Verksamhetsplan 2014-2016 Ordförande: Förvaltningschef: Dieter Wagner Harrieth Forsberg Innehållsförteckning Sidnr Planeringsförutsättningar och omvärldsanalys 1 Mål och riktlinjer för verksamheten 2 Organisationsbeskrivning 3 Verksamhetsbeskrivning 3 Förändring, utveckling och trender 4 Personalförhållanden 5 Ekonomi driftbudget 2014-2016 6 Omsättningstal och nyckeltal 6 Investeringsplan 2014-2018 6 Planeringsförutsättningar och omvärldsanalys Förändring av organisation Kommunfullmäktige beslutade om en ny nämndorganisation from 2011, vilket innebar väsentliga förändringar för upphandlingsavdelningen. En upphandlingsnämnd utsågs med 5 ledamöter med ansvar för kommunens inköpsverksamhet och kommunens upphandlingsavdelning bildade ny förvaltning under upphandlingsnämnden. Upphandlingsförvaltningen har under 2 år byggt upp en förvaltning med allt vad det innebär av ändrade rutiner och utökade arbetsuppgifter. Förändringar av lagstiftning Förändringarna och skärpningarna i upphandlingslagstiftningen har lett till att fler följer regelverket och att fler upphandlingar konkurrensutsätts. Upphandlingar som bryter mot reglerna kan leda till att avtal ogiltigförklaras. Upphandlande myndigheter och enheter kan dömas att betala en upphandlingsskadeavgift. Ett av de vanligaste regelbrotten kommuner gör mot LOU är otillåtna direktupphandlingar. En otillåten direktupphandling är ett avtal som ingåtts utan att den upphandlande myndigheten eller enheten har genomfört ett upphandlingsförfarande. Upphandlingsskadeavgiften vid otillåten direktupphandling innebär att antalet regelrätta upphandlingar på sikt kommer att öka. Direktupphandlingsgränsen har bestämts till 15 procent av ett tröskelvärde, ca 287 000 kr i LOU och ca 577 000 kr i LUF. För att skapa incitament för upphandlande myndigheter och enheter att integrera miljöhänsyn och sociala hänsyn i sina upphandlingar har det förts in en bestämmelse i upphandlingslagarna om att miljöhänsyn och sociala hänsyn bör beaktas vid upphandling Möjligheten att ställa t.ex. etiska krav på hur en vara är producerad innebär att det ställs nya krav på bl.a. uppföljning av leverantörer. Elektroniska auktioner, dynamiska inköpssystem och konkurrenspräglad dialog är nya upphandlingsformer, vilket bl.a. kräver ökat IT-stöd. Förändringarna i LOU och annan lagstiftning påverkar i stor utsträckning upphandlingsförvaltningen och innebär att vi måste se över och anpassa vår verksamhet. Upphandlingsutredningen Regeringen har tillsatt en särskild utredare med uppgift att utvärdera upphandlingsregelverket ur ett ekonomiskt och samhällspolitiskt perspektiv. Utredningen har som uppgift att nära följa EU:s översyn och att tydliggöra viktiga svenska erfarenheter av regelverket, inkl ge förslag till förändringar. 1
Upphandlingsutredningens betänkande som nyligen presenterades är startskottet för en revidering av upphandlingsreglerna i Sverige. Upphandlingsutredningen förordar kompetenssatsningar och en nationell strategi för upphandlingar. Till utredningens ungefär femtio förslag hör en sammanhållen stödmyndighet, större utrymme att förhandla, ny överprövningsstruktur och höjd gräns för direktupphandling. Distributionscentral Upphandlingsförvaltningen kommer att undersöka möjligheterna att få in andra kommunägda bolag och närliggande kommuner i Distributionscentralen. Ytterligare interna transporter kommer att samordnas och läggas in i turbilsschemat. Översyn av behovet av mellanlager utav varor som det är jämn genomströmning av (t.ex. kopieringspapper o.dyl) kommer att göras i samband med nya upphandlingar. Avsikten är också att upprätta separata transportöravtal för att kunna välja vilket som är fördelaktigast, både prismässigt och miljömässigt. Fordonshantering Förutsättningarna för en utökning av bilpoolsflottan både i centralorten men även utanför kommer att utredas. Logistikenheten skall tillsammans med fordonsansvarig på förvaltningarna verka för en enhetligare kravspecifikation med bla gällande miljökrav på fordonsparken, gemensamma serviceavtal, samordning av däckhantering mm. Adminstration och upphandling av samtliga fordon ligger på Upphandlingsförvaltningen, därför bör även budgetansvaret för samtliga fordon i kommunen flyttas dit. Övrigt Upphandlingsförvaltningen avser att öka informations- och utbildningsinsatserna avseende kommunens upphandlingsregler och ramavtalens status. Vi kommer att medverka i utveckling och införande av beställningssystem och elektroniska handelsplatser. Möjligheterna till ökad samverkan mellan kommunen och de kommunala bolagen bör man titta närmare på. Upphandlingsförvaltningen bör vara med i ett tidigt skede när budgeten är fastställd. Syftet med detta är att kunna göra en tidplan för kommande upphandlingar och att det ges möjlighet att samordna behoven. Idag hamnar vi ofta i tidsnöd, p.g.a. att vi erhåller uppdraget för sent, vilket kan innebära en mindre bra upphandling eller tom en otillåten direktupphandling Mål och riktlinjer för verksamheten Förvaltningsmålen: Öka effektiviteten i de offentliga utgifterna Varje upphandling skall ske utifrån affärsmässiga grunder och principer Organisationsbeskrivning Upphandlingsnämnden Upphandlingsförvaltning Upphandlingsenhet Fakturaenhet (Elektronisk handel) Logistikenhet 2
Verksamhetsbeskrivning Upphandlingsnämnden Upphandlingsnämnden ansvarar för kommunens upphandlingsverksamhet samt att upphandlingarna genomförs enligt gällande upphandlingslagstiftning samt i enlighet med kommunens särskilda föreskrifter/beslut/delegationer. Upphandlingsnämnden har det strategiska och övergripande ansvaret för konkurrensfrågorna inom kommunen. I detta ansvar ingår bl a Att svara för riktlinjer, tillämpningsanvisningar och tolkningsfrågor Att ansvara för övergripande frågor som rör utvecklingen av konkurrensutsättningsfrågor Upphandling Lagen om offentlig upphandling LOU ställer krav på kommunen vid upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. Lagen reglerar kommunernas upphandlingar såväl över som under de tröskelvärden EU:s direktiv anger. Lagen är tvingande, vilket innebär att kommunen är hänvisad att följa det detaljerade regelverket vid varje upphandling eller inköp. Den totala inköpsvolymen för kommunen gällande varor, tjänster och entreprenader är ca 500 miljoner SEK per år. Varor och tjänster som köps frekvent upphandlas genom ramavtalsupphandlingar. Avtal tecknas med leverantören avseende ett visst varusortiment ur vilket beställarna avropar efterhand. Kommunen har idag ca 280 löpande ramavtal, ca 60 av dessa avtal gäller leverantörer som finns i kommunen. Avtalstiden är mellan 1-4 år. Förutom ramavtalsupphandling utförs ett antal objektsupphandlingar, prisförhandlingar inför förlängningar mm löpande. Upphandlingsförvaltningen har under 2012 genomfört ett 90-tal upphandlingar. Uppföljning av ingångna avtal är en del av upphandlingsprocessen och uppföljning sker idag bl.a. genom kontroll av fakturor och avstämning med leverantör. Leverantörsfakturor och elektronisk handel Värnamo kommun får idag ca 72. 000 fakturor/år. Fakturorna skickas från leverantörerna per post till upphandlingsförvaltningen där de scannas och teckentolkas eller som elektronisk fakturafil där det sker en automatisk ankomstregistrering. Upphandlingsförvaltningen ser kontinuerligt över hur man kan effektivisera beställningsfarandet och fakturahanteringen, ex genom att införa elektronisk handel, minska den manuella hanteringen av fakturorna genom att få dem elektroniskt från leverantörerna. - Elektroniska fakturor Under år 2012 fick vi 60 % av våra fakturor elektroniskt ( ). År 2011 var andelen elektroniska fakturor 38 % Mål att vid årsskiftet 2013/2014 få ca 65 % av våra fakturor elektroniskt, ex via EDI, fakturafiler - Elektronisk handel Elektronisk handel, EDI(från beställning till betalning): Beställning inom följande varuområden görs (hos ett stort antal av våra enheter) via vårt beställningsoch fakturasystem (Inköp & faktura): livsmedelsgrossist, städkem och material, maskindiskmedel, kontorsmaterial och förbrukningsmaterial inom skola/förskola Inom kommunen är det ca 500 personer som gör sina beställningar enligt detta förfaringssätt och vi har hittills utbildat 40 % av beställarna 3
Arbete pågår successivt för att ansluta ytterligare varuområden/leverantörer och beställare Distributionscentral Distributionslösningen består av följande huvudkomponenter, Logistiksamordning och utveckling inkl kundtjänst, drift av distributionslösning och transporter mellan distributionscentral och kommunens leveransmottagare. Det upprättade nätet av fasta turer skall bygga på maximal samlastning enligt principen CrossDocking och entreprenören ansvarar för att turbilsnätet optimeras utifrån leveransmottagarnas behov och önskemål. Varudistributionscentralen startade 1 mars 2010 enligt tidplan och samtliga varuområden är nu inlagda i centralen. Fordonshantering Upphandlingsförvaltningen är from 2012 systemansvarig och ansvarig för administrationen av alla fordon i kommunen (ca 300 st) och för bilpoolen. Upphandlingsförvaltningen handhar även den praktiska hanteringen/skötseln av ett 90-tal av kommunens fordon, av dessa ingår 13 fordon i bilpoolen vid stadshuset. En utökning av bilpoolsflottan har skett under hösten i Rydaholm. Erbjudande om personalbil har utretts och kommer att erbjudas tillsvidareanställda i kommunen Förändring, utveckling och trender Genom att inrätta en särskild förvaltning och nämnd för offentlig upphandling med det strategiska och övergripande ansvaret för utvecklingen av offentlig upphandling och konkurrensfrågorna tydliggörs såväl ansvar som den politiska tyngd som offentlig upphandling rätteligen borde ha. De upphandlingsstödjande insatserna behöver stärkas. Ett centralt placerat expert- och kunskapscentrum för offentlig upphandling med ansvar för alla viktiga stöd- och utvecklingsfunktioner blir då en viktig del. En annan viktig del är att fortsätta utveckla metoder och instrument för att mäta effektiviteten inom offentlig upphandling på mera övergripande nivåer, såsom inom upphandlande enheter och dess verksamheter. Det är också nödvändigt att bättre ta tillvara den kunskap och de erfarenheter som görs tillgängliga genom extern och intern revision. Ovanstående arbete sammanfattas i en strategi för den framtida offentliga upphandlingen med en konkret policy och handlingsplan för de åtgärder och insatser som ska genomföras under de närmaste åren. En sådan plan måste ha starkare fokus på det sökta slutresultatet den goda affären Alla regler måste i grunden bygga på en bred insikt och acceptans inför vad som krävs för att realisera denna målsättning och uppnå en effektiv och sund offentlig upphandling. Då gäller det att skapa goda marknadsförutsättningar för offentliga affärer som är attraktiva för leverantörerna, små som stora. Det gäller också att återskapa förtroenden och goda betingelser för upphandlarna som sitter på nyckeln till den goda affären: Det finns ett par områden inom offentlig upphandling som står i fokus. Närproducerat är ett sådant. Många upphandlare brottas med lösningar för att låta små, lokala leverantörer få delta i upphandlingen, inte minst inom livsmedelsområdet. Vi måste höja målsättningen för upphandling inom områden som miljö, etiska och sociala hänsyn. Förslag på fokusområden är livsmedel, transporter och fordon. 4
Det är troligt att ökade krav vid upphandling kommer att synas i ökade inköpskostnader. Hur förenas dem med uppdraget att upphandla kostnadseffektivt. En viktig nyckel för att lyckas ligger i uppföljningen. Utveckling fortsätter av tekniska stödverktyg såsom kommunens upphandlingsstöd med funktioner som underlättar uppföljning. Upphandling ska användas som ett verktyg för att förbättra samhället på väldigt många plan. Ett sätt att möta förväntningarna kan vara att utnyttja innovationskraften hos leverantörerna. Inte minst när vi talar om upphandling av mjuka sektorer som vård och omsorg. På marknader under utveckling är det ofta mer framgångsrikt att fokusera på resultatet än på produkten. Inom vissa områden har tankarna på innovationsupphandling fått fäste framförallt inom teknikupphandling. Självklart måste man ha respekt för lagen om offentlig upphandling och andra krav som finns kring upphandlingen. Vi bör formulera behoven, så långt det är möjligt så att vi öppnar för smarta lösningar, flexibilitet. Upphandlande myndigheter står inför allt ökande kunskapskrav. Upphandlare skall inte bara ha kompetens inom sitt kunskapsområde utan även ha kunskap om verksamhetens behov, idag och inte minst imorgon. För att inte tala om kunskap om anbudsgivarens situation där mötet mellan kunden och leverantören är det intressanta. Ett annat fokusområde kommer att vara valfrihetsfrågor. På konkurrenslags-sidan är det frågor om etableringshinder eller bristfällig konkurrens som kommer att belysas, med fortsatt satsning på konkurrensfrämjande åtgärder och internationellt samarbete. Vår framtida uppgift blir kanske att skapa fungerande interaktiva infrastrukturer för e-avrop och logistik av både varor och tjänster samt att hantera samhällets värderingar i upphandlingssammanhang. Sammantaget så blir inköpsfunktionen något helt annat än vad den har varit. Personalförhållanden Upphandlingsförvaltningen består idag av 12 personer: Förvaltningschef, logistikansvarig, 4 upphandlare (varav 1 även ansvarar för Elektronisk Handel) Övriga hanterar kommunens leverantörsfakturor och förvaltningens administration. Vi kan se ytterligare behov av tjänster 2014-2016: Upphandlare/controller/ekonom då vi ser att behovet av stöd vid upphandlingar ökar, liksom kraven på uppföljning. Vi har också en ökad efterfrågan från våra kommunala bolag. På logistik- & fordonsenheten finns efterfrågan på tjänster vad gäller samordning av olika interna transporttjänster och ytterligare tjänster vad gäller fordonshanteringen. Kompetensutvecklingsinsatser: Certifiering/diplomering av upphandlare Kompetens inom miljöområdet och vad gäller sociala och etikska krav då det blir ökade krav i upphandlingar. Kompetens inom entreprenadjuridik. Projektledning 5
Nämndens äskanden utöver budgetram DRIFVERKSAMHET 2014 2015 2016 Upphandlingsförvaltningen Vht 04500 1 tjänst (Upphandlare) 500 500 500 Elbilssatsningen (2 nya elfordon varje år) 126 Juridiska tjänster 200 200 200 Administration fordon Vht 04603 0,5 tjänst (Adm) 250 250 250 Summa totalt 1076 950 950 Ursprunglig Ram 6894 6747 6750 Ny Ram 7970 7697 7700 Ekonomi driftbudget 2014-2016 (belopp inkl äskanden ovan) DRIFTVERKSAMHET Bokslut Bokslut Budget Budget Budget Budget Nettobelopp i kkr 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Upphandlingsförvaltningen 045 4 712 4 572 5 228 5 628 5 686 5 686 Upphandlingsnämnden 048 399 336 432 435 441 444 Fordonshantering 046 59 492 1 530 1 907 1 570 1 570 NETTOKOSTNAD 5 170 5 400 7 190 7 970 7 697 7 700 Omsättningstal och nyckeltal (minst två år bakåt, innevarande år och kommande tre år) Bokslut Bokslut Budget Budget Budget Budget 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Fakturahantering Antal fakturor scanning 42 575 31 227 28 000 25 000 24 000 23 000 Antal fakturor elektroniska 25 563 39 035 47 000 50 000 52 000 54 000 Antal fakturor manuella 82 8 5 Totalt 68 220 70 270 75 005 75 000 76 000 77 000 Upphandling Antal upphandlingar 72 83 90 95 100 105 Antal förlängningar av avtal 61 45 50 50 50 50 Totalt 133 128 140 145 150 155 6
Investeringsplan 2014-2018 (lämnas även separat i särskild mall) Budget Bokslut Budget Budget Budget Belopp i kkr Projektnr Objektblad 2013 2014 2015 2016 2017 Inventarier 1000 70 70 120 120 70 SUMMA INVESTERINGAR 70 70 120 120 70 7