PROGRAM. Innovationsupphandling

PROGRAM Innovationsupphandling Februari 2012

Innehåll 1 Sammanfattning... 3 2 Bakgrund och motiv... 4 2.1.1 Insatsens sammanhang i ett historiskt och framtidsperspektiv... 4 2.1.2 Flaskhalsar och möjligheter i innovationssystemet... 4 2.1.3 VINNOVAs roll... 7 2.1.4 Internationellt perspektiv... 8 3 Programmets upplägg och innehåll... 10 3.1.1 Möjliga initiativ... 10 3.1.2 Steg I: En kompetenskraftsamling för offentlig innovationsupphandling... 11 3.1.3 Steg II: Fler initiativ... 16 3.1.4 Kunskapsläge och policy... 17 3.1.5 Målgrupper... 17 4 Syfte och mål... 18 4.1 Syfte, vision och målbild... 18 4.2 Mål... 18 5 Budget och organisation... 19 5.1 Budget... 19 5.2 Organisation... 19

1 Sammanfattning Vision för programmet: En svensk marknad, bestående av offentlig sektor och näringsliv, som konkret formulerar efterfrågan på innovativa lösningar och produkter, samt som omsätter efterfrågan i lyckad implementering av innovationerna, och därigenom skapar tillväxt och nya jobb i Sverige Programmets syfte: Ett rikare Sverige genom en ökad användning av innovationsupphandling i offentlig sektor. Initialt kommer programmet att vara inriktat på innovationsupphandling utförd av offentlig sektor. VINNOVA vill dock i framtiden se över möjligheterna att arbeta både med offentlig sektor och näringsliv som upphandlande organisation. VINNOVA kommer inom programmet att utveckla egna satsningar, samt satsningar i samarbete med nationella och internationella aktörer. Vissa initiativ ska utlysas inom ramen för programmet, men initiativ inom området ska också tas fram som kan utlysas inom andra program. Detta ska ske genom gemensamt arbete med övrig verksamhet inom VINNOVA samt med externa aktörer. 3

2 Bakgrund och motiv 2.1.1 Insatsens sammanhang i ett historiskt och framtidsperspektiv En viktig del av en innovationsprocess är relationen mellan kund och leverantör. En bra kravställning från kunden leder till ofta till nya funktioner, bättre kvalitet och minskade kostnader. De prestandakrav som ställs genererar nya affärer, driver på marknaders utveckling och skapar grund för nya affärers tillväxt på de marknader som utvecklas. I mötet mellan beställare och producent utvecklas innovationer som hos kund kan ge upphov till effektivitetsvinster och/eller ett nytt produktutbud. Historiskt byggdes en stor del av Sveriges stora företag upp kring stora offentliga upphandlingar under 1900-talets mitt. I dessa offentliga innovationsupphandlingar skapades strategiska allianser mellan näringsliv och samhälle som i vissa fall pågick i flera decennier. Denna form av samarbete är inte möjlig idag på grund av gällande upphandlingsdirektiv, men man kan återkoppla till erfarenheten och utifrån dagens förutsättningar utnyttja offentlig innovationsupphandling som ett instrument för att katalysera innovation på en bred front i Sverige. Det är i synnerhet viktigt eftersom det finns indikationer på att offentlig upphandling i dagsläget snarare hämmar än främjar innovation. 2.1.2 Flaskhalsar och möjligheter i innovationssystemet Det finns många nya innovativa koncept som av olika anledningar inte når en potentiell marknad och därför inte kommer till användning. Ibland beror det på att behov saknas, men inte alltid. Misslyckande kan även uppstå när behoven finns, men inte har kunnat omvandlas till efterfrågan. Detta kan till exempel bero på oförmåga att identifiera och precisera behov, kortsiktiga tidsperspektiv eller att en marknad präglas av få och mäktiga producenter etc. Politiska beslut och riktlinjer är en faktor som påverkar hur lätt behov omvandlas till efterfrågan. Politiska faktorer som påverkar marknaden är till exempel: Offentlig upphandling, som på vissa marknader utgör en stor del av den totala efterfrågan, ibland den absoluta lejonparten. Regelverk och standardiseringsprocesser, som påverkar företag och entreprenörers benägenhet att satsa på innovationer. Politiska beslut som syftar till att påverka efterfrågan på en marknad, framför allt på marknader som anses viktiga för samhällets långsiktiga utveckling (till exempel miljö och energi). Det finns en relativt lång historia av hur offentlig upphandling, standardiseringsåtgärder och regleringar har påverkat innovation inom olika sektorer positivt. Gemensamt är dock att politiken inte har förts från ett innovationshåll, utan utifrån andra bevekelsegrunder som miljöhänsyn, säkerhetsmedvetenhet eller traditionell nationalistisk industripolitik. Innovationseffekterna har varit sekundära. 4

Politik för att åstadkomma innovationseffekter har istället traditionellt skett genom stöd till forsknings-, utvecklings- och kommersialiseringsaktiviteter. Det brukar kallas utbudsdriven innovation. Idag uppmärksammas dock alltmer, både internationellt och nationellt, möjligheterna att påverka marknader till att i större utsträckning efterfråga innovationer, så kallad efterfrågedriven innovation. Olika åtgärder, inspirerade från de historiska innovationseffekterna ovan, ingår i efterfrågedriven innovation, som till exempel offentliga åtgärder för att främja innovationsupphandling (både offentlig och privat); offentliga investeringar i demonstrationsanläggningar; samt ett innovationsperspektiv i utformningen av standarder, regleringar och skatteregler etc. Den stora majoriteten av samhällets och VINNOVAs innovationsinsatser riktar sig i dagsläget mot utbudssidan; att säkerställa tillgång och spridning av ny kunskap och idéer, samt att främja entreprenörskap. I innovationsupphandlingsprogrammet arbetar VINNOVA istället med efterfrågesidan. Nedan är en sammanställning över ett urval av flaskhalsar och möjligheter med offentlig innovationsupphandling. Stor marknadspåverkan = stor hävstång Offentliga behov har stor betydelse för utveckling av nya och befintliga marknader, eftersom de offentliga inköpsvolymerna är så betydande. I Sverige utgör offentlig upphandling cirka 480-580 miljarder kronor årligen. Dessa inköp kan antingen utgöra en drivkraft för innovation och förnyelse eller verka konserverande. Idag används i princip ingen del av summan på ett innovationsdrivande sätt. Indikationer finns på att offentlig upphandling snarare får stagnerande effekter. Potentialen till förbättring är alltså stor. Mer långsiktigt effektiv offentlig sektor/ hantera samhälleliga utmaningar Offentliga organisationer har behov av varor och tjänster för att i sin tur kunna erbjuda medborgarna tjänster och samhällsservice. För att kunna öka sin effektivitet och bli till större nytta för medborgarna och samhället behövs ibland innovationer. Det är viktigt för den offentliga sektorns långsiktiga effektivitet att se innovationsupphandling som ett verktyg för verksamhetens utveckling. 1 Offentlig upphandling kan också utgöra ett verktyg för att hantera stora samhällsutmaningar. 1 Perspektivet förnyelse och långsiktig effektivitet i offentlig sektor uppmärksammas alltmer. Till exempel har Innovationsrådet (S2011:06) för innovation och förnyelse i offentlig förvaltning skapats. Ett annat exempel är ett förslag från regeringen i proposition Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt (2009/10:175): Nuvarande mål för förvaltningspolitiken upphävs och ett nytt mål införs med lydelsen: En innovativ och samverkande statsförvaltning som är rättssäker och effektiv, har väl utvecklad kvalitet, service och tillgänglighet och som därigenom bidrar till Sveriges utveckling och ett effektivt EUarbete. Sida 24. 5

Stärkt konkurrenskraft i näringslivet Inhemska företag kan inte särskilt gynnas i offentliga upphandlingar, men svenska företag bör påverkas positivt som grupp av att hemmamarknaden efterfrågar en högre innovationsgrad. Marknader som karakteriseras av efterfrågan på innovationer, där offentliga organisationer inte fattar stagnerande upphandlingsbeslut, sänder signaler till företag om att ett förnyat produktutbud är en viktig konkurrensfaktor. Utslagning av svenska företag som främst verkar på den inhemska marknaden kan förhindras och i vissa fall kan företagens internationella konkurrenskraft stärkas. Enskilda innovativa företag som erhåller kontrakt i offentliga innovationsupphandlingar får en viktig första referenskund. Kontraktsintäkterna minskar utvecklingsriskerna och för små och medelstora företag kan offentliga kontrakt även ge en halo -effekt som gör det lättare för dem att attrahera riskkapital och därmed växa. Det finns flera historiska fall där offentlig upphandling har gett upphov till långsiktig tillväxt för Sverige (liknanden exempel finns även i flera andra länder). Nuvarande och kommande insatser kan göra skillnad Energimyndigheten arbetar sedan tidigt 1990-tal med innovationsupphandling, genom konceptet teknikupphandling, som en del av sitt uppdrag att stödja utveckling och marknadsintroduktion av produkter med låg energiförbrukning. Dessa upphandlingar har uppvisat goda resultat inom området energiprodukter och lösningar och kan fungera som inspiration även för andra sektorer. Kammarkollegiet har i uppgift att utveckla och förvalta det nationella upphandlingsstödet. Kammarkollegiet har nyligen fått i uppdrag att ta fram en vägledning för hur upphandlingar inom ramen för befintlig lagstiftning kan utformas för att uppmuntra innovationsvänliga upphandlingar. 2 VINNOVA utvecklar ett stöd för innovationsupphandling. I regeringens budgetproposition år 2011 beviljades VINNOVA 24 miljoner kronor för år 2012, och efter det 9 miljoner kr per år, för att informera om och främja användningen av offentlig innovationsupphandling. Insatsen ska utgöra ett komplement till det ordinarie upphandlingsstödet. Regeringens motivering var: innovationsupphandling [kan] stärka den offentliga verksamhetens förnyelse, kvalitet och effektivitet. Regeringen anser att offentlig upphandling kan vara en drivkraft till innovation och därmed bland annat bidra till förbättringar av offentliga tjänster. Satsningar på information om möjligheterna att upphandla innovationer behövs. 3 2 S2011/10868/RU. 3 Prop. 2011/12:1, Utgiftsområde 24, sida 63. 6

Stort policyintresse stora samarbetsmöjligheter Innovationsupphandling är ett uppmärksammat tema i den internationella debatten, bland annat inom EU och OECD, och kommer att bli än viktigare i framtiden. Innovationsupphandlingsinitiativ finns i flera EU-länder med vilka VINNOVA har kontakt (se vidare under VINNOVAs roll ). Exempel: DG INFSO och DG Enterprise har investerat i innovationsupphandling. Innovationsupphandling ingår också i planerna för utformningen av EUs 8e ramprogram. På bilateral nivå finns samarbeten om offentlig innovationsupphandling med bland annat Storbritannien, Holland, Österrike och Finland. I Sverige betonar Näringsdepartementet och andra aktörer i det svenska systemet vikten av offentlig innovationsupphandling. Bland annat finns en SOU om innovationsupphandling som beskriver området. 4 Slutsatsen av ovanstående är att offentlig innovationsupphandling kan ge goda innovationseffekter både inom offentlig sektor och hos privat näringsliv. Mycket lite innovationsupphandling äger rum i dagsläget och en stor potential finns därmed. Tillfället är väl valt för introduktion av innovationsupphandlingsinitiativ, då intresset för innovationsupphandling är högt i Sverige bland politiker, regioner, kommuner, näringsliv, branschorganisationer och andra aktörer i innovationssystemet. Eftersom frågan också är aktuell inom EU och Norden finns goda möjligheter till samarbete med aktörer som redan har utvecklat olika verktyg för innovationsupphandling. 2.1.3 VINNOVAs roll VINNOVA är en naturlig aktör för att informera om/ främja innovationsupphandling. VINNOVA har arbetat med innovationsupphandling sedan år 2006, främst med policy men även med pilotprojekt, och har en god överblick och kunskapsbas. Innovationsupphandling ligger konceptuellt nära VINNOVAs nuvarande verksamhet och utgör ett intressant komplement till denna. VINNOVA har kompetens, kontakter och nätverk som möjliggör stöd för utvecklingsprocesser där innovationsupphandling är en av flera möjliga komponenter. Exempel: o Innan upphandling: Stödja behovsidentifiering och hantering av innovationsprocesser i verksamhetsutveckling. o Under upphandling: Bereda tillgång till nätverk med forskare och experter, samt koppla till testbäddar och anläggningar med demonstratorkapacitet. o Efter upphandling: Koppla till kommersialiseringsstöd till små- och medelstora företag. 4 Innovationsupphandling, betänkande av innovationsupphandlingsutredningen, SOU 2010:56. Utredningen, som utkom den 31 augusti 2010 föreslog bland annat att VINNOVA ska stå för en kompetenskraftsamling runt offentlig innovationsupphandling. 7

Behovsperspektivet är viktigt för VINNOVAs inriktning mot utmaningsdriven innovation, eftersom utmaningarna grundar sig i samhälleliga långsiktiga behov. Offentlig innovationsupphandling har också föreslagits som ett möjligt verktyg i flera av utmaningarnas strategier, som Hållbara städer och Framtidens hälsa. VINNOVA har goda kontakter med relevanta organisationer i EU-länder där innovationsupphandling tillämpas aktivt. I dessa länder tillhandahålls innovationsupphandlingsstöd av VINNOVAs systermyndigheter, till exempel Technology Strategy Board i Storbritannien, NL Agency i Holland och Tekes i Finland. Detsamma gäller i de EU-länder där verksamhet precis startat, som till exempel Österrike. VINNOVA har struktur och kompetens för att fördela finansiella bidrag till upphandlande myndigheter. Bidrag kan initialt behövas för att möjliggöra eller underlätta upphandling av innovation. VINNOVA kommert att samarbeta med flera organisationer under genomförande av uppdraget. Bland de organisationerna finns Kammarkollegiet (upphandlingsstödet), Tillväxtverket (små- och medelstora företag), Konkurrensverket (konkurrensfrågor), Sveriges kommuner och landsting (upphandlande myndigheter), Energimyndigheten (katalytisk upphandling 5 ) och Miljöstyrningsrådet (miljödriven upphandling). Bland de organisationer som kan ta viktiga roller under genomförande av enskilda projekt finns RISE samt universitetsvärlden och särskilt då i sammanhang som verifiering, testning och utvärdering. 2.1.4 Internationellt perspektiv Internationellt har konceptet innovationsupphandling de senaste åren fått stor uppmärksamhet inom OECD och EU. Till exempel betonas offentlig innovationsupphandling starkt inom Europe 2020 Flagship Initiative Innovation Union. 6 I EU-sammanhang har policydiskussionerna också lett till utlysningar. De flesta av dessa har rört nätverksaktiviteter och kunskapsutbyte, men under det senaste året har DG INFSO utlyst regelrätta innovationsupphandlingsprojekt inom sjunde ramprogrammet för metoden förkommersiell upphandling. VINNOVA deltar i ett internationellt projekt i detta sammanhang, tillsammans med Västerås stad, samt partners från Storbritannien, Holland, Danmark och Finland. Fler utlysningar för innovationsupphandling har annonserats av DG INFSO. Utöver aktiviteterna ovan öppnade DG Enterprise under år 2011 en utlysning inom innovationsupphandling. DG Enterprise undersöker också förutsättningarna för ett initiativ runt förkommersiell upphandling på EU-nivå. 5 Katalytisk upphandling: ett sätt varigenom en myndighet genom en strukturerad process stimulerar fram nya lösningar med avsikt att dessa skall spridas på marknaden. Energimyndighetens teknikupphandlingar är en form av katalytisk upphandling. 6 http://www.eesc.europa.eu/?i=portal.en.int-opinions.15480 8

VINNOVA är uppkopplat mot EU:s aktiviteter inom innovationsupphandling. På nordisk nivå har offentlig innovationsupphandling lyfts i Nordiska Ministerrådets organ för finansiering av innovationsprojekt, Nordic Innovation. Där lanseras nu åtgärder för att främja innovationsupphandling inom hälsoområdet. Nordic innovation har även lyft frågan om innovationsupphandling av tjänster, ett viktigt område. Länder som Storbritannien, Holland, Belgien (specifikt Flandern) och Finland har infört särskilda program för att främja innovationsupphandling. VINNOVA har goda kontakter med de enskilda länderna som utför innovationsupphandling och kunskapsutbyte har ägt rum under flera år. VINNOVA har därigenom tillgång till stöd för uppbyggnaden av ett eget innovationsupphandlingsprogram i frågor som rör praktiska erfarenheter, tillgång till exempelkontrakt, mallar, uppbyggnad av stödjande ITinfrastruktur etc. Utöver EU-projektet SILVER, som nämndes ovan, har samarbete med Tekes i Finland påbörjats, som kan resultera i en gemensam utlysning. 9

3 Programmets upplägg och innehåll Det finns flera dimensioner på innovationsupphandling. Avsikten är att skapa ett program som med tiden kan växa och omfatta fler av dessa dimensioner när så bedöms lämpligt och när resurser finns tillgängliga. 3.1.1 Möjliga initiativ Det finns flera inslag av innovation i upphandling. Innovationsupphandling Innovativ upphandling Upphandling av innovationer Innovationsvänlig upphandling Innovation och nytänkande i upphandlingsprocesser Uttrycket innovationsupphandling kan användas som sammanfattningsnamnet för alla inslagen, som omfattar: Upphandling av innovationer. Upphandling av icke-existerande, ny eller förbättrad produkt det strategiska valet att ta fram en innovation tas av köparen. Innovationsvänlig upphandling. Upphandlande organisation öppnar processen för att ta tillvara på leverantörers idéer om förnyelse det strategiska valet att ta fram en innovation tas av leverantören. Innovation och nytänkande i upplägget av en upphandlingsprocess. Offentlig sektor kan fungera som första kund vid upphandling av innovationer men även verka katalytiskt för att få fram innovationer (jämför Energimyndighetens teknikupphandlingar). Utöver detta kan initiativ konstrueras inom: Riskhantering Metodik för riskhantering, certifieringar, försäkringslösningar, kundverifiering Strategi och långsiktighet Upphandling som strategiskt verktyg, dela ut ansvar till myndigheter för samhällsfrågor (katalytisk upphandling för att lösa grand challenges) Incitamentsstrukturer och kultur Belöningssystem, förändring av upphandlarrollen, utbildning Regelverk och metodik Regleringar, utveckling av innovationsupphandlingskoncept 10

Stödsystem för genomförande Processtöd (helpdesk-funktion etc.), juridiskt stöd, IT-plattform Infrastruktur för innovation Testbäddar, demonstratorer Uppföljning, utvärdering och effekter VINNOVA utgår i sitt innovationsupphandlingsprogram från Innovationsupphandlingsutredningens förslag; att stöd till innovationsfrämjande upphandling främst ska tillhandahållas av det nationella allmänna upphandlingsstödet. VINNOVA ska fokusera på offentlig upphandling av innovationer. Inga särskilda sektorer är utpekade fokus är att hitta organisationer som är kulturellt redo att innovationsupphandla. Innovationsupphandlingsprogrammet är en satsning som ska byggas ut i etapper. 3.1.2 Steg I: En kompetenskraftsamling för offentlig innovationsupphandling Programmets första steg är att bygga upp en kompetenskraftsamling för offentlig innovationsupphandling i enlighet med regeringens uppdrag. Avsikten är att VINNOVA ska stödja organisationer, både upphandlande enheter och innovativa företag, med metodik och koncept, helpdesk, information/ utbildning och IT-stöd för innovationsupphandlingsprocesser. Kompetenskraftsamlingen skall bland annat innehålla: Specifika innovationsupphandlingsmetoder/ koncept Till exempel förkommersiell upphandling och så kallad avsiktsförklaring avseende kommande upphandlingar ( forward commitment ). Information om möjligheterna med innovationsupphandling. Stöd för upphandling av innovation, inklusive helpdesk, riktat till offentliga organisationer och företag: information om processen upphandling av innovation, behovsidentifiering, information om kompletterande stödmöjligheter i innovationssystemet etc. Incitament och utbildning för upphandlare Utbildning i samarbete med andra organisationer, skapa incitamentsstrukturer. Interaktiv plattform för processen innovationsupphandling Behovsidentifiering, matchning mot lösningar, annonsdatabas etc. 7 7 Inspiration finns bland annat i Storbritannien, i form av National Innovation Centre (inom National Health Service): http://www.nic.nhs.uk. 11

Nätverk/beställargrupper för lärande, erfarenhetsutbyte och upphandlingssamarbeten. Globala länkar, främst inom EU och Norden Samverkan med andra aktörer som arbetar med inom området, som Kammarkollegiet, Konkurrensverket, Tillväxtverket, Sveriges kommuner och landsting, Miljöstyrningsrådet och Energimyndigheten. Innovationsupphandlingsmoduler i VINNOVA-program/ projekt Exempel: Innovationsslussar inom hälso- och sjukvården. Till detta kommer ekonomiskt stöd till upphandlande myndigheter. I första hand skall finansiering ges för att ersätta upphandlande myndigheters merkostnader för innovationsupphandlingsprocessen. Bidrag kan också ges för att täcka en del av kontraktskostnaderna (anskaffningskostnaderna). Under år 2012 kommer stödet att successivt att byggas ut. Målet är att ha ett grundläggande stöd på plats vid årets slut. Utlysningen Förkommersiell upphandling Det finns flera möjliga initiativ som kan användas för att främja att upphandlande myndigheter upphandlar innovationer. En metod för offentlig upphandling av innovativa lösningar som har lanserats och används av EU-kommissionen, Storbritannien, Holland och Flandern i Belgien är förkommersiell upphandling. 8 Förkommersiell upphandling är VINNOVAs första utlysning inom programmet Innovationsupphandling. Konceptet bygger på undantaget för forsknings- och utvecklingstjänster i EU:s upphandlingsdirektiv och i LOU/ LUF (1 kap 6 6 p LOU). 9 Det betyder att upphandlingen hamnar utanför upphandlingsdirektivets tillämpningsområde, men innanför ramarna för fördraget om Europeiska Unionens funktionssätt. Därmed behöver en upphandlande myndighet som utför en förkommersiell upphandling inte följa detaljregleringarna i upphandlingsregelverket om olika upphandlingsförfaranden, men måste däremot förhålla sig till principerna om likabehandling, insyn, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Det är enligt EU-kommissionen möjligt att genomföra förkommersiell upphandling baserat på dagens upphandlingsregler. 8 För vidare information, se EU-kommissionen, Förkommersiell upphandling: Att driva på innovation för att få offentliga tjänster av hög kvalitet i Europa, Bryssel den 14.12.2007 KOM(2007) 799 slutlig. 9 Undantaget innebär att lagen inte gäller för kontrakt som avser forsknings- och utvecklingstjänster, med undantag för sådana vilkas resultat endast tillkommer en upphandlande enhet i den egna verksamheten och betalas av den upphandlande enheten. 12

Processen för en förkommersiell upphandling består av flera steg. Identifiering och formulering Först måste behov identifieras som bedöms viktiga för organisationen; behov vars lösningar kan påverka organisationens långsiktiga utveckling och effektivitet positivt. Organisationen behöver besluta under vilka förutsättningar den är villig att investera i framtagandet av sådana lösningar. Om tillräckligt intresse och budget finns behövs en strategi för hur lösningar ska utvecklas, där utförandet av en förkommersiell upphandling är ett möjligt verktyg (att jämföra med alternativ som intern utveckling, fördelning av FoU-uppdrag etc.). När beslut har tagits om att använda förkommersiell upphandling behöver det identifierade behovet omvandlas till en konkret efterfrågan som går att formulera i ett upphandlingsunderlag till potentiella leverantörer. I en förkommersiell upphandling är det lämpligt att beskriva efterfrågan i termer av en utmaning. Förkommersiell upphandling lämpar sig däremot inte då exakta tekniska specifikationer av efterfrågad lösningen redan tagits fram. Förkommersiell upphandling Efter steget identifiering följer den förkommersiella upphandlingsprocessen, som generellt kan beskrivas som följer (se figuren nedan). 10 10 Källa: EU-kommissionen, se fotnot 3. 13

I upphandlingens första fas inbjuds anbudsgivare att presentera förslag till lösningar på utmaningen som den upphandlande myndigheten har beskrivit i upphandlingsunderlaget. Vid förkommersiell upphandling är det viktigt att gå ut med upphandlingsunderlaget utanför de normala leverantörsleden för att få en så bred exponering av utmaningen som möjligt. De mest intressanta förslagen tilldelas medel för fas ett, där företagen ska utveckla sina förslag till utarbetade konceptstudier. Efter detta bedöms konceptstudierna och förtagen med de mest lovande lösningarna får medel för fas två, där företagen ska ta fram färdiga prototyper. De mest lovande prototyperna kan sedan utvecklas vidare i fas tre: testserier. Utvecklingen bör äga rum i nära samarbete mellan upphandlande myndighet, användare och kontrakterade företag. När fas tre är klar anses de nya lösningarna finnas tillgängliga på marknaden. I de fall där upphandlande myndighet fortfarande vill gå vidare sker därför en vanlig, konkurrensutsatt upphandling där hela marknaden deltar. Det finns flera varianter för hur processen går till i detalj. Antalet faser kan anpassas efter behov (vid upphandling av innovativa tjänster kan till exempel färre faser vara att föredra). Flexibilitet och hänsyn till de specifika omständigheterna i varje projekt är en nyckel till att lyckas med en förkommersiell upphandling. Generellt brukar fas 1 vara i ett halvår, och fas 2 och 3 i cirka 2-3 år sammanlagt. Kontraktskostnaderna varierar beroende på typ av utmaning. Förkommersiella upphandlingar är öppna för alla företag. Det stora flertalet som har fått kontrakt i Storbritannien och Holland har varit små eller medelstora, samt inhemska företag. Normalt brukar eventuella intellektuella rättigheter tillfalla utvecklande företag, medan upphandlande myndighet tillskrivs någon form av användarlicens. Kommersialisering och implementering En förkommersiell upphandling ska resultera i att en eller flera nya lösningar finns tillgängliga på marknaden. Det är dock inte slutet på innovationsprocessen. I steg 3 måste företagen arbeta för att kommersialisera sina nya lösningar till en vidare krets av kunder, medan upphandlande myndighet och andra köpare av de nya lösningarna behöver genomföra en lyckad implementering av lösningarna i sina verksamheter. Uppföljning och utvärdering Som alla andra utvecklingsprojekt som ska ge långsiktiga effekter är det viktigt att en förkommersiell upphandling följs upp och utvärderas. 14

Identifiering och formulering Förkommersiell upphandling Kommersialisering och implementering Uppföljning/ utvärdering VINNOVA Stödja upphandlande myndigheter i att identifiera behov av innovation, samt omvandla behoven till efterfrågan som kan adresseras i en förkommersiell upphandling. Stödja upphandlande myndigheter i utförandet av förkommersiell upphandling. Stödja SMFs i att delta i en förkommersiell upphandling Erbjuda stöd för implementering till upphandlande myndigheter samt stöd för kommersialisering till SMFs. Uppföljning/ utvärdering av individuella projekt samt av utlysningen i helhet. Uppföljning och utvärdering: pågår kontinuerligt Upphandlande myndigheter Identifiera behov Omvandla behov till efterfrågan Utföra förkommersiell upphandling Utföra kommersiell upphandling. Implementering av vald innovativ lösning. Uppföljning / utvärdering av den förkommersiella upphandlingen Innovativa företag Delta i förkommersiell upphandling (ansöka om kontrakt, innovera, leverera i enlighet med kontrakt) Kommersialisera innovationen som togs fram i den förkommersiella upphandlingen Uppföljning / utvärdering av innovationsprojektet Under år 2011 öppnade VINNOVA en utlysning för förkommersiell upphandling, som även är öppen år 2012. I bilden ovan över rollfördelningen i en förkommersiell upphandlingsprocess markerar den röda cirkeln utlysningens inriktning. Avsikten är att ge incitament till upphandlande myndigheter att genomföra förkommersiell upphandling, samt att hjälpa till att hantera den risk som detta kan medföra. Internationella erfarenheter gör troligt att VINNOVA behöver arbeta proaktivt med att hitta sådana myndigheter och behöver marknadsföra utlysningen aktivt. I VINNOVAs utlysning ingår tre erbjudanden, här kallade 1, samt 2a och 2b: 1 Finansiellt stöd till formulering av en utmaning i ett förfrågningsunderlag För att det ska vara meningsfullt att genomföra en förkommersiell upphandling behöver upphandlande myndighet ha ett identifierat problem eller ett behov som inte kan fyllas på ett ändamålsenligt sätt av de lösningar som redan existerar på marknaden. VINNOVA finansierar kostnader för att omvandla sådana behov till efterfrågan definierat i upphandlingstermer. Det kan till exempel innebära förstudier och expertstöd vid marknadsundersökning och trendspaning, workshoppar etc. som den upphandlande myndigheten behöver genomföra. Resultatet ska vara en utmaning formulerad som ett upphandlingsunderlag. 15

Vid behov kan VINNOVA bidra med stöd i processen att identifiera utmaningen. 2 a Finansiellt stöd till genomförandet av 1-3 faser i en förkommersiell upphandling Vid genomförandet av en förkommersiell upphandling finansierar VINNOVA merkostnader för genomförandet av processen. Det kan till exempel innebära konsultkostnader för projektledning och process, expertkompetens vid tilldelning av kontrakt/ utvärderingar, resor/ studiebesök etc. Upphandlingen utförs av den upphandlande myndigheten, men ska göras i nära samarbete och med hands-on -stöd från VINNOVA. Arbetet ska läggas upp så att kunskap skapas i den upphandlande myndigheten och att mottagarkapacitet förbereds. Möjliga faser i förkommersiell upphandling är: undersökning av lösningar, utveckling av prototyper och testserier. Antalet faser är flexibelt. Efter att varje fas har avslutats beslutar upphandlande myndighet och VINNOVA om projektet ska fortsätta till nästa fas. 2 b Medfinansiering av kontraktskostnaderna i 1-3 faser i en förkommersiell upphandling Vid upphandling av innovativa lösningar som bedöms socioekonomiskt viktiga kan VINNOVA medfinansiera anskaffningskostnaden (kontraktsbeloppet; det vill säga priset för FoU-tjänsterna), upp till maximalt 50% av total kostnad. Tumregeln är att minst hälften av kostnaden ska finansieras av upphandlande myndighet. 3.1.3 Steg II: Fler initiativ Efter steg I vill VINNOVA vidareutveckla programmet. En vidareutveckling kan innehålla: Fler specifika innovationsupphandlingsmetoder Utöver förkommersiell upphandling finns andra intressanta metoder, som till exempel så kallad forward commitment och katalytisk upphandling. Stöd till myndigheter för verksamhetsutveckling relaterad till innovation och upphandling Behovsinventeringsmetodik, processer för strategiska beslut om innovationsbehov, utveckling av innovations(upphandlings)planer, samt metodik för uppföljning, utvärdering och effektanalys av innovationsupphandlingar. Kopplingar till tillgängligt kommersialiseringsstöd både inom och utanför VINNOVA. Kopplingar till demonstratorer och testanläggningar i systemet. Andra stödformer för innovationsupphandling 16

3.1.4 Kunskapsläge och policy Parallellt med utvecklingen av stödet kommer VINNOVA kontinuerligt att arbeta med avstämning med kunskapsläget på området, införskaffning av information om erfarenheter, deltagande i internationella samarbeten etc. Avsikten är dels att kunna uppdatera och anpassa programmets aktiviteter, men även att införskaffa underlag för att kunna ge relevanta policyråd. Här kan särskilt nämnas: Agera i policydiskussionerna om EU-övergripande initiativ inom innovationsupphandling. Följa och belysa debatten om uppdateringen av EU upphandlingsdirektiv från perspektivet innovationsupphandling. Policyarbete för att stötta Nordic Innovations arbete med innovationsupphandling. Multinationella samarbeten runt gemensamma ansökningar till överstatliga initiativ inom innovationsupphandling Internationella samarbeten runt gemensamma initiativ mellan innovationsmyndigheter, som till exempel Tekes och Technology Strategy Board etc. 3.1.5 Målgrupper Programmets externt riktade aktiviteter vänder sig direkt till ett flertal målgrupper: Ledning och upphandlare i offentliga upphandlande organisationer Politiker Innovativa företag, i synnerhet små och medelstora sådana då dessa kan antas ha ett större behov av stöd i offentliga upphandlingsprocesser. 17

4 Syfte och mål 4.1 Syfte, vision och målbild Syfte: VINNOVA skapa ett rikare Sverige via en ökad användning av innovationsupphandling i offentlig sektor. Vision: På lång sikt är VINNOVAs vision för programmet: En svensk marknad, bestående av offentlig sektor och näringsliv, som konkret formulerar efterfrågan på innovativa lösningar och produkter, samt som omsätter efterfrågan i lyckad implementering av innovationerna, och därigenom skapar tillväxt och nya jobb i Sverige Målbild: Offentlig sektor identifierar innovationsbehov för sin egen verksamhet samt för samhällsekonomiska problem. Behoven omvandlas till konkret efterfrågan på innovativa lösningar och produkter i offentliga innovationsupphandlingar. Lyckad implementering av de innovativa lösningarna skapar långsiktig effektivitet i offentliga organisationer, ett utvecklat offentligt tjänsteutbud och kan hjälpa till att lösa samhälleliga problem. Genom innovationsupphandlingskontrakt minskar företag sina utvecklingsrisker och efterfrågan utgör incitament för näringslivet att erbjuda innovativa lösningar. Effekten blir konkurrenskraft i svenskt näringsliv, vilket bidrar till hållbar tillväxt i Sverige. 4.2 Mål Att användningen av offentlig upphandling av innovation ökar i alla dess former. Att deltagande företag utvecklar fungerande innovativa lösningar. Att deltagande upphandlande myndigheter kommersiellt upphandlar de framtagna innovativa lösningarna. Att lösningarna implementeras i deltagande upphandlande myndigheter. Att lösningarna också säljs och implementeras utanför de ursprungliga upphandlande myndigheterna. Att användning av de innovativa lösningarna leder till ökad effektivitet, ett förbättrat tjänsteutbud, eller bidrar till lösning på en samhällelig utmaning. Att det skapas tillväxt i deltagande företag Målen ovan överensstämmer med VINNOVAs övergripande mål; att skapa hållbar tillväxt genom att öka den globala konkurrenskraften hos bland annat företag i Sverige. 18

5 Budget och organisation 5.1 Budget Budgeten för programmet under år 2012 är 15 miljoner kronor avseende utlysningar. För 2012 har VINNOVA 24 miljoner kronor i förvaltningsanslag för insatser inom innovationsupphandling. För 2013 och framåt har VINNOVA 9 miljoner kronor per år i förvaltningsanslag och 15 miljoner kronor avseende utlysningar. 5.2 Organisation Innovationsupphandlingsgruppen Huvudansvarig: Ann-Mari Fineman Telefon: +46 (0)8-473 31 68 e-post: ann-mari.fineman@vinnova.se Nina Widmark Telefon: +46 (0)8-473 30 52 e-post: nina.widmark@vinnova.se Mats Jarekrans Telefon: +46 (0)8-473 31 85 e-post: mats.jarekrans@vinnova.se 19