1(6) Inspektion av arkivvården vid Ekobrottsmyndigheten 1. Sammanfattning Riksarkivet (RA) får konstatera att arkivvården vid Ekobrottsmyndigheten (EBM) är väl planerad, men att mycket arbete återstår med att redovisa arkivhandlingarna och med att säkra det digitala bevarandet. 2. Föreläggande EBM ska uppdatera arkivbeskrivningen så att den innehåller tillräckliga och aktuella uppgifter i enlighet med föreskrifter och råd i RA-FS 1991:1 (ä. och omtr. 1997:4, 6 kap. 1 och 2. RA får även göra den anmärkningen, att EBM bör utreda om det i utredningsstödet DurTvå finns ytterligare inkomna eller upprättade handlingar utöver de som i dag tas om hand för arkivering. Detta avser särskilt ljudupptagningar av förhör. RA ser även fram emot att få ta del av hur arbetet med ny klassificeringsstruktur framskrider. RA emotser skriftlig redogörelse för EBM:s åtgärder före den 1 juni 2009. 3. Inspektionen 3.1 Inledning RA har överinseende över att statliga myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782), och ska därför enligt 5 arkivförordningen (1991:446) regelbundet inspektera arkivvården. EBM inspekterades senast den 13 september 2006 (dnr RA 231-2006/1753) som uppföljning av tidigare inspektioner då EBM förelagts att uppdatera arkivförteckningen. Inspektionen 2006 resulterade i ett föreläggande att skriftligt redogöra för hur arbetet med att se över hela arkivhanteringen skulle bedrivas. EBM har sedan inkommit med flera skriftliga redogörelser, senast direkt inför denna inspektion. RA genomförde den 26 november 2008 återigen en inspektion. Närvarande från EBM var chefsjurist och chef för rätts- och utvecklingsenheten, arkivarie och huvudregistrator, samt, från RA, Teresia Ståhle och Ian Fallenius. 3.2 Ansvar och organisation EBM:s arkivorganisation är fastställd i EBM:s riktlinjer EBMR 2008:1. Därav framgår bl.a. att arkivansvaret är delegerat till chefsjuristen, och att EBM ska ha en arkivarie som är placerad direkt under den arkivansvarige. En ny arbetsordning för EBM har beslutats i oktober i år, ansvarsfördelningen gällande arkiv finns omnämnd även där.
2(6) 3.3 Arkivbildning 3.3.1 Avgränsning Systemen Cåbra och DurTvå driftas av Åklagarmyndigheten (ÅM) respektive Rikspolisstyrelsen (RPS), men EBM är arkivbildare för sina databaser i respektive system. Även e-arkivet driftas av ÅM, men EBM har arkivansvaret för de handlingar man lagrar där. Utvecklingsarbete sker i samråd. EBM har nyligen fastställt att Rikskriminalpolisen (RKP) vid RPS är arkivbildare för handlingar i EBM:s kriminalunderrättelseverksamhet. Handlingar inom polisverksamheten ansvarar dock EBM för. Denna åtskillnad beror på att myndigheten inte har rätt att leda kriminalunderrättelseverksamhet i samma utsträckning som ordinarie polisverksamhet. Dessutom tillåter inte polisdatalagen (1998:622) EBM att föra kriminalunderrättelseregister. 3.3.2 Diarieföring och registrering Det centrala verksamhetsstödet är brottmålsdiariet Cåbra, i vilket EBM registrerar mer än 4 000 ärenden per år. Se vidare 3.4.2.1. nedan. Det allmänna diariet förs sedan 2005 i ärendehanteringsstödet ALP IM, där c:a 500 ärenden registreras per år sammanlagt i A-serien, allmänna ärenden, och B-serien, åklagarärenden. Det finns i ALP IM även möjlighet att registrera i en K-serie, kriminalunderrättelseverksamhet, och dessa handlingar ska som nämnts arkiveras hos RPS. K-serien i diariet används enligt uppgift inte så mycket ännu. Inga kriminalunderrättelsehandlingar har ännu arkiverats, den första leveransen av handlingar och sökregister till RKP planeras till 2009/2010. 1998-2005 fördes allmänna diariet i ALP IM:s föregångare ÄHS. Då användes tre olika nummerserier för kansliorterna Stockholm, Göteborg och Malmö. 2005 centraliserades registratorsfunktionen, och en så kallad huvudregistrator tillsattes i Stockholm. Registrering i allmänna diariet görs idag i viss mån även av ekosekreterare på kamrarna i Göteborg och Malmö, men all registrering sker i samma nummerserie. Handlingarna förvaras emellertid fortfarande på respektive ort. Tidigare har en del kännedomskopior och andra handlingar som inte omfattas av registreringsskyldighet diarieförts, men numera används allt mer postlistan i ALP IM för att hålla reda på sådant. Om det blir aktuellt att initiera ett ärende diarieförs handlingen.
3(6) 3.3.3 Avställning Diarieförda handlingar avställs i diarienummerordning per år. Efter 2005 är som nämnts allmänna ärenden i samma nummerserie uppdelade på EBM:s tre verksamhetsorter. Brottmålen ligger i diarienummerordning per år, men dessutom uppdelade per åklagarkammare. Efter Riksarkivets förra inspektion (2006) har myndigheten utrett om brottmålsakter skulle kunna arkiveras efter avslutningsdatum istället, men utredningen visade att en förändrad arkivläggningt i praktiken inte skulle innebära några tidsvinster varken vid arkivering eller återsökning. Dessutom står det ännu inte klart om den nya lagen för personuppgifter inom åklagarväsendet kommer att tillåta digital arkivering av sökregistret vilket är avgörande för en förändrad arkivläggning. 3.4 Framställning och hantering av handlingar 3.4.1 Skrivmateriel Väl fyllda arkivboxar används vid arkivering av pappershandlingar. Diarieförda handlingar läggs i aktomslag. Boxarna är märkta med unikt volymsignum i blyerts. 3.4.2 Elektroniskt upprättade handlingar 3.4.2.1 Cåbra Myndighetens centrala verksamhet bedrivs som nämnts i Cåbra (Centralt system för åklagarväsendets brottmålshantering), i vilket EBM registrerar mer än 4 000 ärenden per år. Cåbra är Åklagarmyndighetens brottmålsdiarium och programmet tillhandahålls genom Åklagarmyndighetens server, men EBM arbetar i en egen databas. I Cåbra registreras anmälningar och där finns förundersökningsledarens beslut och allt annat som har betydelse i ärendet. I dagsläget finns både en elektronisk akt i Cåbra och en pappersakt. Den elektroniska akten är inte komplett eftersom handlingar inte skannas in i Cåbra. Ett projekt Cåbra 2 syftar till att det i framtiden enbart ska upprättas elektroniska akter. Cåbra togs i drift i slutet av mars 2007, dessförinnan hade EBM fr.o.m. 1998 brottmålsdiariet Brådis. Avslutade ärenden (de som inte migrerats till Cåbra) lagras som en xml-fil på server i väntan på att föras över till Åklagarväsendets e-arkiv (se 3.4.2.3). 3.4.2.2 DurTvå EBM använder sedan i år polisens utredningsstöd DurTvå (Datoriserad utredningsrutin med tvångshantering) som RPS sköter driften av. Samtliga beslut registreras emellertid i Cåbra, och hittills har handlingar av betydelse för ett ärende arkiverats i pappersform. Se dock angående ljudfiler 3.4.3 nedan. För att kunna öppna ett ärende i DurTvå måste det finnas en registrering i ett RAR (Rationell anmälansrutin polisens brottsanmälningssystem), vilket numera sker auto-
4(6) matiskt. RAR är alltså endast en teknisk lösning, men det innebär ändå att det finns en EBM:s RAR-databas som RPS också driftar. E-post går i dag inte att ta direkt in i varken Cåbra eller DurTvå. Handlingar skannas in i DurTvå, men original arkiveras i pappersform. 3.4.2.3 E-arkivet EBM kommer att använda Åklagarväsendets e-arkiv (som bygger på referensmodellen OAIS) som arkivlösning för digitala handlingar. Detta är en tjänst som EBM köpt av ÅM. Myndigheten deltar dock i utvecklingsarbetet. I dagsläget är det endast avslutade ärenden i Cåbra som överförts till e-arkivet i en temporär struktur. Så snart EBM fastställt den nya registreringsplan som strukturen i e- arkivet ska bygga på ska även Brådis-ärendena överföras dit. Arbetet beräknas vara klart under 2009. På sikt ska myndighetens samlade arkiv lagras i e-arkivet, oavsett i vilken process de uppstått. 3.4.2.4 Hemsidan Myndighetens hemsida sparas i dagsläget på servern. Hur man ska hantera informationen på hemsidan är en fråga i kommande gallringsutredning. 3.4.2.5 Administrativa stödsystem EBM använder Agresso för ekonomiadministration och Palasso för personaladministration. ÅM driftar Palasso, medan Agresso är myndighetens egna system. Hantering av handlingar i dessa system ska ses över i samband med att tillämpningsbeslut till RA-FS 2004:3 och RA-FS 2006:5 fattas. 3.4.3 Övriga media I DurTvå lagras en del ljudupptagningar av förhör. Om förhören har betydelse för ärendet skrivs de ut och läggs till pappersakten. Dock är det väl frågan om inte även filerna i DurTvå utgör upprättade handlingar, och då kanske i synnerhet i de fall de inte skrivs ut. EBM har tillsatt ett projekt i syfte att se över hantering av handlingar i DurTvå, inte minst av det skäl att ljudfilerna kräver stort lagringsutrymme i systemet. Foton, VHS, CD och DVD finns ibland i ärenden. Dessa arkiveras separat med hänvisning till respektive ärende. Det behöver utredas om det finns fler ljud- och bildupptagningar i verksamheten. Vid val av de lagringsformat som idag används för ljud och bild har ingen hänsyn tagits till arkivbeständighet, men EBM ser goda möjligheter att kunna konvertera till format enligt RA:s kommande tekniska krav (som EBM tagit del av i remissversion) utan betydande informationsförluster.
5(6) 3.5 Arkivredovisning EBM har en arkivbeskrivning från 2003 som nu är delvis inaktuell och ska uppdateras. Arkivbeskrivningen bör göras så organisationsoberoende som möjligt, och främst ägnas åt att beskriva de handlingar som inkommer och upprättas i myndighetens kärnverksamhet. EBM har tagit fram förteckningsplaner enligt allmänna arkivschemat (RA-FS 1997:4, 6 kap. 7 ), en var för Stockholm, Göteborg och Malmö. Det varierar hur mycket som faktiskt blivit ordnat och förtecknat enligt dessa. Nu avser dock EBM att omförteckna hela arkivet enligt en ny, processinriktad klassificeringsstruktur. Detta bedöms innebära mindre arbete än att slutförteckna till någon viss brytpunkt enligt de gamla planerna. Arbetet med ny klassificeringsplan har påbörjats. I förslaget (v. 2.0) till ny klassificeringsstruktur har man prioriterat kärnprocessen att utreda och lagföra. Under 2009 kommer man även att se över styr- och stödverksamheten. Den nya klassificeringsstrukturen ska omfatta samtliga processer oavsett geografisk placering, och tillämpas alltifrån det att verksamheten inleddes 1998. 3.6 Arkivlokal Arkivlokal på Hantverkargatan 15 i Stockholm är rum 250 på plan -1. Lokalen har en EI 120-dörr och kapslade armaturer. Inga synliga brister framgår. Dock är det inte skyltat om brandspjäll i ventilationskanalerna; EBM bör kontrollera vad brandskyddsdokumentationen visar om detta. EBM avser att hyra in sig i ÅM:s nya arkivlokal i Garnisonen för att flytta dit arkivhandlingar från Göteborg och Malmö och där bedriva förteckningsarbetet enligt 3.5 ovan. RA får påpeka att flyttning av oordnat arkivmaterial är en arbetskrävande uppgift som även innebär risk att handlingar skingras och kommer i oordning. Det är därför viktigt att arkivpersonal övervakar hela flyttprocessen. Det är även aktuellt med nya lokaler i Göteborg och Malmö; RA får därför erinra om att nya arkivlokaler inte får tas i bruk innan RA lämnat sitt medgivande (RA-FS 1997:3, 5 kap. 2 ). 3.7 Gallring Gallring i Cåbra regleras i förordningen (2006:937) om behandling av personuppgifter inom åklagarväsendet. RA har med stöd av bemyndigande i 21 förordningen i RA- MS 2007:42 föreskrivit att samtliga uppgifter i ärendedatabasen förda med stöd av förordningen ska bevaras. EBM har en myndighetsspecifik gallringsföreskrift RA-MS 2000:1, vilken man har hemställt hos RA om att få ändrad. Förslaget har dock i samråd med RA lagts åt sidan i avvaktan på en större gallringsutredning, som EBM delvis avser genomföra i samarbete med ÅM, och som beräknas kunna slutföras under 2009-2010. (Under 2009
6(6) kommer dock arbetet med arkivredovisningen att prioriteras.) Utredningen avser handlingar i brottmålsprocessen, där en stor informationsmängd utgörs av strukturerade handlingar, kontorsdokument, skannade handlingar samt ljud- och bildfiler. EBM uppfattar inte att RA-MS 2000:1 innehåller några direkta fel, men man behöver en föreskrift som täcker fler handlingstyper och har tydligare gallringsfrister. EBM har i år beslutat ett lokalt tillämpningsbeslut till RA-FS 1991:6 (ä. 1997:6) som delvis överlappar RA-MS 2000:1. Till övriga generella gallringsföreskrifter i RA-FS saknas ännu tillämpningsbeslut. Arbete pågår med att ta fram sådana och beräknas kunna slutföras under 2009/2010. Beslut angående ekonomi- och personaladministrativa handlingar avser EBM ta fram i samarbete med ÅM och eventuellt även RPS. I Riksarkivet den 19 december 2008, Ian Fallenius 1.arkivarie Teresia Ståhle Arkivarie