Verksamhetsberättelse 2014 INTERN KONTROLL

Verksamhetsberättelse 2014 INTERN KONTROLL

2(7) 1. Översikt 2014 och plan 2015 Inledning Syftet med intern kontroll är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. En god intern kontroll ska bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheterna, med medborgarens bästa för ögonen, bedrivs effektivt och säkert. Därmed är målet med vår interna kontroll att kommunens verksamheter ska uppnå Att tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer följs Att den finansiella rapporteringen och informationen om verksamheten är tillförlitlig Att eliminera och upptäcka allvarliga fel och brister Att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt Perspektiv på intern kontroll Vi ser anledning att se över och skärpa våra rutiner och vår kontroll. Parallellt med denna internkontrollplan kommer vi att uppdatera och utveckla våra styrdokument för intern kontroll. Intern kontroll omfattar ett bredare perspektiv än ekonomistyrning. Vi ser att en modell för hur Kungälvs kommun ska arbeta med intern kontroll omfattar hela förvaltningen. Sedan får sektorerna vid behov skapa ytterligare förhållningssätt utifrån de lagar och förordningar som påverkar deras specifika verksamhet. Inom intern kontroll behöver vi även hantera frågeställningar om mutor, jäv och bestickning. Det mest grundläggande är organisationens kultur. För att leva upp till syftet med den interna kontrollen är det värderingar och värdeord som tillit, tillåtande klimat, öppenhet och lärande som ska råda. Att påtala brister, att uppmärksamma misstag ska välkomnas och absolut inte, i något avseende, bestraffas eller klandras. Förvaltningens världsklassarbete syftar hit och blir därmed också en del i utvecklingen, nämligen kontrollmiljön och själva förutsättningen för att nå syftet med den interna kontrollen. Plan för intern kontroll 2014 Vi genomför de återkommande kontrollmoment som varje görs av kommunlednings- och servicesektorerna. För följande områden gäller att en mer detaljerad genomförandeplan som besvarar bland annat dessa frågor upprättas: När ska kontrollen genomföras? Hur ska kontrollen genomföras? Vem ska utföra kontrollen? Hur ska resultatet rapporteras? Fokuserade områden för uppföljning och kvalitetssäkring Personalområdet med arbetsmiljö o Arbetsmiljöansvar (kvittering/delegering av ansvar genomförande av systematiskt arbetsmiljöarbete med handlingsplaner) o Lön, med arbetstid, avdrag, skatteredovisning med mera. Ekonomiområdet med upphandling o Inköpsprocessen - från upphandling, via avtal, beställning, leverans, kontroll och attest till betalning. o Mervärdesskatt Kansli och ärendehantering o Incidentrapportering Enheten för kommunkansli och juridik har under hösten 2013 infört en rutin för systematisk rapportering av avvikelser från kommunens rutiner kring ärendehantering. Syftet med rapporterna är att dokumentera och kartlägga hur ofta och i vilka sektorer avvikelser sker från de rutiner som finns. Detta inbegriper, men begränsas inte till, överträdelser av de bestämmelser som finns i Tryckfrihetsförordningen och Offentlighets och sekretesslagen rörande hanteringen av allmänna handlingar. Målet med rapporteringen är att upptäcka och åtgärda brister för att på så sätt kunna tillgodose en rättssäker hantering.

3(7) Kommunstyrelsens resultatmål Vi befinner oss fortfarande i utveckling av systemstödet för planering och uppföljning. Kommunstyrelsens resultatmål redovisas i vårt system ToR ( Tur och Retur, som anspelar på styrkedjan Från demokrati till effekt och tillbaka ). Detta ger förutsättningar för: Planering för att nå de uppsatta målen - Årsplan och verksamhetsplaner o Tolkning - åtagande aktiviteter indikatorer Genomförande Uppföljning analys rapportering (framförallt tertialrapporter och årsredovisning/verksamhetsberättelser) Återrapportering Uppföljning av den interna kontrollen kommer att redovisas i sammanhang med styrkedjan, i årsredovisning och verksamhetsberättelser. Plan för intern kontroll 2015 Vi kommer att genomföra de återkommande internkontrollmoment som varje görs av kommunlednings- och servicesektorerna. För fokuserade områden gäller att en mer detaljerad genomförandeplan som besvarar bland annat dessa frågor ska upprättas: När ska kontrollen genomföras? Hur ska kontrollen genomföras? Vem ska utföra kontrollen? Hur ska resultatet av kontrollen rapporteras? o Lön, med arbetstid, avdrag, skatteredovisning med mera. Ekonomiområdet med upphandling o Inköpsprocessen - från upphandling, via avtal, beställning, leverans, kontroll och attest till betalning. o Mervärdesskatt Kansli och juridik o Kvalitet på beslutsunderlag o Tjänsteskrivelser KF:s strategiska mål som en viktig utgångspunkt i tjänsteskrivelser/beslutsun derlag Utbildning av 60 handläggare i den nya tjänsteskrivelsemallen o Effektiva kommungemensamma processer ärendehantering som styrmedel Återrapportering o Utbildning av 60 handläggare i dokument- och ärendehanteringssystemet o Avsluta/stänga ännu öppna ärenden KS 2011 och 2012 Uppföljning av den interna kontrollen kommer att redovisas i sammanhang med styrkedjan, i årsredovisning och verksamhetsberättelser. Fokuserade områden för uppföljning och kvalitetssäkring Personalområdet med arbetsmiljö o Arbetsmiljöansvar (kvittering/delegering av ansvar genomförande av systematiskt arbetsmiljöarbete med handlingsplaner)

4(7) 2. Verksamhetsöversikt 2014 Rapport över genomförda kontrollåtgärder A. Personalområdet med lönehantering Rekrytering Kontrollmoment Samtliga underlag för platsannonser kontrolleras så att de är godkända av den som har delegation på att anställa behörighetskrav ställs där yrket så kräver Kontrollmetod Manuell kontroll av underlagen genomförd av personaladministratör i samråd med HRspecialist. Kontrollfrekvens Kontinuerlig så snart ett underlag för platsannons kommer. Kontrollansvarig HR-specialist med inriktning mot rekrytering. Genomförd kontroll visar en god efterlevnad. I ett antal fall har dialog/påpekande medfört ändringar i publicerad annons. Arbetsmiljö Kontrollmoment Kvittering av arbetsmiljöansvar. Kontrollmetod Manuell kontroll av kvitteringsunderlag. Kontrollfrekvens Stickprov. Kontrollansvarig HR-specialist med inriktning mot arbetsmiljöområdet. Genomförd kontroll visar att det saknas flera kvitteringsunderlag. Vi konstaterar att det fortfarande finns brister i insikt om tyngden av det personliga arbetsmiljöansvaret. Bristerna har blivit särskilt påtagliga beroende på många chefsbyten samt organisationsförändringar som får direkta konsekvenser för arbetsmiljöansvaret. Möjligheter till digitalt stödsystem för uppföljning är under utveckling. De brister som konstaterades år 2013 föranledde utveckling av utbildningsinsatserna för chefer inom området under år 2014. Introduktion av nya chefer Syfte: Chefen har en nyckelroll för bland annat hantering av arbetsmiljöfrågor, övriga personalfrågor och ekonomifrågor. Det är därför av vikt att erbjuda kunskapstillförsel. Åtgärder Under året har utbudet av introduktionsmoment kompletterats. Flera paket ingår nu i en obligatorisk basutbildning för nya chefer. Individuell introduktion inom personalområdet har tillämpats. Kontrollmoment Manuell kontroll av vilka nya chefer som börjat samt hur många som deltagit i basutbildningarna. Kontrollfrekvens 2 gånger/år. Kontrollansvarig HR-chef Genomförd kontroll visar att det finns vissa brister i deltagandet. Detta föranleder signaler till respektive högre chef. Löneadministration En rad kontroller och bevakningar görs årligen av den centrala löneenheten enligt fastställd plan. Flertalet sker varje månad och vissa sker kvartalseller halvårsvis. Exempel på åtgärder är bevakning av tidsbegränsade anställningar, fel- och varningssignaler, bevakning och kontroll av frånvaro, kontroll av ej beviljade poster, flextidskontroll och kontroll av bokningar hos bemanningspoolen. Genomförda kontroller har dokumenterats och följts upp. Lista på kontroller och bevakningar finns på löneenheten. Fokus under året har varit att arbeta fram fler rutiner för bevakningar och rapporter för att göra internkontroll på löner och anställningar. Det man ser utifrån det arbetet är att olika månader under året kräver olika insatser beroende på anställningars art. Underlag finns i särskild pärm på löneenheten.

5(7) B. Ekonomiområdet med upphandling Under 2014 har det interna kontrollarbetet koncentrerats till inköpsprocess och avtalslojalitet. Dessutom har de årligen återkommande granskningarna av attest, aktivering, balanskonton, handkassor, mervärdesskatt, kundoch leverantörsreskontra genomförts. Ytterligare en viktig insats för att säkerställa intern kontroll är den kontinuerliga uppdateringen och vidmakthållandet av ekonomihandboken. Avtalstrohet (leverantörstrohet) Ekonomi- och upphandlingsenheten har tillsammans med verksamhetschefer/enhetschefer kontrollerat avtalstroheten. Avtalslojaliteten har undersökts utifrån 2014 års bokförda transaktioner. Samtliga leverantör finns med i underlaget. Leverantörer, som kommunen handlat för mer än 200 tkr av, har kontrollerats och kommenterats av verksamheten. Leverantörer där inköp gjorts för belopp mellan 200-20 tkr har bedömts av ekonomi- och upphandlingsenheten. Leverantörer där inköp gjorts för under 20 tkr har bedömningen gjorts att 50% är upphandlade enligt avtal. Avtalstroheten har ökat i jämförelse med 2011 och ligger kvar på ungefär samma nivå som 2014: 2014 86,9% 2013 87,8 % 2011, 76,5 % 2008, 85,5 % Totalt sett har kommunen köpt varor och tjänster för 800 mkr. Av dessa var 690 mkr köpta hos leverantör som vi har avtal med. Kommunens web-baserade inköpsstöd - Winst, har implementerats. Där finns kommunens alla avtal samlade och inom vissa områden kan göras beställningar direkt i systemet. 425 användare har utbildats. Fler användare i systemet ger ökad avtalstrohet och bättre affärer för kommunen. Genomgången av avtalstroheten visade ett behov av fler ramavtal inom olika konsultområden. Avtalen beräknas vara klara för användning under våren och efter sommaren. Avtalslojaliteten inom området för köp av platser har minskat. Det är brukarens akuta behov som styr placeringen. Investeringsprojekt Ett flertal fakturor under ett halvt basbelopp som bokförts på investeringsprojektprojekt under 2014 har granskats. Regler för hur investeringar ska redovisas finns bland annat i den kommunala redovisningslagen (KRL, 1997:614) och Rådet för kommunal redovisning, rekommendation 11.4. I kommunens anvisning för redovisning av investeringar framgår som gränsdragning för aktivering och kostnadsföring av en investering en beloppsgräns på ½ prisbasbelopp exkl. moms, alltså 22 200 kr, och en livslängd på tre år. Efter genomförd granskning noteras följande:

6(7) Representationskostnader (deltagarförteckning skall bifogas), förtäring sammanträden, studieresor, annonser, invigningar mm skall bokföras löpande som driftkostnad. sektorekonom. Förvaltningen erbjuder såväl generella som individuella insatser. Det finns behov av att förtydliga informationen till de som handhar de ekonomiska underlagen. Kommunens anvisningar bör kompletteras. Vid aktivering av investeringsprojekt till anläggningsregistret skall ansvarig ekonom på redovisningsavdelningen gå igenom projektet. När kommunen går över till komponentavskrivning bör anläggningsregistret ges en tydligare struktur. Handkassor och kontanthantering Det finns ett stort antal handkassor inom kommunens organisation. Många av dessa kontrolleras varje år. Kontrollen omfattar avstämning, förvaring och användning. Rutiner för ekonomisk uppföljning Alla enhetschefer får möjlighet till prognosstöd inför delårsboksluten i april och augusti. De har generellt en god bild av det ekonomiska läget, hur man använder IT-stöd och i vilket syfte analyslistorna för personal ska användas. En öppen och bra dialog finns också med enhetschefer och administratörer ute på enheterna i det dagliga arbetet och i samband med månadsrapportering o dyl. Utbildning Nyanställda chefer får en gemensam introduktion som genomförs som ett led i förvaltningens utbildningsprogram. De får dessutom en individuell introduktion av respektive Leverantörsfakturor, bokföringsorder, attest Stickprovskontroller har genomförts i hela organisationen. Smärre avvikelser upptäcks vid varje tillfälle. Dessa rättas av ansvarig på respektive enhet. Erfarenheter samlas inom ekonomisektionen som underlag för att förbättra gällande rutinbeskrivningar. Antalet kunder som vill betala via e-faktura har ökat under 2014. Betalningspåminnelser Med anledning av att antalet betalningspåminnelser ökat under året kommer en uppföljning av alla inkassokrav och/eller betalningspåminnelser att göras. Avgiftsdebitering Stickprovskontroller med rimlighetsbedömning genomförs årligen inom hemtjänstdistrikt och särskilda boenden. Så även under 2014. Mervärdesskatt Momsreglerna är omfattande och komplicerade. Bland annat så gäller olika skattesatser för olika varor. Årligen kontrolleras tillämpningen av momsreglerna varvid brister inom främst leasing/hyra och representation återfinns. Precis som för leverantörsfakturor så åtgärdas bristerna genom att de konkreta felen rättas till av ansvarig befattningshavare och genom att rutinbeskrivningar ses över och utvecklas. Underlag över utförda kontrollmoment finns tillgängliga inom ekonomisektionen. C. Ärendehantering

7(7) Kanslienheten har en central roll i arbetet att utveckla administrationen i kommunen, till exempel med registrering av handlingar, tjänsteskrivelser, nämndadministration och arkivbildning. En stor del i utvecklingsarbetet ligger i digitaliseringen av handlingar och dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360 där ny systemförvaltare rekryterats för att kvalitetssäkra samt förbättra styrning och ledning, skapa bättre ordning och reda, förbättra möjligheterna till uppföljning, effektivisering och digitalisering, att ytterligare minska energi- och pappersförbrukning samt att förbereda for ett framtida E-arkiv. Ett annat skäl är att kommunen behöver bli bättre på att hantera dokument, ex vad som ska diarieföras och vad som är en allmän handling samt fullgöra sina skyldigheter enligt offentlighetsprincipen. redovisas uppföljningen av dessa i tertialrapporter och årsredovisning. En ny mall för tjänsteskrivelser med tillhörande riktlinjer har utarbetats under 2014 och gäller för ärenden som behandlas inom ramen för kommunstyrelsens nämndområde. Följande nya rubriker ingår: Bedömning utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål Bedömning i relation till barnperspektivet Bedömning i relation till jämställdhetsperspektivet Syftet med att uppdatera nuvarande tjänsteskrivelsemall med nya rubriker är att utveckla och förbättra kvaliteten på beslutsunderlagen. Bra och genomarbetade beslutsunderlag underlättar arbetet för både politik och förvaltning samt kvalitetssäkrar beslutsprocessen. Tjänsteskrivelsen kan även ses som ett internkontrollverktyg för att säkra den politiska styrkedjan och synliggöra förvaltningens kontinuerliga arbete kopplat till politiska mål och andra åtaganden. D. Måluppfyllelse Den modell förvaltningen utarbetat för risk- och sårbarhetsanalys tillämpas i Årsplan 2014 på kommunstyrelsens resultatmål. Generellt