Kommunstyrelsens ledningsutskott 2014-03-25 1(12) Plats och tid: Kommunstyrelsens sessionssal, kl 09:00-11:05 Beslutande: Carl Fredrik Graf (M), ordförande Suzanne Åkerlund (FP) Mikaela Waltersson (M) Aida Hadzialic (S) Svein Henriksen (MP) Michael Svensson (S) Övriga deltagande: Sabina Andersson ( 57), Torbjörn Lagergren ( 57), Stefan Sorpola ( 58), Henrik Persson ( 58), Richard Mortenlind ( 58), Pauline Broholm-Lindberg ( 58), Inger Larsson ( 58), Kristina Johansson ( 58), Peter Ljungman ( 59), Angela Kristiansson ( 59), Stefan Almér ( 60), Max Wehlin ( 60), Marie Karlsson ( 60), Björn Kalla ( 60), Jörgen Preuss ( 60), Ann-Mari Bartholdsson ( 60), biträdande kommunchef Henry Bengtsson samt kommunsekreterare Kerstin Petersson Utses att justera: Justeringens plats och tid: Aida Hadzialic Rådhuset Sekreterare: Paragrafer: 55-60 Kerstin Petersson Ordföranden: Carl Fredrik Graf Justerande:. Aida Hadzialic ANSLAG / BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ: Halmstads kommun, Kommunstyrelsens ledningsutskott : 2014-03-25 Datum för anslags upprättande: Datum för anslags nedtagande: Förvaringsplats för protokollet: Stadskontoret Underskrift:... Jill Halila Ekvall
Kommunstyrelsens ledningsutskott 2014-03-25 2(12) KLU 55 Val av justerare Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar att jämte ordföranden (M) utse Aida Hadzialic (S) att justera protokollet.
Kommunstyrelsens ledningsutskott 2014-03-25 3(12) KLU 56 Godkännande av dagordning Beslut Föreliggande förslag till dagordning godkänns. Ärendet Föreligger förslag till dagordning.
Kommunstyrelsens ledningsutskott 2014-03-25 4(12) KLU 57 KS 2012/0498 Ansökan ur tillgänglighetsmiljonen - studieresa - information Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott tar emot informationen. Ärendet En delegation med tolv representanter från det lokala handikapprådet inklusive de ledande politikerna Suzanne Åkerlund (FP), Henrik Oretorp (C) och Anders Rosén (S) har tillsammans med tjänsteman från samhällsbyggnadskontoret, byggnadskontoret, teknik- och fritidsförvaltningen, Hallandstrafiken och socialförvaltningen besökt Berlin, den stad i Europas som utsetts till mest tillgängliga stad 2013. Deltagarna på studieresan träffade flera företrädare för Berlin stad vilka arbetar med tillgänglighetsfrågor och tjänstemän från flera olika verksamheter vilka aktivt arbetar med tillgänglighetsfrågor ur olika aspekter. Syftet var att dra lärdom av tillgänglighetsarbetet som sedan flera år bedrivits i Berlin och lära av hur Berlin infört, genomfört och utvärderat vad som gjorts. Syftet var vidare att utifrån dessa lärdomar formulera utvecklingsvägar för Halmstads kommun. Utskottet informeras om den studieresa som genomförts samt de framgångsfaktorer som värdarna kunde se inom sitt arbete. Med bakgrund i detta redovisas också vilka förbättringsåtgärder gruppen kunde se som aktuella i Halmstad.
Kommunstyrelsens ledningsutskott 2014-03-25 5(12) KLU 58 KS 2014/0145 Tilläggsanslag för ombyggnationer och drift inom verksamhetsområdena Kärleken och Furulund Beslut 1. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att uppmana barn- och ungdomsnämnden att vidta erforderliga åtgärder för att säkerställa verksamheten samtidigt som ekonomiska ramar beaktas, samt upplysa nämnden om att eventuella ekonomiska avvikelser med anledning av genomförda åtgärder kommer att bli föremål för sedvanlig hantering i samband med att verksamhetsberedningen bereder bokslutet för år 2014. 2. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att uppmana barn- och ungdomsnämnden att inkomma med beskrivning av behov för grund- och förskola till verksamhetsberedningen vid dennes beredning av planeringsdirektiv med budget 2015-2017. Ärendet Kommunstyrelsens ledningsutskott konstaterade att frågan är komplex och att det finns flera olika aspekter att ta hänsyn till. KLU vill skapa utrymme för verksamhetsberedningen att ta ställning till de ekonomiska och verksamhetsmässiga förutsättningarna för förskolor och skolor för 2015 och framåt i samband med höstens budgetarbete. Därigenom blir det lättare att överblicka helheten. Under tiden finns det även möjlighet att undersöka om det är praktiskt möjligt att etablera en ny förskola i Holm och om det alternativt är bättre än att bygga om den befintliga skolbyggnaden till förskola. Barn- och ungdomsnämnden har inkommit med begäran om tilläggsanslag för att vidta ett antal åtgärder med anledning av förslag till förändringar i organisation av förskolor och skolor samt ledning och administration. Barn- och ungdomsförvaltningens bedömning är att det inte ryms både förskola och skola F-3 eller F-5 i Holms skola kommande läsår. Stenstorpsskolan anses inte kunna ta emot årskurs 4-9 i nuvarande lokaler, Sofiebergsskolan rymmer
Kommunstyrelsens ledningsutskott 2014-03-25 6(12) inte år F-5 och Frennarps byskola bedöms inte inrymma både förskola och skola F-3. Barn- och ungdomsnämnden beslutade 2013-11-25 om direktiv innebärande att alternativa förslag ska utredas för verksamhetsområdena Kärleken och Furulund. Barn- och ungdomsförvaltningen har i enlighet med direktivet tagit fram två alternativ för Kärlekens verksamhetsområde och två alternativ för Furulunds verksamhetsområde. Den ekonomiskt mest fördelaktiga kombinationen av alternativen skulle innebära en årlig driftkostnad på 3 960 kkr samt en investeringsutgift på 14 580 kkr. Barn- och ungdomsförvaltningen har i sitt underlag framfört att inget av alternativen kan finansieras inom barn- och ungdomsnämndens ekonomiska ram. Vid barn- och ungdomsnämndens möte 2014-01-27 tog emellertid nämnden beslut om ett eget förslag med ett tredje alternativ för Kärlekens verksamhetsområde samt begär tilläggsanslag för de ekonomiska konsekvenser som detta egna förslag för med sig. Barn- och ungdomsförvaltningen har tillsammans med fastighetskontoret och extern konsulthjälp i efterhand kostnadsberäknat det politiska förslaget. Barnoch ungdomsnämndens förslag beräknas innebära 8 835 kkr i årlig driftkostnad och 24 065 kkr i investeringsmedel, vilket är 4 875 kkr dyrare årligen, samt innebär en högre investeringsutgift om 9 485 kkr, än barn- och ungdomsförvaltningens mest ekonomiskt fördelaktiga kombination av alternativ. Helårseffekt uppstår dock inte redan 2014. Bedömning är att driftkostnaderna för nämndens förslag uppgår till 2 700 kkr år 2014 och att resten, ytterligare 6 135 kkr, behöver tillföras år 2015. Hanteringen för år 2015 kan ske i samband med beredning av Planeringsdirektiv med budget 2015-2017. Av framtagna lösningar anser stadskontoret att den ekonomisk mest fördelaktiga kombinationen av alternativ från barn- och ungdomsförvaltningen är att föredra då det bland annat innebär lokaleffektivisering, ett ökat antal förskoleavdelningar, minskat antal små och icke kostnadseffektiva skolor samt
Kommunstyrelsens ledningsutskott 2014-03-25 7(12) förbättrar möjligheterna till en samlad skolverksamhet med ökad flexibilitet i att möta barn i behov av särskilt stöd. Den ekonomiskt mest fördelaktiga kombinationen av alternativ innebär att Frennarps byskola ersätts av 5 avdelningar förskola, och att skolverksamheten (F-3) flyttas till närliggande Slottsjordsskolan, samt att såväl skola och förskola i Holm avvecklas och att skolverksamhet organiseras inom Kärlekens verksamhetsområde och att 2 förskoleavdelningar anordnas i centrala Halmstad. I lösningen ingår också paviljonger vid Stenstorpsskolan. Kommunstyrelsens ledningsutskott har den 2014-03-11 gett stadskontoret och barn- och ungdomsförvaltningen i uppdrag att utreda vad i barn- och ungdomsnämndens ärende som akut behöver lösas för år 2014 och presentera en ännu tydligare uppdelning av insatserna mellan verksamhetsområdena Kärleken och Furulund samt redogöra för vilka akuta behov av förskoleavdelningar som föreligger. Vad avser det akuta behovet av förskoleavdelningar gör demografiska och geografiska effekter behovet av nya förskoleplatser mycket stort i centrala Halmstad, område centrum. Samtidigt som födelsetalen är höga förefaller småbarnsföräldrar att bo kvar i de centrala delarna av Halmstad i större omfattning än tidigare och efterfrågar barnomsorg i närheten av sina hem. Detta är en förändring som accelererat den senaste tiden. Från och med 2014 beräknas en årlig nettoökning av antalet barn med 100 i centrum. Eftersom ökningen är hög i de allra yngsta åldrarna så bedöms dessa 100 barn per år motsvara 7 förskoleavdelningar årligen i område centrum. Då 2 avdelningar beräknas behöva avvecklas under 2014 är det akuta behovet 9 nya avdelningar i område centrum under 2014. Det akuta behovet gör att det enda alternativet för att lösa platsproblematiken för 2014 är att hyra in paviljonger, vilket innebär höga driftkostnader. Planeringen är att avdelningarna först beräknas kunna komma på plats stegvis under andra halvåret 2014, och driftkostaden blir därför begränsad under 2014. Full kostnadseffekt sker först under 2015 och beräknas i nuläget uppgå till cirka 9 000 kkr. Kostnaden för 2014 beräknas i sin tur till cirka 2 100 kkr, utifrån att 4 avdelningar startas från och med augusti (dessa avdelningar är redan beställda) och 5 avdelningar startar från och med december i enlighet med barn- och ungdomsnämndens planering.
Kommunstyrelsens ledningsutskott 2014-03-25 8(12) Sammanfattningsvis är stadskontorets uppfattning att barn- och ungdomsnämndens begäran om tilläggsanslag inte är i enlighet med de ekonomiska ramarna i aktuellt planeringsdirektiv med budget och inte heller i överensstämmelse med kommunens riktlinjer för ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning. Stadskontoret anser inte heller att ärendet har beretts i erforderlig ordning. Utifrån de förutsättningar som givits, och med anledning av den skyndsamma hanteringen som har behövts, i beredningen av ärendet föreslår stadskontoret att barn- och ungdomsnämndens begäran om tilläggsanslag avslås i sin helhet. De akuta behoven av förskoleavdelningar för år 2014 och som beräknas kosta cirka 2 100 kkr under 2014 föreslås hanteras inom barn- och ungdomsnämndens ekonomiska ram, och de framtida behoven av medelstillskott och investeringar föreslås hanteras i samband med beredning av planeringsdirektiv med budget 2015-2017. Ärendets beredning Stadskontorets avdelning för ekonomi och styrning har skrivit fram, och i vissa delar berett, ärendet. Barn- och ungdomsförvaltningen har i delar berett ärendet samt kostnadsberäknat det tillsammans med fastighetskontoret och samhällsbyggnadskontoret. Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunfullmäktige beslutar att avslå barn- och ungdomsnämndens begäran om att anslå 12 000 000 kronor i tilläggsanslag år 2014 åt fastighetsnämndens anslagsområde Förvaltningsfastigheter, anslag 209, för investeringar i ombyggnad av Holms skola till 3-avdelningsförskola, inkluderande utemiljö. 2. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunfullmäktige beslutar att avslå barn- och ungdomsnämndens begäran om att anslå 1 000 000 kronor i tilläggsanslag år 2014 åt fastighetsnämndens anslagsområde Förvaltningsfastigheter, anslag 209, för investeringar i utemiljö vid Stenstorpsskolan och Sofiebergsskolan. 3. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunfullmäktige beslutar att avslå barn- och ungdomsnämndens begäran om tilläggsanslag om 655 000 kronor år 2014 till anslagsområde Grundskola och barnomsorg, anslag 641, för
Kommunstyrelsens ledningsutskott 2014-03-25 9(12) investeringar i inventarier till paviljonger vid Stenstorpsskolan och förskoleavdelningar i Holm. 4. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunfullmäktige beslutar att avslå barn- och ungdomsnämndens begäran om att anslå 9 500 000 kronor i tilläggsanslag år 2014 åt fastighetsnämndens anslagsområde Förvaltningsfastigheter, anslag 209, för investeringar i ombyggnad av Frennarps byskola till F-3-skola, inkluderande utemiljö. 5. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunfullmäktige beslutar att avslå barn- och ungdomsnämndens begäran om tilläggsanslag om 910 000 kronor år 2014 till anslagsområde Grundskola och barnomsorg, anslag 641, för investeringar i inventarier till Frennarps byskola och 5 nya förskoleavdelningar. 6. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunfullmäktige beslutar att avslå barn- och ungdomsnämndens begäran om tilläggsanslag om 2 700 000 kronor år 2014 till anslagsområde Grundskola och barnomsorg, anslag 641, i driftmedel för förhyrningar av paviljonger. Yrkanden Ordförande (M) yrkar följande: 1. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att uppmana barn- och ungdomsnämnden att vidta erforderliga åtgärder för att säkerställa verksamheten samtidigt som ekonomiska ramar beaktas, samt upplysa nämnden om att eventuella ekonomiska avvikelser med anledning av genomförda åtgärder kommer att bli föremål för sedvanlig hantering i samband med att verksamhetsberedningen bereder bokslutet för år 2014. 2. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att uppmana barn- och ungdomsnämnden att inkomma med beskrivning av behov för grund- och förskola till verksamhetsberedningen vid dennes beredning av planeringsdirektiv med budget 2015-2017. Aida Hadzialic (S) yrkar bifall till ordförandens (M) förslag. Beslutsgång Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar i enlighet med ordförandens (M) förslag.
Kommunstyrelsens ledningsutskott 2014-03-25 10(12) KLU 59 KS 2014/0113 Internkontroll 2013-2014 för nämnder och bolagsstyrelser Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att lägga redovisningen av nämnders och bolagsstyrelsers internkontrollplaner till handlingarna. Ärendet Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för kommunens interna kontroll. Stadskontoret har med anledning av detta sammanställt nämndernas och bolagsstyrelsernas återrapportering av internkontrollplaner för 2013 samt antagna internkontrollplaner för 2014. Ett antal generella iakttagelser kring återrapporteringen är: - En risk- och väsentlighetsanalys har gjorts i de flesta av nämnderna. - Dokumentationen av kontroller och resultatet av kontrollerna är fortfarande bristfällig i vissa nämnder. - Merparten av kontrollerna tenderar att utgöra själva kontrollen istället för att kontrollera att det finns rutiner som fungerar. - Kärnverksamheten finns med i knappt hälften av planerna. - Det finns en öppenhet kring anmärkningar och avvikelser som har påträffats vid kontrollerna. Stadskontoret bedömer att den interna kontrollen i kommunen fungerar tillfredsställande men att det fortfarande finns förbättringsmöjligheter. Det sker en positiv utveckling i nämnder och bolagsstyrelser mot en större transparens. Avvikelser leder i flertalet fall till konkreta åtgärder. Samtliga nämnder och bolagsstyrelser har antagit internkontrollplaner för 2014 utom byggnadsnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Det som kan förbättras är att kärnverksamheten tydligare behöver tas med i planerna, samt att planerna behöver baseras på risk- och väsentlighetsanalyser.
Kommunstyrelsens ledningsutskott 2014-03-25 11(12) Med anledning av de förbättringsmöjligheter som uppmärksammats kommer stadskontoret under 2014 att planera insatser och stöd till förvaltningar och bolag i syfte att stärka arbetet med internkontroll i kommunkoncernen. Ärendets beredning Ärendet är berett av stadskontorets avdelning för ekonomi och styrning. Förslag till beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att lägga redovisningen av nämnders och bolagsstyrelsers internkontrollplaner till handlingarna. Beslutsgång Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar i enlighet med föreliggande förslag.
Kommunstyrelsens ledningsutskott 2014-03-25 12(12) KLU 60 Regional tillväxtstrategi info Region Halland informerar om innehållet i den regionala tillväxtstrategin och om det fortsatta arbetet.