PROTOKOLL 2-2013 Tid: Plats: Närvarande: fört vid sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Tisdagen den 9 april 2013, kl.18:30 Gudhems IF:s klubbstuga Agneta Berlin Morgan Bodin Fredrika Eriksson Anne-Marie Holmström Karin Johansson Carina Olsson, kanslist Magnus Sundmark, konsulent Johan Törnroth Anne Udd, ordförande Björn Öberg Frånvarande: - Innan mötet höll Rickard Gustavsson en kort presentation om Gudhems IF och deras verksamhet. 1 Mötets öppnande Mötet öppnades av Anne. 2 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes. 3 Val av protokolljusterare Karin valdes att justera protokollet. 4 Föregående protokoll Föregående mötesprotokoll lästes igenom och lades till handlingarna. 5 Styrelsens konstituering Val av vice ordförande Agneta Berlin valdes till vice ordförande. Val av kassör Västergötlands OF:s kansli valdes som kassör. På kansliet arbetar Magnus Sundmark, Carina Olsson och Bertil Åkesson. Sida 1 av 7
Val av sekreterare Johan Törnroth valdes till sekreterare. 6 Val av arbetsutskott/ledningsgrupp Styrelsen beslutade att välja: Ordförande Vice ordförande Sekreterare Konsulent Ekonomi Anne Udd Agneta Berlin Johan Törnroth Magnus Sundmark/Bertil Åkesson Carina Olsson 7 Fastställande av kommittésammansättning Styrelsen beslutade kommittésammansättningen enligt den verksamhetsplan som gäller för 2013, med två ändringar. Hans Kööhler kommer ingå i tävlingskommittén som grenrepresentant för MTBO. Anton Udd kommer inte längre ingå i Tävlingskommittén. 8 Firmatecknare Styrelsen beslutade att utse ordförande Anne Udd, konsulent Magnus Sundmark, konsulent Bertil Åkesson, kanslist Carina Olsson och sekreterare Johan Törnroth till firmatecknare var för sig. 9 Styrelsens kontaktman gentemot kansliet Styrelsen beslutade att välja Anne Udd som kontaktman gentemot kansliet. 10 Arbetsmetoder, mm Anne informerade om Målstegen, som finns presenterad i 2013 års Verksamhetsplan. Anne föreslog att de olika arbetsgrupperna tar fram handlingsplaner för hur respektive mål ska nås, vilket även beslutades av styrelsen. Arrangemang Det finns en negativ trend för Västgötamodellens betyg för banläggning på distriktets tävlingar, varpå målet är att höja genomsnittsbetyget till minst 4,0 senast 2014. Anne informerar att betyget i dagsläget ligger i linje med målet. Tävlingskommittén ansvarar för handlingsplan för att nå målet. Elit Målet är att etablera tre elitmiljöer i distriktet; Skövde, Borås och Trollhättan. Det förtydligades att elitverksamheten innebär både junior- och seniorelit och att juniorverksamheten är mer inriktad på en juniorbredd. Det finns ingen kommitté som arbetar med elitfrågor, varpå styrelsen kommer att göra det. Björn och Anne-Marie tar ansvaret för elitfrågorna. Anne-Marie är sammankallande. Sida 2 av 7
Föreningsutveckling Agneta, Anne och Morgan jobbar med föreningsutveckling. Agneta är sammankallande. Kommunikation VOF har fyra huvudsakliga kommunikationskanaler: Västgötaorientering (medlemstidningen), hemsidan, Facebook och mail. Magnus meddelar att VOF:s Facebooksida i dagsläget har 217 likes. Styrelsen är överens om att antalet bör vara fler så alla i styrelsen uppmanas bjuda in sina vänner för att försöka utöka antalet besökande på sidan. Magnus informerade om att en ny version av Kartbanken ska tas fram. Det diskuterades om att VOF ska ge RF förslag på att i nya Idrottonline ta fram ett enkelt sätt för föreningar att visa sin klubbstugas position på en karta. Inget beslut fattades. Hittaklubb.nu har nyligen börjat användas i distriktet och många föreningar har lagt in sin klubbinfo där. Sidan är framtagen av Mebia. Karin och Johan jobbar med kommunikation. Karin är sammankallande. Egna organisationen Anne informerade kring hur styrelsen jobbar med den egna organisationen: bl.a. att visa upp sig i en monter på DM, att förlägga styrelsemöten hos olika föreningar i distriktet och ett styrelsemöte på O- CAMP som i år hålls på Sötåsens Naturbruksgymnasium. Styrelsen beslutade att ha ett längre styrelsemöte där tid kommer ges för fördjupning inom frågor som rör bl.a. Målstegen. Mötet blir i samband med DM-helgen i Vänersborg 14-15 september. Styrelsen träffas efter DM-sprinten och inleder med lunch. Förslag på kvällsaktivitet är curling. Övernattning sker förslagsvis på Quality Hotel. Magnus bokar plats för ca 13-14 personer. Anne och kansliet jobbar med den egna organisationen. Anne är sammankallande. Ungdom Johan, Fredrika och kansliet jobbar med ungdomsfrågor. Johan är sammankallande. 11 Rapporter Tävlingskommittén Magnus informerade att arrangör, Mariestads FK, finns för den DM-helgen 2014 som förut saknade arrangör. Kartkommittén Inget att rapportera. Sida 3 av 7
Ungdomskommittén Johan rapporterade om läget i USM-truppen. Anmälan till årets trupp har stängt och 49 personer har anmält sig. Lena Fredén från SISU hjälper O-CAMP-ledarna med utbildning. Magnus rapporterade att det råder viss ledarbrist inom konfirmationslägret. Alla ledare från förra året har hoppat av, men Simon Andersson, OK Kullingshof, har lovat att hjälpa till med förberedelserna inför årets läger. För detta kommer han att få ersättning. Amanda Blennow och Sara Hagström, Falköpings AIK OK, kommer att hjälpa till när de hinner under lägerveckorna. Styrelsen konstaterade att bättre utvärdering av Ungdomskommitténs aktiviteter, framför allt konfirmationslägret, skulle behövas. Breddorientering Magnus informerade att projektet hade en relativt trög start under utbildningshelgen, men att det händer desto mer ute i klubbarna, vilket ändå är ett positivt besked. Magnus har erbjudit träffar med klubbarna för att hjälpa till att komma igång mer med projektet. Han väntar fortfarande på svar från många. 21 klubbar är med i projektet. Magnus rapporterade att finansieringen av projektet ser ljus ut. 300 000 SEK har sökts. Kretstränare Magnus informerade att avtal ska tecknas snarast med kretstränarna. Östra Skaraborg: Johan rapporterade att det går bra. Hittills har två rena kretsträningar genomförts, med 15-25 deltagare närvarande. Västra Skaraborg: Magnus rapporterade att det går bra. Ca 30 personer per träning. Trollhättan/Vänersborg: Joakim Axelsson, TSOK, är kretstränare. Hittills har 3-4 träningar genomförts, ca 15 deltagare per träning. Borås: Går trögt, de saknar kretstränare, men ska börja samarbeta mer. Alingsås: Ligger lite efter men har ett fint samarbete ändå. Mark: Marks Orienteringskrets har utsett Bertil Åkesson till kretstränare. Träningarna har just kommit igång. Respektive krets bör ha en träff innan sommaren där våren utvärderas och höstens aktiviteter planeras in. Eventuellt samordnar Bertil Åkesson ett möte med alla kretstränarna. Årsmötet 2013 Anne rapporterade att årsmötet gick enligt plan. Sida 4 av 7
En diskussion uppstod på årsmötet om Westgota Cup. Frågan gällde om det är för höga krav på vilka tävlingar som ska ingå. Styrelsen beslutade att Magnus ska starta en referensgrupp med Bo Herdesson, representanter från USM-truppen och ev. några av distriktets ungdomar. Magnus tycker att styrelsen borde vara bättre representerad under framtida årsmöten. Styrelsen diskuterade kring den felaktiga balansrapporten som presenterades under årsmötet. Frågan tas upp mer under 12 Ekonomi. GPS-premiär Magnus rapporterade om en positiv GPS-premiär på Five-O. Arrangören tyckte att det fungerat bra. Tobias Mattsson hjälpte till med att lägga in GPS-rutterna på Internet. Magnus följer upp med Tobias hur han tyckte att arbetet gick. Styrelsen diskuterade hur användningen av GPS:erna ska fungera i framtiden. Vart ska de finnas och vem ska ansvara för att ladda upp på nätet var två av frågorna som diskuterades. Inget beslut fattades. Johan meddelade att USM-truppen kommer att använda GPS:erna på USM-lägret i Skåne i augusti. Personal/kansli Alla tre kanslister, Magnus, Carina och Bertil, ska på träff för konsulenter med Idrottslyftet. 12 Ekonomi Carina rapporterade om de felaktiga siffrorna i balansrapporten som presenterades på årsmötet. I framtiden ska rapporten kopieras direkt ur bokföringsprogrammet för att se till att samma misstag aldrig återupprepas. Carina informerade även kring vad kontot 2970 Förutbetalda intäkter innebär. Styrelsen beslutar att den nya balansrapporten biläggs till årsmötesprotokollet. Carina har mailat ut projektresultatet från utbildningshelgen till styrelsen för info. Carina har kallat till möte med revisorerna. De har synpunkter på att det inte alltid framgår i mötesprotokollen när beslut har fattas. Styrelsens nya sekreterare, Johan, ska försöka göra detta tydligare i kommande protokoll. Styrelsen diskuterade att det inte behöver stå namnen på vilka som är med i de olika kommittéerna i verksamhetsplanen. Det räcker att det står i protokollet. Styrelsen beslutar att namnen inte behöver stå med i verksamhetsplanen. Carina meddelade att det är ett nytt inrapporteringssätt för att ansöka om SDF-bidrag. Rapport om andelen kvinnor/män på aktiviteter behöver inte längre redovisas. Frågan om VOF ändå ska fortsätta föra denna statistik för egen räkning diskuterades. Anne föreslog att beslut om detta skjuts upp till nästa möte och att styrelseledamöterna funderar på ett ställningstagande till dess. Styrelsen beslutade att följa Annes förslag. Carina tog upp frågan om att flytta det årliga budgetmötet till december istället för i januari för att underlätta för kassören. Styrelsen beslutade att förlägga budgetmötet inför 2014 nu i december. Sida 5 av 7
13 PR & Media Västgötaorientering Björn skriver ledaren till nästa nummer. Deadline den 1 maj. Magnus uppmanade styrelsen att gärna skriva texter till tidningen. Förslag på artiklar är bl.a. om Facebook och kretstränarprojektet. Ny hemsida Magnus informerade om SOFT:s nya hemsida som innebär att hela VOF:s hemsida också kommer att behöva flyttas. Magnus kommer att göra så mycket som möjligt av arbetet med flytten i sommar. Styrelsen beslutade att Ungdomens 10-mila får använda den nuvarande hemsidan till årets tävling. Kommande år kommer även deras del av hemsidan att ha flyttats. Detta gäller även kretssidorna och ungdomssidan. Den nya hemsidan innebär även en ny profil för SOFT. Anne meddelade att hon sett förslaget till SOFT:s nya logotyp. Styrelsen diskuterade om nya profilkläder ska köpas in och beslutade att Magnus ska ta reda på mer information innan beslut kan fattas. Facebook Magnus uppmanade igen till att bjuda in fler vänner till VOF:s Facebooksida. 14 Skrivelser att behandla SOFT:s Verksamhetsplan Det har inte inkommit några synpunkter kring verksamhetsplanen till styrelsen. Styrelsen beslutade att Anne ska sammanställa ett svar från VOF. Övriga styrelsemedlemmar mailar sina synpunkter till Anne och övriga i styrelsen senast 21 april. Karin efterfrågade en lämplig fråga som kan fungera bra för omröstning på Facebook kring SOFT:s Verksamhetsplan. Det beslutades inte kring någon lämplig fråga. Ryda SK, angående årsavgifter Magnus informerade kring skrivelsens innebörd. Föreningarna bör uppmanas att meddela sina medlemmar att se till att de anmäler sig för rätt klubb vid tävlingar för att inte misskalkylering av årsavgiften ska ske. Ytterligare exempel som kan leda till felaktig årsavgift är om samma namn stavas olika vid anmälan till öppna banor på olika tävlingar. Styrelsen beslutade att årsavgifterna ska förbli som de presenterades under årsmötet. Sida 6 av 7
Styrelsen beslutade att informera distriktets föreningar om situationen och styrelsen kommer att ha en fortsatt dialog med SOFT om ärendet. 15 Övriga frågor Ny suppleant efterlystes. Styrelsen konstaterade att någon från Kinna/Borås vore lämplig. Lena Eriksson, Borås GIF, kom upp som förslag. Anne tar kontakt med henne. VIF har årsmöte tisdagen den 16 april. Anne och Agneta kommer att representera VOF på mötet. Det meddelades även glädjande att VOF utsetts till årets förbund i VIF. 16 Nästa möte Nästa möte tisdagen den 14 maj kl.18.30 i Hjortgården, Alingsås. Magnus tar kontakt med OK Skogshjortarna. Efterföljande möte kommer att hållas under O-CAMP på Sötåsen, måndag den 17 juni. 17 Mötets avslutande Mötet avslutades av Anne kl.22.00. Vid protokollet Justeras Johan Törnroth Anne Udd Karin Johansson Sida 7 av 7