Sammanträdesprotokoll Servicenämnden

Transkript

1 Servicenämnden Plats och tid Fävren, kl. 14:00 16:00 Beslutande Ersättare ej tjänstgörande Övriga deltagare Utses att justera Harald Lagerstedt (C) Lennart Johansson (S) Peter Sjöholm (M) Gösta Alness (M) Hans Bengtsson (S) Eva-Lena Repfennig (MP) Jan Fagenheim (M) Agnetha Thulin (S) Margareta Bernås (FP) Johan Carlsson (C) Jenny Bolgert (S) Ewy Wilhelmsson (S) Eva Olson, förvaltningschef Sven-Göran Dahlberg, avd chef fastighet Joakim Dissler, avd chef kundservice Anders Boustedt, avd chef it-avd John Nilsson, avd chef kost och städ Lotta Olanya, verksamhetsutvecklare Jaroslava Nilsson, HR-konsult Carlos Paredes, Kommunal Peter Sjöholm (M) Justeringens plats och tid Sekreterare Elisabeth Eriksson Paragraf Ordförande Harald Lagerstedt (C) Justerande Peter Sjöholm (M)

2 Servicenämnden Organ BEVIS/ANSLAG Justering har tillkännagivits genom anslag Servicenämnden Sammanträdesdatum 8 december 2014 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokoll december 2014 Serviceförvaltningen, Norrgatan 25 Datum för anslags nedtagande Underskrift Elisabeth Eriksson

3 Servicenämnden Svn 52 Dnr SVN 2014/0075 Anpassning projektrum, stadshus B Beslut Servicenämnden beslutar att - anvisa 200 tkr från investeringskonto Anpassning fastighet avseende anpassning av vissa kontorsrum i stadshus B till kompletta projektrum inkluderande grunduppsättning av kontorsmöbler. Förslag till beslut på sammanträdet Peter Sjöholm (M) föreslår att 200 tkr anvisas från investeringskontot på grund av att det är färre rum som behöver iordningställas och förvaltningen räknar med en lägre kostnad per rum. Arbetsutskottet har föreslagit att 300 tkr avisas från investeringskontot. Ordföranden ställer proposition på yrkandena och finner att servicenämnden beslutar i enlighet med Peter Sjöholms (M) förslag. Beskrivning av ärendet Flera av Varberg kommuns förvaltningar har initierat behov av kontorsplatser för projektanställda. I samband med att stadshus B tas i bruk och att vissa kontorsplatser initialt inte är uppbokade av någon specifik förvaltning föreslås att dessa cirka 10 kontorsplatserna iordningsställs som kontorsplatser för projektanställda. Varje kontorsplats skall innehålla skrivbord, kontorsstol, 2 besöksstolar, hurts och mindre bokhylla. Uppskattad kostnad uppgår till kr/kontorsplats, vilket innebär en totalkostnad motsvarande kr. Uthyrning sker från serviceförvaltningen och beräkning av hyra/kontorsplats baseras på dels den direkta lokalhyran för totala kontorsytan, dels påslag för möbler samt en kalkylerad vakansgrad. Serviceförvaltningen gör den bedömningen att ett upplägg enligt ovanstående skulle kunna underlätta och möjliggöra att projektanställd personal erhåller ändamålsenlig kontorsplats samt att placeringen sker i relativ närhet till uppdragsgivande förvaltning. Serviceförvaltningen anser att finansiering genom ianspråktagande av medel från servicenämndens investeringsprojektkonto Anpassning fastighet överensstämmer med investeringsprojektets intentioner.

4 Servicenämnden Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 24 november 2014, 48. Efter att arbetsutskottet behandlande ärendet har det visat sig att det är färre rum som behöver iordningställas och att kostnaden per rum är lägre. Prot.utdr: Avd chef fastighet

5 Servicenämnden Svn 53 Dnr SVN 2014/0067 Riktlinjer lokalvård Beslut Servicenämnden beslutar att - riktlinjer för lokalvård, antagna av servicenämnden den 31 maj 2005, 33, upphör att gälla. Beskrivning av ärendet Dagens lokalvård måste vara flexibel och vara anpassad efter verksamhetens behov. Samtidigt måste krav och råd från myndigheter samt bevarande av lokalernas skick och värde beaktas. Att därför utforma städningen strikt efter en fast städintervall per rumstyp blir alltför statiskt. Med hårdare myndighetskrav nu än vad som var gällande 2005 föreslås att lägsta frekvens per objekt- och rumstyp enligt nuvarande riktlinje för lokalvård, Dnr SVN 2005/0049 upphör att gälla. Rekommendationer om städning och städfrekvenser förändras över tid. Serviceförvaltningens rekommendation av städfrekvenser grundar sig idag på Folkhälsomyndighetens allmänna råd om städning i skolor, förskolor och fritidshem, FoHMFS 2014:19 samt verksamhetens typ och behov. Tidigare var det Socialstyrelsens allmänna råd (SOSFS1996:33) om städning i skolan, förskolan och fritidshem som rekommenderade städfrekvenser grundade sig på. En god städning bidrar till att minska mängden damm, mikroorganismer och andra föroreningar som påverkar luftkvaliteten och därigenom kan allergiska besvär undvikas. Därtill bidrar rätt frekvens på städningen också till att minska slitaget i lokalerna och fastighetens värde bevaras. Behovet av periodiska insatser för golvunderhåll sjunker också då den återkommande städningen sker med rätt frekvens. Det är rumstypen samt nyttjandegraden som styr behovet av lokalvård. Som utgångspunkt för antalet städtillfällen ska verksamhetens behov sättas i fokus. Hårt belastade lokaler behöver städning oftare. Likaså kan lokaler som inte används dagligen klara sig med en lägre städfrekvens. Lokaler som används stadigvarande av en större grupp människor bör städas dagligen. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 24 november 2014, 47. Protokollsutdrag: Avd chef kost och städ Kundansv kost och städ

6 Servicenämnden Svn 54 Dnr SVN 2014/0080 Miljösmart kommunikation Beslut Servicenämnden tar del av informationen. Beskrivning av ärendet Förvaltningen informerar om att redan 2011 fattade Varbergs kommun beslut om att uppgradera sin kommunikationsplattform, eftersom den nuvarande telefonväxeln fallit för åldersstrecket. Projektet omfattar bland annat förstudie och pilotprojekt avseende test av ny teknisk kommunikationsplattform. Under våren 2014 genomfördes tester av Microsoft Lync av mer än 430 medarbetare i ett pilotprojekt. Lanseringsbudskap och utbildningsinsatser testades och pilotdeltagarna fick möjlighet att prova teknik, tillbehör och operatörstjänster. Användarupplevelsen har utvärderats genom en webbaserad enkät, där pilotdeltagarna har fått ge återkoppling på upplevelser och effekt. Efter pilotprojektet finns rekommenderade aktiviteter för det fortsatta arbetet. Förvaltningen gör bedömningen att nyttan och fördelarna med integrerad plattform för kommunikation och telefoni överstiger eventuella merkostnader mot en traditionell lösning där varken fast telefoni, mobiltelefoni och mötestjänster hänger ihop. Projektets syfte Den nya kommunikationsplattformen ska stimulera till nya arbetssätt med hjälp av den nya tekniken så att kommunen på ett effektivare sätt kan ge service till sina medborgare. Kommunikationsplattformen och arbetssätten ska både främja tillgängligheten direkt mellan medborgare och kommunens personal, och också vara ett effektivt stöd i samarbetet mellan olika kommunala tjänstemän. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 24 november 2014, 54.

7 Servicenämnden Svn 55 Dnr SVN 2014/0079 Sammanträdesdagar för servicenämnden 2015 Beslut Servicenämnden beslutar att - anta förslag till sammanträdesdagar för Beskrivning av ärendet Sammanträdesdagar för servicenämnden med start kl 13:30 på torsdagar där inget annat anges: 29 januari 25 mars (onsdag) 23 april 20 maj (onsdag) 25 juni 27 augusti 24 september 22 oktober 3 december Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 24 november 2014, 52.

8 Servicenämnden Svn 56 Dnr SVN 2014/0026 Månadsrapport oktober Beslut Servicenämnden beslutar att - lägga månadsrapport för oktober till handlingarna. Beskrivning av ärendet Det ackumulerade utfallet för oktober månad avviker positivt med cirka 0,5 mkr mot periodiserad budget. Nämnden saknar intäkter på cirka 1,5 mkr. Kostnadssidan kommer att belastas under hösten med bland annat licenskostnader för IT. Kostnaderna för stadshus B under 2014 uppskattas uppgå till cirka tkr varav cirka hälften (cirka tkr) föreslås finansieras genom avräkning mot avdelningens underhållsfond. Investeringar Prognosen för året är att förvaltningen kommer att nyttja de flesta budgeterade belopp förutom miljösmart kommunikation där man behöver flytta cirka 2,5 mkr till Förvaltningen kommer inte att behöva nyttja kontot för Anpassning fastighet och Utveckling IT, cirka 1 mkr per konto. Kunderna har inte haft önskemål på att nyttja ovannämnda konton. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 24 november 2014, 50. Prot. utdrag:

9 Servicenämnden Svn 57 Dnr Information om inkomna rapporter Sn 161 (21 aug 2014) Arbetsordning för kommunala pensionärsrådet Kf 134 (16 sept 2014) Svar på motion om att Varbergs kommun ska upprätta kostnadsfria och trådlösa surfzoner för turister Ks 170 (30 sept 2014) Förstudie ny varumottagning med varuhiss och förråd till Varbergs teater Ks 171 (30 sept 2014) Förstudie ny räddningsstation i Tvååker Ks 172 (30 sept 2014) Förstudie ombyggnation av Varbergs räddningsstation Kf 147 (14 okt 2014) Svar på motion om strategi för utveckling av stadsodling och gröna tak Kf 148 (14 okt 2014) Svar på motion om ökning av andelen ekologisk mat Kommunal Begäran om åtgärd med mera enligt 6 kap 6 a arbetsmiljölagen

10 Servicenämnden Svn 58 Dnr SVN 2014/0001 Information från avdelningarna Serviceförvaltningen informerade kortfattat om arbetet på avdelningarna under mandatperioden. Bland annat informerades om: - Visionsdagarna - Vinnare av årets kreativa medarbetare - SKY-projektet - Kundservice startar - Elbilspool skapas - It förr och nu - Molntjänster - Energieffektivisering i kommunens fastigheter.

11 Servicenämnden Svn 59 Dnr SVN 2014/0001 Tack Ordförande Harald Lagerstedt (C) överlämnar en gåva och tackar förvaltningsledning och servicenämnd för gott samarbete och engagemang under mandatperioden samt önskar alla God Jul och Gott Nytt År.