2 KALLELSE 2013-01-17 Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott 2 (3) Plats och tid: Förvaltningschefens rum Stadshuset Ängelholm, 2013-01-17, kl. 09:00 Ärenden: Enligt föredragningslistan nedan Sven-Ingvar Borgquist Ordförande Kerstin Björkäng Wirehed Sekreterare Beslutsärenden Sid 1 Justerare 2 Ärendelista 3 Lokalisering av framtida skolbyggnationer vid Nyhemsskolan information 2012/89 4 Uppföljning av mångfaldsplan 2011-2013 2010/249 4 5 Svar på revisionsrapport gällande barn- och utbildningsnämndens upphandlingar 6 Svar på revisionsrapport gällande granskning av kontanthantering 7 Interkommunal ersättning år 2013 för barn i förskola och fritidshem 8 Interkommunal ersättning år 2013 för elev i förskoleklass och grundskola 9 Interkommunal ersättning år 2013 för elev i grundsärskola och fritidshem 10 Interkommunal ersättning år 2013 för elev i gymnasiesärskola 2012/323 10 2012/295 36 2012/312 52 2012/313 55 2012/314 2012/315 2
3 KALLELSE 2013-01-17 Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott 3 (3) 11 Anmälningar BUNAU 2013/2 12 Kurser och konferenser 2013/5 13 Övriga frågor 2013/4 3
4 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (6) Diarienummer 2012-12-18 2010/249 Elin Svensson Barn- och utbildningsnämnden elin.svensson@engelholm.se Uppföljning av mångfaldsplan 2011-2013 Ärendebeskrivning I augusti och februari varje år åligger det respektive förvaltning att återkoppla till kommunstyrelsen och redogöra för hur förvaltningen har arbetat med jämställdhet och mångfald utifrån mångfaldsplanen. Genom följande avstämning beskriver barn- och utbildningsförvaltningen därmed det arbete som under det senaste verksamhetsåret har bedrivits med fokus på mångfald och jämställdhet utifrån perspektiven medvetenhet, tillgänglighet, och arbetsliv i kommunens övergripande mångfaldsplan. Beslutsunderlag Förvaltningens skrivelse den 18 december 2012 Utredning Bakgrund Den 18 april 2011 antog kommunfullmäktige en kommunövergripande mångfaldsplan för 2011-2013. Planen är framtagen av personalkontoret och den centrala jämställdhets- och mångfaldsgruppen med representanter från kommunens alla förvaltningar. Denna grupp ska också svara för övergripande utvecklings-, uppföljnings- och samordningsinsatser. Barn- och utbildningsförvaltningens representant i denna grupp är Elin Svensson, organisationsutvecklare. Inom barn- och utbildningsförvaltningens finns även utsedda mångfaldsombud inom respektive rektorsområde. Mångfaldsombuden arbetar, i samråd med förvaltningens mångfaldsrepresentant, för att lyfta kommunens mångfaldsplan samt att aktivt arbeta med övrig personal för att belysa mångfaldsfrågor. Kommunstyrelsen, kommunfullmäktige, nämnder och styrelser har politiskt ansvar för implementering, uppföljning och beslutsfattande som syftar till att förverkliga planens syfte. I övrigt ligger ett stort ansvar på förvaltningschefer och personalansvariga chefer att se till att planen efterlevs inom respektive förvaltning. Barn- och utbildningsnämnden Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-873 73 E-post bun@engelholm.se Internet www.engelholm.se 4
5 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (6) Diarienummer 2012-12-18 2010/249 Inledning Barn- och utbildningsförvaltningen har arbetat fortsatt aktivt för en ökad mångfald och jämställdhet inom samtliga verksamheter under hösten 2012. Mångfaldsperspektivet spelar en central roll i förvaltningens verksamhets- och nämndplan och förvaltningens verksamheter bedriver ett aktivt och förebyggande arbete mot diskriminering och trakasserier. Arbetet sker genom att förvaltningens verksamheter arbetar efter sina likabehandlingsplaner, vilka revideras årligen och är väl förankrade i förhållande till förvaltningens övriga kvalitetsarbete. Senaste uppföljningen av förvaltningens jämställdhets- och mångfaldsarbete gjordes i augusti 2012. Under senare delen av 2012 har förvaltningen börjat arbeta fram en vision och ett innehåll för Kunskapsstaden Ängelholm, vilken förvaltningen representerar genom sina olika verksamheter. Förvaltningens har en stark uppfattning om att mångfald och ökad tolerans är sådana värden som tydligt ska synliggöras genom innehållet i Kunskapsstaden Ängelholm. Förvaltningen arbetar för närvarande med att färdigställa denna beskrivning. Under hösten 2012 har mångfalds- och jämställdhetsperspektivet även inkluderats i förvaltningens systematiska kvalitetssäkringssystem, årshjulet. Årshjulet är förvaltningens schematiska översikt där kontinuerliga analyser och beskrivningar lämnas in från respektive rektorsområde för de övergripande mål som anges i verksamheternas läroplaner. Beskrivningarna sammanfattas och delges därefter barn- och utbildningsnämnden. 2011 reviderades årshjulet inför 2012 och nya rapporteringsområden identifierades med hjälp av förvaltningens skolledare och personal. Ett resultat av denna revidering är att samtliga rektorsområden således haft uppdraget att beskriva sitt arbete kring läroplanens mål normer och värden under hösten. Verksamheterna har redovisat sitt mångfalds- och jämställdhetsarbete genom att aktivt arbeta efter och uppdatera innehållet i sina likabehandlingsplaner. I planerna beskriver varje rektors område sin övergripande vision, målsättningar, och syfte med att främja likabehandling. Planerarna visar också vilka rutiner och vilken ansvarsfördelning (t.ex. trygghetsgrupper, referensgrupper, likabehandlingsgrupper, och surfa säkert-grupper) verksamheterna arbetar med för att säkerställa att likabehandlingsarbetet lyckas. Uppföljning utifrån de tre perspektiven medvetenhet, tillgänglighet, och arbetsliv Medvetenhet M1: Har mångfaldsperspektivet inkluderats i policyer, beslutsunderlag och riktlinjer? Om ja, på vilket sätt? Om nej, varför inte? Ja, både förvaltningens verksamhets- och nämndplan beaktar mångfaldsperspektivet. Förvaltningen arbetar fortsatt aktivt för att öka toleransnivåerna bland medborgarna och mångfaldsombuden som verkar inom respektive rektorsområde spelar en central roll i arbetet. Barn- och utbildningsnämnden Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-873 73 E-post bun@engelholm.se Internet www.engelholm.se 5
6 TJÄNSTEUTLÅTANDE 3 (6) Diarienummer 2012-12-18 2010/249 Under 2012 har förvaltningen arbetat med mångfaldsperspektivet genom att definiera innehållet i Kunskapsstaden Ängelholm. Mångfaldsperspektivet är en grundläggande utgångspunkt för Kunskapsstaden och denna beskrivning kommer att färdigställas i början på 2013. På verksamhetsnivå tas mångfaldsperspektivet i beaktande genom likabehandlingsplanen för respektive verksamhet. Kontinuerlig revidering av likabehandlingsplanerna med koppling till diskrimineringslag och skollag ingår som en viktig del i förvaltningens årliga kvalitetssäkringssystem, årshjulet. M2: Hur många tillfällen på arbetsplatsträffar har mångfaldsfrågor diskuterats det senaste verksamhetsåret? Mångfaldsfrågor lyfts ungefär 2 gånger per år på arbetsplatsträffar inom förvaltningens olika verksamheter. Under hösten 2012 har förvaltningens kansli avsatt ett särskilt APT-tillfälle för att öka medvetenheten genom en värderingsövning vid namn ett steg framåt. Övningen ingår i kommunens verktygslåda och syftar till att belysa hur människors olika förutsättningar och normbrytande beteende påverkar möjligheten till makt och inflytande. Bortsett från insatser på arbetsplatsträffar har förvaltningen uppmuntrat och informerat samtliga personal om de mångfaldsföreläsningar som anordnats för anställda i Ängelholms kommun. Förvaltningens alla chefer samt förvaltningens mångfaldsrepresentant har sedan tidigare deltagit på en mångfaldsutbildning samt viss specifik utbildning i verktygslådan. Verktygslådan är exempel på konkreta verktyg som kan användas inom förvaltningen för att arbeta med mångfaldsperspektivet både gentemot kollegor och medborgare. M3: Analys av kommunens medarbetarenkät för området medvetenhet. Förvaltningarna har till uppgift att utifrån kommunens medarbetarenkät ta fram åtgärder för deras respektive ansvarsområde. Vilka åtgärder planerar nämnden genomföra utifrån enkätens resultat? Varje enskilt rektorsområde har tidigare arbetat med sina förbättringsområden utifrån medarbetarenkäten, och detta förbättringsarbete har lyfts vid medarbetarsamtal mellan respektive rektor och förvaltningschef. Resultatet för kommunens medarbetarenkät 2012 har inte presenterats i dagsläget men förvaltningen avser att arbeta vidare med de förbättringsområden under 2013 som förhoppningsvis identifieras genom årets enkät. Barn- och utbildningsnämnden Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-873 73 E-post bun@engelholm.se Internet www.engelholm.se 6
7 TJÄNSTEUTLÅTANDE 4 (6) Diarienummer 2012-12-18 2010/249 Tillgänglighet T1: Arbetar förvaltningen med tillgänglig information och fysisk tillgänglighet när man utformar verksamheter? Om ja, ge exempel på hur. Ja, förskole- och skolmiljön anpassas regelbundet efter barns och elevers rådande individuella behov. Utifrån dessa behov installeras dörröppnare, rullstolsramper och andra hjälpmedel i förvaltningens fysiska miljöer. Installationerna bekostas av förvaltningen på central nivå. Förvaltningen arbetar för att olika former av information ska vara lättillgänglig, men det finns också förbättringsområden som förvaltningen identifierat tidigare under året. Ett sådant område har varit att förbättra informationen till de elever och vårdnadshavare som talar ett annat språk än svenska. Därför arbetar förvaltningen för närvarande med att förtydliga och förenkla sådan information som riktar sig till nyanlända barn, elever och familjer. I samarbete med kommunledningskontoret har förvaltningen även utformat en enkät som avser att undersöka användarvänligheten för kommunens webbsida. Barn- och utbildningsförvaltningen har bidragit till att enkäten kommer att undersöka användarvänligheten bland målgruppen barn och unga. Rektorsområdenas likabehandlingsplaner visar att verksamheterna arbetar för att information ska vara lättillgänglig och tydlig. Planerarna beskriver till exempel var (vilka forum) barn, elever, vårdnadshavare och personal finner sådan information som är kopplad till kommunens och den enskilda verksamhetens arbete för likabehandling, samt motverkande av diskriminering och kränkande behandling. Planerna beskriver också rutiner och ansvarsfördelning gällande förankringsarbetet av likabehandlingsplan vid lärårsstart, eller i det fall verksamheterna tar emot nya barn, elever, vårdnadshavare, eller nyanställd personal. Den här typen av rutiner och ansvarsfördelning syftar till att göra öka tillgängligheten för den information där Ängelholms kommun är avsändare. Flertalet rektorsområden inleder också sina likabehandlingsplaner med en sammanfattad ordlista. Ordlistorna definierar och exemplifierar de mest centrala begreppen i förhållande till likabehandlingsarbetet, t.ex. diskrimineringsgrunderna. Den här typen av lättförståeliga exempel gör information mer tillgänglig för såväl barn som vuxna. T2: På vilket sätt beaktas tillgänglighet vid möten och arrangemang för allmänheten, brukare/elever och personal? Tidigare under 2012 genomfördes en inventering av tillgängliga hörslingor i verksamheternas lokaler. Lokalernas handikappanpassning i form av t.ex. rullstolsramper tas alltid i beaktande vid lokalbokningar inför möten. Barn- och utbildningsnämnden Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-873 73 E-post bun@engelholm.se Internet www.engelholm.se 7
8 TJÄNSTEUTLÅTANDE 5 (6) Diarienummer 2012-12-18 2010/249 Rektorsområdenas likabehandlingsplaner för 2012 visar att verksamheterna arbetar aktivt med att identifiera sådana fysiska miljöer som av olika anledningar kan uppfattas som svårtillgängliga eller otrygga. Identifieringen sker till exempel genom att verksamheterna genomför skolenkäter, trivselenkäter eller arbetar enligt Husmodellen 1. Förvaltningen arbetar också med att tillgängliggöra information till de politiker i nämnden som har särskilda behov gällande inläsning av textmaterial. I samband med inbjudningar eller mötesförfrågningar till externt inbjudna undersöker alltid förvaltningen på förhand om det föreligger några särskilda behov som bör beaktas i förhållande till anpassning av lokaler och dylikt. Detta för att tillgodose så bra tillgänglighet som möjligt. T3: Finns det medarbetare på förvaltningen som arbetar med tillgänglig information? Om ja, på vilket sätt? Ja, flera personer på förvaltningen arbetar för att tillgängliggöra information. Personerna besitter kunskap i att skriva lättlästa texter och arbetar för en mer lättillgänglig informationshämtning t.ex. genom aktivt utvalda kommunikationskanaler så som förvaltningens digitala lärplattform, Fronter. Den person som är huvudansvarig för förvaltningens webbsida har under hösten 2012 deltagit vid två olika utbildningstillfällen för att kontinuerligt öka kunskapen om hur texter på bästa sätt kan skrivas på ett lättläst språk på kommunens webbsida. Arbetsliv A1: En plan för insatser mot diskriminering och sexuella trakasserier ska finnas som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet och vara känd av medarbetarna. Finns en plan för insatser mot diskriminering och sexuella trakasserier? Om nej, varför inte? Ja, en plan för insatser mot diskriminering och sexuella trakasserier finns. Planen reviderades senast 2009. A2: Har det senaste årets rekryteringar ökat mångfalden i förvaltningens arbetsgrupp/er? Om ja, på vilket sätt? Om nej, varför inte? I den mångfaldsuppföljning som gjordes i augusti 2012 visar personalstatistiken för 2011 på ett oförändrat läge utifrån ett könsperspektiv jämfört med föregående år. Precis som för år 2010 var andelen kvinnor bland de anställda inom förvaltningen 80,4 procent och 19,6 procent av de anställda var män. 1 http://www.do.se/sv/material/husmodellen---skolan/ Barn- och utbildningsnämnden Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-873 73 E-post bun@engelholm.se Internet www.engelholm.se 8
9 TJÄNSTEUTLÅTANDE 6 (6) Diarienummer 2012-12-18 2010/249 Att framtida rekrytering bidrar till en ökad mångfald inom våra verksamheter är viktigt i flera avseenden och därmed också något som förvaltningen får arbeta vidare med långsiktigt. A3: Analys av kommunens medarbetarenkät för området arbetsliv. Förvaltningarna har till uppgift att utifrån kommunens medarbetarenkät ta fram åtgärder för deras respektive ansvarsområde. Vilka åtgärder planerar nämnden genomföra utifrån enkätens resultat? Förvaltningens verksamheter har under året analyserat och arbetat med sina egna resultat utifrån enkäten. Kansliet har också diskuterat enkätresultaten och fokuserat särskilt på de delar som handlade om kränkande behandling. Kansliet inväntar nu resultatet för medarbetarenkäten 2012 för att utvärdera huruvida det har skett någon förbättring inom området. Sammanfattning Inom barn- och utbildningsförvaltningens verksamheter finns för närvarande många intressanta exempel på sådana arbetsinsatser som syftar till att främja likabehandling och en ökad mångfald. Detta arbete utgör en viktig och integrerad del i förhållande till verksamheternas övriga pedagogiska arbete. För att lyckas i likabehandlingsarbetet, vilket är grundläggande för verksamheternas övriga kvalitetsarbete, ser förvaltningens ett stort värde i att fortsätta arbeta kontinuerligt med frågor som rör normer och värden under 2013. Den centrala mångfaldsgruppen i kommunen påbörjar arbetet med att skapa en ny mångfaldsplan under 2013. Barn- och utbildningsförvaltningens organisationsutvecklare deltar i arbetet och kommer arbeta tillsammans med övriga mångfaldsombud för att planen förankras i samtliga verksamheter inom barn- och utbildningsförvaltningen i framtiden. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att barn- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna uppföljning av mångfaldsplan, samt att beslutet översänds till kommunstyrelsen Tony Mufic Förvaltningschef Elin Svensson Organisationsutvecklare Barn- och utbildningsnämnden Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-873 73 E-post bun@engelholm.se Internet www.engelholm.se 9
10 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Diarienummer 2012-12-17 2012/323 Kerstin Björkäng Wirehed 0431-872 69 kerstin.bjorkang-wirehed@engelholm.se Barn- och utbildningsnämnden Svar på granskningsrapport gällande barn- och utbildningsnämndens upphandlingar Ärendebeskrivning PwC har på kommunrevisorernas uppdrag genomfört en granskning av tekniska nämndens samt barn- och utbildningsnämndens upphandlingar. Syftet med granskningen var att få svar på om nämndernas upphandlingar var ändamålsenligt genomförda med beaktande av LOU och kommunens upphandlingspolicy. Svar på de synpunkter som framförs i granskningen ska vara revisorerna tillhanda senast den 6 februari 2013. Beslutsunderlag Förvaltningens skrivelse den 17 december 2012 Utredning Revisionsrapporten granskar fyra områden; nämligen upphandling av en dator per elev, undervisningsmateriel Ängelholms Hårakademi, undervisningsmateriel Friskvårdsprogrammet och undervisningsmateriel Bygg- och anläggningsprogrammet. När det gäller en dator per elev visar genomförd revision enligt granskningens uppsatta kontrollmål att upphandlingen har skett i enlighet med gällande lagstiftning samt kommunens inköps- och upphandlingspolicy. För de tre övriga områdena har gymnasiechefen redovisat in sina svar på de förbättringsområden som granskningen pekar på och som redovisas nedan. Undervisningsmateriel Ängelholms Hårakademi Revisorerna bedömer att kommunfullmäktige bör ge barn- och utbildningsnämnden i uppdrag att utarbeta en lokal policy för sponsring i skolan. Vidare bör Hårakademin genom Ängelholms gymnasieskola med stöd av kommunens upphandlingsenhet upphandla ramavtal som omfattar all utbildningsmateriel. Barn- och utbildningsnämnden Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-873 73 E-post bun@engelholm.se Internet www.engelholm.se 10
11 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (2) Diarienummer 2012-12-17 2012/323 Förvaltningens synpunkter: Tidigare avtal med L Oréal/Keraste är nu uppsagt. Kontakt har tagits med kommunens upphandlingsenhet för att i enlighet med kommunens inköp- och upphandlingspolicy ta fram ett ramavtal som omfattar upphandlingar av allt utbildningsmateriel tillnämnda utbildning. En policy för sponsring i all verksamhet inom nämndens område har också tagits fram och ska beslutas i kommunfullmäktige. Undervisningsmateriel Friskvårdsprogrammet Revisorerna påpekar att i skolans roll som opartisk förmedlare i undervisningen är det inte optimalt att delar av undervisningen baseras på materiel från endast en leverantör. Om det i framtiden blir aktuellt med liknande gymnasieprogram anser revisorerna att möjligheten att teckna ramavtal med flera leverantörer bör undersökas. Förvaltningens synpunkter: Verksamheten avslutas detta läsår. Kritiken är noterad men inga åtgärder vidtas. Undervisningsmateriel Bygg- och anläggningsprogrammet Revisorerna anser att barn- och utbildningsnämnden bör säkerställa att reglerna i LOU och kommunens inköp och upphandlingspolicy bättre följs samt att ett ramavtal, som omfattar Bygg- och anläggningsprogrammets behov av varor, upphandlas. Förvaltningens synpunkter: Programgruppledaren på Bygg- och anläggningsprogrammet och skolassistenten som hanterar fakturor har varit på utbildning om LOU. LOU:s regler och kommunens inköps- och upphandlingspolicy kommer fortsättningsvis att följas. Kontakt har tagits med förvaltningens handläggare i upphandlingsfrågor för att upphandla ett ramavtal som omfattar Bygg- och anläggningsprogrammets behov. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att barn- och utbildningsnämndens beslutar att som svar på revisorernas granskningsrapport översända förvaltningens skrivelse. Tony Mufic Förvaltningschef Kerstin Björkäng Wirehed Utredningssekreterare Barn- och utbildningsnämnden Postadress Ängelholms kommun, 262 80 Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon 0431-870 00 Fax 0431-873 73 E-post bun@engelholm.se Internet www.engelholm.se 11
12 2012-11-26 HOLMS KONIMUN Kommunrevisorerna Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Barn- och utbildningsnäm Tekniska nämnden Granskning av tekniska nämndens samt barn- och utbildningsnämndens upphandlingar På vårt uppdrag har PwC utfört en granskning av tekniska nämndens samt barn- och utbildningsnämndens upphandlingar. Revisorerna har vid sammanträde 2012-11-14 beslutat anta föreliggande revisionsrapport såsom sin egen. Rapporten överlämnas härmed till kommunfullmäktige för kännedom samt till kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden och tekniska nämnden. Med anledning av de synpunkter som framförs i granskningen önskar revisorerna svar från kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden samt tekniska nämnden senast den 6 februari 2013. Ängelholms kommuns revisorer Bir ta Jo son sa mankal nde Kommunrevisorerna Postadress Ängelholms kommun, 262 80 ÄNGELHOLM Besöksadress Östra vägen 2 12 Telefon 0431-870 00 Internet www.engelholm.se
13 13
14 Revisionsrapport Granskning av tekniska nämndens samt barn- och utbildningsnämndens upphandlingar Ängelholms kommun Alf Wahlgren, certifierad kommunal revisor November 2012 pwc 14
15 Granskning upphandlingsverksamhet Innehållsförteckning i Inledning 2 1.1 Bakgrund och revisionskriterier 2 1.2 Avgränsning och revisionsmetod 3 2 Lag och policy upphandling 3 2.1 Lagen om offentlig upphandling, LOU 3 2.2 Kommunens inköps- och upphandlingspolicy 5 3 Granskningsresultat 6 3.1 Tekniska nämnden 6 3.1.1 Centrumprojektet etapp 2 6 3.1.2 Bedömning 7 3.1.3 Grus- och stenmaterial samt transport av material 7 3.1.4 Bedömning 8 3.1.5 Markanläggning i Munka Ljungby 9 3.1.6 Bedömning 10 3.2 Barn- och utbildningsnämnden 10 3.2.1 Upphandling av "En dator per elev i Ängelholm" lo 3.2.2 Bedömning 12 3.3 Undervisningsmaterial Ängelholms Hår-akademi 12 3.3.1 Hårakademins inköp av undervisningsmaterial 2007-2011 14 3.3.2 Bedömning 14 3.4 Undervisningsmaterial Friskvårdspro-grammet 15 3.4.1 Bedömning 15 3.5 Undervisningsmaterial Bygg- och anläggningsprogrammet 16 3.5.1 Bedömning 17 4 Sammanfattande bedömningar 18 15 1
16 Granskning upphandlingsverksamhet 1 Inledning 1.1 Bakgrund och revisionskriterier Under 2009 genomförde kommunrevisionen en granskning av fem upphandlingar som tekniska nämnden gjort. Granskningen visade bland annat att ingen av upphandlingarna var fullt ut ändamålsenligt genomförda utifrån lagstiftning och kommunens upphandlingspolicy Ej heller bedömdes upphandlingarna vara ändamålsenligt genomförda utifrån tekniska nämnden regler för delegation då granskningen visade att tekniska nämnden brustit i efterlevnaden av sina egna regler. Granskningen visade också att det rådde oklarhet kring vem som är behörig avtalstecknare på tekniska kontoret. Mot bakgrund av den kritik som framkom i granskningen vill kommunrevisionen följa upp om förbättringar har skett vad gäller tekniska nämndens upphandlingsverksamhet. Kommunrevisionen vill även inkludera barn- och utbildningsnämnden i denna granskning med hänvisning till väsentlighet- och risk. Revisionsfråga Är tekniska nämndens och barn- och utbildningsnämndens upphandlingar ändamålsenligt genomförda med beaktande av LOU och kommunens upphandlingspolicy? Kontrollmål Upphandlingen granskas utifrån följande moment som normalt ingår i upphandlingsprocessen: Inköpsbeslut Förfrågningsunderlag Upphandlingsform Avtalsform Anbudsöppning/protokoll Anbudsutvärdering Tilldelningsbeslut Avtalstecknande 16 2
17 Granskning upphandlingsverksamhet 1.2 Avgränsning och revisionsmetod Insamling och genomläsning av upphandlingsunderlag och upphandlingspolicy. Granskningen kompletteras genom intervju med ansvariga för upphandlingarna. Granskningen av upphandlingar inom tekniska nämnden avgränsas till att avse upphandling av grus- och stenmaterial samt transport av materialet, Centrumprojektet etapp 2 och Markanläggning i Munka Ljungby. Inom barn- och utbildningsnämnden avgränsas granskningen till att avse upphandling av elevdatorer och upphandling av undervisningsmaterial på frisörutbildningen, byggprogrammet samt friskvårdslinjen. Intervjuer har genomförts med en lärare på respektive granskad utbildningslinje. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. 2 Lag och policy - upphandling?.1 Lagen OM offentlig upphandling, LOU Ängelholms kommun omfattas av regelverket för offentlig upphandling. Regelverket är förfaranderegler vid upphandlande myndigheters anskaffning av varor, tjänster eller entreprenader. LOU har sedan den 1 januari 2008 ersatts av två lagar: lag (2007:1091) om offentlig upphandling (klassiska lagen) för upphandling av varor, tjänster/entreprenader och lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. (försörjningslagen) för upphandling inom försörjningssektorerna. Enligt övergångsbestämmelserna skall reglerna tillämpas på upphandlingar som har påbörjats efter upphandlingslagarnas ikraftträdande. Reglerna har sålunda ingen retroaktiv verkan. Reglerna bygger i huvudsak på de obligatoriska delarna i upphandlingsdirektiven samt reglerna om ramavtal inom den klassiska sektorn. Reglerna innehåller förhöjda tröskelvärden. De nya tröskelvärdena har fastställts i kommissionens förordning (EU) nr 1215/2011 och gäller i två år 1.1.2012-31.12.2013. Byggentreprenader Varor och tjänster (försörjningssektorns) Varor och tjänster (kommuner, landsting) 5 000 000 euro 400 000 euro 200 000 euro Vid upphandling över tröskelvärdena finns följande upphandlingsformer: 1 Avser upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). 3 17
18 Granskning upphandlingsverksamhet Öppet förfarande, varmed avses ett förfarande där alla leverantörer får lämna anbud Selektivt förfarande, varmed avses ett förfarande där alla leverantörer kan ansöka om att få delta men endast anbudssökande som inbjuds av den upphandlande myndigheten att delta får lämna anbud. Förhandlat förfarande, varmed avses ett förfarande där den upphandlande myndigheten inbjuder utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem. Under tröskelvärdena förekommer tre former av upphandling, förenklat förfarande (förenklad upphandling), urvalsupphandling och direktupphandling. Med förenklat förfarandet avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta, deltagande leverantörer skall lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Det innebär ett skriftligt och formellt förfarande med annonsering och skriftligt förfrågningsunderlag. Med urvalsupphandling avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud, den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Även urvalsupphandling innebär ett skriftligt och formellt förfarande med annonsering och förfrågningsunderlag. Med direktupphandling avses ett förfarande utan krav på anbud. Direktupphandling får endast användas om kontraktets värde uppgår till högst 15 procent av tröskelvärdet eller om det finns synnerliga skäl, såsom brådska som beror på omständigheter som inte kunnat förutses och som inte beror på den upphandlande enheten. Det ankommer på den upphandlande myndigheten att vid behov fastställa riktlinjer för användningen av direktupphandling. Den största materiella skillnaden i den nya lagstiftningen i förhållande till tidigare är införandet av tydliga regler för upphandling och avrop av ramavtal. Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. De nya reglerna gäller inte retroaktivt, d v s påverkar inte sedan tidigare ingångna ramavtal eller avrop på dessa. De nya reglerna skall således tillämpas på ramavtalsupphandlingar och avrop på desamma som påbörjats efter de nya reglernas ikraftträdande. Vid upphandling av ramavtal kan den upphandlande myndigheten välja mellan tre alternativa metoder: 1. Att teckna ramavtal med samtliga fastställda avtalsvillkor med en leverantör. Vid avrop skall avtalsvillkoren i ramavtalet tillämpas. Avsteg från ramavtalets avtalsvillkor får således inte ske. 18 4
19 Granskning upphandlingsverksamhet 2. Om ett ramavtal ingås med flera leverantörer ska dessa, om kontraktets värde överstiger tröskelvärdena, vara minst tre, under förutsättning att det finns minst tre leverantörer som uppfyller kraven. För upphandlingar under tröskelvärdena och för B-tjänster 2finns inget krav på minst tre antagna leverantörer. Avrop skall ske från ramavtalsleverantörerna enligt i ramavtalet fastställd rangordning, från i första hand den leverantör som har lämnats det bästa anbudet på grundval av de villkor som angetts i ramavtalet. Det står således inte den upphandlande myndigheten att vid avrop fritt välja någon av ramavtalsleverantörerna, utan avrop skall ske enligt den i ramavtalet angivna rangordningen. Vid avrop skall avtalsvillkoren i ramavtalet tillämpas och någon förnyad inbjudan att lämna anbud skall inte göras. 3. Att vid upphandling över tröskelvärdet teckna ramavtal, där inte samtliga avtalsvillkor är fastställda, med minst tre leverantörer. Avrop skall ske genom att ramavtalsleverantörerna inbjuds att på nytt lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts för detta i ramavtalet, s.k. förnyad konkurrensutsättning. Valet av metod skall framgå av förfrågningsunderlaget och tillämpas under såväl upphandlingens genomförande som under den efterföljande avtalsperioden. Det är sålunda inte tillåtet att vid avrop tillämpa annat förfarande än vad som följer av den metod som valdes då ramavtalsupphandlingen påbörjades. För upphandlingar som påbörjats efter den 15 juli 2010 gäller nya regler i upphandlingslagstiftningen: Lag om ändring i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. De nya reglerna avser bland annat införandet av en så kallad avtalsspärr, införande av upphandlingsskadeavgift, fasta beloppsgränser för direktupphandling samt möjlighet att ogiltigförklara ingångna avtal. 2.2 Kommunens inköps- och upphandlingspolicy Den ii februari 2011 fastställde kommunfullmäktige kommunens inköps- och upphandlingspolicy3. Lagen om offentlig upphandling och policyn ska ligga till grund för Ängelholms kommuns inköp och upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader samt för leasing, hyra och hyrköp förutom lokalförhyrning. Kommunens samtliga nämnder och styrelse omfattas av policyn. I policyns avsnitt om ansvarfördelning framgår det att kommunstyrelsen ansvarar för uppföljning av upphandlingspolicyn. Kommunstyrelsen har delegerat det operativa ansvaret för upphandlingsverksamheten till centrala upphandlingsenheten på ekonomi- och personalenheten. För närvarande utgörs upphandlingsenheten av 1,o inköpschef samt 2,0 upphandlare/jurist. 2 Tjänster delas in i A- och B-tjänster. Anledningen till uppdelningen av tjänsterna är att A-tjänsterna anses vara mer lämpade för internationell konkurrens. B-tjänster avser t.ex. juridiska tjänster och hälso- och sjukvårdtjänster. 3 Efter granskningens genomförande har kommunfullmäktige den 22 oktober beslutat anta en revidering av policyn. Revideringen avser bland annat förtydligande av roller och ansvar. 19 5
20 Granskning upphandlingsverksamhet Upphandlingsenhetens roll är bland annat att vara kommunens allmänna expertfunktion på upphandling och samordna och genomföra förvaltningsgemensamma varu- och tjänsteupphandlingar. Enheten ska också informera och erbjuda utbildning till ansvariga inom förvaltningarna, fungera som konsult till förvaltningar och bistå de kommunala bolagen med hjälp vid behov. Utöver det ska upphandlingsenheten leda kommunens upphandlingsgrupp. Upphandlingar som inte täcks av förvaltningsövergripande avtal ansvarar varje nämnd/styrelse och förvaltningschef för. Ansvaret följer verksamhetsansvaret enligt respektive nämnds delegationsordning. Direktupphandlingar enligt kommunens delegation handläggs av respektive förvaltning. Av policyn framgår att direktupphandling används när det samlade behovet i kommunen av inköp av en viss vara eller tjänst understiger 15 % av gällande tröskelvärde för varor och tjänster i LOU (cirka 284 631 kr) respektive LUF (cirka 569 262 kr). Kommunens upphandlingsgrupp består av representanter från alla förvaltningarna och det är respektive förvaltningschefen som utser representant. I policyn anges att upphandlingsgruppen bland annat ska verka som ett samordnande organ för kommunens förvaltningar och bolag och vid behov initiera nya avtal/ramavtal på varor och tjänster. Vidare ska gruppen bevaka att kommunens upphandlingar sker i enlighet med gällande lagar och kommunens upphandlingspolicy. Kommunövergripande upphandlingar fördelas efter samråd mellan upphandlingsenheten och upphandlingsgruppen. 3 Granskningsresultat 3.1 Tekniska nämnden 3.1.1 Centrumprojektet etapp 2 I februari 2012 beslutade kommunstyrelsen att ge Centrumgruppen i uppdrag att projektera och genomföra etapp 2 under åren 2012-2013. Etapp 2 skulle omfatta Storgatan mellan Stortorget och Stadsparken och den 24 maj beslutade tekniska nämnden att tekniska nämndens ordförande bemyndigas att signera tilldelningsbeslut för entreprenaden samt att teckna avtal med vald entreprenör. Upphandlingen avsåg ombyggnad av befintliga gator och förändrad möblering av gatorna i centrala Ängelholm samt om- och nybyggnad av va-ledningar. I upphandlingen tillämpades förenklat förfarande d v s upphandling under tröskelvärdet. Anbudsprövning skulle ske i fyra steg: 20 6
21 Granskning upphandlingsverksamhet A. Prövning av att anbudsgivare uppfyller formella leverantörskrav. B. Prövning av att anbudsgivare uppfyller ekonomiska kvalificeringskrav. C. Prövning av att anbudsgivare uppfyller kraven för teknisk förmåga. D. Utvärdering av kvarvarande anbud. Anbudsgivarna måste uppfylla kraven i steg A-C för att gå vidare till utvärdering. I förfrågningsunderlaget anges att det anbud som kommer att antas är det som har lägst anbudssumma. Enligt det upprättade öppningsprotokollet förelåg det anbud från tre anbudsgivare vid anbudstidens utgång. De inkomna anbuden var från Mesta Sverige AB, Anläggning & Kabel Entreprenad i Malmö AB samt NCC Construction Sverige AB. Av den genomförda anbudsprövningen framgår det att en anbudsgivare inte uppfyllde samtliga krav och därför inte gick vidare till utvärdering. Lägst anbudssumma (12 950 000 kr) hade anbudet från Anläggning & Kabel Entreprenad i Malmö AB som också tilldelades entreprenaden. Det andra utvärderade anbudet var på 15 846 000 kr. :-;.1.2 Bedömning Vi noterar att tiden från beslut om upphandling till beslut om tilldelning har varit relativt kort och med tanke på upphandlingens storlek och alla de moment som normalt ingår i en upphandling så anser vi att tekniska nämndens tidsram för den genomförda upphandlingen har varit väl snäv. I övrigt bedömer vi, utifrån genomförd revision enligt granskningens uppsatta kontrollmål, att entreprenadupphandlingen av Centrumprojektet etapp 2 har skett i enlighet med gällande lagstiftning samt kommunens inköps- och upphandlingspolicy. 3.1.3 Grus- Och stemnaterial SC1171t transport av material Den 17 februari 2011 beslutade tekniska nämnden att ge tekniska kontoret i uppdrag att genomföra en upphandling av ramavtal avseende grus- och stenmaterial. Vidare beslutades att bemyndiga tekniska nämndens ordförande att efter samråd med 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande besluta om antagande av leverantör. Av förfrågningsunderlaget framgår det att upphandlingen avsåg ett ramavtal omfattande leverans av sten- och grusmaterial till olika områden inom Ängelholms kommun samt avhämtat material av kommunens egna/inhyrda lastbilar. Lastning skulle ingå i priset. Ramavtalet gällde två år med möjlighet till förlängning med maximalt 1+1 år och skulle omfatta minst tre leverantörer om så många leverantörer uppfyllde kraven. 21 7