Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari Vellinge kommun. Granskning av plan- och bygglovsprocessen

Transkript

1 Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari 2016 Vellinge kommun Granskning av plan- och bygglovsprocessen

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Revisionsfrågor Tillvägagångssätt Revisionskriterier Granskningsresultat Iakttagelser Sammanfattande bedömning Rekommendationer...15 Källförteckning...16 Bilaga 1 krav utifrån PBL...17 Bilaga 2 processbeskrivningar...19 Bilaga 3 ärenden i stickprovsgranskningen

3 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vellinge kommun granskat detaljplanoch bygglovsprocesserna. Syftet med granskningen har varit att bedöma om byggnadsnämnden och kommunstyrelsen bedriver en ändamålsenlig verksamhet rörande detaljplanering och bygglovshandläggning i enlighet med plan- och bygglagen. Vår bedömning är att kommunstyrelsen bedriver en ändamålsenlig verksamhet rörande detaljplanering i enlighet med plan- och bygglagen. Miljö- och byggnadsnämnden bedriver till stora delar en ändamålsenlig verksamhet rörande bygglovshandläggning i enlighet med plan- och bygglagen. Vår bedömning gällande miljö- och byggnadsnämnden grundar sig på att de på grund av hög arbetsbelastning överskridit den lagstadgade handläggningstiden i ett antal ärenden. Vi har bland annat gjort följande iakttagelser: Bygglovsenheten har ett hyllsystem som säkerställer att ärendegången fungerar. Ärendena flyttas mellan hyllorna efterhand som de hanteras. Systemet gör att handläggarna kan se var deras och kollegornas ärenden befinner sig i processen. Kundundersökningar genomförs gällande bygglov men inte gällande detaljplaner. Planenheten och exploateringsenheten hör till samma avdelning och har enligt uppgift ett gott samarbete. Handläggningstiderna för bygglov överskrider i vissa ärenden de lagstadgade 10 veckorna. Mottagningsbevis skickas inte alltid ut till den som ansökt om bygglov. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi: Miljö- och byggnadsnämnden att följa upp att det införs ett IT-verktyg för att möjliggöra löpande elektronisk uppföljning av kundnöjdhet. Miljö- och byggnadsnämnden att undersöka vilka IT-system, till exempel e-arkiv, som kan införas för att säkra och effektivisera arbetet. Miljö- och byggnadsnämnden att bevaka och säkerställa att det vidtas åtgärder när lagstadgade handläggningstider överskrids eller riskerar att överskridas. Miljö- och byggnadsnämnden att stärka sina rutiner gällande mottagningsbevis när byggoch marklovsansökningar är kompletta. Kommunstyrelsen att utifrån ett företagar- och medborgarperspektiv undersöka möjligheter att följa upp externa aktörers syn på handläggningen av detaljplaner. 2

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Detaljplan- respektive bygglovsprocessen inklusive marklov är områden där enskilda kommuninvånare samt aktörer och intressenter inom det lokala näringslivet möter den kommunala förvaltningen i frågor avseende teknisk-juridisk karaktär som kan vara svåra att hantera. Dessa processer är dock av stor betydelse när det gäller kommunens fortsatta utveckling och expansion. I Vellinge kommun ansvarar miljö- och byggnadsnämnden för myndighetsutövningen avseende bygglov. Kommunstyrelsen ansvarar för utformningen av detaljplaner. Det ställs höga krav på information om regelverket för att säkerställa att ärendena handläggs rättsenligt och likvärdigt i enlighet med lagstiftningen. Det är av största vikt att medborgarna vet att de behandlas lika vid prövning av dessa ärenden. Genom effektiva processer kan handläggningstiderna kortas, vilket är av vikt både ur kommunens och ur medborgarens perspektiv. Under våren 2011 trädde en ny plan- och bygglag (PBL) i kraft, vilket har påverkat kommunens sätt att arbeta med detaljplan- och bygglovsfrågor. Bland annat anger PBL att kommunen ska meddela ett bygglov inom 10 veckor från att fullständiga handlingar inkommit, en tidsfrist som under vissa omständigheter kan förlängas med ytterligare 10 veckor. Förändringarna i lagen kräver att informationsinsatser gentemot allmänheten samt utbildningsinsatser riktade mot berörd personal och berörda politiker genomförs. Från och med den 1 januari 2015 har ytterligare ändringar av plan - och bygglagen trätt i kraft. Med bakgrund av revisorernas risk- och väsentlighetsbedömning har detaljplan- och bygglovsprocessen identifierats som ett väsentligt område att granska vidare. Revisorerna vill förvissa sig om att kommunstyrelsen och miljö- och byggnadsnämnden styr och följer upp dessa processer på ett ändamålsenligt sätt Syfte och avgränsning Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen och miljö- och byggnadsnämnden bedriver en ändamålsenlig verksamhet rörande detaljplanering och bygglovshandläggning i enlighet med plan- och bygglagen. Granskningen avgränsas till att enbart granska detaljplan- och bygglovsprocessen vad gäller processen när ett planuppdrag har beviljats av kommunstyrelsen till dess att det har vunnit laga kraft, tillika processen när en ansökan om bygglov inkommer till kommunen till dess att ett bygglovsbeslut expedieras och kungörs. Vad gäller vår stickprovsgranskning har granskningen avgränsats till att enbart kontrollera vilken information och dokumentation som varit tillämplig i enlighet med plan- och bygglagens 9 kap Revisionsfrågor I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Uppfyller kommunstyrelsen plan- och bygglagens krav rörande detaljplaneprocessen? Uppfyller miljö- och byggnadsnämnden plan- och bygglagens krav rörande bygglovsprocessen och dess handläggningstider? Genomförs uppföljning av kundnöjdhet? 3

5 Genomförs uppföljning av beslut kring detaljplaner och bygglov och hur säkerställer nämnden att dessa följs? Föreligger en tillfredsställande intern kontroll rörande avgifter för detaljplaner? Finns framtagna detaljplaner i tillräcklig omfattning för den framtida byggnationen enligt översiktsplanen? 2.4. Tillvägagångssätt Granskningen grundas på intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har skett med samhällsbyggnadschef, stadsarkitekt tillika avdelningschef, bygglovshandläggare, planarkitekt och planadministratör. Ett stickprov bestående av två detaljplaneärenden, åtta bygglovsärenden och fyra marklovsärenden har granskats utifrån kraven på dokumentation och information i lagstiftningen. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att sakgranska rapporten Revisionskriterier Plan- och bygglagen Den nya plan- och bygglagen (2010:900) som trädde i kraft i maj 2011 fastslår i lagens 5 kap. 6 att innan en detaljplan antas ska kommunen ha tagit fram ett planförslag, samrått om förslaget, kungjort det samt låtit det granskas. I 5 kap. 11 regleras hur ett samråd ska genomföras. Lagen fastslår att samrådet ska syfta till att få fram ett så bra beslutsunderlag som möjligt och att ge möjlighet till insyn och påverkan. Under ett samråd om en detaljplan ska kommunen redovisa planförslaget, skälen för förslaget och det planeringsunderlag som har betydelse. Rörande bygglov fastslås att handläggning inte får ta längre tid än 10 veckor i anspråk från det att en fullständig bygglovsansökan har lämnats in till kommunen fram till dess att ansökan beslutas. Ett mottagningsbevis ska skickas till sökanden så snart en komplett ansökan har inkommit. Tidsfristen börjar löpa den dag då den till nämnden inkomna ansökningen är fullständig. Om nämnden behöver förlänga tiden, får nämnden besluta om förlängning vid endast ett tillfälle under handläggningens gång. Det är alltså inte möjligt att förlänga en gång och sedan förlänga vid ytterligare ett tillfälle. Byggherren ska vidare vid ansökningar om större bygglov utse en kontrollansvarig, som ska anges redan i lovansökan. Den kontrollansvarige ska vara självständig i förhållande till entreprenören. I bilaga 1 presenteras mer ingående vilka krav som ställs enligt plan- och bygglagen inom ramen för detaljplan- och bygglovsprocessen. Efter ändring i Plan- och bygglagen ska detaljplaner som börjar sin handläggning efter den 1 januari 2015 få nya förfaranden. Det som tidigare var enkelt planförfarande blir standardförfarande. Det tidigare normala planförfarandet kallas i fortsättningen utökat planförförande. Detaljplaner som påbörjats innan 1 januari 2015 handläggs enligt PBL 2010:900 och behåller sina gamla förfaranden, det vill säga enkelt respektive normalt planförfarande. 4

6 Reglementen Miljö- och byggnadsnämnden Nämnden fullgör enligt reglementet kommunens myndighetsutövande uppgifter, såväl mot enskilda och juridiska personer som mot kommunens egen verksamhet, beträffande planoch byggnadsväsendet. Nämnden ska besluta i frågor om förhandsbesked och bygglov samt utöva tillsyn över byggverksamheten enligt plan- och bygglagen, och de övriga lagbestämmelser som berör byggverksamheten. Nämnden ansvarar för och fullgör kommunens uppgifter enligt lagen om bostadsanpassningsbidrag. Kommunstyrelsen Enligt kommunstyrelsens reglemente senast antaget har kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för samhällsplaneringen. Kommunstyrelsen ansvarar för och fullgör kommunens uppgifter inom planväsendet enligt plan- och bygglagen, och ansvarar för planprocessen när det gäller översiktsplaner, detaljplaner och områdesbestämmelser. Kommunstyrelsen ska: 1. ansvara för den översiktliga planeringen och detaljplaneringen av användningen av mark och vatten, 2. upprätta förslag till översiktsplan och detaljplaner som ska beslutas av kommunfullmäktige, 3. besluta om detaljplaner upprättade enligt enkelt planförfarande, 4. besluta i övriga planärenden enligt plan- och bygglagen, där beslutet enligt lag inte är förbehållet kommunfullmäktige, 5. yttra sig över remisser från länsstyrelsen och andra myndigheter inom planväsendet, 6. ansvara för planering av mark och bostadsförsörjning och se till att en tillfredsställande markberedskap upprätthålls samt att samhällsbyggandet främjas, 7. ansvara för exploateringsverksamheten, 8. ansvara för den övergripande trafikpolitiken och verka för en effektiv transportinfrastruktur, en tillfredsställande trafikförsörjning och en väl fungerande kollektivtrafik,. 9. ansvara för utbyggnad av exploateringsområden för bostads- och verksamhetsområden, 10. följa övergripande naturvårdsfrågor som inte åligger andra nämnder. 5

7 3. Granskningsresultat 3.1. Iakttagelser Organisation Bygglovshandläggning är organiserad i en bygglovsenhet. Tillsammans med miljöenheten bildar enheterna miljö- och byggnadsavdelningen. Avdelningschefen är även enhetschef för bygglovsenheten. Avdelningen styrs av miljö- och byggnadsnämnden. Inom bygglovsenheten finns en nämndsekreterartjänst och administrativa tjänster samt bygglovshandläggare som förutom att handlägga bygglov arbetar med inspektion och bostadsanpassning. Plan- och exploatering är i sin tur organiserat i en enhet inom tillväxtavdelningen. Enheten styrs av kommunstyrelsen. På enheten finns det 13 anställda bland annat planarkitekt, exploateringsingenjör och projektledare. Dessutom finns det en registrator som även fungerar som administrativt stöd till övriga. Tre planarkitekter samordnar för närvarande framtagandet av 45 detaljplaner. Nuvarande organisation är ett resultat av en omorganisation, tidigare hörde alla till samma avdelning. Bland de intervjuade finns det delade meningar om fördelarna med den nya organisationen. De flesta menar att det tagit lite tid men att det mesta har fallit på plats. Det framkom dock att beslutsprocessen för detaljplaner tar något längre tid nu än i förra organisationen. Enligt uppgift har handläggarna idag mindre insyn i de politiska intentionerna och beslutsprocessen är mindre flexibel. Eftersom tjänstemännen inte har delegation måste alla beslut gällande detaljplaner gå igenom den politiska beslutsprocessen. En del av detaljplanerna tar planarkitekterna själv fram men i majoriteten av planerna är det externa konsulter som står för framtagandet av planerna. Konsulterna hyrs in utifrån ett ramavtal som för närvarande är under upphandling. Rutinerna och processen är i stort manuella och att de fungerar hänger på enskilda tjänstemän. De intervjuade menar att det är en hög arbetsbelastning och att organisationen är sårbar. Medarbetarna har specifik kompetens och kan i vissa fall inte ersätta varandra vid eventuell frånvaro Styrning och uppföljning Besluts- och ärendeprocess Gällande bygglov så är det miljö- och byggnadsnämndens delegationsordning 1 som styr vilka beslut som ska fattas av miljö- och byggnadsnämnden respektive bygglovsenhetens tjänstemän. De flesta bygglov hanteras på delegation. Undantag är till exempel flerfamiljhus, industrifastigheter, ärende där det inkommit erinran och bygglov av principiell vikt. När en ansökan om bygglov kommer in till bygglovsenheten delas de i första hand upp i enklare ärenden och mer djupgående ärenden. De enklare ärendena är rutinärenden som inte kräver någon djupare bedömning. Uppdelningen sker på ett möte en gång per vecka. Då går de också utifrån en checklista igenom ärendena och markerar där det finns behov av komplettering. 1 Antagen

8 De enklare ärendena hanteras av de administrativa stödfunktionerna medan de andra hanteras av bygglovshandläggare. Det händer att ett enklare ärende visar sig mer komplicerat och då byter de handläggare eller tar hjälp av varandra. För särskilt svåra bygglovsärende lyfts detta med övriga medarbetare först för att eftersöka liknande ärenden, därefter om mer stöd behövs hanteras svåra ärenden gemensamt på ett veckomöte. Enligt rutinerna på kommunens hemsida ska det när ett ärende är komplett skickas ut ett mottagningsbevis. Om ärendet inte är komplett skickas det ut information om vad som behöver kompletteras. Enheten har ett uppbyggt mapp- och hyllsystem som hjälper handläggarna att hålla ordning på ärendets gång. Ärendena flyttas mellan hyllorna efterhand som de hanteras. Systemet gör att handläggarna kan se var deras och kollegornas ärenden befinner sig i processen. Ärendena får enligt lagstiftningen inte ta längre än tio veckor. Det är stor variation i hur lång tid handläggningen av ärendena tar. Det gemensamma är dock att cirka 60 procent av handläggningstiden utgörs av tid då ärendena ligger och väntar på att bli hanterade. Alla ärenden diarieförs i IT-systemet Byggreda. De intervjuade menar att ett digitalt arkivsystem skulle behövas för att säkrare och effektivare kunna hantera ärenden. Att hantera papper dagligen i den mängd de gör innebär enligt uppgift alltid en risk. Enligt PBL får en byggnad ej tas i bruk innan slutbesked lämnats till byggnadsnämnd som utfärdat bygglovet. I samband med slutbesked genomför förvaltningen en lägeskontroll på samtliga byggnader större än 15 kvadratmeter i bygglov. Skulle lägesbeskrivningen visa att byggnaden inte är förenlig med bygglovet ska nytt bygglov ansökas om. För byggnation upp till 15 kvadratmeter genomför förvaltningen som regel ej lägesbesiktning, dock kan det förekomma. I annat fall förlitar sig förvaltningen på allmänhetens anmälningar om överträdelse från bygglovet. Resultatet av uppföljningen kan både vara att en överträdelse skett, men även att anmälaren missuppfattat bygglovet och att ingen överträdelse skett. Gällande planprocessen så ser processen olika ut beroende på vilket förfarande som ska användas. Planenheten har en checklista som stödjer handläggarna i processen. De har dessutom tagit fram processbeskrivningar som visar på de olika processernas delmoment, se bilaga 2. Utökat planförfarande (tidigare normalt planförfarande) används när en föreslagen detaljplan har ett allmänt intresse och kan komma att medföra miljöpåverkan. Där ingår program, samråd, granskning, antagande, eventuell överprövning och laga kraft. Standardförfarande (tidigare enkelt förfarande) kan användas när förslaget är av begränsad betydelse och saknar intresse för allmänheten och överensstämmer med översiktsplanen. Där ingår samråd/underrättelse, antagande, eventuell överprövning och laga kraft. Syftet med detaljplaneprogram är att kunna bredda kommunens beslutsunderlag i ett tidigt skede med de berördas erfarenheter och synpunkter. Program upprättas endast om det bedöms som nödvändigt. De berörda ges då möjlighet till insyn och påverkan innan kommunens ställningstaganden är låsta. Oavsett förfarande sker någon form av samråd. Vid standardförfarande inbjuder kommunen till informations- och samrådsmöte och planförslaget ställs ut i 4 veckor. Förslaget publiceras även på kommunens hemsida. Vid utökat förfarande sker samråd med till exempel länsstyrelsen, lantmäterimyndigheten och andra kommuner som berörs av förslaget. I utökat planförfarande (tidigare normalt planförfarande) genomförs granskning där handläggarna sammanfattar inkomna synpunkter i ett utlåtande. Oavsett förfarande ska planen antas. Vid utökat förfarande bereder kommunstyrelsen detaljplanen och kommunfullmäktige beslutar om antagande. Vid standardförfarande är det kommunstyrelsen som beslutar om antagande. 7

9 Länsstyrelsen har inte ställt sig bakom översiktsplanen och därför blir det i de flesta ärenden ett utökat planförfarande. Planadministratören skickar ut underrättelse om kommunfullmäktiges (utökat förfarande) eller kommunstyrelsens (standardförfarande) beslut med besvärshänvisning till de sakägare som står med i fastighetsförteckningen och som lämnat skriftliga synpunkter senast under granskningsperioden och som inte tillgodosetts. Antagandebeslutet kan överklagas inom tre veckor. Planen vinner laga kraft tre veckor efter beslutets anslagsdatum om ingen överklagat. Ett ärende kan ibland börja som ett standardförfarande men under handläggningstiden gå över i ett utökat förfarande. Enligt intervjuerna finns risk för en förlängd planprocess när förfarande skiftas. En del nämnder har delegerat till tjänstemän att hantera remissvar vid enkelt planförfarande/standardförfarande, vid byte till normalt/utökat är det däremot vanligtvis nämnden som hanterar remissen. Därmed kan det i en detaljplan med enkelt planförfarande som övergår till normalt planförfarande bli en förlängd process när ärendet fåt skjutas framåt i väntan på remissvar. Intern kontroll Miljö- och byggnadsnämnden tar varje år fram en plan för intern kontroll. Planen baseras på en risk- och väsentlighetsanalys. I 2014 och 2015 års planer har debitering av bygglovsavgifter enligt taxa och handläggningstider ansetts ha sammanlagd störst risk och väsentlighet. Planen följs upp årligen. I uppföljningen för 2014 konstaterades det att det vid de två granskningstillfällena inte fanns några större avvikelser gällande taxan. Gällande handläggningstiderna var det visserligen så att den genomsnittliga handläggningstiden var under 10 veckor, men enskilda ärenden hade tagit upp till 14 veckor att handlägga. Uppföljningen visade också att den genomsnittliga handläggningstiden hade ökat från 4,8 veckor år 2013 till 7 veckor år Av dokumentstudier framkommer att detaljplaneprocessen inte inkluderats som kontrollmoment i internkontrollplanen för Däremot inkluderades exploateringsverksamheten i 2014 års plan för intern kontroll som kontrollmål. I uppföljningen av internkontrollplanen framkom att kommunstyrelsen ska utarbeta ett kommunövergripande regelverk för exploateringsprocessen. Detaljplaneprocessen har en roll i exploateringsprocessen beslutade kommunstyrelsen att anta modell för kostnadsberäkning för upprättande av detaljplan. Syftet med modellen var att upprättandet av detaljplaner på uppdrag från externa aktörer inte ska skattesubventioneras utan kostnaderna ska täckas av taxor. Av intervju framkommer att taxorna i övergripande sak täcker kostnaderna för detaljplaneprocessen. För enskilda detaljplaner kan utfallet variera då vissa planer avslutas med överskott och vissa med underskott. Den bakomliggande orsaken till detta är att taxan bestäms i det inledande skedet av detaljplaneprocessen. Tillväxt- och exploateringsenheten har rutiner för att säkerställa att samtliga kostnader beaktas i den ekonomiska redovisningen av de olika detaljplanerna. I kommande revideringar ska större vikt läggas på framtagandet av detaljplaner för flerbostadshus. Kundnöjdhet Tidigare har kundundersökningar gällande bygglov genomförts vart tredje år. Det har genomförts manuellt och svarsfrekvensen har varit låg. Stadsarkitekten menar att för att få 8

10 högre svarsfrekvens och relevanta svar behöver de som ansöker om bygglov få undersökningen kort efter besked om beslut. Därför ska kommunens IT-leverantör ta fram ett system som innebär att samtliga ansökande får ett e-postmeddelande med länk till kundundersökning några veckor efter att de fått beslut i sitt ärende. Systemet finns förhoppningsvis på plats i början av Planenheten genomför inga kundundersökningar. Processerna är långa och det finns inte alltid en ansökare eller mottagare av planerna. Vid de fall de har kontakt med externa aktörer sker en löpande dialog. Målstyrning och uppföljning Kommunfullmäktige har antagit tre mål som har bäring på stadsbyggnadsområdet. Nämnden ska verka för att kommunen har en positiv befolkningsökning på 1 % per år sett över tiden (5 år), ska bli den mest företagarvänliga kommunen och verka för en god boendemiljö. Miljöoch byggnadsnämnden och kommunstyrelsen har brutit ner målen och tagit fram styrkort för att tydliggöra hur målen ska uppnås. Miljö- och byggnadsnämnden får regelbundet för varje tertial statistik och uppföljning gällande bygglovsansökningar. Likaså rapporterar tillväxt- och exploateringsenheten löpande till kommunstyrelsen. Av intervju framkommer att enheten informerar kommunstyrelsen om pågående detaljplaneprocesser, avvikelser i tidplaner och ekonomi tre gånger årligen. Vidare har enheten uppföljning genom nyckeltalet antal antagna detaljplaner årligen. Gällande uppföljning av bygglovsbeslut följer bygglovsavdelningen i enlighet med sina taxebestämmelser upp bygglov på byggnader över 16 kvm. Dessutom följer de upp alla anmälningar om överträdelser Handläggningstider Under 2014 inkom 924 mark- och bygglovsärenden in till bygglovsenheten. Fram till oktober 2015 har 1018 ärenden inkommit. Den 6 november fanns det 128 bygglovsärende som inväntade beslut. Av dessa fanns det 63 bygglovsärenden vars handläggningstid hade överskridit de lagstadgade tio veckorna. Av intervju framkom att det för ett flertal av dessa ärenden inväntas svar från berörda parter. Anledningen enligt de intervjuade är att de inte hunnit avverka den extra ärendebelastning som uppstår under semesterveckorna samt en ökad ansökningsmängd på grund av ändrade ROT-regler från och med årsskiftet. Stadsarkitekten planerade att beordra övertid en kväll framöver för att försöka arbeta undan en del av ansökningskön. Av intervju framkommer att plan- och exploateringsenheten för tillfället aktivt arbetar med ca 45 detaljplaner. Ärendena sträcker sig över flera år men varierar i längd. Det mäts inte hur lång tid det tar att ta fram planerna. Av intervjuerna framgår det att även om de har en hög arbetsbelastning så anser de sig väl förberedda och vet vilka planer som ska prioriteras. Eftersom exploatering hör till samma enhet har de ett gott samarbete med exploateringsingenjörerna. Därmed kan de utarbeta detaljplaner någorlunda i den takt som efterfrågas. 9

11 Stickprovsgranskning Bygglovsärenden Inom ramen för granskningen har åtta bygglovsärenden som beslutats under 2014 till och med 2015 granskats. Granskningen har gjorts utifrån kraven på dokumentation och information som anges i PBL, se bilaga 1. Krav enligt PBL Ärende 1 Ärende 2 Ärende 3 Ärende 4 Ärende 5 Ärende 6 Ärende 7 Ärende 8 1. Skriftlig ansökan, inkl. ritningar och/eller beskrivningar 2. Förslag på ET ET ET ET ET ET kontrollansvarig 3. Begäran om ET ET ET ET ET ET ET ET komplettering vid behov 4. Grannehörande vid ET ET ET ET ET ET ET ET avvikelse från en detaljplan eller områdesbestäm. 5. Mottagningsbevis X* X X X** X*** X X*** 6. Handläggning inom 10 veckor 7. Expediering och kungörelse = Uppfyllt, - = framgår ej, X = Inte uppfyllt, ET= Ej tillämpligt * Bygglov redan beviljats, nya handlingar som krävde nytt bygglov **Finns diarienotering om utskickat mottagningsbevis men dokumentation saknas i akten. ***beslut taget inom en dag Skriftliga ansökningar och tillhörande underlag finns i samtliga ärenden. I två av åtta ärenden finns förslag om kontrollansvarig. Övriga ärenden har inte varit av sådan karaktär att kontrollansvarig krävts. Kontrollansvarig krävs inte för bygglov avseende murar, plank, utvändiga ändringar och enklare byggnationer. Enligt PBL 9 kap. 27 samt lag om tjänster på den inre marknaden 8 2 ska mottagningsbevis skickas till sökanden när ansökan är komplett. Förvaltningen har som rutin att ej sända ut mottagningsbevis i de fall bygglovet beslut om bygglov fattas inom ramen för några dagar. I ärende 6 samt ärende 8 har bygglov godkänts en respektive två dagar efter komplett ansökan inkommit. Det framgår däremot av stickprovskontrollen att det endast i ett ärende, utöver de två som beslutats omgående, finns ett dokumenterat mottagningsbevis när bygglovet bedömts som komplett. Dessutom visar en inkommen diarienotering att en utgående handling skickats när ansökan bedömts som komplett i ytterligare ett fall, ärende 5. Varför dokumentation inte funnits med i akten är för förvaltningen oklart. För ärende 1 har det funnits ett befintligt bygglov där handlingarna förändrades i sådan utsträckning att förvaltningen bedömde det som ett nyinkommet bygglov. Detta bedöms av bygglovsenheten 2 Lag (2009:1079) om tjänster på den inre marknaden 8 fastställer att behörig myndighet ska sända ett mottagningsbevis till sökanden när en fullständig ansökan har kommit in. Mottagningsbeviset ska innehålla information om tidsfrist och möjligheterna till rättslig prövning av beslut. 10

12 vara anledningen till att mottagningsbevis inte skickats. I resterande tre fall är det oklart varför mottagningsbevis inte skickats ut. Hörande av grannar/sakägare har inte skett i något av de stickprovsgranskade ärendena då byggloven inte avsett åtgärder som avvikit från gällande detaljplan. Samtliga ärenden har handlagts inom det lagstadgade kravet om tio veckor. Det framgår däremot av bygglovsenhetens statistik över bygglov som ej handlagts inom det lagstadgade kravet om 10 veckor att det finns ärenden som inte handläggs inom tiden. Av besluten framgår information om bygglovets giltighetstid. I de fall som information har skickats ut till grannar framgår att bygglovet kan överklagas senast fyra veckor efter publiceringsdatum. Det framgår däremot inte hur överklagandet ska ske 3. Tillsammans med beslutet anges även att bygglovet kommer att kungöras genom ett meddelande i Post- och inrikes tidningar. Detta har inte verifierats i samtliga stickprovsärenden. Marklovsärenden Krav enligt PBL Ärende 1 Ärende 2 Ärende 3 Ärende 4 1. Skriftlig ansökan, inkl. ritningar och beskrivningar 3. Begäran om komplettering vid behov ET ET ET 4. Grannehörande vid avvikelse från en detaljplan ET ET * ET eller områdesbestämmelser 5. Mottagningsbevis X 6. Handläggning inom 10 veckor X 7. Expediering och kungörelse * Anonym anmälan inkommen. Fler träd än marklovets tillstånd fälldes. Trädet hade en diameter som var mindre än den högst tillåtna, därav stängdes ärendet. Fyra marklovsärenden har begärts in för granskningen. För samtliga stickprov finns det en skriftlig ansökan. I ett av ärendena har komplettering av kartor begärts innan marklovet behandlats. Samtliga ärenden har bedömts ligga inom ramen för den beslutade detaljplanen och således har grannehörande inte behövts. I ett av markloven, ärende tre, har däremot en anmälan inkommit från granne. Detta med anledning av att fler träd än marklovet omfattat har fällts. Vid kontroll framkom att dessa träd inte omfattats av marklovskrav eftersom diametern på fällt träd understigit kommunens gräns på 20 cm. I ett av de fyra fallen framkommer det av stickprovet att kommunen inte har skickat ut ett mottagningsbevis. Vidare har det lagstadgade kravet om ärendebehandling inom 10 veckor inte upprätthållits i ett av de fyra fallen. Samtliga ärenden har enligt uppgift kungjorts i Postoch inrikes tidningar. Detta har inte kunnat verifieras i granskningen. 3 I PBL 41 fastställs det att ett beslut om lov eller förhandsbesked ska innehålla en uppgift om vad den som vill överklaga beslutet måste göra. 11

13 Detaljplaneärenden Krav enligt PBL Ärende 1: Skanörs centrum etapp 1 Ärende 2: Kvarteret skolan 7 1. Begäran om planbesked ( ) 2. Grundkartor och fastighetsförteckning 3. Dokument som styrker samråd med berörda 4. Info kring betydande miljöpåverkan 5. Samrådsredogörelser ( ) 6. Kungörelse, granskning och utställning av förslaget 7. Info om kungörelsen till kända sakägare 8. Utställning av planförslag för allmänheten ET 9. Granskningsutlåtande 10. Datum för antagande samt laga kraft 11. Meddelande om antagande till berörda = Uppfyllt, ( ) = Delvis uppfyllt Stickprovskontrollen har för detaljplaneprocessen omfattat ett ärende av normalt planförfarande (Skanörs centrum etapp 1) och ett enkelt planförfarande (Kvarteret skolan 7) enligt den äldre lagstiftningen. Avseende enkelt planförfarande innebär detta att det inte funnits ett utställningsskede för allmänheten. Avseende Skanörs centrum etapp 1 har det inte funnits en begäran om planbesked då planen har initierats av kommunen själv. För respektive ärende finns en plankarta samt fastighetsförteckning där det framgår vilka fastigheter som berörs. En planbeskrivning har upprättats för båda planerna innehållande en miljöbedömning i enlighet med plan- och bygglagen. Nämnden har fattat beslut om samråd vilket har genomförts enligt de krav som finns. Av dokumentationen framgår vilka parter samråd har genomförts med samt under vilken period. En samrådsredogörelse har upprättats för Skanörs centrum etapp 1. För Kvarteret skolan 7 ingår samrådsredogörelsen i granskningsutlåtandet i enlighet med PBL:s krav för enkelt förfarande. Samrådsredogörelsen för Skanörs centrum etapp 1 ger en samlad redogörelse kring de kommentarer som inkommit under samrådet. Beträffande kungörelser framkommer av dokumentstudier att det finns underlag gällande båda ärenden vad gäller samråd. Dessa är båda införda i Sydsvenska Dagbladet och Skånska Dagbladet. Vad gäller utställning av förslaget till allmänheten har detta skett för Skanörs centrum etapp 1 som genomförts genom normalt planförfarande. Det framgår att det saknas information i kungörelserna om förslaget avviker från översiktsplanen. Däremot framgår det av detaljplanerna att båda ärenden ligger i linje med översiktsplanens ställningstagande om en prioriterad centrumverksamhet (ärende 1, Vellinge översiktsplan 2010, med utblick mot 2050 ) samt kommunikationsnära boende (ärende 2, Översiktsplan 2000 ). För Skanörs centrum etapp 1 finns det ett dokumenterat granskningsutlåtande där en sammanställning gjorts av inkomna synpunkter. Detaljplanen för Skanörs centrum etapp 1 har antagits av kommunfullmäktige och detaljplan för Kvarteret skolan 7 har antagits i kommunstyrelsen. I båda ärenden har noterats när detaljplanen antagits samt när den vunnit 12

14 laga kraft. Enligt lagakraftbeviset avseende Skanör centrum etapp 1 förkunnas däremot att det varit kommunstyrelsen som antagit detaljplanen. Enligt uppgift måste detta vara ett skrivfel eftersom det var kommunfullmäktige som antog detaljplanen det angivna datumet. 13

15 4. Sammanfattande bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen bedriver en ändamålsenlig verksamhet rörande detaljplanering i enlighet med plan- och bygglagen. Miljö- och byggnadsnämnden bedriver till stora delar en ändamålsenlig verksamhet rörande bygglovshandläggning i enlighet med plan- och bygglagen. Vår bedömning gällande miljö- och byggnadsnämnden grundar sig på att de på grund av hög arbetsbelastning överskridit den lagstadgade handläggningstiden i ett antal ärenden Uppfyller kommunstyrelsen plan- och bygglagens krav rörande detaljplaneprocessen? Utifrån stickproven och övrig granskning gör vi bedömningen att kommunstyrelsen uppfyller plan- och bygglagens krav på dokumentation och information Uppfyller miljö- och byggnadsnämnden plan- och bygglagens krav rörande bygglovsprocessen och dess handläggningstider? När lagstadgade handläggningstider överskrids är det nämndens ansvar att se till att verksamheten vidtar åtgärder som möjliggör att lagen följs. Även om det ökade ärendeinflödet visar sig i enlighet med bygglovsenhetens bedömning vara tillfälligt, bedömer vi att kommunen bör ta fram arbetsätt för att möta tillfälliga uppgångar i ärendeinflödet. Vi bedömer dessutom att det inte är tillfredställande att 60 procent av tiden ett ärende finns på bygglovsenheten består av kötid. Vi menar att nämnden tidigare borde ha efterfrågat effektivisering och tillsatt resurser, så att ett ärendes väntetid inte uppgår till eller i vissa enstaka fall är över sex veckor. Det är vår bedömning att nämnden kan stärka sina rutiner gällande det lagstadgade kravet att översända mottagningsbevis vid komplett inkommen bygg- och marklovsansökan. Vi ställer oss dock bakom bygglovsenhetens rutin att inte skicka ut mottagningsbevis där beslut med säkerhet fattas inom några dagar från att ärendet inkommit. Med traditionell postgång kan ett mottagningsbevis, som skickas samtidigt eller inom ett par dagar som beslut, förvirra mottagaren. Med ett digitalt system hade problematiken försvunnit och alla lagstadgade steg hade kunnat följas Genomförs uppföljning av kundnöjdhet? Vår bedömning är att bygglovsenheten är angelägen om att få respons från de som ansökt om bygglov. Dagens system där de bygglovssökande tillfrågas var tredje år är enligt oss inte ändamålsenligt. Eftersom bygglovsenheten planerat för ett nytt system med löpande uppföljning, återstår det för oss att understryka vikten av att detta system kommer på plats. Vi rekommenderar miljö- och byggnadsnämnden att följa upp att ett nytt system kommer på plats och att svarsfrekvensen ökar och att kunduppföljningens resultat har relevans för och påverkar bygglovsenhetens framtida arbetssätt. Gällande planenheten bedömer vi att det bör tas fram någon form av strukturerad uppföljningsmall för att möjliggöra uppföljning med externa aktörer som ansöker om detaljplan. 14

16 Genomförs uppföljning av beslut kring detaljplaner och bygglov och hur säkerställer nämnden att dessa följs? Vi bedömer att miljö- och bygglovsnämnden har en tillfredställande uppföljning av bygglovsansökningar. I de fall där handläggningstiden överskrider de lagstadgade tio veckorna efterfrågar vi tydligare signaler och styrning från miljö- och byggandsnämnden Föreligger en tillfredsställande intern kontroll rörande avgifter för detaljplaner? Givet nuvarande uppföljning av ekonomiskt utfall för avslutade detaljplaneprocesser bedömer vi att den interna kontrollen är tillräcklig Finns framtagna detaljplaner i tillräcklig omfattning för den framtida byggnationen enligt översiktsplanen? Vi bedömer utifrån de svar vi fått att det finns tillräcklig planreserv i Vellinge kommun. Planenheten är hårt belastad men prioriterar utifrån en plan och har en god dialog med övriga berörda verksamheter inom kommunen Rekommendationer Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi: Miljö- och byggnadsnämnden att följa upp att det införs ett IT-verktyg för att möjliggöra löpande elektronisk uppföljning av kundnöjdhet. Miljö- och byggnadsnämnden att undersöka vilka IT-system, till exempel e-arkiv, som kan införas för att säkra och effektivisera arbetet. Miljö- och byggnadsnämnden att bevaka och säkerställa att det vidtas åtgärder när lagstadgade handläggningstider överskrids eller riskerar att överskridas. Miljö- och byggnadsnämnden att stärka sina rutiner gällande mottagningsbevis när byggoch marklovsansökningar är kompletta. Kommunstyrelsen att utifrån ett företagar- och medborgarperspektiv undersöka möjligheter att följa upp externa aktörers syn på handläggningen av detaljplaner. Vellinge den 21 januari 2016 Malin Lundberg Linus Aldefors 15

17 Källförteckning Intervjuer: Maria Koistinen, stadsarkitekt och avdelningschef för miljö- och byggnadsavdelningen Anna Möller, samhällsbyggnadschef Fabian Ståhl, bygglovshandläggare Filip Evander, planarkitekt Ingbritt Nilsson, planadministratör. Medverkat vid intervjuerna gällande bygglovsprocessen: Bertil Nilsson, förtroendevald revisor och ordförande i revisionen Dokument: Stickprov två detaljplaneärenden med tillhörande dokumentation Stickprov åtta bygglovsärenden med tillhörande dokumentation Stickprov fyra marklovsärenden med tillhörande dokumentation Styrkort miljö- och byggnadsnämnden Styrkort kommunstyrelsen Checklista detaljplaner Detaljplaneprocessen processer Beslut om plantaxa Beslut om taxa gällande planbesked Vellinge kommuns verksamhetsplan Checklista bygglov Rutinbeskrivning handlingar till miljö- och byggnadsnämnden reviderad Internkontrollplan miljö- och byggnadsnämnden 2015 Miljö- och byggnadsnämndens politiska plan

18 Bilaga 1 krav utifrån PBL Nedan följer en kortfattad beskrivning av vad som krävs enligt PBL rörande de dokument som ska finnas och den information som ska ges i respektive detaljplansärende. 1. Begäran om planbesked av planbeskedet ska det framgå om kommunen avser inleda planläggning, tidpunkt då planläggningen ska ha lett fram till besked samt skälen för kommunen att inte inleda planläggning, om beskedet är negativt. 2. Grundkartor och fastighetsförteckning av fastighetsförteckningen ska framgå vilka fastigheter som är berörda samt eventuell berörd samfälld mark samt allmänna vattenområden. Vidare ska framgå vilka som är ägare till fastigheter, mark och vattenområden. 3. Dokument som styrker att samråd har skett med berörda, samt under vilken tid samråd har genomförts. Vid enkelt planförfarande är kraven på samråd inte lika omfattande. 4. Information om planen medför betydande miljöpåverkan. Om detta är fallet ska en miljökonsekvensbeskrivning ha genomförts. 5. En samlad redogörelse av alla kommentarer som inkommit under samrådet. 6. Förslaget till detaljplan som tagits fram efter genomfört samråd ska kungöras och ställas ut för granskning under minst tre veckor. Av kungörelsen ska framgå vilket område som avses, om förslaget avviker från översiktsplan, vilken mark som kan komma att tas i anspråk, var förslaget finns tillgängligt och hur lång granskningstiden är, att den som vill lämna synpunkter på förslaget ska göra det under granskningstiden, till vem synpunkter ska lämnas, att den som under granskningstiden inte har lämnat skriftliga synpunkter kan förlora rätten att överklaga beslut att anta planen. 7. Meddelande om innehållet i kungörelsen ska skickas till kända sakägare. Vidare ska förslaget till detaljplan och samrådsredogörelse skickas till länsstyrelsen samt de kommuner som berörs. 8. Kommunen ska under granskningstiden hålla förslaget tillgängligt för alla som vill granska det. Krav på utställning av planförslaget finns inte då det rör sig om enkelt planförfarande. 9. Granskningsutlåtande av utlåtandet ska det framgå en sammanställning av de synpunkter som inkommit samt en redovisning av kommunens förslag med anledning av synpunkterna. 10. Datum för antagande samt laga kraft ska antecknas på planhandlingarna. 11. Meddelande om antagande ska ha skickats till berörda samt övriga som under granskningstiden skickat synpunkter. 17

19 Nedan följer en kortfattad beskrivning av vad som krävs enligt PBL rörande de dokument som ska finnas och den information som ska ges i respektive bygglovsärende. 1. Skriftlig ansökan om bygglov ska innehålla ritningar och beskrivningar av vad som ska göras 2. Förslag på kontrollansvarig ska finnas 3. Vid ofullständig ansökan ska nämnden förelägga sökanden att avhjälpa bristerna inom angiven tid. 4. Att höra grannar och andra berörda - om ansökningen avser en åtgärd som innebär en avvikelse från en detaljplan eller områdesbestämmelser eller ska utföras i ett område som inte omfattas av en detaljplan eller områdesbestämmelser och åtgärden inte är en sådan åtgärd som avses i PBL 9:31 a 1, ska byggnadsnämnden underrätta kända sakägare och organisationer som berörs av ansökan och ge dem tillfälle att yttra sig. 5. Handläggning ska ha gjorts inom tio veckor efter att fullständig ansökan inkommit. Förlängning får ske men då ska sökanden informeras om detta innan de första tio veckorna löpt ut. 6. Mottagningsbevis ska skickas när fullständig ansökan inkommit, innehållandes information om handläggningstider, vad som händer om beslut inte fattas inom stipulerad tid samt möjligheterna till rättslig prövning av beslut. 7. Expediering och kungörelse av beslut av ett bygglov ska framgå vilken giltighetstid lovet har, om det ska finnas någon som är kontrollansvarig och i så fall vem eller vilka som är kontrollansvariga och att lovet inte innebär en rätt att påbörja den sökta åtgärden förrän byggnadsnämnden har gett startbesked. Lovet ska också innehålla villkor och upplysningar. Ett beslut om lov eller förhandsbesked ska tillsammans med en uppgift om vad den som vill överklaga beslutet måste göra, delges sökande och annan part om det inte är uppenbart obehövligt och dem som lämnat synpunkter som inte blivit tillgodosedda. Beslutet ska kungöras genom ett meddelande i Post- och Inrikes Tidningar. 18

20 Bilaga 2 processbeskrivningar 19

21 Bilaga 3 ärenden i stickprovsgranskningen Bygglov: Ärende 1 Höllviken 13:75, nybyggnad av enbostadshus Ärende 2 Arrie 1:13, solceller till förskola Ärende 3 Skanör 30:10, fasadändring Ärende 4 Kämpinge 78:1, utvändig ändring byte av takmaterial Ärende 5 Ljunghusen 1:33, nybyggnad av enbostadshus, garage och gästhus Ärende 6 Ingelstad 6:109, förrådsbyggnad Ärende 7 Hököpinge 30:82, pooltak Ärende 8 Vellinge 83:16, utvändig ändring mur, insättning av fönster och fasadputsning Marklov: Ärende 1 Ljunghusen 2:8, trädfällning Ärende 2 Kämpinge 9:296, trädfällning Ärende 3 Höllviken 6:47, trädfällning Ärende 4 Höllviken 15:158, trädfällning Detaljplaner: Ärende 1 Skanörs centrum etapp 1, ICA m.m. Ärende 2 Del av kv. Skolan 7 (gamla kulturskolan) 20