Verksamhetsplan för nämnd 2013

SOLLENTUNA KOMMUN Bilaga 3 Verksamhetsplan för nämnd 2013 Sammanställning nämndernas IT-planer - till kommunstyrelsen oktober 2012

Innehållsförteckning 1 Kommunstyrelsen 3 2 Barn- och ungdomsnämnden 7 3 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden 11 4 Miljö- och byggnadsnämnden 14 5 Kultur- och fritidsnämnden 17 6 Socialnämnden...21 7 Vård- och omsorgsnämnden 24 8 Trafik- och fastighetsnämnden 28 Verksamhetsplan för nämnd 2013 2(31)

1 Kommunstyrelsen 1.1.1 Nuläge för verksamheten Organisation och kompetens kring verksamhetsutveckling och verksamhetens ITsystem Ett större moderniseringsbehov föreligger inom kommunstyrelsens ansvarsområde. Främst gäller det utveckling av kommunens ekonomisystem, nya intranätet och infrastruktur för behörighetsstyrning samt e-tjänster. Kommunens dokumenthantering i Public 360 behöver vidare anpassning och utredningen av e-arkiv, behöver fortsatt fokus. Avsaknaden av stödsystem för inköp och för hantering av synpunkter och klagomål, samt verksamhetsstöd inom PLEX, HR och IT, är också exempel på saker som behöver ses över under 2013. För att effektivisera arbetet med styrning och ledning på olika nivåer i kommunen, behöver kompletteringar göras i form av ett nytt systemstöd. Detta tillsammans med pågående omarbetning av ledningssystem och styrprocesser, ska bidra till ökad kvalité på framtida beslutsunderlag. Den status som IT-infrastruktur har i kommunen gör att relativt stora IT-investeringar har gjorts under 2012. Fortsatt satsning behövs för att bygga ut den gemensamma plattformen till att hantera säker inloggning och e-tjänster med informationsutbyte även till medborgare och andra externa parter, vilket även öppnar upp för nya arenor för medborgardialog. 1.1.2 Kort sikt-år 1 Generellt för året 2013 gäller att ett antal system ska kopplas till Public 360 och att större anpassningar behövs om t.ex. PLEX ska lämna gamla system till förmån för Public. Ekonomisystemen behöver ses över och behovet av ett e-arkiv gör sig påmint då gamla system ska avställas. Nya intranätet kommer tas i bruk och behöver både anpassas och integreras mot andra system. Ett flertal system behöver uppgraderas och flera nya tillförs. Däribland ett nytt systemstöd för ledning och styrning, nyutveckling av etl verksamhetsstöd för stadsbyggnad, samt upphandling av bl.a. en ny planmodul. En helhetslösning för papperslös nämndhantering till kommunpolitikerna kommer att införas under 2013, förutsatt att beslut om införande och nya medel tillförs från politiken. Åtgärder inom IT-2013 Aktiviteter det kommande året som realiserar lösningar inom IT-området Nytt intranät ska implementeras och behöver inhämta information från flertalet system, däribland Public 360, för att möjliggöra god informationsspridning Under 2013 slutförs införandet av Raindances bokförings och projektmoduler Utvecklingen av elektroniska leverantörsfakturor fortsätter System för arbetsskador ska införas Upphandling och införande av ett friskvårdssystem FMS ska brytas loss från Winess och på sikt läggas över till 360 Verksamhetsplan för nämnd 2013

App för papperslös nämndhantering ska kopplas till 360, viss utveckling behövs 360 ska uppgraderas och det finns stora anpassnings- och utbildningsbehov kopplat till fortsatt införande i kommunen PLEX ska införa ett nytt verksamhetsstöd som inkluderar tidsredovisning. Maya (tidsredovisning) avvecklas då Läsplattor och smartphones behöver ett verktyg för installation och säkerhetshantering, varför ett MDM-verktyg kommer införas tillsammans med ny supportfunktion som avropats under slutet av 2012 Implementera att modernare kommunikationsverktyg för medarbetare i kommunen (Exempelvis någon form av chatt) Upphandling av nytt rekryteringssystem Aktiviteter som adresserar informations- och IT-säkerhet Inkoppling och säker åtkomst till kommuninformation från läsplattor ställer utökade krav på åtkomsthantering och delar av teknik och logik i dagens nätverk behöver byggas om Planeringen av e-tjänster och utökade plattformar för medborgardialog ställer nya krav på behörighetslösningar och infrastruktur BIBA, kommunens beslutsslödssystem kommer att integreras mot fler källsystem och jobbar med att ensa information Om förvaltningen har några särskilda krav på HW för sin verksamhet App för papperslös nämndhantering ställer krav på läsplattor som nytt arbetsredskap Säker inloggning med e-id ställer krav på kortläsare. Ett införande har påböijats under 2012 och kommer fortlöpa under 2013 tillsammans med att en översyn av dagens arbetsplatser (datorer) genomförs Andra större verksamhetsdrivna förändringsbehov Budget PLEX avser att flytta sin avtalshantering från systemet Pärmen.se, till Public 360. Bytet förutsätter ca 160 timmar utveckling i Public 360 PLEX ska upphandla en ny planmodell De tekniska förvaltningarna går samman i kravställning på ny lösning för hantering av digitala ritningar Gamla Winess och andra system som ska avvecklas behöver ett e-arkiv, eller annan lösning för att kunna avställas Dagens ekonomisystem inklusive budget och uppföljning behöver ses över. En förstudie ska genomföras där också samband med eventuellt systemstöd för kommunens inköpshantering beaktas Ovan beskrivna planer för 2013 beräknas rymmas inom befintlig budgetram med följande undantag: Utredning av nytt ekonomisystem kommer att bli omfattande. Det är nödvändigt att ta ett helhetsgrepp som omfattar mer än ett traditionellt ekonomisystem. Utredningen kommer därför utöver funktioner som redovisning, fakturering, och hantering av leverantörsfakturor även handla om stöd för budget, prognos, inköp m.m. Utredning av detta område beräknas kosta 1 miljon kronor. Verksamhetsplan för nämnd 2013 4(31)

Det saknas pengar för support och utveckling av intranätet. Endast driftkostnaderna finns med i 2013-års budget. Dessutom finns risk för dubbla kostnader för driften av två intranät (solsidan och det nya) under första halvåret. Det saknas pengar för att anpassa Public för åtkomst av filer i intranätets gränssnitt (se kommentar tidigare). Detta kan dock förmodligen hanteras under 2013 och åtkomsthanteringen får då utvecklas under 2014. För att klara ovanstående punkter krävs omprioritering inom 2013 års budgetram. Kända beroenden och förutsättningar för genomförande E-tjänsteplattform, kortinloggning, (eller annan 2-faktorsinloggning) och kommunens datanät, samt gemensamma katalogfunktioner för identitetshantering, är exempel på infrastruktur som behöver anpassningar för att möjliggöra nya sätt till åtkomst av källdata, e-ljänster, intranät. 1.1.3 Lång sikt - år 2, 3 & 4 Planer inom IT 2014-2016 IT-planer inom KLK 2014-2016 Verksamhetsanalyser gjorda under 2013 kommer troligtvis mynna ut i nya upphandlingar och införanden av nya IT-utvecklingsprojekt. E-utveckling beskriver vilka e-tjänster som ska utvecklas och vilken verksamhetsutveckling som ingår. De större initiativen listas nedan: Upphandling och införande av e-arkiv Nytt systemstöd vid anställning och avslut Översynen av ekonomisystem kommer att ge större utvecklings- eller upphandling och ett omfattande systembyte BIBA m.fl. system ska koppla GIS-data till sin information, vilket kommer förbättra internt arbete och lägga grunden för nya e-tjänster Ny planmodell ska införas Public 360 ska vidareutvecklas och nya anpassningskostnader uppslår då dagens små system ska lämnas till förmån för Public 360 Intranätet ska vidareutvecklas och blir ett nav för interna tjänster. Integration med Public 360 blir aktuellt när 360 axlat rollen som hela kommunens dokumenthanteringssystem Externa nätet kommer integreras med e-tjänsteplattformen och nya behörighetsplattformen, så att kommungemensamma tjänster för behörighetsstyrning och säker inloggning även kommer medborgarna till nytta Ett flertal verksamhetsstödsystem kommer att realiseras som molntjänster, vilket ställer nya krav på förvaltning av systemen samt fördelning av kommungemensamma kostnader Webben kommer behöva kompletteras med funktioner för interaktiva dialoger i framtiden (ett politiskt önskemål) Intranätet behöver tekniskt och innehållsmässigt anpassas för att bli bättre tillgängligt för mobila enheter Resursuppskattning Resursbehov utifrån ovan beskrivna utvecklingsplaner kommer att utredas under hösten Verksamhetsplan för nämnd 2013 5(31)

och sammanställas inför resultatanalysdagarna för 1CS. Övriga beroenden Många initiativ ställer krav på att identitets- och behörighetslösningarna är på plats. Även kommunens datanät och integrationstjänst behöver förändas och kompletteras inom vissa delar för att möta nya behov. Det finns etl större behov av IT-stöd och systemförvaltningskunskap ute i verksamheten, än vad dagens organisation hinner med, vilket även påverkar verksamheternas processutvecklingsarbete på ett negativt sätt. Ett arbete behövs för att ta fram en kommungemensam begreppsmodell. Det är av stor vikt för att höja kommunens informationskvalité och för att främja samverkan mellan förvaltningar. Det är också en förutsättning i framtagandet av e-tjänster, för att kommunens olika verksamheter ska kommunicera enhetligt i sin interaktion med medborgarna. Public 360:1 planen kan utläsas ett antal behov av integrationer till 360, så pengar för utveckling och utbildning i 360 är väsentligt. BIBA utgör grunden i ett kommande besluts- och ledningsstyrnings-system, varför utveckling med masterdata källor och fortsatt tillkoppling källsystem är väsentligt. Gl S-data behöver utvecklas och efterfrågas i allt fler sammanhang. Viktigt att varje system tar höjd för integrationskostnader och att den fulla potentialen nyttjas. Till exempel genom realisering av e-tjänster. Nya intranätet måste lyckas som informationsbärare och flera tunga integrationer kommer behövas för att få tänkta tjänster att fungera fullt ut. Ett antal större och mindre verksamhetssystem kommer införas under perioden, så att lösa åtkomst till gemensam data och gemensamma tekniklösningar får ännu större potential att skapa nytta. Verksamhetsplan för nämnd 2013 6(31)

2 Barn- och ungdomsnämnden 2.1.1 Nuläge för verksamheten De It-system som används inom barn- och utbildningskontorets verksamheter är uppdelade i två delar. Den ena är de system som är ett stöd i myndighetsutövningen. Den andra delen är de system som stöttar den pedagogiska och administrativa verksamheten för både personal och elever i skolan. För de system som hanterar myndighetsutövningen finns en tydlig och bra organisation samt en god kompetens hos förvaltningsledare och systemägare. Det finns ett behov av en organisation ute i skolorna för att säkerställa kompetens hos den administrativa personal i skolan som arbetar i systemen. Många och stora uppdateringar kring handhavande i systemen gör att det blir svårt för förvaltningsledare att hinna med uppföljning av administratörernas kompetens. Skolornas gemensamma lär- och samarbetsplattform, Google Apps, har en tydlig förvaltning på barn- och utbildningskontoret, men det finns ett behov att göra kontinuerliga uppföljningar av kompetensen ute i skolorna. En modell, PIIS (pedagogisk integrerad IKT i Sollentuna) för att göra uppföljning och mätningar av IT pedagogiska kompetenser, bl.a. då förmågor att jobba i kollaborativa miljöer som Google Apps, har tagits fram av barn- och utbildningskontoret och kommer att börja användas på skolorna under hösten 2012. Skolornas administrativa system (skolplattformar) saknar gemensam förvaltning då dessa kommer från en mängd olika leverantörer. Kompetens kring systemen finns ej på barn- och utbildningskontoret i dagsläget, vilket gör det svårt att säkerställa att tillräcklig kompetens kring systemen finns ute i verksamheten. Gränsdragningen mellan kontorets IKT-utvecklare och IT-enhetens medarbetare har blivit tydligare och samarbetet upplevs som bra och effektivt. Förvaltningsorganisationen för 1:1 är etablerad i samstämmighet med IT-enheten. En dator till varje elev, politiskt mål för 2013-12-31. Beställarorganisationen på skolorna måste säkerställas avseende kompetens i koppling till den pedagogiska visionen/målet Barn- och utbildningskontoret kommer att ta fram en kravspecifikation för kompetens kring IT i skolan (Integrerad IKT, wiki.edu.sollentuna.se/strategi). Miniminivå hos skolledning och support-personal på skolan. En handlingsplan för lärarnas kompetens kring Integrerad IKT tas fram i samarbete mellan IKT-utvecklare och skolledning för varje skola. Tre skolor, Helenelundsskolan, Tegelhagen och Djupdalsskolan, deltar tillsammans med skolor från andra kommuner i forskningsprojektet Unos Uno, forskning på effekterna av en dator per elev, 1:1. Projektet leds av forskare från Örebro universitet och Högskolan i Dalarna. Barn- och utbildningskontoret lanserade under 2012 Parasoll, www.sollentuna.se/parasoll. Parasoll är en kommunövergripande kommunikalionsplattform för lärare och pedagoger där avsikten är att sprida goda erfarenheter och arbetssätt. Administration Barn- och utbildningskontoret och verksamheterna använder sig av flera olika it-system och e-tjänster; barnomsorgsvalet och skolvalet görs via e-tjänst. Verksamhetsplan för nämnd 2013

1 samband med skolvalet läsår 2012-2013 använde barn- och utbildningskontoret Solen ett mätverklyg/digitala kartor, från Cartesia. Det var ett samarbete med miljö- och byggnadskontorets mät - och kartenliet. Verktyget användes för att stödja grundskolorna i avgörande av en elevs framtida skolplacering. Produkten måste vidareutvecklas och ge ännu tydligare mätningar då blivande elever ökar i grundskolans tidigare år. Det finns också behov av prognosverktyg kopplat till kaitor för att förbättra planeringsarbetet för lokalförsörjningen. Där behöver barn- och utbildningskontoret samarbeta med plan- och exploatering. Grundskolans ledning har från och med juni 2012 fått tillgång till IST-analys, stöd for uppföljning och utveckling. Systemet gör det möjligt för skolans ledning och kontoret att göra analyser och uppföljning av bland annat elevernas betyg och ämnesprovsresultat. Barn- och utbildningskontoret exporterar via verksamhetssystemet IST Extens årskurs 9 termins- och slutbetyg till Gymnasieantagningen, SCB samt ämnesprovsresultaten från årskurs 3, 6 och 9 exporteras under vårterminen till SCB. Varje hösttermin lämnas SCB-statistik per den 15 oktober, skolorna registerar in aktuell information i verksamhelssystemet Extens. Barn- och utbildningskontoret exporterar informationen via Extens till SCB. I väntan på att leverantören IST ska utveckla liknade verktyg i barnomsorgsplattformen för förskolor och fritidshem kommer kontoret att använda sig av manuell hantering i Excel format. Nya tekniska applikationer har tagits i bruk: Analys- och uppföljnings verktyget IST-analys används aktivt av barn- och utbildningskontoret och av grundskolans ledning. Utveckling av/inköp av applikationer för karttjänster och mätverktyg tex Solen Cartesia för bättre systemstöd till skolvalet. WinLas Nya skollagen och kravet på lärarlegitimation ställer karv på rätt utbildning hos lärarna. För att säkerställa rätt kompetens på skolorna behövs ett register med de kompetenser lärarna har. PA-Lön har införskaffat en modul i WinLas för detta ändamål. Var efter lärarna får sina lärarlegitimationer ska dessa registreras i verktyget. Arbetet kommer att påbörjas under 2012. 2.1.2 Kort sikt-år 1 Förvaltningsorganisationen 1:1. Tydliggöra processer och kontaktvägar för användarna in mot förvaltningen och externa intressenter som Tieto och QD. Förankra förvaltningsorganisationen ute i verksamheten. Teknisk infrastruktur är intrimmad för att underlätta omställningen av pedagogiken. Centralt i detta är stabila trådlösa nät på skolorna med tillräcklig kapacitet, av användaren upplevd enkel åtkomst till internet, anpassning mot skolornas lär- och samarbetsmiljö (Google Apps) samt att avveckla beroendet av SSDE miljön. Verksamhetsplan för nämnd 2013 8(31)

Kommunens webbaserade barnomsorgs- och skolvalsplattform har under hösten 2012 varit i bruk under ett år. Vidareutveckling av olika funktioner i systemet är planerat under läsåret for både kommunala och fristående skolor. Främja användningen av digitala tjänster och lärresurser genom deltagande i skolfederation.se som är en federationsljänst för gemensam inloggning som har skapats för att skolor ska kunna utnyttja många olika nätbaserade läromedel och pedagogiska Ijänster. Inkomstuppgifter - ger vårdnadshavarna möjligheter att anmäla sin inkomst via webben (förskolan) Åtgärder inom IT- 2013 Ny uppdaterad kontohantering på plats i enlighet med kommunens riktlinjer. Bättre och enklare åtkomstlösning för elver och lärare genom att vi anpassat system till ny IAM infrastruktur. Provisionering mot Google Apps, använda Google Apps Directory Sync (GADS) eller motsvarande för att hämta information från kommunens metakatalog. Uppfylla de tekniska kraven som skolfederation.se ställer för inloggning och kontohantering. Samarbete med Datainspektionen, Google och övriga användare av molntjänster för att hantera kraven i Personuppgiftslagen, PUL. Ta fram handlingsplan för- och genomföra utbildningsinsatser i skolan kring hantering av allmänna handlingar. Budget Då planen enbart visar intentioner och de olika planerade åtgärderna/aktiviteterna ännu inte har kunnat prissättas behöver avstämning göras innan förändringar sker. Kända beroenden och förutsättningar för genomförande Ny Metakatalog måste finnas på plats för atl vidareutveckling av Google Apps som läroch samarbetsplattform ska kunna genomföras. Säkerställa att dialog förs med Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret, då främst Rudbeck, och att Rudbeck har rimliga förutsättningar att bedriva parallellt förändringsarbete i syfte att möta tekniska såväl som pedagogiska förändringar som nämndens satsningar innebär. 2.1.3 Lång sikt - år 2, 3 & 4 Planer inom IT 2014-2016 Harmonisering av skolornas skolplattformar Se över eventuella fördelar samt vid behov undersöka möjligbeter att integrera skolornas dokumenthantering i Google Apps med Public360. Prognoser - verktyg för beläggningsöversikt samt statistik Verksamhetsplan för nämnd 2013

Uppdatera kö val - köuppdateringsfrågor till vårdnadshavarna skickas via e-post från verksamhetssystemet. Hela köbilden blir mer aktuell tex inför det placeringsarbete som ska göras till augusti Skolvalet: infl^t/utflytt/byte o SCB-statistiken för förskola och grundskola, behöver vidareutvecklas av leverantören IST. Resursuppskattning Ett förarbete med att beräkna tiden för de resurser som nämnden kommer att behöva från IT-beställarenheten finns med i de riktlinjer för utveckling och etablering av Integrerad IKT i skolorna. IT-beställarenheten är delaktiga i dessa diskussioner. övriga beroenden Nämnden är beroende av en lösning kring PUL och användandet av Google Apps som lär- och samarbetsplattform i skolan. Google kommer att behöva anpassa sina avtal för att följa gällande lagstiftning samtidigt som Sollentuna behöver förankra användandet av Google Apps ute i verksamheten på ett sådant sätt att fel information ej hanteras i molntjänsten. Verksamhetsplan för nämnd 2013 10(31)

3 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden 3.1.1 Nuläge för verksamheten Utbildnings- och arbetsmarknadskontorets verksamheter redovisar årligen ITanvändning och utveckling för den kommande fyraårsperioden till utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Planen utgör också grunden för verksamheternas interna budget. Rudbeck Rudbeck omfattar idag runt 2.000 elever, delvis från hela Sverige, och cirka 230 anställda. I verksamheten används ett tusental datorer, med hundratals program, uppkopplade till något av Rudbecks eller kommunens nätverk. Nuvarande nätverk är inte alltid integrerade och har heller inte kapacitet att klara av en-till-en fullt ut. En avgörande faktor för att nå framgång med en-till-en är kompetensen att nyttja dessa redskap i undervisningen. Idag råder troligen stor variation i hur rustade vår personal är i detta. I övrigt har Rudbecks elever och personal lämnat Microsofts e-postmiljö till förmån för Google. Utöver e-post har vi där tillgång till övriga verktyg i Google Apps. Inför läsåret 2012-2013 har systemen för verksamhetsplanering och lärplattform flyttats, från Procapita & Rexnet/EdWise (Tieto Sweden Healthcare & Welfare AB) till Schoolsoft och Google Apps. Grundplaneringen sker dock fortfarande i Novaschem (Nova Software AB). I skrivande stund tycks övergången ha skett framgångsrikt. Rudbecks del i Sollentuna kommuns e-vision uppfylls i stort via www.rudbeck.se. En digital mötesplats för Rudbecks personal, elever och vårdnadshavare (som inle alltid bor i Sollentuna kommun) finns numer i Schoolsoft. För ledning och administration vid Rudbeck finns flera digitala verktyg som tillhandahålls antingen av Rudbeck eller av kommunen centralt. All personal har dessutom tilldelats en mobiltelefon, ansluten till kommunens växel. För att på kort sikt hantera programlicenser, framför allt vad gäller äldre operativsystem i nuvarande datasalar och vagnar, har ett avtal tecknas med Microsoft Cooperation för läsåret 2012-2013. Kunskapsparken Kunskapsparken har sedan hösten 2011 lagt ut kurserna via webben där ansökning och antagning till grund- och gymnasiekurserna sker. Ansökan sker vid 5 tillfällen under året. Antalet ansökningar är ca 2000/år. Utbudet är gemensamt för tio kommuner som har upphandlat kurser/utbildningar av 24 utbildningsanordnare. Ett utvecklingsområde pågår med att öka kommunikationen via webben med både anordnare och sökande/studerande. Verksamhetsplan för nämnd 2013

3.1.2 Kort sikt-år 1 Åtgärder inom IT-2013 Upprustning av Rudbecks infrastruktur För att anpassa Rudbecks infrastruktur till en miljö där var och en har minst ett nätverksanslutet red-skap, behöver vår nätstruktur rustas upp. En översyn har därför genomförts, med ambitionen att skapa ett enda nät på skolan, med trådlös kapacitet för tusentals samtidiga användare. Ett "nytt nät" väntas finnas på plats kring årsskiftet 2012-2013. Införandet av Schoolsoft på Rudbeck Schoolsoft infördes på Rudbeck i och med start av läsår 2012/13. En löpande dialog förs med Schoolsoft om förbättringar för Rudbecks användare och en linjeorganisation för ansvar på olika områden införs. Förändringar i systemet sker löpande. Under 2013 tas löpande beslut om funktioner och på vilket sätt vi ska använda Schoolsoft. Omvärldsspaning, schemaläggningssystem System för ledning och administration vid Rudbeck är under ständig utveckling men är inte alltid under vår kontroll. Av de vi själva råder över har vi bland annat etl samarbete med Lundin Sveijer Utvärderingar AB kring utvecklingen av ett schemaläggningssystem för flera samtidiga användare, ett system för uppföljning av lärartjänster med mera. En-till-en via I-pads på utvalda program, Rudbeck Under läsåret införs en-till-en på programmen ES, SA/Media, åk 1 och 2. 250 elever tilldelats en egen dator av Rudbeck, varav runt 100 är ipad's (Apple Inc). - Budget Kunskapsparken ska effektivisera samarbete och administration med sina utbildningsanordnare så att de kan lämna närvarorapportering samt betygssättning direkt i en webbportal. Utveckling av webbansökan skall genomföras för sökande till svenska för invandrare (sfi). Kunskapsparken ska utveckla en webportal där svenska, engelska, matematik kan prövas via Kunskapsparkens hemsida. Hemsidan ska även ombesörja effektiv studievägledning. Budget för Schoolsofts införande inbegriper även avveckling av tidigare plattform, Rexnet, Tieto. Denna kostnad är budgeterad till 0,2 Mkr för 2013.1 vilket tempo som en-till-en införs på Rudbeck under 2013 är beroende av det ekonomiska läget, se 1.2.3 nedan. Beräknat Investeringen i nytt nätverk beräknas till 3,0 Mkr. Kända beroenden och förutsättningar för genomförande Prognosen för Rudbecks ekonomiska resultat för 2013 visar på ett stort underskott. Satsningen med utbyggnaden av en-till-en är beroende av atl en balans hittas mellan intäkter och kostnader. Detta arbete pågår ocb redovisas löpande för AU, UAN. Verksamhetsplan för nämnd 2013 12(31)

3.1.3 Lång sikt - år 2, 3 & 4 Planer inom IT 2014-2016 En-till-en Som framgår ovan strävar Rudbeck mot att inom några år erbjuda en-till-en. Detta ställer i sin tur krav på vår ekonomi, vår infrastruktur och framför allt våra lärares förmåga, så att dessa resurser verkligen används effektivt i undervisningen som ett pedagogiskt verktyg. Under de kommande åren innebär detta följande åtgärder: Utveckling av personalens kompetens och arbetssätt Finansiering av bärbara datorer till alla elever. Planeringen av införandet av en-till-en inkluderar en avveckling av dagens datasalar och -vagnar. Denna avveckling möjliggör också en avveckling av det gamla operativsystemet Windows XP (Microsoft Corporation). Lejonparten av de gemensamma lagringsmöjligheter som idag erbjuds på Rudbecks eller kommunens servrar kommer också att avvecklas, till förmån för lagring i "molnet". Bland många andra erbjuder Google denna tjänst, gratis. När alla har tillgång till en bildskärm genom en-till-en behöver dessutom behovet av utskriftsmöjligheter ses över - och reduceras. Införandet av en-till-en kommer även att ställa krav på klassrummen, bland annat så att arbetsplatserna blir ergonomiskt genomtänkta och att elförsörjning, ventilation med mera anpassas. Vad gäller passersystem och säkerhetsteknisk utrustning arbetar vi med att sucessivt lämna det gamla passersystemet (Bewator) till förmån för det som kommunen upphandlat av YIT. Resursuppskattning Kostnader för IT i allmänhet finns i verksamheternas separata budgetar. Rudbeck gör uppskattningen att en sammanlagd kostnad för IT-området under 2013-16 rör sig om ca Cirka 7,0 Mkr per år, exklusive bemanning. övriga beroenden I dag har Rudbeck två anslutningar till Internet - en via Solnet och ett eget abonnemang. En del i att bygga ett nytt nätverk innefattar ökad kapacitet (mera) och ökad redundance (flera) i dessa anslutningar. En del i detta är således att Solnet förbättrar sin kapacitet. Verksamhetsplan för nämnd 2013 13(31)

4 Méljö- och byggnadsnämnden 4.1.1 Nuläge för verksamheten Miljö- och byggnadskontoret (MBK) äger och förvaltar följande it-system och programvaror: Kartdatabas över kommunens primärkarta (utgör bl a underlag för bygglovhandläggning och detaljplaner samt kommunens externa webbkarta). CAD-verktyg för kartframställning. SOLEN, kartbaserat handläggarstöd som används på de samhällstekniska förvaltningarna MBK samt PLEX (plan- och exploatering) m fl. ECOS, ärendehanteringssystem för miljö- och hälsoskyddsenheten. CASTOR, ärendehanteringssystem för bygglovenheten. COMPRIMA, webbaserat digitalt bygglovarkiv för avslutade och arkiverade bygglovhandlingar. Förvaltningen sköter på uppdrag av kommunledningskontoret driften av kommunens fastighetsregister och befolkningsdatabas TEFAT. Systemförvaltningen är uppdelad på de enheter som använder systemen i sina respektive verksamheter och varje enhet har en systemägare och en systemförvaltare för de egna systemen. Respektive enhet agerar självständig beställare tillsammans med förvaltningschefen, men förvaltningen har i dagsläget bara en person med specialistkompetens inom it, denna person arbetar därmed för samtliga enheter inom förvaltningen. Under hösten 2012 kommer bygglovenheten (BLE) uppgradera CASTOR till senaste version och förarbetet har pågått sedan början av året. Under vintern/våren/sommaren har BLE fått ett nytt digitalt system för arkiverade bygglovhandlingar (COMPRIMA) och hela det analoga mikrofilmade arkivet har digitaliserats. Det digitala systemet innebär en väsentlig förbättring av sökbarhet och tillgänglighet till arkiverade bygglovhandlingar. Nuvarande arkiv omfattar ca 193 000 bilder. Mät- och kartenheten (MKE) har tillsammans med IT-enheten inlett ett arbete att inventera och tydliggöra kommunens behov av geografisk information och geografiska informationssystem (GIS). Arbetet kommer utmynna i en GIS-strategi samt ett utökat strategiskt arbete på området GIS inom hela kommunen. 4.1.2 Kort sikt-år 1 Kontoret kommer rekrytera en person med specialistkompetens inom GIS samt IT för att ha resurser för verksamhetsutveckling både inom GIS och kontorets allmänna ITbehov. Kompetensen kommer delvis alt nyttjas och bekostas av IT- enheten för kommunövergripande GIS-arbete. Om ansvaret och kostnader för GIS- relaterat arbete ska ramfinaniseras, vilket MBK föreslår, bör även större delen av denna tjänst ramfinaniseras från 2014. Verksamhetsplan för nämnd 2013 14(31)

Åtgärder inom IT- 2013 Generellt MBK/MBN SMS-tjänster ska införas under 2012-2013, tidplanen för införandet styrs av när den tekniska plattformen är driftsätt och användbar. Införandet styrs också av de tekniska krav som SMS-tjänsten ställer på användandet. Kontoret ska under 2013 se över vad de egna systemen har för stöd för mobila plattformar. Alla enheter på MBK ska under 2013 analysera vilka alternativ som fmns och planera för e-tjänster. Miljö- och hälsoskyddsenheten (MHE) MHE har ett behov av att förnya verksamhetssystemet ECOS, då det är ett omodernt system med förekommande störningar. Arbetet med att ersätta ECOS med ett modernt system bör påbörjas under 2013, första aktiviteten blir att genomföra en förstudie över vad som är lämpliga alternativ. Ett byte av programvara inkl. migrering av databas bör kunna påbörjas årsskiftet 2013/2014. Mät- och kartenheten (MKE) Påbörja en förstudie för byte av SOLEN till ett modernare system. Förstudien ska fokusera på vad som finns på marknaden samt vilka behov och krav som finns i kommunen. GIS-strategiarbetet är en del i detta. Förstudien bör påbörjas efter årskiftet 2012/2013 och genomföras under 2013 för att ett utbyte ska kunna påböljas 2014. Bygglovenheten (BLE) BLE kommer arbeta in rutinerna med den nya versionen av CASTOR, dock förväntas det mesta vara på plats under hösten 2012. Ett arbete som kommer bli nödvändigt att utföra är en integration mot Public 360. Detta arbete förväntas pågå under 2013. Det digitala bygglovarkivet COMPRIMA är inte specificerat för åtkomst utanför Sollentuna kommuns kommunhus. Behoven av det bör utredas och om det kan införas inom ramen för given lagstiftning (främst PuL). En förstudie måste genomföras i samråd med kommunjuristen och övriga berörda personer. Budget Möjliga kostnadsposter: förstudiearbetet med att ersätta SOLEN förstudiearbetet med att ersätta ECOS integration av CASTOR mot Public 360 SMS-tjänster kostnadsanalys för mobila plattformar förberedelser för e-tjänster Det finns inga särskilt anvisade medel för arbetet med ovanstående under 2013. Arbetet utgår från befintliga resurser hos verksamheterna. Verksamhetsplan för nämnd 2013