Mötes- och resepolicy remiss

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jane Wågsäter 2014-10-09 KS 2014/0726 0480-450162 Kommunstyrelsens arbetsutskott Mötes- och resepolicy remiss Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att skicka mötes- och resepolicyn på remiss till kommunens nämnder och styrelser. Bakgrund Mötes- och resepolicyn kommer att ersätta befintlig rese- och transportpolicy som gäller från år 2007. Det har bland annat skett en del förändringar i lagstiftningen som gör att den behöver uppdateras. Som namnet antyder har en viktig utgångspunkt varit möten, snarare än enbart resor, eftersom vissa möten som skapar resor kan undvikas genom exempelvis webbmöten. Befintlig policy innehåller flera bilagor, vilket gör den väldigt omfattande och det finns ett behov av att renodla och minska ner den. Det nya förslaget omfattar två sidor istället för nio sidor. Det innebär att några saker är borttagna. Exempelvis kravet på Svanenmärkta och porrfria hotell som numera hanteras av upphandlingsenheten. Ett arbete pågår med att ta fram riktlinjer för lätta fordon som kommer att komplettera mötes- och resepolicyn när det gäller krav på fordon. I Kalmar kommuns budget för 2014 framgår att vi ska bli en fossilbränslefri kommun 2030. Där finns också mål om att öka såväl kollektiv- som cykeltrafiken. Budgetmålen ska ligga till grund för kommunanställdas resor i tjänsten, där syftet är att resandet med bil och flyg ska minska till förmån för kollektivtrafik och cykel. Anledningen till att arbetspendlingen omfattas i policyn är att 80 procent av koldioxidutsläppen från resor kommer från resor till och från arbetet. Kalmar kommun som arbetsgivare ska underlätta och uppmuntra de anställda att tillämpa samma principer som i tjänsten även för arbetspendlingen. Exempel på åtgärder är att informera om busstider, samåkningstjänster, flexibla arbetstider, ge möjlighet att arbeta hemifrån och distansarbete när det är lämpligt, stimulera till cykling genom säkra cykelparkeringar, erbjuda dusch- och omklädningsmöjligheter, motionstävlingar etc. Kommunledningskontoret Kansli- och omvärldsenheten Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatran 18 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 480-45 00 47 Jane.Wagsater@kalmar.se

KS 2014/0726 2 (2) Mötes- och resepolicyn är framtagen i samarbete med Torsås och Mörbylånga kommuner, Energikontor Sydost, länsstyrelsen och landstinget för att skapa en samsyn samt för att få större genomslag. Förslaget är också avstämt med kommunens jämställdhetsutvecklare samt personalchef. Planberedningen har varit styrgrupp och ställt sig bakom förslaget. Det återstår fortfarande en del arbete för att vi ska kunna leva upp till den nya mötes- och resepolicyn, exempelvis kommer vi handla upp ett IT-system för webbmöten som underlättar resfria möten. Ca 10 procent av kommunens resor idag sker med egen (privat) bil i tjänsten. En fråga som därför utreds för närvarande är att kunna erbjuda personalbil (förmånsbil) som drivs av biogas till kommunens anställda. Utifrån ett miljöperspektiv skulle det minska beroendet av fossila drivmedel både i tjänsten och i arbetspendlingen och också öka efterfrågan på biogas. Kommunens arbetsplatser har olika förutsättningar att leva upp till policyn beroende på vilken typ av verksamhet som bedrivs, det påverkar i sin tur också behovet av möten och resor. Kommunens verksamhet har också stor spridning geografiskt vilket medför att tillgången till väl fungerande kollektivtrafik och förnyelsebara drivmedel ser olika ut. Implementeringen av policyn är planerad i samband med den interaktiva miljöutbildning för all personal som håller på att tas fram och ska genomföras vid arbetsplatsträffar med start 2015. Då bör man också diskutera vad man kan göra på respektive arbetsplats för att leva upp till mötes- och resepolicyn. Efter remissomgången kommer mötes- och resepolicyn att fastställas av kommunfullmäktige i början av 2015. Jane Wågsäter strateg ekologisk hållbarhet Bilagor Befintlig rese- och transportpolicy Förslag till ny mötes- och resepolicy

KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunfullmäktige Avdelningschef Per-Gunnar Fransson 2007-02-26 1 (9) Rese- och transportpolicy

Rese- och Transportpolicy 2

Beskrivning Detta dokument består av en policydel där syftet för rese- och transportpolicy beskrivs samt övergripande hur detta ska uppnås. I efterföljande bilagor finns en kravspecifikation om hur detta syfte skall nås för fordon, förare, färd o s v. I bilaga 2 medföljer en detaljerad handlings- och uppföljningsplan, enligt Vägverkets SUMO modell, för att säkerställa att reseoch transportpolicyn införs och tillämpas inom kommunen. Denna policy gäller för: Alla resor som sker inom tjänsten och som betalas av Kalmar kommun och dess bolag. Upphandling av resor, transporter, inköp/leasing av fordon och transporttjänster. Evenemang och aktiviteter som ger upphov till transporter och som genomförs eller till stor del bekostas av Kalmar kommun och dess bolag. Syfte Alla resor som omfattas av policyn ska vara trafiksäkra, kostnadseffektiva och miljöanpassade och samtidigt ska policyn ha jämställdhetsfokus. 3

Det sker genom att vi: planerar våra resor, så att de sker så trafiksäkert, kostnadseffektivt och miljöanpassat som möjligt samt får en hög nyttjandegrad av kommunens fordon. aktivt arbetar för att öka trafiksäkerheten, samt förebygger och minskar vår miljöbelastning aktivt uppmuntrar användning av cykel för korta resor, samt skapar förutsättningar för att använda cykeln som transportmedel i tjänsten aktivt uppmuntrar användning av kollektivtrafik verkar för att alla anställda förstår vikten av ett trafiksäkert och miljöanpassat resande och hur var och en genom sitt handlande kan bidra till detta fortlöpande skärper trafiksäkerhetskraven och miljökraven på fordon som används i tjänsten bokar resor, inkl hotell via den resebyrå med vilken avtal finns efterfrågar och i första hand bokar hotell med porrfritt tv-utbud samt miljömärkta hotell tar hänsyn till den anställdes individuella förutsättningar (t ex för ensamstående med småbarn) vid planering av resor och konferenser. följer gällande trafiklagstiftning Omfattning och ansvar Alla anställda och förtroendevalda omfattas av resepolicyn. Chef för respektive förvaltning eller bolag ansvarar för att genomföra handlings- och uppföljningsplan för sin verksamhet. Förvaltningar och bolag rapporterar varje år, i samband med årsredovisningen, resultatet av uppföljningsplanen till kommunledningskontorets personalenhet. Samma enhet ansvarar för revidering av rese- och transportpolicyn. Bilagor 1. Kravspecifikation Krav på fordon som används i tjänsten. Krav på förare och färd. Definition av hotell med porrfritt tv-utbud samt miljömärkning. Tydliggörande av vad hänsyn till individuella förutsättningar kan innebära i praktiken. 2. Handlings- och uppföljningsplan Mål övergripande och enhetsuppdelat. Åtgärder. Uppföljning, när, hur, vem. 4

Bilaga 1 Kravspecifikation Fordon Inköp/Leasing av fordon Alkolås: Vid inköp/leasing ska f o m 1/1 2008 nya fordon innehålla alkolås som standard Säkerhetsutrustning/säkerhetsklassning: Förstahjälpenutrustning, reflexväst ska finnas i varje bil, bilar ska vara säkerhetsklassade med minst 4 EuroNcap. Dessutom ska bilarna vara utrustade med antisladdsystem (EPS). För tjänstecykel gäller att den uppfyller gällande lagstiftning med reflexer och lysen m. m. samt vara utrustade med dubbdäck vintertid. Miljö: Välj fordon enligt Vägverkets miljöbilsdefinition och för övriga fordon som ej täcks in i Vägverkets definition, välj miljöklass 2005, Euro3 eller motsvarande. Då kommunen har stor egen produktion av biogas prioriteras biogasbilar. Miljöfordon bör tankas med rekommenderat miljöbränsle. Upphandling av resor och transporter Motsvarande krav för inköp/leasing av fordon ska ställas vid upphandling av transporter för personbefordran. Ställ specifika krav på trafiksäkerhet och miljöanpassning vid större upphandlingar av transporter av varor och tjänster. Egna personbilar som används i tjänsten Egen bil (privatbil) som används i tjänsten bör uppfylla samma säkerhets- och miljökrav som tjänstebilar och förmånsbilar. Som rekommenderad miniminivå för bilar som används i tjänsten gäller att bilen ska: Ha en tjänstevikt över 1000 kg. Ha trepunktbälte på de platser som används. Ha krockkudde på förarplatsen. Uppfylla minst 1989 års avgaskrav Förare Sparsam körning Alla anställda bör köra i tjänsten enligt ECO-driveprinciper. Alla anställda som i tjänsten använder bil bör ha genomgått utbildning i ECO-driving.

Säker körning Förutsätter att alla anställda följer gällande trafiklagar för att uppnå en trafiksäker färd Mobiltelefon: Inga samtal i mobiltelefon bör ske under bilkörning. Stanna och prata så att trafiksäkerheten är hög under hela bilfärden. Cykelhjälm: Vid transporter med cykel bör cykelhjälm användas. Första hjälpen Alla anställda bör ha kunskap om första hjälpen och kunna tillämpa det. Färd Överväg alltid alternativ till att resa. Använd IT-hjälpmedel för att ersätta den fysiska resan Använd IT hjälpmedel, (videokonferenser, webkonferenser, telefonkonferenser etc.) till att ersätta den fysiska resan när det är möjligt. Res kollektivt: Välj kollektiva färdmedel när det är rimligt ur tidsperspektiv. Välj tåg före flyg när tågresan är mindre än fyra timmar, välj buss före bil när bussresan är rimlig ur tidssynpunkt. Alla förvaltningar/enheter som reser inom KLT området bör ha tillgång och använda (mätbart) KLT:s resekort för företag. Planering: Alla resor bör planeras i god tid så att möjligheten till låga biljettkostnader samt samordning kan ske mellan ev. deltagare. Boka resan via resebyrå, hyrbilsföretag etc. som kommunen har avtal med. Undersök möjligheten till samåkning för att minska kostnader och utsläpp. Korta resor: För korta resor använd i första hand cykel i andra hand buss istället för bil. Alla anställda med transportbehov bör ha tillgång till tjänstecykel/cykel. Utrusta tjänstecykeln med möjligheter till att ta med ev. last/utrustning som arbetet kräver. Konferenser och evenemang som ger upphov till transporter För konferenser och evenemang som Kalmar kommun är arrangörer eller medarrangör, ska Kalmar kommun planera och arbeta för att kvalitetssäkra transporter t ex genom att minimera deltagarnas sammantagna resande. Deltagarna ska kunna ta sig till mötet på ett trafiksäkert och miljövänligt sätt. 6

Hänsyn till den anställdes individuella förutsättningar Underlätta för medarbetarens dubbla roller som anställd och förälder. Undvik att förlägga aktiviteter efter flexarbetstiden så att alla anställda kan delta t ex ensamstående föräldrar eller personer som arbetspendlar. Hotell och lokaler Välj hotell och lokaler som är porrfria. Definitionen av hotell med porrfritt tv-utbud är de som inte erbjuder: 1. pornografiska filmer mot särskild avgift 2. har andra kanaler som erbjuder pornografiska filmer En förteckning över porrfria hotell och konferensanläggningar kan du finna på inköpskontorets hemsida Välj miljömärkta hotell eller lokaler enligt någon erkänd miljökriterie som t ex den nordiska Svanenmärkning. Resor till och från arbete Resor till och från arbetet omfattas inte av policyn. Det är emellertid en viktig uppgift för varje enhet att verka för att dessa resor sker på ett så säkert och miljövänligt sätt som möjligt men det sker i andra former utanför detta dokument. 7

Bilaga 2 Handlings- och uppföljningsplan Mål och handlingsplan för implementering Syfte: Att personalen känner till, accepterar och tillämpar reglerna i policyn. Nivå Mål Åtgärd Metod för uppföljning Ansvarig När Kännedom Minst 95 % av de anställda känner till att det finns en resepolicy och vad den innebär Information via intranät Utbildningstillfäll e om rese- och transportpolicy Enkät via e-post Enhetschef 6 mån efter antagande Acceptans Minst 75 % anser att resepolicyn är bra och ger ett stöd Se ovan Se ovan Se ovan Se ovan Experimentellt individuellt beteende Minst 80 % uppger att de ändrat sina resvanor efter policyn Fråga via ny enkät Stickprovskontrol l Ny enkät via e- post Se ovan 12 mån efter antagande, årligt återkommande Mål och handlingsplan för fordon Syfte: Att policyns fordonskrav får genomslag i nya upphandlingar och i fordonsval. Nivå Mål Åtgärd Metod för uppföljning Ansvarig När Kännedom 75 % av våra anställda känner till att nya krav införts 100 % av inköpsansvariga känner till att nya krav införts Information via intranät Utbildningstillfälle om rese- och transportpolicy Enkät via e- post Enhetschef 6 månader efter antagande Experimentellt individuellt beteende 75 % av resor med egen bil uppfyller kraven efter 1 år Fråga via ny enkät Stickprovskontroll Se ovan 12 månader efter antagande, årligt återkommande Permanent individuellt beteende 100 % av nyinköpta och leasade bilar ska uppfylla kraven enligt policyn efter antagande Upphandlingskrav Leverenskontroll Se ovan 12 månader efter antagande, årligt återkommande 8

Mål och handlingsplan för förare Syfte: Att EcoDriving blir en naturlig del av personalens kompetensutveckling Nivå Mål Åtgärd Metod för uppföljning Ansvarig När Acceptans 80 % av de som blivit erbjudna eco-drivingutbildning accepterar Skicka ut förfrågan och räkna inkomna svar Personalansvarig chef 12 månader efter antagande, årligt återkommande Experimentellt individuellt beteende Minst 20 % av de som kör ofta i tjänsten har genomgått Ecodriving utbildning Genomförande av Eco-driving utbildning Utbildningsbevis Personalansvarig chef 12 månader efter antagande, årligt återkommande Permanent individuellt beteende Minst 90 % av de som genomgått utbildning uppger att dom förändrat sitt körsätt Kontinuerlig info om körsättets betydelse på intranät, info-möten mm Enkät Personalansvarig chef 1 år efter utbildning Mål och handlingsplan för färd Syfte: Att personalen gör aktiva val beträffande färdmedel och/eller alternativ till resor. Nivå Mål Åtgärd Metod för uppföljning Ansvarig När Kännedom 50 % av våra anställda känner till vilka möjligheter som finns beträffande videokonferens, weblösningar etc. 75 % känner till att man har tillgång till tjänstecyklar 75 % känner till att man har tillgång till företagskort till kollektivtrafiken Information via intranät Utbildningstillfälle om rese- och transportpolicy Fråga via e-post Enhetschef 6 månader efter antagande Experimentellt individuellt beteende 5 % av resorna har ersatts av telefonmöten etc. Information Fråga via e-post Se ovan 12 månader efter antagande 25 % av korta resor har ersatts med cykel efter ett år 9

KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum REMISS Strateg för ekologisk hållbarhet Jane Wågsäter 141007 1 (2) Policy för möten och resor Policy Vi ska minimera belastningen från möten och resor, såväl för den anställde, som på miljön och ekonomin. De val vi gör ska balansera dessa intressen. Fordon som används ska vara säkra och drivas av tillgängligt miljöbästa bränsle. Mål och syfte Verksamheterna ska genomföra möten och resor på ett sådant sätt som bidrar till att uppnå målet om ekologiskt, socialt och ekonomiskt hållbar kommun. Kommunen ska vara ett föredöme för andra organisationer. Omfattning Policyn gäller anställda och förtroendevalda och omfattar möten och personresor i tjänsten. Kommunen ska som arbetsgivare underlätta hållbara val. Resor till och från arbetet utgör en stor del av vår miljöbelastning. Därför bör kommunen uppmuntra och stimulera medarbetarna till hållbart resande i den mån det är möjligt, även om arbetspendlingen ligger utanför kommunens ansvar. Prioritering inför möten och resor Trappan nedan anger i vilken ordning resval bör prioriteras utifrån dess miljöpåverkan. Sociala, tidsmässiga eller ekonomiska skäl kan dock påverka. Bil- och flygresor som görs med fossila bränslen ska klimatkompenseras enligt riktlinjer. Klimatkompensation innebär att utsläpp av koldioxid från resor kompenseras genom olika åtgärder som minskar utsläppen.

2 (2) Uppföljning Arbetsgivaren ansvarar för att underlätta att policyn efterlevs i hela organisationen och att regelbunden uppföljning görs. Förtydliganden av policyn Planering av möten och resor Möten och resor är viktiga för att verksamheten ska fungera. God planering är betydelsefull för att nyttja resurserna effektivt. Bedöm om mötet är nödvändigt och om det har ett tydligt syfte och mål. Samordna flera möten för att optimera utbytet av en eventuell resa. Planera möten med hänsyn till deltagarnas geografiska placering och sociala situation. Om resa krävs, fundera över vilket resval som är mest lämpligt. Undersök möjligheter till samåkning, ruttoptimering och anslutning till kollektivtrafik. Resfria möten Överväg alltid om mötet ska genomföras fysiskt eller på distans. Erbjud/ efterfråga medverkan på distans (webb, video eller telefon) om möjligt och när det är lämpligt. Gå eller cykla Gå eller cykla om möjligt och om avståndet är kortare än tre kilometer. Välj med fördel cykel/elcykel även vid längre sträckor och kombinera gärna med buss eller tåg. Res kollektivt Åk buss och tåg (eller annan kollektivtrafik) när det är möjligt eftersom det är ett effektivt, säkert och miljövänligt resealternativ. Viss extra restid kan i samråd med chef översättas till arbetstid. Res med bil Undersök möjligheter till samåkning, även utanför den egna organisationen. Välj i första hand kommunens poolbil, tjänstebil eller personalbil (förmånsbil). Överväg hyrbil eller taxi, särskilt om bilen blir stående vid en konferenslokal, tågstation, flygplats etc. Beakta även tid för att hämta ut bilen, hitta parkering etc. Tillämpa sparsam körning för att köra lugnare, säkrare och minska bränsleförbrukningen. Tanka miljöfordon med rekommenderat bränsle. Egen bil (privat bil) ska endast undantagsvis användas i tjänsten och bör uppfylla samma säkerhets- och miljökrav som tjänstebilar och personalbilar (förmånsbilar). Flyg Välj flyget om tidsvinsten är minst tre timmar eller om sociala situationen eller praktiska skäl inte medger annat. Beakta även tid för att resa till och från flygplatsen, incheckning etc. Överväg om dit- eller hemresan kan göras med buss eller tåg. Anslutningsresorna till och från flyget ska om möjligt göras med kollektivtrafik eller samåkning. Kalmar är beroende av flygplatsen med tanke på kommunens geografiska läge. I vissa delar av landet minskar flygbehovet i takt med att övrig infrastruktur byggs ut med hjälp av nationella medel. Då Kalmar inte befinner sig i den situationen blir beroendet mer påtagligt. Flyget har idag stor miljöpåverkan men forskning pågår för att hitta förnyelsebara bränslen vilket kan påverka prioriteringsordningen framöver.