Kallelse med föredragningslista

1 av 99 Tomelilla kommun Kommunstyrelsen Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: Onsdagen den 8 januari 2014, kl. 14.00 Plats: Äppelkriget i kommunhuset, Tomelilla Kallelse med föredragningslista Ärenden 1 Ändringar i föredragningslistan 2 Information - från bolag, kommunalförbund och nämnder 2013/3 3 Beslutsärenden 3 Ändring av delegeringsregler för lägenheter 2012/52 4 4 Ändring av postnummerort - från Tomelilla till 2013/321 6 Onslunda 5 Svar på motion nr 2 om justering i Reglementet om 2013/295 8 ekonomiska förmåner till förtroendevalda 6 Svar på motion om utsmyckning av 2013/308 11 kommunfullmäktiges möteslokal 7 Anmälningsärenden ksau 209/2013 2013/4 14 8 Granskning av kommunstyrelsens uppsikt över 2013/329 16 kommunalförbund och kommunala bolag 9 Remiss av hemställan om borgensåtagande från 2013/281 32 Sydöstra Skånes Räddningstjänstförbund, SÖRF - Inköp av fyra stycken släckbilar 10 Motion om utsiktshylla i Fyledalen 2012/74 41 11 Projekt för energi- och klimatrådgivning 2013-2014 2013/11 46 12 Upphandlingsreglemente 2013/105 55 13 Förslag på antalet ledamöter i kommunfullmäktige 2013/166 63 mandatperioden 2015-2018

2 av 99 Tomelilla kommun Kommunstyrelsen 14 Dnr ks 2013/341 Detaljplan för kvarteret Flundran - planuppdrag 65A,B,C o 15 Svar på motion om skolplan 2011/504 66 16 Svar på motion om återinrättande dagbarnvårdare 2013/41 71 17 Svar på motion om att duktiga lärare ska få bättre 2013/189 78 karriärmöjligheter 18 Ansökan om tilläggsanslag 2013, Fn 79/2013 2012/171 85 19 Anmälningsärenden ksau 224/ 2013 2013/4 88 Anmälningsärende 20 Stiftelsen Tomelilla konstsamling - uppsägning av avtal - kskfu 45/2013 2013/322 90 Delegeringsbeslut 21 Delegeringsbeslut i ks den 8 januari 2014 2013/2 98 Torgny Larsson Vice ordförande Christian Björkqvist Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon 0417-182 53 Christian Björkqvist Telefon 0417-182 45 Britt Ekstrand E-post: kommun@tomelilla.se

3 av 99 Tomelilla den 27 december 2013 Dnr KS 2013/3 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Kommunstyrelsen Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Britt Ekstrand Assistent Direkt Mobil britt.ekstrand@tomelilla.se Information från bolag, kommunalförbund och nämnder Förvaltningens förslag till beslut Skriv beslutsförslag här. Texten kan flyttas till beslutsdokument Ärendebeskrivning 1. Information från bolag kommunalförbund och nämnder. Kommunledningskontoret Britt Ekstrand Assistent 1 (1)

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 4 december 2013 4 av 99 Ksau 202 Dnr KS 2012/52 Ändring av delegeringsregler för lägenheter Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att göra följande ändring i delegationsordningen: Träffa hyresavtal beträffande lägenhet för enskilda enligt Socialtjänstlagen 4 kap 1. Delegat: Socialchef med rätt att delegera. Ärendebeskrivning Samhällsbyggnadschef Jörgen Prahl har den 25 november 2013 inlämnat skrivelse med följande lydelse: I nuvarande delegeringsregler för kommunstyrelsen har punkt 4.9 följande lydelse: Godkänna hyresavtal, arrendeavtal, tomträttsavtal och andra nyttjanderättsavtal upp till fem års avtalstid. Rätten att godkänna avtalen är delegerad till Samhällsbyggnadschef. När reglerna antogs var tanken att förvaltningen på detta sätt skulle ha ett helhetsgrepp för att kunna optimera lokalutnyttjandet. I vissa fall tecknar kommunen avtal om lägenheter och boende för privatpersoner. Då Samhällsbyggnad inte har möjlighet att följa upp dessa avtal bör en ändring göras så att Socialchefen har möjlighet att ingå dessa avtal. Förvaltningens förslag till beslut I delegeringsordningen införs följande delgering: Träffa hyresavtal beträffande lägenhet för enskilda enligt Socialtjänstlagen 4 kap 1. Delegat: Socialchef med rätt att delegera. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign

5 av 99 Tomelilla den 25 november 2013 Ks Team Samhällsbyggnad Gustavs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-181 21 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Kommunstyrelsen Tomelilla kommun Handläggare: Direkt Mobil Ändring av delegeringsregler Ärendebeskrivning I nuvarande delegeringsregler för kommunstyrelsen har punkt 4.9 följande lydelse: Godkänna hyresavtal, arrendeavtal, tomträttsavtal och andra nyttjanderättsavtal upp till fem års avtalstid. Rätten att godkänna avtalen är delegerad till Samhällsbyggnadschef. När reglerna antogs var tanken att förvaltningen på detta sätt skulle ha ett helhetsgrepp för att kunna optimera lokalutnyttjandet. I vissa fall tecknar kommunen avtal om lägenheter och boende för privatpersoner. Då Samhällsbyggnad inte har möjlighet att följa upp dessa avtal bör en ändring göras så att Socialchefen har möjlighet att ingå dessa avtal. Förslag till beslut I delegeringsordningen införs följande delgering: Träffa hyresavtal beträffande lägenhet för enskilda enligt Socialtjänstlagen 4 kap 1. Delegat: Socialchef med rätt att delegera. Jörgen Prahl Samhällsbyggnadschef 1 (1)

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 4 december 2013 6 av 99 Ksau 203 Dnr KS 2013/321 Ändring av postnummerort - från Tomelilla till Onslunda Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att inhämta synpunkter från Institutet för språk och folkminnen. Vid ett positivt svar från institutet ges förvaltningen i uppdrag att tillskriva Posten AB med begäran om byte av postnummerort. Ärendebeskrivning Samhällsbyggnadschef Jörgen Prahl har den 25 november 2013 inlämnat skrivelse med följande lydelse: Det har från Onslunda Byalag framförts önskemål om att få ändra postnummerort från Tomelilla till Onslunda. Främsta skälet till förändringen är att man menar att det är ologiskt och förvillande att exempelvis ha Månvägen Tomelilla som besöksadress när man bor i Onslunda. Endast postföretag och kommuner har möjlighet att ansöka om ändringar i postnummersystemet. Posten gör sedan en konsekvensutredning av vad en eventuell förändring innebär för alla som berörs. Följande villkor måste vara uppfyllda för att byta postort: Området ska ha fastställda belägenhetsadresser som finns registrerade hos lantmäteriet. (Dessa finns redan registrerade). Utlåtande från Institutet för språk och folkminnen ska bifogas ansökan Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att inhämta synpunkter från Institutet för språk och folkminnen. Vid ett positivt svar från institutet ges förvaltningen i uppdrag att tillskriva Posten AB med begäran om byte av postnummerort. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign

7 av 99 Tomelilla den 25 november 2013 Ks Team Samhällsbyggnad Gustavs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-181 21 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Kommunstyrelsen Tomelilla kommun Handläggare: Direkt Mobil Byte av postnummerort - från Tomelilla till Onslunda Ärendebeskrivning Det har från Onslunda Byalag framförts önskemål om att få ändra postnummerort från Tomelilla till Onslunda. Främsta skälet till förändringen är att man menar att det är ologiskt och förvillande att exempelvis ha Månvägen Tomelilla som besöksadress när man bor i Onslunda. Endast postföretag och kommuner har möjlighet att ansöka om ändringar i postnummersystemet. Posten gör sedan en konsekvensutredning av vad en eventuell förändring innebär för alla som berörs. Följande villkor måste vara uppfyllda för att byta postort: Området ska ha fastställda belägenhetsadresser som finns registrerade hos lantmäteriet. ( Dessa finns redan registrerade ) Utlåtande från Institutet för språk och folkminnen ska bifogas ansökan. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att inhämta synpunkter från Institutet för språk och folkminnen. Vid ett positivt svar från institutet ges förvaltningen i uppdrag att tillskriva Posten AB med begäran om byte av postnummerort. Jörgen Prahl Samhällsbyggnadschef 1 (1)

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 4 december 2013 8 av 99 Ksau 207 Dnr KS 2013/295 Remiss av motion nr 2 om justering i Reglementet om ekonomiska förmåner till förtroendevalda Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar att överlämna motionen till den särskilda beredningen för organisations- och arvodesfrågor för vidare hantering. Motionen anses därmed besvarad. Ärendebeskrivning Håkan Malmgren (SD) har inlämnat motion om justering i Reglementet om ekonomiska förmåner till förtroendevalda med följande lydelse: I paragraf 2 i nämnda reglemente står: Tjänstgörande ledamöter och tjänstgörande ersättare samt ersättare som inte tjänstgör har rätt till ersättning enligt osv. Vi kan inte tycka att Tomelilla-borna ska betala ersättning för politiker som går på möten där de inte behövs och inte har någon rösträtt. I kommunstyrelsen t.ex, skall 13 man tjänstgöra, och ibland sitter där också 13 ersättare som inte tjänstgör. Låt dem sitta där, men varför skall de ha ekonomisk ersättning när de inte gör någonting? Fullständigt onödigt, enligt vårt sätt att se på saken. Det skall sparas pengar både här och där, och då skall det även sparas på politiker. Precis som vi sagt i våra två tidigare motioner i ämnet. Vi föreslår därför: Att följande mening stryks i "Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda" i paragraf 2: samt ersättare som inte tjänstgör Justerandes sign

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 4 december 2013 9 av 99 Forts 207 Och detta skall gälla samtliga sammanträden i kommunen enligt paragraf 1 i reglementet, dvs i fullmäktige, i kommunstyrelsen och dess utskott, i annan nämnd/styrelse och dess utskott, i av fullmäktige eller kommunstyrelse tillsatt beredning samt i kommunrevisionen. Tidigare behandling Kommunfullmäktige 169/2013: Kommunfullmäktige beslutar att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign

10 av 99 Motion nr 2 om justering i Reglementet om ekonomiska förmåner till förtroendevalda. I paragraf 2 i nämnda reglemente står: Tjänstgörande ledamöter och tjänstgörande ersättare samt ersättare som inte tjänstgör har rätt till ersättning enligt osv. Vi kan inte tycka att Tomelilla-borna ska betala ersättning för politiker som går på möten där de inte behövs och inte har någon rösträtt. I kommunstyrelsen t.ex, skall 13 man tjänstgöra, och ibland sitter där också 13 ersättare som inte tjänstgör. Låt dem sitta där, men varför skall de ha ekonomisk ersättning när de inte gör någonting? Fullständigt onödigt, enligt vårt sätt att se på saken. Det skall sparas pengar både här och där, och då skall det även sparas på politiker. Precis som vi sagt i våra två tidigare motioner i ämnet. Vi föreslår därför: Att följande mening stryks i "Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda" i paragraf 2: samt ersättare som inte tjänstgör Och detta skall gälla samtliga sammanträden i kommunen enligt paragraf 1 i reglementet, dvs i fullmäktige, i kommunstyrelsen och dess utskott, i annan nämnd/styrelse och dess utskott, i av fullmäktige eller kommunstyrelse tillsatt beredning samt i kommunrevisionen. Tomelilla 2013-10-28 Håkan Malmgren för Sverigedemokraterna Tomelilla

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 4 december 2013 11 av 99 Ksau 208 Dnr KS 2013/308 Remiss av motion om utsmyckning av kommunfullmäktiges möteslokal Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar uttala att det finns ett golvstandar med flaggspel som kan användas vid bland annat fullmäktiges sammanträden. Motionen anses därmed besvarad. Ärendebeskrivning Sven-Erik Eriksson (-) har 2013-11-07 inlämnat följande motion: Utsmyckning av kommunfullmäktige mötes lokal. Staffanstorps kommun som befolkningsmässigt är lika stor som Tomelilla kommun är kommunfullmäktige lokalen utsmyckad med kommunflaggan, Svenska flaggan och EU-flaggan. Jag hemställer att kommunfullmäktige beslutar att kommunfullmäktige sammanträdet utsmyckas med Tomelilla vapenflaggan, Gladan. Svenska flaggan och EU-flaggan. Tidigare behandling Kommunfullmäktige 170/2013: Kommunfullmäktige beslutar att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Förslag till beslut under sammanträdet Torgny Larsson (S) framför att det finns standar med flaggspel i kommunens ägo som bland annat kan användas vid kommunfullmäktiges sammanträden och att motionen kan anses besvarad med detta. Beslutsgång Ordföranden ställer proposition på Torgny Larssons yrkande och finner att arbetsutskottet bifaller detsamma. Justerandes sign

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 4 december 2013 12 av 99 Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign

13 av 99 TOMEULLA KOMMUN Kommunstyrelsen Motion. Kommunfullmäktige. Utsmyckning. Utsmyckning av kommunfullmäktige mötes lokal. Staffanstorps kommun som befolkningmässigt är lika stor som Tomelilla kommun är kommunfullmäktige lokalen utsmyckad med kommunflaggan, Svenska flaggan och EU-flaggan. Jag hemställer att kommunfullmäktige beslutar att kommunfullmäktige sammanträdet utsmyckas med Tomelilla vapenflaggan, Gladan. Svenska flaggan och EU-flaggan. Ort och datum Tomeiilla 2013-11-07 Underskrift Sj^effÉrikEriksson Oberorende vip

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 4 december 2013 14 av 99 Ksau 209 Dnr KS 2013/4 Anmälningsärenden ksau den 4 december 2013 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen lägger anmälningsärendena till handlingarna. Ärendebeskrivning Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott den 13 november 2013, 177-199. Protokoll fört den 8 oktober 2013 med Central Samverkansgrupp. Inbjudan från Stiftelsen Tomelilla Konstsamling som fyller 90 år 2014 till kommunstyrelsen, genom intendent Sten Bjerketun Stiftelsen Tomelilla Konstsamling. Protokoll från Losam SKK (samhällsbyggnad, kultur och fritid samt kommunledningskontoret). Synskadades riksförbund Skåne i TV4:s samhällsprogram Kalla fakta söndagen den 10 november 2013, fick vi se hur jurister säljer tjänster som går ut på att kommunerna ska säga nej i LSS-ärenden. Förvaltningens förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen lägga anmälningsärendena till handlingarna. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign

15 av 99 Tomelilla den 28 november 2013 Dnr KS 2013/4 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Kommunstyrelsens arbetsutskott Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Britt Ekstrand Assistent Direkt Mobil britt.ekstrand@tomelilla.se Anmälningsärenden ksau den 4 december 2013 Förvaltningens förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen lägga anmälningsärendena till handlingarna. Ärendebeskrivning 1. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott den 13 november 2013, 177-199. 2. Protokoll fört den 8 oktober 2013 med Central Samverkansgrupp. 3. Inbjudan från Stiftelsen Tomelilla Konstsamling som fyller 90 år 2014 till kommunstyrelsen, genom intendent Sten Bjerketun Stiftelsen Tomelilla Konstsamling. 4. Protokoll från Losam SKK (samhällsbyggnad, kultur och fritid samt kommunledningskontoret). 5. Synskadades riksförbund Skåne i TV4:s samhällsprogram Kalla fakta söndagen den 10 november 2013, fick vi se hur jurister säljer tjänster som går ut på att kommunerna ska säga nej i LSS-ärenden. Kommunledningskontoret Britt Ekstrand Assistent Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 1 (1)

16 av 99 Tomelilla kommun ^cr Revisorerna 2013-11-05 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen Difflrifini' För kännedom till: Kommunfullmäktiges presidium Granskning av kommunstyrelsens uppsikt över kommunalförbnnd och kommunala bolag På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tomelilla kommun har PwC granskat om kommunstyrelsen genom uppsiktsplikten säkerställt att de kommunalförbund och bolag som Tomelilla kommun är medlem i/äger hanterar offentlighetsprineip och överklaganden av beslut korrekt. I rapporten konstateras att kommunstyrelsen inte har säkerställt genom uppsiktsplikten att de kommunalförbund och de bolag som Tomelilla kommun är medlemmar av/äger hanterar offentlighetsprincip och överklaganden av beslut korrekt. Granskningen konstaterar samtidigt att det inte visar att det förekommer några brister inom nämnda omi'aden i de kommunalförbund oeh det bolag som ingått i granskningen. Enligt förarbetena till kommunallagen har kommunstyrelsen doek fortfarande en skyldighet att fortlöpande utöva tillsyn även om man inte fått någon konkret anledning till granskning oeh detta har inte genomförts. I bifogad rapport, Granslming av kommunstyrelsens uppsilit över kommunalförbund och kommunala bolag, redovisas gjorda iakttagelser, revisioneli bedömning oeh rekommendation. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att: åtminstone en gång under varje mandatperiod kontrollera att offentlighetsprineip oeh överklagande av beslut hanteras korrekt av kommunalförbunden/bolagen Revisorerna översänder revisionsrapporten till kommunstyrelsen för åtgärd senast ovan angivet datum. För revisorerna Thomas Leandersson Ordförande

17 av 99

www.pwc.se 18 av 99 Revisionsrapport Christina Widerstrand Cert. kommunal revisor november 2013 pwc

19 av 99 Granskning av kom mun styre! sens uppsiktsplikt över kommunalförbund och kommunala bolag Innehållsförteckning 1. Inledning l 1.1. Bakgrund och uppdrag l 1.2. Metod och avgränsning l 2. Lagstiftningen 2 2.1. Allmänna handhngar 2 2.2. Kommunalbesvär och förvaltningsbesvär 3 3. Gransluiingsresultat 6 3.1. Hantering av offentlighetsprincipen 6 3.1.1. Revisionella kommentarer 7 3.2. Hantering av överldagande/besvärshänvisning 7 3.2.1. Revisionella kommentarer 8 3.3. Kommunstyrelsens uppsikt över kommunalförbund och bolag 8 3.3.1. Revisionella kommentarer 9 4. Revisioneli bedömning 10 november 2013 Tomelilia kommun PwC

Granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt över kommunalförbund och kommunala bolag 20 av 99 1. Inledning 1.1, Bakgrund och uppdrag Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen 6:1 ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i bolag samt över kommunalförbund kommunen är medlem 1. En viktig del av den kommunala demokratin är kommunmedlemmarnas/berördas möjlighet att överldaga kommunala beslut samt att ta del av allmänna handlingar. PwC har fått i uppdrag av Tomelilla kommuns förtroendevalda revisorer att granska kommunstyreslens uppsikt över kommunala bolag och kommunalförbund. Gransloiingen syftar till att bedöma om kommunstyrelsen säkerställer att kommunalförbund oeh bolag har en korrekt hantering av offentlighetsprincip och besvärshantering. Den revisionsfräga som granskningen ska besvara är har kommunstyrelsen genom uppsiktsplikten säkerställt att de kommunalförbund och bolag som Tomelilla kommun är medlem i/äger hanterar offentlighetsprincip och överldaganden av beslut korrekt? Följande revisonskriterier ingår i gransloiingen J.2. Kommunalförbunden/bolagen är väl förtrogna med offentligbetslagstiftningen Kommunalförbunden/bolagen har en korrekt hantering av överldaganden avseende förvaltningsbeslut och/eller laglighetsprövning Kommunstyrelsen har en återkommande uppföljning av kommunalförbund och bolag Metod och avgränsning Granskningen avser SÖRF, Ystad-Österlenregionens miljöförbund, Sydskånska gymnasieförbundet och ÖKRAB. Granskningen har genomförts genom intervjuer med ansvariga tjänstemän vid respektive bolag/förbund, intervju med kommunchef samt genom studier av rutinbeskrivningar och mallar. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av de intervjuade. november 2013 Tomelilla kommun 1 av 11 PwC

21 av 99 Granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt över kommunalförbund och kommunala bolag 2. Lagstiftningen 2,1, Allmänna handlingar Det grundläggande regelverket för hanteringen av allmänna handlingar utgörs av tryclrfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagens regler om allmänna handlingar. Med handling avses i tryckfrihetsförordningen en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Enligt tryckfrihetsförordningen krävs två uppfyllda l<titerier för att en handling ska anses som allmän. Dels ska handlingen förvaras hos myndigheten, dels ska den vara inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Bara för att en handling är allmän betyder det inte att den är offentlig. En allmän handling kan också vara sekretessbelagd vilket innebär att den är hemlig. Med myndighet avses styrelsen och övriga nämnder, fullmäktiges revisorer och andra organ med självständig ställning t.ex. helägda bolag. Begreppet "förvarad hos myndigheten" innebär att handlingen ska finnas tillgänglig hos myndigheten. Datalagrad information anses förvarad när myndigheten har tillgång till den enligt ordinarie rutiner och med de ordinarie tekniska hjälpmedel som myndigheten använder. Med begreppet "inkommen" menas att en handling är inkommen till myndigheten när den har anlänt dit eller när behörig befattningshavare har tagit emot den. En handling kan komma in på flera olika sätt såsom med den ordinarie postgången, per fax, läggas i myndighetens brevinkast, komma till den elektroniska brevlådan eller lämnas i receptionen eller överlämnas till tjänsteman eller förtroendevald. Inget krav fmns på att tjänstemannen måste befinna sig i myndighetens lokaler. När en handhng anses upprättad är enligt trycl<frihetsförordningen beroende av dess sammanhang och syfte. När en handling skickas iväg till någon utanför den egna myndigheten, d.v.s. expedieras, anses den upprättad. De handlingar som inte expedieras anses upprättade när ärendet dit de hör slutligt behandlats hos myndigheten. Upprättade handlingar som inte tillhör ett ärende anses upprättade när de undertecknats av en tjänsteman på myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Offentlighets- och sekretesslagen slår fast att allmänna handlingar ska registreras utan dröjsmål. Registrering kan ske på olika sätt - såsom diarieföring, objektsregistrering eller systematisk förvaring. Syftet med registreringen är att hålla ordning på myndighetens handlingar för att kunna ge allmänheten möjlighet att ta del av dem. Utan registreringen blir offentlighetsprincipen svår att omsätta i praktiken. Lagen talar endast om att registrera allmänna handlingar. Ofta används ordet diarieföring synonymt med ordet registrera, trots att diarieföring är ett sätt att november 2013 Tomelilla kommun 2 av 11 PwC

Granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt över kommunalförbund och kommunala bolag 22 av 99 registrera handlingar på. I praktiken behöver en del allmänna handlingar inte diarieföras eftersom det anges undantag. Exempel på sådana undantag är handlingar av uppenhart ringa betydelse för verl<samheten samt handlingar som hålls ordnade så att de utan svårighet kan återfinnas, s.k. systematisk förvaring. Systematiskt förvarade handlingar måste dock hållas så väl ordnade att det utan svårighet går att avgöra vad som har inkommit eller upprättats. Detta innebär att en ovillkorlig registreringssl^ldighet endast gäller för handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter. För att en uppgift ska sladdas av sekretess krävs stöd i lag. Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska följande uppgifter framgå av registret för en diarieförd handling: datum då handlingen kom in eller upprättades en unik beteclming i form av diarienummer eller annan beteckning avsändare eller till vem den har skickats i korthet vad handlingen rör. Utöver bestämmelserna i offentlighets- och selcretesslagen finns oclcså bestämmelser om registrering i arldvlaeen som bl.a. stadear att myndigheterna vid registrering av allmänna handlingar ska ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. De olika typer av handlingar som återfinns inom myndigheten bör redovisas i en dokumenthanteringsplan. En dokumenthanteringsplan fungerar som en katalog där alla handlingar som förekommer på ett kontor är medtagna. I lagen finns inga krav på att myndigheten ska ha en dokumenthanteringsplan, men ofta stadgar arldvreglementet att en dokumenthanteringsplan ska upprättas av varje myndighet. Dokumenthanteringsplanen är en förutsättning för att respektive myndighet ska kunna leva upp till lagstiftningens lo-av. 2.2, Kommunalbesvär ochförvaltningsbesvär Det går att pröva lagligheten, och i \'issa fall även lämpligheten, i kommunala beslut genom att besvära sig över dem. Det gäller beslut som har fattats av ett kommunalt organ, det vill säga kommunfullmäktige, kommunstyrelse, någon av kommunens nämnder, kommunalförbund eller av enskild förtroendevald eller tjänsteman på nämndens vägnar med stöd av delegation. Beslut som är av rent förberedande eller rent verkställande art kan inte överklagas. Det finns två typer av besvär över kommunala beslut, laglighetsprövning och förvaltningsbesvär. Laglighetsprövning gäller som regel beslut som berör samtliga november 2013 Tomelilia kommun 3 av 11 PwC

Granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt över kommunalförbund och kommunala boiag 23 av 99 kommunmedlemmar medan förvaltningsbesvär gäller beslut som berör enskilda kommunmedlemmar. Laglighetsprövning Varje medlem av en kommun har enligt kommunallagen rätt att få lagligheten i ett kommunalt beslut prövad genom att överklaga det hos Förvaltningsrätten. Ett beslut ska, för att kunna överklagas, vara fattat i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller någon av kommunens nämnder eller av ett kommunalförbund. Lagligbetsprövning avser inte beslut fattade i kommunala företag. Beslutet får inte vara av rent förberedande eller rent verkställande art. Möjligheten till laglighetsprövning enligt kommunallagen gäller om det inte finns särskilda regler i annan lag om hur beslut kan överklagas. Så är i regel fallet vad gäller beslut som berör enbart en eller flera kommunmedlemmar. I dessa fall gäller reglerna för förvaltningsbesvär (se nedan). När det finns ett justerat protokoll som bekräftar att beslutet är fattat kan beslutet överldagas. Klagan ska ske slcriftligen och skickas till Förvaltningsrätten eller kommunen inom tre veckor från den dag beslutet offentliggjorts på kommunens anslagstavla. Kommunens anslagstavla finns uppsatt i kommunhuset. Där går det att se inom vilken tidsperiod ett beslut kan överklagas. Endast personer som är folkbomörda i kommunen eller personer eller företag som äger fastighet i kommunen har rätt att begära laglighetsprövning av kommunala beslut. Den som överklagar ett beslut till Förvaltningsrätten för en laglighetsprö\'ning behöver inte personligen vara berörd av beslutet. Ett överklagande av ett kommunalt beslut till Förvaltningsrätten kostar inget för den som överklagar förutom tid och eventuella egna juridiska kostnader. Om överldagandet godkänns kan inte ett annat beslut sättas i det överklagade beslutets ställe. Förvaltningsrätten kan alltså inte ändra beslutet utan hela beslutet ogiltigförldaras. Mer information om laglighetsprövning fmns i kommunallagens lo kapitel. I 8 anges grunderna för laglighetsprövning. Förvaltningsbesvär Vid ett förvaltningsbesvär är det inte bara lagligheten utan även lämpligheten i det överklagade beslutet som prövas. Rätt att överldaga med förvaltningsbesvär har endast den som beslutet angår, om det gått honom eller henne emot och beslutet kan överldagas. Reglerna om förvaltningsbesvär finns i förvaltningslagen samt i olika speciallagstiftningar, ex socialtjänstlag, plan- och bygglag m fl. lagar. Av speciallagarna framgår vilka beslut som är överklagningsbara. november 2013 Tomelilla kommun 4 av 11 PwC

Granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt över kommunaiförbund och kommunala bolag 24 av 99 I de beslut som kan överldagas med förvaltningsbesvär är beslutsfattaren slcyldig att upplysa den beslutet rör om hur beslutet överklagas. Detta kallas besvärshänvisning. Av besvärshänvisningen skall framgå hur man överldagar och vart man skall skicka sitt överldagande. Besvärstiden för ett förvaltningsbesvär är tre veckor och räknas från det datum dä klagande fick del av beslutet. november 2013 Tomelilla kommun 5 av 11 PwC

Granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt över kommunalförbund och kommunala bolag 25 av 99 Granskningsresultat 3,1. Hantering av offentlighetsprincipen SÖRF På SÖRF finns två personer som har registratorsuppgifter samt en administrativ chef som har kunskap om registrering av allmänna handlingar. Handlingarna registreras i verksamhetssystemet Alarmos och är kopplade till objektsnummer alternativt fastighetsbeteckning. Postöppningen sker centralt och alla handlingar (med undantag för reldam, tidskrifter etc) scannas och sedan mailas handlingen till aktuell handläggare. Handläggarna registrerar inte själva några handlingar utan ger dessa till registratorerna. Originalhandlingar förvaras i aktskåp och sekretesshandlingar är endast åtkomliga för registratorer och administrativ chef. Det fmns upprättade rutinbeskrivningar för ärendehantering med hänvisningar till lagstiftningens la-av. Det finns även en upprättad rutinbeskrivning för utlämnande av allmän handling. Direktionen har delegerat till verksamhetschef att fatta beslut om att neka att lämna ut allmän handling. Ystad-Österlenregionens miljöförbund Vid miljöförbundet hanteras diarieföring och posthantering av tre assistenter. Verksamhetssystemet Miljöreda används även för att registrera allmänna handlingar och handlingarna registreras under fastighetsbeteclaiing och hanteras enligt diarieplansheteckningen. Postöppningen sker centralt och handlingarna ankomststämplas, diarieförs och fördelas sedan till handläggarna via postfacken. Handläggarna diarieför inte själva, med undantag för e-post, utan lämnar handlingar till assistenterna om något ska diarieföras. Det finns upprättade rutiner för ärendehantering och registrering av allmänna handlingar som även kort nämner utlämnande av allmän handling. I delegeringsreglerna är det delegerat till miljöinspektör att besluta om prövning att lämna ut allmän handling. Sydskånska gymnasieförbiindet Vid gymnasieförbundet hanteras diarieföring av en assistent. Det finns rutiner för hur diarieföring ska ske om denne person är frånvarande men 1 dessa fall sker registrering manuellt och inte i den access databas som skapats för att hantera diarieföringen. Postöppningen sker centralt och fördelas sedan till aktuell rektor/chef för handläggning. Om post sldckas direkt till rektor ska denne sedan lämna ifrån sig handlingen för registrering vilket görs återkommande, speciellt avseende e-post. november 2013 Tomelilla kommun 6 av 11 PwC