PROTOKOLL Kårstyrelsesammanträde 7 08/09 Tisdagen den 13 januari 2009 kl. 18.00, sammanträdesrummet, Nymble Närvarande: Kårstyrelsen Christine Ambell Måns Östberg Frej Naimi-Akbar Per Stånge Jan Wrzosek Dag Lindbo Ordförande Vice ordförande Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Övriga Therese Thiel Studiesocialt ansvarig Frida Lundin Mottagningsansvarig 2008 in 2.2 ut 3.1 Linus Ericsson Utbildningsansvarig Sara Eriksson Osqledarens redaktör Oguzham Osman Erim Ordförande för ISS 2008 in 3.1 ut 3.4 Hernan Martinez Ordförande för ISS 2009 in 2.2 Niklas Ingvar Projektledare för ARMADA 2008 Anders Olsson Projektledare för ARMADA 2009
1 Formalia 1.1 Mötets öppnande Mötesordförande Dag Lindbo förklarar mötet öppnat 18:04 1.2 Mötets behöriga utlysande Kallelse se bilaga 1.2.1 Både kallelse samt handlingar är försenade. Olämpligheten i detta påpekas men förseningen beror på arbetsprioritering i samband med vinterns överlämning. Kårstyrelsen beslutar anse mötet behörigt utlyst. 1.3 Val av mötesordförande Dag Lindbo är vald till mötesordförande på KSm6. Kårstyrelsen beslutar bekräfta valet. 1.4 Val av sekreterare Dag Lindbo nominerar Per Stånge till mötessekreterare. Kårstyrelsen beslutar välja Per Stånge till mötessekreterare. 1.5 Val av justerare Dag Lindbo nominerar Frej Naimi-Akbar till justerare. Kårstyrelsen beslutar välja Frej Naimi-Akbar till justerare. 1.6 Val av fikaansvarig Christine Ambell nominerar Jan Wrzosek till fikaansvarig. Kårstyrelsen beslutar välja Jan Wrzosek till fikaansvarig.
1.7 Anmälda förhinder Joakim Lunblad har anmält förhinder. 1.8 Adjungeringar Inga adjungeringar förekommer. 1.9 Fastställande av föredragningslista Föredragningslista se bilaga 1.9.1 Måns Östberg vill tillskjuta övrig fråga 5.1.1 med ämne Restaurangen och Linus Ericsson vill tillskjuta övrig fråga 5.1.2 med ämne Wiki. Kårstyrelsen beslutar fastställa föredragningslistan med föreslagna ändringar. 1.10 Föregående protokoll Protokoll från KSm2, xksm2, KSm5 och KSm6 finns ej tillgängliga på mötet för granskning. Kårstyrelsen beslutar bordlägga granskningen av protokoll från KSm2, xksm2, KSm5 och KSm6 till Ksm8. 1.11 Anmälningsärenden Inga anmälningsärenden förekommer. 2 Rapporter 2.1 THS-strategiprojekt 3, 4, 5 och 6 Rapport se bilaga 2.1.1 Dag Lindbo föredrar rapporten muntligt. Kårstyrelsen lägger rapporten till handlingarna.
2.2 THS-strategiprojekt 18 Rapport se bilaga 2.2.1 Christine Ambell föredrar rapporten muntligt. Kårstyrelsen lägger rapporten till handlingarna. 3 Beslutspunkter 3.1 Motion kåravgift distansstudenter (0809-KS-07001) Motion se bilaga 3.1.1 Per Stånge och Linus Ericsson föredrar motionen. Per Stånge yrkar studenter som studerar masterprogram helt på distans ej skall betala kåravgift THS på begäran från KTH eller enskild distansstudent skriver intyg som visar kåravgift ej har behövt betalas. alternativt studenter som studerar masterprogram helt på distans skall betala kåravgift motsvarande den avgift studenter utresande från KTH betalar samt styrelsen uppdrar åt ledningsgruppen och kanslichef se över och i möjligaste mån automatisera hanteringen av internationella betalningar. Kårstyrelsen ställer Per Stånges yrkandes -satser 1 och 2 mot dess -satser 3och 4 och de föredragna -satserna mot avslag. Kårstyrelsen beslutar Att bifalla Per Stånges yrkandes -satser 1 och 2. Styrelsen uppdrog även åt ledningsgruppen samt kanslichefen se över och i möjligaste mån automatisera hanteringen av betalningar och i synnerhet internationella sådana. 3.2 Motion - THS ledningsgrupp Motion se bilaga 3.2.1 Christine Ambell, Dag Lindbo och Måns Östberg föredrar motionen. Per Stånge yrkar ärendet bordläggs till KSm8.
Kårstyrelsen beslutar bifalla Per Stånges yrkande. 3.3 Motion skriva över bankkonto (0809-KS-07003) Motion se bilaga 3.3.1 Måns Östberg föredrar motionen. Måns Östberg yrkar THS konto i Swedbank med kontonummer 973 390 838-9 skrivs över på Ingenjörssektionen Haninge med organisationsnummer XXXXX. Kårstyrelsen beslutar bifalla Måns Östberg yrkande. 3.4 Motion avstängning av medlem från sektions- och kåraktiviteter Motion se bilaga 3.4.1 Christine Ambell och Therese Thiel föredrar motionen. Christine Ambell yrkar Enskild person i Ledningsgruppen har mandat, i samråd med berörd sektion, stänga av medlemmar som betett sig illa från en del av sektionens och THS förmåner och aktiviteter. Avstängning kan ske på maximalt ett läsår. Avstängningen alltid kan överklagas av berörd part till Kårstyrelsen. Berörd part vid avstängning informeras om sin rättighet kunna överklaga till kårstyrelsen. Måns Östberg yrkar ärendet bordläggs till KSm8 Kårstyrelsen beslutar bifalla Måns Östbergs yrkande. 3.5 Motion lokalhyra för OPEN (0809-KS-07005) Motion se bilaga 3.5.1 Måns Östberg föredrar motionen.
Måns Östberg yrkar OPEN under varje verksamhetsår vid fyra tillfällen gratis får använda antingen Kröken eller Lilla och Stora Gasquen. Kårstyrelsen beslutar bifalla Måns Östbergs yrkande. 3.6 Val Doktorandsrepr. i danshögskolans fakultet (0809-KS-07006) Förslag se bilaga 3.6.1 Protokollsanteckning från Per Stånge se bilaga 3.6.2 Christine Ambell föredrar motionen. Christine Ambell yrkar kårstryelsen väljer Rasmus Östberg som doktorandrepresentant i danshögskolans fakultet. Kårstyrelsen beslutar bifalla Christine Ambells yrkande. Kårstyrelsen ajournerar sig för bensträckare 19:25. Kårstyrelsen återupptar mötet 19:35. 4 Diskussionspunkter 4.1 THS PM Underlag se bilaga 4.1.1 Per Stånge presenterar genomgången av olika PM. Kårstyrelsen enas om arbetsfördelning för framtagande av förslag till nya PM till KSm8 enligt nedan: Frej Naimi-Akbar: Fanbärare och Utdrag ur medlemsregistret Jan Wrzosek: Katalogisering och numrering av beslut och Bolagsstrategi Per Stånge: PM för PM, Utseende av representanter i externa organ och grupper och Val och nomineringar beredda av kårstyrelsen
Måns Östberg: Representation och resor och THS Deltagande i Reftec Christine Ambell: Publicering av protokoll på webben och THS Deltagande i Reftec Dag Lindbo: Studie- och examensresor och Grafisk profil Joakim Lundblad: Informations-, kommunikations- och mediestrategi. 4.2 THS Idrott 5 Övrigt Underlag se bilaga 4.2.1 Therese Thiel föredrar möjligheter till strategi för THS främjande av idrottsverksamhet och styrelsen diskuterar dessa. 5.1.1 Restaurangen 5.1.2 Wiki Måns Östberg rapporterar om situationen kring Fazer Amicas restaurang och café i Nymble. Linus Ericsson informerar om THS nya wikisystem. 5.2 Nästa möte Nästa möte äger rum tisdagen den 27:e januari kl 18:00 i sammanträdesrummet, Nymble. 5.3 Val av nästkommande mötesordförande Dag Lindbo nominerar Måns Östberg till mötesordförande för KSm8. Kårstyrelsen beslutar välja Måns Östberg till mötesordförande för KSm8. 5.4 Mötets avslutande Mötesordförande Dag Lindbo förklarar mötet avslutat 20:32.
Vid protokollet: Per Stånge Sekreterare Justeras: Dag Lindbo Mötesordförande Frej Naimi-Akbar Justerare
Till: THS styrelse För kännedom: THS medlemmar THS arvoderade THS sakrevisorer THS Valberedning THS personal Inspektor KALLELSE Kårstyrelsemöte 7 08/09 Tisdagen den 13 januari 2009 kl. 18.00, Sammanträdserummet Föredragningslista och samtliga handlingar finns tillgängliga 10 december Stockholm 8 januari 2009 Christine Ambell Ordförande THS Välkommen!
FÖREDRAGNINGSLISTA Kårstyrelsesammanträde 7 08/09 Tisdagen den 13 januari 2009 kl. 18.00, sammanträdesrummet, Nymble Drottning Kristinas väg 15 1 Formalia Föredragande 1.1 Mötets öppnande 1.2 Mötets behöriga utlysande 1.3 Val av mötesordförande 1.4 Val av sekreterare 1.5 Val av justerare 1.6 Val av fikaansvarig 1.7 Anmälda förhinder 1.8 Adjungeringar 1.9 Fastställande av föredragningslista 1.10 Föregående protokoll 1.11 Anmälningsärenden 2 Rapporter 2.1 THS-strategiprojekt 3, 4, 5 och 6 Dag Lindbo 2.2 THS-strategiprojekt 18 Christine Ambell 3 Beslutspunkter 3.1 Motion kåravgift distansstudenter Per Stånge
3.2 Motion - THS ledningsgrupp Christine Ambell, Dag Lindbo, Måns Östberg 3.3 Motion skriva över bankkonto Måns Östberg 3.4 Motion avstängning av medlem Christine Ambell från sektions- och kåraktiviteter 3.5 Motion lokalhyra för OPEN Måns Östberg 3.6 Val Doktorandsrepr. i danshögskolans fakultet Christine Ambell 4 Diskussionspunkter 4.1 THS PM Per Stånge 4.2 THS Idrott Thérèse Thiel 5 Övrigt 5.1 Övriga frågor 5.2 Nästa möte 5.3 Val av nästkommande mötesordförande 5.4 Mötets avslutande
Halvtidsrapport - THS strategiprojekt (raktiv arbetsplats med personal som trivs) Ur verksamhetsplanen: Nr 18. THS ska vara en raktiv arbetsplats med personal som trivs. THS är en arbetsplats i ständig förändring. Två gånger om året tillträder studenter som med ett brinnande engagemang tar sig an sitt arbete med ambitionen röra om i grytan och göra THS bättre. Den fria arbetsform som THS erbjuder är i många fall positiv, men det har även förekommit fall där den resulterat i utbrändhet och vantrivsel. Alla ska kunna följa med i det höga tempot. Arbetsmiljön och förutsättningarna för de som arbetar på THS ska utredas och förbättras ut-ifrån utredningens resultat. Målet ska uppnås senast under verksamhetsåret 2009/2009 Rapportering: Tillräckligt med underlag finns. Under år 2008 skedde en organisationsförändring, anställning av ny kanslichef samt omflyttningar i huset. Det är oklart på vilken nivå ribban ska läggas och ifall det krävs en budget för 2009/2010. Arbetet kommer fortsätta. Christine Ambell
Halvtidsrapport - THS strategiprojekt (utbildning) 3. Studentinflytande Frågan jobbas med aktivt. Inga övriga uppdrag behövs. Vi kan dock välja under våren formulera en annan strategi inför nästa år. 4. Pedagogisk meritering vid anställning och befordran av lärare Frågan jobbas med aktivt. Viktiga framsteg har gjorts under året. Inga övriga uppdrag behövs. 5. Regler för all alternativ examination Frågan jobbas inte aktivt med i nuläget. Vi kan planera frågan får ökad betydelse nästa år, men det är oklart i om vi verkligen vill göra den prioriteringen. 6. Anställning för samtliga doktorander Frågan jobbas aktivt med. Till viss del driver doktorandsektionen arbetet och gör så med naturlig autonomi. Den samlade bedömningen är målet inte rimligen kan uppnås under nuvarande rektors mandatperiod. Punkten behöver dock inte förkastas. Dag Lindbo Johan Fagerhem Linus Ericsson
Motion - kåravgift för distansstudenter Bakgrund Framtaget av Linus Ericsson utbildningsansvarig THS: Det förekommer studenter studerar på distans, och faktiskt aldrig sätter sin fot varken på KTH eller ens i Sverige. På avdelningen för energiteknik rör det sig enligt Rose-Marie Lövenstig 1 om ungefär 200 studenter varje år, som läser masterprogram och gör examensarbete utan någonsin sätta sin fot på KTH. Då kåren i dagsläget måste möjliggöra varje internationell inbetalning manuellt och då kåren har en mycket begränsad möjlighet stödja internationella distansmedlemmar i sådant som rör studierna och vad som hör därtill ser jag två möjligheter Förslag till beslut: Med anledning av ovanstående yrkar jag på förslag till två beslut: Förslag 1: studenter som studerar masterprogram helt på distans ej skall betala kåravgift THS på begäran från KTH eller enskild distansstudent skriver intyg som visar kåravgift ej har behövt betalas. eller Förslag 2: studenter som studerar masterprogram helt på distans skall betala kåravgift motsvarande den avgift studenter utresande från KTH betalar samt styrelsen uppdrar åt ledningsgruppen och kanslichef se över och i möjligaste mån automatisera hanteringen av internationella betalningar. Per Stånge 8 januari 2009 1 Rose-Marie Lövenstig, Utbildningsadministratör, Energiteknik, rmlo@kth.se, 087907401
Motion THS Ledningsgrupp Bakgrund Det ligger på kårstyrelsens bord följa upp THS organisation. Höstens erfarenheter pekar tydligt på kårens interna organisation, inkl. beslutsvägar och ansvarsfördelning, behöver vidareutvecklas. Därför föreslår vi en principiell förändring i reglementet som stadfäster ledningsgruppen och beskriver dess syfte, ansvar, befogenheter och relation till kårstyrelsen. Förslaget är kap. 4 i THS reglemente ersätts med texten på nästkommande sida(bifogat). Vår uppfning och avsikt med kårens interna organisation är - varje arvoderad funktionär har ett tydligt personligt ansvarsområde där man har stor frihet verka. - styrelsen kan, och bör, formulera uppdrag till de arvoderade i projektliknande form med hänsyn till vårt uppdrag från KF. - det finns ett tydligt kollektivt ansvar för frågor som faller mellan de individuella ansvarsområdena. Det principiellt intressanta i förslaget är ledningsgruppen formaliseras. Förslaget i korthet innebär - ledningsgruppen ges kollektivt ansvar för övergripande frågor i den dagliga verksamheten och för frågor som faller mellan etablerade ansvarsområden. - styrelsen årligen konstituerar ledningsgruppen, beslutar om dess sammansättning och uppdrag, samt delegerar motsvarande ansvar och beslutsrätt. Skrivningen som vi föreslår åstadkommer detta utan begränsa vår handlingsfrihet i framtiden vilket är mycket viktigt. Sammansättningen av ovanstående ledningsgrupp är högintressant, men faller till stor del utanför ramen för detta förslag. Det vore tänkbart låta samtliga arvoderade bilda ledningsgruppen. Ett annat tänkbart alternativ vi grupperar de arvoderade i politiker och projektledare (eg. Armada) vilket skulle göra det naturligt med en mindre ledningsgrupp. Vi kan naturligtvis anse dagens organisation i stort fungerar som här beskrivet, och formalisering är överflödig. Betänkt dock vägen hit varit besvärlig. Vi kan få tydlighet och effektivitet inför kommande verksamhetsår utan tvinga in våra efterträdare i gamla hjulspår. Detta gynnar oss exempelvis vad gäller kontinuitet och rekrytering, men framförallt i arbetsmiljön här på Nymble.
Förslag till beslut Med anledning av ovanstående yrkar vi kapitel 4 i THS reglemente ersätts med texten på nästkommande sida (bifogat) Christine Ambell Dag Lindbo Måns Östberg
THS Ledningsgrupp och funktionärer 4. THS Funktionärer och ledningsgrupp 4.1. Arvoderade poster THS har förtroendevalda funktionärer med särskilda arbetsuppgifter Följande poster tillsätts, med arvodering enligt respektive procentsats: - Kårordförande, 100% - Vice kårordförande, 100% - Ansvarig för studiesociala frågor, 100% - 2 st ansvariga för utbildningsfrågor, 100% vardera - Ansvarig för näringslivsfrågor, 100% - Mottagningsansvarig, 50% - Programgruppens ordförande, 100% - Ordförande för International Student Service, 100% - Projektledare ARMADA, 100% - Chefredaktör Osqledaren, 100% 4.2. Ansvarsområden Kårordförande har ansvaret för leda kårstyrelsens och ledningsgruppens arbete. Vice kårordförande har ansvaret för THS ekonomi. Resterande arvoderade funktionärer har vida personliga ansvarsområden och förväntas agera självständigt inom dessa. Till detta tillkommer ev. specifika uppdrag från kårstyrelsen i projektliknande form med anknytning till THS verksamhetsplan. 4.3. Ledningsgruppen Ledningsgruppen har, på delegation från kårstyrelsen, kollektivt ansvar för frågor i den löpande verksamheten av övergripande karaktär samt frågor som faller mellan etablerade ansvarsområden. Utöver ledamöternas personliga ansvarsområden arbetsfördelar ledningsgruppen övrigt arbete internt utifrån de mål och beslut rörande verksamheten som beslutats om av kårfullmäktige och kårstyrelsen. Denna arbetsfördelning redovisas till kårstyrelsen. Det åligger styrelsen årsvis konstituera en ledningsgrupp, avgränsa dess uppdrag, samt delegera motsvarande ansvar och beslutsrätt. THS presidie och minst fyra heltidsarvoderade måste ingå ledningsgruppen. Osqledarens chefsredaktör kan ej ingå.
Skriva över bankkonto Bakgrund Ingenjörssektionen Haninge, IsH, har idag ett bankonto i Swedbank med kontonummer 973 390 838-9. Det är ett gammalt konto som är skrivet på THS och THS organisationsnummer. Kontot bör flyttas till IsH och deras organisationsnummer. Förslag till beslut Med anledning av ovanstående yrkar jag: THS konto i Swedbank med kontonummer 973 390 838-9 skrivs över på Ingenjörssektionen Haninge med organisationsnummer XXXXX Måns Östberg
Motion Avstängning av medlem från sektions- och kåraktiviteter Bakgrund Tre nedanstående stycken är framtagna av Thérèse Thiel: Alla våra medlemmar har, och bör ha, tillgång till det som kåren och sektionerna har erbjuda, dvs allt från studiebevakning till fester. Ibland händer det dock några av våra medlemmar inte uppför sig som man ska och kan verka både hotfulla och farliga för sina medstudenter. Det har hänt ett flertal gånger under de senaste åren förtroendevalda på sektionerna har vänt sig till THS och velat stänga av vissa personer från aktiviteter, tex mottagning och fester, då dessa har uppfört sig oansvarigt mot resterande medlemmar på sektionen. THS centralt bör inte agera från fall till fall varje år i sådana här saker, utan en formell policy bör tas fram. Jag anser därför det bör finnas möjlighet för THS, i samråd med de förtroendevalda så sektionen, ska kunna straffa medlemmar som inte uppför sig genom stänga ute dessa från särskilda aktiviteter. Dessa straff bör dock alltid vara tidsbestämda och alltid kunna gå överklaga av den straffade. För avstängningarna ska kunna gå igenom så fort som möjligt, för medlemmarnas säkerhets skull, bör det vara den person i Ledningsgruppen som har hand om respektive område avstängningen avser (mottagning, sektionslokal etc) som får rätt direkt ta kontakt med berörda personer och genomföra en avstängning. Kårstyrelsen bör sedan meddelas vad som har hänt och får agera överklagningsinstans i ärendet. Ovanstående text beskriver ett behov av ett tydligare mandat tillskrivet den arvoderade i ledningsgruppen. Med tanke på det ansvar och den kunskapen som tillfaller den arvoderade i ledningsgruppen bör det delegeras mandatet i samråd med sektionen även kunna stänga av en medlem från vissa aktiviteter. THS bör ha som mål ta fram reglerande riktlinjer för när det är möjligt för en i ledningsgruppen stänga av en medlem. Ett underlag till reglerande riktlinjer bör tas fram under år 2009. Yrkande Med ovanstående bakgrund yrkar jag: Att Att Enskild person i Ledningsgruppen har mandat, i samråd med berörd sektion, stänga av medlemmar som betett sig illa från en del av sektionens och THS förmåner och aktiviteter. Avstängning kan ske på maximalt ett läsår.
Att Att Avstängningen alltid kan överklagas av berörd part till Kårstyrelsen. Berörd part vid avstängning informeras om sin rättighet kunna överklaga till kårstyrelsen. Christine Ambell
Lokalhyra för OPEN Bakgrund Föreningen OPEN är formellt inte en sektion men fungerar som sektion för alla studenter som läser Öppen ingång. Eftersom de inte är en sektion saknar de en sektionslokal och måste hyra in sig i Kårhuset varje gång de ska ha en aktivitet. Detta leder till höga kostnader för OPEN och försvårar deras verksamhet. En lösning kan vara OPEN får ett antal fria nyttjandetillfällen för några av kårhusets lokaler. Förslag till beslut Med anledning av ovanstående yrkar jag: OPEN under varje verksamhetsår vid fyra tillfällen gratis får använda antingen Kröken eller Lilla och Stora Gasquen Måns Östberg
Val av doktorandsrepresentanter Danshögskolans kårordförande har bett THS välja doktorandsrepresentanter till sin fakultet. De två föreslagna representanterna är antagna på KTH och således THSmedlemmar. Tanken är danshögskolan ska välja sina representanter själva men idag har de inga egna doktorander och danshögskolans förvaltningschef vill THS väljer doktorandsrepresentanter. Det finns i dagsläget två doktorander som kan ta på sig förtroendeuppdraget. Dessa är i en övergångsfas för bli doktorander på danshögskolan. Efter ha talat med båda kom vi tre överens om Rasmus Östberg har mest tid till uppdraget. Rasmus Östberg tar gärna denna ansvarsfulla post. Förslag till beslut: Med bakgrund av ovanstående föreslår jag kårstryelsen väljer Rasmus Östberg som doktorandsrepresentant i danshögskolands fakultet. Stockholm 8 januari 2009 Christine Ambell Ordförande THS
Diskussionsunderlag KSm7 THS PM Bakgrund THS Reglemente 1.3 ger kårstyrelsen rätt använda PM för sin verksamhetsstyrning. PM är underställda stadgan och reglementet och även till viss de policys som kårfullmäktige väljer anta. Syftet med PM är som reglementet anger styra verksamheten eller med andra ord bestämma dess inriktning. Ramen för PM måste således ligga inom det område och nivå som kårstyrelsen vill verka på. När man ser på den flora av PM som fastställts genom åren kan man ganska lätt konstatera PM använts för styra och vägleda på många olika sätt inom verksamheten. Särskilt har PM använts för reglera det arbete som arvoderade inom den gamla styrelsen hade. Det PM som reglerade andra PM, PM för PM upphävdes av styrelsen 07/08 med hänvisningen de blev för detaljstyrande i de arvoderades arbete. Ett perspektiv på användandet av PM är graden av reglering gentemot graden av rådgivning. Tidigare kan säga s PM:s sågs som mycket reglerande samt beslut fat mot gällande sågs som ogiltigt. Å andra sidan är PM idag inte bindande varför de endast fyller sin funktion genom illustrera praxis. PM kan även ha en funktion liknande budget som inte kan förbises med lätthet men inte heller följas exakt då det ger en alltför stelbent ekonomistyrning. Behovet av praxis och den kontinuitet som det ger är mycket stort inom en organisation som THS. Behovet av sådan praxis i den dagliga verksamheten kan i den nuvarande organisationen troligtvis inte fyllas av styrelsen beslutade PM. Således kommer ledningsgruppen behöva en egen metod för skriva ned sin praxis, antingen i form av egna PM alternativt andra dokument. Likaså behöver personalen instruktioner och föreskrifter i sitt arbete. Sådana instruktioner kan företrädesvis tas fram av kanslichefen i samarbete med presidiet. När jag har gått igenom de PM som var giltiga vid upphävandet av PM för PM kan man konstatera många reglerar sådant som idag inte ligger på styrelsens bord. Jag har för varje PM skrivit en kort kommentar om dess funktion och vad jag ser kan vara potentiella sätt hantera dessa. Målet med detta är på KSm8 besluta om nytt PM för PM samt ny förteckning över gällande PM. Bokning av specialrum Nymble PM:et är i stort sätt mycket detaljreglerande men fungerar som bra instruktion för lokalbokningsansvarig bland personalen. Det borde helst uppdateras och fastställas för personalen.
Fanbärare PM:et innehåller relevant praxis för fanborgen och kan med fördel behållas för visa målsättningen med representationen i fanborgen. Fristående Kårprojekt PM:et innehåller innehåller relevanta regler för fristående kårprojekt och ger en bra strategi för hur engagemanget inom dessa projekt kan behållas. Det kan fatställas på nytt med eventuell omarbetning beroende på styrelsen syn på fristående projekt. Informationssätt Nymble Detta PM beskriver och reglerar hur information delges på Nymble och hur olika får tillgång till de olika informationskanalerna i Nymble. Det kan fungera som PM även i fortsättningen efter eventuell omarbetning eller som ett praxisdokument. Katalogisering och numrering av beslut Detta PM etablerar praxis för besluts- och till viss del protokollshantering. Det kan i fortsättningen funger antingen som PM eller som praxisdokument delat av KS och LG. Ljudbegränsningar PM:et innehåller intressanta regler för ljudbegränsningen i Nymble. Jag har personligen dock svårt se i vilken form denna reglering hör hemma. Lokalbokning och Lokaluthyrning Dessa PM reglerar ganska detaljerat om vad som gäller för bokning och uthyrning av Lokaler i Nymble. Reglerna kan med lätthet föras över till en arbetsinstruktion för lokalbokningsansvarig samt en regelsamling för de som bokar lokalerna. PM Detta PM bör arbetas om för nå den definition och styrning av PM som kårstyrelsen önskar och finner naturlig i den nuvarande organisationsstrukturen. Publicering av protokoll på webben PM:et reglerar hur styrelsens protokoll anslås på internet. Det kan företrädesvis fungera även i fortsättningen som riktlinjer för den som ansvarar för detta inom styrelsen.
Representation och resor PM:et fastställer övergipande och nödvändiga regler för representationen för THS funktionärer varför det är aktuellt och skulle kunna fastställas på nytt. Studie- och examensresor PM:et reglerar övergipande vad som gäller för dessa resor. Jag har personligen en så dålig uppftning om dessa resor varför jag inte kan förslå en specifik åtgärd. THS deltagande i Reftec PM:et innehåller relevanta regler för deltagandet i Reftec. Jag upplever det ligger på styrelsens bord trygga en forts effektiv representation i Reftec varför det bör fastställas på nytt. Utdrag ur medlemsregistret PM:et innehåller relevanta regler för hur känslig information om medlemmarna hanteras. Det ligger troligtvis i styrelsens intresse detta finns kvar och efterlevs. Uthyrning av Osqvik PM:et innehåller regler för uthyrningen av Osqvik och kan är viktigt information till lokalbokningsansvarig och fastighetsskötaren. Utseende av THS representanter i externa organ och grupper Detta PM förskriver reglerar i princip samma sak som PM för val och nomineringar beredda av kårstyrelsen, dock är det av ett äldre datum. Det borde kunna fungera som ett praxisdokument för styrelsen och utbildningsansvariga. Val och nomineringar beredda av kårstyrelsen PM:et innehåller relevant praxis för hur kårstyrelsen förrättar val. Eftersom detta även i fortsättningen ligger på kårstyrelsens bord bör det leva vidare som ett praxisdokument för styrelsen. Årets lärare PM:et är högst detaljreglerande på utbildningsansvarigas uppgifter och gör sig bäst som ett internt praxisdokument för dessa. Övergripande arbetsfördelning PM:et innehåller en trots namnet en ganska specifik fördelning av de arbetsuppgifter som skall göras i Nymble. Det måste uppdateras om styrelsen tycker det skall finnas kvar. Annars används det säkerligen bäste som instruktionsdokument för personalen.
Bolagsstrategi PM:et innehåller viktiga idéer för arbetet med THS bolag. Dock reglerar det mycket arbete som idag ligger på styrelsen varför det gör sig bäst som ett internt arbetsdokument för styrelsen. Grafiska profil PM:et innehåller nödvändig information och reglering för användandet av den grafiska profilen. PM:et är dock inte uppdaterat för den nya profilen varför detta måste göras innan det kan fastställas på nytt. Informationsstrategi PM:et innehåller nyttig strategi för kårens informationsarbete. Dock skiljer det sig substantiellt inte nämnvärt från PM för THS Kommunikationsstratgi varför dessa med lätthet skulle kunna sammanfogas. Kommunikationsstrategi PM:et innehåller intressanta riktlinjer och målsättningar för kommunikationen utåt för THS. Det fungerar endast reglerande i övergripande mån. Det kan finnas behov av uppdatera innan det fatställs på nytt. Mediestrategi PM:et innehåller information om hur man arbetar med media. Det kan dock inte sägas vara alltför specifikt för kunna styra verksamheten. Troligtvis kan det tillvaratas informellt. Skrivregler Detta PM torde utgöra ett praktexempel på detaljstyrning men innehåller relevanta riktlinjer för skrift. Det kan användas i fortsättningen som ett slags rådgivande referens. Per Stånge
Diskussionsunderlag till KS - THS idrott Bakgrund I flera år har frågan om kårens idrottsengagemang tagits up, både i Kårstyrelsen och i Kårfullmäktige. Vanligtvis är det inte idrottsmänniskor som söker sig till kårens arvoderadeposter, vilket leder till idrottsfrågor alltid delas ut sist under arbetsfördelningen och blir till ett område som ingen egentligen vill ta sig an. Så varför genomgår vi då denna procedur varje år? Är det meningen THS centralt ska engagera sig i idrottsfrågor, eller är det någonting som våra medlemmar själva bör engagera sig i utanför KTH området och utan vår hjälp? Faktum är även om inte THS förtroendevalda är intresserade av idrott så är detta något av de största intressen våra medlemmar har. Många av KTHs studenter är engagerade i lagsporter på hög nivå, tränar enskilt eller bara rör på sig regelbundet för må bra och lära känna människor och natur. Med kårobligatoriets avskaffande inom synhåll är det viktigt för THS se över hela sin verksamhet och inventera hur vi kan göra för behålla så många medlemmar som möjligt, samt knyta till oss nya studenter. Bästa sättet för detta är undersöka vad våra medlemmar egentligen vill ha av en kår och ta tillvara medlemmarnas intressen. I nuläget är det enda THS centralt gör inom idrottsverksamhet tillhandahålla med KTH- Mästerskapen. Detta är en tävling som går över hela läsåret och är uppdelad i fem grenar med de största lagsporterna på KTH: innebandy, volleyboll, basket, ultimate frisbee och fotboll. Tävlingen arrangeras officiellt sett av THS centralt, men sköts till största delen av sektionerna som deltar. I år har endast en gren hunnit utspelats och THS centralt hade ett lag närvarande för visa upp sig och umgås med medlemmarna. Detta borde vara en självklarhet THS alltid ska delta, men tyvärr har det sällan varit fallet. Medlemmarna vet alltså om hur THS ser på idrottsfrågor, men hur känner de inför dessa frågor? Cirka hundra studenter, från 12 olika sektioner, deltog vid årets första Mästerskapsgren, vilket måste innebära detta är viktigt i alla fall för en del av våra studenter. Finns det förutom KTH-mästerskapen någonting som THS skulle kunna göra inom idrottsväg eller bör vi helt lämna över all verksamhet till sektionerna? Förslag till ändring Det första vi måste bestämma oss för är ifall detta med idrott är ett problem eller om vi kan fortsätta som förut. Något man måste komma ihåg när man pratar om idrott är det kostar pengar, ofta ganska mycket. THS måste alltså ställa sig detta som en ekonomisk fråga, gentemot en fråga om medlemsnytta. THS förtroendevalda har själva ingen tillgång till friskvård i dagsläget, vilket anställda på många företag har. Kanske skulle vi kunna visa våra medlemmar idrott är viktigt genom idrotta själva? För ca 5 år sedan hade THS en stående tid i KTH-hallen, där kårstyrelsen och Nymbles personal gemensamt utmanade olika sektioner i innebandy
varje vecka. En sådan stående halltid i KTH-hallen kostar 330-360kr/gång, dvs ca 20 000 kr per år. Något sådant skulle kunna öka kontakten med sektionerna, samtidigt som det skulle ge en mer avstressad, förhoppningsvis friskare, ledningsgrupp. I dagsläget är det sektionerna som i princip bedriver all idrottsverksamhet på KTH. THS har dock all potential ta över eller komplettera detta. Det sektionerna gör är bra, och oftast några av de mest välbesökta eventen på sektionerna. Som vanligt är det dock varierande kvalité från sektion till sektion och kanske kan kåren där hjälpa till med mera utbyte sektionerna emellan? Både fler tävlingar skulle kunna anordnas men även fler träningstillfällen. THS skulle tex kunna anordna prova på dagar inom olika sporter som normalt inte utövas i grupp på KTH, tex klättring, ridning mm. Kanske är det alltså näringslivsgruppen som borde ta över dessa frågor och arbeta mer med företagsevent med idrottsinrikting? Idrottsfrågor är mycket tidskrävande. Även det lilla Ledningsgruppen har hand om idag skulle kunna läggas på en halvtidsarvodering om man så ville. Ett sätt fortsätta utveckla idrotten på THS, men samtidigt avsäga sig allt ansvar skulle kunna vara gå med i Stockholms Studenters Idrottsförening, SSIF. SSIF erbjuder i dag oerhört många träningspass i allt ifrån yoga till badminton och styrketräning. Som student i Stockholm får vi alla hem deras katalog i brevlådan och är välkommen på deras pass. Föreningens medlemmar får dock träna till ett lägre pris än alla andra (25% billigare tror jag det är) och medlemmarna har första tjing om passet blir fullbokat. Ett medlemskap i SSIF kostar 19kr/år per medlem och betalas in uppdelat på två gånger per år (ca 316 000 kr för THS/år). De flesta träningarna ges i Frescatihallen, vilket är nära både till KTH Valhallavägen och till Lappis, där många av våra medlemmar bor. THS har förut varit medlem i föreningen, men gick ur med endast en rösts majoritet i KF. Den diskussionen handlade dock, som jag fått det berättat för mig, ifall THS antingen skulle fortsätta subventionera maten på Hörs eller fortsätta subventionera idrott. Självklart kan man då räkna med hungriga studenter vill ha billigare mat som förstaalternativ. Redan förra året uppmärksammade kårstyrelsen problemet med idrottsfrågor och arvoderade en ensam idrottsansvarig för sköta detta. Tyvärr fungerade inte detta projekt och vi har ingen chans utvärdera om detta berodde på den valda personen eller på konceptet, då denna drabbades av personliga problem under sin mandid. Han har dock sagt mig han med allt han gjorde till slut arbetade för ca 15 kr/h (och detta trots han endast hann genomföra KTH-mästerkapet, fast han hade idéer på genomföra fler arrangemang). Arvodet var alltså lågt s för motivera hårdare arbete. Kårstyrelsen skulle kunna prova på projektet ett år till för sedan kunna utvärdera om detta kan hjälpa kårens idrottsverksamhet, men jag tror personligen inte detta är något bra alternativ. Just nu verkar det gå en trend i sätta upp arbetsgrupper på THS (jag tänker framför allt på THS näringsliv och THS klubbmästeri). Jag tror detta är helt rätt väg gå för locka medlemmar till sig och avlasta THS arvoderade, som redan har för mycket göra. Nästa förslag är således ta fram arbetsgruppen THS Idrott. Idrott är något som engagerar många människor och många kan tänka sig anstränga sig mycket för det de tycker om. Det märks om inte annat på THS idrottsråd, som är ett av de mest välbesökta
råden på THS, och ett av de råd där folk verkar brinna för ämnet och inte bara kommer dit för de är dit-tvingade. Med en fungerande idrottsgrupp skulle man kunna ha en icke-arvoderad idrottsansvarig som under sig, mha idrottsansvarig i LG, styr en grupp engagerade studenter. Man skulle kunna ha en eventgrupp, som tog fram roliga saker anordna för studenterna och sektionerna, en KTH-Mästerskapsgrupp, och en sponsgrupp, som fixar tex energidryck till eventen, företagssponsorer till lagtröjor, event mm. På detta sätt skulle man kunna få ett fungerande KTH-mästerskap, fler evenemang för studenterna och fler engagerade i kåren. Man skulle kunna ha några halltider i KTHhallen där man skulle kunna starta upp olika skollag (vilket står i verksamhetsplanen vi ska göra). Kanske kan man till och med starta ett samarbete inom REFTEC och ha idrottstävlingar skolorna mellan? Man bör dock än en gång upprepa idrott inte är gratis, utan kostar både i halltider och utrustning. Det är därför viktigt få ihop en ordentlig sponsorgrupp för det här ska fungera, vilket jag tror kan vara ganska svårt eftersom det inte är vad dessa personer är intresserade av. Man måste även komma på något bra sätt ge något tillbaka till dessa människor. Är man med i näringslivsgruppen och armada får man kontakter, i klubbmästeriet internfester. Vad skulle man kunna ge de som är med i idrottsverksamheten? En skidresa eller liknande kanske, men även detta är mycket pengar ta hänsyn till. Det sista alternativet, jag kan komma på, skulle kunna vara helt frånta THS uppdraget ge råd och hjälp i idrottsfrågor och helt sluta med idrottsengagemang. Det man då måste tänka på är det i THS värdegrund står vi ska ge våra medlemmar tillgång till friskvård och en bra studiemiljö. Vi måste även tänka på alla de utländska studenter som vänder sig till kåren, då de inte vet vart de ska vända sig, då de vill få tillgång till idrott och lag där de kan medverka. Jag tror THS Idrott ett bra förslag långsiktigt och där kan man väva in alla dessa förslag som står i dokumentet. Man måste dock vara medveten om det kommer ta mycket tid för berörd i ledningsgruppen i uppstartsfasen av en idrottsgrupp. Alltså bör detta antingen ske under våren, då berörd person bör få sina arbetsuppgifter omprioriterade, eller så börjar vi förbereda inför sommaren och lägger huvudansvaret på näste studiesocialt ansvarig a fram en grupp. Även SSIF ser jag som ett potentiellt förslag, som ger varierad och billig friskvård till studenterna utan THS arvoderade blir drabbade av arbetsbördan. Jag vill kårstyrelsen diskuterar sin syn på idrott och vad ni tycker THS ska göra i dessa frågor. Förhoppningsvis ger detta dokument en bred och ingående bild till hjälp för denna deb. Thérèse Thiel
Protokollsanteckning KSm7 Val av doktorandrepresentant till Danshögskolans fakultet. För det första vill jag påpeka det olämpliga i KTH antar doktorander till forskarutbildning som bedrivs på Danshögskolan och som på intet sätt bidrar till KTH:s forskning. Eftersom doktoranderna är inskrivna på KTH organiserar THS dessa och har till uppgift representera dessa inför KTH men har egentligen ingen möjlighet representera och tillvarata deras intressen gentemot Danshögskolan där de egentligen genomgår sin utbildning. Dessutom är det beklagligt Danshögskolans studentkår inte har möjlighet representera alla studenter på högskolan. Dessutom tycker jag det är orimligt utnämna doktorandrepresentanter i en högskola som inte får bedriva forskarutbildning. THS är studerandekåren på KTH och har endast rätt utnämna studeranderepresentanter till KTH:s organ. Beslutet idag tycker jag alltså inte kan jämställas med de fall vi utnämner representanter för våra medlemmar till KTH:s organ vilket är en rättighet KTH:s styrelse givit oss. Ändå har THS rätt och skyldighet representera alla våra medlemmar även utanför KTH om så behövs, t.ex. tidigare i CSN:s samrådsgrupp. Eftersom dessa doktorander är medlemmar i THS ligger det i vårt intresse främja deras studiesituation varför beslutet till viss del är nödvändigt för hjälpa dem med representation i den högskola där de faktiskt studerar. Stockholm 15 januari 2009 Per Stånge