LOVISA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 4/2015 FÖRSAMLINGSRÅDET Tid och plats för sammanträdet: torsdag 16.4.2015 kl. 17:00-18:40 i församlingsgårdens stora sal (Drottninggatan 22). Ordförande: Karl af Hällström, kyrkoherde Ordinarie medlemmar: Maria Boije af Gennäs Malm Britta Dromberg Annina Hollmén Kim Lindström Thérèse Meriheinä (viceordförande) Nina Nilsson-Pesonen Miriam Stenvall Nils-Olof Söderström Anni Vaenerberg Thord Vaenerberg Ersättare: Övriga: Marina Bäcklund-Kuikka Raimo Tammela Tuulija Nyman Monica Björklund (sekreterare) inkallad, Ärenden: 35-49 Karl af Hällström ordförande Monica Björklund protokollförare Protokolljustering Lovisa den 21.4.2015 Britta Dromberg Annina Hollmén Protokollet till påseende 22.4.2015 6.5.2015
35 MÖTETS INLEDANDE Kyrkoherden inleder mötet med andakt. 36 BESLUTFÖRHET FÖRSLAG: Sammanträdets laglighet och beslutförhet konstateras. 37 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE FÖRSLAG: Till protokolljusterare väljs Britta Dromberg och Annina Hollmén. 38 FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN FÖRSLAG: Föredragningslistan godkänns som arbetsordning för sammanträdet. 39 KYRKOHERDENS FRIDAGSPLAN MAJ-SEPTEMBER 2015 Fridagsplanen som BILAGA. FÖRSLAG: Församlingsrådet antecknar kyrkoherdens fridagsplan för perioden majseptember 2015 för kännedom. 40 PENSIONSANSÖKAN/KAUSTELL Ledaren för barn- och familjeverksamheten Gunne-May Gy? Kaustell anhåller om pension fr.o.m. 1.9.2015. BILAGA. FÖRSLAG: Församlingsrådet beviljar Gunne-May Kaustell pension enligt ansökan. 41 TJÄNSTLEDIGHET/STARCK-KASTRÉN Diakonissan Martina Starck-Kastrén anhåller om tjänstledighet för perioden 23.4 31.8.2015. BILAGA. FÖRSLAG: Församlingsrådet beviljar Martina Starck-Kastrén tjänstledighet enligt ansökan. MOTFÖRSLAG: Thord Vaenerberg, understödd av Maria Boije af Gennäs Malm samt av Nils-Olof Söderström, föreslog att församlingsrådet inte beviljar Martina Starck- Kastrén tjänstledighet enligt ansökan, eftersom ansökan inte har lämnats in i tid. Efter omröstning, med rösterna 9-0 och en blank, för motförslaget, kom församlingsrådet till följande beslut. BESLUT: Församlingsrådet beviljar inte Martina Starck-Kastrén tjänstledighet enligt ansökan, eftersom ansökan inte har lämnats in i tid.
42 SEMESTRAR MAJ-SEPTEMBER 2015 En sammanställning av personalens semesteransökningar som BILAGA. FÖRSLAG: Församlingsrådet beviljar semestrarna enligt bilagan. 43 VAL AV DIREKTIONER Enligt KO 10:13 mom. 2 kan församlingsrådet tillsätta direktioner som lyder under rådet och får instruktioner (reglementen) om vilka uppgifter de har. Under valperioden 2011-14 hade Lovisa svenska församling tre direktoner: diakonidirektionen, direktionen för mission och evangelisation och direktionen för barn-, ungdoms- och familjeverksamheten. Vid sammanträde 1/15 remitterades ärendet. Vid sammanträde 2/15 utsågs direktionen för barn-, ungdoms- och familjearbetet. Vid sammanträde 3/15 utsågs diakonidirektionen och direktionen för mission och evangelisation. Dessa saknade dock ersättare. Direktionerna gavs i uppdrag att vidtala ersättare och underställa beslutet församlingsrådet. Diakonidirektionen gavs dessutom i uppdrag att inom sig utse en ordförande och underställa beslutet församlingsrådet. Direktionen för mission och evangelisation föreslår att Helena Palmén och Åke Bäcklund utses till ersättare (protokollet finns bland anmälningsärendena, 44:2). Diakonidirektionen har inte ännu sammanträtt. FÖRSLAG: Församlingsrådet utser Helena Palmén och Åke Bäcklund till ersättare i direktionen för mission och evangelisation för perioden 2015-18. 44 VÄNFÖRSAMLINGAR Kyrkoherden besökte Hapsals församling i Estland 8-9 april och rapporterar från resan. Lovisa finska församling gör en vänförsamlingsresa till Csömör i Ungern i sommar, och kyrkoherden deltar i den. Hapsals och Csömörs församlingar samt församlingar i Sverige, Norge och Danmark torde vara Lovisa svenska församlings vänförsamlingar. Vänförsamlingsverksamheten har dock varit minst sagt på sparlåga under de senaste åren. Situationen borde kartläggas och församlingsrådet bör ta ställning till verksamhetens framtid. Vänförsamlingsverksamheten faller naturligt under direktionen för mission och evangelisation. FÖRSLAG: 1. Församlingsrådet ger direktionen för mission och evangelisation i uppdrag att utreda församlingens vänförsamlingsverksamhet och komma med ett förslag till församlingsrådet under hösten 2015. 2. Kyrkoherden befullmäktigas att som tjänsteresa fara till Csömör tillsammans med finska församlingen för att förhandla om vänförsamlingsverksamheten där.
45 FÖRSAMLINGENS STADGAR, INSTRUKTIONER OCH REGLEMENTEN I protokollet från biskopsvisitationen (bilaga till 31, FR 3/15) påpekas det i åtgärdsförteckningen (s. 8) att församlingen bör utarbeta vissa reglementen, stadgar och instruktioner. De som nämns är reglementen för församlingsrådet och skriftskolan, stadgar för Ragnar Lönnqvists fond och instruktioner för diakoniarbetet, diakonitjänsten, diakonidirektionen och missions- och evangelisationsverksamheten. När arbetet med dessa pågår, kunde man samtidigt även granska övriga motsvarande dokument inom församlingen. Lämpligen kunde församlingsrådet utse en arbetsgrupp för detta arbete. Den kunde bestå av kyrkoherden, representanter för församlingsrådet och direktionerna samt någon av de anställda vars sektor berörs, sammanlagt ca sex personer. Direktionerna bör beredas tillfälle att uttala sig om arbetsgruppens förslag innan församlingsrådet gör sitt beslut. Därför kunde tidtabellen vara sådan, att församlingsrådet besluter om saken på sitt sammanträde i november 2015. FÖRSLAG: 1. Församlingsrådet beslutar att tillsätta en arbetsgrupp för förnyande av reglementen, stadgar och instruktioner inom församlingen. Arbetsgruppen sammankallas av kyrkoherden. 2. Församlingsrådet utser sin representant i arbetsgruppen. 3. Församlingsrådet uppmanar direktionerna och medarbetarna att utse var sin representant i arbetsgruppen. 4. Arbetsgruppen åläggs att inkomma med en slutrapport senast 31.10.2015. Mellanrapporter tas gärna emot redan tidigare. BESLUT: 1. Församlingsrådet beslöt att tillsätta en arbetsgrupp för förnyande av reglementen, stadgar och instruktioner inom församlingen. Arbetsgruppen sammankallas av kyrkoherden eller av denne utsedd person. 2. Församlingsrådet utsåg Britta Dromberg och Thérèse Meriheinä som dess representanter i arbetsgruppen. 3. Församlingsrådet uppmanar direktionerna och medarbetarna att utse var sin representant i arbetsgruppen. 4. Arbetsgruppen åläggs att inkomma med en slutrapport senast den 30.4.2016. En mellanrapport tas gärna emot senast den 31.10.2015. 46 ANMÄLNINGSÄRENDEN 1. Budgetuppföljning per februari 2015. BILAGA. 2. Direktionens för mission och evangelisation protokoll 1/15 (1.4.2015). BILAGA. 3. Församlingsförbundets inbjudan till Inspirationsdag för församlingens förtroendevalda lördagen den 9 maj 2015. BILAGA. FÖRSLAG: Anmälningsärendena antecknas för kännedom. 47 ÖVRIGA ÄRENDEN
48 NÄSTA SAMMANTRÄDE Enligt beslut på sammanträde 1/15 skulle nästa sammanträde hållas torsdagen den 21 maj. Församlingens födelsedagsfest tar slut på samma ställe ca kl. 17. FÖRSLAG: Nästa sammanträde hålls i församlingsgårdens stora sal torsdagen den 21 maj kl. 18:00. 49 MÖTETS AVSLUTANDE Besvärsanvisningar bifogas protokollet.