Stadshus A, Sammanträdesrum A2, Varberg, kl Gert Okén (M) Stefan Bengtsson (M) Stefan Stenberg (C)

Transkript

1 Byggnadsnämnden Plats och tid Beslutande Ersättare inte tjänstgörande Övriga deltagare Stadshus A, Sammanträdesrum A2, Varberg, kl Ulrika Ericsson (M) Gert Okén (M) Stefan Bengtsson (M) Stefan Stenberg ordf. (C) David Sandrén (M) Michael Bonde (L) Tomas Johansson v. ordf. (S) Marianne Johansson (S) Morgan Fagerström (S) Karin Sandström (S) Andreas Havasi (SD) Lena Språng (C) Gösta Johansson (S) Katarina Eiderbrant (S) Evelyn Ingvarsson, byggnadsnämndssekreterare Stefan Andersson, t f stadsbyggnadschef Maria Söderlund, stadsarkitekt Utses att justera Andras Havasi (SD) Justeringens plats och tid Stadsbyggnadskontorets reception den 28 mars 2018 Sekreterare Evelyn Ingvarsson Paragraf Ordförande Stefan Stenberg (C) Justerande Andreas Havasi (SD)

2 Byggnadsnämnden Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag på kommunens hemsida. Organ Byggnadsnämnden Sammanträdesdatum 28 mars 2018 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokoll 29 mars april 2018 Stadsbyggnadskontoret, Östra Långgatan 14 Underskrift Evelyn Ingvarsson

3 Byggnadsnämnden Bn 71 Dnr Intern kontrollplan 2017 uppföljning Beslut Byggnadsnämnden beslutar 1. godkänna informationen om uppföljning av intern kontrollplan 2017 enligt bilaga A. 2. överlämna uppföljning av intern kontrollplan 2017 till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. 3. förklara paragrafen omedelbar justerad. 0. Beskrivning av ärendet Den interna kontrollen är en process som är utformad för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: - verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektiv, - den finansiella rapportering och informationen om verksamheten är tillförlitlig, - tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera följs. Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda samt att veta hur det går i verksamheten och ekonomi. Det är ett ständigt pågående kvalitetsarbete för att få nöjda kunder, förebygga riskfyllda situationer, arbeta effektivare och få bättre rutiner. Syftet med uppföljningen är att utvärdera kontrollsystemet för att säkerställa - att det fungerar som det var tänkt, - att systemet hålls igång och förbättras, - kan ses som nyckeln till att undvika överraskningar. Ansvar Av kommunallagen 6 kap. 6 (2017:725) framgår att - nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. - nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Nämnden ska rapportera till kommunstyrelsen i samband med att ny plan överlämnas.

4 Byggnadsnämnden Bn 72 Dnr Intern kontrollplan 2018 Beslut Byggnadsnämnden beslutar 1. godkänna förslag till intern kontrollplan 2018, enligt bilaga A. 2. överlämna intern kontrollplan 2018 till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. 3. förklara paragrafen omedelbar justerad. 0. Beskrivning av ärendet Den interna kontrollen är en process som är utformad för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: - verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektiv, - den finansiella rapportering och informationen om verksamheten är tillförlitlig, - tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera följs. Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda samt att veta hur det går i verksamheten och ekonomi. Det är ett ständigt pågående kvalitetsarbete för att få nöjda kunder, förebygga riskfyllda situationer, arbeta effektivare och få bättre rutiner. Av kommunallagen 6 kap. 6 (2017:725) framgår att - nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. - nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Nämnden ska rapportera till kommunstyrelsen i samband med att ny plan överlämnas. Varje nämnd avlämnar en sammanfattning av gjorda kontroller där upptäckta brister lyfts fram och analyseras. Vid samma tidpunkt sker även rapportering till kommunens revisorer. Det övergripande ansvaret för att det finns en tillräcklig intern kontroll vilar på kommunstyrelsen som, med utgångspunkt från nämndernas och styrelsernas rapporter ska utvärdera kommunens samlade plan för intern kontroll och, i de fall förbättringar behöver göras, ta initiativ till sådana.

5 Byggnadsnämnden Bn 72 (forts) Dnr Bedömning av risker Utifrån uppföljningen av intern kontrollplan 2017 har ett nytt förslag till en ny intern kontrollplan 2018 tagits fram. Arbetet har föregåtts av en risk och väsentlighetsanalys av de risker som ingick i intern kontrollplan 2017 samt identifiering av ytterligare risker som kan uppstå i verksamheten. Samtliga risker har värderats och poängsatts från 1-16 utifrån hur sannolikt det är att risken inträffar och vilka konsekvenser risken har för verksamheten. I nämndens interna kontrollplan ingår endast de risker med ett högt riskvärde, Där är sannolikheten att en risk uppstår är så hög att den kan medföra allvarliga konsekvenser för verksamheten. För risker med ett värde högre än 12 bör direkta förbättringsåtgärder sättas in för att minimera risken. Risker med ett riskvärde lägre än 9 ingår i förvaltningens egenkontroll och ingår inte i intern kontrollplan Beslutsunderlag Intern kontrollplan Protokollsutdrag: Kommunstyrelsens förvaltning, ekonomikontoret Kommunens revisorer