Kyviks Samfällighetsförening www.kyvik.nu Protokoll fört vid årsstämman för Kyviks Samfällighetsförening 2005-03-17 Plats: Kullavikskolans matsal, Kullavik Tid: 19:00-21:15 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Mötet öppnas Rune Lindberg, förklarade mötet öppnat. 2 Val av ordförande och sekreterare Rune Lindberg valdes till ordförande och Martin Olofsson till sekreterare 3 Val av två justeringsmän och tillika rösträknare Kurt-Jürgen Hoffmann och Jonas Hagh valdes till justeringsmän och rösträknare. 4 Godkännande av kallelse och dagordning Båda godkändes. 5 Fastställande av röstlängd Totalt antal deltagare 30 representerande 37 fastigheter och 616 andelar. 6 Styrelsens och revisorernas berättelse Lars-Erik Cederstav redogjorde för det ekonomiska utfallet 2004 och Jan Strömblad för resultatet av handlingsplanen 2004. Redogörelserna föranledde följande frågor och påpekanden från deltagarna: I förvaltningsberättelsen saknas en lägesrapport för cirkulationsplatsen vid Kullaviksvägen. Den relativt stora nybyggnationen i området borde medföra en större ökning av antalet andelar än 15. Beslut: Styrelsen kontrollerar om det finns nya fastigheter som inte ingår i andelsregistret. Varför har SPCS redovisningsprogram inköpts när den föregående styrelsens program fungerade utmärkt för några år sedan? Svar: Styrelsen har bedömt att anskaffning av ett modernare SPCS föreningsprogram är väl motiverat; programmet är mer användarvänligt, anpassat för föreningar och innehåller delprogram för fakturering. Grindarna vid fotbollsplanen är trots upprepade påstötningar inte åtgärdade av EKSTA! Beslut: Styrelsen tar upp frågan med EKSTA på nytt. Då revisorerna inte var närvarande pga. utlandsresor läste ordföranden upp revisionsberättelsen och poängterade att revisorerna rekommenderade stämman att bevilja ansvarsfrihet. 1 (1)
Stämman ansåg därmed att styrelsens förvaltningsberättelse inklusive resultat- och balansräkning samt revisorernas berättelse var föredragna och godkända. 7 Ansvarsfrihet för styrelsen Stämman beviljade enhälligt styrelsen ansvarsfrihet. 8 Motioner från medlemmarna. Inga motioner har inkommit. 9 Ersättningar till styrelsen och revisorerna Hittills gällande ersättning är 150 kr per timme. Beslutades att 150 kr/timme skall gälla även för 2005. Styrelsen skall undersöka möjligheten att tillämpa samma arvoden som medlemmar i kommunala nämnder uppbär. 10 Styrelsens förslag till handlingsplan och budget samt debiteringslängd. Jan Strömblad redogjorde för förslaget till handlingsplan 2005: A. Vägpaket 2005: 1. Asfaltering av ca 3000 m 2 inom i huvudsak VO Öst. Kostnad ca 350 tkr 2. Fartbegränsande åtgärder på GC-banan vid N. Dalenvägen och Kyviksvägen vid parkeringsplatsen, kostnad 20 tkr 3. Rörbågsskyltar vid infarten på Kyviksvägen, kostnad 20 tkr 4. Bevaka cirkulationsplatsprojektet vid Kullaviksvägen Redogörelserna föranledde följande frågor och påpekanden: Det är viktigt att i tid reparera och renovera vägarna. Med hänsyn till att styrelsen för närvarande har ett fördelaktigt pris för asfaltering borde ytan som skall asfalteras under året utökas! (som framgår nedan- Budget 2005- beslutades det att öka asfalteringen motsvarande 110 tkr) Föregående styrelse krävde bl.a. att JM Bygg skulle vidta åtgärder för att förhindra genomfartstrafik på GC-banan. Kravet lämnades utan åtgärd och styrelsen bör nu se till att JM och Ängslyckans Villaförening bidrar till den planerade mopedfällan. Det är cyniskt och olämpligt att sätta upp dyra skyltar som riskerar att förstöras av den framtida byggplatsen för rondellen eller annan trafiklösning. Detta bör därför vänta till trafiklösningen är genomförd. Det framfördes att det finns både ett välgenomarbetat förslag till snygg skyltning och pengar i budget för att modernisera infarten till vårt område. Kostnaden för en eventuell flyttning av skyltarna i samband med cirkulationsplatsens tillkomst är liten. Beslutades efter votering att avvakta med att sätta upp skyltarna. Kommunen har avsatt 2 miljoner kr för rondellen och det är viktigt att dessa kommer till avsedd användning! Svar: Planeringen är tv stoppad av Länsstyrelsen som motsätter sig förlängning av kulverten - negativt för fiskarna - och kräver att befintlig kulvert uppströms Kyviksvägen öppnas upp som kompensation, vilket kommunen är tveksam till. Projektets handläggning 2 (2)
har nyligen överförts till vägverket i Halmstad. Besiktning tillsammans med länsstyrelsen kommer att ske snarast och frågan om helt ny eller ändring av utförd förstudie skall diskuteras. En möjlighet är en mindre rondell som kräver mindre markingrepp och mindre förlängning av kulverten men det är f.n. oklart om detta kommer att accepteras. Projektet kommer att behandlas av kommunen under våren 2005, men det är osäkert om rondellen kommer att byggas under innevarande år! B. Lantmäteriärenden Styrelsen kommer under året att undersöka intresset bland fastighetsägarna vid alla privata skaftvägar att ansluta sig till Ga:16 och samtidigt informera om gällande förutsättningar såsom minimum vägstandard och kostnad för förrättningen. C. Vägunderhåll Förutom löpande reparationer planeras hyvling av de grusvägar som är i dåligt skick och där fastighetsägarna inte har några invändningar. Påpekades vikten av att vägen bomberas. På fråga om dikesrensning meddelades att detta vid behov ingår i vägunderhåll. D. Väghållning Samarbetet med Gaturenhållningen fortsätter. Erfarenheterna hittills är goda och det erinrades om möjligheten för fastighetsägare att kratta fram löv och pinnar från sina till vägarna gränsande häckar så att dessa kan sopas upp tillsammans med halkbekämpningsmaterialet. Ärendet föranledde följande frågor och påpekanden: När börjar avtalsperioden och vad händer om Gaturenhållningen enligt avtalet säger upp det tre månader före årsskiftet? Kan en ny entreprenör hittas under denna tid? Svar: Styrelsen bedömer risken som liten men skall med anledning av att betalningsperioden ändrats ändå revidera avtalet och då samtidigt försöka ändra uppsägningstiden att gälla tre månader före avtalsperioden, som alltså börjar den förste juli. Det påpekades att det saknats redogörelse av hur röjning av sly och buskar fungerat samt att styrelsen måste respektera jordabalken och informera fastighetsägare med oklippta häckar och träd innan föreningen klipper. Svar: Hittills har inga klagomål framförts i samband med genomfört arbete. E. Administration Om kostnaden är rimlig kommer ett nytt avtal att ingås med kommunen om en uppdatering av den digitala kartan. Förhandlingar pågår med EKSTA angående revidering av skolans andelstal. En ny handlingsplan för 2006-8 kommer att tas fram. Ärendet föranledde följande frågor och påpekanden Fritidsverksamheten har ökat i skolan med ökad belastning på vägarna. Har KSFF ett avtal med kommunen om parkering vid Kyviksbadet? Beslutades att styrelsen undersöker frågan på nytt. 3 (3)
F. Hemsidan Jan Nilsson, webbmaster meddelade att inga större förändringar är planerade och efterlyste synpunkter från medlemmarna. Ärendet föranledde följande frågor och påpekanden: Adressen till hemsidan borde finnas med både i KS brevhuvud och på kuvert. Svar: Denna info finns redan på alla kuvert. Dock beslutades att införa webb adressen på KS brevhuvud f o m nästa nytryck Informationsmateriel om KSFF till nyinflyttade bör tas fram. Beslutades att styrelsen tar fram ett förslag. G. Budget 2005 Lars-Erik Cederstav redogjorde för förslaget som är baserat på oförändrad utdebitering 100 kr per driftsandel. Förslaget innebär i stort oförändrad intäkt och att kostnaderna anpassas så att det balanserade överskottet vid årets slut uppgår till 340 tkr. Detta innebär bl. a att 390 tkr avsatts för vägpaketet 2005. Förslaget föranledde följande påpekanden: Med hänvisning till att KSFFs riskexponering minskat genom fastprisavtalet med Gaturenhållningen är det föreslagna överskottet för stort. Intäkterna bör därför minska med sänkt andelsavgift, t.ex. 70 eller 80 kr per andel istället för 100kr. I samband med detta yrkande visades i diagramform hur det ackumulerade överskottet ändrats över tiden, att det framför allt hade ökat markant under 2002 och därefter inte minskat tillräckligt. Svar: Ökningen 2002, som var nuvarande styrelses första år, förklaras av att inga större asfaltarbeten utfördes detta år. Att överskottet år 2003 och 2004 inte reducerats i tillräcklig utsträckning trots att handlingsplanerna för dessa år genomförts beror till stor del på fördelaktiga upphandlingar och låga administrationskostnader inkl styrelsearvoden. Det är viktigt att renoveringen av vägarna sker åtminstone i samma takt som vägbanan slits ner. Minskning av överskottet bör därför inte ske genom sänkt andelsavgift utan genom att i år asfaltera större yta. Beslutades att öka kostnaden för Vägpaket 2005 med 110 tkr till 500 tkr, vilket ger ett överskott på 230 tkr vid årets slut med bibehållen avgiftsnivå. 11 Val av styrelse och styrelseordförande Ordinarie ledamöter: Lennart Andersson fyllnadsval 1 år Lars-Erik Cederstav omval 2 år Jan Strömblad omval 2 år Lotta Holmqvist återstår 1 år Martin Olofsson återstår 1 år Jan Erik Nilsson omval 2 år Fernando de Los Angeles nyval 2 år Lennart Andersson valdes till ordförande på 1 år Val av suppleanter: Helena Carlsrud återstår 1 år Kristina Legefors fyllnadsval 1 år 4 (4)
Jens Wergeland nyval 2 år Göran Aadland fyllnadsval 1 år Claes Winzell nyval 2 år 12 Val av revisorer och revisorssuppleanter (2+2) Ulf Croona, omval 1 år Ewa Bark omval 1 år Katarina Andersch omval 1 år Magnus Pernvik omval 1 år 13 Val av valberedning (3-5 personer) Kurt-Jürgen Hoffmann Ingvar Ajax, sammankallande Lotta Scholander 14 Övriga frågor Det meddelades att Ingvar Ajax åtagit sig att vara kvar som arkivansvarig. 15 Meddelande om tid och plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt. Stämman beslutade att stämmoprotokollet skall hållas tillgängligt senast den 1 april på följande ställen: Kullaviksskolans bibliotek Posten på Hemköp (f.d. Signalen) Föreningens hemsida www.kyvik.nu 16 Mötets avslutande. Ordföranden tackade medlemmarna för deras engagemang och förklarade mötet avslutat. Den nyvalde ordföranden Lennart Andersson avtackade därefter Rune Lindberg för hans förtjänstfulla insatser, överlämnade blomsterbukett samt ett presentkort och önskade lycka till med flytten in till Kungsbacka. Vid protokollet: Justeras:. Martin Olofsson.. Kurt-Jürgen Hoffmann. Jonas Hagh 5 (5)