1. Roller och ansvar kring kundprocessen 1.1 Omsorgshandläggarens roll; Vid beslut om trygghetslarm: Ansvarar för att alltid skicka beställning för digitalt lås till låssamordnaren, via bevakning i Procapita, för kunder som beviljats trygghetslarm. Vid beslut om hemtjänstinsatser där det är uppenbart att kund ej kan öppna själv: Ansvarar för att i samband med det första beslutet om hemtjänst skicka beställning för digitalt lås till låssamordnaren, via bevakning i Procapita. Vid byte av hemtjänstutförare: Ansvarar för att i samband med att kund byter utförare meddela låssamordnaren, via bevakning i Procapita, om den nya utföraren. Vid avslut av kund: Ansvarar för att skicka beställning, via bevakning i Procapita, för nedmontering av digitalt lås till låssamordnaren. 1.2 Hemtjänstutförarens roll; 1 (6)
Vid förändrat behov: Ansvarar för att lägga en beställning av digitalt lås via e-tjänsten till låssamordnaren för kunder som t ex inte längre kan komma och öppna dörren för personalen, eller inte hör när personalen knackar på dörren. Ansvarar för att ta bort behörighet i de fall där kund kan/vill öppna dörren själv. Beställning skickas via e-tjänst https://service.varberg.se/dig Vid behov av övriga utrymmen: Ansvarar för att lägga en beställning av digitalt lås via e-tjänst till låssamordnaren för allmänna utrymmen, t ex soprum och tvättstugor. 1.3 HMS roll 1.3.1 Låssamordnarens roll; Ansvarar för att dokumentera vilket lås kund har under Nyckel i Procapita. Följande struktur skall användas: Låstyp ID Placering (Om låset sitter på ett avvikande ställe) Exempelvis: Kund har Duo-lås (DUO 5049) Kund har Gömma (5072) Ansvarar för att ta emot beställningar via e-tjänst samt Procapita för nymontering samt nedmontering av digitala lås. Ansvarar för att kontrollera att samtycke finns från fastighetsägaren innan beställning av nymontage går vidare till Hjälpmedelsservice (HMS). Kontrollen görs i samtyckesregistret (F-katalog; Myndighetsavdelningen; Digitala lås) 2 (6)
Finns inte samtycke från fastighetsägare i samtyckesregistret, måste samtycke hämtas in. Samtycket ska vara skriftligt och därför skickas dokumentet Information till fastighetsägare till aktuell fastighetsägare. (F-katalog; Myndighetsavdelningen; Digitala lås). * Om fastighetsägaren inte givit sitt samtycke, får utföraren, i väntan på samtycke och installation, använda traditionell nyckel, med sedvanlig nyckelkvittens. Ansvarar för att ta emot samtycke från fastighetsägare och registrera samtycket i fastighetsregistret. Ansvarar för att överlämna samtyckesblanketten för diarieföring som inkommen handling. (Administratör, postmästaren) Ansvarar för att överlämna beställningar på lås till HMS. Ansvarar för att informera fastighetsägaren vid behov av portnycklar. Ansvarar för att meddela Räddningstjänst Väst och respektive hemtjänstgrupp att låset är uppmonterat. Ansvarar för att lägga behörigheter på låsen Ansvarar för att kundens byte av utförare blir gjort enligt beställning. Vara support när nycklar är ur funktion och byte av de digtala nycklarna, samt kontrollerar skåp och lås. 1.3.2 Hjälpmedelsteknikernas roll; Ansvarar för upp- och nedmontering av lås, inklusive bokning med kund. Ansvarar för att åka på akuta felärenden på de digitala låsen. 3 (6)
2. Ansvar kring det digitala låssystemet 2.1 Utförarnas ansvar; Ansvarar för att beställa nya nycklar/borstar via e-tjänsten. Vid beställning av nycklar kontaktar låssamordnaren utföraren vid leverans. Ansvarar för att anmäla trasig nyckel via e-tjänsten. Uppge fel, hemtjänstgrupp samt kontaktperson. Nyckeln returneras till Hjälpmedelservice Kardanvägen 15, 432 32 Varberg Ansvarar för att lägga upp och ta bort sin personal i CAW (Administratörssystemet för låsen). Systemet nås via nedanstående länk: https://caw8.swedlock.se/cyberauditweb/ Vid upp- och nedmontering kan utföraren komma att bli kontaktad av Hjälpmedelservice för monteringsdatum. 3. Ansvar för nyckelkvittenser Räddningstjänsten Väst ansvarar för nyckelkvittenser för alla kunder med trygghetslarm. Hemtjänstutföraren ansvarar för nyckelkvittenser för sina respektive kunder som enbart har hemtjänst (ej hemtjänst och larm). Överlåtelse av nyckelkvittens Vid byte av utförare skall en nyckelkvittens ske mellan utförarna. 4 (6)
Om kund med enbart hemtjänst beviljas trygghetslarm, skall en nyckelkvittens ske mellan hemtjänstutföraren och Räddningstjänsten Väst. Blankett för nyckelkvittens finns under varberg.se för externa utförare samt i Atlas för egenregin. 4. Kris och beredskap Nätverksavbrott; Vid nätverksavbrott fungerar skåpen offline. Det går att arbeta även om skåpet är offline. Skåpet är offline när det inte finns en * efter Ready på skärmen. Låssamordnaren övervakar att skåpen är online. Strömavbrott/systemhaveri; Kontakta Räddningstjänsten Väst på kommunsamordningscentralen på telefonnummer: 010-219 3000 för utkvittering av nödnycklar. Vid förlust av digital nyckel dagtid (08:00-16.00): Om en digital nyckel förloras under dagtid ring låssamordnaren på telefonnummer: 0709-421 210 för att spärra nyckeln. (En ny nyckel kan inte utlämnas förrän den gamla nyckeln har spärrats) Vid förlust av digital nyckel övrig tid: Om en digital nyckel förloras övrig tid ring Swedlock på telefon till deras växel: 0479-432 900. 5 (6)
5. Kostnadsfördelning Utföraren står för nyinköp av nycklar, borstar, skåp samt flytt av skåp vid byte av lokal. 6. Övrigt Om en digital nyckel är skadad/böjd/tilltygad, skall låssamordnaren ommedelbart kontaktas för att felanmäla nyckeln/låset. Om brukarens egen nyckel går av behövs ingen ny nyckelkvittens då en ny nyckel normalt har samma nummer som den gamla. Om nyckeln/låset går sönder bär verksamheten kostnaden för en ny nyckel och ev ny nyckelgömma. 6 (6)
Lathund för V20S Skåp SMARTA NYCKLAR OCH LÅS Swedlock AB Södra Portgatan 44 283 50 Osby Org.nr. 556746-5843 Tel 0479-43 29 00 info@swedlock.se www.swedlock.se
Cyberlock FAQ V20S Underhåll av nycklar, lås och skåp. På stift & kontaktytor kan det med tiden skapas beläggning. För att öka hållbarhet & funktion är det viktigt att kontinuerligt rengöra dessa med stålborste. När man lämna tillbaka sin nyckel i skåpet, ta för vana att alltid rengöra nyckeln samt kontrollera att nyckeln dyker upp på skärmen. Då har den kontakt. Skåpet piper Skåpet larmar om en nyckel tas ur skåpet på ett felaktigt sätt, sätt tillbaka nyckeln. Skåpet larmar om en nyckel har dålig kontakt och glappar, ta ut nyckeln och rengör den. På skärmen står det: Wrong Vault: Ditt kort eller din kod har inte tillgång till det skåpet. Du har en nyckel utcheckad från ett annat skåp. Faild to programing key: Programmeringen av nyckel misslyckades, prova igen. Detta kan hända om det är svajning i strömtillförsel eller nät. Please returne key: Lämna tillbaka den nyckel du checkat ut tidigare. Har du redan lämnat tillbaka din nyckel har den inte fått någon kontakt med skåpet. Jämför skåp och skärm, ta ut den nyckel som inte syns på skärmen och rengör den med metallborsten. Rengör även platsen där nyckeln satt och sätt tillbaka nyckeln. Skåpet har inte fått tillräckligt med information för att avgöra om nyckeln är okej. Skåpet tar inte emot denna nyckeln. Detta kan hända om nyckeln är lostad.
Nyckeln tillhör inte detta skåpet. Nyckeln finns i skåpets lista av godkända nycklar, ett fel har uppstått när skåpet försöker kommunicera med nyckeln. Detta kan hända när nyckeln har dålig kontakt, eller om den är personlig. Nyckeln finns i skåpets lista av godkända nycklar och är fulladdat. Nyckeln finns i skåpets lista av godkända nycklar och laddas. Ta ut nycklar från skåpet För att öppna luckan och rengöra smutsiga nycklar slå in managekoden följt av #. Ska man ta ut en nyckel ur skåpet för att skicka den på renovering eller byta ut den, bör man ta bort den från skåpet både manuellt och i det administrativa systemet. Managekod # 888 #, Då är skåpet i Ta ut nycklar-läge och numrering på nycklarna syns på skärmen. De första 8 nycklarna får nummer 1 8 och finns synliga på skärmen, genom att trycka på 9:an kommer nästa rad med nycklar få nummer 1 8. Välj vilken nyckel som ska tas bort genom att trycka rätt nummer. När nyckeln tas bort på detta sätt tas den även bort i det administrativa systemet. Nyckeln fungerar inte: Den blinkar inte. Strömmen är slut. Nyckeln blinkar grönt när den är laddad, rött när det går under 40%. Rengör nyckeln och sätt in den i skåpet. Laddar klart på ca:20 min Den lyser rött när jag sätter in den i låset. Tiden på nyckeln har gått ut, plocka ut en ny nyckel. Nyckeln inte tillgång till detta låset eller är den felprogrammerad. Men blinkar grönt. Nyckeln får ingen kontakt med låset. Rengör både nyckel och lås för att få kontakt. Det går inte att öppna låset, nyckel passar inte i låset. Om man tappat låsskallen (klumpen) så kan låset buckla sig. FIX: Lirka så att man får kontakt. Åtgärd: Kontakta support@swedlock.se så tar vi oss en titt på det.
Det går inte att få ut låsskallen/ vrida runt nyckeln. Låsskallen/ haken är fastfrusen. Fix: Knacka lite, värm & ta i. Åtgärd: Se till att det inte kommer in vatten i gömman, ta inte in låsskallen för då bildas kondens. Trasig nyckel: Misstänker du att din nyckel är trasig ta kontakt med en administratör. Admin Under Invalide CyberKeys kan det stå tex. Key belongs to Vault: XXXXX. Då har nyckeln hamnat i fel skåp. Personal key issued to XXXXX. Detta är en lostad nyckel som hittat tillbaka.* Key is issued as a personal key. Detta är en lostad nyckel som hittat tillbaka. Invalid CyberKeys K-00000000. Denna nyckel har dålig kontakt med skåpet och behöver rengöras. Key count would exceed the number of available sockets. Det finns för många nycklar kopplade till skåpet (max 20 nycklar per skåp). Under Missing keys: Listas nycklar som fortfarande är bundna till skåpet men har på felaktigt sätt tagits bort (tappat kontakten, personal har tagit ut fel nyckel, osv) eller om en nyckel blivit lostad hamnar den också där. Tiden i loggen stämmer inte. Öppna portarna till den globala tids servern eller så får man ändra till kommunens tids server fysiskt på skåpet. Skåpet är offline. Starta om skåpet. 1. Slå in Manage koden. 2. Slå sedan in 444#, så startar skåpet om sig. eller Dra ut sladdarna och sätt i dem igen. Kolla med IT-avdelningen, är IP-adressen bytt? Ibland krävs det mer än en omstart för att skåpet ska gå online igen. Det ska vara en *efter READY* på skärmen då är skåpet online.
Att LOSTA en nyckel: Gå in i Key list, klicka på personen tryck på properties och under rubriken LOST Key klicka på status och bocka i this key is lost och save= Personen kan nu ta ut en ny nyckel.