Hantering av elevers frånvaro Handlingsplan för hantering av elevers frånvaro Åtgärdstrappa och stödmaterial Anvisningar för registrering Lathund och instruktionsfilmer Stöd till skolor The Capital of Scandinavia
INNEHÅLL 1. Handlingsplan Kommuniceras med elev och vårdnadshavare varje läsår 2. Åtgärdstrappa med riktlinjer för skolan 3. Anvisningar för registrering av elevers frånvaro 4. Frånvaro lathund för lärare The Capital of Scandinavia
Information till elev och vårdnadshavare Sida 1 (3) 2013-07-02 Handlingsplan för hantering av elevers frånvaro Skolplikten motsvaras av en rätt till utbildning och inträder höstterminen det år barnet fyller sju år och upphör efter det nionde skolåret. Det gäller oavsett om eleven går i kommunal eller fristående skola. Det innebär att barnets vårdnadshavare är skyldiga att se till att barnet fullföljer sin skolgång. Om en elev uteblir från undervisningen riskerar den att inte nå skolans kunskapskrav. Skolan ser mycket allvarligt på att en elev utan giltiga skäl uteblir från undervisningen. Sjukfrånvaro Vårdnadshavare ska enligt skolans rutiner anmäla om eleven är frånvarande på grund av sjukdom. Om eleven är sjuk eller motsvarande ska skolan informeras om detta. Ledighet En elev får beviljas kortare ledighet för enskilda angelägenheter. Om det finns synnerliga skäl får längre ledighet beviljas. Blankett för ansökan om ledighet finns att hämta på skolans expedition/hemsida. Rektor, eller den som rektor delegerat till, beslutar om ledighet. För ledighet längre än tio dagar får beslutet inte delegeras. (7 kap. 18 skollagen) Vårdnadshavares ansvar Det är vårdnadshavares ansvar att eleven kommer till skolan och deltar i skolarbetet. Om vårdnadshavare medvetet håller eleven borta från skolan, eller om eleven utan anmälan uteblir från undervisningen, räknas det som ogiltig frånvaro. Om vårdnadshavaren inte ser till att eleven kommer till skolan kan utbildningsnämnden besluta om vitesföreläggande av vårdnadshavare.
Sida 2 (3) Skolans ansvar Det är skolans ansvar att ha kontroll på elevers närvaro och frånvaro. Om en elev är ogiltigt frånvarande ska vårdnadshavare meddelas samma dag. Ogiltig frånvaro skrivs in i elevens terminsbetyg. För övriga elever ges informationen skriftligt på annat sätt. Vid ogiltig frånvaro följs nedanstående åtgärdstrappa/process 1. Vid varje tillfälle av ogiltig frånvaro informeras förälder/vårdnadshavare samma dag att eleven uteblivit från skolan. 2. Vid upprepad ogiltig frånvaro startas en utredning. Förälder/vårdnadshavare kallas till skolan för samtal tillsammans med elev och ansvarig lärare. Skolledning, arbetslag och elevhälsan informeras för bedömning av insatser. 3. Om eleven fortsätter att utebli från skolan, diskuteras elevens situation inom arbetslag och elevhälsan. Förälder/vårdnadshavare kallas tillsammans med eleven till möte med skolledning och ansvarig lärare. Ett åtgärdsprogram utarbetas. 4. Om elevens situation inte förbättras behöver individuella lösningar hittas i samverkan med elevhälsan. Ytterligare möten med förälder/vårdnadshavare, elev, ansvarig lärare och skolledning. 5. Om det finns anledning att misstänka att en elev far illa ska anmälan till socialtjänsten alltid göras. 6. Om eleven utan giltig orsak är frånvarande i betydande omfattning, tar rektor kontakt med utbildningsförvaltningen det vill säga grundskolechef på grundskoleavdelningen för de kommunala skolorna och för de fristående skolorna tillhandahållaravdelningen, enheten för vägledning och antagning. För elev från annan kommun anmäls frånvaron till elevens hemkommun. Det är av största vikt att skolan har vidtagit åtgärder för att få eleven att återgå till undervisning innan anmälan görs. Det finns ingen klar definition av vad betydande omfattning innebär, skolan gör en individuell bedömning i varje enskilt fall om när anmälan ska göras. 7. Skolan fortsätter åtgärdsarbetet även efter det att anmälan har gjorts.
Sida 3 (3) Handlingsplan för hantering av elevers frånvaro Innehållet i detta dokument ska tydligt kommuniceras med elev och vårdnadshavare. Dokumentet aktualiseras vid varje läsårs början. Underskrifter... Datum... Elev...... Vårdnadshavare... Ansvarig lärare
Vid ogiltig frånvaro följs nedanstående åtgärdstrappa Stödmaterial till skolor Sid 1 (1) 2013-08-30 varje tillfälle Vid varje tillfälle av ogiltig frånvaro informeras förälder/ vårdnadshavare samma dag att eleven uteblivit från skolan. RIKTLINJER FÖR SKOLAN Uppföljning av frånvaro Säkerställande av åtgärder Exempel på åtgärder Rektor följer på skolnivå upp elever med hög frånvaro 40% frånvaro under 1 månad och 20% frånvaro under 2 månader Instruktionsfilm Ta reda på varför eleven är frånvarande Sätt in adekvata åtgärder Samverka med socialtjänst och BUP Följ upp/utvärdera Sätt in nya åtgärder Elevhälsa Anpassningar Samverkan med andra myndigheter Utredning/åtgärdsprogram upprepad frånvaro Vid upprepad ogiltig frånvaro startas en utredning. Förälder/ vårdnadshavare kallas till skolan för samtal tillsammans med elev och ansvarig lärare. Skolledning, arbetslag och elevhälsan informeras för bedömning av insatser. fortsätter utebli Om eleven fortsätter att utebli från skolan, diskuteras elevens situation inom arbetslag och elevhälsan. Förälder/ vårdnadshavare kallas tillsammans med eleven till möte med skolledning och ansvarig lärare. Ett åtgärdsprogram utarbetas. ytterligare anpassningar Om elevens situation inte förbättras behöver individuella lösningar hittas i samverkan med elevhälsan. Ytterligare möten med förälder/ vårdnadshavare, elev, ansvarig lärare och skolledning. elev far illa Om det finns anledning att misstänka att en elev far illa ska anmälan till socialtjänsten alltid göras. kontakt Om eleven utan giltig orsak är frånvarande i betydande omfattning, tar rektor kontakt med utbildningsförvaltningen det vill säga grundskolechef på grundskoleavdelningen för de kommunala skolorna och för de fristående skolorna tillhandahållaravdelningen, enheten för vägledning och antagning. För elev från annan kommun anmäls frånvaron till elevens hemkommun. Det är av största vikt att skolan har vidtagit åtgärder för att få eleven att återgå till undervisning innan anmälan görs. Det finns ingen klar definition av vad betydande omfattning innebär, skolan gör en individuell bedömning i varje enskilt fall om när anmälan ska göras. Skolan fortsätter åtgärdsarbetet även efter det att anmälan har gjorts. Handlingsplanen ska tydligt kommuniceras med elev och vårdnadshavare, varje läsår. För ytterligare stöd och vägledning kontakta verksamhetssekreterare eller grundskolechef.
Stödmaterial till skolor Sida 1 (2) 2013-07-02 Anvisningar för registrering av elevers frånvaro Frånvaro registreras i Stockholm Skolwebb, se lathund. Elevernas ogiltiga frånvaro ska redovisas på terminsbetyget för elever i åk 6-9. För övriga elever ges informationen på annat sätt. Det kan till exempel vara på särskild blankett eller på terminsintyg. Varje skola bestämmer hur informationen delges hemmet. Anvisningarna i detta dokument ska främja en likvärdig hantering av frånvaro i Stockholm Skolwebb. Frånvaroorsaker Ogiltig frånvaro Frånvaro räknas som ogiltig om en elev uteblir utan att vara sjuk eller utan att ha beviljats ledighet från del av eller hel skoldag. Stockholm stads grundskolor ska följa den rutin som beskrivs i dokumentet Handlingsplan för hantering av elevers frånvaro. Giltig frånvaro All beviljad frånvaro räknas som giltig. Det kan t ex vara av vårdnadshavare anmäld sjukdom eller av skolan beviljad ledighet. Om en elev uteblir från lektion ska eleven registreras som frånvarande oavsett anledning till frånvaron. Eleven ska alltså registreras som frånvarande även om orsaken till frånvaron är annat skolarbete, t.ex. elevrådsarbete. Kommentarer Ogiltig frånvaro - Sen ankomst - Sen ankomst, ej materiel - Lektion ej fullföljd - Elev anmält - Ej beviljad ledighet - Uppgift saknas Giltig frånvaro - Sen ankomst - Sen ankomst, ej materiel - Lektion ej fullföljd - Annat skolarbete - Beviljad ledighet - Vårdnadshavare anmält Närvaro - Ej materiel
Stödmaterial till skolor Sida 2 (2) Händelse Frånvaroorsak Kommentar Elev reser privat utan att få ledigt Ogiltig frånvaro Ej beviljad ledighet Eleven ringer och anmäler sig sjuk Ogiltig frånvaro Elev anmält Elev lämnar lektion utan att ange orsak Ogiltig frånvaro Lektion ej fullföljd Eleven finns inte i skolan och uppgift saknas om var Ogiltig frånvaro Uppgift saknas eleven befinner sig Eleven går hem innan skolans slut utan att vidtala Ogiltig frånvaro Ej beviljad ledighet personal Eleven försover sig och kommer för sent till första Ogiltig frånvaro Sen ankomst lektionen. Elev avbryter lektion p.g.a. t.ex. illamående Giltig frånvaro Lektion ej fullföljd Elev blir avvisad från lektion Giltig frånvaro Lektion ej fullföljd Elev deltar i elevråd Giltig frånvaro Annat skolarbete Elev deltar i skyddsarbete, arbetsmiljö, Giltig frånvaro Annat skolarbete kamratstödsarbete, intern prao Frånvaro vid prov om eleven varit frånvarande vid Giltig frånvaro Annat skolarbete det ordinarie provtillfället Studiebesök Giltig frånvaro Annat skolarbete Kördeltagande Giltig frånvaro Annat skolarbete Deltar i idrottsevenemang Giltig frånvaro Annat skolarbete alt. <blank> Elev reser privat och har fått ledigt Giltig frånvaro Beviljad ledighet Anpassad studiegång Giltig frånvaro <blank> Elev har anmält besök hos skolsköterska, Giltig frånvaro <blank> tandläkare eller läkare Intagningsprov Giltig frånvaro <blank> Vårdnadshavare anmäler eleven sjuk Giltig frånvaro Vårdnadshavare anmält Eleven går hem innan skolans slut och vidtalar Giltig frånvaro Beviljad ledighet personal Eleven kommer till lektionen efter att ha pratat med Giltig frånvaro Sen ankomst rektor
Stödmaterial till skolor Sida 1 (10) 2013-07-02 Frånvaro Lathund för lärare Lathunden visar ett rekommenderat arbetssätt för lärare och mentor i Frånvaro i Stockholm Skolwebb. Lärares snabbguide till Frånvaro i Stockholm Skolwebb 1. Anmäl heldagsfrånvaro sjukdom eller ledighet. 2. Registrera frånvaro gröna lektioner. 3. Följ upp ogiltig frånvaro mentors uppdrag. 1. anmäla frånvaro instruktionsfilm Av vårdnadshavare anmäld, giltig frånvaro. T.ex. ledighet och sjukdom. Vårdnadshavare ringer in till skolans telefonsvarare och anmäler elev som frånvarande. Den person som lyssnar av svararen lägger sedan in uppgiften i Stockholm Skolwebb. Vårdnadshavare ansöker om ledighet på avsedd blankett, rektor godkänner eller avslår ledighet upp till tio dagar per läsår. Mentor för in godkänd ledighet som en heldagsanmälan i Stockholm Skolwebb.
Sida 2 (10) MENY: Frånvaro Anmäl frånvaro Välj klass och elev i rullisterna. a. Heldagsanmälan Välj datum och eventuellt kommentar till den giltiga frånvaron. Spara anmälan genom att klicka på Spara längst upp till vänster. b. Anmäl elev frånvarande del av dag Välj datum, bocka i del av dag samt ange tid from och tom. Ange eventuellt kommentar. Observera! Du ska inte anmäla elevs ev. sena ankomst i detta menyval. Det gör du när du Registrerar frånvaro, se nästa avsnitt. Elevens anmälda frånvaro sparas i en lista, för innevarande läsår. Observera särskilt att en anmälan om frånvaro är just en anmälan om att elev ska vara frånvarande. Men att eleven faktiskt är frånvarande anger undervisande lärare efter genomförd lektion, se avsnitt Registrera frånvaro nedan. Det är vid en registrering som uppgiften om elevens närvaro eller frånvaro sparas i databasen.
Sida 3 (10) 2. I registrera frånvaro/närvaro för ämneslärare instruktionsfilm Efter genomförd lektion går lärare in i Stockholm Skolwebb och registrerar elevernas frånvaro och närvaro. MENY: Frånvaro Registrera frånvaro Du ser ditt undervisningsschema för aktuell vecka. Om ditt schema inte är korrekt ska det ändras. En tillfällig förändring, t.ex. vid schemabrytande dag ändrar du själv, se Registrera schema. Vid permanent förändring kontakta schemaläggare som ändrar ditt schema. I schemat visas lektioner som redan är registrerade som gröna och lektioner som ännu inte registrerats som blåa. Klicka på texten i den lektion där du vill registrera frånvaro och närvaro. Nu visas de elever som ingår i klassen/gruppen som du undervisar. Om klassens/gruppens innehåll är fel, kontakta din Boskoadministratör. Elever med anmäld frånvaro visas som giltigt frånvarande. Alla andra elever är markerade som närvarande. Lägg in eventuella ytterligare registreringar. Elev som saknar anmälan, men ändå varit frånvarande under lektionen ska anges som ogiltigt frånvarande. Ändra radioknappen från närvaro till frånvaro. Vid sen ankomst
Sida 4 (10) ange tid i minuter som eleven varit ogiltigt frånvarande och ange Sen ankomst som kommentar. Klicka på Spara längst upp till vänster. Din registrering är klar, elever med närvaro är registrerade som närvarande och elever med frånvaro är registrerade som frånvarande.
Sida 5 (10) 2. 2 registrera frånvaro/närvaro för klasslärare instruktionsfilm Detta sätt att registrera elevs frånvaro/närvaro passar lärare i t.ex. åk 1-3 som undervisar samma klass/grupp av elever varje dag. MENY: Frånvaro Registrera närvaro Du ser även här ditt undervisningsschema för aktuell vecka. Du kan nu registrera flera av dina lektioner samtidigt. Bocka i den dag du vill registrera närvaro/frånvaro på. Klicka på spara. Lektionerna den valda dagen är nu gröna. Närvarande elever är registrerade som närvarande och elever med anmäld frånvaro är registrerade som frånvarande. Observera särskilt. Du måste ha lagt in heldagsanmälningar, alternativt kontrollerat att heldagsanmälningar är gjorda innan du registrerar dina lektioner. Om du sedan vill lägga in specifik lektionsfrånvaro på en lektion, t.ex. sen ankomst, så klickar du på texten i den lektionen. Lägg in frånvaro som ovan, avsnitt 2. I.
Sida 6 (10) 3. följ upp frånvaro instruktionsfilm I. I mentors uppdrag ingår uppföljning av ogiltig frånvara och långvarig giltig frånvaro. MENY: Frånvaro Frånvarande elever Flik 1; Anmäld heldagsfrånvaro. Här ser du om det finns anmäld frånvaro på dina mentorselever. Aktuell dag visas automatiskt, perioden kan ändras i datumurvalet. Flik 2; Lektionsfrånvaro. Här ser du om det finns registrerad lektionsfrånvaro på dina mentorselever aktuell dag. Du kan välja att se skolans alla elever och annat datumurval. Flik 3; Hög frånvaro. För en vald period kan du söka fram elever med högre frånvaro än vald procentsats. Flik 4; Uppföljning ogiltig frånvaro. Här visas för mentor de elever som registrerats med ogiltig frånvaro, aktuell dag. Här visas också om meddelande om ogiltig frånvaro skickats till vårdnadshavare via SMS eller epost 1. 1 Om skolan valt att använda tjänsten som meddelar vårdnadshavare om ogiltig frånvaro.
Sida 7 (10) II. För att följa upp elevs frånvaro kan du också skriva ut rapporter. MENY: Frånvaro Rapporter Steg ett; Välj Klass eller grupp. Vill du endast välja ett antal elever i klass/grupp klickar du Välj elever. Välj Nästa. Steg två; Gör urval på tidsperiod, ev. ämne, orsak och kommentar. Vill du se alla typer av frånvaro väljer du endast datumintervall. Vill du endast se elevernas ogiltiga frånvaro väljer du det under orsak. Du kan även välja att se elever med hög frånvaro, i procent eller tid. Steg tre; Välj här vilken typ av frånvarorapport som du vill skapa. Frånvaro per elev; visar en aggregerad tabell för vald klass eller grupp elever. Frånvarotillfällen; visar en lista med elevens frånvaroregistreringar under vald period. För varje elev i vald klass/grupp skapas en rapport. Frånvarotillfällen per elev och ämne; en aggregerad tabell ämnesvis per elev. Frånvarotillfällen veckovis; visar en grafisk bild av elevens frånvaro under vald period. Du kan själv ändra rapportrubrik. Rutan skriv ut alla elever är automatiskt omarkerad, det innebär att elever som inte har frånvaroregistreringar under vald period inte visas i rapporten. Välj Skapa rapport.
Sida 8 (10) III. Följ upp enskild elevs frånvaro MENY: Frånvaro Mina elever i vänstermenyn Under rubriken Mina elever ser du de klasser och grupper du undervisar. Under mapparna hittar du dina elever. Högerklicka på den elev vars frånvaro du vill följa upp eller ändra. Välj Elevens frånvaro. Flik 1; Anmäl heldagsfrånvaro här kan du se historiken över de anmälningar som är gjorda på eleven under aktuellt läsår. Du kan också lägga in nya, ändra och ta bort heldagsanmälningar i den här vyn. Flik 2; ser du elevens schema för aktuell vecka. Du kan också klicka dig framåt eller bakåt i kalendern för att se andra veckor. Blå lektion; läraren har ännu ej registrerat frånvaro/närvaro. Grön lektion; eleven var närvarande på lektionen. Gul lektion; eleven var giltigt frånvarande från lektionen. Röd lektion; eleven var ogiltigt frånvarande från lektionen. Orange lektion; eleven har registrerats med sen ankomst.
Sida 9 (10) Du kan ändra en elevs felaktigt registrerade frånvaro genom att klicka på lektionen i elevschemat. Här kan du nu ändra tid, orsak och kommentar på lektionen. Du kan också ändra frånvaro till närvaro. Flik 3; visar elevens frånvaro aktuellt läsår i en rapport. Där kan du också se om elevens vårdnadshavare har sett och tagit del av uppgifterna.
Sida 10 (10) 4. ändra schema instruktionsfilm Lärare kan själv göra tillfälliga förändringar i sitt schema. Lägga till, ta bort och flytta lektioner. MENY: Frånvaro Registrera schema I. ta bort lektion Klicka på den lektion som du vill ta bort. Information om lektionen visas då ovanför schemat. Ändra inget i informationsfältet, utan välj sedan Ta bort. Du får upp en dialogruta som bekräftar ditt borttag, där kan du välja om du vill ta bort lektionen för aktuell vecka eller för hela läsåret. II. lägg till lektion Klicka i kalender på den plats där du vill skapa din lektion. Ovanför schemat visas nu den valda dagen och starttiden. Du måste nu välja Aktivitet, lektionens längd, under vilket datumintervall som lektionen ska skapas samt eventuell anteckning och sal. Välj sedan Spara lektion.