Sida: 1 (9) Global Week 2014 Kommunikationsplan
Sida: 2 (9) Innehåll Bakgrund... 3 Projektidé Global Week 2014... 3 Kommunikations- och aktivitetsplan... 3 Kommunikationsmål... 4 Målgrupper... 5 Kommunikationens kännetecken... 5 Budskap... 6 Grafisk form... 7 Kommunikationsansvar... 8 Budget... 9 Aktivitetsplan för kommunikation... 9 Referenser... 9
Sida: 3 (9) Bakgrund Göteborgs universitet strävar efter att vara ett alltigenom globaliserat lärosäte där det globala engagemanget är centralt i all verksamhet. Som ett led i detta arbete anordnas årligen Global Week. Vid Göteborgs universitet bedrivs högkvalitativ forskning kring globala frågeställningar och utmaningar. Global Week ska bidra med ökad kunskapsspridning och bildning om globala frågor genom att universitetets forskning med anknytning till dessa frågor synliggörs för studenter, anställda och allmänheten. Global Week är även ett sätt för Göteborgs universitet att bidra till den offentliga debatten genom att bjuda in externa och aktuella talare. Projektidé Global Week 2014 Genom att arrangera och genomföra Global Week 2014 med global hälsa som tema bidrar projektet till ökad synlighet av forskning och utbildning kring globala frågeställningar vid Göteborgs universitet Avgränsning Global Week 2014 kommer inte, som tidigare år, att innefatta marknadsföring av möjligheter till studentutbyte. Under 2014 kommer det inte heller att arrangeras ett Staff Training program från. Enskilda fakulteter eller enheter kan dock komma att arrangera liknande evenemang under veckan. Kommunikations- och aktivitetsplan Detta dokument är en kommunikationsplan på Göteborgs universitet för att stödja arbetet med Global Week 2014. Informations-, kommunikations- och förankringsinsatser är viktiga framgångsfaktorer i projektet. Alla informationsinsatser kopplade till projektet ska utgå från kommunikationsplanen. Kommunikations- och aktivitetsplan är i första hand ett verktyg till stöd för de personer som ska kommunicera projektet, men är också viktiga redskap för att göra arbetet så transparent som möjligt för medarbetare och studenter. Enligt den nyligen beslutade Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet ska kommunikation ska föregås av analys, vara relevant och ske på ett genomtänkt och strukturerat sätt. Global Weeks kommunikationsplan är ett led i detta arbete. Till kommunikationsplanen finns en levande bilaga, som kontinuerligt uppdateras: Aktivitetsplan för kommunikation, som mer detaljerat listar planerade och genomförda informations- och kommunikationsinsatser inom Global Week. Syftet med en kommunikationsplan Syftet med en kommunikationsplan är att: förtydliga ansvarsfördelning och kommunikationens kännetecken synliggöra budskap, intressenter och kanaler/fora för kommunikation, information och förankring
Sida: 4 (9) Syftet med en aktivitetsplan för kommunikation Aktivitetsplanen för kommunikation är en separat bilaga som löpande uppdateras. Syftet med den är att på ett strukturerat och mer detaljerat sätt tydliggöra: planerade och genomförda informations- och kommunikationsinsatser vad som ska kommuniceras alternativt informeras om när hur vilka olika intressenter som berörs/involveras vem som ansvarar för att ta fram underlag vem som ansvarar för att genomföra planerad aktivitet Kommunikationsmål kommer att dokumentera och utvärdera Global Week 2014. Detta kommer att ske i form av dokumentation av antalet åhörare vid respektive evenemang, en självvärdering av projektet samt en sammanställd utvärdering som utgår från ett utvärderingsmöte med inblandade parter. Projektmål Global Week 2014 ska vara ett programpaket som väl speglar bredden inom utbildning och forskning vid Göteborgs universitet. Programmet ska innehålla belysa de utbildnings- och forskningsområden vid Göteborgs universitet som har koppling till global hälsa, men också bestå av föreläsningar av aktuella och intressanta externa talare med koppling till årets tema. Effektmål Att förstärka Göteborgs universitets profil som ett globalt lärosäte Att belysa den utbildning och forskning med kopplingar till globalisering som bedrivs vid Göteborgs universitet Att öka kunskapen om globala frågor och stimulera till en aktiv och levande debatt Att i ökad utsträckning bidra till samhällsdebatten kring global hälsa genom att samla nationell och internationell expertis inom området. Kommunikationsmål Att stödja projekt- och effektmålen med hjälp av kommunikation? Bidra till en god och tydlig dialog med företrädare för institutioner och fakulteter Minst fördubbla antalet åhörare vid Annual lecture jämfört med 2013. Ökad kännedom om Global Week som evenemang
Sida: 5 (9) Målgrupper Projektets målgrupper delas in i två grupper: primära och sekundära. Primära målgrupper är de som större delen av aktiviteterna och därmed kommunikationen riktar sig till. Dessa styr utformning av budskap, tilltal och ton samt avsättning i budget för kommunikationen. Sekundära målgrupper är också viktiga för projektet och delar av kommunikationen riktar sig specifikt till dessa. Primära målgrupper Anställda och studenter Målet är att det ska finnas någonting som tilltalar många. Global hälsa är ett brett ämne och innefattar naturligt medicin, men även den sociala biten som t ex ojämlikhet, fattigdom, miljö etc. Veckan marknadsförs nära studenterna, dvs. i de miljöer de vistas. Programmets punkter behöver vara varierande och intressanta, med dynamiska och interaktiva inslag (som t ex debattpanel, Science slam eller liknande). Sekundära målgrupper Allmänheten och övriga intressenter Veckan marknadsförs som ett unikt tillfälle att få en samlad bild av vad som pågår inom universitetet när det gäller forskning och utbildning inom området global hälsa. Kontakt bland annat tagits med vissa parter utanför universitetet för att undersöka möjligheter till samverkan, exempelvis representanter för Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad. Personal- och budgetresurser ger inte något utrymme att ha alla som målgrupp. I skrivande stund finns inga beslut tagna om vilka eventuella externa samverkanspartners som finns. När dessa är identifierade kommer riktade kommunikationsinsatser planeras in specifikt mot dessa, för att få mesta möjliga effekt. Kommunikationens kännetecken Global Week ska vara öppet och tillgängligt för många olika målgrupper, med olika förkunskap om globala frågor. Därför är det extra viktigt att all muntligt och skriftlig information om arrangemanget är inkluderande. Det betyder exempelvis att den har en populärvetenskaplig ton, är inbjudande, rakt och enkelt formulerad. ansvarar för att arrangera ett program i Vasaparken för måndag och torsdag i vecka 47. Programmet för dessa två dagar kommer att vara på engelska. Fakulteter/ institutioner uppmuntras att bidra till programmet med fakultetsspecifika program övriga dagar. Programpunkterna för de fakultetsspecifika aktiviteterna kommer företrädesvis att hållas på engelska, med reservation för innehållets natur. ansvarar för att samordna och marknadsföra det sammantagna programmet för Global Week.
Sida: 6 (9) Budskap Här finns ett kortfattat och övergripande projektbudskap, som bör användas i såväl muntlig som skriftlig information om Global Week. Budskapet är formulerat för att: Ge stöd åt ansvariga inom projektet Bidra till att göra projektet så begripligt som möjligt för våra målgrupper Bidra till att skapa enhetlighet och trygghet Genom enhetlighet, trygghet och begriplighet: bidra till att skapa vilja till engagemang Bidra till att uppnå våra projekt- och kommunikationsmål Global Week på Göteborgs universitet Göteborgs universitet har en vision om forskning som påverkar och utbildning som förnyar. Om att vår verksamhet genomsyras av ett globalt engagemang och en dialog med omvärlden. Vi vill vara en attraktiv arbetsplats och samarbetspartner. Vi bidrar till en bättre framtid. Global Week är en del av detta arbete. Under en vecka varje år lyfter vi fram exempel på hur vår forskning och utbildning belyser komplexa, globala frågeställningar. Projektidé och tema 2014 Global Week 2014 har fokus på global hälsa. Vi inspirerar, nätverkar och debatterar. Tillsammans synliggör vi världen, Sverige och Göteborg. Hur vår forskning och våra utbildningar belyser komplexa, globala frågeställningar. Vi bjuder också in internationella experter och samarbetar med externa aktörer inom området. Temat kan vi belysa på många olika sätt, till exempel utifrån perspektiven: migration, allas rätt till hälsa, mänskliga rättigheter, jämlikhet, medicin, miljö, integration, socialt arbete, humaniora, hållbar utveckling, design och hälsoekonomi. För att nämna något. Boka in Global Week 17-21 november. Vem gör Global Week? Global Week är något vi gör tillsammans. Institutioner och fakulteter och andra intresserade aktörer bidrar med idéer, presenterar erfarenheter från sin forskning och sina utbildningar. Representanter för olika delar av verksamheten finns med i både styrgrupp och programgrupp, som bidrar till planering av programmets innehåll. projektleder arrangemanget, samordnar programpunkter och gemensam information. Tillsammans hjälps vi åt att uppmuntra medarbetare och studenter att delta, inspirera, nätverka och debattera. Vi hjälps också åt att sprida information om arrangemanget i våra olika externa nätverk. Global Week för vem? Årets Global Week vänder sig främst till dig som anställd eller student, men även till allmänheten och övriga målgrupper med ett särskilt intresse för global hälsa.
Sida: 7 (9) Global Week ger dig, din fakultet och institution: En plattform att presentera dina erfarenheter inom forskning och utbildning för kollegor och att bjuda in tänkbara samarbetspartners Inspiration till samverkan mellan olika fakultets- och ämnesområden Inspiration från inbjudna, externa föreläsare Möjlighet att ta del av och själv vara aktiv i debatter om globaliseringsfrågor En uppdaterad bild av hur Göteborgs universitet belyser komplexa, globala samhällsutmaningar genom forskning och utbildning Global week ger dig som student: Möjlighet att öka din förståelse för komplexa samhällsutmaningar Möjlighet att ta del av och själv vara aktiv i debatter om globaliseringsfrågor Idéer till globala perspektiv för ditt examensarbete eller kommande forskning Inspiration från forskare och andra medarbetare på Göteborgs universitet samt från inbjudna, externa föreläsare En uppdaterad bild av hur Göteborgs universitet belyser komplexa, globala samhällsutmaningar genom forskning och utbildning Global Week ger dig som tar del av programmet (allmänheten): Möjlighet att öka din förståelse för komplexa samhällsutmaningar Möjlighet att ta del av och själv vara aktiv i debatter om globaliseringsfrågor Inspiration från forskare och andra medarbetare på Göteborgs universitet samt från inbjudna, externa föreläsare En uppdaterad bild av hur Göteborgs universitet belyser komplexa, globala samhällsutmaningar genom forskning och utbildning Global Week med två meningar Global hälsa i världen, Sverige och Göteborg. Inspirera, nätverka och debattera under Global Week 17-21 november. Grafisk form Den grafiska formgivningen av digital och tryckt informationsmaterial (t ex mallar för mailutskick, flyers, annonser, inbjudningar, webnyheter) ska stödja Global Weeks budskap. I den grafiska utformningen ingår ett medvetet val av bilder (tilltal, ton, vad/vem syns I bild).
Sida: 8 (9) För den grafiska formen ansvarar Kommunikationsenheten I nära samarbete med projektkommunikatör och projektledare. Kommunikationsansvar Projektledare Karolina Catoni ansvarar för att: Projektets kommunikation bidrar till att uppnå de uppställda målen och att tillräckliga resurser avsätts för detta. Aktiviter för förankring samt intern kommunikation planeras och genomförs med berörda intressenter inom Göteborgs universitet. Detta görs i samråd med projektkommunikatören Bidra med information och material till kommunikations- och förankringsaktiviteter, till exempel till projektets hemsida. Leda och vara sammankallande för styrgruppens och programgruppens möten och för att samordna kommunikation med projektkommunikatören Bemanna eventuella styrgrupper utifrån aktuella behov Ha en löpande dialog med den projektägaren, prorektor Helena Lindholm Schultz Projektkommunikatör Lena Pedersen ansvarar för att: Ta fram förslag till kommunikationsplan, samt handlingsplan för kommunikation Löpande dokumentera planerade och genomförda kommunikationsinsatser i handlingsplanen Planera, kommunicera och följa upp aktiviteter inom projektet, i samråd med projektledare Lägga upp inkommen information och material till kommunikations- och förankringsaktiviteter, till exempel till projektets hemsida. Skapa projektets interna webbplats på Medarbetarportalen och löpande uppdatera den med information och material från projektledare och styrgruppsmedlemmar. Vara stöd och rådgivare till projektledare i kommunikationsfrågor Vid deltagande i möten: lyfta fram kommunikationsaspekter och ge förslag på agerande för att stödja projektets kommunikationsmål Medlemmar i styr- resp. programgruppen Alla medlemmar i styr- och programgrupperna är ambassadörer för helheten. Styrgrupp Styrgruppen har beslutsrätt i fråga om inbjudna externa talare till måndagens och torsdagens program. Medlemmarna i styrgruppen ansvarar för att sprida information om Global Week till både studenter och anställda på den egna fakulteten. Styrgruppens medlemmar har en viktig roll när det gäller att skapa intresse och engagemang för att både bidra till och delta under veckan. Programgrupp Programgruppen ska fungera rådgivande för projektet Global Week. Medlemmarna i gruppen ansvarar även för att
förankra resultatet i den egna organisationen. Programgruppen syftar även till att vara en plattform för erfarenhetsutbyte, avstämning samt inspiration. Programgruppen består av personer utsedda av fakulteten med ansvar för samordning av fakultetens bidrag till Global Week. Sida: 9 (9) Chefer på central, fakultets- och institutionsnivå I enlighet med universitetets kommunikationsstrategi har chefer inom Göteborgs universitet ett ansvar att sprida information om verksamheten vidare till sina medarbetare. De har också ett ansvar att göra det möjligt för medarbetare att delta i projekt som utvecklar hela universitetets verksamhet. Medarbetarens ansvar I universitetets kommunikationsstrategi lyfts också medarbetares ansvar fram. Samtliga medarbetare på Göteborgs universitet har ett ansvar att ta del av övergripande information som rör universitetet. Det gäller därmed även information som ges gällande projektet via projektwebbplats, epost, informationsmöten och/eller andra aktiviteter. För frågor och kommentarer som rör det övergripande arbetet inom projektet vänder sig medarbetare till projektledaren. För frågor som rör den egna enheten/sektionen/fakulteten/institutionen vänder sig medarbetare till sin närmaste chef. Varje fakultet har utsett en person som ansvarar för fakultetens bidrag till programmet. Budget Projektet har en väldigt begränsad budget för marknadsföring och kommunikation av projektet. Vår plan bygger därför på att utnyttja så mycket som möjligt av de etablerade kanaler Göteborgs universitet redan har och att be kollegor och studenter att vara vidareinformatörer. Projektets/arrangemangets totala budget är 105 000 kronor. Aktivitetsplan för kommunikation Som en bilaga till kommunikationsplanen finns en intern aktivitetsplan för kommunikation. Kommunikationsplanen är en bas för allt kommunikationsarbete frö dem som arbetar med arrangemanget. Aktivitetsplanen däremot, uppdateras löpande. Referenser Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum Projektdirektiv, Global Week 2014 2014-02-28 Projektplan 2014-05-09