Sammanträdesprotokoll Servicenämnden

Transkript

1 Servicenämnden Plats och tid Fävren, kl. 13:30 15:30 ande Ersättare ej tjänstgörande Övriga deltagare Utses att justera Lennart Johansson (S) Göran Dahl (M) Jan Fagenheim (M) Peter Sjöholm (M) Karl Johan Wiktorp (FP) Agneta Thulin (S) Olle Hällnäs (SD) Johan Carlsson (C) Kent Andersson (S) Darek Nilsson (M) Stig Gesterling (MP) Evy Wilhelmsson (S) Eva Olson, förvaltningschef Sven-Göran Dahlberg, avd chef fastighet Anders Boustedt, avd chef it-avd Joakim Dissler, avd chef kundservice John Nilsson, avd chef kost och städ Lotta Olanya, verksamhetsutv Jaroslava Nilsson, HR-konsult Carlos Paredes, Kommunal Agneta Thulin (S) Justeringens plats och tid Sekreterare Elisabeth Eriksson Paragraf 1-10 Ordförande Lennart Johansson (S) Justerande Agneta Thulin (S)

2 Servicenämnden Organ BEVIS/ANSLAG Justering har tillkännagivits genom anslag Servicenämnden Sammanträdesdatum 29 januari 2015 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokoll februari 2015 Serviceförvaltningen, Norrgatan 25 Datum för anslags nedtagande Underskrift Elisabeth Eriksson

3 Servicenämnden Svn 1 Dnr SVN 2014/0002 Arbetsutskott vid servicenämnden - inrätta ett arbetsutskott med tre ledamöter vid servicenämnden. Presidiet behandlade ärendet den 15 januari 2015, 1.

4 Servicenämnden Svn 2 Dnr SVN 2015/0002 Ledamöter i arbetsutskottet - välja ordförande, vice ordförande samt Göran Dahl (M) som ledamöter i arbetsutskottet. Presidiet behandlade ärendet den 15 januari 2015, 2.

5 Servicenämnden Svn 3 Dnr SVN 2015/0010 Prenumeration av Dagens Samhälle - prenumerera på Dagens Samhälle till de ledamöter som inte har tidningen från annat håll. Presidiet behandlade ärendet den 15 januari 2015, 3.

6 Servicenämnden Svn 4 Dnr SVN 2014/0026 Årsredovisning godkänna årsredovisningen med tillhörande dokument - ge förvaltningen i uppdrag att se över prismodellerna på kost och städ för att få budget i balans, med redovisning till nämnden i mars - godkänna redovisning avseende hantering av över- och underskott för bokslut Beskrivning av ärendet I samband med årsredovisningen informerar serviceförvaltningens avdelningar om sina verksamheter samt målaktiviteter för Kommentar till utfall Servicenämnden redovisar ett positivt utfall på cirka 6 mkr. Resultatet beror främst på ett överskott på fastighetsavdelningen. Intäkterna är cirka 23 mkr högre än budgeterat. Avvikelsen beror främst på anpassningsåtgärder på fastighetsavdelningen och ökad försäljning på kostoch städavdelningen. Anpassningsåtgärderna står för cirka 10 mkr medan den ökade försäljningen står för cirka 6,4 mkr. Resten av avvikelsen förklaras av flera mindre poster såsom ökade intäkter för externa hyror, ökade intäkter på leasingen och bilpoolen samt diverse icke budgeterade bidrag. Personalkostnaderna är cirka 4,3 miljoner högre än budgeterat bland annat på grund av ökade intäkter för kost och städ. Verksamhetskostnaderna är cirka 13,5 mkr högre än budgeterat. Den stora andelen av avvikelsen står de nämnda anpassningsåtgärderna på 10 mkr för. De belastar bokföringen med samma summa både på intäkts- och kostnadssidan. Detta gör att man inte budgeterar för anpassningarna då de kommer in ojämnt och inte är resultatpåverkande. Andra stora poster är ombyggnaden av kundservices lokaler som uppgick till 1,4 mkr och verksamhetsmässiga merkostnader vid ombyggnaden av Peder Skrivares skolas kök som uppgick till cirka 1 mkr. Presidiet behandlade ärendet den 15 januari 2015, 5.

7 Servicenämnden Svn 5 Dnr SVN 2015/0005 Attest- och delegationsreglemente anta förslag till attest- och delegationsreglemente för servicenämnden. Beskrivning av ärendet Ny nämnd för kommande mandatperiod behöver ta beslut om attest- och delegationsreglemente. Förslag till attest- och delegationsreglemente för mandatperiod innehåller en förändring från föregående version under punkt 4. Inledande mening är ändrad till Attestnivåer för godkännande av beställningar och avrop på befintliga avtal samt förlängning av befintliga avtal. från tidigare Attestnivåer för godkännande av beställningar och avrop på befintliga avtal. Presidiet behandlade ärendet den 15 januari 2015, 4. Prot.utdr: Avd chef kundservice

8 Servicenämnden Svn 6 Dnr SVN 2014/0082 Förstudie kommungemensam kundservice - översända yttrande daterat den 15 januari 2015 som svar på remiss från kommunledningskontoret. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 18 november beslutat att för yttrande översända Förstudie kommungemensam kundservice. Serviceförvaltningen har, på uppdrag av kommundirektören, sammanställt förstudien. Yttrandet ska vara kommunledningskontoret tillhanda senast den 1 mars Allmänna synpunkter Serviceförvaltningen är positiv till införande av kommungemensam kundservice och anser att förvaltningen har bra förutsättningar, med tanke på erfarenheter, att ge service till den gemensamma organisationen. Förvaltningen har höga ambitioner och krav på den egna organisationen och går med glädje in i projektet som kan förbättra och utveckla servicen till kommunens målgrupper/intressenter/externa kunder. Målet att kundservice ska kunna starta under 2016 ses helt möjligt ur serviceförvaltningens perspektiv. Det kräver dock följande förutsättningar: - Verksamheternas vilja att införa kommungemensam kundservice - Införandet behöver vara ett prioriterat projekt i alla verksamheter för att få resurser till projektet - Ett tillräckligt bra ärendehanteringssystem med hänsyn till lagstiftning och integrationsmöjligheter - Tillräckligt tydliga processbeskrivningar med definierade ansvar och roller - Överenskommelse och samsyn om finansieringsmodell och övrig ekonomisk hantering - Möjliggörande av bemanning enligt rekommendationerna i förstudien

9 Servicenämnden Utveckling av säkrare och bättre processer som skapar förutsättningar för bra relationer och dialog mellan intern kund och leverantör pågår inom alla delar av serviceförvaltningen. Dessa erfarenheter kommer att användas vid uppstart och drift av kommungemensam kundservice. Kommunledningskontoret Avd chef kundservice

10 Servicenämnden Svn 7 Dnr SVN 2015/0011 Mer ekologiskt odlad mat - ge förvaltningen i uppdrag att utifrån fullmäktiges beslut om Mer ekologisk odlad mat ta fram en aktivitetslista över hur man tänker gå till väga för att klara den ökade andelen ekologiskt innehåll i måltiderna. Aktivitetslistan presenteras i mars och följs upp i samband med målrapporteringen. Beskrivning av ärendet En satsning görs för att öka andelen ekologiskt innehåll i måltiderna. Detta motiveras med att den biologiska mångfalden gynnas av ekologisk odling. Ökad biologisk mångfald är ett av våra viktigaste miljömål. Kommunfullmäktige tillför 1,0 miljoner kronor för att möjliggöra en ökning av ekologiskt odlad mat. Ökningen ska ske på ett sätt som stimulerar den lokala ekologiska produktionen. I och med denna satsning uppskattas den ekologiskt odlade maten uppgå till 35 procent. Presidiet behandlade ärendet den 15 januari 2015, 7. Avd chef kost och städ

11 Servicenämnden Svn 8 Dnr SVN 2014/0088 Lokalanpassning av Kungsäters förskola - anvisa 120 tkr från investeringskonto Anpassning fastighet avseende lokalanpassning Kungsäters förskola. Beskrivning av ärendet Barn- och utbildningsnämnden beslutade den 15 december 2014, 161 att anhålla hos servicenämnden att få nyttja 120 tkr avseende lokalanpassning av Kungsäters förskola. Anpassningen härrör till att skapa ytterligare en entré, ett kapprum samt ytterligare en toalett. Denna anpassning medför att lokalerna kan utnyttjas på ett bättre sätt och även att lokalerna rymmer det antalet barn och personal som blev följden av att förskoleverksamheten i Karl Gustav flyttades till Kungsäter. Yttrande Serviceförvaltningen bedömer att finansiering av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto Anpassning av fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras mot barn- och utbildningsnämnden genom höjd hyra. Avskrivningstiden sätts till högst tio år. Presidiet behandlade ärendet den 15 januari 2015, 6. Prot.utdr: Avd chef fastighet Barn- och utbildningsnämnden

12 Servicenämnden Svn 9 Dnr SVN 2015/0004 Förvaltningen informerar Information om planeringsdagar för servicenämnden den 25 och 26 februari.

13 Servicenämnden Svn 10 Dnr Information om inkomna rapporter Kf 168 (25 nov 2014) Policy för informationssäkerhet i Varbergs kommun Kf 174 (25 nov 2014) Utvärdering om renovering av Stadshus B Ks 257 (16 dec 2014) Förstudie - Skogsbackens förskola, Rolfstorp Ks 258 (16 dec 2014) Förstudie - bredda A-planen i Varbergs idrottshall Kf 193 (16 dec 2014) Uppdrag att utreda möjligheterna till beslutsfattande på distans under kommande mandatperiod Kf 195 (16 dec 2014) Ersättares tjänstgöringsordning mandatperioden Kf 25 (16 dec 2014) Val av ledamöter, ersättare, ordförande och vice ordförande till servicenämnden Handikapporganisationerna i Varberg Inventering av hörselteknisk utrustning