda och utveckla verksamheten, att utveckla organisationen Bibliotek och IT samt att ta fram en profil för en kommande BIT-chef. Jette, Åke och Peter svarar tillsammans och gemensamt för den dagliga verksamheten. Det övergripande ansvaret ligger som tidigare på nämnden, liksom att avge yttrande över tillsättning av BIT-chef. Jette, Åke och Peter kommer under juni månad att vara med på arbetsplatsträffar för att fånga upp medarbetarnas synpunkter i frågan om ledarskapet på BIT. Mötestider under HT 2004: 17 september, , OD 22 oktober, november, , LUT

8 Verksamhetsmål och handlingsplan för Bibliotek och IT Redogörelse för hur arbetet med att skapa ett mer enhetligt och tydligt dokument gått tillväga.

5 5(5) 17 december, Mötet avslutas Ordförande förklarar mötet avslutat. Vid protokollet Anette Åkerlund Sekreterare Justeras Justeras Björn Fryklund Ordförande. Claes Malmberg Forskarstuderande högskoleadjunkt, LUT

Vid protokollet 2004-06-03 Anette Åkerlund Sekreterare Justeras

Relevanta dokument

PROTOKOLL. Sammanträde Bibliotek och IT nämnden, 19 mars, 2004

PROTOKOLL. Sammanträde Bibliotek och IT nämnden, 19 mars, 2004 1(5) Sammanträde Bibliotek och IT nämnden, 19 mars, 2004 Närvarande Ledamöter: Björn Fryklund Ordförande Jan Hagerlid Extern ledamot Jesper Wokander IT-tekniker, BIT Jenny Widmark Bibliotekarie, BIT Zoltan