e 20 års redovisning på nätet med Exder Så ansluter Arbetsförmedlingen sina leverantörer Nr 3 Exder 20 år! Fakturaportalen 10 år! Akademibokhandeln är bokbranschens pionjärer E-affärer med alla tack vare samtrafik! e en tidning från Expert Systems experten på elektroniska affärer 1
Innehåll 3 4 6 8 Exder 20 år & Fakturaportalen 10 år! Veteraner på bokföring i molnet Akademibokhandeln är branschens pionjärer Spelleverantören handlar smidigt i Exder 9 10 11 12 E-affärer med alla tack vare samtrafik! Så ansluter Arbetsförmedlingen sina leverantörer Projektavdelningen som tar ert EDIprojekt från start till mål Elektroniska affärer med majskrokar 4 6 8 10 11 VD har ordet Simma med oss! Tänk att det redan gått 20 år sedan våra första kunder började köra Exder! Tiden går fort när man har roligt heter det - och det har vi. När våra första kunder började köra Exder 1992 fanns inte Internet på samma sätt som idag när nästan allt och alla är uppkopplade hela tiden. Då var det viktigt vilket modem man hade - och vilket modem det var i andra änden. Att koppla upp sig till Internet var nästan svartkonst och det kostade över 100 kronor i timmen att vara uppkopplad i så kallat rikssamtal för en hastighet på 0.0096 Mbps... Inte undra på att vi var ensamma om att erbjuda ett uppkopplat affärssystem på den tiden... Självklart lyfter vi i detta nummer fram ett par riktiga Exder-veteraner som minns hur det var! UNDER DE HÄR ÅREN HAR VI SETT trender, benämningar, kollegor och profetior komma och gå. Men trenden att ha sitt affärssystem på Internet i molnet som det kalllas - och att göra affärer elektroniskt ökar hela tiden. SJÄLVKLART LEVER VI INTE BARA på gamla meriter - vi lägger mer kraft än någonsin på nyutveckling, förbättringar och att göra det ännu enklare att handla med ännu fler. Läs gärna mer om vad det innebär för just dig att vi nu har ett väldigt stort samtrafiknätverk eller hur du kan köra Exder och Fakturaportalen mobilt. vara det dominerande sättet att fakturera i Europa 2020. Det är en stor uppgift som vi aktivt arbetar med. E-FAKTUROR ÄR JU BRA på många sätt men faktum är att vi tycker det är lite extra spännande när de elektroniska affärerna stöttar en större del av verksamheten. När fakturan bara är ett litet moment i slutet av kedjan och när logistik, varuförsörjning och affärsstyrningen stöttas av t.ex. elektroniskt överförd artikelinformation, prislistor, beställningar, leveransaviseringar med mera - då uppstår de riktigt stora vinsterna. För personalen, ekonomin och miljön. Se t.ex. artikeln om Akademibokhandeln som går i spetsen i en bransch vars affärsprocesser både är ganska komplexa och har långa anor. VI FÖRSTÅR ATT MÅNGA TYCKER att elektroniska affärer är svårt. Det finns faktiskt de som tjänar på att det uppfattas som svårt. Men egentligen är det som att simma: lätt när man kan men vill man slippa kallsupar i början är det bra att hålla någon i handen. Så låt oss hålla även er i handen! 12 ELEKTRONISKA FAKTUROR är ju på tapeten på många sätt. Bland annat har EU-kommissionen som mål att e-fakturering skall Christer Rygaard, VD Expert Systems e 2012 En tidning från Expert Systems Development Svenska AB Sjöflygvägen 35 A, 183 62 Täby Tel: 08-446 34 00 info@expertsystems.se Redaktion: Ansvarig utgivare: Christer Rygaard Chefredaktör: Ewa Klevebro Skribent: Nina Peldán Layout: Anna Amgren Foto: Johan Olsson Beställ tidningen i pappersformat eller som nedladdningsbar PDF på www.expertsystems.se. Där kan du också enkelt läsa eller avbeställa tidningen. På omslaget Harold op het Veld, KF Media och Camilla Hemström, Akademibokhandeln. 2
Exder 20 år! I år firar Exder 20-årsjubileum. Redan 1992 lanserade vi Exder med bokföring på nätet - det var långt innan det börjades prata om molnet. På den tiden erbjöd vi en modemlösning för våra kunder. Mycket har hänt under de här åren men vi fortsätter att utveckla våra applikationer för framtidens behov - precis som vi alltid har gjort! Fakturaportalen 10 år! 2002 lanserade vi Fakturaportalen och så vitt vi vet var vi först på marknaden - åtminstone i Sverige. Sedan dess har miljontals fakturor, tillsammans värda många miljarder kronor skickats via Fakturaportalen. Tusentals företag och alla svenska myndigheter har anslutit sig. Under årens lopp har vi samlat på oss stor erfarenhet när det gäller e-fakturor, standarder, format och hur affärsprocesserna ser ut, både på köpar- och säljarsidan. Exder lanseras! Fakturaportalen lanseras! Exder EDI lanseras! 1992 1995 1998 2000 2002 2006 2012 Microsofts Windows 3.1 lanseras Sovjetunionen upplöses offi ciellt Google grundas Anja Pärson tar sin första världscupseger i slalom IT-bubblan spricker Euron införs i Europa Facebook tillgänglig för allmänheten Barnsligt enkelt med Exder i plattan! Med en platta har du möjlighet att befinna dig var som helst när du jobbar i Exder. Enkelt och översiktligt kan du fortsätta hålla en strukturerad handel med dina kunder trots att du är på resande fot eller ute på kundbesök. Du har koll på order och fakturor oavsett om du är på kontoret eller hemma. Allt är precis som vanligt fast mer lättillgängligt! Snart kommer även Exder i en version anpassad för mobiltelefon - håll utkik. 3
Conny Nilsson, Sergel Biltvätt 20 års redovisning i molnet Sergel Bilservice och Sergel Biltvätt får dagligen besök av nya kunder som vill ha sina bilar servade. Det blir många unika kunder och fakturor att hålla koll på. Man började använda Exder Business som bokföringssystem för att få en säker hantering och spara tid och så har man fortsatt i 20 år. Tolv meter ned under Sergelgatan i Stockholm, närmare bestämt nere i Hötorgsgaraget, hittar man de två företagen Sergel Bilservice och Sergel Biltvätt. Här är det snabba ryck. Göran och Conny får hela tiden nya besök av kunder med bilar som ska servas, vårdas eller tvättas. Nere i garaget rör det sig om både tidsbeställda och plötsliga Drop In besök. Sysslorna rör allt inom bilservice och bilvård, förutom stenskottslagning på lack, berättar Conny Nilsson, ägare av Sergel Biltvätt. NÄR GÖRAN MAGNUSSON, ägare av Sergel Bilservice, började bokföra i Exder 1992 var elektronisk bokföring ett nytt fenomen, och datorer var så pass enkla och robusta att tangentborden klarade en högtryckstvätt utan att sluta fungera, berättar Göran. Nu, 20 år senare, har Göran hunnit bokföra cirka 13 000 fakturor i Exder. Varken Göran eller Conny gick någon utbildning när de började jobba i Exder. Conny menar att någon utbildning i Exder aldrig behövdes. Han har alltid känt sig trygg med Expert Systems och han vet att han alltid kan fråga om det är något han inte förstår. Frågan är alltid fri. Många företag är lite mer nu får ni klara er själva, men på Expert Systems har det alltid funnits hjälpsam personal som utbildar kunderna, säger Conny. Ganska nyligen gjordes dock en del stora uppdateringar i Exders bokföringssystem, och då behövde Conny en liten genomgång av alla de nya funktionerna. Då vände han sig till Expert Systems, och fick en skräddarsydd utbildning på kontoret i Täby. TROTS ATT KRAVEN på fakturor och bokföring idag är hårdare än vad de var för 20 år sedan, innan de började använda Exder Business som bokföringssystem, så har bokföringen effektiviserats i och med att de började använda Exder. Det är ju bara att knappa in ett kundnummer och fakturan, så har man alla uppgifter där. Det är perfekt, säger Conny. Det är inte bara tidsbesparande att sköta bokföringen i Exder, utan det känns även säkert, menar Göran. Speciellt trygg känner jag mig när det gäller myndigheter. Om det är några oklarheter eller frågor Veteraner på bokföring i Exder Anette Aava på Storstadens Lås Av sina 20 aktiva år inom låssmedsbranschen, har de använt Exder som bokföringssystem i 18. Det har fungerat så bra så vi har aldrig haft en anledning till att leta efter ett annat bokföringssystem, säger Anette Aava på Storstadens Lås. Med sex stycken anställda som dagligen servar företag, bostadsrättsföreningar och privatpersoner med installationer och försäljning av lås har man inte mycket tid över för administrativt arbete. För att kunna tillgodose alla kunder och ge den bästa servicen måste man prioritera tiden. För 18 år sedan efterfrågade Storstadens Lås ett lätthanterligt bokföringssystem, och valde Exder Business. 4
Kalle Skjönberg och Göran Magnusson, Sergel Bilservice från dem så har jag allt sparat i systemet, så det är bara att plocka fram fakturan och skriva ut den som stöd. En gång hade de också inbrott i garaget, och då blev alla datorer stulna. Vid sådana tillfällen är det fantastiskt att det inte drabbar vår bokföring, den har vi ju alltid tillgång till via internet, säger Göran. I vår- och hösttider när det är däckbytarsäsong är det mycket att göra i garaget. Arbetsbelastningen ökar, och Göran kan ha upp till 12 däckbyten per dag. GÖRAN TOG UNDER EN TID hjälp av Expert Systems bokföringsbyrå. Då behövde han bara mata in fakturorna för Sergels Bilservice i systemet, och därefter skötte Expert Systems all kontering. Innan de arbetade i Exder så var det andra visor. Man satt och knackade fakturor på skrivmaskinen. Det var jobbigt på den tiden. Bokföringen var ett stort moment, trots att vi inte hade lika många fakturor att sköta då som i dag, förklarar Göran. Det finns både fördelar och nackdelar med att ha många unika kunder. När det gäller bokföringen kan det vara tidskrävande att få in alla i systemet, så för ett tag sedan när Göran skulle registrera 100 stycken nya kunder i Exder, så kontaktade han Expert Systems. Därefter utvecklades en ny funktion, som gjorde det möjligt för honom att kopiera kunder i Exder, så han snabbt kunde utöka sitt kund- och leverantörsregister. UNDER EN PERIOD sa Göran upp sitt avtal med Expert Systems för att prova på andra bokföringssystem, men bestämde sig snart för att komma tillbaks igen, eftersom han insåg att det var så mycket enklare i Exder. Jag kom tillbaks med svansen mellan benen, skrattar han. Det enda jag behövde göra i Exder var ju att boka kund- och leverantörsfaktura. Att ordna en verifikationsredovisning gick med ett klick, så var det klart. På den tiden var vi rookies på bokföring, och kände oss nästan lurade av vår tidigare bokföringsfirma som tog så mycket betalt i jämförelse med kostnaden för Exders elektroniska bokföringssystem, säger Jan Antman på Storstadens Lås. DET ANETTE UPPSKATTAR mest med Exder är att bokföringen inte går i stöpet om hon blir sjuk och behöver vara hemma en dag, utan hon kan bokföra vart hon än befinner sig. Att ha alla fakturor registrerade i Exder är även mycket mer översiktligt och lätthanterligt än att sitta och grotta i en pärm. Anette och Jan uppskattar den långvariga relationen som har byggts upp med Expert Systems. Många företag skickar ju bara kunden och problemen vidare när oklarheter uppstår, men på Expert Systems finns det verkligen personal som vill hjälpa, inflikar Jan. Det är konstigt hur snabbt den tekniska utvecklingen går, ler Anette. FÖR 18 ÅR SEDAN när de började arbeta i Exder använde de personsökare i stället för mobiltelefoner. Personsökaren pep till när de fick en order, och visade då en kod på displayen. Då gällde det att skynda sig till närmsta telefonkiosk för att ringa Anette så hon kunde ta fram adress och portkod till kunden som behövde hjälp. Samtidigt var modem så ovanligt att Storstadens Lås hyrde uppkoppling på Expert Systems modem för att kunna boka sina fakturor. I dag, 18 år senare, funderar de på att utöka sina möjligheter i Exder genom att skaffa fler moduler. Något som kommer passa oss perfekt är när man har anpassat Exder till mobiltelefoner, så att vi kan registrera kundorder ute hos kunden direkt in i systemet, säger Jan. 5
Harold op het Veld, chef för varuförsörjningen på KF Media Camilla Hemström, projektledare på Akademibokhandeln Pionjärerna i bokbranschen Akademibokhandeln är bokbranschens pionjärer inom kompletta e-affärer. De har lyckats massansluta sina leverantörer med hjälp av Expert Systems anslutningsmetod ESAM. Vi måste effektivisera bokbranschen, säger Harold op het Veld, chef för varuförsörjningen på KF Media. Bokbranschen är en bransch som inte växer. Marginalerna blir allt mindre. Bokhandeln kan aldrig konkurrera med produktpriser och då måste man konkurrera med annat. Man måste minska på ledtiderna och de administrativa rutinerna. EXPERT SYSTEMS HJÄLPER BRANSCHEN att ta ett steg framåt mot en effektivisering. Akademibokhandeln är Sveriges marknadsledande bokhandelskedja. Tillsammans med bland andra Bokus, Norstedts Förlagsgrupp och Rabén & Sjögren ingår de i koncernen KF Media, som år 2011 hade en omsättning på ca 1,9 miljarder kronor. När KF Media grundades för två år sedan, lade man upp en strategi för affärseffektivisering - i vilken Leverantörsportalen och ESAM spelar en viktig roll. Det var där vårt samarbete med Expert Systems började, berättar Harold. Tidigare hanterade vi endast elektroniska orders med ett par av våra största leverantörer. Vi ville utöka till ett flöde där även elektronisk leveransavisering och faktura ingick. AFFÄRSPROCESSERNA I BOKBRANSCHEN skiljer sig från andra branscher. Expert Systems och Akademibokhandeln gjorde därför i projektstarten tillsammans en kartläggning av de olika affärsprocesserna. Därefter utvecklades en anpassad Leverantörsportal baserad på Exder EDI, för både leverantörer av böcker och kontorsmaterial. Teknik och anpassningar är 10% av jobbet. För att få en effekt av EDI måste man ansluta leverantörerna. Då underlättar det att ha en etablerad samarbetspartner som Expert Systems, som driver projekt med den väldigt trygga och genomarbetade anslutningsmetoden ESAM, säger Harold. I OCH MED ANSLUTNINGEN till Leverantörsportalen har man gjort stora tids- och kostnadsbesparingar i det administrativa arbetet. Avvikelser uppmärksammas redan i den elektroniska orderbekräftelsen som skickas när ordern har hanterats av leverantören i ett första skede - vilket har minskat antalet fakturafel med tillhörande kreditfakturor och bokföringsarbete. Att sedan ledtiderna har förkortats väsentligt sedan övergången till EDI är en viktig vinst för oss, tillägger Harold. Säkerhet och information om leveranser har länge varit underutvecklat i bokbranschen. Innan Leverantörsportalen visste man inte hur mycket som faktiskt skulle levereras, när det skulle levereras, eller om det skulle levereras. Med Leverantörsportalen får nu Akademibokhan- 6
Leverantörsportalen och ESAM är en viktig del i KF Medias strategi mot affärseffektivisering Harold op het Veld, KF Media deln elektroniska leveransaviseringar med exakt information om tid och antal. UNDER HELA ANSLUTNINGSPROCESSEN har Akademibokhandeln haft tillgång till ESAMlingsplatsen som är en gemensam webbplats för översikt och uppföljning av projektet. Vi har hela tiden blivit informerade och haft kontroll på leverantörernas framdrift i anslutningen, säger Camilla Hemström, projektledare på Akademibokhandeln. Camilla upplever att en ny förståelse för elektroniska affärer har etablerats i bokbranschen i och med massanslutningen till Leverantörsportalen. Branschen har blivit mer van vid EDI, vilket underlättar en framtida EDI-anslutning av de övriga enheterna i KF-media. Tidigare kunde vi få fakturor på vykort från leverantörer. Det försöker vi få bort nu, inflikar Harold. Processen har bara börjat. Visionen är att ansluta alla leverantörer inom koncernen KF Media till e-affärer. Nu har de genomfört första delen av anslutningen och då kommer mersmaken. Man börjar ju fundera på vilka ytterligare vinster och ytterligare effektiviseringar vi kan göra, säger Camilla. Så här gick projektet till enligt vår ESAM-metod: FÖRSTUDIE FÖRBEREDELSE ANSLUTNING Vi genomförde en workshop tillsammans med Akademibokhandeln och gick igenom och kartlade deras system och affärsprocesser. Workshopen resulterade i en affärsprocessbeskrivning om hur leverantörer handlar med Akademibokhandeln. Anpassningar av systemen, både hos Akademibokhandeln och hos Expert Systems gjordes utifrån affärsprocessbeskrivningen och de tekniska specifi kationerna. Analys och gruppering av leverantörer gjordes. Rutin för hur anslutningen skall gå till bestämdes, informationsbrev om EDI till leverantörer författades, projektplats och checklistor sattes upp. Anslutningsplan togs fram och bestämdes. Hela fl ödet testades och sen gick brev ut till leverantörerna. Leverantörer bearbetades, uppstartsmöten hölls, tekniska uppstarter gjordes och leverantörerna började handla elektroniskt. 7
Det kom inte som en överraskning för Tactic Sverige AB när de fick förfrågan om att börja handla elektroniskt. Allt fler väljer att gå över till elektronisk handel nu, säger Lars Ehrnberg, delägare och ordermottagare på Tactic Sverige AB. Tactic Sverige AB levererar roliga och intressanta sällskapsspel till butiker runt om i landet. Förra året tog de emot sin första elektroniska order från Akademibokhandeln. Det handlar om att man vill förenkla sina rutiner, förklarar Lars. Ordern skickas från Akademibokhandeln och hamnar direkt i Exder. Allt finns tillgängligt via internet och det gör det möjligt att fortsätta göra företagsresor, Lars Ehrnberg, delägare och ordermottagare på Tactic Sverige AB Akademibokhandelns spelleverantör samtidigt som man har en strukturerad orderhantering. LARS MENAR ATT EN ANSLUTNING till den elektroniska handeln direkt skapar en bättre och närmare relation till kunderna. Man jobbar tätare, och man blir en mer etablerad leverantör på marknaden, förklarar han. Sedan övergången till e-affärer har Lars också märkt att kunder beställer mer regelbundet av dem. Ibland har vi ju varit tvungna att göra delleveranser för att spelen tagit slut på lagret, och det fungerar bra i Exder, tillägger Lars. Det händer mycket just nu, inte minst inom företaget. Ofta läggs mycket fokus på att marknadsföra kommande nyheter i sortimentet. Det brukar röra sig om 15-20 stycken nya produkter på marknaden per år. Det aktuella bräd- och actionspelet Angry Birds spås bli en stor favorit bland konsumenterna. Att lägga upp information om nya artiklar är lika smidigt som tidigare. Vi skickar information om artiklarna till Akademibokhandeln som läser in det i vårt artikelregister i Exder, säger Lars. FINNS DET NÅGRA PLANER på att producera elektroniska spel då? I dag är det brädspel som dominerar sortimentet. Men vår utvecklingsavdelning tittar på olika spel till Ipads. Det händer som sagt saker nu i den elektroniska svängen. Många företag försöker ju involvera även spelen med elektroniken, säger Lars. INNAN LARS TOG EMOT sin första order i Exder deltog han i en telefonutbildning med supportpersonal på Expert Systems. Efter det har han klarat sig på egen hand i systemet. Krångligt är det ju inte, ler Lars. Exder och Fakturaportalen säljs av de stora När de stora konsultföretagen offererar e-lösningar för anslutning av många leverantörer ligger vi ofta bakom. Vi samarbetar med Logica, Evry (f.d. EDB) och Itella och är underleverantör när de offererar e-orderbaserade eller e-fakturalösningar för anslutning av många leverantörer. Det gör att vi är en del av deras lösningar vid stora upphandlingar. Till exempel avtalet med Ekonomistyrningsverket där Logica är avtalspart för de statliga ramavtalen om e-affärer och Exder/Leverantörsportalen ingår som lösning för leverantörerna. Itella har sålt Fakturaportalen till alla statliga myndigheter och Evry har sålt in projekt till både kommuner och privata företag. 8
E-affärer med alla tack vare samtrafik! Tänk om alla som vill göra e-affärer i Sverige lätt kunde nå varandra? Att man inte behövde fundera på vem som har vilken operatör och vilket format? Det har varit en dröm länge. Vi förverkligar drömmen om ett nätverk med hjälp av samtrafikavtal. Vi kopplar upp alla operatörer som våra kunder efterfrågar. Därmed har vi kanske det största nätverket i Sverige och det växer dag för dag. Vi kan dessutom skicka och ta emot i princip alla slags elektroniska meddelanden - såsom fakturor, order och leveransaviseringar. Operatör Operatör Operatör Här vill man inte vara. En koppling - här vill man vara. Utan operatörer och samtrafik skulle alla bli tvungna att koppla sig mot varandra, det blir både dyrt och tidskrävande. Nu när vi har samtrafiksavtal räcker det att vi och operatörerna har satt upp kommunikation mellan oss, sen kan alla våra kunder kommunicera med alla som är kunder till operatörerna! Exder Link Med Link kan ni koppla ihop ert affärssystem med Exder så att fakturaunderlag skickas helt automatiskt från ert system och vidare till kunden i önskat format: e-faktura, PDF eller pappersfaktura. Ett enkelt och smidigt sätt att sköta kundfaktureringen så att alla blir nöjda. Swets om Exder Link Jag vet faktiskt ingenting om er tjänst Exder Link eftersom jag aldrig har behövt sätta mig in i den. Vi jobbar i vårt faktureringssystem och sedan skickas fakturafiler till er som ni ser till att våra kunder får i önskat format. Det enda vi gör är att kontrollera att betalningen kommer in, och så har det rullat på. Viktoria Stift Sales Manager, Swets Swets är världsledande på marknaden inom informationstjänster. Deras produkter och tjänster styrker arbetet för tusentals akademiker, företag, myndigheter och medicinska organisationer världen över. Swets har kört Exder Link sedan 2004. Teknostäd om Exder eprinter Det är alltfl er kunder som efterfrågar e-fakturor och då är Exder eprinter en praktisk och tidsbesparande lösning. Dessutom får vi får snabb återkoppling i frågor och är nöjda med samarbetet med Expert Systems. Sofi a Iosifi dou Delägare, Teknostäd AB Teknostäd utför lokalvårdstjänster inom Storstockholm med omnejd för den offentliga och privata sektorn. Exder eprinter Med eprinter skriver ni ut fakturor från ert faktureringssystem till internetskrivaren eprinter. Fakturorna omvandlas till elektroniska fakturor och skickas vidare till mottagarens system - i önskat format: e-fakturor, mejlade PDF:er eller pappersfakturor. 9
Erik Ryrlind och Bengt Wahlin, Arbetsförmedlingen Vi får en bättre överblick på vad vi köper, hur vi köper och framför allt att vi köper rätt varor från rätt leverantör till rätt pris. Erik Ryrlind, Arbetsförmedlingen Så ansluter Arbetsförmedlingen sina leverantörer Arbetsförmedlingen har tillsammans med Expert Systems påbörjat ett leverantörsbearbetningsprojekt, med målet att ansluta cirka 300 leverantörer per år till elektronisk handel. År 2013 ska 80 % av alla Arbetsförmedlingens leverantörsfakturor skickas elektroniskt. Så stor andel som möjligt ska även vara baserade på elektroniska orders. Expert Systems bearbetar därför nu Arbetsförmedlingens leverantörer var för sig för att hitta den mest passande e-affärslösningen för varje unik leverantör. Det finns en expertis hos Expert Systems. De har erfarenhet av processerna kring anslutning till e-affärer sedan tidigare, säger Erik Ryrlind, e-affärsprojektledare på Arbetsförmedlingen. DET FINNS EN LÖSNING FÖR VARENDA LEVERANTÖR. För de som i dag inte har ett internt system för e-handel kommer Arbetsförmedlingen att erbjuda möjligheten att kostnadsfritt använda Leverantörsportalen - en beprövad tjänst från Expert Systems för komplett elektronisk handel, med vilken leverantörerna även kan handla med andra köpare. Det är även möjligt att på olika sätt skicka fristående fakturor elektroniskt från sitt faktureringssystem via Fakturaportalen till Arbetsförmedlingen. Även om vi bygger på etablerad standard vid leverantörsanslutning måste vi hitta unika lösningar för e-affärer som passar respektive leverantör, säger Bengt Wahlin på Arbetsförmedlingens ekonomiavdelning. ATT BÖRJA HANDLA ELEKTRONISKT resulterar i tidseffektivisering, kostnadsbesparingar och det grundar också till underlag för statistik och uppföljningar. Vi får en bättre överblick på vad vi köper, hur vi köper och framför allt att vi köper rätt varor från rätt leverantör till rätt pris, berättar Erik. HELST SER ARBETSFÖRMEDLINGEN att så många som möjligt tecknar sig för komplett EDI i form av elektronisk order, leveransavisering, faktura och prislista, det ger störst tid- och resursbesparing. Vi har räknat ut att vi sparar cirka 70 kr per elektronisk faktura. Tänk då vad en övergång till e-orderbaserad handel innebär, säger Erik. Att även skicka order elektroniskt ger en trygghet och rättssäkerhet för vad som faktiskt är beställt i förhållande till faktura. Systemet kontrollerar fakturan mot ordern, förklarar Erik. Visionen är ju att allt fler leverantörer ska se de fördelar e-handel för med sig, så att vi snabbt kan nå en optimal nivå, berättar Erik. 10
Vi på Expert Systems PROJEKTAVDELNINGEN Från vänster: Joakim Billing, Lotta Hjalmarsson, Ludwig Pettersson, Jeanette Medholm, Dan Carrick och Mattias Reichler. Det är vi som tar ert EDI-projekt från start till mål! För att få ett så lyckat anslutningsprojekt som möjligt driver våra projektledare sina projekt med visionen att motivera och engagera alla inblandade parter. Vi vill göra kundens interna projektledare till hjälte eller hjältinna, säger Lotta Hjalmarsson För att börja handla elektroniskt med sina leverantörer krävs det inte bara en teknisk lösning. För projektledaren är det viktigt att se projektet i sin helhet från start till mål. Vi har med hjälp av tidigare erfarenheter av leverantörsanslutningar byggt upp en bred kompetens inom området och tagit fram en strukturerad anslutningsmetod ESAM. ESAM innehåller alla de steg som krävs för ett lyckat projekt. Först gör vi en förstudie, där förutsättningar analyseras och lösningsförslag tas fram. Sedan kommer en förberedelsefas, där projektgruppen sätts samman, eventuella anpassningar görs i systemet, aktivitetsplan och informationsmaterial tas fram. Slutligen har vi anslutningsfasen, där leverantörerna informeras och ansluts till en EDI-lösning, berättar Mattias Reichler. Flexibilitet Strukturerade anslutningsprojekt i all ära - men faktum är att det egentligen inte finns några begränsningar inom ESAM, endast möjligheter. Alla projekt är unika. Vilka delar av ESAM som används i projektet, och till vilken grad, anpassas efter varje enskilt projekt. Ibland går vi in och leder projektet från början och ibland fungerar vi mer som rådgivare och vägledare. Vår metod anpassas efter vilka delar i projektet vår kund vill ha hjälp med, förklarar Joakim Billing. Våra områden Projektledaren jobbar ofta sida vid sida med kundens interna projektledare, inte minst för att hålla engagemanget och motivationen uppe genom hela projektets flöde, men även för att stötta i projektet där det behövs. För att få igång ett effektivt elektroniskt flöde kan man ibland behöva göra justeringar i teknik och invanda rutiner, och då kan våra projektledare ta rollen som tekniska rådgivare. För att nå besparingspotentialen i projektet behöver man ofta tänka nytt, motivera kundens personal och komma överens med leverantörerna om smidiga rutiner. Vi får ofta ta rollen som utbildare i projektet för att förklara och motivera alla som berörs i projektet om innebörden av elektroniska affärer och nya processer, inflikar Mattias, som tidigare jobbat som gymnasielärare och är van vid att utbilda. Våra projektledare kan även i anslutningsfasen hjälpa kunden med administrativa uppgifter som t.ex att formulera och skicka brev till leverantörerna och boka tid för uppföljande telefonkontakt. I anslutningsfasen av projektet hjälper vi också ofta till att kontakta leverantörerna, och bearbeta dem var för sig för att få en så effektiv anslutning som möjligt och ro hela projektet i hamn, säger Jeanette Medholm. - I slutändan handlar alla våra anslutningsprojekt om att hjälpa våra kunder att effektivisera sin logistik så att de lättare kan ta marknadsandelar, säger Jeanette Medholm. 11
Avsändare/returadress: Expert Systems Development AB Sjöfl ygvägen 35 A, 183 62 Täby B Sverige Porto Betalt Tea och Claes Johnsson, Mybug Mybug handlar elektroniskt Mybug AB är familjeföretaget bakom de välkända majskrokarna. All handel sköter de elektroniskt i Exder sedan 2010. När Tea Johnson som tillsammans med Claes Johnson driver företaget Mybug AB flyttade från Finland till Sverige 1999 tog hon med sig en samling finska majskrokar och en affärsidé som senare skulle visa sig fungera. Vi tänkte att det är väl bara att sparka igång ett företag, och sedan dess har affärerna rullat på, berättar Tea. De laktos- och glutenfria majskrokarna säljs i dag i nästan alla livsmedelsbutiker. De har en lustig krokighet och en konsistens som inga andra krokar har, säger Tea. Beställningarna rullar in via Exder, medan majskrokarna förvaras på lagret i Ljungby. När Tea har tagit emot ordern i Exder mailar hon palletiketterna och följesedel till lagret. Leveransen går iväg, och därefter faktureras kunderna direkt via Exder. Det är skönt att ha alla orders och fakturor samlade i Exder på en och samma plats, säger Claes. I DAG HAR DE ETT FLYTANDE KONTOR på Lidingö, men ibland händer det att de jobbar hemifrån villan i Täby. Sedan vi började använda Exder har vi kunnat hålla hus lite var som helst, och ta ut semester för första gången på 6 år, skrattar Tea. Det enda vi behöver är ju en dator och uppkoppling. AXFOOD, COOP, ICA, MENIGO och Bergendahls har alla olika krav på vilka elektroniska meddelanden som ska skickas i handeln mellan dem och Exder. En del vill ha orderbekräftelse, andra inte. En del vill ha palletiketter, andra inte. Det är inga problem, det är samma rutin för alla, det enda som skiljer hanteringen är några extra knapptryck för de som vill ha palletiketter med i leveransen. Det är jättelätt, säger Tea. KOMMER VI FÅ SE fler produkter i framtiden från Mybug AB? Absolut, vi har lite fler idéer på gång inom konceptet majs med lite olika former och smaker, ler Tea. Nästa mål är att expandera försäljningen till nya marknader utomlands. De har redan fått ett par förfrågningar från kunder runt om i Europa. Det bästa skulle ju vara att ha dem alla i Exder, tillägger Claes. artikelinformation e-affärer e-faktura affärssystem anslutningsprojekt www.expertsystems.se