Kartläggning av fjärrlåne- och medieströmmar en kvalitetssäkring

Kartläggning av fjärrlåne- och medieströmmar en kvalitetssäkring Projektrapport Dnr: 51-KB 954-2011 Beslutsnr: Natsam 2012:03 Anna-Gretha Johansson Umeå Universitetsbibliotek

Innehåll Kartläggning av fjärrlåne- och medieströmmar en kvalitetssäkring... 4 1. Inledning... 4 1.1. Ansökan... 4 1.2. Beslut hos Kungliga b iblioteket 120124... 6 2. Syfte... 6 3. Målsättning... 6 4. Metod... 7 5. Presentation av de deltagande organisationerna... 7 5.1. ILS Malmö... 7 5.2. ILS Stockholm... 8 5.3. Internationella Biblioteket, Stockholm... 9 5.4. ILS Umeå... 10 5.5. Sveriges depåbibliotek, Umeå... 11 5.6. Umeå Universitetsbibliotek... 11 6. Projektplan... 12 6.1. Styrgrupp... 13 6.2. Arbetsgrupper... 13 IB Stockholm:... 13 ILS/ Regionbibliotek Stockholm:... 13 ILS och depåbibliotek Umeå:... 14 6.3. Projektledning och samordning... 14 7. Arbetsgruppernas arbetsmetoder... 14 7.1. Malmö / Region Skåne... 15 7.2. Stockholm / Stockholms län... 16 7.3. Internationella biblioteket / Lånecentralen... 18 7.4. Umeå / Umeåregionen... 19 8. Litteraturstudie... 22 9. Analys av kartläggningarna / kvalitetssäkring... 24 9.1. Malmö... 24 9.2. Stockholm / Stockholms län... 25 9.3. Stockholm / IB lånecentral... 25 2

9.4. Umeå / Umeåregionen... 26 10. Ekonomi... 26 11. Sammanfattning... 26 12. Litteratur i urval... 28 3

Kartläggning av fjärrlåne- och medieströmmar en kvalitetssäkring 1. Inledning I Sverige har fjärrlånesamarbetet pågått länge. För forskningsbiblioteken förtecknades redan från 1886 de utländska nyförvärven i Accessionskatalogen, som blev en typ av samkatalog. För folkbiblioteken fanns från 1948 motsvarande i form av Utländska nyförvärv. Lån mellan bibliotek skedde i början endast mellan forskningsbiblioteken. Under åren 1930- ca 1955 inrättades centralbibliotek i varje län, alltså de som senare kom att kallas länsbibliotek (SFS 1930:15) och lån kunde nu även sändas till folkbiblioteken. Ytterligare förbättrade lånemöjligheter gavs i och med Lånecentralernas tillkomst i Malmö (1962), Umeå (1966) och Stockholm (1968). Senare tillkom även Internationella biblioteket i Stockholm, som lånecentral (1991). Sveriges depåbibliotek firar i år sitt 20-års jubileum, även om det redan innan fanns en större utlåningssamling, dock under andra namn genom åren. Regler för hur fjärrlånen skulle skötas föreskrevs för forskningsbiblioteken i Riktlinjer för interurban utlåning antagna 1967 av Forskningsbiblioteksrådet. Motsvarande Riktlinjer för lån från lånecentralerna antogs av Skolöverstyrelsen 1969. Dessa två ersattes sedermera med Fjärrlån: riktlinjer för fjärrlån, fastställda av Sveriges allmänna biblioteksförening 1979. Flera revideringar har skett sedan dess och i dagsläget pågår en översyn av rekommendationerna av Expertgruppen för informationsförsörjning och resursdelning vid KB. Efter att LIBRIS-webben introducerats kan man anse att fjärrlån kan göras av vilket bibliotek som helst och med fria lånevägar, därmed fyller gamla riktlinjer ingen större funktion. 2011 hanterade LIBRIS 280584 fjärrlånebeställningar. Dessa beställningar är mycket arbetskrävande att ta hand om och därmed resurskrävande. Det är av nationellt intresse att titta närmare på arbetsprocesserna runt fjärrlån och framplockning av media. 1.1. Ansökan Idén föddes hos Informations- och lånecentraler i samverkan (ILS) och Umeå Universitetsbibliotek (Umeå UB) hösten 2011 om att söka projektpengar hos Kungliga Biblioteket. Följande är citerat ur projektansökan: 4

Projektet avser att hitta metoder för kartläggning av fjärrlåne- och medieströmmar inom och mellan forsknings- och folkbibliotek samt att kvalitetssäkra förmedlingen av beställt material till slutanvändarna. Deltagare i projektet är Umeå universitetsbibliotek, Informations- och lånecentralerna i samverkan, ILS, i Malmö, Stockholm och Umeå, Internationella biblioteket IB och Sveriges depåbibliotek. Umeå UB står för samordning och projektledning. Som bakgrund kan vidare läsas i projektansökan: Informations- och lånecentraler i samverkan, IB och depåbiblioteket har ett gemensamt nationellt uppdrag att bistå folkbiblioteken med den kompletterande medieförsörjningen samt förmedlar lån från Norden och övriga utlandet för folkbibliotekens räkning. Lånecentralerna ingår också i lånesamarbetet med forskningsbiblioteken. Värdbiblioteken, stadsbiblioteken i Umeå, Stockholm och Malmö, erbjuder idag låntagarna att reservera innestående medier, ett slags intern fjärrlånehantering, vilket är en uppskattad och väl utnyttjad tjänst, som har lett till att biblioteken fått en mycket omfattande hantering av beställningar. För att kunna kvalitetssäkra fjärrlåneverksamheten blir det alltmer angeläget att se över och kartlägga låneströmmar och rutiner, göra tidsstudier och upptäcka flödeshinder. Denna kartläggning görs på ILS-biblioteken som pilotstudier. Umeå UB har under flera år förbättrat och effektiviserat fjärrlånerutinerna bl a med stöd av SAGA* och har under 2011 genomfört en kartläggning av arbetsprocesser och flöden. För folkbiblioteken är det ett helt nödvändigt utvecklingssteg att påbörja en modernisering i den riktning Umeå UB påbörjat, eftersom medieflödena mellan olika bibliotekstyper ökar. *SAGA utvecklas och drivs av Karolinska Institutets universitetsbibliotek (KIB). Varje deltagande part har bidragit med egna insatser/kostnader, vilket framgår av den kostnadsberäkning som gjordes i ansökan. 5

1.2. Beslut hos Kungliga b iblioteket 120124 2. Syfte Syftet är att ta fram en modell för kartläggning av arbetsflöden och låneströmmar inom området fjärrlån- och medieförsörjning. Utgångspunkten skall vara ur ett användarperspektiv och modellen skall vara tillämpbar för både små och stora bibliotek. 3. Målsättning Utforma en metod för kartläggning av arbetsflöden Kartlägga brister och styrkor Synliggöra hinder Förbättra och förenkla underlag för statistik 6

Ge en nulägesanalys och identifiera förbättringsområden för att undvika dubbelarbete, leveransförseningar och andra flödeshinder Stärka samverkan mellan olika bibliotek med fokus på en förbättrad service till användarna 4. Metod Genomföra en litteraturstudie om kartläggningsmetoder av arbetsprocesser som är tillämpbara på biblioteksorganisationer/verksamheter Kartlägga arbetsprocesser och arbetsflöden såsom låneströmmar, hantering, hur/när når de låntagaren, ev. flödeshinder, vad kunde inte effektueras, mm Pröva kartläggningsmetod i pilotprojekt inom medverkande bibliotek: Umeå, Stockholm och Malmö Fortbildning och kompetensutveckling i form av workshops och föreläsningar 5. Presentation av de deltagande organisationerna Uppdragen för Informations- och lånecentralerna är kompletterande medieförsörjning, referenstjänst och kompetensutveckling. Idag samverkar samtliga ILS i den nationella webbtjänsten http://www.ils.se/. Här finns bland annat http://www.referensbiblioteket.se och http://bibblansvarar.se/, som viktiga informationstjänster. Verksamheterna finanseras med statliga bidrag. Värdbibliotek för ILS är stadsbiblioteken i Malmö, Stockholm och Umeå. Det öppna biblioteket av Internationella biblioteket ingår i Stockholms stadsbibliotek. 5.1. ILS Malmö Ljusets Kalender, Malmö Stadsbibliotek foto: Anna-Gretha Johansson 7

ILS Malmö är inrymt i Malmö stadsbibliotek och en del av bibliotekets organisation. ILS Malmö har ett statligt uppdrag med Kungliga biblioteket som uppdragsgivare. Malmö stadsbibliotek består av ett hus men tre byggnader, Ljusets kalender (tre våningar + magasin), Slottet (fyra våningar) och Cylindern (tre våningar+ magasin) som binder ihop de två andra. Magasinet i källaren är uppdelat i fyra delar. Det lokala bibliotekssystemet är Millennium. För den regionala kompletterande medieförsörjningen finns ett avtal mellan Malmö stadsbibliotek och Region Skåne: Bibliotek, bildning och media. De regionala fjärrlånebeställningarna plockas tillsammans med ILS beställningarna av personal från Malmö stadsbibliotek och ILS Malmö. Under 2011 inkom till ILS 15059 beställningar varav 13305 kunde effektueras, ca 90 %. Under 2011 effektuerades 15503 inom Region Skåne. Sammantaget var det 28808 medier som samplockades. Beräknad plockningstid är ca 10 tim/v. Plockning av media, Malmö stadsbibliotek foto: Anna-Gretha Johansson http://www.ils.se/malmo/ http://www.skane.se/sv/webbplatser/kultur-skanesamlingsnod/kultur_skane/regionbibliotek_skane/kompletterande-medieforsorjning/fjarrlan/ 5.2. ILS Stockholm Informations- och lånecentralen är inrymd i Stockholms stadsbibliotek/ Regionbibliotek Stockholm vid Sveavägen. Stockholms stadsbibliotek foto: Anna-Gretha Johansson 8

Regionbiblioteket ska bistå de kommunala biblioteken i länet och arbeta för en utveckling av den samlade biblioteksverksamheten utifrån bibliotekslagen och statens och landstingets kulturpolitiska mål. (ur Budget och verksamhetsplan 2011-2013, s.1). Plockning sker i två stora hus. Det ena huset har sex våningar med två stora magasin och tio små. Det andra huset har fyra plan med ett stort magasin och ett litet. Under 2011 inkom 26088 (siffran gäller både regionalt och nationellt) beställningar och 97 % av dessa kunde effektueras. Beräknad arbetstid för själva plockningsarbetet är ca 15 timmar per vecka. Book- IT 6.1 används som lokalt system. foto: Anna-Gretha Johansson Stockholms stadsbibliotek http://regionbiblioteket.se/ 5.3. Internationella Biblioteket, Stockholm IB har sina lokaler vid Odengatan intill Stockholms stadsbibliotek. foto: Anna-Gretha Johansson IB är en lånecentral för hela landet och för att komplettera folkbibliotekens behov av mångspråkig media. Detta förutsätter bra och regelbundna kontakter med KB, läns- och kommunbibliotek, samt andra myndigheter. Idag finns media på över 100 språk här. Bibliotek kan även begära depositioner med längre lånetid. 9

foto: Anna-Gretha Johansson Hyllplaceringar enligt SAB, IB Stockholm Under 2011 effektuerades 7362 enstaka beställningar som fjärrlån (ej depositioner inräknade), vilket innebär nästan 100 % av de inkomna beställningarna. All media plockas från två plan och tre magasin. Plockningsarbetet tar ca 15 arbetstimmar per vecka. Det lokala bibliotekssystemet är Book-IT 6.1. http://www.inter.bib.se 5.4. ILS Umeå Umeå stadsbibliotek, värdbibliotek för ILS Umeå foto: Anna-Gretha Johansson Informations-och lånecentralens verksamhet är sammanlänkad med Sveriges depåbibliotek och utgör en del av Umeå kulturs organisation. Verksamheten bedrivs i Umeå stadsbiblioteks lokaler. Samplockning sker med beställningarna till Sveriges depåbibliotek. Under 2011 effektuerades 12486 av de 13741 fjärrbeställningar som inkom, motsvarande ca 91 %. Plockningstiden 10

beräknas till ca 24 arbetstimmar per vecka. Det lokala bibliotekssystemet för Umeå Stadsbibliotek Libra 6.6.7.12 används för cirkulation. http://www.minabibliotek.se http://www.ils.umea.se 5.5. Sveriges depåbibliotek, Umeå Uppdraget är att vara en nationell depå för folkbibliotekens gallrade material på svenska och att vara ett fjärrlånemagasin tillgängligt för alla bibliotekstyper att låna ifrån, samt erbjuda fortbildning i metoder för beståndsöversyn och medieplanering. Anslagsgivare är Kungliga biblioteket. Foto: Anna-Gretha Johansson Verksamheten finns i Umeå stadsbiblioteks lokaler och är en del av Umeå kulturs organisation. Både verksamhet och personal är sammanlänkade med ILS Umeå. Depåns samlingar finns i ett magasin i anslutning till Umeå stadsbiblioteks lokaler och i ytterligare ett magasin, som ligger ca 1,5 km från depåns kontorsdel. Samplockning med ILS Umeå sker dagligen ur båda magasinen. Eftersom depåns material finns i LIBRIS kommer de flesta fjärrlånebeställningarna den vägen. 2011 effektuerades 12008 beställningar, vilket är ca 100 % av de inkomna. http://www.sverigesdepabibliotek.se/ 5.6. Umeå Universitetsbibliotek Biblioteket är ett forskningsbibliotek, som ska stödja forskning och undervisning vid Umeå universitet. Det är Norrlands största bibliotek, tillika ett officiellt plikt och fjärrlånebibliotek. 11

foto: Anna-Gretha Johansson Spikplank för doktorsavhandlingar, Umeå UB Fjärrutlånebeställningarna plockas från två våningar, tre öppna magasin, samt två slutna. Plockningsarbetet tar ca 15 arbetstimmar per vecka. Under 2011 inkom 16544 beställningar, som effektuerades till ca 89 %. Lokalt bibliotekssystem är Aleph 20.1. http://www.ub.umu.se/ 6. Projektplan Strax efter KBs beslut bildades en styrgrupp för projektet. Gruppen samlades till ett första möte 120216 i Umeå. En projektplan antogs med bland annat projektinnehåll, detaljerad tidsplan, ekonomisk kalkyl och arbete med slutrapport. Styrgruppen föreslog också arbetsgrupper och kontaktpersoner för varje projektställe. Vidare bestämdes att styrgruppen fortlöpande skulle hålla sig informerad, samt också träffas ytterligare två gånger. Gruppen beslutade att olika typer av lånehantering skulle kartläggas inom de olika biblioteksorganisationerna och därmed blev både läns- och stadsbibliotek, samt ILS belysta. Projektet fick arbetsnamnet Flödesprojektet. Projektet bestämdes att delas in i olika delar: Litteraturstudie feb-mars; Utforma metod feb-mars; Pilotprojekt genomförande på 3-4 bibliotek april-maj, sept-okt; Utvärdering, slutsatser och slutrapport till KB, nov-dec. 12

6.1. Styrgrupp Följande personer har ingått i styrgruppen: Madeleine Enström ILS/ Sveriges depåbibliotek Umeå Britt Löfdahl ILS/ Regionbibliotek Stockholm Junko Söderman IB Stockholm Åsa Berglund ILS Malmö Gunni Öberg Umeå UB, (ordf) Projektledare och sekreterare för styrgruppen: Anna-Gretha Johansson Umeå UB Styrgruppen har haft heldagsträffar 120216 i Umeå, 120827 i Malmö och 121107 i Stockholm. En lägesrapport har skickats till KB i september 2012. 6.2. Arbetsgrupper Arbetsgrupperna inom respektive ILS har bestått av: ILS Malmö: IB Stockholm: Agneta Alm Kjellander Malin Gillberg (kontaktperson) Margareta Nyström Lena Persson Anna Berg Mats Ekman Svante Henckel (kontaktperson) Junko Söderman ILS/ Regionbibliotek Stockholm: Lena Dalqvist Annika Lissenko Britt Löfdahl (kontaktperson) Marie-Louise Sturk Leena Wathén 13

ILS och depåbibliotek Umeå: Åsa Grubbström, Birgit Lindgren Anders Ohlsson (kontaktperson) Ulrika Sjölin 6.3. Projektledning och samordning Umeå UB har under flera år förbättrat och effektiviserat fjärrlånerutinerna bl. a. med stöd av SAGA* och har under 2010 genomfört en kartläggning av arbetsprocesser och flöden. * http://saga.kib.ki.se/ Umeå UB har ansvarat för projektledning och Anna-Gretha Johansson har varit projektledare och samordnare av de olika gruppernas arbete under sju månader 2012 (50 % av tjänst). 7. Arbetsgruppernas arbetsmetoder Eftersom de olika arbetsplatserna visade sig vara relativt olika bestämde styrgruppen att kartläggningarna skulle ske på lite olika sätt. Projektledaren har dock initierat varje grupp med samma inledande seminarier med genomgång av projekt och projektplan, vidare syfte, målsättning och metoddiskussion för själva grupparbetena. Grunden för allt arbetsprocessarbete blev att en arbetsgrupp bestående av 4-5 personer utsågs på varje projektarbetsplats. Inom gruppen utsågs en kontaktperson för vidare kontakter med projektledaren och styrgruppen. Inom varje grupp fortsatte diskussioner om själva arbetsmetoderna för kartläggningarna. Det visade sig att man inom varje grupp arbetade olika vid plockning av media. Projektledaren uppmanade därför varje grupp att beskriva sina fjärrlåne- och hämtningsprocesser först som text till dess att alla blev överens om själva arbetsprocesserna från beställning till effektuering eller besvarad på annat sätt. När detta väl var gjort fick varje projektarbetsplats börja rita ned på papper och med penna hur man i en skiss kunde beskriva samma sak. I detta skede tilltog diskussionerna om vad man egentligen gjorde och hur. Grupperna träffade var för sig projektledaren, som då försökte systematisera det tänkta och det skissade. Metoden att någon utifrån iakttar, frågar och påpekar har en klar påverkan på att få deltagarna att själva upptäcka svårigheter och hitta praktiska lösningar. Arbetsgruppernas arbete pågick under perioden april/maj till början av september 2012. Projektledaren renritade sedan varje skissförslag, skickade tillbaka den till respektive grupp för godkännande, fick den i retur ett antal gånger för att sedan göra en slutgiltig version i mitten av september. 14

7.1. Malmö / Region Skåne Eftersom projektet skulle, genom kontraktet med KB, beakta utredningen Centraler i ett nytt bibliotekslandskap (Dnr 109-KB 1263-2011) och dess beslut att ILS Malmö och ILS Stockholm läggs ned 2013 bestämde sig styrgruppen att Malmögruppen skulle arbeta med Region Skåne i stället för ILS Malmö. Gruppens arbete blev därmed att skissa på Region Skånes fjärrlånehämtningar vid Malmö stadsbibliotek. Gruppen arbetade enligt ovan beskrivna modell, men med en separat skiss för böcker och en annan för artiklar. Projektledaren träffade gruppen 120419-20 och då var den första bokskissen redan ritad. Vid detta tillfälle skuggade projektledaren personalen vid själva hämtningsprocessen. 120413 bokskiss 120424 artikelskiss Gruppen har träffats åtta gånger och har tillsammans lagt ner ca 80 arbetstimmar, inklusive träff med projektledaren vid två tillfällen, samt ritningstid, korrespondens mm. Efter ca en månad fick arbetsgruppen tillbaka en renritad skiss från projektledaren, men med båda flödena i samma ritning. Nya kommentarer och rättningar till och från pågick fram till 120904, när nedanstående flödesschema fick anses vara slutritningen för Malmögruppen. 15

7.2. Stockholm / Stockholms län Utredningen Centraler i ett nytt bibliotekslandskap (Dnr 109-KB 1263-2011), som skulle beaktas i detta projekt, fick till följd att styrgruppen bestämde att ILS Stockholms arbetsgrupp skulle kartlägga Länsbiblioteket Stockholm/ Arbetsprocesser från beställning till fjärrutlån i stället för ILS, eftersom den ska läggas ner. Även denna grupp arbetade enligt modellen ovan under punkt 7. Efter att i text ha beskrivit beställnings- och plockhanteringen gjordes en första skiss i blyerts. foto: Annika Lissenko 16

I skissen kan man tydligt se hur tankar, samverkan och praktik utmynnade i ett antal delprocesser. För att reda ut alla flöden träffades arbetsgruppen ett flertal gånger innan alla i gruppen var överens om hur man egentligen arbetade. För att enkelt kunna se de olika flödena användes post-it lappar i olika färger, där en viss färg beskrev ett visst flöde. Gruppen träffades 12 gånger och beräknade tidsåtgången till ca 135 timmar, inklusive två tillfällen tillsammans med projektledaren. foto: Annika Lissenko Ovanstående post-it skiss kunde lätt förändras allt eftersom arbetet fortskred i arbetsgruppen. Från denna post-it skiss renritade sedan projektledaren ett förslag, som sedan bearbetades fem gångar innan slutgiltigt godkännande kom från gruppen. 17

7.3. Internationella biblioteket / Lånecentralen IB skiljer sig från övriga lånecentraler på så sätt att det är också ett lokalt och regionalt bibliotek samtidigt som det är lånecentral för hela landet. Arbetsgruppen här kartlade därför lånecentralsdelen av IB, alltså Arbetsprocesser från beställning till fjärrutlån. Gruppen träffades tio gånger och har lagt ner ca 55 arbetstimmar inklusive ritningstid, korrespondens mm. Arbetsgruppen har träffat projektledaren vid två olika tillfällen. Under året kommer det in önskemål om depositioner av olika slag till IB, men dessa är exkluderade från denna kartläggning. Arbetsgruppen arbetade på samma sätt som de övriga med att beskriva i text sina arbetsprocesser, sedan rita de olika processerna och sedan skicka en skiss till projektledaren för renritning. Hämtning av media innebär här endast böcker, alltså inga artikelbeställningar hanteras. I skissen kan ses hur de flesta källorna till fjärrlånebeställningarna förs samman till samordnade plockningsrutiner. Varje färg är en specifik beställningskälla. Efter renritning gick den ritningen fram och tillbaka fyra gånger innan arbetsgruppen blev nöjd med kartläggningen. 18

7.4. Umeå / Umeåregionen ILS Umeå och depåbiblioteket plockar både från Umeå stadsbiblioteks samlingar och från sitt eget depåbestånd. Dessa rutiner var redan väl kartlagda. Därför bestämde styrgruppen redan vid första mötet att Umeågruppen skulle kartlägga arbetsprocesserna vid Umeå stadsbibliotek, Reservationshantering av innestående media, alltså sådana böcker som beställts i det lokala systemet, men som i det läget stod på hyllan. Reservationerna kan då komma från Umeåregionen lika väl som från enskild låntagare. Här blir det inte fjärrlåneutskick, eftersom Umeåregionen, med sina sex kommunbibliotek, har gemensam katalog och cirkulationssystem. Precis som de övriga grupperna började arbetsgruppen beskriva i text först. Ganska snart övergick man till post-it lappar, för att slutligen skicka två ritningar till projektledaren. 19

ritning: Anders Olsson Arbetsgruppen valde ett annat sätt att presentera plockningsprocesserna av media. Varje ruta har ett eller flera nummer och måste alltså läsas med en förklarande text. Renritningen kan ses nedan. Tabellerna nedan är förklarande text som måste läsas samtidigt med skissen. Av dem framgår att det behövs 40 olika moment innan ens en plocklista kan skrivas ut från det lokala 20

biblioteksdatasystemet och hämtnings-/plockningsarbetet kan börja. Det lokala biblioteksdatasystemet Libra gör det hela mycket tidsödande. Umeå stadsbiblioteks flödesschema för reservationshantering av innestående media (rev. 120628 + 120821) 1. Ta ut ur Libra: Starta Libra (version 6.6.7.12) 2. Välj Rapporter (Ctrl E) 3. Välj Reservationslista 4. a) Fyll i rutan startdatum med föregående vardags datum b) Vid Restlista: Fyll i rutan startdatum med datum en vecka bakåt 5. Välj Reserverande enhet Alla 6. Välj Hämtenhet Alla 7. Välj Ägande enhet Umeå stadsbibliotek 8. Bocka för Endast inne och endast Ej aviserade 9. Välj ur Valbara fält (markera fält och klicka på högerpil för att föra över till valda fält i den ordning man vill ha det sorterat) 10. Vi väljer Bokid, Avdelning, Hyllsignum, Lokal placering, Författare och Titel. (Detta sparas som förval och behöver bara göras en gång via symbolen med plus till höger) 11. Klicka på Skriv ut (ctrl P) 12. Välj Bildskärm, tryck OK 13. Klicka i vänstra översta hörnet för att markera allt 14. Kopiera (ctrl C) 15. Bearbeta i Excel: Öppna Excel (version 2003) 16. Högerklicka i vänstra översta hörnet och välj Klistra in special 17. Välj Text, tryck OK 18. Ta bort den tomma kolumnen A (högerklicka på kolumnrubriken A, välj Ta bort) 19. Anpassa kolumnen Avdelning så att hela texten syns (dubbelklicka på kolumnrubrikens högra kantlinje) 20. Kolla om det finns rader där media finns på flera avdelningar i kolumnen Avdelning (t.ex. Magasin, Facklitteratur, Barn, Ung m.fl.). Dessa kollas i Libra: 21. Kopiera bokid 22. Gå till Libra. Stäng utskriftsfönster. Notera antalet reservationer till statistik. 23. Gå till katalogsök (ctrl 1) 24. Klistra in bokid och skriv in /id efter bokidnumret och tryck Enter 25. Klicka på fliken Bestånd 26. Se vilken/vilka avdelningar mediat finns inne på, samt ev. hyllsignum och/eller lokal placering 27. Gå tillbaka till Excel 28. Radera den avdelning som ej ska plockas, samt ev hyllsignum och/eller lokal placering 29. Radera hela raden om endast Pocket eller Snabblån finns inne (får ej reserveras) 30. a) Sortera kolumnen Avdelning b) Sortera efter kolumnerna Avdelning, Lokal placering och Hyllsignum 31. Markera och klipp ut de rader som har Avdelning Facklitteratur 32. Klistra in i nytt blad 33. Upprepa 31-32 för Barn & Ung, samt övriga avdelningar (Skönlitteratur, Ljudböcker, Biografier, Utländsk litteratur, Talböcker, Magasin, Språkkurser m.fl.) 34. Sortera efter kolumnen Hyllsignum 35. Ta bort kolumner som inte behövs: bokid, lokal placering avdelning. (här gör vi lite olika) 36. Klicka på ikonen Förhandsgranska 37. Välj Format, klicka på Liggande 38. Klicka Stäng 39. Anpassa kolumnernas bredd för utskrift 40. Skriv ut listor foto:anna-gretha Johansson 21

41. a) Lämna lista till barninfo för plockning och avisering b) Lämna lista till vuxinfo för plockning och avisering c) Lista med övrigt plockas av reservationsansvarig d) Restlista plockas av reservationsansvarig 42. Plocka: Hämta bokvagn + plockning 43. Leta i hyllorna och stryk i listan det som hittas 44. Markera det som inte hittas (här gör vi olika) 45. Eventuell Rfid-taggning av Magasinsmedia 46. a) Hittat media av infopersonal lämnas i respektive infodisk b) Hittat media av reservationsansvarig lämnas till personal i receptionen för avisering 47. Efterarbete:Kolla i Libra efter ej hittade media 48. Öppna Libra och gå till katalogsök (ctrl 1) 49. Skriv in bokid följt av /id (eller skriv titel och författare) och tryck Enter 50. Tryck ctrl 6 för att komma till Exemplar 51. Tryck F3 och sedan Alt C för att komma till och se i historiken när exemplaret var senast utlånat, återlämnad från filial mm. 52. Leta i returautomat, på vagnar med nyligen återlämnade media, i skylthyllor mm. 53. Lämna hittat till personal i receptionen för avisering 54. Vid ej hittat material flyttas reservationen till annat bibliotek (enhet). Upprepa 48-49. Tryck ctrl 9 för att komma till Reservationer 55. I rutan Reservationer klicka på raden med Kö 1. Se vilken hämtenhet som valts. Klicka Shift+Delete för att ta bort reservationen 56. Gå tillbaka till Katalogsök, Ctrl 1, och välj bibliotek där mediet finns inne 57. Tryck ctrl 9 för att komma till Reservationer 58. Tryck Senaste låntagare +OK 59. Välj den hämtenhet som fanns i den tidigare reservationen, Spara genom att trycka ctrl S 60. För de media där man inte kan flytta reservationen för att det är enda exemplaret skrivs katalogpost ut och lämnas till respektive ämnesansvarig på Stadsbiblioteket för vidare koll och ev. gallring. Upprepa 48-49. För att komma till Katalogpost tryck alt A. tryck ctrl P två gånger + Retur för att skriva ut. 61. Avisering 62. Öppna Libra 63. Tryck ctrl 5 för att gå till Återlämning 64. Skanna av streckkod 65. Godkänn 66. Utskrift av aviseringspapper sker 67. Vik papperet på mitten och lägg i bokens första pärmsida. (för andra media gäller andra ställen) 68. Media går ej att avisera pga fel upplaga 69. Sortera media som ska skickas till andra bibliotek och lägg på filialvagn som dras till vaktmästeriet och sorteras i lådor. Resten sorteras i bokstavsordning och ställs på vagn. Sedan ställs materialet upp på aviseringshyllan. 70. Vid avisering i reception: Sortera media som ska skickas till andra bibliotek och lägg på filialvagn som dras ut av automatpasspersonal till vaktmästeriet och sorteras i lådor. Resten sorteras i bokstavsordning och ställs på vagn. Sedan ställs materialet upp på aviseringshyllan. Gruppen träffades sju gånger och den totala tidsåtgången har varit ca 80 timmar. Projektledaren har träffat gruppen vid två tillfällen, samt ytterligare en gång vid analystillfället med ansvarig chef närvarande. Projektledaren renritade fyra gånger och den förklarande texten gjordes samtidigt allt tydligare för varje gång. 8. Litteraturstudie Parallellt med kartläggningsprocesserna pågick en litteraturstudie under mars-april. Syftet var att försöka hitta studier/artiklar, som tar upp samma arbetsprocesser som de som grupperna skulle kartlägga. Projektledaren har gått igenom följande databaser och tidskrifter: Web of Science, Academic Search Elite, JSTORE, Library, Information Science & Technology Abstracts, Nordiskt BDIindex, DIVA, Artikelsök, BBL, DIK-forum, Ikoner och Google. Det finns många artiklar och studier om interlibrary loan/ill, interlending, workflow, library systems, technology, methods, document delivery, IT osv. Speciellt många nya artiklar finns om document delivery, alltså artikelleveranser på olika sätt och med olika system och från ett flertal länder. Mycket lite finns om vad som händer i arbetsprocessen när väl en beställning kommit till biblioteket och hur/vad som händer fram till själva utskicket. Det visade sig alltså att kartläggningsprocesser inom bibliotekens arbetsprocesser vad gäller fjärrlånehantering är sällan dokumenterade och öppet tillgängliga. 22

Några av de få teknikinriktade hämt-/plockarbetsprocesser, som är beskrivna inom biblioteksvärlden, är exempelvis Nasjonalbibliotekets automatlager i Mo i Rana. När det invigdes 2003 var det ett unikt nordiskt robotiserat fjärrlånemagasin både för inrikes-och utrikes beställningar. Varje streckkodad bok läggs i en egen streckkodad hängmapp, som sedan hängs in i en metallåda. Varje låda rymmer ca 25-30 hängmappar. De datoriserade robotarna hämtar den låda, som beordrats fram från en arbetsstation. Arbetsstationerna finns bredvid varandra i ett plukksenter. Härifrån lånas böckerna ut likaväl som de återlämnas och sätts i nya hängmappar för att sedan transporteras in i automatlagret av en robot igen. De robotframtagna böckerna transporteras med rullband till en postavdelning för vidare utskick. Allmänheten kan beskåda hela processen från en läktare, men ingen får befinna sig där robotarna far fram. Ett annat exempel är British Librarys nya utlåningslager i Boston Spa invigt 2009. Samma grundprinciper som i Mo i Rana har använts vad gäller robotiserade arbetsprocesser. Böckerna hänger här inte i mappar utan står direkt i streckkodade lådkassetter, som hämtas och lämnas av datorstyrda robotsystem. Lagret är betydligt större än i Norge och kan inrymma ca 7 miljoner volymer. Personalen är operatörer och transporter inom hela BL-komplexet sker med rullband, truckar och bilar. Både i Mo i Rana och i Boston Spa har böckerna inte en egen speciell placering, utan hängs in respektive ställs in i första bästa låda. Detta innebär att media som är ofta utlånad finns närmast till och de som är lite nyttjade hamnar längre och längre in i utlåningslagren. I Sverige finns SAGA systemet, som utvecklats av Karolinska Institutets bibliotek sedan 1997. Det är ett handläggningssystem av inkommande streckkodade beställningar från bl a Libris fjärrlånesystem, WWW-formulär, Nordiska kataloger och andra bibliografiska söksystem. Varje SAGA-anslutet bibliotek har en egen version av gränssnittet, som passar bibliotekets arbetsflöden och lokala bibliotekssystem. Till systemet hör också en faktureringsmodul och en statistikdel. Under senare år har även en hämtningsmodul med hjälp av handdatorer utvecklats, samt en dokumentleveransmodul för elektronisk överföring mellan offentligt finansierade bibliotek. Anslutna är ett antal universitets- och högskolebibliotek i Sverige. SAGA-systemet kommer att upphöra 131231. Vad gäller litteratur om låneströmmar så finns några examensarbeten från de Biblioteks-och informationsvetenskapliga institutionerna. Generellt kan dock sägas att fjärrlån och närliggande ämnesområden inte verkar undersökas i någon större utsträckning inom Sveriges lärosäten. Mer länsinriktad statistik om låneströmmar finns via respektive webbplats, men då mest i tabellform. Internationell information om fjärrlånefrågor generellt kan fås t ex via databasen Library, Information Science & Technology Abstracts, samt tidskrifterna Interlending & Document Supply och Journal of Interlibrary Loan, Document Delivery & Electronic Reserve. 23