KREDIT-/KRAVPOLICY Tillämpningsanvisning Var.bergs Ml!1t!l'.il1M 1.1 INLEDNING I Varbergs kommun är de betalningsströmmar som flyter genom kommunens kassa många och stora. De rutiner som styr in- och utbetalningarna är således oerhört viktiga. En aktiv hantering av rutiner och penningmedel ger positiva konsekvenser i form av ökade räntevinster och lägre hanteringskostnader. För att uppnå så effektiva betalningsströmmar som möjligt, måste samtliga förvaltningar och enheter engageras i detta arbete.. När alla medarbetare som är involverade i kreditgivnings-, fakturerings- och kravprocessen, är väl förtrogna med de regler som gäller och agerar i enlighet med dessa, ökar effektiviteten och säkerheten i hela hanteringen. Denna kredit-kravpolicy omfattar regler för Varbergs kommun. Kredit-kravpolicyn skall i alla tillämpliga delar följas av samtliga förvaltningar, enheter och kommunägda företag inom Varbergs kommun. Policyn är utformad som ett ramverk i syfte att ge en enhetlig kredi~-kravhantering för kommunen. Då förvaltningarna driver verksamheter med skiftande karaktär skall utifrån denna kreditkravpolicy utarbetas närmare handläggningsinstruktioner för respektive förvaltning och tjänst. 1.2 KREDITPOLICY Det är kommunens grnndläggande policy att levererade varor/tjänster som är debiterade till rätt pris och är fullständigt levererade skall betalas av kunden. Det åligger kommunstyrelsen att ta det övergripande ekonomiska ansvaret Det är dock omöjligt för kommunstyrelsen att bedöma enskilda ärenden under verksamhetens gång, i stället har kommunstyrelsen beslutat om denna policy för kredit-kravverksamheten. För att skapa de ramar inom vilka personalen skall arbeta med kredit-kravverksamheten har således kommunstyrelsen fastställt denna kredit-kravpolicy som styr handläggningen av normala ärenden i verksamheten. 1.3 VARBERGS KOMMUNS ÖVERGRIPANDE KREDIT KRAVPOLICY Kommunstyrelsen har fastställt denna policy som gäller fr.o.m 2002-06-25. 1. Vi skall alltid handlägga kundärenden enligt gällande lagstiftning samt de avtal och praxis som finns. Handläggande personal skall ha erforderlig utbildning för hanteringen av kommunens åtaganden.
avar~ L~ kommm 2. Vi skall verka för att kundregistret innehåller uppgifter som säke1t identifierar kunden med hjälp av personnummer eller organisationsnummer. 3. Vi skall alltid agera så att kunden har respekt för våra betalningsvillkor, samt ge kunden korrekt information i våra rntiner. 4. Vi skall i vaije läge agera för att minimera risken för förlust av kundfordringar. När sådan risk föreligger, skall ansvarig medarbetare informera, kontrollera och följa upp. Kreditbedömningar eller motsvarande skall utföras enligt fastställd rutin. 5. Vid bedömning av om det föreligger risk för förlust av vår fordran, skall stor vikt läggas vid kundens tidigare agerande i förhållande till gällande avtal och betalningsvillkor. 6. Kund som besvärar sig mot beslut eller åtgärd, skall utan dröjsmål erhålla korrekt information om grunden för beslutet/åtgärden och besked om omprövning, föranledd av invändningen, kommer att ske. 7. Chef som på kundens begäran står inför omprövning av ett beslut som tidigare meddelats kunden av handläggaren, skall alltid inhämta yttrande från berörd handläggare före omprövning. Detta oavsett tjänsteställning hos den som omprövar beslutet. 8. Avbrytande av leverans skall ske när grund för detta föreligger enligt leveransavtal, avtal eller taxa. Detta i syfte att minimera kundförluster och risken för att våra kunder ådrar sig skuldbördor. 9. Kund skall alltid erhålla skriftlig bekräftelse på överenskommelse om anstånd eller motsvarande. Amorteringsplan skall upprättas skriftligt. 10. Alla kunduppgifter skall behandlas med hänsyn taget till den personliga integriteten och med beaktande av de regler som finns för sekretess och tystnadsplikt. 11. Vi skall utan dröjsmål utsända inkassokrav för obestridda förfallna fordringar. Betalningsfastställelse skall ske så snart det är möjligt och efterbevakning skall ske för fordringar som vi ej erhållit full betalning för. 1.4 BESKRIVNING 1.4.1 Målsättningen med vår policy Varbergs kommuns målsättning med kredit-kravpolicyn är att: Fakturerings- och kravverksamheten i kommunen bedrivs i enlighet med gällande lagar och förordningar Med effektivitet hantera kommunens kreditgivning, fakturering och kravverksamhet och efterföljande rättsliga åtgärder Verka för att betalningar erhålls utan dröjsmål Minimera kommunens kundförluster Minimera kommunens hanteringskostnader Tydliggöra vår policy för kunder och personal
I{! Varbergs komm1m Varbergs kommuns kredit-kravverksamhet skall utmärkas av effektivitet och kompetens, där bästa totalekonomi är målet. All verksamhet skall utgå ifrån objektivitet, affärsmässighet och likabehandling. Kommentarer: Med effektivitet avses: att använda kommunens resurser på bästa sätt, att rutiner och hjälpmedel är ändamålsenliga, att valet av system och rutiner baseras på en riktig behovsanalys. Med kompetens avses: Kommunens förutsättningm att uppnå god effektivitet genom kunskap om kreditkravverksamhet. Med objektivitet avses: Ingen kund får särbehandlas samt att invändningar och reklamationer skall behandlas sakligt och opartiskt. Med affärsmässighet avses: Vatje utdebitering skall utföras på ett riktigt och korrekt sätt mot kunden. Att skapa en homogen totalbild av kommunens debitering för kunden. Med likabehandling avses: Alla kunder behandlas på lika villkor. Vatje medarbetare har skyldighet att aktivt verka för att den kommunala likabehandlingstanken genomsyrar hela verksamheten. 1.4.2 Syfte Målsättningen med kommunens kredit-kravverksamhet skall vara att erhålla full likvid för fullgjorda leveranser, med rätt kvalitet, till rätt pris och i övrigt enligt gällande avtal och bestämmelser. Målsättningen skall uppnås genom att denna kredit-kravpolicy är tillgänglig för alla anställda. Vid alla leveranser skall ansvarig tillvarata kommunens intressen och följa upprättad kredit-kravpolicy. Verksamheten skall skötas objektivt och med största möjliga affärsmässig-het. Samverkan skall ske på bästa sätt med kollegor inom kommunen, samt med kollegor och i koncernen ingående företag, där så är möjligt. Dessutom syftar reglerna till att hanteringen skall bli så snabb, riktig och effektiv som möjligt. Det ärt.ex. vid beställningstillfället som grunden läggs för en effektiv krav hantering. För att kravhanteringen i kommunen skall få bästa utfall, är det avgörande att kreditgivning och fakturering sker på ett sådant sätt att det går att vidta inkasso och efterföljande rättsliga åtgärder om kunden inte betalar.
1.5 ANSVAR OCH KOMPETENS 1~varbergs ~koomum 1.5.1 Ansvar Varbergs kommun är en juridisk person enligt gällande lagar och regler och dessa måste kommunen efterleva. Ansvaret för detta åligger kommunstyrelsen i första hand, men måste sedan beaktas av alla som arbetar för kommunen. Nämndema har därutöver ansvar för den intema kontrollen över respektive verksamhetsområde. Konsekvenserna vid brott mot gällande lagar, regler och policy är bl.a. att kommunen kan tvingas göra om hela debiteringen eller korrigera felaktigheter att om inkassokrav utfärdas felaktigt, erlägga skadestånd ansvara för kundförluster Ansvaret för efterlevnad av fastställd kredit-kravpolicy åvilar respektive anställd. 1.5.2 Metod Denna policy är avsedd att säkerställa rntiner och ge anvisningar för att kunna följa gällande lagar och regler. Samverkan skall ske på bästa sätt mellan verksamheter inom kommunen. Det åligger var och en som hanterar kredit-kravfrågor att informera sig om förekomsten av anvisningar. 1.5.3 Uppföljning Kredit-kravverksamhetens kvalitet och rättsefterlevnad följs kontinuerligt upp av kommunens ekonomikontor och internrevision. Den grundläggande principen i kommunens organisation, avseende kredit-kravhanteringen är att vatje förvaltning själv ansvarar ekonomiskt för sin kredit-kravhantering. 1.6 KOMPETENSKRAV 1.6.1 Samtliga anställda Vatje anställd inom kommunen skall informeras om att det finns särskilda regler för kreditkravhantering och att dessa finns tillgängliga dels hos enhetschef och kredit-kravansvarig och dels via datanätet. 1.6.1.1 Utbildningskrav Alla anställda erhåller fortlöpande information om eventuella ändringar i kredit-kravreglerna genom förändringar i denna kredit-kravpolicy samt genom datanätet.
1.6.2 Förvaltningschefer/arbetsledare eller motsvarande fmvarbergs IW,komuum 1.6.2.1 Utbildningskrav Samtliga ansvariga skall ha en övergripande kunskap om vilka regler som gäller för kreditkravhantering. 1.6.3 Verksamhetsansvarig debitering 1.6.3.1 Utbildningskrav Ansvariga för debitering på respektive förvaltning skall ha god kännedom om kommunens regler för kredit-kravhantering och agera affärsmässigt. 1.6.4 Ekonomikontoret 1.6.4.1 Utbildningskrav Ekonomikontoret skall besitta en god kompetens avseende kreditgivning, fakturering, kravverksamhet, betalningsfastställelse samt efterbevakning. För detta skall ekonomikontorets personal genomgå utbildning med detta syfte, samt regelbundet uppdateras genom kotiare repetitionskurser. 1. 7 DEBITERINGS-KRA VORGANISA TION 1.7.1 Bakgrund Ansvaret för att all kredit-kravverksamhet inom kommunen sker enligt gällande lagar och regler åligger kommunstyrelsen. Detta ansvar kan inte delegeras. Däremot har ett internt regelverk skapats för att säkerställa den interna ansvarsfördelningen. 1.7.2 Definition 1.7.2.1 Kommunen Kommunen som helhet är en juridisk person enligt gällande lagar och regler. Detta innebär att kommunstyrelsen ytterst ansvarar för all verksamhet som sker inom kommunen, oavsett om detta sker t.ex. på en förvaltning, självständig enhet eller en central funktion. 1. 7.2.2 Ekonomikontoret Ekonomikontorets roll är att övergripande ror kommunen fimgera som sammanhållande av ansvariga för kredit-kravverksamheten, utsända betalningspåminnelser samt initiera utskick av inkassokrav via inkassoombud, sammanställa statistik avseende kredit-kravhanteringen, samordna utbildning inom området samt ansvara för drift av ekonomisystem och för ajourhållningen av kredit-kravpolicyn.
1.7.2.3 Förvaltningarna! Varbergs W,koomum Har den fortlöpande kundkontakten. Upprättar debiteringsunderlag samt begär kreditbedömningar från ekonomikontoret där så anses nödvändigt. Skriver ut och skickar fakturor. 1.7.3 Intern ansvarsfördelning 1.7.3.1 Kommunen Ansvarar som juridisk person för kredit och k:ravverksamheten i kommunen. Kredit och kravverksamhet som lämpligen kan samordnas inom kommunen beslutas och hanteras av ekonomikontoret. 1. 7.3.2 Ekonomikontoret Detta samverkar fortlöpande genom att föreslå nya områden som kan vara lämpliga för samverkan. Ansvaret för att sammanställa statistik avseende k:redit-kravverksamheten inom kommunen, åligger ekonomikontoret. Ekonomikontoret skall samordna utbildning inom kredit-kravmmådet, samt i övrigt fungera som kontakt för ansvariga för kredit-krav inom kommunen. Ansvaret för ekonomisystemet och förvaltningen av kredit-kravpolicyn ligger på ekonomikontoret. Kommunens ekonomikontor har det övergripande och samordnande systemansvaret och är ansvarig för kommunens kundregister och kundreskontra, samt utformandet av kundfakturor, påminnelser, inkassokrav etc. Kontoret utsänder fakturor och påminnelser för de förvaltningar som ej hanterar detta själva. 1.7.3.3 Förvaltningarna Ansvarar för registrering av ny kund och beställningar samt initierande av kreditbedömning enligt denna policy. Utställandet och översändandet av fakturor sker på förvaltningarna samt beräkning av dröjsmålsränta vid räntefakturering. För barnomsogsavgifter samt omvårndandsavgifter utsänder förvaltningarna påminnelser. 1.7.3.4 Externa tjänster För större eller komplicerade frågor avseende kredit-kravverksamheten bör samverkan ske med kvalificerad och erfaren expertis. Ekonomikontoret anskaffar denna hjälp efter framställan från förvaltningarna. Varbergs kommun, JuraB enligt avtal.
1.8 LAGAR OCH FÖRORDNINGAR l(!varbergs kommun Kredit-kravhanteringen regleras av en mängd lagar och regler, nedan finner du en lista över de viktigaste. Kommunallagen (1991 :900) Lag (1915 :218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område (avtalslagen) Köp lagen (1990:93 I) Konsumentköplagen (1990:932) Personuppgiftslagen (1998:284) Datainspektionens författningssamling, Datainspektionens föreskrifter för vissa personregister i kommunal verksamhet Kreditupplysningslag (1973: 1173) Räntelag (1975:635) Inkassolag (1974:182), omtryckt i SFS 1981:738 Inkassoförordningen(l 98 I :956) Datainspektionens Allmänna råd vid tillämpning av inkassolagen Lag (198 I :739) om ersättning för inkassokostnader mm Förordning (1996:938) om ersättning för inkassokostnader mm Lag (1990:746) om betalningsföreläggande och handräckning Förordning (1992:1094) om avgifter vid kronofogdemyndigheten Preskriptionslag (1981: 130) Konkurslag (SFS 1987:672) Förmånsrättslag (1970:979) Skuldsaneringslag (1994:334) Arkivlagen (1990:782) Kommunal redovisningslag (1997 :614) Sekretesslagen (1980: 100) Sekretessförordningen (1980:657)
KREDITGIVNING 1mvarbergs ~konnnun 2.1 KREDIT Kredit kan definieras som: En köpares FÖRMÅGA och VILJA all betala på en bestämd dag för varor eller tjänster som lämnats till honom utan kontant betalning. Med utgångspunkt från detta, behöver kommunen ha grundläggande viktig information om kunden för att skapa ett bra fordringsunderlag och göra en kreditbedömning. 2.1.1 Kunduppgifter När kommunen rar en beställning på en vara eller tjänst måste samtliga nedanstående uppgifter inhämtas om kunden för att en korrekt faktura senare skall kunna ställas ut. 2.1.2 Ny kund Obligatoriska uppgifter enligt nedan skall inhämtas före kreditgivning, oavsett belopp och kundkategori, detta underlättas om ett underlag "debitering - extern" fylls i. Se länk flik I 0. Ansvaret för att uppgifterna inhämtas åligger den person inom kommunen som säljer varan eller tjänsten. 2.1.2.1 Konsument Följande uppgifter skall alltid inhämtas om kunden: Fysisk person: Fullständigt namn Personnummer (privatperson eller innehavare av enskild firma) o OBS! minderårig rar ej registreras som kund endast vårdnadshavare förälder/förmyndare rar registreras Fullständig adress Då så är möjligt är det bra om telefonnummer noteras då detta underlättar vid behov av kontakt med kunden. Fysisk person, skall vid personlig kontakt styrka sin identitet med legitimation. Argument: Säkerställer rätt kunduppgifter och att ingen annan kan beställa i kundens identitet Behövs endast vid kreditleverans Kunden kan välja förskottsbetalning i stället
2.1.2.2 Näringsidkare Följande uppgifter skall alltid inhämtas om kunden är Juridisk person: Fullständigt namn (det registrerade namnet) Firmaform (associationsform somt ex AB, HB, Brf) Organisationsnummer Fullständig adress Kontaktpersonens namn Då så är möjligt är det bra om telefonnummer noteras då detta underlättar vid behov av kontakt med kunden. Om försäljningen avser löpande leveranser eller större belopp skall kunden alltid lämna registrerings bevis som ej är äldre än 6 månader. Använd EJ fiktivt organisationsnummer vid enskild firma, se ovan. 2.1.2.3 Minderåriga Där mottagaren av tjänst eller vara är minderårig ska förälder, vårdnadshavare eller förmyndare registreras som kund, med uppgift om den minderåriga i beställningen. Detta då vi är förhindrade att vidta inkassoåtgärder mot minderåriga. Leverans kan således endast ske efter beställning med uppgifter enligt ovan. 2.1.3 Registreringsbevis - vad är det? Registreringsbeviset är företagets legitimationshandling. Följande information bör återfinnas i registreringsbeviset: Dag för registreringsbevisets utfärdande Bolagets organisationsnummer Bolagets registreringsdag Bolagets namn, postadress, säte och ev. aktiekapital Styrelse och firmatecknare Nuvarande firmas registreringsdag I den angivna uppräkningen finns viktig information, framförallt bolagets identitet, d.v.s. dess organisationsnummer. Organisationens firma (namn) kan i princip ändras hur ofta som helst, det påverkar inte bolagets identitet, men ändras organisationsnumret rör det sig om ett annat företag. Kontrollera därför alltid organisationsnumret noga! I numret finns koder angivna, aktiebolag böijar exempelvis alltid med 556, handelsbolag med 916 osv, vid osäkerhet kontakta ekonomikontoret. Bolagets säte ger vägledning om vilken kronofogdemyndighet/domstol som handlägger mål om betalningsförpliktelse mot bolaget. Observera att ett registreringsbevis får vara högst ett år gammalt om det skall bifogas handlingarna till kronofogdemyndigheten/domstolen. Ett år är också den maximala åldern på
ett registreringsbevis om man vill åberopa underlaget som stöd för någons behörighet, om det är äldre kan man inte hävda god tro. 2.1.3.1 Varför behöver vi dessa uppgifter om kunden Enligt Inkassolagen får inte krav skickas till en gäldenär som inte kan identifieras. För att en obetald fordran skall kunna hanteras i kravprocessen måste uppgift om person- eller organisationsnummer finnas. Personuppgiftslagen medför att personnummer endast får användas där det är nödvändigt och i vissa fall då den fysiska personen lämnat sitt medgivande. Exempel på då detta är nödvändigt, är när kunden skall ha kredit, d.v.s. då betalning sker i efterskott. Personnummer och organisationsnummer är en förntsättning för att kunna: Göra en kreditprövning (ta kreditupplysning) Ansöka om betalningsföreläggande/handräckning hos Kronofogdemyndigheten Dessutom är kunduppgifterna viktiga för att kunden inte skall kunna finnas under flera olika namn/benämningar i kundregistret. Vid kontroll av eventuella restskulder och möjligheten till att sammanföra olika fordringar mot samma kund senare i ett eventuellt inkassoförfarande, är identifieringen avgörande. 2.2 KREDITBEDÖMNING 2.2.1 Kontroll av uppgifter Före kreditgivning skall kunder identifieras och deras förmåga att betala (kreditvärdighet) bedömas. Kreditbedömningens art och omfattning skall anpassas till kreditrisken, d.v.s. kreditbeloppets storlek och typ av kund. Detta sker genom en kreditupplysning som begärs av förvaltningen via ekonomikontoret. Denna visar bl.a. om betalningsföreläggande eller restförda skatter m.m. finns. Vid kreditgivning till befintliga kunder skall alltid kontroll ske mot kommunens kundregister. Detta för att kontrollera om kunden förekommer i restlängder (har skulder till kommunen). 2.2.2 Kreditbeloppet I Varbergs kommun skall det i kreditbeloppet även inräknas den fordran som uppstår under den tid som åtgår för att kommunen skall kunna avbryta sin leverans. 2.2.3 Kreditvärdighet Det finns ett antal möjligheter att kontrollera om kunden har betalningsanmärkningar eller andra "belastningar". Kontroll hos Bolagsverket Kontroll hos Skatteverket Kontroll hos Kronofogdemyndigheten (KFM) Kontroll i upplysningspublikation Beställning av kreditupplysning
En kunds kreditvärdighet påverkas bl.a. av: I{! Varbergs kommun Betalningsanmärkningar Restförda skatter Skuldsanering Obetalda skulder till kommunen Konkurs Näringsförbud Upprepade sena betalningar Upprepade inkassoåtgärder Upprepade sena betalningar eller inkassoåtgärder skall snabbt leda till omprövning av kreditvärdighet. Enstaka tjänster som utförs mot kontantbetalning eller förskottsbetalning kan alltid avtalas utan fullständig kreditprövning. Kontroll mot kundreskontran skall dock alltid ske. Se även flik 5 om leveransvägran. Löpande tjänster som enligt avtal skall betalas i förskott, t.ex. hyra, skall hanteras som lämnande av kredit vid beställningstillfället. När kreditvärdigheten hos en kund bedöms vara tveksam finns möjlighet till försäljning mot fullgod säkerhet (se säkerheter denna flik). 2.2.3.1 Privatpersoner Kreditkontroll av privatpersoner (hushåll) undantages i de fall där lagstiftning och allmänna regler styr förvaltningens verksamhet på ett sådant sätt att tillhandahållande av tjänsten skall ske trots bristande kreditvärdighet eller där beslut med regler fastställts av nämnd. I dessa fall skall där så är möjligt förskottsbetalning för leverans ske. 2.2.3.2 Juridiska personer Vid registrering av nya företagskunder bör en kreditgräns sättas som anger taket för utestående fordringar. Innan en befintlig kund ges kredit kontrolleras den nya krediten mot kundens beviljade kreditgräns. Har kunden skulder skall ekonomikontoret bedöma om kunden skall få betala mot faktura, dvs. få kredit. Är det tveksamt att lämna kredit skall kunden erbjudas att i förskott betala kontant eller via autogiro om avtal avser löpande fakturering. 2.2.3.3 Myndighetsutövning Vid myndighetsutövning kan kreditprövningen undantas. Observera dock att uppgifter om kunden alltid skall infordras enligt denna policy. 2.2.3.4 Summering Att inhämta uppgifter om kunden är ett viktigt instrument för att förebygga kreditförluster. Genom att skaffa oss information om en kund innan avtal ingås kan bl.a. följande uppnås:
rmvarbergs IW,konmum Identifierings- och faktauppgifter rörande den tilltänkte kunden erhålls Uppgifter erhålls om den tilltänkte kundens betalningsförmåga och vilja att göra rätt för sig Risken att bli belastad med kundförluster och dithörande kringkostnader minskar 2.3 KREDITUPPLYSNING Den förvaltning som säljer varan eller tjänsten ansvarar för att kreditupplysning inhämtas, om kunden är ny eller kan tänkas ha betalningsproblem. Efter uppdrag från respektive förvaltning inhämtas kreditupplysningsinformation centralt av ekonomikontoret. 2.3.1 Befintliga kunder Kontroll av befintliga kunder skall ske fortlöpande och minst I gång per år av ekonomikontoret. Kontrollen genomförs genom nyckeltalsberäkningar samt i förekommande fall kompletterat med kreditupplysning, där så anses nödvändigt. 2.3.2 Kundreskontran Kundreskontran ger löpande information om kundernas betalningsvilja och betalningsförmåga. Nyckeltalskörningar ger information och vägledning om våra kunders kreditstatus. Kontroll mot kundreskontran skall alltid ske. Detta kan kompletteras med kontroll genom kreditupplysnings leverantören efter framställan till ekonomikontoret, då detta är motiverat. 2.3.3 Varningssignaler När antalet kreditdagar utöver angivna betalningsvillkor ökar för vatje faktura som betalas Begäran om anstånd med betalning Delbetalningar utan kommunens godkännande Utebliven betalning på avtalad amorteringsplan Uppsägning av avtal, om kunden har förfallen obetald skuld För företag dessutom: Kundens årsredovisning EJ inlämnad i tid till PRV (aktiebolag) Önskemål om byte av säkerhet t.ex. utställd bankgaranti till företags-hypotek Många och täta styrelse- och/eller revisorsändringar
2.4 SÄKERHETER lf!lvarbergs komm1m Om det på objektiva grunder kan fastställas att kunden inte kommer att kunna fullgöra sina betalningsförpliktelser, skall tagande av fullgod säkerhet övervägas. Begränsning i möjligheten att kräva säkerhet kan finnas i lagstiftning, allmänna regler eller avtal. Som huvudregel använder sig Varbergs kommun av förskottsbetalning såsom säkerhet för leveranser. Se dock flik 5 om leveransvägran. Med förskottsbetalning menas att hela beloppet är insatt och bokfört på bankkonto, bank- eller plusgiro tillhörande kommunen, innan tjänsten eller leveransen påbötjas. Vid bedömning att annan säkerhet krävs för leverans, hanteras detta av ekonomikontoret. De former av säkerheter som bör användas är: Förskottsbetalning Bankgaranti Borgen Pantbrev Säkerhet skall återlämnas då kreditrisk inte längre föreligger. 2.4.1 lnfordrande av säkerhet Om kreditprövningen visar att annan säkerhet än förskottsbetalning bör ställas, använder ekonomikontoret särskilt underlag för sådan begäran hos kunden. 2.4.2 Kreditfordrans omfattning Ställs säkerhet skall den motsvara kommunens risktagande både vad avser beloppets storlek och för den tid risken kan bedömas föreligga.
AVTAL - ORDER fllfvarbergs IW,kommWl 3.1 AVTAL Innan avtal tecknas skall kontroller och bedömning av kunden ske, se flik 2. Kommun skall sträva efter att alltid teckna skriftliga avtal eller överenskommelser där så är möjligt. Avtalet styr sedan bl.a. innehållet i fakturan. Respektive förvaltning skall utse vem som har rätt att teckna avtal för kommunens räkning. 3.2 AVTALSLAGEN 3.2.1 Om slutande av avtal Enligt lagen kommer avtal till stånd om anbud och accept överensstämmer med varandra. Såväl anbud som accept är bindande. Ett avtal är därför liktydigt med ett anbud som accepterats på rätt sätt och i rätt tid, muntligt eller skriftligt. Lagen är till stora delar dispositiv. Detta medför att andra modeller för slutande av avtal finns än den som anges i lagen. 3.2.2 Anbud Sådana förklaringar i det dagliga livet som inte gör anspråk på att vara rättsligt bindande, skall inte anses utgöra ett anbud. I de flesta fall är det inte svått att praktiskt göra denna skillnad. Anbudet kan inte återkallas sedan det kommit fram till adressaten eller verkat bestämmande på hans handlingssätt. Bundenheten vid anbudet innebär en plikt att låta det stå fast till oförändrat innehåll under accepttiden. I annat fall kan anbudsgivaren bli skadeståndansvarig enligt allmänna regler. 3.2.3 Accept Ett antagande svar är dels bindande för avgivaren, dels en förutsättning för att anbudsgivaren skall fortsätta att vara bunden. Ett meddelande kan ses som accept och leda till avtalsslut även om det förutsätter ytterligare åtgärder för att dokumentera avtalsslutet. Ett nekande svar innebär att anbudet omedelbart förfaller. En accept som inte överensstämmer med anbudet är ett avslag i förening med ett nytt anbud. 3.2.4 Förhandlingar Då ett avtal skall föregås av förhandlingar, måste man anta att parterna avsett att ingen av dem skall bli bunden vid enskilda villkor, förrän enighet uppnåtts om alla de förhållanden som parterna avser att få reglerade genom avtalet. Parterna kan ha överenskommit att gemensamt utarbeta ett kontrakt, som inte blir bindande förrän det är undertecknat. Vad som sker under förhandlingarna före avtalets tecknande, kan
l(!varbergs kommun inte i ett sådant fall anses utgöra anbud eller accept. Resultatet blir att avtalet inte kan anses slutet innan det skriftliga avtalet har upprättats. En part kan bli skadeståndsskyldig om han uppträder under förhandlingen på ett sådant sätt att avtalet inte blir av. 3.2.5 Avtalsbundenheten Anbud och accept som överensstämmer med varandra ger upphov till ett avtal. Bundenheten till avtalet ät slutlig, till skillnad från bundenheten vid anbudet, som är provisorisk. Principen är att inga andra än parterna blir bundna av avtalet. För att ett långvarigt avtal med säkerhet skall kunna omförhandlas krävs att parterna träffat särskild överenskommelse om detta (tar in klausul om omförhandling). 3.2.6 Avtalsinnehållet Anbudet utgör den väsentliga grunden för bedömningen av vad som är avtalets innehåll. Ett anbud kant.ex. innehålla en refererande klausul till ett standaravtal som blir verksamt i sin helhet. Om det är fråga om standardavtal som använts länge och kanske är resultatet av förhandlingar mellan intresseorganisationer kan standardavtalet komma att ingå i det individuella avtalet utan särskild hänvisning. Ett sådant infogande kan förklaras med att standardavtalet blivit handelsbruk eller annan sedvänja. 3.2.7 Fullmakt Kännetecknande för fullmakt är att fullmaktsgivaren (utställaren) omedelbart blir bunden av fullmäktigens (innehavarens) rättshandlingar i fullmaktsgivarens namn. Självklatt endast inom de gränser som anges i fullmakten. Innehavaren står således helt utanför avtalsförhållandet, då han handlar i annans ställe. 3.3 BESTÄLLNING Kreditförsäljning innebär en viss risk. För att skydda kommunen mot ekonomiska förluster p.g.a. att kunder inte betalar sina fakturor finns regler och rutiner för hur kredit skall beviljas och sedan bevakas, se flik 2. Beställning till kommunen kan ske skriftligt eller muntligt. Kommunen bekräftar beställningen skriftligen där så är möjligt eller efter särskild begäran av kunden. Parterna har därmed ingått ett avtal. Innan beställningen bekräftas och/eller avtal tecknas skall vissa uppgifter inhämtas om kunden. Det är exempelvis viktigt att kontrollera kundens kreditvärdighet innan kommunen bekräftar beställningen eller påbötjar leveransen, se flik 2. Förvaltningarna i Varbergs kommun ansvarar för att i förekommande fall skriftlig bekräftelse samt leveransavtal upprättas vid beställningstillfället. 3.3.1 Kunduppgifter Se flik 2 om vilka uppgifter som alltid skall infordras.
3.3.2 Bekräfta ordern lf! Varbergs koounun Varbergs kommun använder, där så är möjligt, orderbekräftelse vilket är ett bra hjälpmedel i kreditaffärer. Detta underlag är bra att kunna hänvisa till om kommunen t.ex. får en invändning eller reklamation i samband med leverans eller fakturering. Orderbekräftelsen skall innehålla uppgift om följande: Kundens namn (hos PRV registrerad firma (namn) och firmaform för näringsidkare) Kundens Personnummer/organisationsnummer. (Om det är en enskild firma, innehavarens personnummer) Kundens fullständiga adress (besöks- leverans- postadress) Beställarens namn (samt eventuell övrig identifikationskod internt) Telefonnummer Vår handläggare/referensperson Specifikation över beställd vara/tjänst Betalningsvillkor Eventuella avgifter enligt förordning eller taxa Räntevillkor Beräknad leveranstid Kommunens fullständiga namn, adress samt uppgift om F-skattebevis, registrerat säte, organisationsnummer/momsregistreringsnummer Till orderbekräftelsen skall i förekommande fall bifogas leveransavtal med eventuellt vidhängande standardvillkor.
FAKTURERING - DEBITERING 4.1 FAKTURERINGSUNDERLAG Som faktureringsunderlag används orderbekräftelse, underlag för debitering extern, beställningsunderlag, avtalsunderlag och liknande handlingar (se flik 3, beställning). Vid stående fakturering som används vid t.ex. leverans enligt omsorgsavtal och hyreskontrakt, använder kommunen attesterat och undettecknat avtal eller biståndsbeslut som underlag för fakturering. I dessa fall utgör således avtalet eller biståndsbeslutet underlag för samtliga fakturor intill dess att avtalet upphör i enlighet med de villkor som anges däri. 4.2 FAKTURERING Kommunens faktura skall spegla vad som tidigare bekräftats och avtalats. Vid kreditförsäljning utgör fakturan underlag för betalning. Fakturan är inget avtal utan den skall spegla det som tidigare överenskommits vid beställningen och villkor i avtal. Fakturan är en uppmaning till kunden att betala. Fordran på kunden uppstår vid beställningstillfället, inte vid faktureringstillfället. Orderbekräftelsen/ beställningsunderlaget och avtalet styr därför vad som skall anges på fakturan. Det vanligaste misstaget vid fakturering mot kredit, är att inte notera kundens personnummer/organisationsnummer och/eller fullständiga namn/firma, se vidare flik 2. En mycket vanlig orsak till ekonomisk förlust är att det inte går att säkert identifiera gäldenären, således kan denne inte krävas på pengar. Den fysiska och juridiska personens ID-beteckning är personnummer samt organisationsnummer, vilket framgår av t.ex. legitimation och registreringsbevis. Kom ihåg att vi alltid måste kunna redogöra för: VEM som gjort beställningen NÄR beställningen gjordes och HUR t.ex. tfn/brev Förvaltningarna i Varbergs kommun ansvarar för kunduppgifternas riktighet samt utskrift och utsändandet av fakturor. Personnummer anges aldrig på fakturan i Varbergs kommun, i enlighet med gällande regler och datainspektionens anvisningar. Om fordringsbeloppet är lågt, under 75 kr skall förvaltningen undvika att ge kredit, d.v.s. att ställa ut faktura, såvida inte annat finns föreskrivet eller anges i avtal. För att undvika dyra hanteringskostnader skall således småbelopp betalas kontant, samlas till en större faktura eller påföras nästkommande faktura då detta är möjligt. 4.2.1 Faktureringstidpunkt Det är mycket viktigt att kunden mottar en korrekt och fullständig faktura. Fakturering sker enligt huvudregeln i Varbergs kommun i förskott, där så är möjligt. I övriga fall skall fakturering ske snarast efter godtagen, bekräftad och/eller avtalad leverans. Fakturaunderlag upprättas senast i samband med leverans av beställd vara/tjänst.