Tjänsteskrivelse. Särskild granskning Somalilands förening i Malmö



Relevanta dokument
Tjänsteskrivelse. Särskild granskning avseende GAK Enighet Vår referens. Ena Dzekovic Föreningssekreterare.

Särskild granskning avseende verksamhetsår 2012, Gymnasti k- föreningen Örnarna

Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse - Särskild granskning Fair Play Tennisklubb

Särskild granskning avseende verksamhetsår 2012, Be l- levuestadions Motion & Friskvård

Särskild granskning avseende verksamhetsår 2012, Malmö Allmänna Schackklubb

Somaliska Utbildning och Idrottsförening i Skåne - kontroll av aktivitetsbidrag och grundbidrag

Särskild granskning avseende Iransk-Svenska Solidaritets Förening

Särskild granskning avseende verksamhetsår 2012, IK Pantern

Särskild granskning avseende verksamhetsåret Limhamn

Särskild granskning avseende verksamhe tsår 2012, Malmö I d- rotts Kulturella Förening

Särskild granskning avseende verksamhetsår 2012, Malmö Allmänna Schackklubb

Kallelse och föredragningslista

Fritidsnämnden föreslås besluta

Dispensansökan Grundbidrag/halv konsulenttjänst, Föreningen FUB Tjänsteskrivelse dispens FUB, efter AU

Kallelse och föredragningslista

Ansökan om dispens gällande konsulentbidrag Malmö Ridklubb

Kallelse och föredragningslista

Ansökan om dispens gällande konsulentbidrag Fair Play Tennisklubb

KALLELSE OCH DAGORDNING

Ansökan om dispens grundbidrag Malmö Squash Rackets Club

Tjänsteskrivelse. Föreningsstöd 2014

Kallelse och föredragningslista

Fritidsnämnden föreslås besluta att

FRN-FRI Oxie Scoutkår - Bidrag som ej omfattas av de allmänna bidragsbestämmelserna 2013

Kallelse och föredragningslista

Avtalsbidrag - Terebi Ge-mu Malmö. Fritidsnämnden föreslås besluta

Yttrande till Förvaltningsrätten i Malmö, mål nr : Iransk-Svenska föreningen i Malmö överenskommelse om hyra FRN-FRI

Kallelse och föredragningslista

Tjänsteskrivelse. Föreningspool - MISO och MIP

Tjänsteskrivelse. Bidrag för politiska ungdomsförbund

Henrik Smithsgatan 13, Studion

VERSION N O R M E R FRITIDSFÖRVALTNINGEN. Bidragsnormer. för föreningsverksamhet i Vallentuna

Bidragsreglemente Föreningslivet NYKVARNS KOMMUN

Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna informationen och lägga den till handlingarna

Bidragsregler för idrottsföreningar

Tjänsteskrivelse. Föreningsstöd 2015

Tjänsteskrivelse. Motion om att utreda möjligheterna att i någon form återskapa Mästargalan (M)

att bevilja Y-teater Förening 0 kronor i grundbidrag för verksamhetsåret 2014.

KOMMUNALA BIDRAGSREGLER FÖR FÖRENINGAR REGISTRERADE I AVESTA KOMMUN Reviderad

BIDRAGSNORMER För barn- och ungdomsorganisationer i Vadstena kommun

Kallelse och föredragningslista

Regler för bidrag till idrottsföreningar i Upplands Väsby kommun med barn- och ungdomsverksamhet, anslutna till Riksidrottsförbundet.

Kallelse och föredragningslista

Kommunledningsförvaltningen, Stadshuset

Regler för kommunala bidrag till ungdomsföreningar i Vänersborgs kommun

Bidragsregler för övriga föreningar

Bidragsbestämmelser. Föreningsbidrag Hammarö kommun

Regler för bidrag till organisationer som bedriver ungdomsverksamhet i Lunds kommun

Förening som bedriver verksamhet på uppdrag av någon kommunal förvaltning är ej bidragsberättigad.

Sponsringspolicy med jämnställdhetsperspektiv - STK

Policy för föreningsbidrag och kommunal medfinansiering

FÖRENINGSBIDRAG. Handikappverksamhet. Dokumentet uppdaterat SKÖVDE KOMMUN

Fritidsnämnden föreslås besluta att

Policy för föreningsbidrag och kommunal medfinansiering

oktober 2012, mål nr , avd 1 Förvaltningen har skrivit ett förslag på överklagan till Kammarrätten i Göteborg. Fritidsnämnden föreslås besluta

SVALÖVS KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING BIDRAGSBESTÄMMELSER FÖR FÖRENINGAR I SVALÖVS KOMMUN

Bestämmelser för kommunalt föreningsstöd Sociala föreningar SN 2017/136

Riktlinjer föreningsbidrag Sektor stöd och omsorg

Ärendet Fritidsnämnden beslutade om internkontrollplan för 2014 (se bilaga). Den innehåller följande granskningsområden:

Fritidsförvaltningen 1 (4) BESLUTSFÖRSLAG Vår re fer ens. Bo Sjöström. KFUM KIOSK - Ansökan om verksamhetsbidrag FRI-FRN

Riktlinjer för föreningsbidrag från socialnämnden

Föreningsbidrag. & Regler. Landskrona kommun Fritids- och kulturförvaltningen. Foto: Zebra Media

Verksamhetsbidrag utanför ordinarie bidragssystem Föreningen Idrott För Handikappade (FIFH) FRI

Tjänsteskrivelse. Utvärdering av fritidsexpressen

Att söka föreningsbidrag för handikapp- och pensionärsföreningar samt samhällsnyttiga föreningar

Region Blekinge. Stöd till ungdomsorganisationer. Bidragsregler

1. Allmänna bestämmelser

Kallelse och föredragningslista

Ansökan om att arrangera en internationell friidrottsgala på Malmö stadion

Föreningsavdelningens hantering av personuppgifter

Ansökan om verksamhetsstöd 2015/ kr, Kulturföreningen Spiritus Mundi FRI

Bidragsregler för idrottsföreningar

Fritidsnämnden föreslås besluta

REGLEMENTE FÖR BIDRAG TILL PENSIONÄRSFÖRENINGAR

Bidragsbestämmelser riktlinjer och anvisningar för kommunalt föreningsbidrag

BIDRAGSNORMER. FASTSTÄLLDA AV KOMMUNFULLMÄKTIGE att gälla fr. o m Reviderad enligt kommunfullmäktiges beslut december 1986.

Föreningsstöd Regler. Fritids- och kulturförvaltningen. Idrotts-, scout-, frilufts- och nykterhetsföreningar, politiska och religiösa föreningar

Bestämmelser för kommunalt föreningsstöd Pensionärsföreningar och handikappföreningar

Föreningsbidrag - fritid barn- och ungdomsverksamhet

Gemensamma regler för pensionärsföreningar samt föreningar för funktionsnedsatta personer, beslutade av omsorgsförvaltningen

GILTIG FRÅN 1 JANUARI Fritidsnämndens. Föreningsstöd. malmo.se/foreningsliv

Bidragsbestämmelser föreningsbidrag

GRANSKNINGSRAPPORT. Föreningsbidrag. Projektledare: Lotta Onsö. Beslutad av revisorskollegiet Malmö stad Revisionskontoret

Tjänsteskrivelse. Organisationsbidrag inom det sociala området 2019 ASN

REGLER FÖR I VALDEMARSVIKS KOMMUN

Bestämmelser för kommunalt föreningsstöd Barn och ungdomsföreningar och kulturföreningar KFnD 2016/2

Allmänna bestämmelser

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum s. 1 (7)

Fritidsförvaltningen 1 (4) BESLUTSFÖRSLAG Vår re fer ens. Ekonomiavdelning. Rapport över internkontrollarbetet 2012

Förslag till beslut Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden föreslås besluta att

Ändrade lånevillkor och fortsatt borgensåtagande för lån till Malmö Automobilklubb

Kommunstyrelsens svar på förslag från BUN begäran om förlängd tid för upprättande av kvalitetsåtagande samverkan skola- hem

Tjänsteskrivelse. Remiss: Strategi för jämställd personalpolitik

Tjänsteskrivelse. Intern kontrollplan 2015

Föreningsbidrag. Fastställt av: Äldrenämnden Fastställt: Ansvar för revidering: Äldreförvaltningen

Bidragsbestämmelser föreningsbidrag

Verksamhetsstöd till studieförbunden 2010 andra utbetalningen

Att söka föreningsbidrag för funktionsrätts- och pensionärsföreningar samt samhällsnyttiga föreningar

Riktlinjer för bidrag för föreningsverksamhet. Hudiksvalls kommun

Särskilt ekonomiskt stöd till Föreningen Idrott För Handikappade (FIFH)

Transkript:

Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (5) Datum 2014-10-13 Handläggare Louise Nilsson Föreningssekreterare Louise.Nilsson7@malmo.se Tjänsteskrivelse Särskild granskning Somalilands förening i Malmö FRI-2014-1459 Sammanfning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 10 föreningar för en djupare utredning. Det som bland annat kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala aktivitetsnärvarokort samt medlemsregister. Den särskilda granskningen har för avsikt kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för bidragsutbetalning och registreringsnivå. Särskilt fokus läggs på Grundbidrag och Aktivitetsbidrag. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta fastställa Somalilands Förening i Malmö hade 187 bidragsberättigade medlemmar under deras senast avslutade verksamhetsår, fastställa Somalilands Förening i Malmö hade 493 omräknade aktiviteter under 2013, Somalilands Förening i Malmö beviljas 22 159 kronor i Grundbidrag, Somalilands Förening i Malmö ska återbetala 10 021 kronor av redan utbetalt aktivitetsbi drag samt minst två nya föreningsrepresentanter ska delta i förvaltningens utbildningar Bidragsbestämmelser och Digitalt aktivitetsstöd senast under hösten 2014 (föruts utbildningstillfällen finns) för kommande aktivitetsbidrag ska kunna betalas ut. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Särskild granskning avseende verksamhetsår 2013 Somalilandsförening 75 Särskild granskning av föreningar enligt allmänna bestämmelser för verksamhetsår 2011(159249)_TMP Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott 2014-10-22 Fritidsnämnden 2014-10-30 Ärendet En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 10 föreningar för en djupare utredning. Det som bland annat kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala aktivitetsnärvarokort samt medlemsregister. Dessa handlingar jämförs mot föreningens inrapporterade aktivitetsbidragsan- SIGNERAD 2014-10-13

sökan samt föreningsrapporten som samtidigt är föreningens grundbidragsansökan. Föreningen har tagits ut för särskild granskning i enlighet med 16 Allmänna bestämmelser i Föreningsstöd. 2 (5) Föreningen Somalilands Förening i Malmö är en kulturförening som hos fritidsförvaltningen är registrerad på nivå 3- Barn och ungdom. Föreningen bedriver dataspel, bordtennis, basket, fotboll samt kulturaktiviteter. Övervägande del av verksamheten bedrivs i föreningens egen lokal men viss verksamhet bedrivs även på andra platser. Medlemsavgiften under verksamhetsår 2013 låg på 100 kronor för samtliga medlemmar. Styrelsen och personal har betalat extra medlemsavgift på grund av renovering av lokalen. Utredningen Den särskilda granskningen har för avsikt kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för bidragsutbetalning och registreringsnivå. Särskilt fokus läggs på Grundbidrag och Aktivitetsbidrag. Kontrollen är särskilt viktig för dessa två bidrag då det inte finns någon annan kontroll före utbetalning. Grundbidraget baseras på antalet bidragsberättigade medlemmar som deltagit i föreningens verksamhet under senast avslutat verksamhetsår samt antalet genomförda inrapporterade aktiviteter från föregående år. Föreningens verksamhetsår som granskats är det senaste avslutade och sträcker sig från den 1 januari 2013 till och med den 31 december 2013. Föreningen har före granskningen redovisat följande uppgifter: 2013 (för 2012) 2014 (för 2013) Antal aktiva medlemmar* enligt föreningsrapport: 664 (441 personer mellan 4-25 år). 763 (522 personer mellan 4-25 år och 11 personer över 25 år med funktionsnedsättning). Antal aktiviteter på närvarokort**: 655 722 *Betalande medlem upptagen i föreningens medlemsförteckning, folkbokförd i Malmö och regelbundet deltagande i föreningens verksamhet. ** En aktivitet är då minst 5 deltagare utövar en aktivitet i minst 60 minuter med ledare närvarande. För funktionsnedsa räknas grupper från och med 3 deltagare. Aktiviteter kan enbart rapporteras i det digitala närvarorapporteringssystemet. Föreningen har i samband med granskningen redovisat följande uppgifter: 2013 (för 2012) 2014 (för 2013) Antal medlemmar enligt medlemsmatrikel: (ej aktuellt för granskningen) 315 bidragsberättigade medlemmar (en stor del innehåller brister i redovis- Antal aktiva medlemmar enligt närvarokort eller annan uppgift avseende aktiviteter: (ej aktuellt för granskningen) ningen). 354 aktiva medlemmar (dessa är inte unika utan många deltagare är upptagna på närvarokorten flera gånger, oftast med

olika stavningar). Antal aktiviteter på närvarokort: 655 722 Antal personer på närvarokorten) (ej aktuellt för granskning- 354 (varav medlemmar 142) Antal övriga rapporterade (ej aktuellt för granskningen) 0 aktiviteter: Grundbidrag 52 500 kronor 105 000 kronor Aktivitetsbidrag 24 627kronor 26 810kronor 3 (5) Förvaltningens fastställda uppgifter efter granskning Antal aktiva medlemmar 187 aktiva medlemmar enligt närvarokort eller annan uppgift avseende aktiviteter: Antalet godkända* personer på närvarokort: lovaktiviteter). 142 aktiva medlemmar (inga prova-på deltagare under Antal aktiviteter på närvarokort: 389 Antal omräknade aktiviteter 493 med delningstalet 7 Grundbidrag 29 546 kronor Aktivitetsbidrag 13 361 kronor * med godkänd menas medlemmar eller prova på medlemmar exempelvis under lovaktiviteter eller av föreningen andra anordnade prova på tillfällen. Föreningen har under granskningen påvisat: ostrukturerade handlingar okunskap om ifyllnad av föreningsrapporten föreningen har inrapporterat markant fler medlemmar i föreningsrapporten än vad som finns upptaget i medlemsregistret föreningen inrapporterat aktiviteter efter sista inlämningsdatum felstavade förnamn, efternamn eller både och i medlemsregister och i Aktivitetsstöd fullständiga personnummer inte använts och fel födelsenummer rapporterats in i vissa fall Medlemmar Föreningen har rapporterat 522 bidragsberättigade medlemmar i åldern 4-25 år i föreningsrapporten och i medlemsregistret finns 315 medlemmar i åldern 4-25 år, personer med funktionsnedsättning och malmöbor. Följande gäller för kunna räknas som medlem enligt Föreningsstöd 2014: Med medlem avses fysisk person som är folkbokförd i Malmö samt upptagen i föreningens medlemsregister, betalar personlig medlemsavgift om lägst 40 kronor samt regelbundet deltar i föreningens verksamhet och vars deltagande kan styrkas genom skriftlig handling.

4 (5) Avvikelsen på 207 personer mellan föreningsrapporten (522 personer) och medlemsregistret (315 personer) anses vara betydande. Anledningen till avvikelsen uppger Somalilands Förening i Malmö vara kriterierna för räknas som medlem skiljer sig mellan föreningen och fritidsförvaltningen. Otillräcklig kunskap har lett till föreningsrapporten fyllts i felaktigt. Hur föreningen har kunnat uppge fler personer på föreningsrapporten än i medlemsregistret har föreningen inte svarat på. Vidare gjordes en kontroll av föreningens närvarokort för på så sätt styrka medlemmarna varit aktiva. 76 av de 315 personer som fanns i medlemsregistret återfanns även på närvarokorten. Föreningen kan med skriftligt underlag styrka 66 av de resterande 239 personerna är aktiva i föreningen men namnen innehållit stavfel i både medlemsregistret och det digitala aktivitetsstödet. Föreningen har även kompletterat närvarokorten vilket gör förvaltningen kan godkänna ytterligare 45 personer. Således är sammanlagt 187 personer godkända enligt fritidsnämndens allmänna bestämmelser. Resterande personer kan föreningen inte styrka och anses då inte heller vara godkända. Aktiviteter Som registrerad förening på nivå 3 Barn och ungdom rapporterar föreningen in sina aktiviteter i det digitala aktivitetsstödet och får på så sätt ut ett aktivitetsbidrag. Aktiviteterna som rapporteras in i systemet ligger även till grund för föreningens grundbidrag. För kunna få bidrag för en aktivitet krävs personerna som deltar antingen är medlemmar i föreningen, 4-25 år samt folkbokförda i Malmö alternativt personerna är prova-på deltagare (Föreningsstöd 2014 s. 24). Efter ha granskat Somalilands Förening i Malmös närvarokort fastställde förvaltningen 354 personer är upptagna på föreningens närvarokort (dessa är inte unika utan många deltagare är upptagna på närvarokorten flera gånger, oftast med olika stavningar). 142 av dessa 354 personer är upptagna i föreningens medlemsregister. Övriga 212 deltagare är aktiva men bristerna i medlemsregistret och föreningens svar till förvaltningen är så pass stora förvaltningen inte kan säkerställa dessa. Enligt fritidsnämndens riktlinjer är 142 personer godkända på närvarokorten och det är dessa personer som fastställs. Detta medför minskade grupper och färre omräknade aktiviteter. Förvaltningens bedömning grundbidrag Utifrån vad som framkommit i utredningen föreslår förvaltningen föreningens bidragsgrundande medlemsantal fastställs till 187 medlemmar för perioden 1 januari 31 december 2013. Detta utifrån granskning av närvarokort samt underlaget som föreningen skickat till förvaltningen. Enligt bestämmelserna kan föreningen få ett Grundbidraget för 2014 som uppgår till 29 546 kronor. Förvaltningens bedömning är föreningen troligtvis omedvetet lämnat felaktiga uppgifter och föreningen uppvisar stor okunskap om fritidsnämndens allmänna bestämmelser. Önskvärt är föreningen påvisar förbättringsåtgärder. De administrativa bristerna är påtagliga och påverkar Grundbidrag och föreningen kommer därför inte få ut hela det ansökta beloppet i Grundbidrag. Fritidsförvaltningen förslår

75 % av 2014 års fastställda grundbidrag efter granskning på 29 546 kronor beviljas det vill säga 22 159 kronor. 5 (5) Bedömningen utgår ifrån de riktlinjer som fritidsnämnden beslutat om den 14 juni 2012 75 och som framgår av bilaga: För Grundbidrag: Bedömningsnivå B. Förvaltningens bedömning Aktivitetsbidrag Förvaltningen föreslår vidare antalet aktiviteter för samma period fastställs till 389 godkända aktiviteter (493 omräknade aktiviteter) vilket uppgår till 13 361 kronor. Förvaltningen har redan utbetalt 26 810 kronor i aktivitetsstöd till föreningen vilket är 13 449 kronor mer än vad föreningen är berättigad till. De administrativa bristerna är påtagliga och påverkar Aktivitetsbidrag markant och föreningen kommer således blir återbetalningsskyldig. Förvaltningens bedömning är föreningen troligtvis omedvetet lämnat felaktiga uppgifter och föreningen uppvisar stor okunskap om fritidsnämndens allmänna bestämmelser. Önskvärt är föreningen påvisar förbättringsåtgärder. Fritidsförvaltningen föreslår 75 % av 2013 års fastställda aktivitetsbidrag efter granskning på 13 361 kronor beviljas det vill säga 10 021 kronor. Bedömningen utgår ifrån de riktlinjer som fritidsnämnden beslutat om den 14 juni 2012 75 och som framgår av bilaga: För Aktivitetsbidrag: Ersättningsnivå B och 75 % Övriga kommentarer Med tanke på antalet medlemmar och aktiviteter har minskat påverkar detta lokalkostnadsbidrag som föreningen tidigare ansökt om. Utifrån fastställda siffror ska föreningen beviljas 6 732 kronor i lokalkostnadsbidrag för 2014. Ansvariga Anna Lyrevik Avdelningschef Bo Sjöström Direktör

Malmö stad Fritidsnämnden 1 (2) Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2012-06-14 Tid och plats kl. 16-17.15, Fritidsförvaltningen, Studion vån 6 Henrik Smithsgatan 13 Paragrafer 75 Ledamöter Ersättare Övriga deltagare Justerat datum Frida Trollmyr (S) Ordförande Carlos González (V) Vice ordförande Lars Mårtensson (M) tjänstgör för Josefin Malmqvist (M) Anki Bergström (S) Asterios Bratanis (S) Per Wretlind (MP) Andreas Bruzelius (M) Elisabet Landrup (M) tjänstgör för Simon Chrisander (FP) Jörgen Grubb (SD) El-Bachir El-Idrissi (S) Dundar Gungör (S) Ulrika Williamsson (V) Hynek Olsak (SD) Bo Sjöström, fritidsdirektör Saam Beik, sekreterare 19 juni 75 Särskild granskning av föreningar enligt allmänna bestämmelser för verksamhetsår 2011 FRN-FRI-2012-01934 Sammanfning Från förvaltningen föreligger ett tjänsteutlåtande gällande information om särskild granskning av föreningar (handl.2) och ett förslag till beslut (handl. 3). Vid sammanträdet utdelas ett tidigare ärende gällande riktlinjer vid konstroll av föreningar (FRN-FRI-2010-00923, handl.2). Beslutsgång Mötet ajourneras 16.40 16.45. Andreas Bruzelius (M) yrkar avslag till förslagets andra -sats. Ordföranden yrkar bifall till förvaltningens förslag. Vid givna propositioner om dels bifall till ordförandes förslag och dels till Andreas Bruzelius avslagsyrkande, finner ordföranden den förstnämnda propositionen med

Malmö stad Fritidsnämnden 2 (2) övervägande ja besvarad. Andreas Bruzelius yrkar följande -sats ska läggas till ärendet: ge förvaltningen i uppdrag välja ut och granska ytterligare 10 föreningar som tidigare granskats. Vid givna propositioner om dels bifall till det föreliggande förslaget, och dels till Andreas Bruzelius (M) tilläggsyrkande, finner ordförande den förstnämnda propositionen med övervägande ja besvarad. Beslut Fritidsnämnden beslutar således anse sig informerade om kontrollärende avseende i ärendet beskrivna föreningar redovisas i separata ärenden till fritidsnämnden i augusti 2012 godkänna bedömningsunderlag för beräkning av grundbidrag och aktivitetsbidrag (i Bilaga 1) Reservation lämnas av Moderaterna (Bilaga 1)

Malmö stad Fritidsförvaltningen Handläggande avd: Föreningsavdelningen Ärende nr: 3 Datum: 2012-05-30 Ärende: Särskild granskning av föreningar enligt allmänna bestämmelser för verksamhetsår 2011 Sammanfning: Inledning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 10 föreningar för en djupare utredning. Ett särskilt syfte är fastställa föreningens antal godkända aktiva medlemmar för de senast avslutade verksamhetsåret och antalet genomförda aktiviteter det senaste kalenderåret. Det som kontrolleras är föreningarnas årshandlingar, digitala närvarokort, medlemsmatrikel och föreningsrapport. Följande föreningar valdes ut för kontroll - Psoriasisförbundet Malmö Vellinge lokalavdelning, - Celiakiföreningen i Malmö, - Herrgårds Kvinnoförening och - Somaliska Utbildning och Idrottsförening i Skåne. - Afghanska Kulturförening - Malmö KFUK-KFUM, - IK Pantern och - Videdals GIF - Arabiska Kulturföreningen, - Afghansk Svenska Vänskapsföreningen För förvaltningen ska kunna göra kvalitativa granskningar och säkerställa uppgifter som ska ligga till grund för bedömning av registreringsnivå och bidrag är rätt för ovan nämnda föreningar behöver förvaltningen utredningstid fram till nämndens möte i augusti. Efter kontroll av föreningarnas antal godkända medlemmar och aktiviteter slutförs vidtar en bedömning av föreningens brister. Underlaget för bedömning av ovanstående lämnas i bilaga 1 till detta ärende. Förslag till beslut: Fritidsnämnden föreslås besluta anse sig informerade om kontrollärende avseende i ärendet beskrivna föreningar redovisas i separata ärenden till fritidsnämnden i augusti 2012 godkänna bedömningsunderlag för beräkning av grundbidrag och aktivitetsbidrag (i Bilaga 1) Bo Sjöström Fritidsdirektör

Malmö stad Fritidsförvaltningen Till Fritidsnämnden Tjänsteutlåtande Handläggande avdelning: Föreningsavdelningen Datum: 2012-05-30 Ärende: Särskild granskning av föreningar enligt allmänna bestämmelser för verksamhetsår 2011 1) Inledning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 10 föreningar för kontroll. Ett särskilt syfte är fastställa föreningens antal godkända aktiva medlemmar för de senast avslutade verksamhetsåret och antalet genomförda aktiviteter det senaste kalenderåret. Dessa två uppgifter ligger till grund för utbetalning av grundbidrag, lokalkostnadsbidrag, aktivitetsbidrag och utbildningsbidrag. Uppgifterna är också viktiga för fastställa vilken registreringsnivå föreningen kan ha hos fritidsförvaltningen. Som en genomgående grund för utredningsarbetet används tredje punkten i allmänna bestämmelser (Föreningsstöd 2012 sid 17) som redogör för vilka medlemmar som kan godkännas i underlaget för bidragsgivning. Medlemmarna ska vara Malmöbor och finnas upptagna i föreningens medlemsmatrikel med folkbokföringsadress och namn. Vidare ska medlemmarna ha betalt en medlemsavgift om minst 40 kr per år samt regelbundet ha deltagit i föreningens verksamhet under året. Föreningens aktiviteter ska redovisas i det digitala närvarorapporteringssystemet för kunna ligga till grund för utbetalning av aktivitetsbidrag. Även andra aktiviteter än de som rapporterats i det digitala systemet kan ligga till grund för bedömning om medlemmar regelbundet deltagit i föreningens verksamhet. Utredningen påbörjas efter samtliga föreningar lämnat in sin föreningsrapport (senast 1 mars) och sina aktivitetsuppgifter (senast den 15 februari). Under hantering av dessa handlingar och uppgifter görs en avstämning mot tidigare års uppgifter. I de fall stora förändringar skett hos en förening så är det en grund till bli uttagen för kontroll. Ett annat skäl kan vara om en förening har många inrapporterade medlemmar men väldigt få eller inga aktiviteter. Det som bl.a. kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala närvarokort och medlemsregister. Dessa handlingar jämförs mot föreningens föreningsrapport (som också är grundbidragsansökan). Därefter kontrolleras föreningen har verksamhet i enlighet med allmänna bestämmelser i Föreningsstöd 2012 och föreningen uppnår villkoren för de bidrag de ansöker om. Vid oklarheter kontaktas föreningen via mail, brev eller telefon. INFORMATIONSÄRENDE Efter kontrollen är gjord skickas en sammanställningen ut till föreningen med påpekande och en begäran om föreningen skriftligen ska inkomma med svar på uppgifter i sammanställningen. Det kan röra sig om förvaltningen önskar få beskrivet vad medlemmar som inte finns med på närvarokort gör i föreningen. Till de föreningar som så önskar erbjuder förvaltningen även personliga möten med möjlighet förtydliga för föreningen vad som behöver kompletteras. När föreningens skrivelse inkommit till fritidsförvaltningen görs ytterligare utredning.

Fritidsförvaltningens syfte är få en bra och realistisk bild av föreningens situation, få förklaringar på avvikelser samt visa på utvecklingsmöjligheter för föreningar med strävan förbättra och utveckla föreningsverksamheten till nästkommande verksamhetsår. 2) Utredning I enlighet med 16 Allmänna bestämmelser i Föreningsstöd valdes 10 föreningar ut för särskild granskning avseende år 2011. Följande föreningar valdes ut utifrån de redovisade ett stort antal medlemmar men väldigt få eller inga aktiviteter inom förvaltningens digitala närvarorapporteringssystem (Digitalt Aktivitetsstöd). - Psoriasisförbundet Malmö Vellinge lokalavdelning, - Celiakiföreningen i Malmö, - Herrgårds Kvinnoförening och - Somaliska Utbildning och Idrottsförening i Skåne. Vidare valdes Malmö KFUK-KFUM, IK Pantern och Videdals GIF ut för kontroll eftersom deras antal medlemmar ökade kraftigt under verksamhetsåret 2011. Slutligen valdes Arabiska Kulturföreningen, Afghanska Kulturföreningen och Afghansk Svenska Vänskapsföreningen på grund av deras inrapporterade aktiviteter gav en bild av nästan alla deltagare alltid varit närvarande vid varje aktivitetstillfälle. Alla föreningar är registrerade hos fritidsförvaltningen på nivå 3 Barn och ungdom. Nio föreningar söker kontant grundbidrag och IK Pantern avser söka konsulentbidrag. I ett brev till de nio föreningar som inte söker konsulentbidrag, som skickades den 13 april, erbjöd förvaltningen i förväg utbetala 50 % av grund- och aktivitetsbidraget enligt de redovisade uppgifterna som föreningen inkommit med. Ingen av föreningarna önskade en tidigare utbetalning. IK Pantern som har sitt årsmöte i mitten av juni eftersom föreningen har sitt verksamhetsår 1 maj 30 april och kan först därefter skicka in årshandlingar rörande 2011. Dessa kan bland annat krävas för fastställa vilka medlemmar som varit aktiva under 2011. Förvaltningen har särskilt lagt tid på säkerställa vilken registreringsstatus Malmö KFUK- KFUM har/skall ha vilket beskrivs närmare i föreningens kontrollärende. 3) Ärendehantering Ärendehanteringen har detta år dragit ut på tiden till följd av det digitala närvarorapporteringssystemet utvecklades senare än vad som var tänkt och kontrollerna i vissa delar fördjupades. Föreningarna har inte heller på ett tillfredställande sätt hållit de svarstider som förvaltningen s upp under utredningen. För förvaltningen ska kunna göra kvalitativa granskningar och säkerställa uppgifter som ska ligga till grund för bedömning av registreringsnivå och bidrag är rätt för ovan nämnda föreningar behöver förvaltningen utredningstid fram till nämndens möte i augusti. 4) Bedömningsunderlag Efter kontroll av föreningarnas antal godkända medlemmar och aktiviteter slutförs vidtar en bedömning av föreningens brister. Förvaltningen uppskar utefter vad som framkommit i utredningen om bristerna tillkommit efter en medveten handling, en omedveten handling eller som ett mindre slarv. Förvaltningen uppskar också om bristerna är omfande eller ringa. Därefter föreslår förvaltningen i varje enskilt ärende

vilken eventuellt avdrag föreningen ska få på sina bidrag till följd av sitt medvetna eller omedvetna slarv. Underlaget för bedömning av ovanstående lämnas i bilaga 1 till detta ärende. Fritidsnämnden föreslås besluta anse sig informerade om kontrollärende avseende i ärendet beskrivna föreningar redovisas i separata ärenden till fritidsnämnden i augusti 2012 godkänna bedömningsunderlag för beräkning av grundbidrag och aktivitetsbidrag (i Bilaga 1) Bo Sjöström Fritidsdirektör

Bilaga nr. 1 Beräkning av bidrag Aktivitetsbidrag Fritidsförvaltningen använder följande underlag för beräkning av aktivitetsbidragets storlek i de fall förvaltningen kunnat konstatera brister i föreningens redovisning. Beräkning grundar sig på fritidsförvaltningens fastställda bidragsbelopp. Ersättningsnivå A: 0-50 % av fastställt bidragsbelopp betalas ut som aktivitetsbidrag om det är uppenbart föreningen medvetet lämnat in felaktiga uppgifter till fritidsförvaltningen eller föreningen omedvetet lämnat in felaktiga uppgifter och felet är omfande. Ersättningsnivå B: 75 % av fastställt bidragsbelopp betalas ut som aktivitetsbidrag om föreningen slarvat och inte kan ge en godtagbar förklaring till slarvet. Ersättningsnivå C: Fastställt bidragsbelopp betalas ut som aktivitetsbidrag om föreningen slarvat men kan ge en godtagbar förklaring till slarvet samt uppvisa godtagbara planerade förbättringar. Ersättningsnivå D: Ansökt bidragsbelopp betalas ut vid (inga eller) ringa fel och godtagbar förklaring. Grundbidrag Fritidsförvaltningen använder följande underlag för fastställande av antal medlemmar och grundbidragets storlek för föreningen i de fall förvaltningen kunnat konstatera brister i föreningens redovisning. Bedömningen skiljer sig beroende på felets karaktär där två huvudsakliga fel förekommer: 1. Om föreningen rapporterat in fler medlemmar i sin föreningsrapport än antalet bidragsgrundande (godkända) medlemmar som finns i medlemsmatrikeln. 2. Om antalet godkända medlemmar på närvarokorten drastiskt skiljer sig mot antalet medlemmar som rapporterats in på föreningsrapporten Bedömningsnivåer vid orsak 1 ovan: Bedömningsnivå A: Om det är uppenbart föreningen lämnat in felaktiga uppgifter kan föreningen bli återbetalningsskyldig samt avregistreras/avstängas från framtida bidrag. Bedömningsnivå B: Om medlemmarna finns redovisade i medlemsmatrikeln med ofullständiga uppgifter kan föreningen få grundbidrag för 75 % av fastställt medlemsantal. Bedömningsnivåer vid orsak 2 ovan: Bedömningsnivå C: Om föreningen fullt ut kan ge en godtagbar förklaring till vad övriga medlemmar som rapporterats i föreningsrapporten och som inte är upptagna på närvarokort gör i föreningen, kan föreningens inrapporterade medlemsnivå godkännas och fullt bidrag betalas ut. Bedömningsnivå D: Om föreningen endast till viss del kan ge en godtagbar förklaring till vad övriga medlemmar som rapporterats i föreningsrapporten och som inte är upptagna på närvarokort gör i föreningen, kan föreningen få grundbidrag för upp till 100% av fastställt medlemsantal. Bedömningsnivå E: Om föreningen inte kan ge en godtagbar förklaring till vad de övriga medlemmarna i föreningen gör kan föreningen få grundbidrag för upp till 75 % av fastställt medlemsantal. I övriga fall görs en särskild bedömning.