Åstor s kommun. Granskning av detaljplan- och bygglovsprocesserna =~ ERNST &YOUNG ~~ ~ ~ ~ ~

Transkript

1 Revisjonsrapport 1/2013 Genomford på uppdrag av revisorevna September 2013 Åstor s kommun P Granskning av detaljplan- och bygglovsprocesserna Sven Ekelund, ordf Tord Sturesson, l:e v ordf Bengt Joehns, 2:e v ordf Kristoffer filinka Nils Persson ~I~ ~~ ~~~~ o ~ ' ``O~ ~ jam'' `O'er `` o O o Bmoø```^~' O ~ p000~ = = ~ A ~t ~~ ~ ~ ~ ~ oo ~ _~ o =~~ 00000C~ o. 4p~p0 c`~ ~~ ~ i~~ ~P io = On,' cø~ ~~. / i =~ ERNST &YOUNG

2 J ERNST&YovNc Qualityln Everything We Da Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och avgr~nsning Revisionsfrågor Revisionskriterier Metod Revisionskriterier Plan- och by991agen Reglementen Kommunovergripande fokusområden Organisation, styrning och uppfoljning Samh~llsbyggnadsenhetens organisation Planprocessen BY991ovsprocessen Uppfoljning av kundnojdhet Intern kontroll Stickprovsgranskning Sammanfattande bedomning Bedomning utifrån revisionsfrågorna Identifierade forb~ttringsområden/rekommendationer...15 Bilaga Bilaga

3 J ERNST& YouNc 1. Sammanfattning Ernst &Young har på uppdrag av de fortroendevalda revisorevna i Åstorps kommun granskat detaljplan- och bygglovsprocesserna. Syftet med granskningen har varit att bedoma huruvida bygg- och miljon~mnden bedriver en åndamålsenlig verksamhet rorande detaljplanering och bygglovshandl~ggning i enlighet med plan- och bygglegen. Bygg- och miljon~mnden har tagit fram rutiner och system for detaljplan- respektive bygglovsprocessen. Detta synliggors bland ennat genom framtagande av en dokumenterad mall/checklists som utgov stod vid handlåggning och dokumentation av respektive årende. Vad gyller bygglovsprocessen framkommer dock att framtaget kontrollschema behover uppdateras efter de nya kraven iplan- och bygglegen. Utifrån gållande reglementen och delegationsordningar finns en tydlig roll- och ansvarsfordelning kring vem som beslutar om vad. Som ett led i granskningen har vi genomfort stickprovskontroller av tre detaljplane~renden samt sju bygglovs~renden. Dessa har granskats utifrån kraven på dokumentation och information i plan- och bygglegen. Vad gyller granskade detaljplane~renden visar vår stickprovsgranskning att lagkraven har uppfyllts. I ett av granskade girenden saknes dock information i kungorelsen om forslaget avviker från oversiktsplanen. Utifrån vår stickprovsgranskning av bygglovs~renden kan vi konstatere att det finns vissa brister vad gyller dokumentation och handl~ggning. I samtlige stickprov som granskats har det finte skickats något mottagningsbevis vilket ska gores enligt lag. I två av sju girenden har handl~ggningen av rendet ej genomforts inom det lagstadgade kravet om do veckor. For dessa girenden har finte meddelende om forlångd handl~ggningstid skickats till den sokande. granskade beslut framgår finte vilka mojligheter sokande har att overklaga beslutet, vilket enligt lagtexten ska framgå. For att såkerst~lla en råttss~ker handl~ggning i enlighet med lagstiftningen, bor nuvarande kontrollschema/checklists revideres for att tydliggora samtlige steg i bygglovsprocessen samt for att tydliggora vilken information som måste finnes med i samtlige handlingar enligt lagstiftningen. Det genomfors ingen kontinuerlig och overgripande uppfoljning av handl~ggningstiderna. Det genomfors finte heller någon registrering i ~rendehanteringssystemet ner en ansokan ~r komplett eftersom ~rendehanteringssystemet finte stodjer sådan registrering. Således har det under granskningen finte kunnet utlåsas vad den genomsnittliga handlåggningstiden for ett girende gir. Bygg- och miljonåmnden har antagit mål med bring på kundnojdheten. Åstorps kommun har given tillsammans med ett ental andra kommuner och SKL deltagit i en servicemetning dir hantering av bygglovsfrågor utvårderats som en parameter. Dock saknes en systematiserad uppfoljning av kundnojdheten vad gyller beslutade detaljplaner och bygglovsansokningar, vilken bor gores for att få en bild av hur allm~nheten upplever att verksamheten fungerer, samt for att kunna vidte forb~ttringsåtg~rder. Vi har utifrån granskningen identifierat foljande forb~ttringsområden/rekommendationer Bygg- och miljon~mnden bor s~kerst~lla att ~rendehantering och handl~ggning av bygglovsansokningar sker i enlighet med lagstiftningen. Bygg- och miljon~mnden bor revidere befintliga maliar och checklistor som tydliggor vilken information som måste finnes med i samtlige handlingar i ett bygglovs rende. Bygg- och miljon~mnden bor skapa verktyg for att mojliggora till elektronisk uppfoljning av bygglovskontorets handlåggningstider. Bygg- och miljon~mnden bor s~kerst~lla att kundnojdheten systematiskt foljs upp. 2

4 J ERNST&YovNc Qualifyln Everything We Do 2. Inledning 2.1. Bakgrund Detaljplan- respektive bygglovsprocessen ~r områden dir enskilda kommuninvånare samt aktorer och intressenter inom det lokala n~ringslivet moter den kommunale forvaltningen i frågor auseende teknisk-juridisk karakter som kan vara syåra att hentere. Dessa processes ~r dock av stor betydelse ner det gåiler kommunens fortsatte utveckling och expansion. Åstorps kommun ansvarar bygg- och miljon~mnden for myndighetsutovningen auseende bygglov samt i utformningen av detaljplaner. Det stills dårfor hogs krav på information om regelverket for att s~kerstålla att årendena handlåggs r~ttsenligt och likvårdigt i enlighet med lagstiftningen. Det ~r av storsta vikt att medborgerne vet att de behandles lika vid provning av dessa girenden. Genom effektive processes kan handl~ggningstiderna kortes, vilket ~r av vikt både ur kommunens och ur medborgerens perspektiv. Under våren 2011 trådde en ny plan- och bygglag (PBL) i kraft, vilket har påverkat forvaltningens sitt att arbeta med detaljplan- och bygglovsfrågor. Vad gåiler bygglovshanteringen anger PBL bland ennat att kommunen ska meddele ett bygglov inom 10 veckor från att fullst~ndiga handlingar inkommit, en tidsfrist som under vissa omstendigheter kan forl~ngas med ytterligere 10 veckor. For~ndringarna i legen kråuer att informationsinsatser gentemot allmånheten samt utbildningsinsatser siktede mot berord personal och berorda politiker genomfors. Med bakgrund av revisorernas risk- och v~sentlighetsbedomning har detaljplane- och bygglovsprocessen identifierats som ett v~sentligt område att granska vidare, dir revisorerna vill forvissa sig om att bygg- och miljon~mnden styr och foljer upp dessa processes på ett ~ndamålsenligt sitt Syfte och avgrensning Granskningens syfte ~r att bedoma huruvida bygg- och miljon~mnden bedriver en ~ndamålsenlig verksamhet rorande detaljplanering och bygglovshandlåggning i enlighet med plan- och bygglegen. Granskningen avser bygg- och miljon~mnden (samh~llsbyggnadsenheten). Kommunstyrelseforvaltningen ~r den forvaltning som hanterar nemndens olika frågor. Genom att kommunstyrelsen har en central roll vad gyller att leda och fremja kommunens samh~llsbyggande samt bevaka kommunens intressen vid planl~ggning och byggnation, ingår deres uppdrag i detaljplansprocessen given som en del i granskningen. Granskningen avgrånsas till att enbart granska detaljplan- och bygglovsprocesserna vad gyller processen ner ett planuppdrag har beviljats av kommunstyrelsen till dess att det har vunnit laga kraft, tillike processen ner en ansokan om bygglov inkommer till kommunen till dess att ett godk~nnande respektive avslag ges till den sokande. Vad gyller vår stickprovsgranskning har granskningen avgrånsats till att enbart kontrollere vilken information och dokumentation som varit till~mplig i enlighet med lagstiftningen Revisionsfrågor granskningen besvares foljande revisionsfrågor: Oppfyller nemnden plan- och bygglegens krav roranden detaljplaneprocessen? 3

5 J ERNST& YovNc Quality In Everything We Do Oppfyller nemnden plan- och bygglagens krav rorande bygglovsprocessen och dess handlåggningstider? Genomfors uppfoljning av kundnojdhet? Genomfors uppfoljning av beslut kring detaljplaner och bygglov och hur s~kerst~ller nemnden att dessa foljs? 2.4. Revisionskriterier denna granskning utgors de huvudsakliga revisionskriterierna av: Plan- och bygglagen (2010:900) Kommunala mål, riktlinjer och rutinbeskrivningar 2.5. Metod Granskningen grundas på intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har genomforts med chef for samhållsbyggnadsenheten/stadsarkitekt, byggnadsinspektor, bygglovshandl~ggare samt två planarkitekter. Dokumentstudierna har innefattat styr- och uppfofjningsdokument av byggkontorets arbete, samt statistik over antalet inkomna och beslutade bygglovsårenden. Uppfoljning av handl~ggningstider har inhåmtats i den mån dessa uppgifter funnits tillg~ngliga. Ett stickprov bestående av tre deta~jplane~renden samt sju bygglovs~renden har granskats utifrån kraven på dokumentation och information i lagstiftningen. Se stycke 4.6 for granskning. Samtliga intervjuade har beretts tillf~lle att faktagranska rapporten. 3. Revisionskriterier 3.1. Plan- och bygglegen Den nya plan- och bygglegen (2010:900) som trodde i kraft i maj 2011 fastslår i legens 5 kap. 6 att innan en detaljplan antas ska kommunen ha tagit fram ett planforslag, samrått om forslaget, kungjort det samt låtit det granskes. 15 kap. 11 regleras hur ett samråd ska genomforas. Legen fastslår att samrådet ska syfta till att få fram ett så bra beslutsunderlag som mojligt och att ge mojlighet till insyn och påverkan. Under ett samråd om en detaljplan ska kommunen redovisa planforslaget, skilen for forslaget och det planeringsunderlag som har betydelse. Rorande bygglov fastslås att handl~ggning finte får ta I~ngre tid ~n 10 veckor i enspråk från det att en fullståndig bygglovsansokan har låmnats in till kommunen fram till dess att ansokan beslutas. Ett mottagningsbevis ska skitkas till sokanden så snart en komplett ansokan har inkommit. Tidsfristen borjar lope den dag då den till bygg- och miljon~mnden inkomna ansokningen ~r fullstendig. Om bygg- och miljon~mnden behover forlenga tiden, får nemnden besluta om forlengning vid endast ett tillf~lle under handl~ggningens gång. Det år alltså finte mojligt att forlenga en gång och sedan forlenga vid ytterligere ett tilff~lle. Byggherren ska vidare vid ansokningar om storre bygglov utse en kontrollansvarig, som ska anges reden i lovansokan. Den kontrollansvarige ska vara sj~lvst~ndig i forhållande till entreprenoren. bilaga 2 presenteres mer ingående vilka krav som stills enligt plan- och bygglegen inom ramen for detaljplan- och bygglovsprocessen. 4

6 3.2. Reglementen Bygg- och miljonåmnd bygg- och miljon~mndens reglemente' framgår att nåmnden fullgor kommunens uppgifter inom PBL 2010:900. Nemnden har vidare det nårmaste inseendet over byggnadsverksamheten enligt PBL och ska verka for en god byggnadskultur samt en god stads- och landskapsmiljo. Bygg- och miljonåmnden ska verkstylla de uppdrag auseende planl~ggning som kommunstyrelsen overl~mnar och i ovrigt foreta de utredninger som erfordras for att uppfyila intentionerna i PBL. reglementet framgår åven de uppgifter som delegerats från kommunfullm~ktige till byggoch miljon~mnden, exempelvis vad gyller att entega, åndra eller upph~va detaljplan enligt PBL då bestemmelser om enkelt planforfarande enligt PBL får tillåmpas, dir detaljplanens syfte ~r av begr~nsad betydelse, saknar fintresse for allmånheten samt ~r forenlig med oversiktsplanen och I~nsstyrelsens granskningsyttrande. Bygg- och miljonåmnden ska i ovrigt driva planprocessen fram till antagande auseende plani~ggning som kommunstyreisen overl~mnar Kommunstyrelsen kommunstyrelsens reglementet framgår att det i kommunstyrelsens ledningsfunktion ingår att bland ennat leda och samordna den oversiktlige planeringen av anv~ndningen av mark och vatten, mark- och bostadspolitiken och se till att en tillfredsst~llande markberedskap uppr~tthålls samt att bostadsforsorjningen och samh~llsbyggandet fråmjas. Vidare har kommunstyrelsen ansvar for att bevaka kommunens intressen vid fastighetsbildning, fastighetsbest~mning, planl~ggning och byggnadsv~sen m.m. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar om att initiere uppr~ttande av detaljplaner Kommunovergripande fokusområden Kommunfullmåktige har i budgeten 2013 beslutat om fem overgripande fokusområden som tydliggor vilka områden och finsatser kommun bor prioritere under kommande år for att kommunens vision3 skall uppnås. Tillhorande verje fokusområde har ett ental overgripande mål fastst~llts dår respektive nåmnd har faststållt konkretiserade verksamhetsfokus. Vad avser de fokusområden som beror bygg- och miljon~mnden och som har båring på detaljplan- och bygglovsprocesserna anges bland ennat att nemnden ska arbeta aktivt for en god planberedskap och tilise att detaljplaner årligen tas fram som motsvarer en okning av bostadsproduktionen om minst bosteder. Bygglov skall for ny-, om- och tillbyggnader i komplette och okomplicerade årenden gållande foretag hanteras inom fem veckor. Vidare skall kommunens myndighetsdel kommuniceras på ett sådant sått att kommuninnevånarna upplever att kontakterna med forvaltningen utgors av en god service samt att informationen på kommunens hemsida ~r uppdaterad och enkel. Se bilaga 1 for forteckning over fullmåktiges fokusområden och nemndens verksamhetsfokus. Senest reviderat av kommunfullm~ktige Z Seneste reviderat av kommunfullm~ktige Åstorp Soderåsstaden dir m~nniskor och foretag mots och vyer. 5

7 4. Organisation, styrning och uppfoljning 4.1. Samh~llsbyggnadsenhetens organisation Samh~llsbyggnadsenheten ~r organiserat i foljande enheter: "`Inkluderar given plankontoret Byggkontoret ansvarar for kommunens arbete med plan- och bygglovsfrågor och svarar mot bygg- och miljon~mnden tillsammans med miljokontoret. Kommunstyrelsen ~r ansvarig nemnd for samhållsbyggnadskontoret. Enligt budgeten 2013 ansvarar byggkontoret for Detaljplanering och andra planutredningar snm finte ~r oversiktlig eller strategisk planering Mbk-verksamhet4, t.ex. o Ajourhållning av kartdatabas, databasansvar o Framstållning av grundkartor och fastighetsforteckningar o Framst~llning av nybyggnadskartor o Husuts~ttning och ~~geskontroller o M~tningsuppdrag åt samh~llsbyggnadskontoret inom va-, veg- och parkverksamhet Bygg-, mark- och rivningslov o Forhandsbesked o Byggsamråd o Bygganm~lan Personellt består byggkontoret av två planarkitekter, en bygglovshandl~ggare, en bygginspektor samt en bygglovsassistent som ~r tillika n~mndssekreterare. Enheten leds av en enhetschef som ~r ansvarig for hela samh~llsbyggnadsenheten tillika ~r stadsarkitekt. Samh~llsbyggnadsenheten ~r organiserad under kommunstyrelseforvaltningen. Tidigare har det endast funnits en byggnadsinspektor som varit ber~ttigad att besluta i bygglovsfrågor vilket enligt intervjuerna gjort avdelningen något sårbar. I och med att enheten numera forst~rkts av en stadsarkitekt anses det finnas kapasitet att t~cka for varandra om behov skulle uppstå. 4 Metning, berekning, kartl~ggning C~

8 4.2. Planprocessen Bes/utsprocess Kommunstyrelsen beslutar utifrån kommunens oversiktsplan planbesked varav bygg- och miljon~mnden ansvarar for att bereda och ta fram forslag till detaljplan. Av intervjuerna framkommer att de plan~renden som avser enkelt planforfarande beslutas av bygg- och miljon~mnden. Ovriga detaljplaner beslutas av kommunfullm~ktige. Ansvarsfordelningen framgår av bygg- och miljon~mndens reglemente. Av nemndens delegationsordning framgår att nemnden har delegeret till stadsarkitekt att initiere nytt detaljplanuppdrag till kommunstyrelsen. Vidare fattar stadsarkitekt/planarkitekt beslut om overenskommelse med sokande att planbesked får I~mnas senere ~n inom fyra månader samt har rått att utferda lagakraftbevis for detaljplan och områdesbest~mmelser. Enligt de intervjuede håller plankontoret det lagstadgade kravet att ge ett planbesked inom fyra månader. Av intervjuerne framkommer att återkoppling sker kontinuerligt till nemnden under planprocessens gång. Exempelvis godkånner nemnden alla planhandlinger finfor samrådsforfaranden, formelle utstållningar av detaljplaner och områdesbest~mmelser, samrådsredogorelsen samt antagandebeskedet Årendehantering Plankontoret har uppr~ttat ett dokument som synliggor alla beslutade planbesked, var i planprocessen rendet befinner sig, vilken planarkitekt som handligger rendet samt dess diarienummer och projektnummer enligt redovisningssystemet. I dokumentet finns given angivit vilka årenden som ~r på gång men dår planbesked invåntas. Sammanst~llningen delges åven nemnden lopande. Enligt enhetschefen uppdateras dokumentet kontinuertigt, och utgor ett bra stod for att synliggora vilka girenden som år pågående, hur ~rendefordelningen ~r mellan planarkitekterna samt vilka girenden som ~r vitande. Plankontoret har tagit fram en checklista/innehållsforteckning som anger de olika stegen i planprocessen och vilka dokument som ska finnes tillhanda vid arkivering av rendet. Dessa utgor stod vid kontroll och dokumentation av respektive planårende. Innehållsforteckningen år ej uppdelad i enkelt och normalt planforfarande. Enligt de intervjuede pågår arbetet med att uppdatera befintliga mettar. Internt genomfors planmoten 1 ggr/vecka dir planarkitekterna och enhetschefen går igenom aktuelle årenden och vart de befinner sig i processen. Alla årende diariefors i ~rendehanteringssystemet ByggReda. Vid arkivering samles all dokumentation i en perm dår det finns ett fors~ttsblad/innehållsforteckning som anger vilka dokument som ska finnes i det aktuelle rendet. Vad gåtter rutinerna for arkivering anges av intervjuerne att det finns ett ental planer som ej har arkiverats, men att arbete pågår att sortere i akterna och overl~mna dem till sentralarkivet. Ner ett planbesked godk~nts så initierer plankontoret ett startmote dir berorda forvaltningar och enheter såsom miljokontoret, samh~llsbyggnadskontoret, n~ringslivssamordnaren r~ddningstj~nsten och NSVA for diskussion kring planens innehått och framtagande. Av intervjuerne framkommer att tidsåtgången for att ta fram en detaljplan år svåruppskattad, men att det tar minst 1-2 år. Åtte planer har initierats efter inforandet av nya PBL. Av budgeten 2013 framgår att nåmndens prioritering vad gyller planverksamheten ~r att starta upp och driva detaljplanarbete i enlighet med intentionerna i oversiktsplanen Under 2013 kommer arbetet framforallt inriktas på detaljplaner auseende fortåtningar inom Åstorps och Hyllinge tåtort, programarbete for område "Centrum nordost" samt områdesbest~mmelser for Nyvång. Av intervjuerne framkommer att det saknes en etablerad rutin att folja upp att beslutade detaljplaner efterlevs ner de vål vunnit laga kraft. Viss uppfoljning sker vid ansokan om 7

9 JERNSr&YouNc Quality /n Everything We Da bygglov, dår uppfoljning gors mot beslutad detaljplan. I annat fall sker enbart kontroll då allmånheten hor av sig om eventuella avvikelser mot beslutad detaljplan. Av intervjuerna framkommer att samverkan med byggkontoret auseende tolkning och innehåll kring planbeståmmelserna vid beslutande av bygglov kan storkas Bygglovsprocessen Beslutsprocess Bygg- och miljon~mndens delegationsordnings styr vilka beslut som ska fattas av bygg- och miljon~mnden respektive bygglovskontoret. Vid granskning framgår att bygglovskontoret fattar beslut i merparten av bygglovs~rendena, exempelvis då årendet foljer gallande detaljplan eller ~r av mindre avvikelse som finte strider mot detaljplanens syfte samt då berorda sak~gare finte haft något att erinra. Nemnden fattar bland annat beslut i girenden som avser kommunale byggnader dår byggnadsytan overstiger 100 kvm, for årenden som ej ~r forenligt med detaljplan eller i utomplansområde samt vid alla avslag. Vid beslutsfattande i nemnd ansvarar berord handi~ggare for att foredra det aktuelle rendet finfor nemnden. samband med inforandet av den nya PBL har samtlig personal och politiker fått utbildning i den nya lagstiftningen. De intervjuede anger att inforandet av den nya legen har tydliggjort uppdraget vad gåiler bygglovsprocessen, men att lagåndringen genererat okad administration och st~llt hogre krav på mer effektivere processer och samordning av resurser Årendehantering Samtlige girenden registreres i ~rendehanteringssystemet ByggReda (EDP). Via kommunens hemsida finns blanketter som ska fylles i vid en bygglovsansokan. Verje vecka sker en avstemning och fordelning av de girenden som inkommit. Pir ansokan komplett, skickas ett beslut direkt. Annars informeres bygglovssokande om kraven och ulike handlingar som behover kompletteres. Detta sker skriftligen via brev eller e-post eller muntligt i samband med besok eller telefonsamtal från den Bokande. Enligt de intervjuede ~r måls~ttningen att kompletteringen ska ske skriftlegen. Kontakten med den sokande registreres i ByggReda. Alla handlingar som inkommer spares elektroniskt i ByggReda och som fysisk handling i akten. Av de intervjuede anges att det ofte forekommer att ansokningarna finte ~r komplette, varav komplettering kr~vs. Det finns ingen etablerad ruten och fastst~lld tidsgrans ner girenden ska avskrives om fullståndiga handlingar ej inkommit trots skickade påminnelser. Av intervjuerne anges att byggkontoret såilen skickar ett mottagningsbevis. Anledningen anges vara att byggkontorets måls~ttning ~r att ~rendena ska handl~ggas så skyndsamt som mojligt, varav bedomningen ~r att ett beslut skickas istållet ner komplette handlingar inkommit. Vad gyller rutinen vid expediering och kungorelse av beslutade bygglov skickar nåmndssekreteraren ut brev och skickar underråttelser om beslutade bygglov till grannavna. Ner det gyller annonser i Post och Inrikes Tidningar (POTT) har byggkontoret inforskaffat ett program som gor att de kan skicka ut uppgifter direkt från ByggReda till POTT. For n~rvarande pågår arbete med att installere programmet. Av intervjuevna framkommer att rutinen varet något eftersatt, men att finsatser genomforts for att komma ikapp tidsm~ssigt med utskicken. Sedan tidigare har bygglovskontoret tagit fram en dokumenterad mall/kontrollschema som kan ilknas vid en checklists som anger ulike handlingar som ska ingå i bygglovsansokan och 5 Senest reviderad av bygg- och miljon~mnden,

10 som utgor stod vid kontroll och dokumentation av en ansokan. Ansvarig handl~ggare ansvarar for att checklistan år uppdaterad och genomford. Enligt de intervjuade har dock ej checklistan uppdaterats efter for~ndringarna i den nya lagstiftningen. Bygglovsinspektoren och bygglovshandl~ggaren ansvarar for att sorters och ha tillsyn over vilka girenden som ~r pågående, vilka som ska ayslutas och vilka som ska arkiveras. Beslutade bygglov forvaras i arkivet. Det finns ingen etablerad rutin att folja upp beslutade bygglov for att tilise om bygglovet år aktuellt, alternativ om sokande onskar att forlenga bygglovet. I de fall sokande har skickat in en kontrollplan, utferdar bygglovskontoret ett slutbesked och ayslutar d~refter rendet. Enligt de intervjuade ~r uppfoljnings- och arkiveringsarbetet något eftersatt. Detta arbete kommer enligt de intervjuade att prioriteras framover. Enligt chefen for samh~llsbyggnadsenheten kommer enheten framover given att gå igenom befintliga rutiner och processer for att tilise att processerna ~r effektiva och att resurserna anv~nds på bysta sitt. Eftersom årendehanteringssystemet finte stodjer någon registrering når en ansokan ~r fullstendig, forekommer svårigheter att genomfora några overgripande uppfoljningar av handl~ggningstiderna av inkomna bygglovs~renden. Av intervjuevna framkommer att det åligger respektive handl~ggare att tilise att respektive girende beslutas inom lagstadgad tid. Enligt de intervjuade anses detta dock finte vara något problem då merparten av ~rendena handl~ggs inom det lagstadgade kravet om 70 dagar. Dock kan handl~ggningstiden komma att forlångas, exempelvis om beslutet blir forskjutit till foljd av nista nåmndssammantråde gjorde bygglovskontoret en egenkontrolls auseende handl~ggningstiden på delegationsbesluten. Av redogorelsen framgår att 179 girenden av totalt 312 delegations~renden (58%) behandlades inom mindre ~n två veckor Anfal inkomna och bes/utade bygglovsårenden Nedan ges en sammanst~llning over antalet inkomna samt beslutade bygglovsårenden for perioden 2010 tom 31 maj 2013, samt grendebalansen, dvs. relationen mellan antalet inkomna och beslutade årenden. År tom maj Antal inkomna bygglovs~renden Antal beslutade bygglovsårenden/ 312/ / / /82 antal beslutade bygglovsårenden, delegation ~4rendebalans Av tabellen framgår att antalet girenden har okat från 2010 till 2011 men d~refter varit i paritet under 2011 och Att grendebalansen har okat inneber ej att beslut ej har getts inom lagstadgad tid Uppfoljning av kundnojdhet Inom kommunen finns ett kommunovergripande synpunktshanteringssystem, dir medborgarna kan registreva sins synpunkter kring handl~ggningen av ett girende. Systemet anses fungera vil, dock anges det vara v~ldigt få synpunkter auseende detaljplan- och bygglovs~renden som inkommer via synpunktshanteringssystemet. Vid granskning av nemndens olika verksamhetsfokus framgår bland annat att kommuninvånaren ska uppleva att forvaltningen tillhandahåller en god service och utgors av en "servicemyndighet" samt att informationen på kommunens hemsida auseende området "Bygga, Bo och Miljo" ska vara uppdaterad och I~ttforståelig. 6 Statistik auseende bygglov, daterad E

11 Det gors inga systematiserade uppfoljningar av kundnojdheten i respektive detaljplan- eller bygglovs rende. Av de intervjuade anges dock att medborgarna och de som berors av rendet ofta ringer upp eller på annat sått kommunicerar sina åsikter och uppfattning om handl~ggningen av ett girende. Både plan- och bygglovskontoret anser sig vara mycket behj~lpliga och tillmotesgående vad gyller att tillhandahålla information genom att svara på frågor samt tydliggora vilka hand ingar som exempelvis ska finnas med i en bygglovsansokan. Av årsredovisningen 2012 framgår att arbetet med att utveckla "servicemyndigheten" ur ett administrativt och handlåggningsm~ssigt perspektiv ~r ett pågående arbete. Som ett led i att utveckla arbetet har Åstorps kommun och ett antal andra kommuner deltagit i en undersokning' for att måta servicenivån i teleservicen och e-posthanteringen. Metningen har utarbetats i samarbete med SKL och undersokningar har gjorts både 2011 och Dels har en overgripande sammanstållning gjorts for kommunen som helhet. Dårtill finns detaljerade m~tningar dir bygglov lyfts ut som en parameter. En metning har gjorts på byggkontoret utifrån parametrar såsom tillg~nglighet, svar på frågan, information, fintresse och engagemang, bemotande och svarstider. Vad gyller bygglov tydliggors från metningen 2012 att avdelningen fått ett gott betyg vad gåiler fintresse och engagemang, bemotande, svarstider och svarskvalitet. Områden som kan utvecklas och som också forsåmrats i j~mforelse med metningen 2011 ~r tillg~nglighet, svar på de frågor som st~llts och information i syaren från handl~ggarna. Av årsredovisningen 2012 framgår dock att resultatet från 2012 års maning sammantaget ~r något symre i j~mforelse med 2011 varav ytterligere åtgårder och rutinforåndringar kr~vs. Av detta skål har handlåggning och administrativ hantering av bygglov i enlighet med nya PBL lyfts in som ett kontrollmål i nåmndens finterna kontrollplan For vidare beskrivning se stycke Intern kontroll Bygg- och miljonåmnden har for 2013 antagit foljande kontrollområden som har tiåring på detaljplan- och bygglovsprocesserna: Intern kontrollplan 2013 Kontrollområden Kontrollmetod Ansvarig 1. Bygglov for yttrande som ror miljokontorets Stickprovskontroll Byggnadsinspektor och verksamhet. Kontroll av att alla bygglov/forhandsforfrågan varvid minst 10%ska samordnare for som ror miljokontorets verksamhet kommer for yttrande utgora miljoverksamheten. till miljokontoret innan beslut tas. Kontrollrutinen i kontrollområdet. ByggReda ska utnyttjas for att såkerstålla kontrollpunkten, befintliga rutiner ska utvecklas och såkra att samtlige årenden som beror miljoområdet också låmnas for yttrande. 2. Såkra att handl~ggning och administrative delar i Stickprovskontroll Bygglovshandlåggare bygglovshandlåggningen foljer nuvarande PBL och varvid minst 10%ska och lagstiftarens intentioner med densamma for att minimers utgova n~mndssekreterare. mojliga overklaganden och fordrojning i årendets kontrollområdet. handlåggning for enskild Bokande. Vid granskning av nemndens uppfoljning av den finterna kontrollen 2012 framkommer att samme kontrollmål rorande bygglov for yttrande som ror miljokontorets verksamhet, antagits i nåmndens finterna kontrollplan Av uppfoljningen av den finterna kontrollen framgår att befintliga rutiner finte varit fullodiga dir det funnits girenden som ej overs~nts till miljokontoret Rapport, Servicemaning via telefon och e-post, Åstorp Januari 2013 (genomford av JSM Telefront) 10

12 Quality In Everything We Do for yttrande. For att forb~ttra rutinen har beslutats att miljokontoret sjålva via ByggReda lopande skall ståmura av årenden som kan vara toremål for yttrande for miljokontoret Stickprovsgranskning Inom ramen for granskningen har tre detaljplane~renden samt sju bygglovs~renden som beslutats under 2012 till och med maj 2013 granskats. Granskningen har gjorts utifrån kraven på dokumentation och information som anges i PBL, se bilaga Detaljp/ane~renden Krav enligt PBL ~lrende 1, Hyllinge ~lrende 2, Kv. Årende 3, 3:68, Forskota soder H~sthoven mfl. Kvidinge om folkets hus, enkelt stationsområde, enkelt planforfarande normalt planforfarende planforfarande 1. Begåran om planbesked V V V 2. Grundkartor och fastighetsforteckning V V V 3. Dokument som styrker samråd med V V V berorda 4. Info kring betydande miljopåverkan V ET V 5. Samrådsredogorelser ET, enkelt ET, enkelt V planforfarande planforfarande 6. Kungorelse, granskning och utstållning ET, enkelt ET, enkelt (V) av forslaget planforfarande. planforfarande. Granskning har skett Granskning har i samband med skett i samband samråd. med samråd. 7. Info om kungorelsen till kånda ET, enkelt ET, enkelt V sakågare planforfarande planforfarande 8. Utstållning av planforslag for ET, enkelt ET, enkelt V allmånheten planforfarande. Dock planforfarande har utstållning skett i dagspress. 9. Granskningsutlåtande V, enligt enkelt V, enligt enkelt V planforfarande planforfarande 10. Datum for antagande samt laga kraft V V V 11. Meddelande om antagande till berorda V V V V = Uppfyllt, (V) = Delvis uppfyllt, ET= Ej tillåmpligt Kommentar Begåran om planbesked finns i samtliga girenden dir det framgår att kommunen avser finleda planl~ggning samt vilken tidpunkt planl~ggningen enligt kommunens bedomning kommer att leda fram till ett slutligt besked om att indra detaljplanen. Planbesked har I~mnats inom den lagstadgade tiden om fyra månader. Enligt kommunstyrelsens reglemente ~r det kommunstyrelsens arbetsutskott som initierar uppr~ttande av detaljplaner. Enligt de intervjuade ~r det dock kommunstyrelsen som numera beslutar om planbesked vilket given framgår av girende 3. Årende 2 avser upph~vande av fastighetsplan/tomtindelning, vilket enligt PBL skall hanteras som indring av detaljplan. Eftersom åndringar av denna typ kan anses vara av mindre betydelse och sakna fintresse for allmånheten kan enkelt planforfarande tillåmpas. Enligt information till kommunstyrelsens arbetsutskotta från bygg- 8 Ksau , 48 11

13 och miljonåmnden framgår att samh~ilsbyggnadsenheten avser hantera planbesked enligt nuvarande rutin (plankostnadsavtal skrivs osv) men avser finte lyfta rendet till KSau for beslut. Hela processen skots således av bygg- och miljon~mnden enligt enkelt planforfarande, vilket också synliggors i girende 2. Nemnden har fattat beslut om samråd och en samrådsredogorelse har uppr~ttats (rende 3). Då girende 1 och 2 har handlagts enligt enkelt planforfarande har ett granskningsutiåtande uppr~ttats istyllet. For dessa girenden har given samråd och godk~nnande av forslaget skett vid samma tillf~lle. Betr~ffande kraven auseende kungorelsen (avser årende 3) uppfylls samtliga krav forutom att det saknas information om forslaget avviker från oversiktsplanen. En utst~llning av forslaget har redovisats på kommunens medborgarkontor samt att alla handlingar funnits tillg~ngliga på biblioteket i Kvidinge under deras oppettider samt på kommunens hemsida. Annonsering av kungorelsen har skett i Helsingborgs dagblad. Det finns ett dokumenterat granskningsutlåtande for samtliga ~rendena dir en sammanstållning gjorts av inkomna synpunkter. Detaljplanerna har fattats av bygg- och miljon~mnden (rende 1 och 2) samt kommunfullm~ktige (rende 3) i enlighet med gallande delegation. I samtliga girenden har noterats ner detaljplanen antagits samt når den vunnit laga kraft. Ett meddelande om antagande inklusive protokollsutdrag med beslutet samt uppgifter over hur beslutet kan overklagas har skickats till berorda Bygglovsårenden Krav enligt PBL Årende Årende Årende i4rende brende Årende Årende Skriftlig ansokan, inkl. V V V V V d J ritningar och beskrivningar 2. Forslag på V ET d ET ET V ET kontrollansvarig 3. Begåran om V V komplettering vid behov 4. Grannehorande vid ~ V ET ET V J V avvikelse från en detaljplan eller områdesbeståm. 5. Mottagningsbevis Handlåggning inom 10 NEJ V V V V NE1 d veckor V = Uppfyllt, (V) = Delvis uppfyllt, - = framgår ej, NEJ = Inte uppfyllt, ET= Ej tillåmpligt Kommentar Skriftliga ansokningar finns i samtliga årenden. I tre av sju girenden finns forslag om kontrollansvarig. I ovriga årenden framgår finte i beslutet eller i annan dokumentation varfor kontrollansvarig ej kr~vts i det aktuella årendet. Enligt de intervjuade kr~vs ej kontrollansvarig for bygglov auseende murar, plank, utv~ndiga endringar och enklare byggnationer, vilket anges forklara varfor kontrollansvarig ej kr~vts i dessa girenden. Enligt de intervjuade meddelas sokande muntligt om kontrollansvarig kråos eller ej i samband med granskningsforfarandet 12

14 Det forekommer variationer i erhållen dokumentation huruvida beg~ran om komplettering har genomforts. Vid granskning av erhålina diariekort saknas i fem årenden uppgift om hur beg~ran om komplettering har genomforts. Av intervjuerne framkommer dock att sokande meddeles via brev, e-post alternativt muntligt i samband med besok eller vid telefonsamtal om ansokan behover kompletteres., vilket enligt uppgift registreres i ~rendehanteringssystemet ByggReda. Detta har ej kunnet verifieras i samtlige granskade girenden under granskningens gång. Av granskningen framkommer att mottagningsbevis ej skickats i något av granskade girenden, vilket ska gores enligt lag ner en ansokan ~r fullstendig. Således forekommer svårigheter att bedoma om handlåggningen gjorts inom det lagstadgade kravet om do veckor. Av byggkontoret anges att ett mottagningsbevis ej skickas om ansokan ~r komplett eftersom ett beslut dermed kan fattes direkt. Alternativt skickas ett beslut når fullst~ndiga handlingar inkommit. Då inga mottagningsbevis har skickats i stickprovsgranskade girenden har vår berekning av handl~ggningstiden skett från den dag ansokan har inkommit. Fem av sju girenden har handlagts inom do veckor. Ovriga girenden har handlagts inom 71 dagar respektive 89 dagar. granskade fall finns ingen dokumentation som styrker huruvida meddelende om forl~ngd handl~ggningstid har skickats till den sokande i de fall dir handl~ggningstiden varit långre ~n do veckor. Vad gyller granskade beslut saknes uppgift om vad den som vill overklaga beslutet måste gore, vilket ska framgå enligt lag. Enligt uppgift vid sakgranskningen framkommer att expediering och kungorelse av beslutade bygglovs~renden gors och annonseras i Post- och Inrikestidningar. Detta har dock ej verifierats under granskningen. 5. Sammenfattende bedomning 5.1. Bedomning utifrån revisionsfrågorna Oppfyller nemnden plan- och bygglegens krav roranden detaljplaneprocessen? Plankontoret har gjort en sammanst~llning over aktuelle plan~renden som synliggor vilka planbesked som har beviljats samt var i planprocessen rendet befinner sig. Sammanst~llningen delges nåmnden lopande for information. D~rtill har plankontoret tagit fram en innehållsforteckning som kan liknes vid en checklists som synliggor de olika stegen i detaljplaneprocessen samt vilken information som ska finnes med i samtlige handlingar i enlighet med lagstiftningen. Enligt de intervjuede kommer dokumentet och befintliga maliar genomgå en revidering. Vår stickprovsgranskning av tre detaljplaneårenden visar att lagkraven uppfylls vad gyller dokumentation och tillhandahållande av information under planprocessens gång. I ett av granskade girenden saknes dock information i kungorelsen om forslaget avviker från oversiktsplanen. Vår bedomning år att bygg- och miljon~mnden haren ~ndamålsenlig detaljplaneprocess men att nåmnden bor tillfors~kra att all information som ska framgå enligt lag inkluderes i planhandlingarna. 13

15 Quality In Everything We Do Oppfyller nåmnden plan- och bygglagene krav rorande bygg/ovsprocessen och dess handlåggningstider? vår stickprovsgranskning av sju slumpm~ssigt utvalda bygglovsårenden framkommer att lagkraven ej uppfyllts till fullo. Inte i några av granskade girenden har ett mottagningsbevis skickats, vilket ska Boras enligt lag ner en ansokan år komplett. Eftersom inga mottagningsbevis har skickats forekommer svårigheter att bedoma ner ansokan ~r komplett och dårigenom ner handl~ggningstiden om do veckor skall borja råknas. Avsaknaden av mottagningsbevis medfor given att sokande ej Bes information kring vilka krav som finns vid handl~ggningen av årendet. Av erhållen dokumentation forekommer variationer kring hur beg~ran om komplettering har genomforts. Enligt uppgift från byggkontoret meddelas dock sokande via brev, e-post eller muntligen i samband med telefonsamtal eller ett besok om ansokan behover kompletteras. Det framgår finte i dokumentation varfor kontrollansvarig ej kr~vts i vissa girenden. Fem av sju girenden har handlagts inom do veckor, vilket enligt vår bedomning har ber~knats utifrån ner bygglovsansokan har inkommit till byggkontoret eftersom inga mottagningsbevis har skickats. For ovriga girenden har ej meddelande om forl~ngd handlåggningstid skickats till den sokande i de fall handl~ggningstiden har overskridit do veckor. Vi kan konstatera att det saknas information i de beslut som skickas ut till de sokande. I granskade beslut framgår finte vilka mojligheter sokande har att overklaga beslutet, vilket enligt lagtexten ska framgå. Eftersom ~rendehanteringssystemet finte stodjer någon registrering ner en ansokan ~r fullstendig, forekommer svårigheter att genomfora några overgripande systematiserade uppfoljningar av handlåggningstiderna av inkomna bygglovs~renden. Av intervjuerna framkommer att det åvilar respektive handl~ggare att tilise att ansokan genomfors inom angiven tid. Det finns ingen uppdaterad mall eller checklista som utgor stod vid årendehanteringen av bygglovs~rendena. Ett kontrollschema har tagits fram som kan tiknas vid en checklists, dock har den ej uppdaterats efter kraven i den nya plan- och bygglegen. Av intervjuerne medges att det finns behov av att se over befintliga rutiner och processer for att tilise att årendehanteringen skots effektivt. Detta understods vidare av att nemnden i den finterna kontrollplanen 2013 antagit ett kontrollmål som anger att "handlåggning och administrative delar i bygglovshandl~ggningen ska såkras for att tilise att den foljer nuvarande PBL och lagstiftarens intentioner med densamma for att minimers mojliga overklaganden och fordrojning i ~rendets handl~ggning for enskild sokande". Vår bedomning år att bygg- och miljon~mnden bor s~kerst~lla att ~rendehantering och handl~ggning av bygglovsansokningar sker i enlighet med lagstiftningen, och att all information som isgen stipulerer framgår i den kommunikation som skickas till de som soker bygglov. For att s~kerst~lla en råttssåker process bor befintliga checklistor revideres och uppdateras. Vår bedomning ~r att bygg- och miljon~mnden vidare bor skapa verktyg for att mojliggora till elektronisk uppfoljning av bygglovskontorets handl~ggningstider for att minimers risken vid uppfoljning av handl~ggningstiderna. Genomfors uppfo/jning av kundnojdhet? Inom ramen for kommunfullm~ktiges overgripande fokusområden och bygg- och miljon~mndens konkretiserade verksamhetsfokus framgår mål med båring på kundnojdheten. Medborgerne kan given via det kommunovergripande synpunktshanteringssystemet finkomma med synpunkter kring handlåggningen av ett girende. Åstorps kommun har given tillsammans med ett ental andra kommuner och SKL deltagit i en servicemetning av kommunernas teleservice och e-posthantering dir hantering av 14

16 Qualityfn Everything We Do bygglovsfrågor utv~rderats som en parameter. Det finns dock inga etablerade rutiner att systematiskt folja upp kundnojdheten i respektive detaljplan- eller byggiovsårende. Vår bedomning ~r att kundnojdheten bor foljas upp kontinuerligt for att få en bild av hur allmånheten upplever att verksamheten fungerar. Kontinuerliga undersokningar av kundnojdheten leder också till att verksamheten kan folja upp om vidtagna åtg~rder for att forb~ttra verksamheten får effekt gentemot de sokande. Genomfors uppfo/jning av beslut kring detaljplaner och byggov och hur såkerst~ller nåmnden att dessa fo/js? Det genomfors ingen systematiserad kontroll for att s~kerst~lla att beslutade detaljplaner efterlevs. Viss uppfoljning sker vid ansokan om bygglov, dir uppfoljning gors mot beslutad detaljplan. I annat fall sker enbart kontroll då allm~nheten hor av sig om eventuella avvikelser. Det saknas tydliga rutiner for att folja upp beviljade bygglov och for att såkerstålla att bygglovet fortfarande ~r aktuellt alternativt om rendet ska ayskrivas. Både plan- och byggkontoret har viss eftersl~pning vad gåiler arkivering av detaljplane- samt bygglovs~renden Identifierade forbåttringsområden/rekommendationer Våra identifierade forb~ttringsområden/rekommendationer ~r enligt foljande: Bygg- och miljon~mnden bor s~kerst~lla att ~rendehantering och handlåggning av bygglovsansokningar sker i enlighet med lagstiftningen. > Bygg- och miljon~mnden bor revidera befintliga ma lar och checklistor som tydliggor vilken information som måste finnas med i samtliga handlingar i ett bygglovs rende. Bygg- och miljon~mnden bor skapa verktyg for att mojliggora till elektronisk uppfoljning av bygglovskontorets handl~ggningstider. Bygg- och miljon~mnden bor s~kerst~lla att kundnojdheten systematiskt foljs upp. Åst n 4 september 2013 Ida Brorsson Ernst &Young AB 15

17 Quality In Everything We Do K~Ilforteckning Intervjuer: Johanna Perlau, chef for samh~llsbyggnadsenheten/stadsarkitekt Frank Starek, byggnadsinspektor Håkan Nilsson, bygglovshandl~ggare Malin Bergman, planarkitekt Linda Svederberg, planarkitekt Medverkat vid intervjuerna: Tord Sturesson, forste vice ordforande i revisjonen Dokument: Budget 2013 med flerårsplan Vision och mål Åstorps kommun, beslutad av kommunfullm~ktige Verksamhetsfokus 2013 Bygg- och miljonåmnden, beslutad av bygg- och miljon~mnden Årsredovisning 2012 Reglemente for bygg- och miljon~mnden och kommunstyrelsen Delegationsordning for bygg- och miljon~mnden Rapport, Servicemetning via telefon och e-post Åstorp, Januari 2013, genomford av JSM Telefront Bygg- och miljon~mndens finterna kontrollplan 2013, Bmn Uppfoljning intern kontroll enligt kontrollplan 2012, Dnr BMND: Planstatus, uppdaterad Checklistor/maliar over plan- respektive bygglovsprocessen Statistik auseende bygglov efter genomford egenkontroll, daterad Stickprov tre detaljplans rende med tillhorande dokumentation Stickprov sju bygglovs~renden med tillhorande dokumentation 16

18 J ERNST& YovNc Bilaga 1 Kommungemensamma fokusområden beslutade av kommunfullm~ktige som beror byggoch miljon~mnden och detaljplan- och bygglovsprocessen samt nemndens beslutade verksamhetsfokus, angivet i budget 2013 med flerårsplan samt verksamhetsfokus 2013 for bygg- och miljon~mnden. Fokusområde: Fler i arbete och fler foretag Mål 13: Kommuninnevånarnas hålsa ska forbåttras Verksamhetsfokus: I arbetet med framtagande av nya detaljplaner skall folkhålsoaspekten vara en parameter som alltid ska inkluderes och beaktas. Berorda handlåggare inom bygg- och miljokontoret ska ges mojlighet att delta i utbildning/seminarium kring folkhålsofrågor med koppling till verksamheten. Mål 1.5: Myndighetsutovning och service mot foretagen skall forb~ttras Verksamhetsfokus: Bygglov skall for ny-, om- och tillbyggnader i komplette och okomplicerade årenden gallande foretag hanteras inom fem veckor. Samordning och rutiner av tillsynsbesok hos foretag ska ske och utvårderas vad gåiler byggkontoret, miljokontoret och råddningstjånsten. Fokusområde: Utveckla attraktivt boende Mål 2.1: Fier viljer att bosåtta sig i Åstorps kommun Verksamhetsfokus: Aktivt arbeta for en god planberedskap. Tilise att det årligen tas fram detaljplaner motsvarande en okning av bostadsproduktionen om minst boståder. Mål 2.3: Invånarna skall få ett gott bemotande i sine kontakter med kommunen och dess personal Verksamhetsfokus: Rent administrativt och handlåggningsmåssigt kommer verksamheten under 2013 arbeta med en fortsatt foråndring dår kommuninvånarens behov i relation till gållande lagstiftning såtts i fokus. Målet år att den rena myndighetsdelen ska kommuniceras på ett sådant sått att kommuninvånaren upplever kontaktevna med forvaltningen som om man fåren god service och att man har och gore med en "servicemyndighet". Mål 2.4: Informationen och servicen på kommunens hemsida skall vara utvecklad och tillgånglig Verksamhetsfokus: Tilise att adekvat, korrekt, uppdaterad och enkel information finns tillgånglig under fliken Bygga, Bo och Miljo på kommunens hemsida. Oppdraget tilldelas formellt en tjånstehavare som också har att folja foråndringar i omvårlden och andra kommuners utveckling. Mål 2.5: Kommunens invånare skall kinna sig trygga i samhellet Verksamhetsfokus: I arbetet med framtagandet av nya detaljplaner skall trygghetsaspekten vara en parameter som alltid skall inkluderes och beaktas. Berorda handlåggare inom bygg- och miljokontoret ska ges mojlighet att delta i utbildning/seminarium kring trygghetsfrågor med koppling till verksamheten. 17

19 J ERNST&YovNc Bilaga 2 Nedan foljer en kortfattad beskrivning av vad som kr~vs enligt PBL rorande de dokument som ska finnas och den information som ska ges i respektive detaljplans rende. 1. Begåran om planbesked av planbeskedet ska det framgå om kommunen avser finleda planl~ggning, tidpunkt då planl~ggningen ska ha lett fram till besked samt skilen for kommunen att finte finleda planlåggning, om beskedet år negativt. 2. Grundkartor och fastighetsforteckning av fastighetsforteckningen ska framgå vilka fastigheter som ~r berorda samt eventuell berord samf~lld mark samt allminna vattenområden. Vidare ska framgå vilka som år ågare till fastigheter, mark och vattenområden. 3. Dokument som styrker att samråd har skett med berorda, samt under vilken tid samråd har genomforts. Vid enkelt planforfarande ~r kraven på samråd finte lika omfattande. 4. Information om planen medfor betydande miljopåverkan. Om detta ~r fallet ska en mifjokonsekvensbeskrivning ha genomforts. 5. En samlad redogorelse av alla kommentarer som inkommit under samrådet. 6. Forslaget till detaljplan som tagits fram efter genomfort samråd ska kungoras och stillas ut for granskning under minst tre veckor. Av kungorelsen ska framgå vilket område som auses, om forslaget avviker från oversiktsplan, vilken mark som kan komma att tas i anspråk, var forslaget finns tillg~ngligt och hur lång granskningstiden gir, att den som vill I~mna synpunkter på forslaget ska gora det under granskningstiden, till vem synpunkter ska I~mnas, att den som under granskningstiden finte har I~mnat skriftliga synpunkter kan forlora råtten att overklaga beslut att anta planen. 7. Meddelande om innehållet i kungorelsen ska skickas till kynda sak~gare. Vidare ska forslaget till detaljplan och samrådsredogorelse skickas till I~nsstyrelsen samt de kommuner som berors. 8. Kommunen ska under granskningstiden hålla forslaget tillg~ngligt for alla som vill granska det. Krav på utst~llning av planforslaget finns finte då det ror sig om enkelt planforfarande. 9. Granskningsutlåtande av utlåtandet ska det framgå en sammanstållning av de synpunkter som inkommit samt en redovisning av kommunens forslag med anledning av synpunkterna. 10. Datum for antagande samt laga kraft ska antecknas på planhandlingarna. 11. Meddelande om antagande ska ha skickats till berorda samt ovriga som under granskningstiden skickat synpunkter. 18

20 J ERNST&YovNc Quality In Everything We Do Nedan foljer en kortfattad beskrivning av vad som kråos enligt PBL rorande de dokument som ska finnas och den information som ska ges i respektive bygglovs rende. 1. Skriftlig ansokan om bygglov ska innehålla ritningar och beskrivningar av vad som ska goras 2. Forslag på kontrollansvarig ska finnas 3. Vid ofullståndig ansokan ska nåmnden forelegga sokanden att avhjelpa bristerna inom angiven tid. 4. Att hora grannar och andra berorda - om ansokningen avser en åtg~rd som innebår en avvikelse från en detaljplan eller områdesbest~mmelser eller ska utforas i ett område som finte omfattas av en detaljplan eller områdesbest~mmelser och åtg~rden finte ~r en sådan åtg~rd som auses i PBL 9:31 a 1, ska byggnadsn~mnden underritta kynda sak~gare och organisationer som berors av ansokan och ge dem tilif~lle att yttra sig. 5. Handl~ggning ska ha gjorts inom do veckor efter att fuilståndig ansokan inkommit. Forlengning får ske men då ska sokanden informeras om detta innan de forsta do veckorna lopt ut. 6. Mottagningsbevis ska skickas ner fullståndig ansokan inkommit, innehållandes information om handl~ggningstider, vad som hinder om beslut finte fattas inom stipulerad tid samt mojligheterna till rettslig provning av beslut. 7. Expediering och kungorelse av beslut av ett bygglov ska framgå vilken giltighetstid lovet har, om det ska finnas någon som ~r kontrollansvarig och i så fall vem eller vilka som ~r kontrollansvariga och att lovet finte inneber en ritt att påborja den sokta åtg~rden forrån byggnadsnåmnden har gett startbesked. Lovet ska också innehålla villkor och upplysningar. Ett beslut om lov eller forhandsbesked ska tillsammans med en uppgift om vad den som vill overklaga beslutet måste gora, delges sokande och annan part om det finte ~r uppenbart obehovligt och dem som I~mnat synpunkter som finte blivit tillgodosedda. Beslutet ska kungoras genom ett meddelende ipost- och Inrikes Tidningar. 19