Evenemangstrategi för Region Skåne Sammanfattad förkortad version
Bakgrund Evenemang är en viktig del av Region Skånes varumärke. Målsättningen att vara en attraktiv och innovativ region kombineras med att Region Skåne är en öppen och kompetent verksamhet. För att kunna göra en professionell bedömning om, hur och varför Region Skåne skall initiera och/eller medverka i externa evenemang krävs en tydlig strategi. Detta dokument skall användas som ett hjälpmedel/en ledstång i beslutsprocessen och genomförandet av ett evenemang. Det finns ett behov av att analysera beslut kring arrangerande av och medverkan i evenemang samt effekten och genomslaget av de evenemang som genomförs för att bättre stödja Region Skånes vision Skåne Livskvalitet i världsklass. Evenemangsdefinition Ett evenemang utgör ett led i intern eller extern marknadsföring och är som regel ett moment i en kommunikationsplan. Evenemanget ska fungera som plattform för överföring av värderingar och idéer i avsikt att påverka deltagarna och öka deras förståelse för Region Skånes tjänster/uppdrag och/eller organisationens värderingar och framtidsplaner. Utifrån den nya evenemangsstrategin kommer Region Skåne att få en bättre överblick över de evenemang som görs, och evenemangen kommer att följa de riktlinjer som dragits upp för att skapa en gemensam grund för alla enheter inom Region Skåne. Region Skåne äger tillsammans med de skånska kommunerna bolaget Event in Skåne, som har värvning av event som huvuduppgift. Det är i alla lägen viktigt att särskilja uppdrag som är relaterade till Region Skåne och sådana som hör hemma hos Event in Skåne, se illustrationen på sista sidan. Varumärkespolicy för Region Skåne Region Skånes beslutade varumärkespolicy ska ligga till grund för allt kommunikationsarbete och är den naturliga utgångspunkten för evenemangsstrategin. Region Skåne, beskrivet med mänskliga drag, är välkomnande, professionellt, drivande och ger ett tryggt intryck. Kommunikationen är tydlig, tillgänglig, trovärdig och tilltalande. Ytterst är Region Skånes löfte livskvalitet och det understöds och summeras av värdena hälsa, hållbarhet och tillväxt. Evenemangsvision Evenemangsstrategin ska bidra till den övergripande visionen för Region Skåne: Skåne Livskvalitet i världsklass. De evenemang som Region Skåne producerar i egen regi ska stärka de gemensamma värdena hälsa, hållbarhet och tillväxt avseende; innehåll, besökarupplevelse, säkerhet och miljöhänsyn. Besökarna ska dessutom uppleva att evenemangen lever upp till värdeorden, tydlig, tillgänglig, trovärdig och tilltalande.
Urvalskriterier Evenemang som Region Skåne arrangerar/deltar/finansierar/engagerar sig i ska ses som en del i en större helhet. Evenemangen ska vara en kommunikationskanal av flera, ett verktyg som tillsammans med annonsering, aktivitet i sociala media med mera bygger varumärket Region Skåne. Det finns svårigheter i att särskilja Region Skåne från landskapet Skåne som är ett starkt varu-märke i sig. Här måste Region Skåne bli tydligare i kommunikationen till allmänheten. Idag är sjukvård och kollektivtrafik i stort sett det som associeras till Region Skåne. Kännedomen om helheten måste breddas och utvecklas, där kan evenemang vara en del av varumärkesarbetet. Region Skåne är också en av de parter som ställt sig bakom en gemensam evenemangsstrategi för Öresundsregionen val av medverkan i evenemang skall också ställas i relation till de prioriteringar som finns i denna. Se www.oresundskomiteen.org Region Skåne ska i varje beslutstillfälle överväga om evenemanget istället kan genomföras av kommersiella krafter (d v s inte konkurrera med den öppna evenemangsmarknaden). Handlingsplan När Region Skåne fattat beslut om engagemang i ett evenemang ska en handlingsplan tas fram. Denna ska innehålla mål och syften, aktuella målgrupper samt utmaningar och framgångskriterier. Den ska också innehålla information om ansvariga för evenemanget, från såväl Region Skånes sida som evenemanget i sin helhet. En tidplan och även eventuell styrgrupp bör framgå här. Som en del av handlingsplanen ska det även finnas en övergripande kommunikationsplan och budget för evenemanget. Vid samarrangemang med andra aktörer ska avtal skrivas. Mål För att kunna bedöma hur relevant ett evenemang är måste det finnas tydliga mål vad vill Region Skåne uppnå med aktiviteten för direkt utvärdering, men även för att kunna avveckla evenemang som inte tidigare uppfyllt uppställda mål. Tydligt definierade mål som uppfylls kan motivera investeringen. Målgrupper Det är många olika målgrupper som Region Skånes verksamheter har att anpassa sina budskap och aktiviteter till. Det är allt ifrån näringsliv till beslutsfattare, medier, invånare, ungdomar, affärs-resenärer, turister med flera. För att kunna göra en bedömning av vilka evenemang som passar mot vilka målgrupper måste man inför varje beslut och förfrågan fundera över vilken/vilka målgrupper man vill nå. Det viktiga när man ställer dessa frågor är att man kan ge svar på vem, var, när, hur och framför allt varför.
Framgångskriterier För att säkerställa att Region Skånes engagemang i ett evenemang blir framgångsrikt är det viktigt att fundera över vilka framgångskriterierna är utifrån Region Skånes perspektiv. Principer vid medverkan i evenemang Synlighet. Region Skånes logotyp och/eller förklarande text skall alltid finnas med. Om andra parter väljer att inte ha med sin logotyp, gäller detta även Region Skåne. I sådant fall ska dock alltid en förklarande text återges som nedan vid finansiering, t ex Officiell partner, Finansieras av Region Skåne, På uppdrag av Region Skåne eller I samarbete med Region Skåne. Hållbarhet. Alla evenemang Region Skåne investerar i måste hålla en viss hållbarhetsnivå. Hållbarhet handlar om såväl ekonomiska och ekologiska som sociala aspekter. Region Skåne har som mål att vara fossilfritt år 2020, det ska alla evenemang bidra till att uppfylla. Enklast är att uppmana arrangören att bli Miljödiplomerat arrangemang. Finansiering. Vid hel- och delfinansiering används Finansieras av Region Skåne. Här förutsätts att man går in med finansiering utan att aktivt arbeta i verksamheten. I de fall där Region Skåne ansvarar för uppdrag och finansiering men där annan part utför, används På uppdrag av Region Skåne. I verksamhet där Region Skåne är en av flera aktiva parter med delat ansvar används I samarbete med Region Skåne. Möjligheter och rättigheter. Begreppet "sponsor" ska aldrig användas för att beskriva Region Skånes insats, då det inte på ett rättvisande sätt återspeglar Region Skånes uppdrag och funktion. Förutom synlighet i form av logotyp och text bör avtalet omfatta andra möjligheter rättigheter som kan användas för att ta med sekundära målgrupper till arrangemanget såsom biljetter, tillgång till kringarrangemang eller liknande. Detta ska regleras i skriftliga avtal. Uppföljning och mätning Beroende på evenemangets storlek och karaktär definieras redan vid beslutstillfället formen för utvärdering om den ska göras helt internt och/eller med extern konsulthjälp. Tid och resurser avsätts för detta. Ett evenemang ska alltid följas upp och utvärderas utifrån tidigare definierade mål. Saknas en plan och en struktur för hur evenemangen ska följas upp och vem som ansvarar för detta ska inte något evenemang genomföras. Utifrån de mål som preciseras ska en plan för uppföljning utvecklas för varje projekt. Handläggning av förfrågningar När en förfrågan om medverkan vid ett evenemang kommer in till någon i Region Skåne eller någon angränsande enhet, ska den hanteras enligt föreliggande modell.
Organisation kring evenemang