2012-12-10 Ordförande- och verksamhetsledareträff för Leader den 2012-11-27 Anteckningar från gruppdiskussionerna Gruppdiskussion 1 Personal, budget, arbetsuppgifter 2014 Hur blir vi en god arbetsplats sista året? LAG måste visa förtroende för VL. LAG måste hålla fanan högt, "ta taktpinnen" som arbetsgivare (självklart, min kommentar) genom att föra dialog med personalen, genomföra utvecklingssamtal, kompetensutveckla m.m. Personalen måste kunna luta sig mot och nyttja LAG-medlemmars specifika kompetens. LAG måste vara engagerat och jobba som om vi får en ny period. LAG måste kompetensutvecklas (framför allt leadermetoden, projektfinansieringen) så att dialogen med personalen kring verksamheten och utvecklingen av densamma upplevs som meningsfull (av VL/personalen). LAG måste se över sin sammansätning så att rätt kompetens finns inför avslutningen av programperioden. LAG måste stärka och utveckla medlemmarna och rejält öka medlemsantalet. LAG måste på bästa möjliga sätt hjälpa personalen till nya jobb, om det blir aktuellt. Torgny Lundquist, Leader Lundaland Gruppdiskussion 2 LAG och dess Strategi Hur engagerar vi LAG sista året? Vad är LAG:s roll under sista året? En liten checklista med exempel, idéer och tankar kring hur och vad LAG aktivt kan engageras i och arbeta med inför avslutet... 1(6)
Börja med att identifiera LAG:s fokus för avslutningsarbetet. Om LAG är inställt på att avveckla eller fortsätta och utveckla LAG-arbetet in i en ny period?? LAG går tillbaka till de organisationer som representeras och "lyssnar av" om LAG:s arbete bakåt och hur LAG kan arbeta framåt. Intensifiera eventuella "fadderskap" för pågående projekt för bra och maximalt effektiva avslut. Intervjua och följa upp avslutade projekt. Aktivera LAG i utvärderingsarbetet inför kommande period Att upprätta en tidplan för arbetet är mycket viktigt Tänk på att avsätta medel för kostnadsersättningar till LAG som arbetar ideellt Bjuda in/blanda LAG och deras olika organisationer till möten för att skapa "ett nätverkande mellan LAG:s olika representantskap". Syftet är att sprida kunskap om varandras behov och olika synsätt. Skapa särskilda diskussionsforum mellan Leaders olika intressenter i trepartnerskapet, offentlighetnäringsliv-ideell sektor, för att belysa de olika fokus och resultatvärderingar de förväntar sig/representerar. Ta in "omvärldsspaning" i LAG-arbetet Låt LAG-medlemmar vara föredragande i olika projektärenden för att skapa ett "involverande" arbetssätt. Lars Norin, Leader Hälsingebygden Grupp 3 Utvärdering Hur utvärderar jag på ett sätt som visar Leaders mervärde för finansiärer och andra intressenter? Vad är viktigt att lyfta fram? Ideellt arbete - Visa på omfattning och värde för projektägarna och finansiärerna Långsiktiga strukturer som kan ge resultat på längre sikt. Ideellt= antal aktiva/passiva deltagare Betona att utveckling är lärande/provande inte lika med misslyckande. Utvärdering kräver tydliga mål och mått både före och efter. Projektstyrning är en utmaning behövs ökad kompetens. Utväxling på lokal offentlig medfinans kan visa på bra rabatt för landsbygdsutveckling. Viktigt att försöka mäta värdet för bygden, de sociala värdena, men hur gör man det? Vad är det för kompetens som byggts upp inom Leader hur försöka bevara den in i nästa period? Beskriv för eftervärlden vad man arbetat med, vad som anses klart och vad återstår, idéer om hur gå vidare? 2(6)
Framgångsrika sätt att sprida information om Leader? Vad är lärdomar som gäller och kan tillämpas i nästa programperiod oavsett hur regelverket ser ut då? Grupp 3 Utvärdering Hur utvärderar jag på ett sätt som visar Leaders mervärde för finansiärer och andra intressenter? Vad är viktigt att lyfta fram? Det finns mycket man vill göra, som t.ex. projektresor, mässor etc., det tar mycket tid, det måste finnas resurser. Man tycker alltid att man gjort för lite. Projektkatalogen är basen i utvärderingen. Detta borde vara minimum för utvärdering. Projektkatalogen ska vara underlag till finansiärer och andra. Projektkatalogen tar tid, ca 1 år. Rekommendationen är att börja nu. Vore bra att även mäta resultat 1 år efter avslut samt 3 år efter avslut. Katalogen kan delas upp tematiskt eller geografiskt. Viktigt att LAG utvärderar projekten! Vad var lyckat eller mindre lyckat? Detta går att göra i projektkatalogen eller i separat utvärdering av varje projekt i ett eget dokument. Möjligt att göra som ett informationsprojekt inom axel 3, tematisera arbetet, titta på Leaders mervärde, Gör Leader skillnad? Det är skillnad mellan hur länsstyrelsen ser på projektkataloger, vissa vill lägga det i driften, andra godkänner att det ligger i axel 3. Katalogen ska skrivas journalistiskt, inte på myndighetsnivå. En populärversion är bra. Utvärdering och projektkatalog är en jätteviktig uppgift för LAG sista året, plus ev. rundresa till projekten. Viktigt med uppföljning ett efter projektavslut. Vår utvärdering blir alltid subjektiv, den baseras på projektägarens egna uppskattningar av resultat plus LAG:s analys. Bra att visa uppskattning till projektledarna efter avslut, t.ex. gemensamma träffar, det kan generera nya idéer och nya projekt. Viktigt att intervjua projektägarna så att mjuka värden kommer fram, t.ex. sammanhållning i bygden. Fråga projektägarna om vilka mervärden de ser med Leader. Mät kännedom om Leader, ring 500 personer och fråga. Det borde vara värdefullt för Jordbruksverket att utvärdera och se övergripande för alla 63 leaderområden. Hur har det funkat? Hur har man jobbat? Vad har lyckats/ej lyckats? 3(6)
Inom Leader fokuserar vi till största del på mjuka värden. Blanketten för redovisning av indikatorer fokuserar till största del på hårda värden. Gruppdiskussion 4 Allmänt avslut och redovisning av programperioden samt arkivering Hur redovisar vi fakta? Vilka indikatorer arbetar vi med? Hur tänker vi oss slutförvaring av våra dokument? Redovisning sker ofta hos varje kommun med siffror och redovisning av alla pågående projekt samt en liten berättelse om varje projekt. Redovisning av ideell tid, uppväxling av kommunala medel visas på något sätt. Skillnader finns mellan leaderområden hur dessa beräkningar gör Uppvisning av goda exempel genom besök, film nyhetsbrev mm Mätning av hur många projekt som lever vidare efter projekttiden. Vad hände den? Mätning av hur mycket som är förstudier samt redovisning av hur många som gått vidare till huvudprojekt. (behöver inte vara ett misslyckande att komma fram till om man inte ska genomföra ett huvudprojekt) Rapport från DAWA. Utifrån värden på de olika kostnadsslagen kan man synliggöra hur mycket investeringar som genomförts eller löner omräknat till årsarbeten. Uppdelning kan göras även göras kommunvis. Kräver dock lite trixande i Excelark. Projektresa genomförs till pågående eller slutförda projekt. För att mäta de mjuka värdena har man tagit hjälp av en student som ställt frågor runt jämställdhet, integration mm och fått en sammanställning och en samlad bild kring detta. Hur många som är engagerande i projekten. Vilka olika sektorer, organisationer, aktörer har samverkat i projektet, kan visas projektvis eller sammanställt för fler projekt Genom att välja in kommunalråd i styrelsen ökar förståelsen vilken nytta som görs. Visa vilket stöd som finns från leaderkontoret, synliggör leaderkontorets olika roller. Leaderkontoret hjälper till att skapa samarbeten, förankring, fortsättningen av projekt. Synliggöra hur samarbetena ser ut. Definitioner och riktlinjer saknas hur vi ska visa resultat och sammanställning av siffror. Ex hur många timmar ska vi använda för omräkning till årsarbeten. Sommarjobbare som har åkt runt och filmat projekt samt visat på hemsidan. Sammanställning av projektkatalog Utvärdering/studiebesök i varandras leaderområden kan ge nya idéer hur man kan visa nyttan. Lennart Ruder, Leader Polaris 4(6)
Gruppdiskussion 4 Allmänt avslut och redovisning av programperioden samt arkivering Hur redovisar vi fakta? Vilka indikatorer arbetar vi med? Hur tänker vi oss slutförvaring av våra dokument? Hur redovisar vi fakta? Med hjälp av Excel Vid rapportering till Jordbruksverket/Länsstyrelsen: TIPS! Läs Länsstyrelsen instruktion så vet du vilken nivå du ska lägga dig på i svaret. Kommuner: antal projekt i kommun uppväxling det ideella engagemanget effekterna av projekt nya nätverk projektkatalog Länsstyrelsen:, originalhandlingar uppföljning av indikatorerna protokoll delegationsordningen Vilka indikatorer arbetar vi med? TIPS: Statistik TEM sätt det i relation till turisprojekt i ett visst område. FÖRSLAG: Nätverkstema framöver Indikatorer Vilka gäller? Områdesspecifika indikatorer Jordbruksverket indikatorer Befolkningstillväxt Mångfald såsom; kön, ålder, kultur (härkomst) Integration Hållbar utveckling (miljö, ekonomi, socialt ansvar) Det saknas tydliga direktiv från Jordbruksverket från början av perioden, bla vad gäller definition av indikatorerna. JBV har gett olika beslut över tid. Otydlighet skapar svårigheter att mäta mellan olika LAGområden. Viktigt med tydliga indikatorer inför nästa period. Definitioner över tid!! Hur redovisar vi mjuka mål tex. jämnställdhet, integration? Uppföljning över tid är viktigt. Att intervjua projekten gör att man får ut mer. Realistiska mål i utvecklingsstrategin är viktigt. Olika målgrupper efterfrågar olika fakta. Hur tänker vi oss slutförvaringen? 5(6)
SJV bör bestämma reglerna gällande arkivering! Just nu oklara direktiv. Arkiverar kansliet i god tid risk att reglerna ändras och man får göra om? TIPS: Ta en PRAO som stämplar journalnummer etc på alla dokument och filar enligt reglerna. Hos Länsstyrelserna alternativt kommunen Tillgängligt och sökbart på LAGs hemsida Skapa digitala databaser Få bilder kopplade till projekten Kopior på akter Protokollen ska vara tillgängliga på papper och digitalt Vad ska föreningens bokföring förvaras? Kommunen? Jeanette Lewald Gruppdiskussion 5 Föreningen, stadgar olika alternativ till avslut Vad gör vi med föreningen? Ett tjugotal intresserade diskuterade olika scenarion om vad man bör tänka på inför Leaderperiodens avslut för föreningen. Följande reflektioner, frågeställningar och råd redovisades. Vad säger föreningens stadgar? Se över eventuella stadgeförändringar i tid. Föreningarna behöver juristhjälp för att få veta vilka för- respektive nackdelar det finns med att likvidera föreningen. Ett önskemål är att Jordbruksverket tar fram ett PM så att alla föreningarna får samma underlag för att bestämma hur man ska göra med sin förening. Varje förening har ofta en unik situation beroende på sin historia och verksamhet. Vad säger EU om ansvarsfrihet? När får LAG/ föreningen ansvarsfrihet? Vems är ev. överskott / underskott? Kommer möjligheten till multifonder att påverka föreningen? Sammanfattningsvis gav de gemensamma diskussionerna fler frågor än svar eftersom den enskilda situationen för varje förening varierade. Frågan är viktig och bör få fortsatt uppmärksamhet under 2013. Hans-Erik Näslund, Leader Höga Kusten 6(6)