III~~~~''~~~ Skurups kommun. Granskning av detaljplan- och bygglovsprocesserna. Building a better working world

Transkript

1 Revisjonsrapport 2013 Genomford på uppdrag av revisorerna September 2013 Skurups kommun Granskning av detaljplan- och bygglovsprocesserna III~~~~''~~~ ~' Building a better

2 Øuildinga better Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och avgr~nsning Revisionsfrågor Revisionskriterier Metod Revisionskriterier Plan- och by991agen Reglementen Kommunovergripande prioriteringar Organisation, styrning och uppfoljning Bygglovsverksamheten och planverksamheten Planprocessen BY991ovsprocessen Uppfoljning av kundnojdhet Stickprovsgranskning Sammanfattande bedomning Bedomning utifrån revisionsfrågorna Identifierade forb~ttringsområden/rekommendationer...13 Kållforteckning...14 Bilaga Bilagor.~ Bilaga 1 K~Ilforteckning Bilaga 2 Plan- och bygglegen 1

3 EY Øuildinga better 1. Sammanfattning Ernst &Young har på uppdrag av de fortroendevalda revisorerna i Skurups kommun granskat detaljplan- och bygglovsprocesserna. Syftet med granskningen har varit att bedoma huruvida myndighetsn~mnden for miljo och byggnad samt kommunstyrelsen bedriver en ~ndamålsenlig verksamhet rorande detaljplanering och bygglovshandl~ggning i enlighet med plan- och bygglegen. Myndighetsn~mnden for miljo och byggnad och kommunstyrelsen har tagit fram rutiner och system for detaljplan- respektive bygglovsprocessen. Vad gyller planprocessen finns en dokumenterad rutinbeskrivning som utgov stod vid handl~ggning och dokumentation av respektive girende vid enkelt och normalt planforfarande. Vad gyller byggiovsprocessen saknes en liknande checklista som tydliggor samtlige steg i hand ~ggningsprocessen. Dock finns en framtagen lathund for expediering av beslutade girenden. Utifrån gallande reglementen och delegationsordningarframgår vem som beslutar om vad. Som ett led i granskningen har vi genomfort stickprovskontroller av två detaljplane~renden samt sju bygglovs~renden. Dessa har granskats utifrån kraven på dokumentation och information i plan- och bygglegen. Vad gyller granskade detaljplane~renden visar vår stickprovsgranskning att lagkraven har uppfyllts. I ett av granskade girenden saknes dock information i planbeskedet vilken tidpunkt planl~ggningen kommer att leda fram till ett slutligt besked om att indra detaljplanen, vilket ska framgå enligt lag. Utifrån vår stickprovsgranskning av bygglovs~renden kan vi konstatere att det finte i några granskade girenden har skickats ett mottagningsbevis vilket ska gores enligt lag. Vidare framgår ej i alla granskade beslut vilka mojligheter sokande har att overklaga beslutet, vilket enligt lagtexten ska framgå. Handl~ggning av ~rendena har skett inom lagkravens do veckor. Det genomfors finte någon registrering i ~rendehanteringssystemet ner en ansokan ~r komplett eftersom nuvarande system finte stodjer sådan registrering. Således har det forekommit svårigheter att utifrån ~rendehanteringssystemet utlisa vad den genomsnittliga handl~ggningstiden for ett girende gir. Enligt nemndens uppfoljning ~r dock den genomsnittliga handl~ggningstiden tre-fyra veckor, vilket inneber att ~rendehanteringen genomforts inom det lagstadgade kravet om do veckor. Det saknes en systematiserad uppfoljning av kundnojdheten vad gyller beslutade detaljplaner och bygglovsansokningar, vilken bor gores for att få en bild av hur allm~nheten upplever att verksamheten fungerer samt for att kunna vidte forb~ttringsåtg~rder. Vi har utifrån granskningen identifierat fo~jande forb~ttringsområden/rekommendationer Myndighetsn~mnden for miljo och byggnad bor s~kerst~lla att ~rendehantering och handl~ggning av bygglovsansokningar sker i enlighet med lagstiftningen. Myndighetsn~mnden for miljo och byggnad bor revidere befintliga maliar och ta fram checklistor som tydliggor vilken information som måste finnes med i samtlige handlingar i ett bygglovs rende. Myndighetsn~mnden for miljo och byggnad bor skapa verktyg for att mojliggora till elektronisk uppfoljning av bygglovenhetens handl~ggningstider. Myndighetsn~mnden for mifjo och byggnad och kommunstyrelsen bor utarbeta ett system for att systematiskt folja upp kundnojdheten.

4 EY 8uildinga Øtter 2. Inledning 2.1. Bakgrund Detaljplan- respektive bygglovsprocessen ~r områden dir enskilda kommuninvånare samt aktorer och intressenter inom det lokala n~ringslivet moter den kommunala forvaltningen i frågor auseende teknisk-juridisk karakter som kan vara syåra att hantera. Dessa processer ~r dock av stor betydelse ner det gyller kommunens fortsatta utveckling och expansion. Det stills hoga krav på information om regelverket for att s~kerst~lla att ~rendena handl~ggs r~ttsenligt och likv~rdigt i enlighet med lagstiftningen. Det ~r av storsta vikt att medborgarna vet att de behandlas lika vid provving av dessa girenden. Genom effektiva processer kan handl~ggningstiderna kortas, vilket ~r av vikt både ur kommunens och ur medborgarens perspektiv. Under våren 2011 trodde en ny plan- och bygglag (PBL) i kraft, vilket har påverkat kommunens sitt att arbeta med detaljplan- och bygglovsfrågor. Bland annat anger PBL att kommunen ska meddels ett bygglov inom 10 veckor från att fullst~ndiga handlingar inkommit, en tidsfrist som under vissa omstendigheter kan forl~ngas med ytterligare 10 veckor. For~ndringarna i Isgen krever att informationsinsatser gentemot allm~nheten samt utbildningsinsatser riktade mot berord personal och berorda politiker genomfors. Bygglovsprocessen ~r en central kommunal process som ger stod for kommunens hantering av bygglov. Utifrån planeringen av revisjonen finfor 2011 har rutinen for bygglovshantering foreslagits som ett område for granskning, Risk och v~sentlighetsanalysen från 2011 har identifierat planområdet som ett identifierat område for granskning Syfte och avgrensning Granskningens syfte ~r att bedoma huruvida myndighetsn~mnden for miljo och byggnad samt kommunstyrelsen bedriver en ~ndamålsenlig verksamhet rorande detaljplanering och bygglovshandl~ggning i enlighet med plan- och bygglagen. Granskningen avser myndighetsn~mnden for miljo och byggnad som ansvarar for bygglovsverksamheten (myndighetsenheten for miljo och byggnad), samt kommunstyrelsen som ansvarar for planverksamheten (serviceforvaltningen, genom planenheten). Granskningen avgr~nsas till att enbart granska detaljplan- och bygglovsprocesserna vad gyller processen ner ett planuppdrag har beviljats av kommunstyrelsen till dess att det har vunnit laga kraft, tillika processen ner en ansokan om bygglov inkommer till kommunen till dess att ett godk~nnande respektive avslag ges till den sokande. Vad gyller vår stickprovsgranskning har granskningen avgr~nsats till att enbart kontrollera vilken information och dokumentation som varit till~mplig i enlighet med lagstiftningen Revisionsfrågor granskningen besvaras foljande revisionsfrågor: Oppfyller nemnden plan- och bygglegens krav roranden detaljplaneprocessen? Oppfyller nemnden plan- och bygglegens krav rorande bygglovsprocessen och dess handl~ggningstider? 3

5 ~uildinq a better r Genomfors uppfoljning av kundnojdhet? Genomfors uppfoljning av beslut kring detaljplaner och bygglov och hur s~kerst~ller nemnden att dessa fofjs? 2.4. Revisionskriterier denna granskning utgors de huvudsakliga revisionskriterierna av: Plan- och bygglogen (2010:900) Kommunala mål, riktlinjer och rutinbeskrivningar 2.5. Metod Granskningen har genomforts med hjelp av intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har skett med myndighetschef, bygglovshandl~ggare, planarkitekt och tf kommundirektor. Dokumentstudierna har innefattat styr- och uppfoljningsdokument av verksamheternas arbete, samt statistik over antalet inkomna bygglovs~renden, samt uppfoljning av handl~ggningstider i den mån dessa uppgifter varit tillg~ngliga. Ett stickprov bestående av två detaljplane~renden samt åtta bygglovs~renden har granskats utifrån kraven på dokumentation och information i lagstiftningen. Se stycke 4.5 for granskning. Samtliga intervjuode har beretts tillf~lle att faktagranska rapporten 3. Revisionskriterier 3.1. Plan- och bygglogen Den nya plan- och bygglogen (2010:900) som trodde i kraft i maj 2011 fastslår i logens 5 kap. 6 att innan en detaljplan antas ska kommunen ha tagit fram ett planforslag, samrått om forslaget, kungjort det samt låtit det granskas. 15 kap. 11 regleras hur ett samråd ska genomforas. Logen fastslår att samrådet ska syfta till att få fram ett så bra beslutsunderlag som mojligt och att ge mojlighet till insyn och påverkan. Under ett samråd om en detaljplan ska kommunen redovisa planforslaget, skilen for forslaget och det planeringsunderlag som har betydelse. Rorande bygglov fastslås att handl~ggning finte får ta I~ngre tid ~n 10 veckor i anspråk från det att en fullstendig bygglovsansokan har I~mnats in till kommunen fram till dess att ansokan beslutas. Ett mottagningsbevis ska skickas till sokanden så snart en komplett ansokan har inkommit. Tidsfristen borjar lopa den dag då den till stadsbyggnadsn~mnden inkomna ansokningen ~r fullstendig. Om stadsbyggnadsn~mnden behover forlenga tiden, får nemnden besluta om forlengning vid endast ett tillf~lle under handl~ggningens gång. Det ~r alltså finte mojligt att forlenga en gång och sedan forlenga vid ytterligare ett tillf~lle. Byggherren ska vidare vid ansokningar om storre bygglov utse en kontrollansvarig, som ska anges redan i lovansokan. Den kontrollansvarige ska vara sj~lvst~ndig i forhållande till entreprenoren. bilaga 1 presenteras mer ingående vilka krav som stills enligt plan- och bygglogen inom ramen for detaljplan- och bygglovsprocessen. 4

6 ~uildinq ~ bitter 3.2. Reglementen Myndighetsnåmnden for miljo och byggnad myndighetsn~mnden for miljo och byggnads (MoB) reglemente' framgår att nemnden fullgor kommunens uppgifter inom plan- och bygglag Kommunstyrelsen kommunstyrelsens reglementet framgår att det i kommunstyrelsens lednings- och samordningsfunktion bland annat ingår att fremja bostadsforsorjningen. Vidare beslutar kommunstyrelsen om antagande av detaljplan genom så kallat enkelt planforfarande Kommunovergripande prioriteringar Kommunfullm~ktiges beredningar har i budgeten 2013 fastst~lit ett antal prioriterade områden. Vad gyller granskningsområdet ansvarar samh~llsbyggnadsberedningen for frågor kopplade till bygglov och detaljplanering. For budgetåret 2013 har samh~llsbyggnadsberedningen fastst~llt foljande prioriterade områden: Fortsatt arbete for att tillgodose kommuninvånarnas bostadsbehov samt for att mojliggora okad inflyttning till kommunen i enlighet med kommunens vision om invånare år Gentrala Isgen nyra stationsområden efterstr~vas. Infrastrukturarbete for bittre kommunikationer mellan olika kommundelar. Utreda alternativa v~gstr~ckor. Arbete med fordjupning av oversiktsplanen i Skurups titort samt ostra Abbekås. Av intervjuevna framkommer att några nedbrytningar av de overgripande prioriteringarna ej har gjorts inom myndighetsn~mnden eller kommunstyrelsen med bring på plan- och bygglovsfrågor. 4. Organisation, styrning och uppfoljning 4.1. Bygglovsverksamheten och planverksamheten Samh~llsbyggnad utgov en av kommunens overgripande verksamheter. Enligt budgeten 2013 skall verksamheten bland annat handl~gga bygglov, uppr~tta oversiktsplaner och detaljplaner. I anslutning till det ska samh~llsbyggnad upplysa och ge råd till allm~nheten, byggherrar och foretag i frågor som beror plan- och bygglagen samt tilise lagens efterlevnad. Planverksamheten anges vara en viktig strategisk fråga for kommunens utveckling strukturellt, kulturellt och socialt. Myndighetsenheten for miljo och byggnad ansvarar for kommunens frågor auseende bygglov. Enheten inkluderar given miljo- och h~lsoskydd samt alkohol- och tobaks~renden. Bygglovsenheten består utav tre byggnadsinspektorer (2,75 tj~nster). Enheten leds av en myndighetschef. ' Antagen av kommunfullm~ktige Senast reviderat

7 8uildinq a bet#er Planverksamheten ~r organiserad under serviceforvaltningen, vilken inkluderar flera olika kommunale verksamheter såsom kultur och fritid, kost- och lokalservice, karta/gis, Bator och vegar, teknisk service, park och r~ddningstj~nst. Planenheten består for n~rvarande av två planarkitekter. Planenheten har avtal med en leverantor dir granskning av planhandlinger kan kopes in vid behov vid kvalitetssikring samt vid konsultation i olika planfrågor. Forvaltningen leds overgripande av en forvaltningschef Planprocessen Beslutsprocess Kommunstyrelsen beslutar utifrån kommunens oversiktsplan planbesked, varav planenheten d~refter ensvorer for att berede och ta fram forslag till detaljplan. Enligt de intervjuode håller kommunstyrelsen det lagstadgade kravet att ge planbesked inom fyra månader. Enligt kommunstyrelsens reglemente beslutar kommunstyrelsen i plan~renden som avser enkelt planforfarande. Ovriga detaljplaner beslutas av kommunfullm~ktige. Enligt de intervjuode beslutar dock kommunfullm~ktige i praktfiken alla plan~renden. Återkoppling sker kontinuerligt till samh~llsbyggnadsberedningen under planprocessens gång. Exempelvis godkinner samh~llsbyggnadsberedningen alla pianhandlingar finfor samrådsforfaranden, formelle utst~llningar av detaljplaner och områdesbest~mmelser samt samrådsredogorelsen. Av intervjuerne framkommer att tidsåtgången for att ta fram en detaljplan ~r svåruppskattad, men att det tar minst 1-2 år. Vid granskningstillf~llet ~r do detaljplaner pågående, varav sex planer påborjats efter inforandet av nya lagstiftningen ~Irendehantering Planenheten har uppr~ttat ett dokument som synliggor alla beslutade planbesked, var i planprocessen rendet befinner sig samt vilken planarkitekt som handligger rendet. Enligt planarkitekten uppdateras dokumentet kontinuerligt, och utgov ett bra stod for att synliggora vilka girenden som ~r pågående, hur ~rendefordelningen ~r mellan planarkitekterna samt vilka girenden som ~r ullande. Alla girende diariefors i ~rendehanteringssystemet W3D3 samt att alla handlingar tillhorande ett planerende sporos som en fysisk akt i arkivet. Planenheten har tagit fram rutiner som anger de olika stegen i planprocessen vid enkelt och normalt planforfarande samt vem som ensvorer for att ta fram och arkivere handlingarna. Dessa utgov stod vid kontroll och dokumentation av respektive planerende. Ner ett planbesked godk~nts så initierer planenheten ett startmote dir berorda forvaltningar och enheter såsom bygg- och miljoverksamheten, karta/gis, VA, gata/park och andra intressenter bjuds in for diskussion kring planens innehåll och framtagande. Vid girenden som overklages, ensvorer kommunjuristen for att sammanst~lla alla svar som kommit in i ritt tid och vidaresynda dem till L~nsstyrelsen. Av intervjuevna framkommer att det saknes en etablerad rutin att folja upp att beslutade detaljplaner efterlevs ner de vil vunnit laga kraft. Enligt intervjuevna åligger det myndighetsn~mnden att i samband med ansokan om bygglov, folja upp om lovet ~r forenligt med beslutad detaljplan. I ennat fall sker enbart kontroll då allm~nheten hor av sig vid eventuelle avvikelser mot beslutad detaljplan.

8 Øu~ldi~~ b bftf:~~ n~!nrg;i~~~1,vtt~rb'~ 4.3. Bygglovsprocessen Beslutsprocess Myndighetsn~mnden for miljo och byggnads delegationsordning3 styr vilka beslut som ska fattas av myndighetsn~mnden respektive myndighetsenheten. Vid granskning framgår att myndighetsenheten fattar beslut i merparten av bygglovs~rendena. Myndighetsenheten fattar given beslut i vissa avslag. Nemnden fattar beslut i alla storre girenden av komplicerad art, bland annat i girenden som ~r utom område med detaljplan och utom område med sammanhållen bebyggelse samt for bygglov for åtg~rder som finte krever lov samt vid beslut om villkorsbesked inom ramen for foreskrifterna i 9 kap 19. De intervjuede anger att inforandet av den nya Jagen har tydliggjort uppdraget vad gyller bygglovsprocessen, men att lagendringen genererat okad administration och st~llt hogre krav på mer effektivere processer ~Irendehantering Samtlige girenden registreres i ~rendehanteringssystemet ByggReda. Via kommunens hemsida finns blanketter som ska fylles i vid en bygglovsansokan. Verje vecka sker en avstemning och fordelning av de girenden som inkommit. P.r ansokan komplett, skickas ett beslut direkt. Annars informeres bygglovssokande om kraven och vilka handlingar som behover kompletteres. Detta sker skriftligen via brev eller e-post eller muntligt i samband med besok eller telefonsamtal från den sokande. Av de intervjuede anges att det ofte forekommer att ansokningarna finte ~r komplette, varav komplettering kr~vs. Kontakten med den sokande registreres for n~rvarande manuellt genom anteckningar på framsiden av bygglovsakten som finns i arkivet. Måls~ttningen framover ~r att det ska registreres elektroniskt i ~rendehanteringssystemet. Alla handlingar som inkommer spares elektroniskt i ByggReda och som fysisk handling i akten. Det finns ingen etablerad rutin och fastst~lld tidsgrans ner girenden ska avskrives om fullst~ndiga handlingar ej inkommit trots skickade påminnelser. Av intervjuerne anges att myndighetsn~mnden endast skickar mottagningsbevis vid storre girenden som bedoms vara av mer komplicerad art. Anledningen anges vara att myndighetsn~mndens måls~ttning ~r att ~rendena ska handl~ggas så skyndsamt som mojligt, varav bedomningen ~r att ett beslut skickas istyllet ner komplette handlingar inkommit. Det anges given finnes en nyra kontakt med de sokande, varpå handl~ggningen enligt de intervjuede ofte ~r mycket kortare ~n lagkravens do veckor. Myndighetsenheten har tagit fram en lathund for expediering av girenden dir det framgår vilken dokumentation som ska skickas och till vem samt hur rendet ska arkiveres. Annonsering i Post och Inrikes Tidningar (POTT) sker lopande. I ovrigt saknes en checklists/rutinbeskrivning som beskriver de olika stegen i processen och vilka handlingar som kr~vs. Enligt uppgift vid sakgranskningen anges dock att bygglovshandl~ggarna foljer och anvender SKL:s exempelsamling om nya PBL4 som stod i handl~ggningen. Det finns given en "kappa" till verje girende som anv~nds vid dokumentation och arkivering av respektive girende. Av myndighetschefen anges att det finns behov av att se over befintliga maliar och rutiner samt tillg~ngliga resurser for att tilise att alla arbetar enhetligt och effektivt och for att oka kvalitetskontrollen. Detta arbete kommer enligt chefen att prioriteres framover. 3 Senest reviderad av myndighetsn~mnden for miljo och byggnad, , arbetar_med/tillvaxt och samhallsbyggnad/plan/plan- _och_bygglagen_1 /exempelsamling-ny-plan-och-bygglag 7

9 EY Building a ået#egi Två gånger per år gors en uppfofjning av beslutade bygglov for att tilise om rendet fortfarande ~r aktuellt eller om det ska ayskrivas. Beslutade bygglov forvaras i arkivet. I de fall sokande har skickat in ei i kontrollplan, utferdar bygglovsenheten ett slutbesked och ayslutar d~refter rendet. Eftersom ~rendehanteringssystemet finte stodjer någon registrering ner en ansokan ~r fullstendig, forekommer svårigheter att genomfora några overgripande uppfoljningar av handl~ggningstiderna av inkomna bygglovs~renden. Av intervjuevna framkommer att det åligger respektive handl~ggare att tilise att respektive girende beslutas inom lagstadgad tid. Enligt de intervjuade anses detta dock finte vara något problem då merparten av ~rendena handl~ggs inom det lagstadgade kravet om 70 dagar. Dock kan handl~ggningstiden komma att forl~ngas, exempelvis om beslutet blir forskjutit till foljd av nista n~mndssammantr~de. Via ~rendehanteringssystemet finns given mojlighet att I~gga in en bevakning på de girenden dir handl~ggningstiden befaras overskridas alternativt de girenden som ska beslutas av nemnden. Myndighetschefen har given mojlighet att ta del av vilka girenden som ~r under bevakning for att kunna få en overblick kring hur ~rendehanteringen fortskrider. Av intervjuevna framkommer dock att bevakningsrutinerna behover ses over for att tilise att bevakningslistan ~r aktuell och uppdaterad. Av budgeten 2013 framgår foljande verksamhetsmått auseende handl~ggningstid for bygglovs~renden: Prestationer Bokslut 2009 Bokslut 2010 Bokslut 2011 Budget 2012 Budget 2013 Handlåggningstid från inlåmnad komplett bygglovsansokan till beslut, veckor Antal inkomna och bes/utade bygglovsårenden Nedan ges en sammanst~llning over antalet inkomna bygglovs~renden for perioden 2010 tom 31 maj År tom maj Antal inkomna bygglovsårenden Av tabellen framgår att antalet inkomna girenden har varit i paritet over tidsperioden men att antalet girenden har urinskat något mellan 2010 och Enligt budgeten 2013 forv~ntas antalet girenden vara 250 stycken. Vad gyller antalet beslutade bygglovs~renden har dessa uppgifter ej varit tillg~ngliga under granskningen. Enligt de intervjuade går uppgifterna ej att ta fram via ~rendehanteringssystemet Uppfoljning av kundnojdhet Inom kommunen finns ett kommunovergripande synpunktshanteringssystem, dir medborgarna kan formedla sina synpunkter kring handl~ggningen av ett girende. Systemet anses fungera vil, dock anges det vara v~ldigt få synpunkter auseende detaljplan- och bygglovs~renden som inkommer via synpunktshanteringssystemet. Kommunfullm~ktige har antagit en kvalitetsgaranti for bygglov och anm~lan-bygg dir Skurups kommun garanterer att: r;~

10 Ø~ilding a bettef Informationen om bygglov och anm~lan på skurup.se alltid ~r uppdaterad, enkel och I~ttbegriplig. Du ska I~tt kunna komma i kontakt med ritt handl~ggare via besok, telefon, e-post och brev. Du kontaktas om ~rendets status inom två veckor från inl~mningsdatum Handl~ggningstiden for enkla girenden ~r mindre ~n fyra veckor riknat från att du I~mnat in komplett ansokan tills att du får beslutet i din hand. Tillhorande dokumentet finns given en blankett dir sokande/byggherre kan finkomma med synpunkter kring hanteringen av ett bygglov. Av intervjuerna anges given att det tidigare funnits en rutin att i samband med utf~rdande av slutbevis, skicka ut en enkyt till den sokande auseende kommunens bemotande och handl~ggning av rendet. Enligt de intervjuade har detta ej genomforts under det senaste året. Det gors inga andra systematiserade uppfoljningar av kundnojdheten i respektive detaljplan- eller bygglovs rende. Det saknas given en uppfoljning av kvalitetsgarantin och en revidering av dokumentet till foljd av inforandet av den nya plan- och bygglegen. Av de intervjuede anges dock att medborgerne och de som berors av rendet ofte ringer upp eller på ennat sitt kommunicerar sine åsikter och uppfattning om handl~ggningen av ett girende. Både plan- och bygglovsenheten anser sig vara mycket behj~lpliga och tillmotesgående vad gyller att tillhandahålla information genom att svara på frågor samt tydliggora vilka handlingar som exempelvis ska finnes med i en bygglovsansokan. Viss uppfoljning av kundnojdheten sker given i samband dialog med medborgerne exempelvis i samrådsforfarandet lett planerende. Inforandet av foretagslots5 under 2013, utgor given ett forum att fånga in synpunkter och formedla information om planprocessen till byggherrar/mark~gare Stickprovsgranskning Inom ramen for granskningen har två detafjplane~renden samt åtte bygglovs~renden som beslutats under 2012 till och med maj 2013 granskau. Granskningen har gjorts utifrån kraven på dokumentation och information som anges i PBL, se bilaga 2. Vad gyller bygglovs~rendena har ett girende ej kunnet granskau mot kraven i lagstiftningens 9 kapitel då rendet avsett beslut om byggsanktionsavgift och således varit av en annan karakter Detaljplane~renden Krav enligt PBL i4rende 1, Kv. Anna, Årende 2, Kv. enkelt planforfarande Macklean, enkelt planforfarande 1. Begåran om planbesked (V) ET 2. Grundkartor och fastighetsforteckning V V 3. Dokument som styrker samråd med berorda V V 4. Info kring betydande miljopåverkan V ET 5. Samrådsredogorelser ~ ~ 6. Kungorelse, granskning och utstållning av ET, enkelt planforfarande. ET, enkelt forslaget Granskning har skett i planforfarande. samband med samråd. Granskning har skett i samband med samråd. 5 Pir en fortagsservice dir kommunens foretagare kan få råd och upplysningar. D

11 Building a better w8rkint~ world 7. Info om kungorelsen till kånda sakågare ET, enkelt planforfarande ET, enkelt planforfarande 8. Utst~llning av planforslag for allmånheten V, i samband med samråd. V, i samband med samråd. 9. Granskningsutlåtande V, enligt enkelt planforfarande V, enligt enkelt planforfarande 10. Datum for antagande samt laga kraft V V 11. Meddelande om antagande till berorda V ~l ~/ = Uppfyllt, (V) = Delvis uppfyllt, ET= Ej till~mpligt Kommentar Beg~ran om planbesked finns i girende 1 dir det framgår att kommunen avser finleda planl~ggning. Dock framgår ej vilken tidpunkt planl~ggningen enligt kommunens bedomning kommer att leda fram till ett siutligt besked om att indra detaljplanen, vilket ska framgå enligt lag. Enligt uppgift vid sakgranskningen har rutinen setts over sedan en god tid tillbaka for att tilise att planarkitekten i sitt yttrande till beslut anger tidpunkt for ner planl~ggningen forv~ntas antas. Planbesked har I~mnats inom den lagstadgade tiden om fyra månader. girende 2 har inget planbesked givits eftersom kommunen sj~lva onskat planendringen. For respektive girende finns en plankarta (grundkartan ligger till grund for plankartan) samt fastighetsforteckning dir det framgår vilka fastigheter som berors. En planbeskrivning har uppr~ttats for båda planerna innehållande en miljobedomning i enlighet med plan- och bygglagen. For girende 2 har ingen miljobedomning gjorts eftersom indringen bygger på en tidigare uppr~ttad detaljplan och avser upph~vande av fastighetsplanerna/tomtindelningarna. Samråd och en samrådsredogorelse har uppr~ttats. Samråds/utst~llningsmoten har genomforts, och en utstålining av forslagen samt alla handlingar har varit tillg~ngliga på kommunkontoret, på biblioteket i Skurup samt på kommunens hemsida. Kungorelse har ej genomforts då ~rendena har handlagts enligt enkelt planforfarande. Det finns ett dokumenterat granskningsutlåtande for samtliga ~rendena dir en sammanst~llning gjorts av inkomna synpunkter. Detaljplanerna har fattats av kommunfullm~ktige. I samtliga girenden har noterats ner detaljplanen antagits samt ner den vunnit laga kraft. Ett meddelande om antagande inklusive protokolisutdrag med beslutet samt uppgifter over hur beslutet kan overklagas har skickats till berorda Bygglovs~renden Krav enligt PBL ~4rende Årende Årende Urende Årende i4rende i4rende Skriftlig ansokan, inkl. d V V V V d V ritningaroch beskrivningar 2. Forslag på kontrollansvarig V V ET ET ~ d ET 3. Begåran om komplettering - - V - V V V vid behov 4. Grannehorande vid ET ET ET ET ET ET ET avvikelse från en detaljplan eller områdesbeståm. 5. Mottagningsbevis Handlåggning inom 10 V V V ~ V d ~ veckor 7. Expediering och kungorelse J V V V V V V V = Uppfyllt, - = framgår ej, ET= Ej till~mpligt 10

12 Ø~uilding a better Kommentar Skriftliga ansokningar finns i samtliga girenden. I fyra av sju girenden finns forslag om kontrollansvarig. I ovriga girenden framgår i beslutet varfor kontrollansvarig ej kr~vts i det aktuella rendet. Enligt de intervjuade kr~vs ej kontrollansvarig for bygglov auseende murar, plank, utv~ndiga endringar och enklare byggnationer, vilket anges forklara varfor kontrollansvarig ej kr~vts i dessa girenden. Det forekommer variationer i erhållen dokumentation huruvida beg~ran om komplettering har genomforts. Vid granskning av erhållen dokumentation saknas i tre girenden uppgift om hur beg~ran om komplettering har genomforts. Av intervjuerna framkommer dock att sokande meddelas via brev, e-post alternativt muntligt i samband med besok eller vid telefonsamtal om ansokan behover kompletteres. Av granskningen framkommer att ett mottagningsbevis ej skickats i något av granskade girenden, vilket ska gores enligt lag ner en ansokan ~r fullstendig. Av myndighetsenheten anges att ett mottagningsbevis ej skickas om ansokan ~r komplett eftersom ett beslut dermed kan fattes direkt. Alternativt skickas ett beslut ner fullst~ndiga handlingar inkommit. Då inga mottagningsbevis har skickats i stickprovsgranskade girenden har vår berekning av handl~ggningstiden skett från den dag ansokan har inkommit. Samtlige girenden har dock handlagts inom den lagstadgade tiden om do veckor. Vad gyller granskade beslut saknes i vissa beslut uppgift om vad den som vill overklaga beslutet måste gore, vilket ska framgå enligt lag. Expediering och kungorelse av beslutade bygglovs~renden gors och har annonserats i Postoch Inrikestidningar. P~rende 3 och 5 avser avslag av rendet, varpå ingen kungorelse har skett.,4rende 4 avser forlengning av tidigare beviljat bygglov. 5. Sammenfattende bedomning 5.1. Bedomning utifrån revisionsfrågorna Oppfyller nemnden plan- och bygglegens krav roranden detaljplaneprocessen? Planenheten har gjort en sammanst~llning over aktuelle plan~renden som synliggor vilka planbesked som har beviljats samt var i planprocessen rendet befinner sig. D~rtill har planenheten tagit fram en rutinbeskrivning som synliggor de olika stegen i detaljplaneprocessen vid enkelt och normalt planforfarande samt vilken information som ska finnes med i samtlige handlingar i enlighet med lagstiftningen och vem som ansvarar for vad i prosessen. Vår stickprovsgranskning av två detaljplane~renden visar att lagkraven uppfylls vad gyller dokumentation och tillhandahållande av information under planprosessens gång. I ett av granskade girenden framgår dock ej av planbeskedet vilken tidpunkt planl~ggningen enligt kommunens bedomning kommer att leda fram till ett slutligt besked om att indra detaljplanen, vilket ska framgå enligt lag. Enligt uppgift vid sakgranskningen har rutinen setts over sedan en god tid tillbaka for att tilise att planarkitekten i sitt yttrande till beslut anger tidpunkt for ner planl~ggningen forv~ntas antas. Vår bedomning ~r att kommunstyrelsen har en ~ndamålsenlig detafjplaneprocess men att styreisen bor tillfors~kra att all information som ska framgå enligt lag inkluderes i planhandlingarna. 11

13 EY 6u'rlding a better Oppfyller nåmnden plan- och bygglagens krav rorande bygglovsprocessen och dess handlåggningstider? vår stickprovsgranskning av sju slumpm~ssigt utvalda bygglovs~renden framkommer att lagkraven ej uppfyllts till fullo. Inte i några av granskade girenden har ett mottagningsbevis skickats, vilket ska goras enligt lag ner en ansokan ~r komplett. Eftersom inga mottagningsbevis har skickats forekommer svårigheter att bedoma ner ansokan ~r komplett och d~rigenom ner handl~ggningstiden om do veckor skall borja ruknas. Avsaknaden av mottagningsbevis medfor given att sokande ej ges information kring vilka krav som finns vid handl~ggningen av rendet. Av granskningen framkommer dock att samtliga girenden har handlagts inom lagkravens do veckor, vilket enligt vår bedomning har ber~knats utifrån ner bygglovsansokan har inkommit till myndighetsenheten. Av erhållen dokumentation forekommer variationer kring hur beg~ran om komplettering har genomforts. Enligt uppgift från myndighetsenheten meddelas dock sokande via brev, e-post eller muntligen i samband med telefonsamtal eller ett besok om ansokan behover kompletteras. Vi kan konstatera att det saknas information i de beslut som skickas ut till de sokande. I vissa granskade besiut framgår finte vilka mojligheter sokande har att overklaga beslutet, vilket enligt lagtexten ska framgå. Eftersom ~rendehanteringssystemet finte stodjer någon registrering ner en ansokan ~r fulist~ndig, forekommer svårigheter att genomfora några overgripande systematiserade uppfoljningar av handl~ggningstiderna av inkomna bygglovs~renden. Av intervjuerna framkommer att det åvilar respektive handl~ggare att tilise att ansokan genomfors inom angiven tid. Det saknas en checklista/rutinbeskrivning som utgor stod vid ~rendehanteringen av bygglovs~rendena. En lathund har dock tagits fram vad gyller expediering av beslutade girenden. Av intervjuerna medges att det finns behov av att se over maliar och rutiner for att tilise att ~rendehanteringen skots effektivt och enhetligt. Vår bedomning ~r att myndighetsn~mnden for miljo och byggnad bor s~kerst~lla att ~rendehantering och handl~ggning av bygglovsansokningar sker i enlighet med lagstiftningen, och att all information som Jagen stipulerar framgår i den kommunikation som skickas till de som soker bygglov. For att s~kerst~lla en r~ttss~ker process bor maliar revideras och checklistor tas fram som beskriver samtliga steg i handl~ggningsprocessen. Vår bedomning ~r att myndighetsn~mnden for miljo och byggnad bor skapa verktyg for att mojliggora till elektronisk uppfoljning av myndighetsenhetens handl~ggningstider for att minimera risken vid manuell uppfofjning av handl~ggningstiderna. Genomfors uppfoljning av kundnojdhet? Via det kommunovergripande synpunktshanteringssystemet kan medborgarna finkomma med synpunkter kring handl~ggningen av ett girende. Kommunfullm~ktige har given beslutat om en kvalitetsgaranti for bygglov och anm~lan om bygglov. Den beslutades dock i december Av intervjuerna framkommer att det finte finns någon etablerad rutin att fofja upp kvalitetsgarantin. Det saknas given fastst~llda rutiner att systematiskt folja upp kundnojdheten i respektive detaljplan- eller bygglovs rende. Vår bedomning ~r att kundnojdheten bor foljas kontinuerligt for att få en bild av hur allm~nheten upplever att verksamheten fungerar. Kontinuerliga undersokningar av kundnojdheten leder också till att verksamheten kan folja upp om vidtagna åtg~rder for att forb~ttra verksamheten får effekt gentemot de sokande. 12

14 EY R~,~i;~~~~.j n~tt~, w~~kinq,~~«~ b;~ Genomfors uppfoljning av beslut kring detaljplaner och bygglov och hur såkerst~ller nåmnden att dessa foljs? Vid ansokan om bygglov gor myndighetsn~mnden en uppfoljning mot beslutad detaljplan for att s~kerst~lla att lovet ~r forenligt med detaljplanen. I annat fall sker enbart kontroll då allm~nheten hor av sig om eventuella avvikelser. Två gånger per år gors uppfoljning av beslutade bygglov for att s~kerst~lla att bygglovet fortfarande ~r aktuellt alternativt om rendet ska ayskrivas Identifierade forb~ttringsområden/rekommendationer Våra identifierade forb~ttringsområden/rekommendationer ~r enligt foljande: Myndighetsn~mnden for miljo och byggnad bor s~kerst~lla att ~rendehantering och handl~ggning av bygglovsansokningar sker i enlighet med lagstiftningen. Myndighetsn~mnden for miljo och byggnad bor revidera befintliga maliar och ta fram checklistor som tydliggor vilken information som måste finnas med i samtliga handlingar i ett bygglovs rende. Myndighetsn~mnden for miljo och byggnad bor skapa verktyg for att mojliggora till elektronisk uppfoljning av bygglovenhetens handl~ggningstider. Myndighetsn~mnden for miljo och byggnad och kommunstyrelsen bor utarbeta ett system for att systematiskt folja upp kundnojdheten. Skurup-~ n 30 september 2013 Ida Brorsson Ernst &Young AB 13

15 EY Øuildinga Øtter Kållforteckning Intervjuer Felicia Dobos, myndighetschef Fredrik Bengtsson, byggnadsinspektor Jennie Luthauder, planarkitekt Marcus Willman, tf kommundirektor Dokument: Budget 2013 med flerårsplan Årsredovisning 2012 Reglemente for myndighetsn~mnden for mifjo och byggnad och kommunstyrelsen Delegationsordning for myndighetsn~mnden for miljo och byggnad och kommunstyrelsen Planenhetens planoversikt 2013 Rutinbeskrivning for detaljplan vid enkelt och normalt planforfarande Lathund for expediering av beslutade girenden, myndighetsenheten Kvalitetsgaranti for bygglov och anm~lan-bygg, antagen av kommunfullm~ktige Overgripande organisationsskiss over kommunen from Statistik over antal inkomna bygglovs~renden Stickprov två detaljplane~renden med tillhorande dokumentation Stickprov åtta bygglovs~renden med tillhorande dokumentation 14

16 EY Building a be#ter Bilaga 1 Nedan foijer en kortfattad beskrivning av vad som kr~vs enligt PBL rorande de dokument som ska finvas och den information som ska ges i respektive detaljplans rende. 1. Beg~ran om planbesked av planbeskedet ska det framgå om kommunen avser finleda planl~ggning, tidpunkt då planl~ggningen ska ha lett fram till besked samt skilen for kommunen att finte finleda planl~ggning, om beskedet ~r negativt. 2. Grundkartor och fastighetsforteckning av fastighetsforteckningen ska framgå vilka fastigheter som ~r berorda samt eventuell berord samf~lld mark samt allminna vattenområden. Vidare ska framgå vilka som ~r ~gare till fastigheter, mark och vattenområden. 3. Dokument som styrker att samråd har skett med berorda, samt under vilken tid samråd har genomforts. Vid enkelt planforfarande ~r kraven på samråd finte lika omfattande. 4. Information om planen medfor betydande miljopåverkan. Om detta ~r fallet ska en miljokonsekvensbeskrivning ha genomforts. 5. En samlad redogorelse av alla kommentarer som inkommit under samrådet. 6. Forslaget till detaljplan som tagits fram efter genomfort samråd ska kungoras och stillas utfor granskning under minst tre veckor. Av kungorelsen ska framgå vilket område som auses, om forslaget avviker från oversiktsplan, vilken mark som kan komma att tas i anspråk, var forslaget finns tillg~ngligt och hur lång granskningstiden gir, att den som vill I~mna synpunkter på forslaget ska gora det under granskningstiden, till vem synpunkter ska I~mnas, att den som under granskningstiden finte har I~mnat skriftliga synpunkter kan forlora retten att overklaga beslut att anta planen. 7. Medde~ande om innehållet i kungorelsen ska skickas till kynda sak~gare. Vidare ska forslaget till detaljplan och samrådsredogorelse skickas till I~nsstyrelsen samt de kommuner som berors. 8. Kommunen ska under granskningstiden hålla forslaget tillg~ngligt for alla som vill granska det. Krav på utst~llning av planforslaget finns finte då det ror sig om enkelt planforfarande. 9. Granskningsutlåtande av utlåtandet ska det framgå en sammanst~llning av de synpunkter som inkommit samt en redovisning av kommunens forslag med anledning av synpunkterna. 10. Datum for antagande samt laga kraft ska antecknas på planhandlingarna. 11. Meddelande om antagande ska ha skickats till berorda samt ovriga som under granskningstiden skickat synpunkter. 15

17 9uilding a better Nedan foljer en kortfattad beskrivning av vad som kr~vs enligt PBL rorande de dokument som ska finnas och den information som ska ges i respektive bygglovs rende. 1. Skriftlig ansokan om bygglov ska innehålla ritningar och beskrivningar av vad som ska Boras 2. Forslag på kontrollansvarig ska finnas 3. Vid ofulist~ndig ansokan ska nemnden forelegga sokanden att avhjelpa bristerna inom angiven tid. 4. Att hora grannar och andra berorda - om ansokningen avser en åtg~rd som inneber en avvikelse från en detaljplan eller områdesbest~mmelser eller ska utforas i ett område som finte omfattas av en detaljplan eller områdesbest~mmelser och åtg~rden finte ~r en sådan åtg~rd som auses i PBL 9:31 a 1, ska byggnadsn~mnden underritta kynda sak~gare och organisationer som berors av ansokan och ge dem tilif~lle att yttra sig. 5. Handl~ggning ska ha gjorts inom do veckor efter att fullstendig ansokan inkommit. Forlengning får ske men då ska sokanden informeras om detta innan de forsta do veckorna lopt ut. 6. Mottagningsbevis ska skickas ner fulist~ndig ansokan inkommit, innehållandes information om handl~ggningstider, vad som hinder om beslut finte fattas inom stipulerad tid samt mojligheterna till rettslig provning av beslut. 7. Expediering och kungorelse av beslut av ett bygglov ska framgå vilken giltighetstid lovet har, om det ska finnas någon som ~r kontrollansvarig och i så fall vem eller vilka som ~r kontrollansvariga och att lovet finte inneber en ritt att påborja den sokta åtg~rden forr~n byggnadsn~mnden har gett startbesked. Lovet ska också innehålla villkor och upplysningar. Ett beslut om lov eller forhandsbesked ska tillsammans med en uppgift om vad den som vill overklaga beslutet måste Bora, delges sokande och annan part om det finte ~r uppenbart obehovligt och dem som I~mnat synpunkter som finte blivit tillgodosedda. Beslutet ska kungoras genom ett meddelande i Post- och Inrikes Tidningar. 16