Sammanträdesprotokoll Servicenämnden

Transkript

1 Servicenämnden Plats och tid Fävren, kl. 13:30 16:40 ande Ersättare ej tjänstgörande Övriga deltagare Utses att justera Harald Lagerstedt (C) Lennart Johansson (S) Peter Sjöholm (M) t o m 11 Gösta Alness (M) Hans Bengtsson (S) Eva-Lena Repfennig (MP) Jan Fagenheim (M) Agnetha Thulin (S) Margareta Bernås (FP) Chenay Mutlu (M) Johan Carlsson (C) Jenny Bolgert (S) Chenay Mutlu (M) 9-11 Eva Olson, förvaltningschef Sven-Göran Dahlberg, avd chef Anita Gidén, avd chef 9-10 Lotta Olanya, verksamhetsutv Joakim Dissler, avd chef Carlos Paredes, Kommunal Hans Bengtsson (S) Justeringens plats och tid Sekreterare Elisabeth Eriksson Paragraf 9-21 Ordförande Harald Lagerstedt (C) Justerande Hans Bengtsson (S)

2 Servicenämnden Organ BEVIS/ANSLAG Justering har tillkännagivits genom anslag Servicenämnden Sammanträdesdatum 24 mars 2014 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokoll 3 april 2014 Datum för anslags nedtagande Serviceförvaltningen, Norrgatan 25 Underskrift Elisabeth Eriksson

3 Servicenämnden Svn 9 Dnr SVN 2013/0087 Akut renovering av tillagningsköket på Peder Skrivares skola - föreslå kommunfullmäktige att utöka servicenämndens investeringsbudget för 2014 med 1 miljon kronor i syfte att täcka de ökade kostnaderna för renoveringen av Peder Skrivares skolas kök. Förslag till beslut på sammanträdet Harald Lagerstedt (C) föreslår att servicenämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige att utöka servicenämndens investeringsbudget för 2014 med 1 miljon kronor i syfte att täcka de ökade kostnaderna för renoveringen av Peder Skrivares skolas kök. En fuktutredningsrapport, beställd av fastighetsavdelningen, visar på omfattande skador i väggkonstruktionen och den mikrobiologiska statusen är sådan att det kan inverka negativt på människor. Det krävs således sanering. I samband med dessa åtgärder sker planerat fastighetsunderhåll, dessutom passar förvaltningen på att förbättra logistiken i köket. Logistikförbättringarna uppgår till tkr. Åtgärderna kommer att förbättra arbetsmiljön i köket. Samverkan har skett och slutat i oenighet. Yttrande Kost- och städavdelningen bedömer att det även i framtiden kommer att tillagas ett större antal portioner i tillagningsköket på PS då tillagningsköket finns på gymnasieskolan. De anpassningar som krävs för att få en bättre logistik i köket är ny placering av frysrum och rotfruktskyl samt utökade ytor avseende kylar. Totalt uppgår dessa ändringar till tkr att avskrivas på 15 år. Detta innebär en hyresökning på 65 tkr inklusive avskrivning och intern ränta. Genom att flödet i produktionen förbättras genom dessa åtgärder ställer förvaltningen effektivitetskrav på tillagningsköket motsvarande 65 tkr årligen under avskrivningstiden. Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta att föreslå kommunfullmäktige att utöka servicenämndens investeringsbudget för 2014 med 1

4 Servicenämnden miljon kronor i syfte att täcka de ökade kostnaderna för renoveringen av PS kök. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 10 mars 2014, 7. Prot.utdr: Kommunfullmäktige Avd chef kost och städ

5 Servicenämnden Svn 10 Dnr SVN 2014/0025 Investeringsärende Mariedalsskolans kök - föreslå kommunfullmäktige att utöka servicenämndens investeringsbudget för 2014 med 900 tkr i syfte att täcka de ökade kostnaderna för anpassning av Mariedalsskolans kök. Mariedalsskolans ändrades till en F-3 skola inför höstterminen Köket är inte anpassat till en verksamhet som omfattar frukost och mellanmål varför anpassningar måste ske. Kostnaderna för detta uppgår till 900 tkr. Kost- och städavdelningen har inte serverat frukost och mellanmål på Mariedalsskolan. Inför den förändrade skolorganisationen höstterminen 2014 deltog kost och städ i förarbetena. Det har visat sig att köket inte är dimensionerat för frukost och mellanmål för så många elever. Barn- och utbildningsförvaltningen, fastighetsavdelningen och kost och städ utarbetade gemensamt en provisorisk plan för att klara verksamheten under läsåret 2013/2014 för att sedan göra en permanent lösning under sommarlovet En tunneldiskmaskin måste installeras. Köket har inte den yta som krävs för detta varför en vägg måste tas ned mot ett kontor. Kontorsdelen måste våtrumsanpassas samt få ett massagolv. Dessutom måste rummet få utökad ventilation. En ny kåpa med separat fläkt måste också installeras i diskrummet. Totalt uppgår dessa anpassningar till 900 tkr att avskrivas på 15 år. Detta innebär en årlig hyresökning på cirka 62 tkr inklusive avskrivning och intern ränta som ska belasta barn- och utbildningsförvaltningen. Yttrande Serviceförvaltningen föreslår i tjänsteutlåtande den 7 mars 2014 servicenämnden besluta att föreslå kommunfullmäktige att utöka servicenämndens investerings-budget för 2014 med 900 tkr i syfte att täcka de ökade kostnaderna för anpassning av Mariedalsskolans kök. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 10 mars 2014, 8. Prot.utdr: Kommunfullmäktige Avd chef kost och städ

6 Servicenämnden Svn 11 Dnr SVN 2014/0029 Uppföljning stadshus B Servicenämnden har tagit del av informationen om projekt stadshus B och beslutar att - ge förvaltningen i uppdrag att fortsätta arbetet med att ta fram slutrapport för projektet. Förslag till beslut på sammanträdet Harald Lagerstedt (C) föreslår att förvaltningen får i uppdrag att fortsätta arbetet med att ta fram slutrapport för projektet. Förvaltningen informerar om projekt stadshus B. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 10 mars 2014, 13. Prot. utdrag: Förvaltningschef

7 Servicenämnden Svn 12 Dnr SVN 2014/0012 Lokalanpassning i idrottshall på Rolfstorps skola - anvisa 300 tkr från investeringskonto Anpassning av fastighet avseende akustikförbättrande åtgärder i Rolfstorps idrottshall. Barn- och utbildningsnämnden beslutade den 16 december 2013, 169 att anhålla hos servicenämnden att få nyttja 300 tkr avseende lokalanpassning av Rolfstorps idrottshall. Anpassningen avser förbättring av arbetsmiljön genom uppsättning av ljudabsorbenter. Orsaken till arbetsmiljöproblemet grundar sig på en byggkonstruktion med plåttak som ger långa efterklangstider. Yttrande Serviceförvaltningen bedömer att finansiering av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto Anpassning av fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras mot barn- och utbildningsförvaltningen genom höjd hyra. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 10 mars 2014, 11. Prot.utdr: Avd chef fastighet Barn- och utbildningsnämnden

8 Servicenämnden Svn 13 Dnr SVN 2014/0013 Lokalanpassning i Vidhögeskolan för tillfällig förskoleverksamhet - anvisa 500 tkr från investeringskonto Anpassning av fastighet avseende lokalanpassning del av Vidhögeskolan för förskoleverksamhet. Barn- och utbildningsnämnden beslutade den 16 december 2013, 170 att anhålla hos servicenämnden att få nyttja 500 tkr avseende lokalanpassning del av Vidhögeskolan till förskoleverksamhet. Lokalanpassningen härrör till att vissa lokaler byggs om för att kunna inhysa förskoleverksamhet samt att utemiljön kompletteras med förråd och att del av skolgården inhägnas. Yttrande Serviceförvaltningen bedömer att finansiering av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto Anpassning av fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras mot barn- och utbildningsförvaltningen genom höjd hyra. Avskrivningstiden sätts till högst fem år baserat på resonemanget att lokalanpassningen avser iordningställande av lokal för tillfällig förskoleverksamhet. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 10 mars 2014, 12. Prot.utdr: Avd chef fastighet Barn- och utbildningsnämnden

9 Servicenämnden Svn 14 Dnr SVN 2014/0018 Anpassning av lokaler för kundservice - låta serviceförvaltningens kundservice ta tkr i anspråk av resultatutjämningsfond i syfte att anpassa lokaler för kundservice. Kundservice, serviceförvaltningens nya avdelning, är kundernas väg in till förvaltningen. Kundservice är ansiktet utåt och kravställare inåt i organisationen. Avdelningen sitter idag till största delen i provisoriska lokaler och är spridd. Kundservice har behov av verksamhetsanpassade lokaler för effektiv struktur och kommunikation. Där ska ges professionell och god service till kunder och besökare. Anpassning av lokaler grundar sig på ovanstående behov och är kostnadsberäknad till tkr. Yttrande För att leverera service till förvaltningens kunder, ge medarbetarna på kundservice rätt förutsättningar och bli mindre sårbara, krävs verksamhetsanpassade lokaler. Det förslag som har tagits fram främjar professionella kundmöten, är yteffektivt och möjligt att använda för fler medarbetare på sikt. Serviceförvaltningen bedömer att finansiering kan ske genom nyttjande av medel ur resultatutjämningsfond. Detta är avstämt med ekonomikontoret. Lokalen blir specifikt anpassad för kundservice verksamhet. Lokalen MBL-förhandlades den 19 november Arbetsutskottet behandlade ärendet den 10 mars 2014, 14. Prot.utdr: Avd chef kundservice Verksamhetsutvecklare

10 Servicenämnden Svn 15 Dnr SVN 2013/0021 Återrapportering internkontroll anta återrapportering av internkontroll I enlighet med beslut i servicenämnden har följande kontrollområden granskats: Kontrollområde RVA (10p är max) Ges alla nyanställda en introduktion i vision Varberg 2025? 10 Hur hanterar Serviceförvaltningen inköp och avyttring av fordon? 9 Hur hanteras lösenord i adm-nätet på Serviceförvaltningen? 8 Återrapporterar serviceförvaltningen politiska beslut till nämnden? 8 Har alla medarbetare haft medarbetarsamtal? 8 Har vi medarbetare med bisysslor som påverkar utförandet av arbetet inom SER? 7 Uppföljning och återrapportering sker till servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder, process- och kontrollansvarig. Återrapporteringen finns sammanställd i bilagan Återrapportering Internkontroll Arbetsutskottet behandlade ärendet den 10 mars 2014, 15. Prot.utdr: Verksamhetsutvecklare

11 Servicenämnden Svn 16 Dnr SVN 2014/0019 Internkontroll följande kontrollområden skall undersökas under år 2014: Kontrollområde Bemanning av En väg in minska sårbarheten. 12 Information kring Serviceförvaltningens medarbetarundersökning - resultat och aktiviteter 12 Uppföljning av Servicenämndens investeringsprojekt 12 Ges alla nyanställda introduktion i Vision Varberg 2025? 9 Får de ätande tillräckligt med tid i matsalen? 9 Problem Management på IT förhindra uppkomsten av incidenter, problem och fel. 9 Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive förvaltning. Inom förvaltningens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen, eller av honom/henne utsedd, för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Inom detta ansvar ligger att vederbörande skall leda arbetet med att åstadkomma och upprätta en god internkontroll. Kommunfullmäktige har beslutat om övergripande riktlinjer för internkontroll. Serviceförvaltningen har följt riktlinjerna och processen kring att ta fram plan för internkontroll. Planen för internkontroll består av identifiering av kontrollområden, riskoch väsentlighetsanalys, kontrollansansvarig för respektive kontrollområde samt uppföljning/återrapportering. Risk- och väsentlighetsanalysen (RVA) består dels av en riskinventering dels av en prioritering (bedömning av väsentlighetsgrad och sannolikhet på en skala 1-4). De olika delkomponenterna multipliceras med varandra och ger då en slutsiffra mellan Intervallet 9-16 tas med i nämndens internkontrollplan. För processer som får 12 poäng och högre bör direkta förbättringsåtgärder sättas in för att minimera risken. RVA (16p är max)

12 Servicenämnden Ett riskområde är en process med en väsentlig risk någonstans i flödet. Processen kan omfatta flera verksamheter. Ett kontrollområde identifierar vad inom riskområdet som är kritisk och behöver undersökas. Uppföljning och återrapportering sker till servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder, process- och kontrollansvarig. Arbetsutskottet behandlade ärendet den 10 mars 2014, 16. Prot.utdr: Verksamhetsutvecklare

13 Servicenämnden Svn 17 Dnr SVN 2014/0021 Attestreglemente anta förslag till attest- och delegationsreglemente för servicenämnden. Enligt tidigare rutiner inom Varbergs kommun skall servicenämnden fatta beslut årligen om attest- och delegationsreglemente. Efter dialog med kommunjurist kommer attest- och delegationsreglemente ses över årligen och revideras vid behov. Inför 2014 års version av attest- och delegationsreglemente har följande ändringar gjorts: - I Rubrik, sida 1, har årtalet tagits bort, ersätts med reviderat datum - Under rubrik 4, sida 2. titlar Transport- och Logistikansvarig och Miljö- och Logistikansvarig, ersatts med Logistiker. - Under rubrik 5, sida 3. Titlar Transport- och Logistikansvarig och Miljö- och Logistikansvarig, ersatts med Logistiker. - Under rubrik 6, sida 3. Ändrade krediteringsbelopp o Nämndsordförande kr o Förvaltningschef kr o Avdelningschef kr - Under rubrik 7, sida 3. Särskild rutin gäller för avyttring av fordon ändrat från Enhetschef Fordon och Logistik till Avdelningschef Arbetsutskottet behandlade ärendet den 10 mars 2014, 17. Prot.utdr: Avd chef kundservice

14 Servicenämnden Svn 18 Dnr SVN 2014/0002 Förvaltningen informerar Investeringsbudget 2015 förslag lämnas till ekonomikontoret senast 8 april och beslutas i servicenämnden den 28 april. Information om slutrapport Kundservice. Information om uppstart Kundservice. Information om introduktion elbilspoolen. Prot. utdrag:

15 Servicenämnden Svn 19 Dnr Meddelanden Ks 7 (28 jan 2014) Akut renovering av tillagningsköket på Peder Skrivares skola Bun 5 (27 jan 2014) Anpassning av gården på Karl Gustav förskola Bun 3 (27 jan 2014) Ut- och ombyggnad av Rolfstorps skola och Skällinge skola för två avdelningars förskola Kf 13 (25 febr 2014) Utvärdering av bilpool med kompletteringar Ks 27 (25 febr 2014) Utveckling av byggnad Gamlebyskolan Ks 28 (25 febr 2014) Ombyggnation av Ankarskolan till lokaler för daglig verksamhet och ungdomsgård Prot. utdrag:

16 Servicenämnden Svn 20 Dnr SVN 2013/0024 Målarbete 2014 ge förvaltningen i uppdrag att arbeta vidare med målen - Delaktighet: Föra målarbetet hela vägen ut i verksamheten och arbeta med aktiviteter på alla nivåer - Miljö: 25 % EKO, kontinuerlig översyn och utbyte av konventionella produkter till EKO - Miljö: 30 % av fordonsinköpen ska bestå av energieffektiva fordon såsom gas/elbil. Förvaltningen informerar om servicenämndens övergripande mål Prot.utdr: Förvaltningschef

17 Servicenämnden Svn 21 Dnr SVN 2013/0058 Servicenämnden den 28 april - servicenämndens sammanträde den 28 april börjar kl 14:00. Prot. utdrag: