I Allmänt Rose-Marie Norlin Förvaltningsärenden. Kompetensfonden. Hässe lby-väll ingby, Bromma,

Transkript

1 Stockholms stad Datum: Reg.datum : Arendetyp: Avdein: Objekt: Avs/Moll: Förvaltningsärenden Kompetensfonden Reg isterutdrag DIASSTAD Ärende, Atgard, Aktiviteter Diariepi: Reg.av: In KF/KS Bevakn.dat: Hand läggare: Bgrp2 : Allmänt Rose-Marie Norlin Elisabet Ekwall Sid : Datum : Tid: Sign : :45 SLKIHE Diarienr: /2003 Beslutdatum: Bes!.enh: Avsluta t: Exp.datum: Bgrp3: Hässelby-Vällingby, Bromma, Rinkeby sdf Eva Ney Arendeme ning: Ledarskapsutbildning för icke-chefer (personalhandläggare), finansiering av. Typ Atgä rdstext Handl. Ink.dal. Utg.d al. InklUtg Reg.dal. Rapport Erfarenhetsrapport Elisabet Ekwall Bevak.dal. Kundk od Namn C/o Gatuadr. Postnr Postad r Typ Atgä rdstext Hand!. Ink.dal. Utg.dal. InklUtg Reg.dal. Anmälan PKU , 33 Elisabet Ekwall Påm/Bekr.dat Bevak.dal. Kundkod Nam n C/o Gatuadr. Postnr Postadr Typ Atgärdstext Handl Ink.dal. Utg.dal. InklUtg Reg.dal. Avtal Överenskommelse Elisabet Ekwall U Påm/Bekr.dat Bevak.dal. Kundkod Namn C/o Gatuadr. Postnr Postadr Typ Atgärdstext Hand!. Ink.dal. Utg.dal. InklUtg Reg.dal. Ansökan Ledarskapsutbildning för icke-chefer (personalhandläggare). finans iering av. Elisabet Ekwall I Påm/Bekr.dat Bevak.dal. Kund kod Namn c /o Gatuadr. Postnr Postadr Hässe lby-väll ingby, Bromma, Rinkeby sdf Eva Ney Påm/Bekr.dat 4 Åtgärder

2 Sil) I (3).IL-x I 20 0 :,\ E RFA REN HETS RA P PO RT (=Lilla Rattens mall. Borde ha besvarat El) Kompetensfondens dm Kompetensfondens projektnummer Projektnamn Datum för projektets start och slut Projektledare Handläggare på fondens kansli Projektansvarig förvaltning/bolag Rapport utförd av Datum / Ledarskap rör icke-chefer 1-3 september, 29 september -1 oktober 2004 Eva Ney Elisabet Ekwall Hässelby-Vällingby sdf, i samverkan med Bromma och Rinkeby sdf Mailis Jacobi, Birgitta Semin, Eva Ney Inom Kompetensfondens verksamhet har hundratals projekt initierats. För att aktivt kunna kommunicera viktig kunskap till andra berörda i staden vill Kompetensfonden lära av projekten både under och efter deras avslut. Genom att fylla i följande sidor bidrar du till att utveckla Stockholms stad. Den beräknade tiden för att fylla i detta är ca 45 minuter. Den ifyllda Erfarenhetsrapporten skall vara Kompetensfondens kansli till handa senast tre månader efter projektavslut. Det är viktigt att du motiverar och förtydligar dina svar så att Kompetensfondens kansli får en så korrekt bild av projektets erfarenheter som möjligt.

3 SI Il 2 (3 ) 1. Om mål och syften: Har projektet nått uppsatta mål och syften? A) Om Ja: Beskriv kortfattat vilka resultat man har uppnått och hur man har konstaterat detta. Ja, deltagarna har upplevt en personlig utveckling. B) Om Nej: Ge en kortfattad beskrivning om varför målen inte har nåtts. C) Om mål och syften nåtts endast delvis: Ge en kortfattad beskrivning om varför och hur man har konstaterat detta. Förklara också hur projektet idag kan konstatera att mål och syften helt kommer att nås efter avslutad projekttid. 2. Om hur projektet fungerar långsiktigt: Det är önskvärt att de projekt som Kompetensfonden finansierar ska vara långsiktiga. Är det önskvärt att projektets erfarenheter och kunskaper, t ex tillvägagångs- eller arbetssätt som projektet tagit fram, lever kvar efter projektets upphörande? A) Om det är önskvärt, kommer projektets erfarenheter och kunskaper att aktivt användas efter projektets avslut? Motivera/förklara ditt svar! Ja, det har redan gjorts, bl. a vid nätverksarbetet för övertalighet. Vi har också haft många förfrågningar från andra förvaltningar. B) Om projektets erfarenheter och kunskaper inte kommer att aktivt användas efter projektets avslut, även om det är önskvärt, varför kommer det inte att användas? C) Om det inte är önskvärt att projektets erfarenheter och kunskaper aktivt används efter projektets avslut, varför är det inte önskvärt? 3. Om projektets potential att fungera i andra verksamheter: Kompetensfonden vill genom projekt utveckla tillvägagångs- eller arbetssätt som kan användas i flera olika verksamheter i Stockholms stad. Därför är det viktigt att veta i vilken omfattning man kan åstadkomma positiva förändringar i Stockholm stad med hjälp av kunskap från projektet. A) Upplever du att det tillvägagångs- eller arbetssätt som projektet använt för att nå mål och syften har varit bra? Motivera/förklara ditt svar! Ja, samtliga diskussioner och tillämpningsområden skedde utifrån deltagarnas faktiska

4 Si ll -' ( -' I arbetssituation. B) Upplever du att projektet har utvecklat ett nytt tillvägagångs- eller arbetssätt? Motivera/förklara ditt svar! Effektivare handläggning och ett stärkt samarbete i operativa och strategiska frågor. C) Finns det lärdomar från projektet som är viktigt att kommunicera till andra som driver projekt i staden? Vad i så fall? Motivera/förklara ditt svar! Det krävs en "viss förberedelse och insikt" om programmet och dess upplägg. D) Kan man använda projektets tillvägagångs- eller arbetssätt på andra ställen i staden och få samma positiva resultat? Motivera/förklara ditt svar! Ja absolut, alla har nytta av personlig utveckling, ju mer man lär om sig själv ju bättre kan man "leda" andra. E) Har du förslag var i staden man kan använda projektet för att åstadkomma samma positiva förändring som hos er? Motivera/förklara ditt svar! Alla som i sin yrkesroll har att stödja, utveckla chefer som varken har personalansvar eller tidigare ledarutbildning F) Har du förslag på hur andra skulle kunna ta del av eran kunskap och era erfarenheter? Motivera/förklara ditt svar! Det bästa är genom personlig kontakt. G) Vilka förutsättningar måste finnas för att det tillvägagångs- eller arbetssätt som projektet utvecklat ska kunna användas i andra verksamheter? (Detta kan gälla kompetenser, lokaler, finansiering, attityder, beteenden eller annat). Motivera/förklara ditt svar! Budget framför allt! Men också en stark egen vilja till utveckling. 4. Övrigt A) Upplever du att det varit utvecklande för dig i din yrkesroll att deltaga i projektet? Motivera/förklara ditt svar! Ja, deltagarna anser det, se ovan. B) Kommer du att söka annan finansiering, t ex EU medel, för att arbeta vidare med projektet eller utveckla/implementera dess resultat? Motivera/förklara ditt svar! Inte under nuvarande arbetssituation. C) Övriga kommentarer För oss som chefer är det utvecklande att fortsätta i samma "banor" pil hemmaplan.

5 S i ll 1(3) M.\.I 2() ():') UTFALLSRAPPORT Kompetensfondens dur Kompetensfondens projektnummer Projektnamn Datum för projektets start och slut Projektledare Handläggare på fondens kansli Projektansvarig förvaltninglbolag Rapport skriven av Datum / Ledarskap för icke-chefer 1-3 september, 29 september - 1 oktober2004 EvaNey Elisabet Ekwall Hässelby-Vällingby sdf Mailis Jacobi, Birgitta Sellin, Eva Ney Inom Kompetensfondens verksamhet har hundratals projekt initierats. För att kunna få en överblick av projekten och det genomslag de har i staden följer fonden projekten löpande. Det är också ett sätt att möjliggöra att fler få ta del av projektens erfarenheter och kunskaper medan projektet är igång. Genom att fylla i följande sidor bidrar du till att utveckla Stockholms stad. Den beräknade tiden för att fylla i detta är ca 20 minuter. Här förtydligas projektets utfall. Rapporten lämnas i samband med tertialrapporten eller endast i särskilda fall enligt annan överenskommelse. Den fylls i och sparas av projektledaren på projektwebben. Om omständigheter eller insikter som uppkommit under projektets gång föranleder en ändring av projektets mål och syfte, skall en revidering av projektansökan göras och godkännas av projektets handläggare på fonden. Motivera era svar med en eller högst ett par meningar.

6 SJIl 2 (3) 1. Finns det faktorer som redan idag indikerar att projektets mål och syfte kommer att nås? A) Om Ja, beskriv kort vilka faktorer: det har uppnåtts B) Om Nej, tror du ändå att projektens mål och syfte kommer att nås? Om Ja, hur kan projektet idag påvisa att projektmål och syften kommer att nås på lång sikt? 2. Upplever du att projektets tillvägagångs- eller arbetssätt för att nå målen och syftena är bra? A) Förklara/motivera ditt svar. J a, bättre på problemlösning och konflikthantering 3. Upplever du att projektet har utvecklat ett nytt tillvägagångs- eller arbetssätt? A) Förklara/motivera ditt svar. Ja, genom "insikt om sig själva" och det har medfört ett ökat samarbete över gränserna. 4. Bedömer du att projektets arbetssätt kommer att kunna användas på andra ställen i staden? A) Förklara/motivera ditt svar. Ja, det är en kort och intensiv kurs som ger dig "insikter". 5. Borde projektet redan nu implementeras på andra ställen? A) Om ja, har du förslag på var i staden? Ja, det görs redan t ex i nätverket för övertalighet. 6. Utförs projektet enligt den överenskommelse man har med Kompetensfonden? A) Ja. Kommentera vid behov. Ja B) Om nej, ange skälen till detta och vilka åtgärder som vidtagits. 7. Håller projektet budget enligt överenskommelsen med Kompetensfonden? A) Ja. Kommentera vid behov. Ja B) Om nej, ange skälen till detta och vilka åtgärder som vidtagits.

7 Sil l 3 (3) 8. Håller projektet tidplanen enligt överenskommelsen med Kompetensfonden? A) Ja. Kommentera vid behov. Ja B) Om nej, ange skälen till detta och vilka åtgärder som vidtagits.

8 Kompetensfonden STADSLED NI NGSKONTORET ANMÄLAN SID I ( I) Handläggare : Sylvia Larsson Tfn: , Kommunstyrelsens personal- och kvalitetsutskott Stadsledningskontorets förslag till beslut Personal- och kvalitetsutskottet beslutar Att med godkännande lägga anmälan till handl ingarna ) ohjl{( I~ :sse Sundling Stadsdirektör Anmälan av beslut fattade med stöd av delegation samt förteckning över ansökningar ---e- '" Direktör kompetens/anden Bilagor: Beslut som har fattats med stöd av delegation. Projektansökningar S TAD SH USET, STO CKH OLM, BES Ö K S ADR E SS : S TADSH USET, 3 TR APP ORR TF N :

9 BILAGA I Beslut som fattats med stöd av delegation Dnr Nämnd/bolag Projekt Belopp (tkr) Stadsledningskontoret, Nätbaserad utbildning för det nya 750 redovisningsstaben ekonomisystemet >:: Miljö- och hälso- Effektivisering av köldmedierap- 350 skyddsnämnden portering " Bromma stadsdels- Projekt får utveckling av ny metod 410 nämnd för bemötande och förhållningssätt i vård och omsorg av äldre personer med demenshandikapp Skarpnäcks stadsdels- Ledarstöd i nätverksform 160 nämnd, Stockholms brandförsvar Bromma, Rinkeby och Ledarskap för icke-chefer 122 Hässelby-Vällingby exkl. internat stadsdelsnämnder /2004 Socialtj änstnämnden Videofilm "Indiv idens möte med 250 '.'> samhället" Enskede Årsta stads- Kartläggning av kompetensbehov 100 delsnämnd för bidragshandläggare. )

10 Överenskommelse för insats/projekt inom kompetensfonden Detta dokument är en överenskommelse kring "Ledarskap för icke chefer" som enligt beslut dm /2003 får del av kronor samt internatkostnad ur kompetensfondens medel. Överenskommelsen upprättas mellan Kompetensfondens kansli och direktör Anders Meuller, Hässelby Vällingby stadsdelsförvaltning, som representant även för Rinkeby och Bromma stadsdelsförvaltningar. för att reglera finansiering, ansvar och befogenheter m.m. samt våra åtaganden gentemot varandra. 1. KORTFATTAD BESKRIVNING AV PROJEKTET Utbildningen vänder sig till personalhandläggare i Hässelby- Vällingby, Bromma och Rinkeby stadsdelsförvaltningar. Allesamman har i sin yrkesroll att leda, utveckla och stödja i första hand chefer inom respektive förvaltning.. 2. ÖVERGRIPANDE SYFTE OCH MÅL MED PROJEKTET Att tillhandahålla redskap och tillämpningar för att skapa goda rutiner och uppnå långsiktiga förbättringar i form av personlig utveckling och effektiv kommunikation. 3. INSATSENS/PROJEKTETS EFFEKT EFTER AVSLUT Genom effektivare handläggning och ett stärkt samarbete i operativa och strategiska frågor planerar förvaltningarna att insatsen/projektet ska kunna införlivas i verksamheten och leda till en mer effektiv verksamhet 4. START OCH SLUT Insatsen/projektet påbörjas snarast under 2004 och avslutas samma år, enligt förvaltningarnas planering. Startdatum planeras med konsult och utifrån internatmöjligheter. 5. PROJEKTLEDARE Personalchef Eva Ney i samarbete med Birgitta Sellin och Majlis Jacobi är projektledare för den aktuella insatsen/det aktuella projektet och med ansvar att genomföra projektet/utbildningen praktiskt samt uppföljning av densamma. 6. KONTAKTPERSON VID KOMPETENSFONDENS KANSLI Elisabet Ekwall från Kompetensfondens kansli är kontaktperson för det aktuella projektet. 7. PROJEKTPLANERING Se bifogade Projektplan.

11 8. AVSTÄMNING/UPPFÖLJNING Förvaltning och kansli ska gemensamt - och i samråd med bl.a. utvärderare av insatsen och företrädare för verksamheterna - fortlöpande analysera resultaten. Resultatet ska ställas i förhållande till uppställda mål för såväl det enskilda projektet som kompetensfondens övergripande mål. Till stöd för detta kan den uppföljningsmetod som kansliet arbetar med (Open Eye) användas. Eva Ney vid - Vällingby stadsdelsförvaltning och Elisabet Ekwall vid Kompetensfondens kansli träffas minst var 4:e månad under projekttiden. 9. DOKUM ENTHANT ERING Projektledaren får tillgång till kompetensfondens projektwebb där dokumentation och kom munikation ska ske. Projektledaren kan själv bygga sin projektstruktur inom ramen för den öve rgri pande strukturen, samt bjuda in projektmedlemmar, förfoga över en egen hemsida m.m. Här kommer projektplaner, tidsplaner m.m. att finnas tillgängliga. 10. EK ON OMIS K REDOVI SNI NG OCH FAKTURERING Förvaltning/bolag ska förse varje beslutad insats/projekt med ett projektnummer där kostnaderna bokförs. Fakturering ske r genom att en samlingsfaktura (ED!) avseende samtliga insatser som kompetensfonden finansierar skickas per tertial (30/4, 31/8 och 31/12) till SLK med kundnummer l JO'moooo och kontaktperson hos kompetensfondens kansli angi ven. Fakturan ska vara SLK boo tillhanda enligt tidpjanen för interna fakturor i centrala tertial- och bokslutsanvisningar. Till fakturan läggs en bilaga per proj ekt/insats som godkänts. Mallar för fakturabilagor finns tillgängliga på kompetensfondens projektwebb. Vid årsskiften samt till slutfakturan bifogas utdrag ur ekonomisystemet för varje projekt. I samband med tertialrapporter och årsbokslut lämnar förvaltning/bolag redovisning utifrån faststä lld projektplan och i enlighet med centrala tertial- och bokslutsanvisningar. Stickprovskontroller av projekt kommer att genomföras av kompetensfondens kansli och revisionskontoret.

12 ./ Jag har tagit del av de generella förutsättningar som gäller för att få medel ur kompetensfonden. Bilaga: Generellafärutsättningarfär attfå medel ur kompetensfonden.,( Insatsen/projektet har förankrats i nämnd/styrelse och de lokala fack liga organisationerna har informerats. Stockholm den $'/ ~ 2004 Härmed godkänner vi denna överenskommelse för reglering av ansvar, arbetssätt och fondmedel ur kompetensfonden. Anders Meuller Hässelby- Vällingby stadsdelsforvaltning Rolf Mirlas Kompetensfondens kansli Stadsledningskontoret

13 ~~ GÄLLöFsTAläroriket KONFERENS HERRGÅRD UTBILDNING Gällöfsta Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning Eva Ney Hässelby Torg HÄSSELBY OFFERT Vi har härmed nöjet att offerera Ledarskap för PA- assistenter. Innehåll: - Samtalet som utveckling - Problemlösning - Konflikthantering - Coaching - Delegering/uppföljning - Effektiv kommunikation - Prioritering/tidsanvändning - Värderingar - Situationsanpassat ledarskap på individnivå - Styrkor och svagheter i ledarskapet. Tid: Konsult: Pris: 1-3 september september - 1 oktober 2004 Maria Eklöw-Wagnås kr. exkl. moms. Inkluderar förberedelser, utbildningsmaterial, självskattningsinstrument. Med vänlig hälsning GÄLLÖFSTA UTBILDNINGS AB Peter Boström Konsultchef/vVD Denna offert bekräftas: Da~a1 i~~i Namnförtydligande Gällöfsta Utbildnings AB, Kungsängen Tel: Fax: E-post:utbi1dning@gallofsta.se Hemsida:

14 .Kompetensfo nden Generella förutsättningar för att få medel ur kompetensfonden Kompetensfondens kansli kommer att arbeta för att så många som möjligt ska vilja och kunna arbeta med utvecklingsinsatser/-projekt i staden. Samtidigt måste vissa förutsättningar vara uppfyllda för att få använda medel ur kompetensfonden. Bedömningen görs i två steg. Förutsättningar och kriterie r Insatsen/projektet ska vara utöver ordinarie verksamhet, d.v.s. inte utgöra en del av nämndens löpande drift. Insatsen/projektet ska vara avengångskaraktär, men långsiktigt påverka effektivisering och utveckling av verksamheten. Insatsen/projektet ska leda till effektivare arbetssätt och bättre kunskaper om hur vi uppfyller kommunfullmäktiges övergripande mål för staden. Insatsen/projektet ska kunna följas upp. Utvärderingar och kunskaper ska kunna komma andra till del. Metoder och arbetssätt ska m.a.o. spridas och kunna replikeras och implementeras i andra verksamheter i staden. Det är en fördel om flera förvaltningar eller bolag tillsammans kan genomföra insatsen/projektet. När dessa grundförutsättningar är uppfyllda görs en prioritering av vilka förslag som bedöms ha störst förutsättningar att leda mot kompetensfondens mål. Så här går det till Ideer och uppslag diskuteras på arbetsplatsen och förankring ska ske i ledningen. Ta kontakt med någon på kompetensfondens kansli för en dialog. Efter det följer: Kansliet vill ha en kortfattad beskrivning av projektiden - det räcker med en A4:a Ny dialog och bedömning av iden Projektplan Projektöverenskommelse mellan förvaltningsdirektör och kansliet Uppföljning När insatsen/projektet gäller de externa målen kommer också dialog och samarbete att äga rum med berörda externa intressenter. I projektöverenskommelsen regleras bl.a. den övergripande ansvarsfördelningen mellan berörd förvaltnings- eller bolagsledning och kompetensfondens kansli. Beslut Beslut fattas enligt gällande delegationsordning, vilket innebär tre olika beslutsnivåer beroende på beloppets storlek. Kommunstyrelsens personal- och kvalitetsutskott. I förekommande fall föregås beslut av yttrande från arbetsmarknads- och integrationsberedningen. Stadsdirektören Direktören vid kompetensfondens kansli

15 ... Början och avslutning Insats/projekt påbörjas i och med att beslut fattats om att medel ur kompeten sfonden beviljas och avslutas enligt projektplanens tidsplan, dock senast 31 augusti Senast tre månader efter avslutat projekt lämnas en slutrapport till kompetensfondens kansli. Förankring Förvaltninglbolag har ansvar för att politiker i nämnd eller styrelse får den information eller fattar de beslut somkrävs. Förvaltninglbolag har också ansvar för alla kontakteri förhållande till de lokala fackliga organisationerna. Ekonomisk rapportering och fakturering Förvaltninglbolag förser varje beslutad insats/projekt med ett projektnummer där kostnaderna bokförs. Fakturering sker i efterskott per tertial. Stickprovskontroller av olika projekt kommer att genomföras från kompetensfondens kansli och revisionskontorets sida. I samband med tertialrapporter och årsbokslut lämnar förvaltninglbolag redovisning utifrån fastställd projektplan och i enlighet med centrala tertial- och bokslutsanvisningar. Kompetensfondens medverkan under arbetet Under arbetets gång kan kompetensfondens kansli bidra med bl.a. följande: Fortlöpande dialog Samordna olika enheter och ideer genom den överblick kansliet får Förmedla kontakter både mellan förvaltningarlbolag och med externa intressenter Erbjuda en metod för uppföljning av insatser/projekt Sprida kunskap om insatser/projekt och bidra till kompetensöverföring, bla. med hjälp av kompetensfondens projektwebb Övergripande utvärdering Effekter och förhållningssätt Ytterst syftar alla kompetensfondens insatser till att förbättra servicen till stadens innevånare och att på sikt sänka eller motverka ökade kostnader för staden. Av överenskommelsen ska framgå vilka effekter som förväntas av insatsen/projektet i ett längre perspektiv samt hur utvärdering och implementering ska kunna ske. Under insatsens genomförande ska projektledningen medverka i att sprida information och så stor öppenhet som möjligt ska eftersträvas. Förvaltninglbolag och kansliet ska enas om formerna för hur informationen ska spridas. c,\<. f10 ~ ~ ;.rt" ~ Kompetens/onden kompetens@stadshuset.stockholm.se