1(8) 2015-01-28 Stöd- och hjälptexter i webbformuläret för miljöledningsrapportering STARTSIDA Välkommen till Naturvårdsverkets rapporteringssystem för miljöledningsarbetet i statliga myndigheter år 2014! Här ska statliga myndigheter rapportera enligt bilagan till förordning 2009:907. Redovisningen ska ske senast 20 februari 2015. I år ska även en Excelmall bifogas med uppgifter som Energimyndigheten följer upp utifrån kraven i förordning (2014:480) om myndigheters inköp av energieffektiva varor, tjänster och byggnader. Mallen finns på Naturvårdsverkets hemsida. Denna rapportering ersätter tidigare rapportering utifrån förordning (2009:893) om energieffektiva åtgärder för myndigheter. När du rapporterat färdigt kan du välja att förhandsgranska rapporten. Du kommer då att via e-post få en rapport i Wordformat. När du gjort eventuella justeringar i systemet ska du bifoga Excelmallen och välja Skicka in rapport. Din rapportering registreras då som inkommen handling på Naturvårdsverket och du kommer att få en slutgiltig rapport skickad till din e-post. Rapporten ska undertecknas av myndighetens chef och i samband med årsredovisningen skickas till det departement myndigheten hör. Du kan när som helst spara rapporteringen för att fortsätta vid ett senare tillfälle. Under Mina sidor uppe till höger kan du ändra inloggningsuppgifter. Vid frågor kontakta miljoledning@naturvardsverket.se Systemet är öppet för rapportering 06.00-22.00 under rapporteringsperioden. MILJÖLEDNINGSSYSTEMET Här rapporterar du del 1 om miljöledningssystemet. Skriv kortfattat. Rapporteringen bör kunna följas även av handläggare som inte tidigare är bekant med ert miljöarbete. Då ni för första gången rapporterar energieffektiva inköp till Naturvårdsverket enligt den bifogade Excelmallen, tänk då på att stämma av med den person hos er som ansvarar för den rapporteringen som tidigare gjordes till Energimyndigheten. Behov kan också finnas att stämma av med upphandlingsfunktionen kring miljöanpassade inköp. Har er myndighet ett utpekat ansvar inom ramen för miljömålssystemet bör också denna person kontaktas för att ni ska kunna redogöra för ert arbete med den indirekta miljöpåverkan. Alla svar ska skrivas in i rapporten och inte som hänvisningar eller bilagor. Textrutorna expanderar vid behov. Fråga 1. * 1. Är myndigheten miljöcertifierad? Hjälptext: Även om endast delar av verksamheten är certifierad/registrerad ska det anges här. I fältet 'Ange kommentarer till Naturvårdsverket:' på inlämningssidan i rapporteringen anges vilka delar av verksamheten som omfattas. I fältet kan även andra miljöcertifieringar anges t.ex. miljödiplomering.
2(8) Fråga 2 Hur lyder myndighetens miljöpolicy Hjälptext: Här anges NV:s rankingkriterier avseende kvaliteten på myndigheternas miljöpolicy. De är följande: Policyn bör vara - framtagen utifrån allmänna miljöprinciper, - anpassad till verksamheten och, - dess betydande direkta och indirekta miljöpåverkan Fråga 3 När har myndigheten senast uppdaterat sin miljöutredning Hjälptext: Enligt förordningen ska miljöutredningen hållas aktuell och uppdateras vid väsentliga förändringar. Miljöutredningen får inte vara mer än 5 år gammal. Miljöutredningen ska omfatta såväl den direkta som den indirekta miljöpåverkan. 4. Vilka av myndighetens aktiviteter har en betydande direkt eller indirekt påverkan på miljön? Hjälptext: Se resultat från miljöutredningen. Exempel på direkt påverkan: myndighetens energianvändning, resor, avfall, pappersförbrukning kemikalier. Exempel på indirekt påverkan: myndighetens beslut, miljömålsarbetet, bidrag, utredningar, utbildning/forskning, upphandling, föreskrifter, tillsyn, tillstånd, överklaganden. 5. Vilka mål har myndigheten upprättat för de aktiviteter som har betydande påverkan på miljön? Hjälptext: Exempel: Indirekt miljöpåverkan: Universitetet ska öka mängden forskning inom hållbar utveckling under 2014 med 10 % jämfört med föregående år. Direkt miljöpåverkan: År 2013 ska utsläppen av koldioxid från tjänsteresor (mätt i kg koldioxid/årsarbetskraft) ha minskat med minst 5 % jämfört med 2010. 6. Vilka åtgärder har myndigheten vidtagit för att nå dessa mål? Hjälptext: Exempel: Åtgärd för indirekt miljömål: Miljöinslag integreras i nuvarande och nya forskningsprogram. Åtgärd för direkt miljömål: Myndigheten ska installera ett nytt videokonferenssystem för att i högre grad kunna ersätta resor. För Energitjänster se Energimyndighetens hemsida. 7. Redovisa hur väl målen har uppfyllts. Hjälptext: Måluppfyllelse för indirekt miljöpåverkan: t.ex. ök av andelen forskningsprogram med hållbarhetsperspektiv Måluppfyllelse för direkt miljöpåverkan: t.ex. koldioxidutsläpp från tjänsteresor har minskat med 6 % jämfört med målet 5 % 8. Vilka åtgärder har myndigheten vidtagit för att ge de anställda den kunskap de behöver för att ta miljöhänsyn i arbetet? Hjälptext: Myndighetens personal bör få en grundläggande utbildning i verksamhetens direkta och indirekta miljöpåverkan. De med särskilda arbetsuppgifter som kopplar till den betydande miljöpåverkan bör få en särskild utbildning, såsom upphandlare som arbetar med att ställa miljökrav.
3(8) 9. På vilket sätt har myndigheten använt informationsteknik i syfte att minska sin energiförbrukning? Hjälptext: Exempel: IT-system för att styra och reglera belysning, värme, ventilation, energieffektivisering i utrustning m.m. Ange också om miljökrav ställts i samband med upphandlingar som t.ex. upphandling av IT-drift. 10. På vilket sätt har myndigheten använt informationsteknik i syfte att minska antalet tjänsteresor? Hjälptext: Exempel: telefonmöten, webbmöten, videomöten som lett fram till att antalet tjänsteresor minskat. DEL 2 UPPFÖLJNING AV MILJÖLEDNINGSARBETETS EFFEKTER TRANSPORTER Här rapporterar du utsläpp av koldioxid från tjänsteresor och andra transporter. Du behöver endast fylla i de totala värdena. Alla uträkningar sker automatiskt i formuläret. Schablonvärden för beräkning av koldioxidutsläpp finns på www.naturvardsverket.se/miljoledning. Uppgifterna för basdata ligger till grund för de beräkningar som görs automatiskt för tjänsteresor och energianvändning. * Antal årsarbetskrafter: * Antal kvadratmeter: Hjälptext: ingen 1.1a Utsläpp av koldioxid i kg totalt och per årsarbetskraft från Hjälptext finns för Bilresor som har gjorts i tjänsten: Tjänsteresor med bil och minibuss är när man transporterar egen personal oavsett om det är för platsbesök, rutinartat besök av fast driftställe eller annat tjänsterelaterat syfte. Hjälptext finns för Tågresor: Tågresor ger mycket små utsläpp av koldioxid. De flesta myndigheter ligger mellan 0,001 och 0,01 kg/årsarbetskraft Hjälptext finns för Tågresor, övre gräns kg CO2 : 0,200 Hjälptext finns för maskiner och övriga fordon: Maskiner och övriga fordon är när man använder motorredskap, terrängmotorfordon, lastbilar, färjor och andra luftfartyg (flygplan, helikopter etcetera) samt svävare för att utföra arbete eller att transportera personer som inte tillhör myndigheten. 1.4 Beskrivning av insamlat resultat a) Beskriv vad som har påverkat resultatet i positiv eller negativ riktning. Hjälptext 1.4 a: Exempel: organisationsförändringar, trender, nya uppdrag. b) Beskriv eventuella problem och luckor i materialet samt hur och när myndigheten planerar att åtgärda dessa. 1.5 Hur är uppgifterna framtagna? Hjälptext: ingen 1.6 Uppföljningsmåtten i svaren på frågorna är baserade på: Hjälptext: ingen
4(8) ENERGIANVÄNDNING Här rapporterar du myndighetens energianvändning. Du behöver endast fylla i de totala värdena. Alla uträkningar sker automatiskt i formuläret. Myndigheter som endast har en klumpsumma med energianvändningen uppmanas sätta denna på värme då det är den största posten i energianvändningen. Observera att energianvändning utanför lokaler ska redovisas separat. Genomsnittlig energianvändning för en kontorslokal är enligt Energimyndighetens studier 210 kwh per kvadratmeter och år. Hälften utgörs av el och hälften värme och kyla Begreppet Atemp har införts för att definiera den area som byggnadens specifika energianvändning ska beräknas efter. Med Atemp avses invändig area för respektive våningsplan som värms till mer än 10 C. Atemp beskriver i stora drag arean för våningsplan som uppvärms och befinner sig inom byggnadens klimatskärm. Boverkets byggregler ställer krav på maximalt tillförd energi per kvadratmeter golvarea och år (kwh/m2 och år). Läs mer på www.boverket.se 2.1 Årlig energianvändning i kwh totalt, per årsarbetskraft och per m² uppdelat på: Hjälptext Verksamhetsel: Verksamhetsel är el som används av utrustning för er verksamhet, till exempel belysning, datorer, kopiatorer, kyl-/frys och andra apparater. Genomsnittlig elanvändning för en kontorslokal är ca 100 kwh per kvadratmeter. Verksamhetsel undre gräns kwh/m2: 30 Verksamhetsel övre gräns kwh/m2: 120 Hjälptext övrig fastighetsel: Fastighetsel är el som används av utrustning som betjänar hela fastigheten, till exempel ventilationsfläktar och belysning i trapphus. Hjälptext Övrig värme: Genomsnittlig värmeanvändning för en kontorslokal är ca 110 kwh per kvadratmeter. Övrig värme undre gräns kwh/m2: 80 Övrig värme övre gräns kwh/m2: 200 Hjälptext utanför lokaler: Vissa myndigheter har en stor del av sin el-energianvändning utanför lokalerna i t.ex. båtar eller andra fordon, utrustning och maskiner. 2.3 Är värmeförbrukning normalårskorrigerad? Hjälptext: Normalårskorrigering görs för att kunna göra rättvisa jämförelser av värmeförbrukningen mellan olika perioder oberoende av den aktuella utomhustemperaturen. Fastighetsägaren kan bidra med uppgift om värmeförbrukningen är normalårskorrigerad eller ej. 2.4 Andel förnybar energi av den totala energianvändningen (anges i procent) Hjälptext: Förnybar energi är el och värme som har producerats med vattenkraft, biobränsle, vindkraft, solkraft, vågkraft eller geotermisk energi. Alla elleverantörer har enligt EU-direktiv skyldighet att tillhandahålla information om andel förnybar energi.
5(8) 2.5 Beskrivning av insamlat resultat a) Beskriv vad som har påverkat resultatet i positiv eller negativ riktning. Hjälptext: Exempel: organisationsförändringar, trender, nya uppdrag, outsourcing b) Beskriv eventuella problem och luckor i materialet samt hur och när myndigheten planerar att åtgärda dessa. 2.6 Hur är uppgifterna framtagna? Hjälptext: Om detta skiljer sig mellan uppföljningsmåtten, ange vad som gäller för respektive mått. MILJÖKRAV I UPPHANDLING Här redovisas uppgifter om myndighetens upphandlingar där miljökrav har ställts under året. Antal direktupphandlingar, upphandlingar över direktupphandlingsvärdet och avrop från ramavtal redovisas. Vid avrop från ramavtal ska samtliga avrop med miljökrav redovisas dvs. både avrop mot befintliga miljökrav i ramavtal och myndighetens egna ställda miljökrav i avrop. Har inga upphandlingar med miljökrav genomförts ska 0 anges i svarsrutan. Redovisa också värdet för de upphandlingar och avrop som genomförts under året. Fyll endast i det totala värdet. Uträkningar sker automatiskt i formuläret. Har inga upphandlingar med miljökrav genomförts ska 0 anges i svarsrutan. Upphandlar ni för andras räkning, t.ex. som inköpscentral, ska antal ramavtal med ställda miljökrav under senaste året redovisas separat till Naturvårdsverket. Kommentera detta på inlämningssidan i rapporteringssystemet. Om outsourcing genomförts under året som påverkar energiförbrukningen, ange detta i fritextfält 2.5a. 3.1 Andel registrerade anskaffningar där miljökrav ställts av det totala antalet registrerade anskaffningar per år. Hjälptext där miljökrav ställts: Antal direktupphandlingar, upphandlingar över direktupphandlingsvärdet och avrop från ramavtal där miljökrav ställts under året. Har du inga upphandlingar med miljökrav så anges 0 i svarsrutan. Hjälptext totala antalet: Antal direktupphandlingar, upphandlingar över direktupphandlingsvärdet och avrop från ramavtal under året. 3.2 Ekonomiskt värde av registrerade anskaffningar med miljökrav av det totala värdet av registrerade anskaffningar per år. Hjälptext där miljökrav ställts: Här redovias värdet för de upphandlingar och avrop där miljökrav har ställts som har genomförts under året. Du behöver endast fylla i det totala värdet. Har du inga upphandlingar med miljökrav så anges 0 i svarsrutan. Hjälptext totala värdet: Här redovias värdet för de upphandlingar och avrop som har genomförts under året. Du behöver endast fylla i det totala värdet.
6(8) 3.3 Beskrivning av insamlat resultat: a) Beskriv vad som har påverkat resultatet i positiv eller negativ riktning. Hjälptext: Exempel: organisationsförändringar, trender, nya uppdrag. b) Beskriv eventuella problem och luckor i materialet samt hur och när myndigheten planerar att åtgärda dessa 3.4 Hur är uppgifterna framtagna? Hjälptext: Beskriv metoden för att ta fram uppgifterna och eventuella förbättringsbehov. FRIVILLIGA FRÅGOR Dessa frågor är utformade för att ge indikation om uppfyllelse av de mål som ställts i IT för en grönare förvaltning - agenda för IT för miljön. De finns inte med i förordning (2009:907) om miljöledning i staten och det är därför frivilligt att fylla i denna del. Fråga om policy 4.1. Har myndigheten ett internt styrande dokument för IT och miljö? (Kan ingå i myndighetens övergripande miljöpolicy). Hjälptext: Det behöver inte vara ett specifikt dokument, det kan t.ex. ingå i Myndighetens övergripande miljöpolicy. Det kan vara mer än ett dokument. Frågor om IT-anskaffningar 4.2. Andel och värde av IT-anskaffningar där miljökrav ställts av det totala antalet IT-anskaffningar per år (anges i procent och värde). Hjälptext: Andel i %: Med IT-anskaffning avses, hårdvara eller tjänster kopplade till hårdvara genom avrop eller upphandling. Anges i % av det totala antalet av denna typ av avrop eller upphandlingar. Värde: Med miljökrav menas miljökrav utöver Kammarkollegiets basnivå vid avrop, eller i enlighet med t.ex. tidigare Miljöstyrningsrådets, numera Konkurrensverkets rekommendationer vid hållbar upphandling. 4.3. Vilken typ av miljöhänsyn har tagits vid IT-anskaffningar? Fråga om energianvändning 4.4. Årlig energianvändning i kilowattimmar totalt och per årsarbetskraft uppdelat på: Hjälptext: a) : Energianvändningen kan räknas fram med schabloner från aktuell leverantör eller uppmätta värden. Tänk på att använda samma mätmetod som tidigare år för att kunna göra relevanta jämförelser. Om mätmetoden ändras bör detta dokumenteras noggrant och tas med vid uppföljning. b): Energianvändningen kan räknas fram med schabloner från aktuell leverantör eller uppmätta värden. Tänk på att använda samma mätmetod som tidigare år för att kunna göra relevanta jämförelser. Om mätmetoden ändras bör detta dokumenteras noggrant och tas med vid uppföljning.
7(8) Fråga om resfria möten 4.5. Antal resfria möten totalt och per årsarbetskraft (resfria möten definieras här som tre eller fler deltagare, varav minst en på distans, via t.ex., webb eller video) Hjälptext: Med resfria möten menas möten på distans i realtid med teknikens hjälp, såsom video- och webbmöten. Här väljer vi att enbart mäta antalet video - och webbmöten. Med Webbmöten menas t.ex. Lync, Webex, Adobe connect, MS Live meeting. I Lync mätes "Conference". Frågor om förklaring till resultatet 4.6 Beskrivning av insamlat resultat a) Beskriv vad som har påverkat resultatet i positiv eller negativ riktning, t.ex. organisationsförändringar, trender, nya uppdrag. b) Beskriv eventuella problem och luckor i materialet samt hur och när myndigheten planerar att åtgärda dessa.
8(8) BEKRÄFTELSE OCH KVITTENS Är du säker på att du är klar och vill skicka in myndighetens miljöledningsrapportering? Rapporten registreras som inkommen handling på Naturvårdsverket och systemet låses. ------------------------------------------------------------------------------------------------- Du är nu klar med rapporteringen och kan välja mellan tre åtgärder. SPARA: Spara din rapportering för att senare återkomma och fortsätta. FÖRHANDSGRANSKA RAPPORT: Du kommer att få en rapport i Wordformat skickad till den e-post som är angiven under Mina sidor. Du kan återvända till systemet och ändra i rapporteringen. I rapporten kommer även data från två tidigare år att infogas med startår 2012. SKICKA IN RAPPORT: Din rapportering registreras som inkommen handling på Naturvårdsverket och systemet låses. Du kommer att få en slutgiltig rapport skickad till den e-post som är angiven under Mina sidor. Rapporten ska undertecknas av myndighetens chef och i samband med årsredovisningen (senast 20 februari) skickas till det departement myndigheten hör till. Rapporteringssystemet låses 20 februari. I rutan nedan kan du ange kommentarer till Naturvårdsverket. Kommentarerna kommer inte med i själva rapporteringen. ------------------------------------------------------------------------------------------------- Rapporteringen är nu sparad och du kan återkomma senare och fortsätta. En rapport är nu skickad till den e-post som är angiven under Mina sidor. Du kan återvända till systemet och ändra i rapporteringen. Rapporteringen är nu registrerad som inkommen handling på Naturvårdsverket och systemet är låst. En slutgiltig rapport har skickats till den e-post som är angiven under Mina sidor. Rapporten ska undertecknas av myndighetens chef och i samband med årsredovisningen skickas till det departement myndigheten hör till.