KliPP - IT-stöd för Kliniska Praktikplatser Bildspel över arbetsprocessen A. A. Inläggning av av grundinformation B. B. Utbildningarna beställer praktik C. C. Reservation enligt beställning D. D. Utbildningarna placerar sina studerande E. E. Praktikplatserna nyttjas F. F. Sammanställningar/uppföljning
A. Inläggning av grundinformation För att att kunna använda KliPP måste viss grundinformation finnas inlagd. Detta gäller uppgifter om: ANVÄNDARE ARBETSPLATSER KONTAKTPERSONER PRAKTIKBETECKNINGAR STUDERANDE Systemet innehåller även HJÄLPTABELLER vilka innehåller listor med fast information såsom alla utbildningsprogram, organisationer, befattningar etc. Alla informationstabeller kan kompletteras/redigeras i i efterhand.
A. Grundinformation: Användare Nya Nya användare läggs läggs in in via via menyvalet: Grundtabeller Användare För För användare registreras följande följande uppgifter: uppgifter: AnvID AnvID Lösenord Lösenord Behörighet Förnamn Förnamn Efternamn E-postadress Giltighetstid Övrigt Övrigt (t (t ex ex beskrivning, befattning, organisation) Lösenordet byts byts via via menyvalet: Byt Byt lösenord
A. Grundinformation: Arbetsplatser (sida 1/2) Alla Alla arbetsplatser finns finns under under menyvalet: Grundtabeller Arbetsplatser Där Där kan kan man man lägga lägga in in nya nya arbetsplatser och och redigera redigera uppgifter. uppgifter. Man Man kan kan lista lista arbetsplatser inom inom en en viss viss organisation eller eller med med en en viss viss inriktning. Man Man kan kan även även söka söka på på del del av av arbetsplatsens namn. namn. Om Om man man klickar klickar på på en en arbetsplatplats i i listan listan visas visas detaljerade uppgifter. arbets- uppgifter.
A. Grundinformation: Arbetsplatser (sida 2/2) Uppgifter Uppgifter för för arbetsplatsen fylls fylls i. i. En En arbetsplats kan kan beskrivas beskrivas på på olika olika sätt: sätt: Länk Länk till till hemsida hemsida Hem-URL Med Med fritext fritext i i fältet fältet Övrigt Övrigt Med Med koppling koppling till till viss viss Inriktning Med Med en en Personlig notis notis (som (som bara bara är är synlig synlig för för just just dig). dig). Till Till arbetsplatsen kan kan man man också också koppla koppla kontaktpersoner. Dessa Dessa måste måste dock dock först först vara vara inlagda inlagda i i KliPPs KliPPskontaktpersonsregister.
A. Grundinformation: Kontaktpersoner Kontaktpersoner läggs läggs in in via via Grundtabeller-Kontaktpersoner och och dessa dessa uppgifter uppgifter kan kan registreras. Kopplingar: En En kontaktperson kan kan vara vara kopplad kopplad till till visst visst Utb.program (t (t ex ex lärare). lärare). En En kontaktperson kan kan vara vara kopplad kopplad till till viss viss Arbetsplats och och är är då då synlig synlig på på dess dess arbetsplatsöversikt under under rubriken rubriken U (för (för utbildning) eller eller V/O V/O (för (för vård/omsorg). En En sådan sådan koppling koppling kan kan också också tidsbegränsas. Klicka Klicka på på respektive knapp knapp för för koppling. koppling. (Handledare (Handledare gäller gäller endast endast för för SGY-utbildningen)
A. Grundinformation: Praktikbeteckningar Praktikbeteckningen innehåller information om om de de olika olika utbildningarnas återkommande praktikperioder. Nås Nås via via Grundtabeller --Praktikbeteckning Den Den används används som som grund grund för för all all bokning bokning och och placering placering och och ligger ligger även även kvar kvar i i historiken. Om Om en en praktikperiod förändras förändras utifrån utifrån antal antal veckor, veckor, inriktning inriktning eller eller terminsplacering måste måsteen en ny ny praktikbeteckningspost skapas skapas med med Fr Fro m- m- praktik- datum datum och och den den gamla gamla ligga ligga kvar kvar med med T o m-datum m-datum.. Praktikbeteckningskoden består består av av flera flera komponenter: Utbildningsprogram (t (t ex ex OP) OP) Utbildningsanordnare (t (t ex ex Lu) Lu) Termin Termin då då praktiken praktiken infaller infaller (1-6) (1-6) Praktikinriktning (t (t ex ex psyk) psyk) Dessa Dessa uppgifter uppgifter återfinns återfinns sedan sedan i i sin sin helhet helhet i i den den totala totala registreringen.
A. Grundinformation: Studerande När När man man ska ska placera placera sina sina studerande studerande är är det det enklast enklast om om man man i i förväg förväg har har laddat laddat in in klasslistan. klasslistan. Man Man kan kan få få hjälp hjälp med med detta detta av av sin sin databasadministratratör. databas- Men Men det det går går också också att att lägga lägga in in en en ny ny studerande studerande manuellt. manuellt. Både Både via via Grundtabeller- Studerande och och direkt direkt i i placeringsläget. Obligatoriska data data för för studerande: Efternamn Efternamn Förnamn Förnamn Starttermin Starttermin (akt. (akt. klasstillhörighet) Utbildningsanordnare Utbildningsprogram Vid Vid studieuppehåll eller eller avhopp avhopp ska ska Status Statusändras.
B. Utbildningarna beställer praktik Alla utbildningar bör sända en en skriftlig beställning till till den organisation där man önskar praktik för för sina studerande. Beställningen ska vara inne senast 15 15 april inför höstterminen och 15 15 oktober inför vårterminen. Man bör inte beställa fler platser än än man behöver. I I KliPP kan man framställa en en beställning som man sedan kan skicka med ett ett mail eller skriva ut ut på på papper. Beställningen lagras inte i i KliPP-systemet: Vill man spara beställningsunderlaget måste det sparas på på den egna datorn.
B. Utbildningarnas beställning av praktikplatsveckor (sida 1/3) Man Man kan kan skapa skapa en en beställning beställning under: under: Mer Mer information --Best. Best. formulär formulär Beställningen skapas skapas genom genom att att ange ange mottagare mottagare och och avsändare avsändare till till beställningen. Mottagare Mottagare = Vårdorganisation Avsändare Avsändare = Vårdutbildning Man Man anger anger också också antalet antalet kolumner kolumner (=veckor) (=veckor) och och rader rader (=praktiktyper) som som formuläret formuläret ska ska innehålla. innehålla.
B. Utbildningarnas beställning av praktikplatsveckor (sida 2/3) På På denna denna sida sida anger anger man man hur hur många många studerande studerande man man behöver behöver plats plats för för på på de de aktuella aktuella veckorna. veckorna. Det Det är är sedan sedan vårdorganisationens praktiksamordnare som som väljer väljer vilka vilka arbetsplatser (avd, (avd, mott, mott, boenden boenden etc) etc) som som är är lämpliga. lämpliga.
B. Utbildningarnas beställning av praktikplatsveckor (sida 3/3) Den Den färdiga färdiga beställningen kan kan skrivas skrivas ut ut eller eller sparas sparas i i annat annat format format på på den den egna egna datorn. datorn. Beställningen lagras lagras alltså alltså inte inte i i KliPP. KliPP. För För att att spara: spara: Markera Markera texten texten Kopiera Kopiera (Ctrl+C) (Ctrl+C) Öppna Öppna ditt ditt dokument/e-post Klistra Klistra in in (Ctrl+V) (Ctrl+V) Spara Spara ditt ditt dokument/e-post
C. Reservation enligt beställning (och ev. avtal) Vårdorganisationernas praktiksamordnare reserverar praktikveckor utifrån beställningar från de de olika utbildningarna. Utbildningarna ska få få bekräftelse på på sina beställningar senast 10 10 juni inför hösttermin och 10 10 december inför vårtermin. Reservationer görs enklast för för en en hel klass via Gruppreservera men kan också göras för för en en arbetsplats i i taget. Återlämning av av ej ej nödvändig reservation bör göras så så snart som möjligt för för att att bereda plats åt åt andra studerande. För att att man ska kunna reservera på på en en arbetsplats måste det finnas praktikmöjligheter (sk öppna rader) där, för för den aktuella studerandekategorin. Om inte alla önskade reservationer får plats måste man först skapa fler praktikmöjligheter.
C. Reservationer: Kontrollera praktikmöjligheter Kontrollera Kontrollera vilka vilka Praktikmöjlighetemöjligheter som som finns finns för för Praktik- en en viss viss praktikbeteckning --inom inom en en viss viss organisation. Menyval: Menyval: Praktikmöjligheter I I listan listan visas visas alla alla arbetsplatseplatser inom inom den den valda valda arbets- organisationen. De De arbetsplatser som som har har Praktikmöjligheter för för vald vald Praktikbeteckning står står överst. överst. Antal Antal rader rader = antal antal samtidiga samtidiga studerande. Klicka Klicka på på en en arbetsplats arbetsplats där där du du vill vill skapa skapa ny ny Praktikmöjlighet.
C. Reservationer: Gruppreservera När När vårdorganisationens samordnare fått fått beställningen är är det det dags dags att att reservera reservera de de veckor veckor som som behövs. behövs. Man Man kan kan välja välja att att grupp- gruppreserverreservera eller eller att att reservera reservera på på en en arbetsplats arbetsplats i i taget. taget. Vid Vid gruppreservation är är det det viktigt viktigt att att vid vid sökning sökning alltid alltid ange ange praktikbeteckningning, antal antal studenter studenter samt samt det det exakta exakta veckointervallet. Om Om det det finns finns tillräckligt tillräckligt med med veckor veckor (praktik- (praktikmöjlighetermöjligheter) kan kan man man bocka bocka i i de de arbetsplatser man man önskar önskar och och sedan sedan klicka klicka på på knapp knapp Reservera. Reservera.
C. Reservationer: En arbetsplats i taget (sida 1/3) Då Då man man vill vill kontrollera kontrollera (eller (eller komplettera) reservationer kan kan man man söka söka fram fram dem dem via via menyvalet: menyvalet: Reservationer --Inom Inom utb.program Välj Välj utbildningsprogram samt samt en en praktikbeteckning (eller (eller samtliga) samtliga) inom inom programmet. En En summering summering syns syns längst längst ned. ned. Om Om man man vill vill göra göra en en reservation reservation måste måste det det först först finnas finnas praktikmöjlighetemöjligheter (öppna (öppna rader) rader) för för den den praktik- aktuella aktuella praktikbeteckningen, annars annars kommer kommer inte inte arbetsplatsen upp upp i i denna denna lista. lista. Klicka Klicka på på den den arbetsplats arbetsplats där där du du vill vill reservera reservera veckor. veckor.
C. Reservationer: En arbetsplats i taget (sida 2/3) Här Här visas visas en en arbetsplats arbetsplats med med möjligheter möjligheter till till reservation reservation v v 37-40. 37-40. Bilden Bilden är är filtrerad filtrerad så så endast endast aktuell aktuell praktikbeteckningsrad syns, syns, trots trots att att det det alltså alltså finns finns rader rader för för andra andra utbildningar. Om Om man man ska ska reservera reservera veckor veckor kan kan man man göra göra på på två två sätt: sätt: 1. 1. Via Via radens radens Praktikbet-länk (det (det enklaste enklaste sättet sättet som som visas visas på på nästa nästa bild bild )) 2. 2. Via Via knapp knapp Reservera/Ta bort. bort. (då (då måste måste man man istället istället göra göra val val av av rad rad i i nästa nästa läge) läge)
C. Reservationer: En arbetsplats i taget (sida 3/3) Reservation av av delade delade veckor veckor görs görs separat separat genom genom att att bocka bocka i i rutan rutan Delad Delad vecka?. vecka?. Sådana Sådana veckor veckor syns syns med med D D i i listan. listan. Här Här måste måste man man göra göra följande: följande: Välja Välja veckor veckor som som ska ska reserveras reserveras på på den den praktikrad praktikradman klickade klickade på. på. Välja Välja status: status: Reserverad Reserverad Klicka Klicka på på Spara Spara På På arbetsplatsöversikten syns syns nu nu de de sikten nya nya reserverade veckorna veckorna (32-35) (32-35) och och de de delade delade veckorna veckorna (31+ (31+ 36). 36).
C. Reservationer: Återlämning av reserverade veckor Återlämnade praktikveckor kan kan nyttjas nyttjas av av annan annan studerande. Dessutom Dessutom slipper slipper utbildningen betala betala om om återlämning återlämning skett skett i i god god tid tid (senast (senast 2 veckor veckor före). före). Så Så här här gör gör man: man: Klicka Klicka på på Återlämna Återlämna resv resv Klicka Klicka sedan sedan på på aktuell aktuell Praktikbet, Praktikbet, dvs dvsden den rad rad där där återlämning ska ska ske. ske. I I återlämningsbilden har har man valt valt ut ut de de reserverade veckor som ska ska återlämnas, och och bytt bytt status till till Återlämnad. Dessa veckor är är märkta med Åt Åt och och är är nu nu tillgängliga för för annan reservation.
D. Utbildningarna placerar sina studerande När utbildningarna fått klartecken från vårdorganisationerna avseende reservationerna kan man börja placera de de studerande. De studerande ska vara placerade senast 14 14 dagar innan praktiken startar. Då man ser att att det blir platser över (vikande antal studerande) kan man återlämna reservation så så att att någon annan kan få få chansen. Om återlämning sker senare än än 14 14 dagar innan praktikstart utgår ändå ekonomisk ersättning för för platsen.
D. Placering av studerande (sida 1/3) Senast Senast 14 14 dagar dagar innan innan praktikstart praktikstart ska ska de de studerande studerande vara vara placerade. placerade. Gå Gå in in via via Placeringar Inom Inom utbildningsprogram. Sök Sök på på önskad önskad praktikbeteckning för för att att se se de de arbetsplatser som som har har reserverade veckor veckor för för dina dina studerande. Placeringar Placeringar kan kan endast endast göras göras på på reserverade veckor. veckor. Klicka Klicka på på den den arbetsplats arbetsplats där där du du vill vill börja börja placera. placera.
D. Placering av studerande (sida 2/3) När När du du ska ska göra göra en en placering placering väljer väljer du du aktuell aktuell rad rad genom genom att att klicka klicka på på Praktikbet Praktikbet-länken.
D. Placering av studerande (sida 3/3) Välj Välj aktuella aktuella veckor, veckor, vilken vilken klass klass den den studerande studerande går går i i samt samt namn namn på på studenten. studenten. Om Om placering placering avser avser del del av av en en vecka, vecka, görs görs denna denna placering placering separat, separat, med med rutan rutan för för Delad Delad vecka? vecka? förbockad. förbockad. Sådan Sådan placering placering kan kan enbart enbart göras göras på på delreserverade veckor, veckor, markeradkerademed D D i i listan. listan. mar- Att Att koppla koppla samman samman studerande studerande med med handledare handledare används används bara bara inom inom sjukgymnastprogrammet. Det Det enklaste enklaste är är att att ladda ladda in in en en hel hel klasslista klasslista i i förväg. förväg. Men Men om om den den studerande studerande inte inte finns finns i i listan. listan. Klicka Klicka på på knapp: knapp: Ny Ny student student
E. E. Praktikplatserna nyttjas De studerande kan själva gå gå in in och få få information om sin placering. Inom utbildningar där detta är är aktuellt kan man skapa en en tidsbegränsad Användare med behörigheten: Läsargrupp (se Grundinformation). Den praktikansvariga läraren kan lätt få få en en översikt över sina studerandes olika placeringar. Arbetsplatsen som ska ta ta emot studerande kan också lätt nå nå en en översikt med aktuella praktikanters kontaktuppgifter. (Den funktion i i KliPP som möjliggjorde att att arbetsplatserna gjorde en en Nyttjande-markering då då studenten startat, är är tillsvidare borttagen. Denna användes inte inte av av alla alla och och blev därför mest förvirrande.)
E. Information inför nyttjande av placering (sida 1/2) Den studerande kan kan själv leta leta fram sina placeringar via via menyvalet: Placeringar- Studerande och och ange sitt sitt namn. Om Om man här här klickar på på arbetsplatsens namn kommer man vidare till till arbetsplatsöversikten. Även läraren kan kan här här lista lista hela sin sin klass genom att att istället ange klassens starttermin som sökbegrepp.
E. Information inför nyttjande av placering (sida 2/2) Den Den studerande studerande kan kan läsa läsa mer mer om om arbetsplatsen i i den den informationsruta som som öppnas öppnas då då man man klickar klickar på på ruta arbetsplatsens namnlänk. namnlänk. Arbetsplatsens personal personal kan kan se se kommande kommande studerande studerande genom genom att att granska granska sin sin arbetsplats. arbetsplats. (Menyval: (Menyval: Placeringar Inom Inom organisation) Studerandelistan öppnas öppnas via via knappen: knappen: Visa Visa studerande.
F. F. Sammanställningar och Uppföljning Olika användare av av KliPP behöver olika typer av av sammanställningar. Mycket av av de de sammanställningar man behöver finns redan i i KliPPs ordinarie funktionalitet. Man kan där byta sorteringsordning i i en en lista genom att att klicka på på en en annan kolumnrubrik. Man kan därefter välja att att skriva ut ut listan som de de ser ut ut eller att att kopiera innehållet för för vidare behandling annat program t t ex ex Excel. Det finns också möjlighet att att skapa speciella rapportmallar i i KliPP. Dessa skapas enligt beslut i i systemförvaltningsgruppen och ligger då då under menyvalet Rapporter. Om man väljer en en sådan rapportmall får får man sedan ange utifrån vilka kriterier t t ex ex termin eller huvudman, man vill vill sammanställa rapporten,
F. Sammanställningar och uppföljning (sida 1/2) Rapporten Rapporten Summeringar är är ganska ganska heltäckande som som uppföljning. uppföljning. Man Man väljer väljer önskat önskat omfång omfång utifrån utifrån aspekterna aspekterna utbildning, utbildning, organisation och och tid tid och och får får en en total total summering. summering. Om Om man man vill vill se se en en detaljerad detaljerad lista lista över över t t ex ex alla alla placeringar placeringar klickar klickar man man bara bara på på summalänken.
F. Sammanställningar och uppföljning (sida 2/2) Rapporten Rapporten Placeringshistorik riktar riktar sig sig till till historik studerande studerande som som önskar önskar en en översikt översikt över över sin sin utförda utförda praktik praktik inom inom en en viss viss utbildning. utbildning. Systemet Systemet KliPP KliPPinnehåller innehåller inte inte personnummer pga pga personuppgiftslagen. Detta Detta är är en en osäkerhetsfaktofaktor i i denna denna funktion. osäkerhets- funktion.
Användarmanual Under Under menyvalet menyvalet Mer Mer Information hittar hittar man man en en Användarmanual. Där Där klickar klickar man man på på den den instruktion instruktion man man vill vill ha ha eller eller skriver skriver ut ut hela hela manualen manualen på på cirka cirka 5 sidor. sidor. Även Även denna denna bildspelsdemo finns finns under under detta detta menyval. menyval.
KliPP - IT-stöd för Kliniska Praktikplatser A. A. Inläggning av av grundinformation B. B. Utbildningarna beställer praktik praktik C. C. Reservation enligt enligt beställning D. D. Utbildningarna placerar sina sina studerande E. E. Praktikplatserna nyttjas nyttjas F. F. Sammanställningar/uppföljning Slut