Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2012 Kungälvs kommun Granskning av kommunens kulturpolitik
Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Syfte och revisionsfrågor/kontrollmål... 4 2.3. Granskningens revisionskriterier... 5 2.4. Metod... 5 3. Organisation, styrning och samverkan... 6 3.1. Organisation... 6 3.2. Styrning och samverkan kring kultur och turism... 7 3.3. Medarbetares syn på arbetssituationen inom sektorn... 9 3.4. Vår bedömning...11 4. Konsthantering...12 4.1. Ansvarsområden...12 4.2. Inköp av konst...12 4.3. Registrering, hantering och inventering av konst...12 4.4. Vår bedömning...13 5. Sammanfattande bedömning och rekommendationer...15 5.1. Rekommendationer...16 Bilagor: Bilaga 1 Revisionskriterier Bilaga 2 Dokumentförteckning 1
1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungälvs kommun granskat kommunens kulturpolitik. Syftet har varit att granska hur kulturverksamheten har påverkats av de organisatoriska förändringar som skett sedan kulturnämnden lades ner. Granskningen har avgränsats enligt ställda kontrollmål och revisionsfrågor. Granskningen visar att det inte har genomförts någon utvärdering eller analys avseende effekterna av omorganisationen i kommunen från driftsnämnder till kommunstyrelse med utskott. Av granskningen framgår dock att det funnits en otydlig styrning av kulturverksamheten inom sektorn. Detta har föranlett att en omorganisation av kulturverksamheten inom sektorn påbörjats. Kulturverksamheten kommer att samlas i en ny kulturenhet med en enhetschef. Det pågår också en översyn av vilka verksamhetsområden som sektorn ska omfatta. Den politiska styrningen av kulturverksamheten upplevs ha kommit långt ifrån verksamheten och kulturfrågorna hamnar ofta i bakgrunden av skolfrågorna inom bildningsutskottet. Det är enligt vår mening inte tillfredsställande att det i vissa avseenden upplevs vara otydligt till vilket utskott och vad sektorn ska återrapportera. Der bedömas också finnas ett utvecklingsbehov avseende hur sektorn bryter ner och arbetar med kommunfullmäktiges mål. Resultatet av genomförd fokusgrupp i granskningen och kommunens medarbetarundersökning visar enligt vår bedömning behovet av en tydligare styrning inom sektorn och strategier för samverkan med övriga sektorer avseende kulturverksamheten. Av granskningen framgår att detta är ett förändringsarbete som pågår. Ansvaret för inköp av konst är inte tydliggjort. Det är enligt vår bedömning mycket bristfälligt att den senaste policyn för inköp av konst är från 2002 och gällde den dåvarande kulturnämnden. Det saknas aktuella riktlinjer och dokumenterade rutiner för inköp, inventering, hantering och flytt av konst. Det är dock positivt att rutiner för registrering, hantering och inventering av konst är under utarbetande. Kommunstyrelsen bedöms mot bakgrund av detta inte ha säkerställt en tillräcklig intern kontroll avseende sektor kultur och samhällsservice konsthantering. Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Kommunstyrelsen bör följa upp arbetet med den omorganisation som sker inom sektor kultur och samhällsservice för att säkerställa att styrning och ledning blir mer tydlig. Kommunstyrelsen rekommenderas tillse att målstyrningen inom sektor kultur och samhällsservice utvecklas så att denna är i enlighet med fastställd styrmodell för kommunen. 2
Kommunstyrelsen bör se över sektor kultur och samhällsservice återrapportering till utskott och kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen bör överväga att utveckla strategier och former för samverkan mellan sektorerna avseende kultur och turism. Kommunstyrelsen bör tillse att dokumenterade riktlinjer och rutiner avseende inköp av konst utarbetas samt att ansvaret för konstinköp tydliggörs. Kommunstyrelsen bör tillse att rutinerna för registrering, hantering och inventering av konst dokumenteras samt att det finns en tydlig plan för hur dessa ska kommuniceras till övriga berörda i kommunen. Arbetet med detta bör tidsättas. 3
2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunallagen reglerar inbördes förhållanden mellan de organ som utgör kommunens politiska kärna kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna. Kommunallagen lämnar däremot stort utrymme för kommunerna att själva utforma sin organisation. Flera kommuner har valt att avskaffa nämnderna till förmån för beredningar och/eller styrelseutskott. Den 1 januari 2007 trädde en ny politisk organisation i kraft i Kungälvs kommun. Denna innebar bland annat att den dåvarande kulturnämnden försvann och kommunstyrelsen fick ansvar för att fullgöra uppgifterna avseende kulturverksamheten. Under kommunstyrelsen finns ett bildningsutskott som bereder ärenden inom utbildning, kultur och fritid. I tjänstemannaorganisationen är kulturverksamheten placerad inom sektor kultur och samhällsservice. Ansvaret för kulturverksamhet inom exempelvis gymnasieskola och äldreomsorg ligger inom de sektorer där dessa verksamheter återfinns. Inom sektor kultur och samhällsservice ansvarar kultursektretare för inköp och hantering av konst i kommunen. Kommunrevisorerna har beslutat om en fördjupad granskning av huruvida de organisatoriska förändringarna påverkat kulturverksamheten i kommunen. 2.2. Syfte och revisionsfrågor/kontrollmål Syftet är att granska hur kulturverksamheten har påverkats av de organisatoriska förändringar som skett sedan kulturnämnden lades ner. Revisorerna har utifrån syftet formulerat följande kontrollmål vilka granskningen ska inriktas på: 1. Har utvärdering/analys skett av effekterna av respektive omorganisation? 2. Hur sker samordnig/samarbete gällande kulturfrågorna i en splittrad organisation? 3. Hur ser personalen på sin arbetssituation? 4. Var ligger ansvaret för inköp av kultur? 5. Hur säkras att inte kommunens konstinnehav skingras? För att uppfylla kontrollmålen vill vi även inrikta granskningen på följande revisionsfrågor: Vilken uppföljning får kommunstyrelsen avseende kulturverksamheten? Finns en ändamålsenlig samverkan mellan sektorerna avseende kommunens kulturverksamhet? Finns direktiv och riktlinjer för kommunens inköp av kultur vilka är kända i organisationen? 4
Har kommunstyrelsen säkerställt en god intern kontroll i konsthanteringen med inriktning på rutiner för inköp och hantering av konstinnehav? 2.3. Granskningens revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning utgörs av kommunallagen och Kungälvs kommuns modell för styrning. Dessa beskrivs närmare i bilaga 1. 2.4. Metod Granskningen har i huvudsak genomförts som en dokument- och intervjustudie. Dokumentförteckning framgår av bilaga 2. Intervjuer har genomförts med: Sektorschef kultur och samhällsservice Presidiet för bildningsutskottet Kultursekreterare och medarbetare med ansvar för inventering av konst En fokusgrupp har genomförts med: Bibliotekschef, kultursekreterare och konstnärlig ledare Samtliga intervjuade har givits möjlighet att sakfelsgranska rapporten. 5
3. Organisation, styrning och samverkan 3.1. Organisation Kungälvs kommuns organisation Den 1 januari 2007 trädde en ny politisk organisation i kraft i Kungälvs kommun. Denna innebar bland annat att den dåvarande kulturnämnden togs bort. Kommunstyrelsen fick ansvar för att fullgöra uppgifterna avseende kulturverksamheten. Kommunstyrelsens uppdrag framgår av kommunstyrelsens reglemente. Under kommunfullmäktige finns beredningar med ansvar för övergripande mål och riktlinjer inom vissa ansvarsområden. Lärandeberedningen arbetar med övergripande frågor som rör det livslånga lärandet, exempelvis skolplan och kulturplan. Bildningsutskottet under kommunstyrelsen bereder ärenden inom utbildning, kultur och fritid. Näringslivsutskottet har i uppdrag att bereda ärenden avseende turism och besöksnäring. Utskotten fattar beslut i vissa ärenden enligt fastställd delegationsordning. Inom förvaltningen finns sju sektorer. Sektor kultur och samhällsservice omfattar verksamheterna medborgarservice, biblioteksverksamhet, allmänkultur (kulturarrangemang, 6
konst, utställningar mm.), kulturskola 1, Mimers Teater, Kvarnkullen, information (både intern och extern), folkhälsoarbetet, näringslivsutveckling, överförmyndarverksamhet, budget- och skuldrådgivning, Bohus fästning, konsumentrådgivning samt fritid och anläggningar. En ny sektorschef tillträdde i februari 2012. Kungälvs kommun har enligt de intervjuade i granskningen inte genomfört några utvärderingar av den genomförda organisationsförändringen när driftsnämnderna försvann till förmån för en kommunstyrelse med utskott. 3.2. Styrning och samverkan kring kultur och turism Av de intervjuade i granskningen framgår att det finns en viss otydlighet i styrningen av sektorn. Enligt de intervjuade finns det exempelvis en otydlighet kring var vissa frågor och verksamhetsområden har sin hemvist. Det finns en osäkerhet hur bildningsutskottet förhåller sig till lärandeberedningen avseende vissa frågor. Sektorn har också två utskott under kommunstyrelsen att förhålla sig till. Av intervjuer med medarbetare framgår att de upplever att den politiska styrningen av kulturverksamheten har kommit längre från verksamheten efter sektorns bildande och att det finns ett betydligt mindre intresse för kulturfrågorna jämfört med de övriga frågorna som bildningsutskottet ansvarar för. Sektor kultur och samhällsservice har också många verksamhetsområden som skiljer sig åt. Även bildningsutskottets presidium påtalar att kulturfrågorna inte får lika stort fokus i utskottet på grund av skolfrågorna. Kulturverksamheten inom sektor kultur och samhällsservice omfattar biblioteksverksamheten, utåtriktad kultur (arrangemang etc.) och kulturskolan. Kungälvs kommun har enligt uppgift avtal med Södra Bohuslän 2 om turismverksamheten, men det finns också en näringslivsutvecklare inom sektor kultur och samhällsservice som bland annat arbetar med turismfrågor. För närvarande ansvarar sektorn för Bohus fästning, men detta kommer enligt sektorschefen att övergå till bolagsform. Av intervjuerna framgår att det funnits en otydlig styrning av kulturverksamheten inom sektorn, eftersom att det inte funnits en tydlig kulturenhet med en chef för denna verksamhet. Detta har föranlett att en omorganisation av kulturverksamheten inom sektorn påbörjats. Kulturverksamheten kommer att samlas i en ny kulturenhet med en enhetschef. Enheten kommer att innefatta både den utåtriktade kulturverksamheten och kulturskolan. Tidigare har det inte funnits någon chef för kulturverksamheten under sektorschefen, utan endast en enhetschef för biblioteksverksamheten samt en enhetschef för kulturskolan. Enligt sektorschefen förs en diskussion i kommunen kring hur verksamhetsområden ska fördelas på sektorerna. Sektorschefen menar också att det finns större möjligheter till samverkan inom sektorn kring vissa stödfunktioner, till exempel ekonomiadministration. 1 Ingår från och med i år i sektorn. 2 Medlemsföretag som drivs som ekonomisk förening av näringslivet i Kungälv, Orust, Stenungssund och Tjörn. 7
Omorganisation inom sektorn med en tydligare kulturenhet och en eventuell renodling av verksamhetsområdena inom sektorn uppges ha goda förutsättningar att lyfta fram kulturverksamheten enligt både intervjuade medarbetare och presidiet i bildningsutskottet. Både intervjuade medarbetare och presidiet i bildningsutskottet menar också att den nya sektorschefens bakgrund från kulturverksamheten kommer bidra till ett tydligare fokus på kulturverksamheten. Enligt sektorschefen kommer en ledningsgrupp för sektorn att skapas bestående av sektorschef, bibliotekschef, kulturchef och fritidschef. 3.2.1. Styrning utifrån kommunfullmäktiges mål Kungälvs kommun har en styrmodell som är fastställd av kommunfullmäktige. Grundprinciperna för denna är att kommunfullmäktige beslutar om strategiska mål och ekonomiska villkor. Kommunstyrelsen formulerar sedan resultatmål till förvaltningen (samtliga sektorer). Förvaltningen analyserar sitt uppdrag och återkommer med förslag till årsplan som är förvaltningens åtagande till kommunstyrelsen. Sektorerna arbetar fram en verksamhetsplan, som är en form av överenskommelse mellan kommunchef och sektorschef. Sektor kultur och samhällsservice verksamhetsplan för 2012 beskriver: Ekonomiska aktiviteter för att hålla budget Planerade aktiviteter för att nå kommunstyrelsens resultatmål i årsplanen som gäller för sektorn samt övriga viktiga mål för sektorn Viktiga nyckeltal och effektivitetsmått Verksamhetsplanen har inom sektorn inte brutits ner på enhetsnivå, men detta är ett utvecklingsområde enligt sektorschefen. Nämndens presidium menar att målformuleringarna gällande kulturverksamheten kan tydliggöras, eftersom de upplever att vissa mål är vagt formulerade. Enligt sektorschefen finns det inom sektorn ett behov av att tydliggöra vilka styrdokument och handlingsplaner som är gällande och styrande för verksamheten. Lärandeberedningen har i uppdrag att arbeta med en kulturplan. Kommunfullmäktige har antagit en biblioteksplan för 2009-2011. Skälet till att denna inte reviderats är enligt sektorschefen att de inväntar lärandeberedningens arbete med kulturplanen samt regeringens förslag till ny bibliotekslag. Ett exempel på handlingsplan som vi i granskningen tagit del av är handlingsprogrammet för barn och ungas kultur i Kungälvs kommun från 2008, som finns tillgängligt på kommunens hemsida. Denna beskriver ett antal verksamhetsmål kring kultur för barn och unga och hur dessa mål ska uppnås. Enligt handlingsplanen ska policyn omsättas i praktiken inom ramen för kommunens verksamhetsplanering. Resultatmål, budget och tidsplan ska tydliggöras i samband med budget- och verksamhetsplaner och utvärderas årligen utifrån förvaltningens verksamhetsberättelse. I verksamhetsberättelsen för sektor kultur och samhällservice från 8
2011 framgår inte att målen i denna verksamhetsberättelse följts upp. I verksamhetsplanen för 2012 finns inga resultatmål utifrån målen i handlingsprogrammet. Bildningsutskottet får kontinuerligt information om aktuella ärenden inom sektorn vid sina sammanträden samt genom att tertialrapporter redovisas för utskottet. Av protokoll från bildningsutskottet framgår att former för rapportering från sektor kultur och samhällsservice till utskottet har varit uppe för diskussion. Kommunstyrelsen får enligt sektorschefen del av förvaltningens tertialrapporter och verksamhetsberättelse. 3.2.2. Samverkan med övriga sektorer kring kultur och turism Flera av verksamhetsområdena inom sektor kultur och samhällsservice har beröringspunkter med andra sektorer. Ansvaret för kulturverksamhet inom exempelvis gymnasieskola och äldreomsorg ligger inom de sektorer där dessa verksamheter återfinns. Intervjuade medarbetare menar att det saknas en tydlig strategi för samverkan kring kulturfrågorna, exempelvis med äldreomsorgen. I viss mån har försök till samverkan med äldreomsorgen skett enligt de intervjuade. Vad gäller samverkan med skolan upplevs det finnas tydliga strukturer för detta, exempelvis genom kulturskolans samarbete med skolorna och de filialbibliotek som finns vid skolorna. Enligt de intervjuade sker samverkan med andra sektorer avseende turismfrågan, till exempel genom att sektor kultur och samhällsservice deltar i projekt som drivs av kommunledningskontoret. Det strategiska ansvaret för turismverksamheten upplevs dock som otydligt enligt intervjuade medarbetare. 3.3. Medarbetares syn på arbetssituationen inom sektorn Inom ramen för granskningen har en fokusgrupp genomförts med tre medarbetare inom sektorn, i syfte att diskutera medarbetarnas uppfattning kring arbetssituation inom sektorn, men också sektorns organisation. Fokusgruppen syftar till att ge exempel på medarbetares uppfattning om detta. För att ytterligare belysa detta område har vi även tagit del av kommunens senast genomförda medarbetarundersökning. 3.3.1. Resultat från fokusgrupp De intervjuade medarbetarna framhåller att det varit flera omorganisationer inom sektorn kring kulturverksamheten, vilket inneburit att verksamheten inte haft något normaltillstånd i sektorn. Avsaknaden av en chef för kulturverksamheten har också inneburit en otydlig styrning av verksamheten. De sparbeting som funnits på sektorn har enligt medarbetarna också inneburit en högre arbetsbelastning inom kulturverksamheten. Som tidigare nämnts upplever medarbetarna den politiska styrningen av kulturverksamheten som otydlig. Samtidigt upplevs det som positivt att den politiska styrningen på detaljnivå minskat, vilket enligt medarbetarna kunde vara fallet när kulturnämnden fanns. 9
En styrka som lyfts fram av medarbetarna är att det inom sektorn funnits och finns en stabil struktur för biblioteksverksamheten med en enhetschef (bibliotekschef). Även kulturskolan uppges haft en tydlig och stabil verksamhet. En kreativ arbetsmiljö och kreativ frihet samt god psykosocial arbetsmiljö lyfts fram som ytterligare styrkor inom de verksamhetsområden som intervjuade medarbetare arbetar inom. Intervjuade medarbetare lyfter också fram att de organisationsförändringar som sker inom sektorn kommer att skapa goda förutsättningar för en tydligare styrning och ett tydligare ledarskap inom sektorn. Förändringarna bedöms också utgöra en stor möjlighet för att utveckla verksamheten. Utvecklingsområden, både för arbetsmiljön och för organisationen inom sektorn, är enligt de intervjuade att tydliggöra uppdragen för kulturverksamheten och att i högre grad samverka, både inom sektorn och med kommunen i övrigt. Kommunikationen med kommunstyrelsen, bildningsutskottet och näringslivsutskottet kan också tydliggöras enligt intervjuade medarbetare. 3.3.2. Medarbetarundersökning 2011 Kungälvs kommun genomför årligen en medarbetarundersökning. Undersökningen innefattar en mätning av nöjd medarbetar index (NMI), två frågor om engagemang och ett antal frågor om arbetsklimatet 3 i Kungälvs kommun. När senaste medarbetarundersökningen genomfördes ingick inte kulturskolan i sektorn. Den senaste medarbetarundersökningen från 2011 visar bland annat att NMI är 64 för sektorn på en skala 1-100, där 1 är missnöjd och 100 är nöjd. Genomsnittet i kommunen är 65. Engagemang mäts genom två frågor. På frågan om man kan tänka sig att rekommendera andra i sin närhet att börja arbeta på sin arbetsplats är index för sektorn är 64. Genomsnitt för kommunen är 69. På frågan om man tror att man bytt arbetsgivare om ett år är index 70. Genomsnitt i kommunen är 71. Skalan är mellan 0-100, där 1 är missnöjd och 100 är nöjd. Arbetsklimatet mäts genom ett antal frågor inom 14 olika kategorier med ett index mellan 1 och 4, där 1 är det lägsta värdet och 4 det högsta. Sammanfattningsvis kan konstateras att sektorn inom de flesta kategorier (9 av 14) har ett index som är under medelvärdet i kommunen. För en kategori ligger sektorn över och i resterande på samma nivå som kommunens medelvärde. Inom exempelvis kategorin ledarskap är resultatet för sektorn ett index på 2,7 (2,9 var medelvärde för kommunen). Inom ramen för denna kategori ställs frågorna: Får du tydliga besked från din närmaste chef om vad som förväntas av dig? 3 Omfattar områdena delaktighet, medarbetarsamtal, motivation, arbetstillfredsställelse, ledarskap, kompetens, mål och kvalitet, hälsa och arbetsmiljö förbättringsarbete, hälsa och arbetsmiljö hälsoeffekt, avsaknad av hot och våld, avsaknad av diskriminering samt arbete mot diskriminering. 10
Informerar din närmaste chef dig om arbetsplatsens mål och resultat? Kan du prata med din närmaste chef när du har svårigheter i arbetet? Stimulerar din närmaste chef dig till yrkesmässig utveckling? Kan din närmaste chef vid behov hantera relationsproblem inom arbetsplatsen? Upplever du att du har stöd från din närmaste chef? Att sektorns resultat ligger under medelvärdet konstateras i sektorns verksamhetsberättelse för 2011. Det finns dock stora skillnader mellan verksamhetsområdena inom sektorn. Utifrån resultatet har stadsbiblioteket lämnat in en handlingsplan. Allmänkultur omfattade vid detta tillfälle två medarbetare och enligt sektorschef har resultatet av enkäten tagits upp vid medarbetarsamtal med dessa. 3.4. Vår bedömning Det är enligt vår bedömning positivt att det pågår ett arbete med att förändra kulturverksamhetens organisation och att se över vilka verksamhetsområden som sektorn ska omfatta. Detta mot bakgrund av de brister som sektorn uppmärksammat avseende styrningen av denna verksamhet. Det har inte genomförts någon utvärdering av effekterna av att kulturnämnden lades ner till förmån för den nya politiska organisationen. Granskningen visar dock att det funnits och fortfarande finns behov av att tydliggöra styrningen inom sektorn samt ansvarsområden mellan sektorn och övriga sektorer. Kommunstyrelsen bör enligt vår bedömning följa upp arbetet med den omorganisation som sker inom sektorn. Beroende på vilka verksamhetsområden som kommer ingå i sektorn bör ledningsgruppen enligt vår mening också representera samtliga verksamhetsområden. Det är enligt vår mening inte tillfredsställande att det i vissa avseenden upplevs vara otydligt till vilket utskott och vad sektorn ska återrapportera. Kommunstyrelsen rekommenderas se över sektorns återrapportering till utskott och kommunstyrelse. Enligt vår bedömning finns det ett utvecklingsbehov avseende hur sektorn bryter ner och arbetar med kommunfullmäktiges mål samt övriga mål som framgår av handlingsplaner och policys. Det är enligt vår mening positivt om sektorn ämnar bryta ner målen på enhetsnivå. Kommunstyrelsen rekommenderas tillse att målstyrningen inom sektorn utvecklas samt tydliggöra vilka styrdokument som gäller för verksamheten och hur dessa relaterar till varandra. Det är enligt vår mening inte ändamålsenligt att det inte finns tydliga former för samverkan med övriga sektorer avseende kultur och turism, eftersom även andra sektorer arbetar med dessa verksamhetsområden. Kommunstyrelsen bör enligt vår bedömning överväga att utveckla strategier och former för samverkan. Resultatet av genomförd fokusgrupp och kommunens medarbetarundersökning visar enligt vår bedömning behovet av en tydligare styrning inom sektorn och samverkan med övriga sektorer avseende kulturverksamheten. Som framgår av granskningen är detta ett förändringsarbete som pågår. 11
4. Konsthantering 4.1. Ansvarsområden Kultursekreterare har inom ramen för sin tjänst ansvar för konsthanteringen inom sektor kultur och samhällsservice. Sedan årsskiftet finns en medarbetare med ansvar för hantering av konst (nedan kallad konstansvarig 4 ) men som sedan 2006 inom ramen för projektanställningar arbetat med inventering och registrering av konst. Kommunen har cirka 1110 konstverk i sin ägo. Av skrivelse från konstansvarig 2010 framgår att samlingen omfattar verk av ett stort antal etablerade konstnärer, också lokala från Kungälv och Västsverige, från mitten av 1900-talet fram till i dag. Det finns enligt uppgift ingen övergripande policy kring konstinköp i kommunen, där det exempelvis framgår att sektorn har ansvar för inköp av konst för hela kommunen. 4.2. Inköp av konst Det finns ingen aktuell policy eller andra direktiv för inköp av konst. Den senaste policyn är från 2002 och gällde för dåvarande kulturnämnden. Av intervjuerna framgår att inköp av konst inte har skett i någon större omfattning de senaste åren. Enligt intervjuad kultursekreterare och konstansvarig har antalet konstinköp de senaste åren varit enligt följande: 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Antal inköpta konstverk 12 9 9 6 1 2 Beslut om dessa inköp har tagits av kultursekreterare och kulturchef. Inom den tidigare kulturnämnden fanns en inköpskommitté, bestående av politiker ur nämnden och kultursekreterare, som skulle besluta om inköp av konsten. Enligt de intervjuade sker attestering vid inköp av konst enligt de ordinarie rutinerna för inköp i kommunerna, vilket innebär att överordnad chef ska attestera. I kommunen finns ett gemensamt attestreglemente samt en sektorsspecifik attestordning. 4.3. Registrering, hantering och inventering av konst Det finns inga övergripande dokumenterade riktlinjer avseende sektorns hantering av konst. Konstansvarig påbörjade under sin projektanställning arbetet med att inventera och registrera kommunens konst. Innan konstansvarig påbörjade arbetet hade den senaste inventeringen av konst genomförts under 1980-talet enligt de intervjuade. Konsten var registrerad i ett dataregister som inte innehöll några bilder på konstverken och registret 4 Benämning och arbetsuppgifter för denna funktion är inte fastställd. 12
innehöll också inaktuella och felaktiga uppgifter, exempelvis avseende var konsten fanns placerad. Konstansvarig påbörjade 2006 arbetet med att inventera all konst runt om i kommunen och det förråd i Mimers hus där konst förvaras. Sektorn köpte 2010 in ett nytt system (Filemaker) för registrering av konst. Konstregistret kompletterades också med cirka 500 verk som inte fanns inlagda i registret. Enligt sammanställning som konstansvarig gjorde i maj 2010 saknades 5 95 verk och cirka 190 konstverk är i behov av underhåll. Registrering av konst sker i systemet Filemaker. Konstansvarig har än så länge fotodokumenterat och registrerat nästan alla konstverk. I registret ska också finnas en koppling till var konstverket är placerat. I dagsläget har kultursekreterare och konstansvarig tillgång till registret. Konst som inte finns utställd förvaras i ett förråd. Inventering av konst är enligt kultursekreterare och konstansvarig tänkt att ske varje år. En diskussion har förts kring att den enhet som tagit emot konst också ska ha ett ansvar för att konsten finns på enheten och exempelvis årligen bekräfta detta. Dokumenterade rutiner för både inventering, registrering och övrig hantering av konst är under utarbetande. En rutin ska utarbetas för flytt av konst. Av intervjuerna framgår att det tidigare funnits problem med att flytt av konst inte anmälts till sektorn, exempelvis vid de omflyttningar som skett i samband med ombyggnaden av kommunhuset. Tanken är att det ska finnas en webblankett vilken de som ämnar flytta konst ska fylla i och skicka in. Ett utvecklingsområde enligt intervjuad kultursekreterare och konstansvarig är att skapa rutiner för rotation av konst mellan de olika arbetsplatserna. 4.4. Vår bedömning Kommunstyrelsen har enligt vår bedömning inte säkerställt en tillräcklig intern kontroll avseende sektor kultur och samhällsservice konsthantering. Detta mot bakgrund av att det saknas aktuella riktlinjer och dokumenterade rutiner för inköp, inventering och hantering av konst. Det är enligt vår bedömning mycket bristfälligt att den senaste policyn för inköp av konst är från 2002 och gällde den dåvarande kulturnämnden. Inköp av konst omfattas av lagen om offentlig upphandling och rutiner för inköp av konst inom sektorn bör tydliggöras. Kommunstyrelsen bör tillse att dokumenterade riktlinjer och rutiner avseende inköp av konst utarbetas samt att ansvaret för konstinköp tydliggörs. Vidare framgår att innan den inventering som genomfördes mellan 2006 fram till 2012, hade senaste inventering genomförts under 1980-talet. Flera konstverk saknas. Det är dock positivt att rutiner för registrering, hantering och inventering av konst är under utarbetande. Vi bedömer att de rutiner som innefattar att konsten registreras med foto och hänvisning till vart 5 Verk som inte hade påträffats vid inventeringen. 13
konstverket finns, innebär goda förutsättningar för att upprätthålla en tillräcklig intern kontroll i detta avseende. Inventering av konsten bör enligt vår mening genomföras kontinuerligt. Vi anser det vara positivt om det utarbetas tydliga rutiner för anmälan av flytt av konstverk samt att de som tagit emot konst har ett ansvar. Kommunstyrelsen bör tillse att rutinerna för registrering, hantering och inventering av konst dokumenteras och att det finns en tydlig plan för hur dessa ska kommuniceras till övriga berörda i kommunen, för att säkerställa att rutinerna är kända hos samtliga som innehar konst. Arbetet med detta bör tidsättas. 14
5. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Nedan framgår vår sammanfattande bedömning av respektive kontrollmål. Har utvärdering/analys skett av effekterna av respektive omorganisation? Det har inte genomförts någon utvärdering eller analys avseende effekterna av omorganisationen från driftsnämnder till kommunstyrelse med utskott. Av granskningen framgår att det funnits en otydlig styrning av kulturverksamheten inom sektorn. Mot bakgrund av detta är det enligt vår bedömning positivt att en omorganisation av kulturverksamheten pågår samt att en översyn sker av vilka verksamhetsområden som sektorn ska omfatta. Den politiska styrningen av kulturverksamheten upplevs ha kommit långt ifrån verksamheten och kulturfrågorna hamnar ofta i bakgrunden av skolfrågorna inom bildningsutskottet. Det är enligt vår mening inte tillfredsställande att det i vissa avseenden upplevs vara otydligt till vilket utskott och vad sektorn ska återrapportera. Enligt vår bedömning finns det ett utvecklingsbehov avseende hur sektorn bryter ner och arbetar med kommunfullmäktiges mål. Hur sker samordnig/samarbete gällande kulturfrågorna i en splittrad organisation? Granskningen visar att det funnits brister avseende styrning av kulturverksamheten inom sektorn. Som ovan nämnts är det enligt vår bedömning därför positivt att en omorganisation avseende denna verksamhet sker. Både kultur, turism och bibliotek berör andra sektorers verksamhetsområden och det är enligt vår mening inte ändamålsenligt att det i vissa avseenden saknas tydliga former för samverkan med övriga sektorer avseende kultur och turism. Hur ser personalen på sin arbetssituation? Både resultatet av genomförd fokusgrupp i granskningen och kommunens medarbetarundersökning visar enligt vår bedömning på behovet av en tydligare styrning inom sektorn och strategier för samverkan med övriga sektorer avseende kulturverksamheten. Av granskningen framgår att detta är ett förändringsarbete som pågår. Var ligger ansvaret för inköp av kultur? Ansvaret för inköp av konst är inte tydliggjort. Det är enligt vår bedömning mycket bristfälligt att den senaste policyn för inköp av konst är från 2002 och gällde den dåvarande kulturnämnden. Inköp av konst omfattas av lagen om offentlig upphandling och rutiner för vem som har rätt att fatta beslut om att köpa in konst inom sektorn bör tydliggöras. 15
Hur säkras att inte kommunens konstinnehav skingras? Kommunstyrelsen har enligt vår bedömning inte säkerställt en tillräcklig intern kontroll avseende sektor kultur och samhällsservice konsthantering. Detta mot bakgrund av att det saknas aktuella riktlinjer och dokumenterade rutiner för inköp, inventering, hantering och flytt av konst. Det är dock positivt att rutiner för registrering, hantering och inventering av konst är under utarbetande. 5.1. Rekommendationer Kommunstyrelsen bör följa upp arbetet med den omorganisation som sker inom sektor kultur och samhällsservice för att säkerställa att styrning och ledning blir mer tydlig. Kommunstyrelsen rekommenderas tillse att målstyrningen inom sektor kultur och samhällsservice utvecklas så att denna är i enlighet med fastställd styrmodell för kommunen. Kommunstyrelsen bör se över sektor kultur och samhällsservice återrapportering till utskott och kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen bör överväga att utveckla strategier och former för samverkan mellan sektorerna avseende kultur och turism. Kommunstyrelsen bör tillse att dokumenterade riktlinjer och rutiner avseende inköp av konst utarbetas samt att ansvaret för konstinköp tydliggörs. Kommunstyrelsen bör tillse att rutinerna för registrering, hantering och inventering av konst dokumenteras samt att det finns en tydlig plan för hur dessa ska kommuniceras till övriga berörda i kommunen. Arbetet med detta bör tidsättas. Göteborg den 19 juni 2012 Liselott M Daun Certifierad kommunal revisor Ernst & Youn g Mikaela Bengtsson Verksamhetsrevisor Ernst & Young Lina Tjernberg Verksamhetsrevisor Ernst & Young 16
Bilaga 1: Revisionskriterier Kommunallagen Enligt 6 kap. 7 kommunallagen skall nämnden/styrelsen inom sitt område tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnd/styrelse skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Modell för styrningen i Kungälvs kommun Kungälvs kommun har en styrmodell som är antagen av kommunfullmäktige 2008-04-10. Denna beskrivs i dokumentet Modell för styrningen i Kungälvs kommun - Från demokrati till effekt och tillbaka. Grundprinciper i denna styrmodell är bland annat att: Kommunfullmäktige fattar beslut om strategiska mål med visionen som grund samt beslutar om ekonomiska ramar för verksamheten Som grund för kommunfullmäktiges strategiska mål finns förutom visionen även strategiska förutsättningar vilken består av tre delar. Dessa är ekonomi, medarbetare och processer. Kommunstyrelsen konkretiserar sedan målen i resultatmål. Kommunstyrelsen bekräftar sitt åtagande gentemot kommunfullmäktige via årsplanen. Kommunchef och sektorschefer tar emot mål och uppdrag från kommunstyrelsen och fördelar dessa inom förvaltningen. I sin verksamhetsplan planerar respektive sektor i dialog med sina respektive enheter vad som ska göras, när och av vem. Hur sektorn ska nå kommunstyrelsens resultatmål analyseras i sin tur utifrån perspektiven medborgare, processer, medarbetare samt ekonomi. Kommunchefen och sektorschefer sammanställer sedan respektive sektors verksamhetsplan till en förvaltningsgemensam årsplan utifrån mål och de fyra perspektiven i balanserad styrning. På enhetsnivå ska verksamheterna på samma sätt som på sektorsnivå ytterligare precisera hur man avser att arbeta gentemot överordnade mål och uppdrag. 17
Bilaga 2: Dokumentförteckning Modell för styrningen i Kungälvs kommun Från demokrati till effekt och tillbaka, antagen av kommunfullmäktige 2008-04-10 Reglemente för kommunstyrelsen, gällande from 1 november 2008, senast reviderad 2011-06-16 Kommunstyrelsens delegeringsordning, antagen av kommunstyrelsen 8 januari 2007, senast reviderad 2012-01-25 Rambudget för Kungälvs kommun 2012-2015 Årsplan 2012 Verksamhetsplan 2012, Sektor Kultur och Samhällsservice Verksamhetsberättelse 2011, Kultur och Samhällsservice KULT Handlingsprogram för barn och ungas kultur i Kungälvs kommun, KF 2008-11-06 Biblioteksplan 2009-2011 Attestreglemente för Kungälvs kommun, 2007-06-18 Ansvar med attest och ersättare, uppdaterad 2012-05-25 Delar ur sammanträdesprotokoll från bildningsutskottet/utbildnings- och främjandeutskottet 2011-05-04, 2011-06-07, 2011-06-29, 2011-11-16, 2011-12-15, 2011-10-19, 2011-08-24, 2011-08-24, 2012-02-01, 2012-03-28 och 2012-05-02. Rapporter från medarbetarundersökning 2011, Kultur och Samhällsservice Konstinventering, Inventering av Kungälvs kommuns konstsamling, rapport inklusive bilagor, juni 2010 Riktlinjer för kulturnämndens konstinköpsrutiner, 2002-08-29 18