Registerutdrag. DIASSTAD Ärende, Atgärd, Aktiviteter. Mats West in. IT-utbildning för flertalet av de anställda på stadsmuse iförvaltningen

Transkript

1 c. \<. H O Stockholms stad ~ ~;..sta\) Registerutdrag Sid : Datum : Tid: :49 DIASSTAD Ärende, Atgärd, Aktiviteter Sign : SLKSWN Datum : Reg.datum : Ä ren dety p: Avdein: Objekt: Initiativärenden Kompetensfonden Diariep i: Reg.av : In KF/K S Bev akn.dat: Handlägg are : Bgrp2: Utbildning, kompetensutveckling, övriga utveck lingsprojekt Inger Hedlund Mats Westin Diariem : /2003 Beslutdatum : Bes!.enh: Av sluta t: Exp.datum : Bgrp3: Avs /Mott: Stadsmuseiförvaltningen Berit Svedberg Box STOCKHOLM Ärendemening IT-utbildning för flertalet av de anställda på stadsmuse iförvaltningen Typ Ät gä rdstext Handl, Rapport Erfarenhetsrapport Ulf Willart Mats Westin Beva k.dat. Kundkod Na mn Ink.dat. Utg.dat C/o Gatuadr. InklU tg Reg.dat Postn r Postadr Typ At gärdstext Hand l. Anmäla n PKU , 29 Mats West in Påm/B ekr.dat Bevak.dat. Kundkod Namn lnk.dat. C/o Utg.dat. Gatuadr. Ink/Ut g Reg.dat Postm Postad r Typ A tgärdstext Handl. Avtal Överenskommelse Mats West in P åm/bekr.dat Bevak.dat. Kundkod Namn Ink.dat. Utq.dat. Ink/Utg Reg.dat U C/o Gatuad r. Po stnr Postadr Typ Ätgärdstext Handl. Ink.dat. Utg.dat. Ink/Utg Reg.dat. Ansökan IT-utbildning för flertalet av de anställda på stadsmuseiförvaltn ingen Mats Westin Påm/B ekr.dat Bevak.dat. Kundkod Nam n C/o Gatuadr. Postnr Postadr Stadsmuseiförvaltn ingen Berit Svedberg Box STOCKHOLM Påm/Bekr.dat 4 Atqärcer P:\D IABAS32\S YSTE rvt\rapport'str eg ut.qrp

2 SIll 1 (8) DECUlIl!:R 2()():') E2 E RrA REN HETS RA P PO RT - ÖV R IG P ER S O N A L U TBILD NI N G Kompetensfondens dm /2003 Kompetensfondens projektnummer Projektnamn Projektbudget IT-utbildning för personal vid Stadsmuseiförvaltningen 550 tkr Datum för projektets start och slut April -november 2004 Projektledare Handläggare på fondens kansli Projektansvarig förvaltning/bolag Rapport skriven av Peter Blommengren och Anne Marie Poignant Mats Westin UlfWillart Peter Blommengren och Anne Marie Poignant Datum Inom Kompetensfondens verksamhet har hundratals projekt initierats. För att aktivt kunna kommunicera viktig kunskap till andra berörda i staden vill Kompetensfonden lära av projekten både under och efter deras avslut. Genom att fylla i följande sidor bidrar du till att utveckla Stockholms stad. Den beräknade tiden för att fylla i detta är ca 45 minuter. Det är viktigt att du motiverar och förtydligar dina svar så att Kompetensfondens kansli får en så korrekt bild av projektets erfarenheter som möjligt.

3 Sill 2 (8) Du/Ni har tidigare svarat på vilka av fondens målkriterier som projektet haft som målsättning att uppnå. Nu vill vi veta vad av det som går att konstatera att projektet faktiskt uppnådde. Var vänlig svara på samtliga frågor. 1. Kan projektet visa på något konkret utfall när det gäller... (kryssa i relevant svar nedan):... sänka verksamhetens kostnader på kort eller lång sikt? D Nej [8] Ja Om Ja, beskriv kortfattat detta utfall. Kvantifiera om möjligt. Färre supportärenden, personalens ökade IT-kunskaper ökar effektiviteten Om Ja, vilken verksamhet gäller det? Hela förvaltningen Om Ja, skulle du/ni rekommendera att detta projekt används någon annanstans i staden för att åstadkomma kostnadssänkningar eller direkt motverkan av höjda kostnader? Om möjligt, ge konkreta förslag på var.... spara arbetstid ror personal? D Nej [8] Ja Om Ja, beskriv kortfattat detta utfall. Kvantifiera om möjligt. Se ovan Om Ja, vilken verksamhet och personalgrupp gäller det? Om Ja, skulle du/ni rekommendera att detta projekt används någon annanstans i staden för att åstadkomma sparad arbetstid? Om möjligt, ge konkreta förslag på var.... öka möjligheterna ror verksamheten att rekrytera till framtida behov? [8] Nej D Ja Om Ja, beskriv kortfattat detta utfall. Kvantifiera om möjligt. Om Ja, vilken verksamhet och personalgrupp gäller det? Om Ja, skulle du/ni rekommendera att detta projekt används någon annanstans i staden för att åstadkomma ökade möjligheter att rekrytera till framtida behov? Om möjligt, ge konkreta förslag på var.... minska personalomsättningen? [8] Nej D Ja Om Ja, beskriv kortfattat detta utfall. Kvantifiera om möjligt. '\.\ u IJ r \ 1 I 1 1<" ( ".\ I, i 1< 1 (I \.\ 1 \1.\ U " I u.\ / I> r Il Il I I "I I ( ".\ U r 1.\ "',,( II I U \ ( ".\. '\.\ u I> r \ 1 I 1 1 \ 1 (.\ I \ 1.\ J( " 1 J(.\ 1 \ II 1 I.\ 1 I 1 I,,( II \ " U 1\ 11 \ I / \ II I J(" U.

4 Om Ja, vilken verksamhet och personalgrupp gäller det? Sill 3 (8) Om Ja, skulle du/ni rekommendera att detta projekt används någon annanstans i staden för att åstadkomma minskad personalomsättning? Om möjligt, ge konkreta förslag på var. 000 minska sjukfrånvaron? [&J Nej D Ja Om Ja, beskriv kortfattat detta utfall. Kvantifiera om möjligt. Om Ja, vilken verksamhet och personalgrupp gäller det? Om Ja, skulle du/ni rekommendera att detta projekt används någon annanstans i staden för att åstadkomma minskad sjukfrånvaro? Om möjligt, ge konkreta förslag på var. 000 öka andelen förvärvsarbetande? [&J Nej D Ja Om Ja, beskriv kortfattat detta utfall. Kvantifiera om möjligt. Om Ja, vilken verksamhet och målgrupp gäller det? Om Ja, skulle du/ni rekommendera att detta projekt används någon annanstans i staden för att åstadkomma en ökad andel förvärvsarbetande? Om möjligt, ge konkreta förslag på var. 000 utveckla bristyrkesutbildningar? [&J Nej D Ja Om Ja, beskriv kortfattat detta utfall. Kvantifiera om möjligt. Om Ja, vilken verksamhet och yrkesgrupp gäller det? Om Ja, skulle du/ni rekommendera att detta projekt används någon annanstans i staden för att åstadkomma utveckling av bristyrkesutbildningar? Om möjligt, ge konkreta förslag på var. :\.\ I( I l I \ I I I H II ( 1-..\ I..., I( I I I \.\ I \ 1.\ f( I-. I IC I! I l I H H I I (" 1-..\ f( 1 I.\., II (" I I I f( \ (" I-..\. :\.\ I( I l I \ I I I I \ I 1.\ I \ 1.\ f( I-. I 1(.\ I \ I I I I.\ I I I I I I ( JI ' I-. R I \ I I x I I, I I I f( " f(.

5 SI l> 4 (8) 000 utveckla arbetsorganisationen, ledarskapet och/eller personalens kompetens i syfte att uppnå något av ovanstående kriterier? o Nej [RJ Ja Om Ja, vilken verksamhet och målgrupp/personalgrupp/yrkesgrupp gäller det? Om Ja, kryssa i vilket av följande kriterium som en utvecklad arbetsorganisation, ledarskap och/eller personalkompetens har lett till. [RJ [RJ sänkta verksamhetens kostnader på kort eller lång sikt? sparad arbetstid för personal? o ökade möjligheterna för verksamheten att rekrytera till framtida behov? o minskad personalomsättningen? o minskad sjukfrånvaron? o ökad andelen förvärvsarbetande? o utvecklade bristyrkesutbildningar? Om Ja, beskriv kortfattat projektets utfall i relation till relevant kriterium. Kvantifiera om möjligt. Om Ja, skulle du/ni rekommendera att detta projekt används någon annanstans i staden för att åstadkomma utvecklad arbetsorganisation? Om möjligt, ge konkreta förslag på var. 20 Vilka förutsättningar är nödvändiga för att projektet ska kunna implementeras i andra delar av staden? (T ex kompetens, lokaler, ekonomiska medel) Ekonomiska medel för utbildningsinsatser 30 Har projektet utvecklat en ny metod/modell? [RJ Nej O Ja Om ja, vad heter modellen? Om ja, beskriv kortfattat modellen? :\.\ I{ Il t \ I (I "" l ".\ I,", I{ I I I \.\ L 11.\ ~ "I ~.J / Il l ' " " I I " I "".\ ~ t I,\.-': "l' II I ~ \ C ".\. :\ \ ~ Il r \ I I I I \ I 1.\ I \1.\ ~ "I ~ I I \ I I I I.\ I I I I l ' l II ' " ~ I \ I I \ I /, I I I ~ " ~,

6 SI Il 5 (8) 4. Har projektet utvecklat ett nytt nätverk? ~ Nej D Ja Om ja, vilka parter ingår i nätverket? Om ja, vilken betydelse har nätverket haft för projektets resultat? Om ja, vilka är förutsättningarna för att nätverket lever vidare efter projektets avslut? 5. Har projektet utvecklat nya former ror samverkan mellan partersom inte samverkat tidigare? ~ Nej D Ja Om ja, vilka parter ingår i samverkan? Om ja, vilken betydelse har samverkan haft för projektets resultat? Om ja, vilka är förutsättningarna för att samverkan fortskrider efter projektets avslut? 6. Har projektet implementerat en IT-applikation? ~ Nej D Ja Om ja, vad heter IT-applikationen? Om ja, beskriv kort IT- applikationen. 7. Har projektet tagit fram en utbildning? ~ Nej ~ Ja Om ja, vad är namnet på utbildningen? Proejketet var IT-utbildning Om ja, beskriv utbildningens innehåll. Grundläggande konskaper i Office-paktetet Om ja, hur många veckors heltidsstudier per deltagare omfattar utbildningen? Om ja, innehåller utbildningen högskolepoäng, och hur många? :'\.\ R Il I \ l I I 1<" (" ".\ I,", l{ I l I \.11 \ 1.\ R " l R.1i I ) [ I< I< I l "l l ( ".\ R I ' l.\ :-; " ( I l l R\"("".\. :'\.\ R Il I \ l II I \ I 1.\ I \l ll{ " l li.\ l \" I I I l.\ I l I l,,( II ' " Il l \ I l \ l /\ l I l Il" R.

7 8. Vilket av följande alternativ visar hur kursinnehåll och -uppläggning bestämts? O Valt en befintlig kurs på universitet, högskola e.d. O Utgått från en befintlig kurs enligt ovan, som anpassats efter verksamhetens behov O En helt ny kurs har utvecklats efter verksamhetens behov O Annat alternativ sm 6 (8) 9. Vilka med sakkunskap har medverkat vid bestämning av kursinnehåll och -uppläggning? (flera kryss möjliga) O Forskare Namn: {C Extern Utbildare Informator Namn: Magnus Hansson O Konsult Namn: O Chef Namn: 4 Annan intern personal Namn: IT-samordnare Peter Blommengren 10. Hur har utbildningen genomförts? (Cuppdragsutbildning O utbildning i stadens egen regi O kombination av uppdrags- och egenregiutbildning "."\ R I ) t v I I I H " r -..1 I i, J< I I I 1.1 I. \1.1 J<..., IL I! I' t H H I I I I C....1 J< t I.1 " " C" I J< \ l....\. ".\ J< IJ I v I I I I \ I [.1 I 11.1 J<..., J<.I I \ I I I I."\ I I I I II l ", J< I 1 I I x I /, I I I J< " J<.

8 SI)) 7 (8) 11.Hur många personer har erbjudits utbildningen Källa för siffran: Alla annställda genomgick kunskapsprov, därefter erbjöds man utbildning efter kompetensbehovet 92 st 12. Hur många personer har påbörjat utbildningen? Källa för siffran: Deltagarförteckning 92 st 13. Hur många personer har genomgått utbildningen? Källa för siffran: Deltagarförteckning 92 st 14. Innefattar utbildningen något slag av prov eller kunskapstest? [8] Nej D Ja Om svaret är ja:. hur många personer har genomgått utbildningen med godkänt resultat? [Fyll i] st 15. Vilka är kostnaderna (uppskattning) för projektet?: Kostnaderna för att planera och genomföra utbildningen: Kostnaderna för att administrera utbildningen Eventuella kostnader för kursdeltagarnas vikarier Övriga kostnader Kommentarer: 514 tkr [Fyll i] tkr [Fyll i] tkr [Fyll i] tkr 16A. Har projektet utvärderats? D Nej [8] Ja Kunskapstest genomfördes efter avslutad utbildning :\,'i l< IJ I ' 1 1 / / H " (I" I I, ',J( I II 1,1 1 ' /.I R I-, / I<,I / / I / HHII 1-,/ 1 (1-, 1 R ['/,I, "1 I I 1 R I ( I-,.\. :\.'i 1< I I l ' 1 I II I Y II,I I \ /,1/< l-, 11<,I I 1 I II I,'i I /I /,, ( /1, I-, J( II /I \ / /\ /I / J( " R.

9 16 B. Om svaret ärja: Är ytterligare uppföljning i framtiden planerad? [8] Nej O Ja Om ja: Hur sker denna? SID 8 (8) 17. Kommer projektet att införlivas i den ordinarie verksamheten? [8] Nej O Ja Om ja: Hur sker detta? 18. Har erfarenheter från projektet spridits till andra enheter eller lett till samverkan? [8] Nej O Ja Om ja: Beskriv kortfattat hur: :\.\ R IJ l \ I I I Il ( I c 1,.\ J ii I{ L I l \.\ I \ 1.\ J{ l\. /. j{.\ I I) L" H H I L " L I C l\..\ 1< t I.\ " () C I I I R ) C I,.\. :\.\ R I) I \ I I I I Y I 1.\ I \1.\ R" I R.\ I Y I I 11'.\ I II I II ( I I \" R I \ I 1\ I / \I 111{ II I{.

10 - _. ~ JJtr,1J!AJ!Jeh~( $J1~ ffl)' f!pm. Å/.~ - ~ottj.h&fp171? 1 me,{ ~ I'!-..

11 Överenskommelseför insats/projekt inom kompetensfonden Detta dokument är en överenskommelse kring kompetensutveckling avseende IT som enligt beslut dm /2003 får del av högst kronor ur kompetensfondens medel. Överenskommelsen upprättas mellan kompetensfondens kansli och stadsmuseiförvaltningen för att reglera finansiering, ansvar och befogenheter m.m. samt våra åtaganden gentemot varandra. 1. KORTFATTAD BESKRIVNING AV PROJEKTET Gemensam IT-utbildning för all personal i syfte att förstärka förvaltningens arbete vad gäller dokumentation, uppföljning, kommunikation och möjlighet att tillgängliggöra kunskaper till allmänheten. 2. ÖVERGRIPANDE SYFTE OCH MÅL MED PROJEKTET Samtliga medarbetare vid förvaltningen ska ha den IT-kompetens som krävs för att förvaltningen ska uppnå målen vad gäller dokumentation, uppföljning, kommunikation och tillgänglighet. 3. INSATSENS EFFEKT EFTER AVSLUT På följande sätt planerar förvaltningen att insatsen ska kunna införlivas i verksamheten och leda till en mer effektiv verksamhet. Insatsen är avengångskaraktär för att möjliggöra den ovan beskrivna utvecklingen. 4. START OCH SLUT Insatsen genomförs under år PROJEKTLEDARE Anne-Marie Poignant är projektledare för den insatsen. 6. KONTAKTPERSON VID KOMPETENSFONDENS KANSLI Mats Westin från kompetensfondens kansli är kontaktperson för insatsen. 7. AVSTÄMNINGIUPPFÖLJNING Förvaltning och kansli ska gemensamt - och i samråd med bl.a. utvärderare av insatsen och företrädare för verksamheterna - fortlöpande analysera resultaten. Resultatet ska ställas i förhållande till uppställda mål för såväl det enskilda projektet som kompetensfondens övergripande mål. 8. EKONOMISK REDOVISNING OCH FAKTURERING Förvaltning!bolag ska förse varje beslutad insats/projekt med ett projektnummer där kostnaderna bokförs. Fakturering sker genom att en samlingsfaktura (EDI) avseende samtliga insatser som kompetensfonden finansierar skickas per tertial (30/4, 31/8 och 31/12) till SLK med kundnummer 110; och kontaktperson hos kompetensfondens kansli angiven. Fakturan ska vara SLK. boo tillhanda enligt tidplanen för interna fakturor i centrala tertial- och bokslutsanvisningar

12 r Till fakturan läggs en bilaga per projekt/insats som godkänts. Mallar för fakturabilagor finns tillgängliga på kompetensfondens projektwebb. Vid årsskiften samt till slutfakturan bifogas utdrag ur ekonomisystemet för varje projekt. I samband med tertialrapporter och årsbokslut lämnar förvaltninglbolag redovisning utifrån fastställd projektplan och i enlighet med centrala tertial- och bokslutsanvisningar. Stickprovskontroller av projekt kommer att genomföras av kompetensfondens kansli och revisionskontoret...i Jag har tagit del av de generella förutsättningar som gäller för att få medel ur kompetensfonden. Bilaga: Generella/ärutsättningarför att/å medel ur kompetens/onden..i Insatsen har förankrats i nämnden och med de lokala fackliga organisationerna. Stockholm den 2 februari 2004 Härmed godkänner vi denna överenskommelse för reglering av ansvar, arbetssätt och fondmedel ur kompetensfonden. ~.~.~~ ~.h~. Berit Svedberg Förvaltningsdirektör Stadsmuseiförvaltningen Rolf Mirlas Kompetens/ondens kansli Stadsledningskontoret

13 Kornpetensfonden Generella förutsättningar för att få medel ur kompetensfonden Kompetensfondens kansli kommer att arbeta för att så många som möjligt ska vilja och kunna arbeta med utvecklingsinsatser/-projekt i staden. Samtidigt måste vissa förutsättningar vara uppfyllda för att få använda medel ur kompetensfonden. Bedömningen görs i två steg. Förutsättningar och kriterier Insatsen/projektet ska vara utöver ordinarie verksamhet, d.v.s. inte utgöra en del av nämndens löpande drift. Insatsen/projektet ska vara avengångskaraktär, men långsiktigt påverka effektivisering och utveckling av verksamheten. Insatsen/projektet ska leda till effektivare arbetssätt och bättre kunskaper om hur vi uppfyller kommunfullmäktiges övergripande mål för staden. Insatsen/projektet ska kunna följas upp. Utvärderingar och kunskaper ska kunna komma andra till del. Metoder och arbetssätt ska m.a.o. spridas och kunna replikeras och implementeras i andra verksamheter i staden. Det är en fördel om flera förvaltningar eller bolag tillsammans kan genomföra insatsen/projektet. När dessa grundförutsättningar är uppfyllda görs en prioritering av vilka förslag som bedöms ha störst förutsättningar att leda mot kompetensfondens mål. Så här går det till Ideer och uppslag diskuteras på arbetsplatsen och förankring ska ske i ledningen. Ta kontakt med någon på kompetensfondens kansli för en dialog. Efter det följer: Kansliet vill ha en kortfattad beskrivning av projektiden - det räcker med en A4:a Ny dialog och bedömning av iden Projektplan Projektöverenskommelse mellan förvaltningsdirektör och kansliet Uppföljning När insatsen/projektet gäller de externa målen kommer också dialog och samarbete att äga rum med berörda externa intressenter. I projektöverenskommelsen regleras bl.a. den övergripande ansvarsfördelningen mellan berörd förvaltnings- eller bolagsledning och kompetensfondens kansli. Beslut Beslut fattas enligt gällande delegationsordning, vilket innebär tre olika beslutsnivåer beroende på beloppets storlek. Kommunstyrelsens personal- och kvalitetsutskott. I förekommande fall föregås beslut av yttrande från arbetsmarknads- och integrationsberedningen. Stadsdirektören Direktören vid kompetensfondens kansli

14 Början och avslutning Insats/projekt påbörjas i och med att beslut fattats om att medel ur kompetensfonden beviljas och avslutas enligt projektplanens tidsplan, dock senast 31 augusti Senast tre månader efter avslutat projekt lämnas en slutrapport till kompetensfondens kansli. Förankring Förvaltninglbolag har ansvar för att politiker i nämnd eller styrelse får den information eller fattar de beslut som krävs. Förvaltninglbolag har också ansvar för alla kontakter i förhållande till de lokala fackliga organisationerna. Ekonomisk rapportering och fakturering Förvaltninglbolag förser varje beslutad insats/projekt med ett projektnummer där kostnaderna bokförs. Fakturering sker i efterskott per tertial. Stickprovskontroller av olika projekt kommer att genomföras från kompetensfondens kansli och revisionskontorets sida. I samband med tertialrapporteroch årsbokslut lämnar förvaltninglbolag redovisning utifrån fastställd projektplan och i enlighet med centrala tertial- och bokslutsanvisningar. Kompetensfondens medverkan under arbetet Under arbetets gång kan kompetensfondens kansli bidra med b1.a. följande: Fortlöpande dialog Samordna olika enheter och ideer genom den överblick kansliet får Förmedla kontakter både mellan förvaltningarlbolag och med externa intressenter Erbjuda en metod för uppföljning av insatser/projekt Sprida kunskap om insatser/projekt och bidra till kompetensöverföring, bl.a. med hjälp av kompetensfondens projektwebb Övergripande utvärdering Effekter och förhållningssätt Ytterst syftar alla kompetensfondens insatser till att förbättra servicen till stadens innevånare och att på sikt sänka eller motverka ökade kostnader för staden. Av överenskommelsen ska framgå vilka effekter som förväntas av insatsen/projektet i ett längre perspektiv samt hur utvärdering och implementering ska kunna ske. Under insatsens genomförande ska projektledningen medverka i att sprida information och så stor öppenhet som möjligt ska eftersträvas. Förvaltninglbolag och kansliet ska enas om formerna för hur informationen ska spridas. C.f-H O ~ ~; J'TA~ Kompetensfonden kompetens@stadshuset.stockholm.se

15 Komp etens/andens kansli S T A D S L E D NI N G S K O N T O R E T SID I ( I) I 2- I 6 Stadsmuseiförvaltningen Berit Svedberg Box STOCKHOLM BEKRÄFTELSE SKRIVELSE o P A MOTTAGEN Kompetensfondens kansli har tagit emot er ansökan om medel för en gemensam IT-utbildning för flertalet av era anställda. Ansökan har lämnats till Mats Westin för handläggning. Vi återkommer till er för fortsatt diskussion om projektet. Med vänlig hälsning ~'V\~~!LVlu\ Inger Hedlund projektledningsassistent STADSHUS ET. I0S 35 STO CKHOLM. BESÖKSADR ESS : HANTVER KARGATAN 8, 2 TR T F N : , FAX :

16 Kompetens/ onden STADSLED N INGS KO NTO RET ANMÄLAN SID I ( I) /~ c;{( I D NR Handläggare: Sylvia Larsson Tfn: Kommunstyrelsens personal- och kvalitetsutskott Anmälan av beslut fattade med stöd av delegation Stadsledningskontorets förslag till beslut Personal- och kvalitetsutskottet beslutar Att med godkännande lägga anmälan till handlingarna i Boss~ ajd1t~ t~ndling Stadsdirektör 'l ~0 ' 1 ".J (1 f/). ' Yl,/// ju. II F,#" r fy'~c----w1 fl t{ v~ L ' lemo ~ ~i ~'~rsson Personaldi/ekt ör, / Rolf Dire ör kompetens/anden Bilaga: Beslut som har fattats med stöd av delegation, STAD S H USET, S TOCK HOLM, BESÖ KSADRES S : STADSHUSET, 3 T RAPPORR TFN :

17 I I I I BILA GA I "-. Beslut som fattats med stöd av delegation Dnr Nä mnd/bolag Projekt Belopp (tkr) /2004 Gatu- och fastighets- Mobil utveckling inom Gatu- och 700 nämnden fastighetskontoret /2004 Överförmyndarnämn- Verksamhetsbeskrivning och IT- 470 den utbildning /2004 Rinkeby stadsdels- Arbetsp latsmentorer 150 nämnd /2004 Skärholmens stadsdel- Hälsofrämjande boende- och ar- 600 nämnd betsmilj ö i äldreomsorgen /2004 Skärholmens stads- Utveckling av ett databaserat inter- 453 delsnämnd aktivt utbildningsmaterial kring sväljsvårigheter inom äldreomsorgen /2004 Rinkeby stadsdels- Webbaserad utbildning med inrikt- 173 nämnd ning svenska som andra språk med handledning inom omsorg om funktionshindrade /2004 Maria-Gamla stans Utvecklingsprojekt Balans för Vat- 450 stadsdelsnämnd tenpassets verksamhet och personal inom omsorg om funktionshindrade /2004 Stadsledningskontoret Utveckling av Stockholms stads 650 EU-arbete - förstudie /2004 Maria-Gamla stans Förebyggande arbete inom skol- 745 stadsdelsnämnd barnsomsorgen /2004 Skarpnäcks stadsdels- Age management - Åldersrnedvetet 120 nämnd ledarskap /2003 Skärholmens stads- Ledarutveckling och värdegrundsar- 635 delsnämnd bete i Skärholmen /2004 Idrottsnämnden Validering av idrottsplatsarbetare /2003 Stadsmuseinämnden Gemensam IT-utbildning för perso- 550 nal vid Stadsmuseiförvaltningen /2004 Vantörs stadsdels- Verksamhetsutveckling inom friti- 249 nämnd dens öppna verksamhet för barn och ungdom ivantörs stadsdelsförvaltning I I I I

18 Page 1 Administrativa avdelningen S t a d s m u s c i fö r va l t n i n g c n Tjänsteutlåtande sid l (1) Dnr s1013/2003- ssmn Nr. 10 Till Stadsmusein ämnden Ansökan om medel ur kompetensfonden Förslag till beslut Stadsmuseiförvaltningen föreslår stadsmuseinämnden besluta följa nde 1. godkänna förvalt ningens ansökan om!t-utb ildning til1 kompetensfon den Berit Svedberg stadsmuseidirektör Ulf Will art administrativ chef Ärendet Stadens kompetensfond har nu formulerat sina beslutskriterier och handläggningsordning. Insats en skal1 vara utöver ordinarie verksamhet, av engångskaraktär, leda till effektivare arbetssätt och kunna följas upp. Enligt direktiven skall också alla ansökningar förankras i nämndbeslut. PKU kommer i en första omgång att fatta beslut i januari 2004 om de ansökningar som dittills kommit in. ljilag A Ansökan till kompe tensfonden avs. I'Tvutbildning för stadsm usciförvaltningen. Box STOCK HO L M, Besök s adr e s s : Ryssgår d e nl T- S lus se n Tfn: , Fax :

19 / J~ PUK ansökan,1.doc Page. 1 I OC~~If O(' S TADSMUSEIFÖRVALTNINGEN f- ~ ~ '" tl " 'sr,,<;>' BILAGA Till Kompetensfonden Ansökan om medel ur kompetensfonden för en gemensam IT-utbil dning. Ansökan/sammanfattni ng Stadsmuseiförvaltningen ansöker om ca 550 tkr för en gemensam ITutbildning för flertalet av de anställda under år Utbildningen kommer att avpassas efter medarbetarnas individuella kunskapsnivåer och de behov som ställs ifråga om nödvändigt förändringsarbete och arbetsutveckling. Insatsen som föreslås är utöver ordinarie verksamhet och av engångskaraktär, men kommer att långsiktigt påverka de möjligheter förvaltningen har att utveckla verksamheten avseende dokumentation, uppföljning, kommunikation och möjlighet att tillgängliggöra kunskaper till en större allmänhet (ett av KF fastställda uppdrag till förvaltningen). Insatsen kom mer att följas upp i form av kunskapsmätning och en beskrivning av hur kunskaperna tillvarata gits. Ansökan/bakgrund Stads museiförvaltn ingen ansöker om medel för IT utbildning för med arbetare inom det vanligaste programområd ens (Allmän IT, Windows, Word, Grou p-wise, Internet, Excel, Power point, Acess) med syfte att höja IT-komp etensen inom förvaltnin gen. Vid samtliga avdelnin gar har IT alltme r blivit redskapet för ärendehantering, dokumentation, uppföljning och kommunikation. Förvaltning en är mycket datortät, den har fler datorstationer än anställda. Förvaltningen har också 131 mailadresser på 110 anställda. Därutöver administrerar förvaltningen ett stort antal databaser, bilddatabas, föremålsdatabas, fornfyndsregister m.m. Trots att kunnande finns på flera håll så behöver komp etensen inom om rådet skyndas på och breddas. Databasutvecklingen måste fortskrida, många register förs fortfarande manuellt. Vid en inventering visade sig att det inom förvaltningen fanns ca 250 registe r med kulturhistoriskt innehåll vars innehåll på olika sätt bättre skulle kunna tillgängliggöras, bl.a i stadsmuseets Faktarum. Många medarbetare närmar sig pensionsåldern

20 - PUK ansökan 1.doc.., Page2 SID 2 (2) och deras kunskaper kan bli svårt att ersätta. Bättre allmän IT-kunskap är nödvändig för att kunna utnyttja de möjligheter som finns tillgängliggörande idag. Olika nivåer på kunskap innebär begränsningar i delaktigheten i den gemensamma (T-utvecklingen. IT-utbildningen för alla medarbetare vid stadsmuseiförvaltningen kan dock inte enbart ses som en "breddutbildning" i största allmänhet utan är en utbildning med direkt inverkan på nödvändigt förändr ingsarbete och arbetsutve ckling inom förvaltningen, en investering i "lusten att lära, växa och utvecklas". Insatsen är utöver ordinarie verksamhet och avengångskaraktär men kommer att långsiktigt påverka de möjligheter förvaltningen har att utveckla och effektivisera verksamheten En kunskapsinventering har redan genomförts med hjälp av utbi ldningskonsult (Informator) vilket resulterat i en utbildningsplan där varje medarbetare placerats in i lämplig utbildningsgrupp beroende på kunskapsnivå. Med hänsyn till kommande utvecklingsbehov räknar förvaltningen med att en stor majoritet av medarbetarna kommer att delta. En preliminär kostnadsberäkning utifrån inventeringen av ett utbildningsföretag pekar på att enbart utbildningskostnaden skulle komma att uppgå till ca 5 tkr per deltagare, sammanlagt drygt 500 tkr. Förvaltninge n beräknar kunna genomföra utbildningen under år 2004 om ett positivt beslut fattas senast vid årsskiftet. Väljer förvaltningen ex. att låta fem personer utbildas varje fjortondagarsperiod skulle projektet kunna avslutas till årsskiftet 2004/2005 och utvärdering bli klar under de två första månaderna Förvaltningen föreslår att insatsen kommer att följas upp i form av en individuell kunskapsmätning efter utbildningarnas slut och att en sam manfattande beskrivning lämnas efter projektslut om hur kunskaperna tillvaratagits. Berit Svedberg Stadsmuseidirektör

21 Administrativa avdelningen S TA D SM US EIF Ö R V A L T NI N G E N Inkomtill Kompetensfondenskansli Stadsledningskontoret )5 TJÄNSTEUTLÅTANDE SID l (l) D NR s1013/ SSMN NR. 10 ~Oe > i._ ~ ~ 1.S(n ~. O? Dm:... J; O ~ Till Stadsmuseinämnden Ansökan om medel ur kompetensfonden Förslag till beslut Stadsmuseiförvaltningen föresl år stadsmuseinämnden besluta följande 1. godkänna förvaltningens ansökan om If-utbildning till kompetensfonden ~)(~J.4-) Berit Svedberg stadsmuseidirektör /7~/ ;--/~ ~" 1 UlfWi art admi istrativ chef Ärendet Stadens kompetensfond har nu formulerat sina beslutskriterier och handläggningsordning. Insatsen skall vara utöver ordinarie verksamhet, av engångskaraktär, leda till effektivare arbetssätt och kunna följas upp. Enligt direktiven skall också alla ansökningar förankras i nämndbeslut. PKU kommer i en första omgång att fatta beslut i januari 2004 om de ansökningar som dittills kommit in. BILAGA Ansökan till kompetensfonden avs. lt-utbildning för stad smuseiförvaltnin gen. B o x ,1 04 ST O C K H OL M, B ESÖKSADR ESS : R YSS GARDE N/ T -SLUSSEN TFN : , FA X:

22 G "" H O ~ ~~ J' y,,<;) STADSMUSEIFÖRVALTNINGEN BILAGA Till Kompetensfonden Ansökan om medel ur kompetensfonden för en gemensam ITutbildning. Ansökan/sammanfattning Stadsmuseiförvaltningen ansöker om ca 550 tkr för en gemensam IT-utbildning för flertalet av de anställda under år Utbildningen konuner att avpassas efter medarbetarnas individuella kunskapsnivåer och de behov som ställs ifråga om nödvändigt förändringsarbete och arbetsutveckling. Insatsen som föreslås är utöver ordinarie verksamhet och avengångskaraktär, men kommer att långsiktigt påverka de möjligheter förvaltningen har att utveckla verksamheten avseende dokumentation, uppföljning, kommunikation och möjlighet att tillgängliggöra kunskaper till en större allmänhet (ett av KF fastställda uppdrag till förvaltningen). Insatsen konuner att följas upp i form av kunskapsmätning och en beskrivning av hur kunskaperna tillvaratagits. Ansökan/bakgrund Stadsmuseiförvaltningen ansöker om medel för IT utbildning för medarbetare inom det vanligaste programområdens (Allmän IT, Windows, Word, Group-wise, Internet, Excel, Power point, Acess) med syfte att höja IT-kompetensen inom förvaltningen. Vid samtliga avdelningar har IT alltmer blivit redskapet för ärendehantering, dokumentation, uppföljning och kommunikation. Förvaltningen är mycket datortät, den har fler datorstationer än anställda. Förvaltningen har ocks å 131 mailadresser på 110 anställda. Därutö ver administrerar förvaltningen ett stort antal databaser, bilddatabas, föremålsdatabas, fornfyndsregister m.m. Trots att kunnande finns på flera håll så behöver kompetensen inom området skyndas på och breddas. Databasutvecklingen måste fortskrida, många register förs fortfarande manuellt. Vid en inventering visade sig att det inom förvaltningen fanns ca 250 register med kulturhistoriskt innehåll vars innehåll på olika sätt bättre skulle kunna tillgängliggöras, bl.a i stadsmuseets Faktarum. Många medarbetare närmar sig pensionsåldern och deras kunskaper kan bli svårt att ersätta. Bättre allmän IT-kunskap är nödvändig för att kunna utnyttj a de möjl igheter som finns tillgängliggörande idag.

23 .,.. SID 2 (2 ) Olika nivåer på kunskap innebär begränsningar i delaktigheten i den gemensamma IT-utvecklingen. IT-utbildningen för alla medarbetare vid stadsmuseiförvaltningen kan dock inte enbart ses som en "breddutbildning" i största allmänhet utan är en utbildning med direkt inverkan på nödvändigt förändringsarbete och arbetsutveckling inom förvaltningen, en investering i "lusten att lära, växa och utvecklas". Insatsen är utöver ordinarie verksamhet och avengångskaraktär men kommer att långsiktigt påverka de möjligheter förvaltningen har att utveckla och effektivisera verksamheten En kunskapsinventering har redan genomförts med hjälp av utbildningskonsult (Informator) vilket resulterat i en utbildningsplan där varje medarbetare placerats in i lämplig utbildningsgrupp beroende på kunskapsnivå. Med hänsyn till kommande utvecklingsbehov räknar förvaltningen med att en stor majoritet av medarbetarna kommer att delta. En preliminär kostnadsberäkning utifrån inventeringen av ett utbildningsföretag pekar på att enbart utbildningskostnaden skulle komma att uppgå till ca 5 tkr per deltagare, sammanlagt drygt 500 tkr. Förvaltningen beräknar kunna genomföra utbildningen under år 2004 om ett positivt beslut fattas senast vid årsskiftet. Väljer förvaltningen ex. att låta fem personer utbildas varje fjortondagarsperiod skulle projektet kunna avslutas till årsskiftet och utvärdering bli klar under de två första månaderna Förvaltningen föreslår att insatsen kommer att följas upp i form aven individuell kunskapsmätning efter utbildningarnas slut och att en sammanfattande beskrivning lämnas efter projektslut om hur kunskaperna tillvaratagits. ~;i.f2~ Berit Svedberg ) Stadsmuseidirektör