Referenshantering med EndNote X7 Mac Studentguide Bibliotek & IKT Medicinska fakulteten Lunds universitet 2016
Referenshantering med EndNote X7 Mac Innehåll Vad är EndNote?... 2 Hur får jag tillgång till programmet?... 2 Tekniska krav... 2 Skapa ett EndNote- bibliotek... 2 Importera referenser... 3 PubMed... 3 Web of Science... 4 Embase... 6 Cochrane Library... 7 CINAHL... 9 Libris den nationella bibliotekskatalogen... 11 Google Scholar... 13 Lägg till referenser manuellt... 14 Importera referenser via PDF- filer... 14 Lägg till artiklar i fulltext... 14 Ordna och sortera dina referenser... 15 Backup- fil av ditt EndNote- bibliotek... 15 Synka dina referenser med EndNote Online... 15 Använda EndNote i Word... 16 Infoga referenser... 16 Referensstilar output style... 16 Upphöjd siffra i Vancouver... 17 Infoga referenslista... 17 Avkoda dokumentet... 17 1
Vad är EndNote? Med referenshanteringsprogrammet EndNote kan du samla referenser och använda programmet för att infoga dem i ett examensarbete eller manuskript. Programmet formaterar referenserna enligt den referensstil du väljer, och en referenslista kan skapas med hjälp av programmet. Här beskrivs ett antal funktioner i programmet, men det kan finnas fler sätt att göra samma sak i EndNote. Denna manual är tänkt som komma- igång- hjälp. Hur får jag tillgång till programmet? Du kan ladda ner programmet via Studentportalen på www.student.lu.se genom att logga in med ditt studentkonto. Läs installationsmanualen noggrant. Du kan välja om du vill ha programmet för PC eller Mac. Den här manualen riktar sig till Mac- miljön. OBS! För att hämta programmen måste du vara ansluten till universitetet antingen direkt eller via en VPN- klient. Information om hur du installerar VPN- klienten hittar du på Studentportalen där du hämtar program. Tekniska krav Du behöver ha Word installerat för att kunna jobba med EndNote. Open office- varianter fungerar oftast inte. Du kan få tag på Word via Studentportalen. Se till att ha en uppdaterad version av Word så att EndNotes plug- in fungerar. Skapa ett EndNote- bibliotek Det går att öppna EndNote via startmenyn på datorn eller via Word under fliken EndNote à Go to EndNote. Via File à New kan du välja att öppna ett nytt bibliotek och namnge det. Spara biblioteket på ett säkert ställe, förslagsvis i din hemkatalog. OBS! Det rekommenderas att du endast har ett EndNote- bibliotek för dina referenser. I biblioteket kan du sedan gruppera referenserna så att du lätt hittar dem. 2
Importera referenser Här beskrivs olika sätt att importera referenser från några databaser och kataloger som är vanliga vid Medicinska fakulteten. Om du använder någon annan databas än de som beskrivs här, så ska du komma ihåg att RIS- formatet fungerar med klientversionen av EndNote. EndNote ska vara öppet när du gör importen av referenser från databaserna. PubMed När du sökt fram artiklar i PubMed kan du importera referenser från din träfflista eller från en enskild artikelpost. I träfflistan, eller om du klickar på en artikeltitel för att se abstract, kan du se en funktion som heter Send to. Bocka för de träffar i träfflistan som du vill importera och klicka på Send to à File à Format MEDLINE à Create file. Ett nytt fönster öppnas. Välj Open with à EndNote X7. Om inte EndNote är valbart direkt, sök upp programmet på din dator via Applications. Nästa gång du ska göra importen så kommer EndNote att vara förvalt. Tänk på att pop- up blockerare på datorn ska vara avaktiverat för att fönstret ska visas. Om du har EndNote öppet så hamnar nu referensen eller referenserna i ditt EN bibliotek. 3
Web of Science Efter att ha sökt fram artiklar så markerar du de du vill ha och väljer sedan Save to EndNote desktop. Ett fönster visas där du får välja Record Content, välj Author, Title, Source à Send. Ytterligare ett nytt fönster öppnas. Välj Open with. Sök fram EndNote- programmet på din dator under Applications. 4
Om du har EndNote öppet så hamnar nu referenserna i ditt EndNote- bibliotek. 5
Embase Sök fram artiklar i Embase och bocka för de artiklar du vill importera, klicka därefter på Export- länken ovanför träfflistan. OBS! Välj Export- länken som finns vid resultatlistan och inte Export- länken som finns ovanför historiken. Välj sedan RIS- format à Export. Ett nytt fönster öppnas. Välj Download. Sök fram EndNote- programmet på din dator under Applications. 6
Cochrane Library Sök fram de dokument du vill ha referenser till. I träfflistan bockar du för de du vill ha och klickar på Export selected. Välj sedan Mac. Citation Only räcker som filtyp. Välj Export Citation. 7
Ett importfilter kan behöva väljas till, välj då Cochrane Library och klicka på Choose. Sedan förs referenserna över direkt till EndNote. 8
CINAHL Sök upp de artiklar du vill ha referenser till. Gå in på varje enskild artikel i referenslistan och välj Export i högermarginalen och Direct Export in RIS Format (e.g. CITAVI, EasyBib, EndNote, ProCite, Reference Manager, Zotero) à Save. Du kan även exportera referenser till flera artiklar samtidigt. Sök upp de artiklar som du är intresserad av och markera den blå mappsymbolen med ett plus på, så att den blir gul. Gå därefter in i Folder högst upp på sidan. 9
Ett nytt fönster öppnas. Välj Open with. Sök fram EndNote på din dator under Applications. Om du har EndNote öppet så hamnar nu referenserna i ditt EndNote- bibliotek. 10
Libris den nationella bibliotekskatalogen Om du vill referera till böcker kan du söka fram dem i bibliotekskatalogen Libris på http://libris.kb.se. I träfflistan klickar du på den titel du vill ha, och klickar sedan du på Skapa referens. Välj sedan filtret.ris som visas på bilden. Välj inte Vancouver eller någon annan referensstil i listan. Klicka på Spara som fil. Med hjälp av hjälpprogrammet som startar bör referensen importeras direkt till EndNote. 11
Ett nytt fönster öppnas. Välj Save File. Filen sparas i mappen Saved files, om du inte gjort någon annan inställning på din Mac- dator. Leta upp filen med ändelsen och öppna med EndNote. 12
Google Scholar Leta fram en artikel i Google Scholar och välj Citera bland länkarna under träffen. En ruta med förslag på några olika referensstilar kommer dyka upp. Ignorera dem och välj EndNote. Ett hjälpprogram startar som kan direktimportera referensen om du väljer Open with EndNote à OK. Ett nytt fönster öppnas. Välj Open with. Sök fram EndNote på din dator under Applications. 13
Lägg till referenser manuellt I EndNote väljer du References à New Reference eller klicka på knappen med ett dokument och ett litet plustecken i vänstra hörnet. Välj referenstyp i rullgardinsmenyn (webbplats, bokkapitel, intervjuer, PM, personlig kommunikation eller annat). Standardalternativet är Journal Article. Fyll sedan i de fält du har referensdata för, som författare, titel, utgivningsår m.m. Om du inte har data för alla fälten, exempelvis när en webbsida senast blev uppdaterad, så kan fältet lämnas tomt. Skriv ett författarnamn per rad, som Berggren, Christian eller Christian Berggren. EndNote tolkar allt före kommatecknet som ett efternamn. Om det ska vara en organisation som står som författare kan du behöva skriva dit ett kommatecken på slutet, t.ex. World Health Organization, för att det inte ska bli misstolkat som ett personnamn. Ange sidor som 230 eller 121-128 eller 18-25, 36-46. Spara referensen med File à Save. Sedan kan du stänga ner referensen genom att trycka på det inre krysset. Du kan även spara genom att trycka på det inre kryssa och svara på frågan om du vill spara. Om du skriver enligt Vancouver kan Citing Medicine vara ett stöd för hur referenstyper ska utformas och vilken data som ska vara med. http://www.ncbi.nlm.nih.gov/books/nbk7256/ Importera referenser via PDF- filer Om du redan har ett antal artiklar i PDF- format, kan du använda dessa för att extrahera referensdata och importera dem till EndNote. En i taget: I EndNote väljer du File à Import à File och välj Import option à PDF. Med Choose- knappen väljer du din fil. Klicka sedan på Import. Om du har samtliga artiklar i en mapp: Välj File à Import à Folder, hämta din mapp med Choose- kappen. Klicka sedan på Import. Detta gäller förlagsproducerade PDF- filer som innehåller rätt typ av referensdata. PDF- filer du själv skapat eller skannade dokument fungerar inte på detta sätt. Lägg till artiklar i fulltext Om du vill ha artiklar i fulltext kopplade till dina referenser kan EndNote söka fram många av dem automatisk och bifoga dem som en bilaga. Välj References à Find full text à Find Full text. Då startas en sökning efter artiklar i fulltext. Godkänn informationsrutan om upphovsrättsliga villkor. Det kan ta en stund för EndNote att genomföra sökningen, så ha tålamod. OBS! Du behöver vara uppkopplad på universitetets nätverk för att det ska fungera bra. 14
Du kan även lägga till filer manuellt i din referens. Lägg till det i fältet File attachment eller klicka på gemet för att lägga till ett dokument från din dator. Du kan läsa en bifogad PDF i EndNote- gränssnittet eller genom att öppna den i ett nytt fönster. Du kan även göra understrykningar och skriva kommentarer i PDF:en och spara dessa. Ordna och sortera dina referenser Det kan vara en fördel att gruppera referenserna om de är många, eller om du vill dela in dem i teman. Markera de referenser du vill ha i en grupp. Använd Skift - tangenten för att markera flera på en gång. Välj sedan i menyn Groups à Add references to à Create custom groups. Du kan sedan namnge din grupp. Din grupp syns sedan I vänsterkanten under My Groups. När du grupperar referenser så flyttas de alltså inte från ditt huvudbibliotek, de visas bara under ytterligare ett ställe. Om du tar bort referenser från EndNote- biblioteket så försvinner de även från grupperna. Om du vill ta bort en referens från en grupp men ha kvar den i EndNote- biblioteket så markerar du dem och väljer Groups à Remove reference from group. Referenser som inte lagts till i någon grupp finns i gruppen Unfiled. Denna grupp går inte att ta bort. Backup- fil av ditt EndNote- bibliotek Om du gör ett större arbete så kan det vara bra att skapa en säkerhetskopia av ditt EndNote- bibliotek. När du fyllt biblioteket med den mängd referenser du avser arbeta med, så kan du göra en backup. Ett sätt att göra det är att skapa ett Compressed library. Välj File à Compressed library(.enlx) à Create. Därifrån väljer du vilka data du vill ha med i din backup, och spara sedan på exempelvis ett USB- minne eller en katalog på en server. Om något skulle hända med ditt originalbibliotek eller din dator har du en säkerhetskopia. Du kan också använda din kopia för att flytta ditt EndNote- bibliotek till en annan dator. Synka dina referenser med EndNote Online Ett annat sätt att säkerhetskopiera sitt EndNote- bibliotek är att synkronisera det med webbversionen av EndNote, men gör en backup enligt instruktionen ovan innan du synkroniserar det för första gången. Under Tools à Sync kan du styra synkroniserandet. EndNote X7 har en inbyggd synkfunktion mellan EndNote och EndNote Online. Det ger dig möjlighet att få tillgång till dina referenser från alla datorer (och dokument upp till 5 GB). Det krävs ett konto till webbversionen som du skaffar genom att klicka på synkikonen längst till vänster föreställande två pilar i en cirkelrörelse. 15
Om du har många referenser kan det ta lite tid när du synkar för första gången, men ha tålamod. Logga in på http://www.myendnoteweb.com för att komma till kontot med dina referenser. Använda EndNote i Word När du har EndNote installerat så hittar du programmet som en extra flik i verktygsfältet, annars får du fram det genom att gå till Visa à Verktygsfält à EndNote X7. Undvik att använda formatmallar, t.ex. automatisk innehållsförteckning medan du arbetar med EndNote. Det går bra att använda formatmallarna i ett senare skede efter att EndNote blivit bortkopplat. Infoga referenser Placera markören där du vill infoga referensen. Klicka på Go to EndNote, och markera den referens du vill infoga. Sedan kan du a) klicka på symbolen med en neråtpil och citationstecken i EndNote eller b) återvänd till Word, klicka på Insert selected citation, så infogas referensen. Vill du infoga flera referenser på samma plats, markera referenserna i EndNote med - tangenten. Referensstilar output style Vill du välja referensstil kan du göra det i fältet Style. Som standard visas Annotated, du kan istället välja en annan med Select another Style. I listan kan du t ex välja Vancouver. 16
Upphöjd siffra i Vancouver Det går att justera en referensstil. Standarden för Vancouver i EndNote är att referensen visas inom parentes, men det går att ändra så att den istället visas som en upphöjd siffra. Detta ändras i EndNote genom att gå till Edit à Output Style à Open Style Manager à Vancouver à Edit Citations à Templates. Där tar du bort parentesen runt (Bibliography- Number) och markerar Bibliography Number. Gå till den övre menyraden och välj Edit à Font à Superscrift. Välj File à Save. Den nya stilen kommer heta Vancouver Copy. Ändra till den nya stilen i Word. Infoga referenslista Referenslistan brukar infogas automatiskt, men om den är borta kan du infoga den genom att klicka på Bibliography à Update citations and bibliography. Avkoda dokumentet Innan du skickar ditt dokument till någon annan, t ex handledaren, eller för slutlig inlämning, så ska du ALLTID skapa en avkodad kopia dokumentet. Då bryter du kopplingen till ditt EndNote- bibliotek i kopian, men du behåller kopplingarna i ditt originalmanus. Detta görs för att undvika att problem uppstår om du t ex får tillbaka ett reviderat dokument där referenser flyttats, då ditt EndNote- bibliotek i värsta fall kan krascha. För att skapa en avkodad kopia, klicka på Tools à Convert to plain text. En informationsruta visas som talar om att en kopia av dokumentet skapas, klicka Spara. Kopian är nu avkodad och säker att skicka till någon annan. Behåll alltid ditt originalmanuskript intakt med EndNote- kopplingarna. Av Alexandra Forsberg och Ramona Mattisson. Bibliotek & IKT, Medicinska fakulteten, Lunds Universitet. Senast reviderad 2016-11- 03. 17