Revisionsrapport 1 / 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna oktober 2012 Södertälje kommun Granskning av socialsekreterarnas arbetssituation
Innehåll 1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 4 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Syfte... 4 2.3. Revisionsfrågor... 4 2.4. Revisionskriterier... 4 3. Styrning... 5 3.1. Arbetsmiljölagen... 5 3.2. Socialtjänstlagen... 5 3.3. Kommunala satsningar... 5 4. Introduktion... 6 4.1. Svar på revisionsfrågorna... 7 5. Kompetensutveckling och vägledning... 7 5.1. Kompetensutveckling... 7 5.2. Vägledning... 9 5.3. Svar på revisionsfrågorna... 9 6. Arbetsmiljö och arbetsbelastning... 10 6.1. Svar på revisionsfrågorna...12 7. Avslutande reflektion... 12 Källförteckning 2
1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Södertälje kommun har Ernst & Young granskat socialsekreterarnas arbetssituation med utgångspunkt i introduktion, fortbildning och vägledning. Efter genomförd granskning konstateras att kontoret har en generell checklista för arbetsplatsintroduktion. Den hanterar i första hand frågor av praktisk karaktär. Det finns också ett introduktionshäfte som tydliggör vikten av en god introduktion samt att en mentor ska utses för den nyanställde, som ska fungera som stöd under de första sex månaderna. Mentorns roll framgår av häftet. Introduktionen varierar mellan enheterna. Flera av de intervjuade lyfter fram att det finns brister i introduktionen. Det framgår också av granskningen att mentorerna upplever att de inte har tillräckligt med tid att både agera mentor och utföra ordinarie arbetsuppgifter. Detta leder till att mentorskapet blir lidande. Samtliga anställda vid kontoret ska ha en individuell kompetensutvecklingsplan. Barn och Ungdom har också ett dokumenterat basutbud för kompetensutveckling, som uppdateras varje år. Här presenteras övergripande vilka kurser och föreläsningar som ges under året. Enligt handläggarna vid Försörjningsstöd är det svårt att hinna med kompetensutvecklande insatser under året på grund av för hög arbetsbelastning. Vid psykiatriska enheten är upplevelsen att det i större utsträckning finns möjligheter att delta i utbildningar och kurser. Ett problem som lyfts är att det inte finns några incitament att stanna kvar på arbetsplatsen efter ett par år eftersom det inte finns tydliga karriärsteg. Resultatet av den fackliga enkätundersökningen som gjordes var att 55 % av de tillfrågade upplever att de har/i viss mån har möjlighet till kompetensutveckling. 45 % anser att de knappast har/inte har möjlighet till kompetensutveckling, vilket är oroväckande. Vägledning med extern handledare erbjuds socialsekreterarna vid Försörjningsstöd och Barn och Ungdom. Dessutom ges möjligheter att både i grupp och enskilt diskutera särskilda ärenden. Ett problem är att det efter genomförd handledning inte finns tid att reflektera kring vad som diskuterats. Några uppföljningar av vad som diskuterats vid handledningen görs inte heller. Hot om våld förekommer vid samtliga enheter. Kontoret har rutiner för hur situationer ska hanteras. Det största hotet mot en god arbetsmiljö uppges dock vara för hög arbetsbelastning. Vi har följande förslag till fortsatt utveckling: En översyn bör göras av möjligheterna att underlätta för mentor att utföra sina arbetsuppgifter som handledare samtidigt som ordinarie arbetsuppgifter ska utföras Möjligheterna till erfarenhetsutbyte i samband med introduktionen bör ses över Dokument rörande vilka utbildningsinsatser som erbjuds varje år bör tas fram för samtliga verksamheter Resultatet av fackets enkätundersökning bör analyseras och insatser bör genomföras där medarbetarna upplever att de inte har möjlighet till kompetensutveckling Möjligheterna till uppföljande samtal kring de ämnen som diskuterats vid handledningen bör ses över Socialsekreterarnas arbetsbelastning bör utredas om den kan påverka beslutsfattandet i negativ bemärkelse. Åtgärder bör vidtas där så bedöms vara behövligt 3
2. Inledning 2.1. Bakgrund För att garantera kvalitet och rättssäkerhet ställs krav på socialsekreterarnas kompetens. Som i många yrken fordras introduktion, handledning och löpande kompetensutveckling för att efter avslutad högskoleutbildning kunna ta eget ansvar och arbeta självständigt. Den problematik som socialsekreterarna möter i sin yrkesutövning är på flera sätt krävande. Därtill hör socialsekreterarna till den yrkesgrupp i kommunen som löper störst risk att bli utsatt för hot och våld. Det är vanligt att det är relativt hög personalomsättning bland socionomer som arbetar med socialt arbete på kommunal nivå. Revisorerna har genomfört en granskning för att undersöka huruvida socialsekreterarna i kommunen får den vägledning och det stöd i arbetet som de behöver. 2.2. Syfte Syftet med granskningen är att granska vilken introduktion, vägledning och stöd som socialsekreterarna får samt hur deras arbetsbelastning följs upp för att säkerställa en god arbetsmiljö. Granskningen begränsas till att omfatta försörjningsstöd, barn och ungdom samt psykiatri. 2.3. Revisionsfrågor Inom ramen för granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Hur introduceras nyanställda socialsekreterare? Är introduktionen tillräcklig? Vilken fortbildning erbjuds socialsekreterarna? Är det tillräckligt? Hur vägleds socialsekreterarna i sitt arbete? Avsätts tillräckligt med tid för detta? Prioriteras detta? Är vägledningen individuell? Hur identifieras risker i arbetsmiljön? Vilka åtgärder vidtas för att minimera riskerna? 2.4. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterier kan ofta hämtas från lagar och förarbeten, föreskrifter och interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. I föreliggande granskning utgörs revisionskriterierna av: Arbetsmiljölagen Socialtjänstlagen Social- och omsorgskontorets styrdokument 4
3. Styrning 3.1. Arbetsmiljölagen I arbetsmiljölagen fastslås att arbetstagaren ska ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet. Det framgår också att teknik, arbetsorganisation och arbetsinnehåll ska utformas så att arbetstagaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. Det ska vidare eftersträvas att arbetsförhållandena ger möjligheter till personlig och yrkesmässig utveckling liksom till självbestämmande och yrkesmässigt ansvar. 3.2. Socialtjänstlagen Av socialtjänstlagens 3 kapitel 3 framgår att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet samt att det för utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. I Socialstyrelsens rapport Nationellt stöd för kunskapsutveckling inom socialtjänsten har viktiga områden för kunskapsutveckling inom socialtjänsten identifierats. De identifierade områdena handlar om grundutbildning, introduktion, vidareutbildning, fortbildning, arbetsledning, handledning, reflektion, dokumentation och utvärdering i arbetet samt forsknings- och utvecklingsinsatser. Socialstyrelsen föreslår i rapporten att varje kommun bör ha en strategi för kunskapsutveckling inom socialtjänsten. Förslaget är att en sådan strategi bland annat kan omfatta ett brukar- och klientperspektiv på all kunskapsutveckling, introduktionsprogram för nyanställda, fortbildningsoch vidareutbildningsplaner, hur handledningen används i verksamhetsutveckling samt arbetsledarnas utbildning. 3.3. Kommunala satsningar Inom ramen för det kommunövergripande målområdet Södertälje kommun som arbetsgivare anges i socialnämndens verksamhetsplan att för att kunna konkurrera om utbildad personal behöver kommunen vara en modern, spännande och attraktiv arbetsgivare och en arbetsgivare som stimulerar medarbetarnas engagemang, främjar kompetensutveckling och ger människor förutsättningar att växa. Av årsredovisningen för 2011 samt arbetsplanen för 2012 framgår att ett antal satsningar ska göras under 2012 för att höja kompetensen hos medarbetarna inom Försörjningsstöd, som ska göras som ett steg mot att få än mer korrekta och hållbara beslut. Enligt uppgift har utbildningar genomförts under 2012. Från januari 2012 har en systemutbildare anställts för att utbilda personalen vid Försörjningsstöd i verksamhetssystemet Procapita. Utbildare finns vid Barn och Ungdom sedan 2011. Förhoppningen är att detta bland annat kommer leda till att bättre statistik kommer kunna tas fram. För att minska personalomsättningen har också en mer övergripande satsning gjorts rörande introduktionen till nyanställda. Enligt årsredovisningen för 2011 påbörjas från och med januari 2012 insatser för bättre introduktion. 5
4. Introduktion Kontoret har en generell checklista för arbetsplatsintroduktion. Checklistan hanterar i första hand frågor av mer praktisk karaktär, såsom presentation, information och rutiner för att arbetet ska kunna bedrivas på bästa sätt. På checklistan ska också noteras att uppföljningssamtal genomförts. Social- och omsorgskontoret har tagit fram ett häfte kallat Introduktionsår för nyanställda socionomer. Häftet tydliggör vikten av en god introduktion samt att det är närmaste chef som ansvarar för att programmet för introduktionsåret genomförs och anpassas utifrån individens behov. Mentorn har en central roll och fungerar som stöd för den nyanställda. Mentorskapet innebär regelbundna samtal med den nyanställda. Introduktionstiden för nyutexaminerad i yrket är ett år, medan det för nyanställda med erfarenhet görs en individuell bedömning om eventuell introduktionstid. Introduktionshäftet är uppdelat på månader där det tydligt framgår vad som ska ske varje månad under det första året som anställd. Det framgår också till viss del hur självständigt den nya medarbetaren ska kunna arbeta. I första hand består dock introduktionshäftet i utrymme för mentorn att notera vad som framkommer i uppföljningssamtalen som ska hållas efter en, tre, sex och tolv månader. Utöver det kontorsövergripande introduktionsmaterialet är det upp till respektive enhet att genomföra ytterligare introduktionsinsatser. Allmänpsykiatriska enheten har exempelvis en egen checklista för introduktion som fokuserar på den egna enheten. Checklistan innehåller punkter som rör information om exempelvis arbetstider, bokningssystem och larmsystem samt mer enhetsspecifik information. Detta är exempelvis information om den så kallade Södertäljemodellen samt information och introduktion till de olika enhetsspecifika datasystemen som används i arbetet. På checklistan för introduktion finns också angivet att uppföljning ska göras, dels efter en vecka och efter 2-3 månader. Några enhetsspecifika checklistor finns enligt uppgift inte vid Barn och Ungdom eller vid Försörjningsstöd. Varje nyanställd tilldelas en mentor under 6 månader. Mentorn är den nyanställdes kontaktperson under det första halvåret och är den som i första hand den nyanställde ska vända sig till med frågor. Det är också vanligt, dock ej alltid förekommande, att den nyanställde går bredvid mentorn under en period i början av anställningen för att lära sig arbetet. Vid intervjuerna konstateras det dock att samtliga inte har tilldelats en mentor vid anställningens början. Somliga enheter har planerade möten mellan nyanställd och mentor cirka en gång i veckan, medan andra enheter inte har dessa rutiner utan att möten genomförs då behov uppstår. Några av de intervjuade har innehaft mentorsroller. De anser att det är svårt att hinna med sitt mentorskap samtidigt som ordinarie arbetsuppgifter ska utföras, vilket ofta leder till stress samt att kvaliteten på mentorskapet blir lidande. Ett önskemål som framförs är att mentorerna avlastas en aning under tiden som mentorskapet pågår. Enligt uppgift har även den allmänpsykiatriska enheten påbörjat arbete med att ta fram en processbeskrivning för arbetet vid enheten. Målet är att det ska bli en beskrivning av hur årscykeln ser ut, vilken även ska nyttjas vid introduktionen av nya medarbetare. Det är i första hand enhetschef/gruppchef som ansvarar för att introduktionen genomförs och fungerar på ett tillfredsställande sätt. Efter intervjuer med socialsekreterare vid de olika enheterna som granskningen omfattar framgår att olika typer av introduktion erhållits. Somliga upplever att de inte har fått någon introduktion alls medan andra förefaller vara mycket nöjda med sin introduktion. I sammanhanget bör dock nämnas att de intervjuade anställts vid olika tillfällen. Det framgår att introduktionen under det senaste året har blivit bättre och mer omfattande än tidigare. 6
Vid intervju med fackliga företrädare konstateras at riktlinjerna för introduktion ibland frångås. Detta uppges bero på att det inte finns tid att introducera samtliga nyanställda. Detta då personalomsättningen är hög och många nyanställda uppges börja samtidigt. 4.1. Svar på revisionsfrågorna Hur introduceras nyanställda socialsekreterare? Introduktionen förefaller se olika ut vid olika enheter. En kontorsövergripande satsning har dock gjorts rörande förbättringar av introduktionen för de anställda. Ett nytt häfte som behandlar Introduktionsår för nyanställda socionomer har tagits fram. Flera av de intervjuade lyfter fram brister i den introduktion som erhålles och anser att de allt för fort blivit inkastade i hetluften och direkt har förväntats ta ett större ansvar än de förmått. Vi ser det som positivt att bristerna i introduktionen tidigare har uppmärksammats och att det nu tagits ett initiativ att förbättra rutinerna kring introduktion. Dock förefaller det fortfarande finnas brister, då samtliga intervjuade medarbetare inte upplever att de fått en tillräcklig introduktion. Sannolikt ligger dock en del av förklaringen i att arbetsbelastningen är för hög vid enheten, vilket gör att det görs avkall på introduktionen och att istället den nyanställde omgående får börja arbeta fullt ut. Vidare har det framkommit att de nyanställdas mentorer upplever att arbetsbelastningen är för hög samtidigt som de innehar rollen som mentorer, vilket upplevs vara ett stressmoment. Mentorsrollen tar tid, vilket gör att övrigt arbete blir lidande. Mentorerna efterfrågar avlastning under perioden de verkar som mentorer. Det finns ett system för introduktion. Bristerna bedöms ligga i att mentorerna inte har tillräckligt med tid att lära upp de nyanställda. Vår rekommendation är att se över möjligheterna att underlätta för mentorn att utföra sina arbetsuppgifter som handledare samtidigt som ordinarie arbetsuppgifter ska utföras. Vi konstaterar att kontoret saknar ett system för att tillvarata erfarenheter från introduktionen. Det är väsentligt att ett system för erfarenhetsutbyte finns, för att på bästa sätt utveckla funktionen med mentorer och introduktion. Vår rekommendation är att kontoret ser över möjligheterna till erfarenhetsutbyte i samband med introduktionen. Detta för att en kontinuerlig förbättring av introduktionen ska bli möjlig. 5. Kompetensutveckling och vägledning 5.1. Kompetensutveckling De anställda vid social- och omsorgskontoret har en individuell kompetensutvecklingsplan, i vilken det ska framgå vilka kompetensutvecklande insatser som ska genomföras under året. Kompetensutvecklingsplanen gås igenom årligen vid utvecklingssamtalet. Utöver de grundläggande kurserna som samtliga socialsekreterare i kommunen ska genomgå, som bland annat grundkurs i BBIC (Barns behov i centrum), finns ett basutbud för kompetensutveckling för de anställda vid Barn och Ungdom. Här presenteras övergripande vilka kurser och föreläsningar som ges när under året. Tillsammans med närmaste chef har handläggarna möjlighet att delta vid ett antal av dessa kurser under året. Flera av de intervjuade uppger bland annat att de under det senaste året deltagit i en kurs som handlar om motiverande intervjuer. Andra kurser och föreläsningar som ges under året rör exempelvis hot och våld i arbetsmiljön, neuropsykiatriska funktionshinder samt våld i nära relationer. Enligt de anställda vid Försörjningsstöd är det svårt att hinna med kompetensutvecklande insatser. Det händer att handläggarna inte hinner gå de kurser de önskar på grund av för hög arbets- 7
belastning. Det är i första hand interna utbildningar som de anställda vid försörjningsstöd får och kan delta vid. Ungefär en gång per månad genomförs också så kallade temadagar vid kontoret med föreläsare från exempelvis Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan. Temadagarna är uppskattade hos medarbetarna men alla har inte alltid möjlighet att delta på grund av den höga arbetsbelastningen. Av arbetsplanen framgår att utbildningssatsningar görs under 2012 för att öka kompetensen hos medarbetarna. Satsningen på en ny tjänst som systemutbildare leder också enligt arbetsplanen till ökad kompetens hos medarbetarna. I arbetsplanen framgår också att satsningar på kompetensutveckling är en möjlighet för framtiden. Det framgår vidare att medarbetare inom Försörjningsstöd under året ska genomgå utbildningar i Motiverande Intervjuer samt en utbildning om Hot och Risker. Vid den psykiatriska enheten är upplevelsen att det i större utsträckning finns möjligheter att delta vid utbildningar och kurser. Enheten har erhållit statliga medel under de senaste tre åren för att möjliggöra bättre kompetensutveckling bland medarbetarna vid de psykiatriska enheterna. Det framgår till och med vid intervjuerna att det förekommer att somliga medarbetare upplever att de fått för mycket utbildning, och upplever sig vara utbildningströtta. I enhetens arbetsplan för 2012 framgår att det under året ska genomföras breda utbildningssatsningar. Det konstateras vidare i enhetens analys att möjligheterna till omfattande kompetensutveckling är goda. Ett problem som lyfts är att det vid Barn och Ungdom och Försörjningsstöd inte finns några incitament att stanna kvar vid enheten efter att ha jobbat i ett par år. Det finns inga tydliga karriärsteg, vilket kan vara en delförklaring till den höga personalomsättningen. Det finns ett förslag att inrätta ett antal specialisttjänster som fungerar som ett karriärsteg för den som arbetat i några år och erhållit gedigen kunskap och erfarenhet av arbetet. Facket har under sommaren genomfört en enkät bland samtliga socialsekreterare vid Försörjningsstöd samt Barn och Ungdom rörande den psykosociala arbetsmiljön. 19 frågor rörande arbetssituation, trivsel och arbetsklimat, arbetskrav samt ledning har ställts till 95 medarbetare vid Försörjningsstöd och Barn och Ungdom. Diagrammet nedan visar svaren på påståendet Jag känner att jag har möjlighet till kompetensutveckling. 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Ja Ja, i viss mån Nej,knappast Nej, Inte alls Inget svar Diagrammet visar att 55% av de tillfrågade anser att de har, eller i viss mån har möjlighet till kompetensutveckling, medan 45% anser att de knappast eller inte alls har möjlighet till kompetensutveckling. 8
5.2. Vägledning Samtliga enheter inom social- och omsorgskontoret har professionell handledning var tredje till fjärde vecka. Vid dessa tillfällen träffar hela enheten en extern psykoterapeut med handledarutbildning. Träffarna varierar i längd mellan 1,5 och 3 timmar beroende på enhet. Deltagandet vid handledningen är obligatoriskt men ibland finns inte utrymme att delta på grund av för hög arbetsbelastning. Vid handledningen har medarbetarna möjlighet att ta med sig och diskutera särskilt komplicerade ärenden, eller ärenden som kan antas vara av intresse för samtliga medarbetare. Enheten har också möjlighet att vid handledningen lyfta andra frågor av viktig karaktär. Handledningen upplevs av de flesta som viktig och givande. Det är dock avhängigt handledarens kompetens hur mycket enheternas medarbetare får ut av den. Ett problem som lyfts är att möjligheter till reflektion kring handledningen och vad som har diskuterats inte ges. Efter handledningen stressar samtliga tillbaka till sina arbetsuppgifter, och vad som behandlats och diskuterats vid handledningen faller snart i glömska. Några uppföljningar av vad som diskuterats vid handledningen görs inte heller, vilket leder till att handledningen ibland känns meningslös. Vid den psykiatriska enheten förekommer för tillfället ingen handledning. Handledning med möjlighet att lyfta särskilda ärenden förekommer dock i samband med nätverksträffar som genomförs tillsammans med andra yrkeskategorier som arbetar nära klienterna, såsom läkare, arbetsterapeuter och sjuksköterskor. Enligt uppgift är handledningen ingenting som handläggarna för tillfället saknar. Försörjningsstöd har ärendedragningar två gånger per vecka. På Försörjningsstöds ekonomienhet sker ärendedragning fyra gånger per vecka. Detta innebär en möjlighet för medarbetarna att få andra medarbetares och chefens perspektiv på svårare frågor att hantera i arbetet. Barn och Ungdom har motsvarande möten en gång per vecka. Vid Barn och Ungdom finns också möjligheten att ha enskilda ärendegenomgångar med gruppchefen. Möjlighet till detta ges varannan vecka, men förefaller inte vara något som samtliga utnyttjar. I övrigt uppger flera av de intervjuade handläggarna att cheferna förhåller sig så tillgängliga de kan och möjligheten att fråga chefen finns alltid. 5.3. Svar på revisionsfrågorna Vilken fortbildning erbjuds socialsekreterare? Den grundläggande utbildningen i BBIC ska samtliga socialsekreterare i kommunen genomgå. Vid Barn och Ungdom finns ett dokumenterat basutbud med utbildningar som socialsekreterarna kan delta vid under året som går. Ett överskådligt dokument med samlade utbildningar möjliggör att på ett enkelt sätt ta till sig hur utbudet ser ut, samt att det fungerar som ett bra underlag vid samtal med cheferna rörande vilka utbildningar socialsekreterarna önskar gå under året. Vår rekommendation är att även Försörjningsstöd tar fram ett dokument rörande vilka utbildningsinsatser som erbjuds varje år, för att underlätta möjligheterna till kompetensutveckling. Det är oroväckande att ca 45 % av de tillfrågade i fackets enkät upplever att de knappast eller inte alls har möjlighet till kompetensutveckling. Vår rekommendation är att analyser görs av resultatet och att insatser genomförs vid de enheter där medarbetare finns som upplever att de inte har möjlighet till kompetensutveckling. Vi ser det som positivt att Försörjningsstöd och Barn och Ungdom undersöker möjligheterna att inrätta ett antal specialisttjänster ämnade för mer seniora medarbetare, för att på detta sätt skapa incitament till att stanna kvar i verksamheten efter ett par års arbete. Att behålla kompetensen vid enheterna är väsentligt för att kunna uppnå goda resultat i arbetet. 9
Hur vägleds socialsekreterare i sitt arbete? Försörjningsstöd och Barn och Ungdom har träffar med en extern handledare var tredje till fjärde vecka. Då ges möjlighet att diskutera särskilt komplicerade ärenden eller ärenden av generell karaktär som kan vara av intresse för övriga kollegor. Vid de psykiatriska enheterna erbjuds i dagsläget ingen handledning. Socialsekreterarna upplever dock att de får tillräcka möjligheter att diskutera ärenden vid de nätverksträffar som genomförs tillsammans med övriga yrkeskategorier som arbetar nära klienterna. Utöver handledningen genomförs ärendedragningar 2-4 gånger i veckan vid Försörjningsstöd och Barn och Ungdom. Här ges möjlighet att presentera särskilda ärenden och få kollegornas synpunkter och tankar kring dem. Vid Barn och Ungdom ges också möjlighet till enskilda ärendegenomgångar tillsammans med chef. Vår bedömning är att handledning prioriteras i verksamheterna. Samtliga intervjuade socialsekreterare upplever att det avsätts tillräckligt med tid för handledning och vägledning i arbetet. Vår bedömning är dock att tid och möjlighet till reflektion och uppföljning av handledning måste finnas för att socialsekreterarna ska få ut mesta möjligt av handledningen. I dagsläget förefaller inte denna tid till reflektion finnas, varför det upplevs att handledningen är ett stressmoment och något som många gånger inte ger något. Vår rekommendation är att nämnden ser över möjligheterna till uppföljande samtal kring de ämnen som diskuterats vid handledningen. 6. Arbetsmiljö och arbetsbelastning Sedan årsskiftet har Barn och Ungdom nya lokaler som är bättre anpassade för den verksamhet som bedrivs. Bland annat har samtliga besöksrum två utgångar för att omöjliggöra att en besökare blockerar utgången då en hotfull situation uppstår. Vidare genomför ingen handläggare hembesök på egen hand, utan samtliga hembesök genomförs två och två. Vid de psykiatriska enheterna görs en riskbedömning av varje individ tillsammans med läkare, vilket upplevs vara en mycket bra och säker metod för riskbedömning. Det finns också möjlighet för medarbetare vid enheten att ta med sig ett larm om ett möte ska genomföras med en klient som bedömts vara våldsbenägen. Somliga möten planeras också in i direkt anslutning till polishuset, där det finns särskilda säkerhetsrum där möten kan hållas. Samtliga handläggare vid enheterna sitter bakom låsta dörrar varför det ska vara omöjligt för klienter att komma in till handläggarna. Hot om våld förekommer på samtliga enheter. Kontoret har rutiner för hur dylika situationer ska hanteras. Den utsatte erbjuds bland annat samtalsstöd. Rutinen är också att ärendet tas över av en annan handläggare. Det enskilt största hotet mot en god arbetsmiljö upplevs dock vara arbetsbelastningen. Inom ramen för Lean ska så kallade tavelmöten hållas varje vecka där handläggarna har möjlighet att diskutera arbetsbelastning samt även på en tavla markera med olikfärgade nålar hur de upplever sin arbetssituation. Samtliga enheter har ännu inte kommit igång med tavelmöten. Vid intervjuerna framgår att handläggarna inom Försörjningsstöd samt Barn och Ungdom upplever en mycket hög arbetsbelastning medan handläggarna vid allmänpsykiatriska enheten känner sig mer tillfreds med sin arbetssituation. Diagrammet nedan visar svaren för påståendet Jag anser att min arbetsbelastning är rimlig. 10
45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Ja Ja, i viss mån Nej,knappast Nej, Inte alls Inget svar Diagrammet visar att totalt 69 % av de svarande anser att arbetsbelastningen är rimlig eller i viss mån rimlig medan totalt 29 % av de tillfrågade anser att arbetsbelastningen är knappast eller inte alls rimlig. Diagrammet nedan visar svaren på påståendet Jag hinner med mina arbetsuppgifter inom min normala arbetstid. 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Ja Ja, i viss mån Nej,knappast Nej, Inte alls Inget svar Tabellen visar att totalt 66 % av de svarande anser att de hinner med, eller i viss mån hinner med, arbetsuppgifterna inom den normala arbetstiden, medan 33 % av de svarande anser att de knappast eller inte alls hinner med sina arbetsuppgifter inom den normala arbetstiden. Det är intressant att i detta avseende notera att 4 % av de svarande förefaller tycka att arbetsbelastningen är rimlig eller i viss mån rimlig samtidigt som de knappast eller inte alls hinner med sina arbetsuppgifter inom den normala arbetstiden. 11
6.1. Svar på revisionsfrågorna Hur identifieras risker i arbetsmiljön? De risker som förefaller föreligga rör det personliga mötet med klienter samt risk för för hög arbetsbelastning. Vid psykiatriska enheten görs en riskbedömning tillsammans med läkare för varje enskild individ. Detta förefaller fungera på ett bra sätt. Samtliga enheter har också låsta dörrar. Vidare har samtliga socialsekreterare möjligheter att genomföra besöken i särskilda rum i anslutning till polishuset alternativt med larm. Barn och Ungdom har nyligen flyttat in i nya lokaler som är bättre anpassade för verksamheten, bland annat med säkerhetsrum. Vår bedömning är att nämnden förefaller ha god kontroll och förståelse för vilka risker som kan förekomma i samband med personliga möten mellan klienter och socialsekreterare. Det största problemet uppges dock vara arbetsbelastningen. Fackets enkät visar att ett stort antal av de tillfrågade socialsekreterarna anser att de inte har en rimlig arbetsbelastning. Detta är oroande då det kan leda till sämre rättssäkerhet i handläggningen av ärenden, då socialsekreterarna upplever stress och en pressad arbetssituation. Vår rekommendation är att nämnden utreder socialsekreterarnas arbetssituation utifrån arbetsbelastning och vidtar åtgärder där så bedöms vara behövligt. 7. Avslutande reflektion Med utgångspunkt i Socialstyrelsens förslag att varje kommun bör ha en strategi rörande kunskapsutveckling, introduktion samt vidareutvecklingsplaner konstaterar vi att nämnden uppvisar brister. Förvisso genomför nämnden satsningar för att höja kompetensen. Dock konstaterar vi att sammanställningar av den kompetensutveckling som kan erbjudas saknas inom flera verksamheter. I arbetsmiljölagen framgår att det ska eftersträvas att arbetsförhållandena ger möjlighet till personlig och yrkesmässig utveckling. I och med att en stor andel av de tillfrågade i fackets enkätundersökning anser att de knappast eller inte alls har möjlighet till kompetensutveckling kan det diskuteras huruvida nämnden lever upp till vad lagen stipulerar. Stockholm den 4 oktober 2012 Anders More Verksamhetsrevisor 12
Källförteckning Verksamhetsplan socialnämnden 2012 Årsredovisning socialnämnden 2012 Arbetsplan 2012 allmänpsykiatriska rehabiliteringsenheten Arbetsplan 2012 Försörjningsstöd Dokument rörande arbetsplatsintroduktion Checklista för introduktion av nyanställda medarbetare på allmänpsykiatriska rehabiliteringsenheten Introduktionsår för nyanställda socionomer Basutbud kompetensutveckling 2012 Barn och Ungdom Enkät rörande Psykosocial arbetsmiljö, sommaren 2012 13