ANSVARSFÖRDELNING MELLAN OMRÅDEN OCH PLAN- OCH LOKALAVDELNINGEN Inledning ansvarar för högskolans strategiska planering för lokaler. Avdelningen ska, i samarbete med högskolans områden, se till att verksamheterna har lokaler och miljöer som svarar mot såväl områdenas behov som högskolans långsiktiga planering. Avdelningen utgör också högskolans expertfunktion i lokalfrågor, vilket innefattar allt från regionala planeringsfrågor till service knuten till den dagliga lokalanvändningen. är högskolans formella part gentemot fastighetsägare och hyresvärdar. Härutöver har avdelningen samordningsansvar inom högskolan för miljöarbetet, säkerhetsarbetet och vissa servicefrågor. Allt arbete som ingår i den dagliga verksamheten och som lämpligast sköts på utbildningsområdena ska ledas och hanteras lokalt Husorganisation och område Med husorganisation avses den organisation som är satt att i samarbete med Plan och lokalavdelningen ansvara för den dagliga skötseln och tillsynen i ett hus eller del av hus. För varje husorganisation ska administrativ chef (motsvarande) utse de personer som ingår och deras funktion samt utse kontaktperson gentemot Plan- och lokalavdelningen. Med område avses det område där en anställd har sin anställning eller en student är registrerad. Tillgänglighet för funktionshindrade ansvarar för att högskolans byggnader följer Handisams (Myndigheten för handikappolitisk samordning) rekommendationer och Malmö högskolas checklista Tillgänglighet. Ansvaret för individuell anpassning med riktade lösningar gentemot studenter och anställda med särskilda behov görs av berört område. Inom respektive hus kan finnas bokningsbara lokaler till vilka förtur ges för undervisningsgrupper med funktionshindrade studenter. 1
Arrangemang Rektorn har beslutat ge Bibliotek och IT i uppdrag att organisera och samordna konferenser vid Malmö högskola genom en särskild utsedd konferenssamordnare. Bibliotek och IT konferensservice skall bedrivas i nära samverkan med områdena enligt de rutiner som tagits fram för olika typer av arrangemang. Säkerhet, multikort och öppethållande Den dagliga skötseln och driften av larm och larmanläggningar, passagesystem och ansvar för nycklar ligger på husorganisationen. Studenter och anställda får multikort från Bibliotek och IT. Huvudansvaret för samordning av multikort ligger på Plan- och lokalavdelningen i samarbete med Bibliotek och IT som har det ekonomiska ansvaret för den utrustning som krävs för att framställa multikort samt för inköp av korten. Under terminstid har anställda och studenter möjligheter att vistas i allmänna ytor och bokningsbara undervisningslokaler i samtliga fastigheter alla dagar i veckan minst från 6.00 22.00 med inpassering med multikort fram till klockan 20.00. Brand och elsäkerhet Husorganisationen medverkar vid brandtillsyn och har ansvar för det systematiska brandskyddsarbetet (SBA) och för elsäkerheten. Området har ansvar för att anställda och studenter informeras om hur de ska agera vid brand. Regelbundna utrymningsövningar genomförs av husorganisationen i samarbete med Plan- och lokalavdelningens säkerhetssamordnare. Arbetsmiljöansvar och skyddsronder Rektor har beslutat om Arbetsmiljöansvar arbetsfördelning mellan rektor områdeschefer/motsvarande och enligt rektors besluta kan arbetsmiljöansvar delegeras vidare. Studenterna har rätt att utse studentskyddsombud. AV-utrustning och datorer Husorganisationen har ansvar för den regelbundna tillsynen av utrustningen och för att mindre fel såsom byte av lampor i projektorer bekostas och åtgärdas. Samma organisation har det övergripande ansvaret för all teknisk utrustning i gemensamma lokaler och för att korrekt programvara installeras i datorerna. 2
Inköp av AV-utrustning/datorer samt större reparationer i gemensamma utbildningslokaler hanteras av husorganisationen i samarbete med Plan och lokalavdelningen. Huvudregeln är att husorganisationen, senast i augusti varje år, inkommer med en förteckning över önskemål om nyanskaffning för det kommande året. Förteckningen skall innehålla typ av utrustning, salsnummer samt kostnadsuppskattning. Inköp av mer akut karaktär får verkställas av husorganisationen endast då godkännande samt info om fakturareferens erhållits från Plan och lokalavdelningen. Ytterligare information om AV-utrustning vid ny- och ombyggnation finns i Krav och råd som sammanställts av Plan- och lokalavdelningen. Belysning Ansvaret för att ljuskällor byts ligger på husorganisationen. Belysningen måste alltid uppfylla de krav som ställs för såväl gemensamma ytor som för kontorsarbetsplatser. Inredning Husorganisationen ansvarar för att inredningen är i gott skick och för mindre reparationer och kompletteringar av befintlig inredning liksom för den regelbundna möbelvården. För högskolans fastigheter finns fastlagda inredningskoncept och Plan- och lokalavdelningen skall därför alltid medverka när inredning som inte redan finns i berörd fastighet införskaffas liksom vid inköp och kompletteringar i högskolegemensamma lokaler. Husorganisationen ansvarar för att inredningsritningar finns uppsatta i samtliga gemensamma lokaler och därutöver för att regelbundet återställa inredning och utrustning som flyttats. Inventering Bibliotek och IT inventerar AV-utrustning och datorer i gemensamma utbildningslokaler och husorganisationen ansvarar för att övrig utrustning, inredning och konst i dessa lokaler inventeras enligt gällande regelverk. För övriga lokaler har husorganisationen ansvar för inventering enligt gällande regelverk. Kopiering Husorganisationen ansvarar för den regelbundna tillsynen av kopiatorer och skrivare och att papper finns i kopiatorer och skrivare eller i deras närhet och i de fall dessa inte är anslutna till det övergripande gemensamma systemet även för övrig service. Studenter och anställda ska ha möjligheter till kopiering och utskrift i de 3
högskolegemensamma lokalerna genom multikort eller på annat lämpligt sätt under den tid lokalerna är tillgängliga. Felanmälan Inom samtliga hus ska i lärosalar och andra gemensamma utrymmen finnas tydligt angivet vart den ska vända sig som behöver akut hjälp med krånglande utrustning och dessutom hur övriga fel ska anmälas. Husorganisationen ansvarar för att informationen finns tillgänglig. Lokalvård och fönsterputs Husorganisationen ansvar för lokalvård i respektive fastighet och att den genomförs enligt de normer som fastställts för Malmö högskola oavsett om lokalvården är i egen regi eller utlagd på entreprenad. Samtliga gemensamma lokaler ska städas. Ytterligare information om städning finns i Krav och råd 2009 Servicefunktioner. Posthantering All extern och intern avgående post kan lämnas i samtliga hus men för extern post gäller att det är områdets kuvert som ska användas för att få rätt debitering. All post ska hållas inlåst. Paket och andra former av gods ska sändas till det egna området. har ansvar för övergripande avtal kring posthantering. Avfallshantering Husorganisationen ansvar för att kärl för återvinning finns utplacerade i anslutning till utbildningslokaler och för att dessa töms enligt Malmö högskolas policy för återvinning. I nära anslutning till utbildningslokaler ska minst finnas möjligheter att lämna brännbart avfall och kontorspapper och inom lite längre avstånd övriga fraktioner. har ansvar för övergripande avtal om avfallshantering och återvinning. Restauranger Restaurangerna i högskolans fastigheter drivs av fristående entreprenörer som hyr lokaler av högskolan. ansvarar för avtal med entreprenörerna. Synpunkter på restaurangerna lämnas i första hand till respektive restaurang. Områdena ska utse representanter till de matråd som finns för var och en av högskolans restauranger. Övergripande synpunkter lämnas till Plan- och lokalavdelningen. 4
Pausrum De lärare som undervisar i annat hus än det där de har sin huvudsakliga tjänstgöring har tillgång till paus- och fikautrymmen och till de faciliteter som finns i dessa, i det hus där de har sin tjänstgöring. Varu- och dryckesautomater ansvarar för avtal för varu- och dryckesautomater i högskolans fastigheter genom att upplåta ytor samt tillhandahåller el och vatten i gemensamma lokaler för dessa. Automaterna drivs och sköts av fristående entreprenör och automater som inte uppnår lönsamhet kan tas bort. ansvarar för avtal med entreprenörer för dryckesautomater i personalens pausrum och för att entreprenörer för dessa skickar korrekt adresserade fakturor till respektive användare. För automater i allmänna utrymmen och för dryckesautomater i pausrum kan skilda entreprenörer anlitas. Parkering Parkeringsytor och parkeringsgarage vid och i högskolans fastigheter drivs av fristående företag eller av respektive fastighetsägaren på kommersiella villkor och synpunkter på parkeringar ska därför lämnas till respektive parkeringsbolag. Utemiljö Fastighetsägaren eller i vissa fall ansvarar för yttre renhållning och snö- och halkbekämpning liksom för att planteringar och övrig utemiljö underhålls och sköts. Husorganisationen ansvarar för högskolans utrustning såsom utemöbler och flaggstänger. Kontakter med fastighetsägare Husorganisationen har ansvar för den dagliga driften för såväl fastigheten som inredning och utrustning. ansvarar för övergripande frågor och för hantering av hyreskontrakt. Förvaltarmöten om fastighetsägarens service och husmöten om övriga frågor i respektive fastighet ska ha representanter med beslutanderätt från husorganisationen och från området, och därutöver representanter för lärare, studenter och skyddsombud. 5
Skyltning har ansvar för utomhusskyltar på fasader och för övrig skyltning utomhus och husorganisationen för att all skyltning inomhus är aktuell och rättvisande. I samband med större ombyggnader och vid nybyggnad ingår såväl yttre som inre skyltning i aktuellt projekt. Alla kompletteringar inomhus ska följa det skyltprogram som tagits fram för respektive hus. Verksamhetsförändringar Området ska informera om förändringar i verksamheten och alla ombyggnader och förändringar i fastigheten, såväl inomhus som utomhus, ska genomföras i samarbete med. Relationshandlingar ska alltid upprättas. Omflyttningar Omflyttningar som inte ändrar en lokals funktion eller på annat sätt påverkar fastigheten genomförs av husorganisationen om de är en konsekvens av hus- eller områdesinterna beslut. Speciallokaler som laboratorier och ateljéer Området har ansvar för att lokalerna används på ett säkert sätt, att de är korrekt utrustade och att de som använder dem har den utbildning och erfarenhet som krävs. I vissa fall ska föreståndare för brandfarlig vara finnas inom området. Formaliserade möten mellan och områdena Husmöte och förvaltarmöte Husmöten ska hållas fyra gånger per år. Vid dessa möten är det önskvärt om administrativa chefer (motsvarande), husansvariga i respektive hus, vaktmästare, lärare, skyddsombud och studenter medverkar förutom Plan- och lokalavdelningens personal. Deltagare för områden ska informera vidare om vad som diskuterats på mötena. ansvarar för att protokoll skrivs. På husmöte ska frågor som rör respektive hus förvaltning och service diskuteras liksom de frågor verksamheten vill lyfta till. 6
Vid husmöten ska delta personer från husorganisationen med beslutsmandat. Administrativ chef beslutar vilka som ska delta i husmöten och någon av dessa ska ha beslutsmandat i frågor som normalt tas upp på husmöte. Förvaltarmöten är möte med fastighetsägare och hyresvärd där frågor som fastighetsägaren har ansvar för ska behandlas. Högskolan representeras av Planoch lokalavdelningens förvaltare och husorganisationen har möjlighet att delta. 7
Säkerhetsmöten Säkerhetssamordnare på kallar ungefär fyra gånger varje år till möte med områdenas säkerhetssamordnare. I dessa möten diskuteras gemensamma frågor som rör säkerhet i vid bemärkelse. Servicemöten s systemansvarige för Kronox har regelbundna möten med områdenas representanter för lokalbokare. Intendenten vid Plan- och lokalavdelningen har återkommande möten med lokalvårdens arbetsledare, restauratörsmöten och matrådsmöten med högskolans restauratörer och representanter för områdena och studenterna. Avdelningens servicesamordnare har tillsammans med förvaltarna möten med dem på områdena som arbetar med postfrågor och med vaktmästaruppgifter. Möte med avdelningschefer Chefen för har möjlighet att informera och diskutera olika frågor med administrativa chefer och avdelningschefer på de möten som förvaltningschefen har varje månad. 8