Enligt föredragningslistan nedan. Sekreterare. Beslutsärenden

KALLELSE 2012-08-30 Kommunstyrelsens personalutskott 1 (1) Plats och tid: Stadshuset, sammanträdesrum Röd, 2012-08-30, kl 13:15 Ärenden: Enligt föredragningslistan nedan Ragnar Steen Ordförande Frida Persson Sekreterare Beslutsärenden Sid 1 Föredragningslistan 2 Val av justerare. Förslag Bengt Sävström 3 Genomförande av medarbetarundersökning 2012/367 2 4 Systematiskt arbetsmiljöarbete 2012/368 4 5 Utbildning medarbetarsamtal 2012/369 9 6 Halvårsrapport av mångfaldsarbete 2012 2012/297 47 Informationsärenden Lönerevision 2012 Aktuella förhandlingsfrågor Aktuella rekryteringar Personalstatistik Överenskommelse om avgång Förmånsprotokoll - lägesrapport

2 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Diarienummer 2012-08-20 2012/367 Hans-Börje Andersson 0431-871 92 hans-borje.andersson@engelholm.se Personalutskottet Genomförande av medarbetarundersökning Ärendebeskrivning År 2010 genomfördes den första samrodnade medarbetarundersökningen för samtliga kommunens arbetsplatser. Undersökingen ska genomföras vartannat år. Det är nu aktuellt att genomföra en andra medarbetarundersökning Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från personalchefen daterat den 20 augusti 2012. Utredning Medarbetarundersökningen genomförs, enligt upphandling, av undersökningsföretaget SKOP. Vid genomförandet samarbetar vi med kommunerna Bjuv och Örkelljunga. Utgångspunkten är att samma frågeformulär ska användas vid varje undersökningstillfälle. Erfarenheten efter första undersökningen innebär att några smärre förändringar kommer att göras: SKL har föreslagit att kommunerna i sina undersökningar integrerar nio frågor med vardera tre inom rubrikerna motivation, ledarskap och styrning för att sammanställas till en nationell jämförelse. Frågorna fanns i stor utsträckning redan i vårt frågeformulär men vi har justerat dessa så att de helt överensstämmer med SKL:s förslag och kommer att sammanställas separat. Särskild fråga om hur resultatet av undersökningen 2010 har hanterats på arbetsplatsen. Särskild fråga om medarbetarna känner till innehållet i kommunens personalpolicy kommer at ställas. Särskild fråga om vilken sysselsättningsgrad (högre eller lägre) som man önskar arbeta. Undersökningen påbörjas i början av september och avslutas i oktober. Genomförande sker som webbenkät men även genom pappersenkät för de som inte har en e-mailadress. Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-876 35 E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet www.engelholm.se 2

3 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (2) Diarienummer 2012-08-20 2012/367 Förslag till beslut Personalutskottet beslutar att genomföra medarbetarundersökning 2012 enligt personalchefens förslag. Hans-Börje Andersson Personalchef Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-876 35 E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet www.engelholm.se 3

4 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Diarienummer 2012-08-20 2012/368 Hans-Börje Andersson 0431-871 92 hans-borje.andersson@engelholm.se Kommunstyrelsen Struktur för kommunens systematiska arbetsmiljöarbete Ärendebeskrivning Arbetsmiljöinspektionen har vid inspektionsbesök i Ängelholms kommun framfört synpunkter om förbättring av rutiner för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Personalenheten har i en partssammansatt grupp utarbetat ett förslag till ny struktur för det systematiska arbetsmiljöarbetet som inarbetats i kommunens intranät. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från personalchefen daterad 20 augusti 2012. Beskrivning av grundstruktur av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Planerade utbildningsinsatser. Utredning En gemensam struktur för det systematiska arbetsmiljöarbetet har utarbetats som ska gälla för alla kommunens verksamheter. Grundstrukturen om fattar följande områden: Lagar och föreskrifter Policies och riktlinjer Vem gör vad? Riskbedömning och handlingsplan Tillbud och arbetsskada Årlig uppföljning Stöd och hjälp Förvaltingsspecifika rutiner. Ovanstående grundstruktur finns inlagd digitalt på kommunens intranät. Respektive förvaltning kompletterar innehållet med förvaltningsspecifika uppgifter och rutiner. Särskild genomgång kommer att göras så att ansvaret för arbetsmiljöarbetsuppgifterna är rätt utformat Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-876 35 E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet www.engelholm.se 4

5 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (2) Diarienummer 2012-08-20 2012/368 i respektive organisation. Sammantaget ska detta ge en samlad bild av hur kommunens systematiska arbetsmiljöarbete fungerar och följs upp kontinuerligt utifrån arbetsmiljölagstiftningens intentioner. Förslag till beslut Personalutskottet beslutar att godkänna föreslagen gemensam struktur för det systematiska arbetsmiljöarbetet att gälla för alla kommunens verksamheter. Hans-Börje Andersson Personalchef Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-876 35 E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet www.engelholm.se 5

6 Inbjudan till Arbetsmiljöutbildning - SAM Ängelholms kommun Välkommen till årets Arbetsmiljöutbildning som kommer att ge en inblick i hur Ängelholms kommun ska arbeta med det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). Den övergripande strukturen för SAM finns nu på Insikten och du kommer att få praktiska råd utifrån kommunens egna rutiner om hur vi tillsammans skapar en bra arbetsmiljö. Du får hjälp i hur ni kan komma igång med SAM och vi belyser hur man kan se på arbetsmiljön i sin helhet, utifrån både fysiska och psykosociala arbetsmiljöfaktorer. Vänligen fyll i namn och arbetsplats samt vilka av de två dagars-utbildningarna som passar dig bäst. Klicka därefter på skickaknappen längst ner. Sista dagen för anmälan är 2012-09-10 därefter skickas bekräftelse på valda utbildningsdagar. Du som är chef stäm av med skyddsombuden på din arbetsplats och gå gärna utbildningen tillsammans. AGENDA Dag 1 Dag 2 En god arbetsmiljö Våra roller i arbetsmiljön Uppgiftsfördelning Tillbud och arbetsskador Riskbedömning i vardagen och vid förändring Case Kriser och krisstöd Stress i arbetslivet Hot och våld Kränkande särbehandling Kommunikation i teori och praktik Case Föreläsare: Carina Wennerberg, Arbetsmiljöingenjör, Previa Föreläsare: Katarina Tunving, Leg psykolog och Birgitta Gustavi, Beteendevetare, Previa 1. Vänligen fyll i nedanstående uppgifter: * 6

Förnamn * Efternamn * Arbetsplats * 7 2. Din befattning: * nmlkj Chef nmlkj Skyddsombud nmlkj Annan befattning 3. Välj vilka utbildningstillfällen som passar dig bäst. * 1:a handsval 2:a handsval 2012-10-10 och 2012-10-16 kl 8.30-16.30 Grupp är nu fullbokad! nmlkj nmlkj 2012-10-17 och 2012-10-25 kl 8.30-16.30 nmlkj nmlkj 2012-10-24 och 2012-10-30 kl 8.30-16.30 nmlkj nmlkj 2012-10-31 och 2012-11-08 kl 8.30-16.30 nmlkj nmlkj 2012-11-07 och 2012-11-13 kl 8.30-16.30 nmlkj nmlkj 2012-11-14 och 2012-11-29 kl. 8.30-16.30 nmlkj nmlkj 4. Ange nedan om du är allergisk eller har något önskemål såsom vegetarisk kost. 5 6 Skicka 7

SAM-struktur 8 8

9 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Diarienummer 2012-08-20 2012/369 Hans-Börje Andersson 0431-871 92 hans-borje.andersson@engelholm.se Kommunstyrelsen Riktlinjer för medarbetarsamtal Ärendebeskrivning Personalenheten har haft i uppdrag att utarbeta förslag till riktlinjer för genomförande av medarbetarsamtal med därtill kopplade utbildningsaktiviteter. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från personalchefen daterad 20 augusti 2012. Handbok för medarbetarsamtal Inbjudan till medarbetarsamtal medarbetare till chef Inbjudan till medarbetarsamtal - chef till chef. Tre utvecklingsprocesser beskrivning av utbildningsinsatser i tre steg. Utredning Personalenheten har utarbetat ett förslag till riktlinjer för genomförande av medarbetarsamtal. Riktlinjerna ska vara ett arbetsmaterial till chefer när de genomför sina samtal. Möjlighet finns att komplettera materialet utifrån egna förutsättningar. Under förslagets utarbetande har dialog vid flera tillfällen skett med fackliga organisationer. Arbetsmaterialet består av följande delar: Handbok om medarbetarsamtal med följande indelning: Inledning Syftet med medarbetarsamtalet Att välja rätt form Medarbetarsamtal i grupp Genomförande Uppföljning Dialog om lön. Ett formulär för inbjudan/förberedelse inför samtalet och dokumentation av samtalet har utarbetats. Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-876 35 E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet www.engelholm.se 9

10 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (2) Diarienummer 2012-08-20 2012/369 Införandet av riktlinjerna för medarbetarsamtal föreslås genomföras i tre utvecklingsprocesser: 1. Introducerande utbildning till chefer och fackliga företrädare arbetsmaterialets innehåll och användning. 2. Utbildning som riktar sig till förvaltningarnas samverkansgrupper som syftar till att skräddarsy respektive förvaltnings behov av stöd för att utveckla medarbetarsamtalet 3. Samtalsträning för chefer. De beskrivna utvecklingsprocesserna genomförs med början hösten 2012 och ska vara avslutade under senare delen av 2013. Förslag till beslut Personalutskottet beslutar att godkänna personalenhetens förslag till riktlinjer för medarbetarsamtal att gälla för alla kommunens verksamheter samt att uppdra åt personalenheten att på lämpligt sätt genomföra föreslagna utvecklingsprocesser. Hans-Börje Andersson Personalchef Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-876 35 E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet www.engelholm.se 10

11 ÄNGELHOLMS KOMMUN Medarbetarsamtal -ett arbetsmaterial för chefer inom Ängelholms kommun 11

12 Gäller från och med: XX-XX-XX 12

13 Innehåll 1. Inledning 1.1 Syftet med medarbetarsamtalet 1.2 Att välja rätt form 2. Medarbetarsamtal i grupp 3. Genomförande 3.1 Uppföljning 4. Samtal om lönen 13

14 1. Inledning Chefer inom Ängelholms kommun utövar sitt ledarskap under olika förutsättningar med exempelvis varierande storlek och geografisk spridning på personalgruppen. Med bakgrund i detta kan en arbetsgivare inte ha samma krav på samtliga verksamheter vad gäller utförandet av medarbetarsamtal. Hänsyn måste tas till de olika förutsättningar som råder. Vi vill ge dig och ditt arbetslag möjlighet att arbeta tillsammans på ett kreativt och lustfyllt sätt med verksamhetsutveckling. Därför har vi skapat ett rammaterial för hur man kan hålla medarbetarsamtal i olika former. Ett rammaterial som lämnar utrymme för varje förvaltning och arbetsplats att utveckla materialet efter egna lokala behov och förutsättningar. I broschyren du håller i din hand presenteras praktiska råd kring hur du på bästa sätt kan hålla medarbetarsamtalen. Handboken ger en grundstruktur som ska användas men du får gärna anpassa den utifrån era gemensamma erfarenheter. Du avgör själv om du vill följa strukturen i detalj eller att bygga på den med dina erfarenheter från verksamheten. 14

15 15

16 1.1 Syftet med medarbetarsamta Samtalet ska utgå från ett helhetsperspektiv och fungera som ett aktivt styrmedel för utveckling av verksamheten, ledarskapet och medarbetaren. I enighet med Ratten och övergripande samverkansavtal är medarbetarsamtal ett avgörande verktyg för personal- och verksamhetsutveckling. Även i personalpolicyn nämns att ditt uppdrag som chef är att överblicka, leda och utveckla verksamheten. Under samtalen ska du tillsammans med medarbetaren i dialog identifiera kompetens, behov och önskemål om utveckling med utgångspunkt i organisationens medborgarperspektiv. Det handlar om att utbyta åsikter och erfarenheter med varandra. Medarbetarsamtalets kvalitet är därför beroende av att båda parter, d.v.s. både du och medarbetaren, är aktiva genom ömsesidig återkoppling. 16

let 17 1.2 Att välja rätt form Individuella samtal är fortfarande den vanligaste formen för medarbetarsamtal. Arbetsmaterialets praktiska del är utformat och lämpat för just denna form. Materialet består av en självskattningskarta där den enskilde medarbetaren, genom att sätta kryss under respektive område, skattar sin grad av förmåga. Under samtalet diskuterar och reflekterar chef och medarbetare kring resultatet. Varje medarbetare har rätt att få ett medarbetarsamtal per år på ca 1-1,5 timmar. Vill ni fördjupa effekten av samtalet kan ni ha det antalet uppföljningssamtal som behövs. 17

2. Medarbetarsa 18 Kvaliteten och effekten av det individuella medarbetarsamtalet påverkas negativt om du som chef har fler än 20 medarbetare. Du kan då välja att arbeta med medarbetarsamtal i grupp. Vi rekommenderar är att grupperna är på som mest åtta deltagare och följer den naturliga gruppindelningen på respektive arbetsplats. Ett samtal är lägsta nivån men inte den högsta. Genom att föra gruppsamtal har man råd med att ha fler med exempelvis olika teman som utgångspunkt. Rätt upplagt erbjuder medarbetarsamtal i grupp ett flertal mervärden som kan kombinera individ- och grupputveckling med verksamhetsutveckling. Fokus ligger mer på verksamheten och individen sätts in i sitt sammanhang. 18

19 mtal i grupp Välj tydliga teman att diskutera kring, det kan vara hur gruppen fungerar kopplat till sitt uppdrag, hur arbetsrutinerna fungerar, tema om värderingar som några exempel. Vad är det då som du inte ska ta upp i gruppsamtal? Negativ och korrigerande feedback till enskild medarbetare ska aldrig tas upp i grupp. Enskilda kopplingar till eventuella lönekriterier eller andra individuella lönekrav ska inte heller diskuteras i grupp. Vill du prova denna modell hör du av dig till personalenheten för råd och stöd i hur man kommer igång. Viktigt att veta är att om du använder gruppsamtal måste du ändå erbjuda enskilt samtal om någon så önskar. Erfarenheten visar att det är relativt ovanligt att någon ber om enskilt samtal utan man är nöjd med gruppsamtalen. 19

20 3. Genomförand Inför samtalet: Tydliggör syftet med medarbetarsamtalet. Diskutera detta på arbetsplatsen t.ex. på arbetsplatsträffar. Boka datum, klockslag och plats för samtalet i god tid, minst en vecka innan. Välj en plats i en ostörd miljö. Medarbetarmaterialet ska delas ut i samband med tidsbokningen, för att båda ska ha en möjlighet att förbereda sig inför samtalet. 20

e 21 Börja samtalet med att ta upp rollfördelningen mellan dig och medarbetaren samt syftet med samtalet. Detta för att förhindra att samtalet kantrar antingen åt det terapeutiska eller byråkratiska hållet. Återkoppla samtalet med det som beslutas på det förra samtalet. I samtalet måste du kunna hantera balansen mellan relationer och resultat. Skynda långsamt är en god regel. Våga stanna upp ifall det uppkommer starka känslor och låt dem få finnas i samtalet. Lotsa sedan medarbetaren tillbaka till hur ni ska bäst ska hantera situationen. Din uppgift är att hjälpa medarbetaren att se nya eller fler lösningar på problemen. Det kräver en god kunskap om vilka stöd som finns både internt i organisationen och externt. Du som chef är samtalsledare och har till uppgift att skapa förutsättningar för att medarbetaren får möjlighet till utveckling i sitt arbete genom tydlig feedback dels om arbetsresultatet dels om sociala relationer och samarbetsförmåga. Därför har du rollen att aktivt lyssna på medarbetaren genom att ställa frågor till medarbetaren samt be om förklaringar. 21

22 Medarbetaren har i sin tur ansvar för att öppet berätta om sina upplevelser, arbetsresultat och det samarbete som medarbetaren har med andra inom enheten och med hur samarbetet fungerar med dig som chef. Det är viktigt att ni tillsammans för en konstruktiv dialog kring vad som fungerar bra samt vad som behöver förbättras och att ni båda bidrar med förslag till lösningar. Utgångspunkten för medarbetarsamtal ska alltid vara i en vilja till utveckling. Även om detta inte stämmer för alla blir din uppgift i samtalet att skapa möjligheter för medarbetaren till utveckling, inom verksamhetens ramar och uppgift. En viktig komponent i detta sammanhang är att identifiera varje medarbetares egna drivkrafter. Försök att med dina frågor fånga vilka utvecklingsbehov som medarbetaren har. Undvik att fastna i diskussioner kring kurser eller dylikt för då låser ni diskussionen i detaljer. Kurser eller konferenser är enbart verktyg för att stödja utvecklingen. Genom att utgå från frågor baserade på tankesättet om nutid-dåtidframtid kan du lättare motivera medarbetaren att uttrycka förändringar i vardagen som annars kan vara svåra att precisera. Hur var det för exempelvis 6 månader sedan jämfört med nu? Vad är bättre/sämre och varför? 22

23 Genomgående under samtalet bör klargörande frågor som främjar reflektion, eftertanke, prioritering och värdering ställas. Exempel: Vad är du mest nöjd över? Vilka är fördelarna/nackdelarna) med din idé? Vad blir konsekvenserna? Finns några alternativ? Vad blir ditt nästa steg? Tänk på att ställa öppna frågor med hur? Var? När? I slutet av samtalet summerar du och dokumenterar det som bestämts och som ni kommit fram till. Viktigt att det som ni pratar om i samtalet stannar i rummet. 23

24 24

25 3.1 Uppföljning Resultatet av samtalet skall dokumenteras och formuleras till en individuell utvecklingsplan som båda får kopior på. För att samtalen ska utvecklas behöver de utvärderas i form av hur deltagarna upplevde samtalets kvalitet men även om effekten av samtalen. Ni ska alltså se till tidigare samtal ni har fört i förhållande till det som ni precis har hållit. För att kunna skapa ett mervärde av samtalen räcker det inte att bara utvärdera effekten mellan er utan ni behöver även utvärdera effekten av verksamheten. 25

26 4. Samtal om lön Individuell lönesättning förutsätter att du och den anställde har en dialog och inte en löneförhandling. Det finns olika åsikter om man ska hålla samtal om lönen inom eller utanför medarbetarsamtalet, men att samtala om lön är ett naturligt sätt att avsluta medarbetarsamtalet på. Använder du dig av medarbetarsamtal i grupp behöver du självklart genomföra lönesamtal individuellt. Utgångspunkten för samtalet är den aktuella lönen som medarbetaren har. Uppfattar medarbetaren lönenivån som rimlig? Vanligtvis är utrymmet inte satt förrän kommande löneöversynen är gjord. Det är därför svårt att i förväg ange en specifik månadslön. I stället är det viktigt att vara tydlig med att det handlar om vad som är din uppfattning om rätt månadslön som ska uppnås på sikt. Utfallet är sedan beroende på utrymme, avtal, budget m.m. I samtalet ska du som chef förklara för medarbetaren vad hen kan göra för att påverka sin lön. Detta med utgångspunkt från det ni har haft dialog om i medarbetarsamtalet. 26

en 27 27

28 Vid behov av stöd och/eller information, kontakta personalenheten. 28

29 29

30 30

31 Inbjudan till medarbetarsamtal mellan chef och chef Plats:. Datum: Tid: När du kommer till samtalet behöver du som chef ha förberett dig. Utgå ifrån samtalsmaterialet och fundera kring de områden som tas upp i materialet. Gradera var du ligger i förhållande till pilarnas motpoler. Materialet ska fungera under samtalet som ett diskussionsunderlag där du får möjlighet att motivera dina svar samt få återkoppling från din chef. Ta med dig detta material till samtalet. Tänk öppenhet och ärlighet för att få ut det bästa av ditt medarbetarsamtal! 31

32 Medarbetarsamtal mellan chef och chef Syftet med detta samtalsmaterial är att betona vikten av att tydliggöra och bekräfta chefsuppdraget. En chef bedöms inte bara utifrån egna insatser utan också efter hela enhetens resultat. Dessa båda perspektiv bör belysas under samtalet. För att utvecklingssamtalet ska nå en hög kvalitet krävs förberedelser och att var och en tar ansvar för sin del genom att i god tid innan samtalet gå igenom de områden som tas upp i texten. Diskussionerna utifrån utvecklingsinstrumenten ska sedan ställas i relation till lönen utifrån Ängelholm kommuns lönemodell. Resultatet från samtalet ska resultera i en individuell utvecklingsplan som beaktar såväl kompetens som personlig utveckling. Inled med en tillbakablick återkoppla gärna till anteckningarna från det förra samtalet. Gå tillsammans igenom materialet och diskutera varför kryssen ligger där de ligger. För ett samtal om lönen i relation till föregående samtalsområden. Använd Ängelholm kommuns lönemodell. De områden som behöver och kan förbättras ska konkretiseras i den individuella handlingsplanen. 32

Utvecklingsinstrument 33 Helhetssyn Förträder inte bara sin egen verksamhet utan har ansvar för helheten i kommunen. Skapar tydlighet beträffande organisation, roller och ansvar. Utveckling Handleder, stöttar och bidrar till kollegors och medarbetares utveckling Driver förbättringsarbete inom fastställd tid och ekonomiska ramar Ledarskap/engagemang Skapar och känner motivation genom att prioritera uppdraget som chef Är resultatorienterad och fattar tydliga beslut Ger tydlig delegering, riktlinjer och uppföljning Prestation och resultat Förmåga till långsiktigt tänkande utifrån verksamhetsmålen så att enheten når ett gott totalresultat Ser behov av och stimulerar forskning, utveckling och utbildning Förmågan att följa upp mål, medarbetarenkät etc. 33

34 Utvecklingsinstrument Kommunikation Har förmågan att beskriva verksamhetens uppdrag tydligt i dialog och omsätta det i mål och uppgifter Frågar och lyssnar och ger konstruktiv feedback Väjer inte för obehagliga situationer och tar i konflikter och motsättningar tidigt Uppdrag och roll Förstår sitt uppdrag som chef eftersom jag får feedback/konstruktiv kritik från kollegor/chef Samarbete Har förmågan att samarbeta väl med andra Arbetar för att öka samarbete på arbetsplatsen Arbetsmiljö och hälsa Fundera över din arbetsbelastning och balansen mellan arbete och privatliv: Hur mycket har du att göra? För mycket För lite 34

35 Dialog om lön Det är ett naturligt sätt att avsluta medarbetarsamtalet med ett samtal om den nuvarande lönen och de lönekriterier som ligger till grund för uppdraget. Utgångspunkten för samtalet är den aktuella lönen som chefen har. Uppfattar chefen lönen som rimlig. Vad kan jag förändra i min prestation som chef för att få en positiv löneutveckling? 35

36 Individuell utvecklingsplan Mål Hur når jag dit? Tidsplan 36

37 Inbjudan till medarbetarsamtal mellan medarbetare och chef Plats:. Datum: Tid: När du kommer till samtalet behöver du som medarbetare ha förberett dig. Utgå ifrån samtalsmaterialet och fundera kring de områden som tas upp i materialet. Gradera var du ligger i förhållande till pilarnas motpoler. Matrialet ska fungera under samtalet som ett diskussionsunderlag där du får möjlighet att motivera dina svar samt få återkoppling från din chef. Ta med dig detta material till samtalet. Tänk öppenhet och ärlighet för att få ut det bästa av ditt medarbetarsamtal! 37

38 Medarbetarsamtalet Medarbetarsamtalet ska utgå från ett helhetsperspektiv och fungera som ett aktivt styrmedel för utveckling av verksamheten, ledarskapet och medarbetaren. Syftet med detta arbetsmaterial är att skapa bättre förutsättningar för att öka kvaliteten i samtalen. Inled med en tillbakablick återkoppla gärna till anteckningarna från det förra samtalet. För att medarbetarsamtalet ska nå en hög kvalitet krävs förberedelser och att var och en tar ansvar för sin del genom att i god tid innan samtalet gå igenom de områden som tas upp i texten. Gå tillsammans igenom materialet. Diskutera varför kryssen ligger där de ligger. Resultatet från samtalet ska resultera i en individuell utvecklingsplan som beaktar såväl kompetens som personlig utveckling. Ha samtal om lönen i relation till föregående områden som ni har pratat om. De områden som behöver och kan förbättras ska konkretiseras i den individuella handlingsplanen 38

Följande områden 39 att samtala om; Ledarskapet-medarbetarskapet Min chef skapar tydlighet beträffande organisation, roller och ansvar. Min chef fattar tydliga beslut Min chef handleder, stöttar och bidrar till min utveckling Utveckling Upplever du att din kompetens utnyttjas fullt ut? Känner du att du har en rimlig utvecklingsgrad just nu? Engagemang Jag känner motivation för mina arbetsuppgifter Mina arbetsuppgifter är meningsfulla Prestation och resultat Jag har möjlighet att resonera runt arbetsresultat till mål och överenskommelser. 39

40 Kommunikation Jag frågar och lyssnar och ger konstruktiv feedback Jag väjer inte för obehagliga situationer och tar i konflikter och motsättningar tidigt Uppdrag och roll Jag förstår mitt/vårt uppdrag Jag för regelbundna diskussioner om verksamheten mål Jag får beröm och uppskattning från chefen Samarbete Jag har förmågan att samarbeta väl med andra Jag arbetar för att öka samarbete på arbetsplatsen Arbetsmiljö och hälsa Fundera över din arbetsbelastning och balansen mellan arbete och privatliv: Hur mycket har du att göra? För mycket För lite 40

41 Dialog om lön Det är ett naturligt sätt att avsluta medarbetarsamtalet med ett samtal om den nuvarande lönen och de lönekriterier som ligger till grund för uppdraget. Utgångspunkten för dialogen är den aktuella lönen som medarbetaren har. Hur uppfattar du din lön? Observera att detta är alltså inte en löneförhandling utan ett samtal om upplevelsen av lönen. Löneöversyn sker årsvis avseende inriktning och nivå för kommunen utifrån koimmunens lönepolicy. Rimlig Fundera kring följande; Vad kan jag förändra i min prestation som medarbetare för att få en positiv löneutveckling? Och vilket stöd behöver jag få av min chef för att kunna uppnå den förändringen? 41

42 Individuell utvecklingsplan Mål Hur når jag dit? Tidsplan 42

43 ÄNGELHOLMS KOMMUN Medarbetarsamtal Tre utvecklingsprocesser för chefer samt medarbetare som syftar till att uppnå bättre resultat med samtalen Anders Sandén 2012-06-28 Utbildningen blir ett redskap som ger dina ledare en möjlighet att nå verksamhetens mål, då syftet med medarbetarsamtal är att fokusera på verksamhetens framtida utveckling. Detta kan bara ske i samspel mellan ledare och medarbetare. Utbildningen består av tre processer och består av en teoretisk del och en del med personlig coachning. Idén med utbildningen är även att den ska leda till bättre kunskap i det djupa samtalet. Inbjudan skickas ut tidig under hösten 2012. 43

44 Process 1 Målgrupp: Chefer och fackliga företrädare. Chefen ska delta tillsammans med sina fackliga företrädare. Antal deltagare: Ca 120 chefer + ca 150 fackliga företrädare Max 30 deltagare per tillfälle (9 tillfällen) Mål/Syfte: Syftet med denna introducerande del är att ge en ökad förståelse för bakgrunden till den aktuella utbildningen. Det är avgörande för medarbetarsamtalets kvalitet att både chef och medarbetare har samma kunskap om processen. Kvaliteten är därmed beroende av att båda parter är lika aktiva och ansvariga. I utbildningen inledande del presenteras målgruppen med ett teoretiskt upplägg som de sedan ansvarar för att kommunicera vidare till medarbetarna via APT tillsammans med lokala fackliga företrädare. Form: Föreläsning. Tre utbildningstillfällen i veckan under ca två intensiva veckors tid. Detta i syfte att försöka göra det samtidigt så långt det går. Ansvarig utbildare: Anders Sandén När? Början på oktober, (1.5 tim per tillfälle/em) I detta ska tid för planerandet av APT på hemmaplan ingå. 44

45 Process 2 Målgrupp: Förvaltningarnas samverkansgrupper (7 förvaltningar) Mål/syfte: Att skräddarsy respektive förvaltnings behov av stöd för att utveckla medarbetarsamtalet. Denna process förutsätter att både Kommundirektör och respektive förvaltningschef är aktiva och prioriterar processen. Process 2 kan ta olika tid i olika förvaltningar. Vissa kanske behöver mer operativt stöd, andra handledning eller samtal med chefer. Ansvarig utbildare: Anders Sandén När? Inledning under november 2012 och framåt våren 2013 Uppföljning; Hösten 2013 45

46 Process 3 Målgrupp: Chefer Antal deltagare: Ca 120 Max 10 deltagare per gång (ca 15 tillfällen) Ett tillfälle = en dag Mål/syfte: Tanken är att chefer ska träna sig i att föra bra och lyssnande samtal och att få kunskaper och konkreta verktyg för att stärka sin egen kommunikationsprofil i olika samtalssituationer för ett tydligare och tryggare ledarskap. Form: Samtalsträning djupsamtal Varje deltagare uppmanas att ta med sig två samtal som de har hållit någon gång i sin yrkesroll som chef helst samtal där man har stött på svårigheter. Ett samtal för förmiddagen och ett för eftermiddagen. Utifrån de exempel deltagaren har med sig ska han/hon börja med att, utifrån sin egen upplevelse, beskriva den han/hon är och den som man har haft samtalet med. Två deltagare sätter sig sedan mittemot varandra medan resten av deltagarna sitter i en ring runtomkring. Deltagarna intar motpartens roll i samtalet från sina två exempel. Denna from av samtalsträning bygger på gestaltterapin och går ut på att öka förståelsen för den andre. Resten som sitter i ring observerar och reflekterar. På detta sätt får man tankar om samspelet. Ansvarig utbildare: Anders Sandén med externt stöd När? Våren och hösten 2013. 46

47 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2012-08-08 1 (1) Diarienummer Dragan Kostic Kommunstyrelsen dragan.kostic@engelholm.se Nämndernas avstämningsrapport om mångfaldsarbete under första halvåret 2012 Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige antog den 18 april 2011 mångfaldsplan 2011-2013. Mångfaldsplanen utgår från de sju diskrimineringsgrunderna i diskrimineringslagen. Planen består av tre inriktningar: medvetenhet, tillgänglighet och arbetsliv. Inom varje inriktning finns fokusområden samt tre uppföljningspunkter som årligen ska utvärderas av respektive nämnd. I augusti ska även en kortare avstämningsrapport om nämndernas mångfaldsarbete lämnas till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Sammanställning av avstämningsrapporter om nämndernas mångfaldsarbete under första halvåret 2012. Utredning Alla nämnder har rapporterat om sitt arbete inom mångfaldplanens alla tre inriktningar: medvetenhet, tillgänglighet och arbetsliv. Förslag till beslut Kommunstyrelsens personalutskott föreslår kommunstyrelsen att godkänna nämndernas avstämningsrapport om mångfaldsarbete under första halvåret 2012. Jan-Inge Hansson Kommundirektör Dragan Kostic Mångfaldssamordnare Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-876 35 E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet www.engelholm.se 47

48 SAMMANSTÄLLNING 2012-08-09 Mångfaldssamordnare Dragan Kostić 0431-872 78 dragan.kostic@engelholm.se Kommunstyrelsen Sammanställning av nämndernas avstämningsrapporter om mångfaldsarbete under det första halvåret 2012 Kommunfullmäktige antog den 18 april 2011 mångfaldsplan 2011-2013. Mångfaldsplanen utgår från de sju diskrimineringsgrunderna i lagen: kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder och ålder. Nämnderna ska till kommunstyrelsen i februari varje år lämna en uppföljningsrapport och i augusti ska även en kortare avstämningsrapport om nämndernas mångfaldsarbete lämnas till kommunstyrelsen. Medvetenhet Under det första halvåret har alla nämnder i varierande utsträckning arbetat med mångfaldsfrågor. Frågorna har tagits upp åtminstone en gång på arbetsplatsträffar under första sex månader 2012. Verksamheterna har valt att arbeta med mångfaldsfrågor på olika sätt. En del har valt att informera sina medarbetare om mångfaldsfrågor och andra har valt att arbeta praktiskt med mångfaldsövningar. Alla* ledningsgrupper har, vid minst ett tillfälle, fått information om diskrimineringslagen, diskrimineringsgrunderna och vad mångfaldsarbete betyder för deras verksamhet (*förutom Miljökontorets ledningsgrupp som kommer att få information under andra halvåret). En serie av sju mångfaldsföreläsningar/utbildningar ordnades under 2012. Föreläsningarna var kopplade till de sju diskrimineringsgrunderna och de första fyra föreläsningarna, vilka ägde rum från mars till juni, handlade om kön, religion, etnicitet och funktionsnedsättning. Under första halvåret har ca trehundra av kommunens medarbetare, chefer och politiker deltagit på en eller flera mångfaldsutbildningar. I slutet av juni månad genohördes en enkätundersökning som visade att utbilningarna var mycket uppskattade. Alla policyer skrivna under det första halvåret har beaktat någon aspekt av mångfaldsperspektivet. Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-876 35 E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet www.engelholm.se 48

49 SAMMANSTÄLLNING 2012-08-09 Tillgänglighet Tillgänglighetsfrågor har varit närvarande i alla verksamheter. Hänsyn har tagits till den fysiska tillgängligheten men också till lättillgänglig information. Arbete med lättavhjälpta hinder fortsätter kontinuerligt. Arbetsliv Alla verksamheter känner till kommunens policy (riktlinje) för kränkande särbehandling på kommunövergripande nivå. Ämnet behandlas också i samband med exempelvis introduktion av nyanställda och i ledarskapsprogram. Mångfaldsaspekten har varit aktuell under rekryteringsprocesser och nya rekryteringar har delvis bidragit till större mångfald inom verksamheter, särskilt när det gäller kön. De flesta verksamheter har analyserat kommunens medarbetareenkät för området arbetsliv och arbetat med sina resultat. Särskild fokus riktades på kränkande behandling. Mångfaldssamordnare Dragan Kostić Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-876 35 E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet www.engelholm.se 49