NÄR GOLFKLUBB Sid 1 (9) Styrelsemöte med När Golfklubb den 6 april 2013, kl 17.30, Klubbhuset När Golfklubb. Närvarande: Helen Nordenson, Marie Gahnström, Anders Lyander, Mikael Thorén, Ronny Dellevik, Ulf Norlén och Anders Atte Pettersson. Anmält förhinder: Anette Keiler Arvedson. 1. Mötets öppnande: Helen Nordenson öppnade mötet med att hälsa alla välkomna. 2. Justerare: Ronny Dellevik valdes jämte ordförande att justera protokollet. 3. Anmälan övriga frågor att behandlas: Arvsfonden. 4. Fastställande av dagordning: Fastställdes. 5. Föregående protokoll: Godkändes och lades tillhandlingar med följande kommentarer: Två golfbilar leasas varav en sponsras av Reko, den andra leasar klubben. Larmet är fixat. 6. Kommande möten: 13 juni... Styrelsemöte... 17.30 11 juli... Styrelsemöte... 17.30 15 juli... När GK, sommarmöte... 15.00 24 aug... Styrelsemöte planering... 10.00-16.00 7. Ekonomi: Pantbreven är ok nu. Sept-mars intäkter är ungefär lika stora som samma period i fjol. Kostnaderna är mindre. Anders gick igenom budgeten och arbetar vidare med eventuella förändringar i kontoplanen. 8. Information från ordförande och andra ledamöter respektive ansvarsområde: Personal kansli: Söks fortfarande en receptionist. Några sökande har kommit in. Banan: Personalen fungerar bra. Bankonsulenten har besökt oss och gav banan mycket beröm. Svensk Golf Nystart 2013 intervjuar Peter Jihde Vilken är din Svenska favoritbana? Svar - När GK. Vänlig. Gemytlig. Belönar precision. Bestraffar högmod. Inköp av bunkerkratta och sprutaggregat från Waxholms GK Göran kontaktar dem och lägger ett bud på högst 25 000 kr inklusive moms. Bankommitténs anteckningar från möte den 15 april, biläggs protokollet. Restaurangen: Fungerar bra. Dörrstopp vid nödutgången ska fixas, grind vid lastbryggan. Fastigheten: Information och förslag från fastighetskommittén genom Ronny Dellevik: Ytterligare en värmepump i restaurangen. Elementen dras en ny kabel så det finns en styrtermostat. Hyra ut hagen till villavagnar till Pigge Werkelin, Ronny undersöker detta. Beredningsbod med kök till stugorna. Ronny tittar på de ritningar som redan finns. Ronny undersöker möjligheten att sätta ihop 2 stugor till 1 stuga som får rum med dubbelsängar i. Undersöka porslinet i stugorna ifall det behöver kompletteras. Ventilation, ovk-besiktning, kollas upp. Hemsidan: Marie fortsätter utbilda kansliet, Helen och Alf Möllerström i hemsidan. Sponsring: Sponsringen är nästan uppe i 400 000 kr. Mycket bra jobb av sponsorkommittén som fortfarande har lite mera att jobba med. Rapport från kommittén biläggs protokollet.
Sid 2 (9) Marknadsföring: Nynäshamns GK:s juniorer kommer att dela ut Närs och Gumbaldes reklamblad vid båten i Nynäshamn mot att de får komma och spela gratis hos oss. Enhetlig layout ska vi ha på affischer och reklam. Annonserat i Annonsbladets golfbilaga. Annons i När-kontakten. Tävlingar: Årets tävlingar är uppdelade mellan kommittémedlemmarna. Vissa svårigheter då det inte finns någon ordförande för kommittén som håller ihop den. Junior- & ungdomsverksamhet: Ett möte med Susanne (Gotlands Golfkonsulent) är på gång. Avslutningsdag med Sudrets HC ungdomare planeras. Av 101 juniorer bor 3 st på När - 15 st på Gotland - 91st på fastlandet. 9. Övriga frågor: Förfrågningar om passivt medlemskap på grund av sjukdom etc.: Beslut: Med läkarintyg kan man slippa spelavgiften men ej medlemsavgiften. Information från Gotlands Golfförbund: Förslag på halv greenfee på opentävlingar. Suderbys 9:a medlem i Flygstadens GK, alltså ej med i Gotlands Golfförbund. Golfladyn den 17 maj på Kronholmen. Höstårsmöte den 22 oktober 2013, i Ljugarn Ardres Café. Information från Förbundsmötet: Helen informerade kort från möte den 19-20 april där bla Visby GK utnämndes till bästa golfklubb. därifrån. Den 16-17 november äger årets Golfting rum. Alla klubbars ordförande kommer att bjudas in. Uppföljning av kommittédagen: Anteckningar från dagen bifogas protokollet. Nya medlemmar: En grupp tillsammans med Atte kommer att söka upp personer som tagit grönt kort men ej fortsatt att spela, dela ut blad i postlådorna med en inbjudan om att komma till klubben och testa golf. Arvsfonden: Arvsfonden inbjuder till möte i Visby 13 maj. Atte tillsammans med Anders går på detta och lyssnar om vi kan söka bidrag. 10. Mötets avlutades: Helen avslutade möte med att tacka för ett bra möte. Vid protokollet 2013-05-06 Marie Gahnström Ronny Dellevik Helen Nordenson Sekreterare Justerare Ordförande Bilaga: Anteckningar från bankommittén. Anteckningar från kommittédagen. Sponsorkommitténs rapport
Anteckningar från bankommittémöte 5 april 2013 Sid 3 (9) Närvarande; Per Josefsson, Göran Karlsson, Atte Pettersson och Paul Ahlkvist 1. Läget med banan efter vintern. På grund av rådande väderlek har inga åtgärder av vikt kunnat utföras på banan utan det har blivit maskinvård, klipparslipning och andra inomhusarbeten. Inga omfattande skador eller svampangrepp har konstaterats. 16e hålet är inte helt klart för spel ännu men det blir det i god tid före Gotland runt. 2. Utkast till kommande arbeten och investeringar 2013 och framåt diskuterades och följande preliminära beslut fattades; Utbyggnad av fairwaybevattning hål 2, 3 och 18 prioriteras liksom om- och tillbyggnad av greenbevattning för 7 greenområden. Kostnader för dessa åtgärder uppskattades till totalt 280 tusen. Behov av 70 dressmaterial för dressning av greenområden och ytterligare 70 ton för viss fairwaydressning. Slutligt beslut om detta dokument tas vid kommittedagen i maj. Göran skall även till dess ha bearbetat förslaget om Tatch away systemet. 3. Ekonomi Utgångspunkt var preliminär resultatrapport 2013-03- 31. Följande konton föranledde inga direkta synpunkter; 5310,5311, 5312, 5315, 5316, (5390), 5530, 5612, 5613 och (5615). I följande konton fanns frågetecken och synpunkter på att beloppen var för låga; 5210, 5313, 5314, 5320+5360, 5611 och 5700. Våra synpunkter skall utvecklas under kommittedagen. 4. Elbilarna Konstaterades att ansvaret för att elbilarna fungerar och kan hyras ut ligger på bankommitten (greenkeepern). 2 äldre bilar skall inte hyras ut, eftersom de inte har godkänts enligt nu gällande regler. 5. Banans indexering Utsänt förslag kommenterades och det behöver bearbetas ytterligare, synpunkter inväntas från Anders Kraft och Ingvar Hansson. Ny indexering skall tillämpas när 16e tas i bruk som par 4. 6. Omslopning Paul redovisade synpunkter som framkommit vid jämförande analys med USGA Course Easyrating. Banans slope är i hög grad beroende på hur vind, greenytor och enarnas påverkan värderas. Besvärande för den grundläggande course ratingen (CR) är banans korta slaglängd. Det gäller främst slopen för gul tee. Atte bokar en tid med Thomas Spjuth för omslopningen av vår bana inom april månad. Det innebär en extra kostnad som vi får ta. 7. Nya tee SGF har ju lanserat idéer på framflyttning av främst den tee som ger kortast slaglängd. Man talar om nedåt 3400 meter banlängd och övergång till hektometer begreppet. Vår bana tillåter givetvis framflyttning av nuvarande damtee. Detta sker dock på bekostnad av hur många slag man erhåller för ett visst hcp. Paul gör ett förslag till vision med bortåt 3 tee per hål. 8. Kommande kommittemöten beslutas på kommittedagen 4 maj. Vid pennan: Paul Ahlkvist
NÄR GOLFKLUBB Sid 4 (9) KOMMITTÉDAG 4 maj 2013 På När GK ANTECKNINGAR 1. Välkommen Helen hälsade alla välkomna speciellt Janne Kristoffersson från SISU och Karl-Erik Bergström från Gotlands Golfförbund, samt presenterade övriga i styrelsen som var närvarande Marie Gahnström, Ulf Norlén, Anette Keiler Arvedson, Anders Pettersson och Ronny Dellevik. Dagordningen delades ut. Ett 30-tal deltog under dagen. 2. Information från styrelsen - Antalet medlemmar har minskat till 685. Det är främst juniorer som lämnat. - Ekonomin ser bra ut men svårt att säga då säsongen inte kommit igång och vi är beroende av greenfeeavgifter. Hitintills är utgifterna mindre än förra året samma tid och inkomsterna desamma. - Personalen är i sommar Göran Karlsson, Pernilla Holmberg. Tommy Mårdbrink och Jesper Martell på banan. I kansliet Britt Karlsson och Emmie Pettersson, till kansliet söker vi ytterligare en person för juni, juli och augusti. - Ett samarbete med Gumbalde har inletts för 1.150 kr spelar fullvärdiga medlemmar i När året runt på Gumbalde och vice versa. - För greenfeegäster finns ett erbjudande om att spela båda banorna för 600 kr lågsäsong och 700 kr högsäsong - Medlemmar i annan Gotlandsklubb har 100 kr i rabatt, samma för Närmedlemmar på andra Gotlandsklubbar dock ej Visby GK. - Samarbetet med Gotska GK fortsätter även 2013 där är kostnaden 1.000 kr dock ej spel i juli. - Helen uppmanade deltagande i Olympiagolfen då det gynnar klubben - Vi har två till golfbilar varav en är sponsrad - Restaurang och shop ingen förändring från förra året. - Helen delade ut uppdaterad Gemensamma instruktioner för en kommitté 3. Information från SGF:s verksamhetsseminarium Flera i styrelsen och Göran Karlsson deltog i ett av de verksamhetsseminarier som SGF har anordnat runt om i Sverige. Temat för seminariet var Behålla och Rekrytera genom att göra golfen roligare. Något som diskuterades var Tee it forward. För många spelare är banorna för långa därför föreslås flera tees som t ex Visby GK har satsat på. Problem för många klubbar är att de fasta intäkterna minskat, färre medlemmar, därmed ökar behovet av greenfeegäster. Många nybörjare lämnar då de inte känner sig välkomna. Sammanfattningsvis behöver golfklubbana marknadsföra sig bättre. Vi lever i ett valsamhälle. 4. Information från SISU Janne Christofferson från SISU informerade om LOK-stöd, lokalt aktivitetsstöd för ungdomar, och Lärtimmar, tidigare studiecirklar. När GK varit dåligt på att utnyttja möjligheterna och inte rapporterat när vi har kommittéarbeten och planeringsdagar inför olika aktiviteter. Vi behöver bli bättre så klubben kan få ihop en pott med pengar som vi kan använda till t ex föreläsare, delta i SISU-utbildningar. 5. Frågor att diskutera i varje kommitté - Uppföljning verksamhetsplanen inom respektive kommittés ansvarsområde - Behov av arbetsdagar - Utse en person som hjälper till att planera och delta i Närkdagen den 17 juli. 6. Samarbete styrelse kommittéer emellan - Protokoll ska skickas till alla medlemmar i kommittéerna.
- Flera arbetsdagar, Göran får i uppdrag att kolla detta. - Golfvärdar under högsäsong: Per Josefsson sammankallare, Pelle Persson samt veteranerna. 7. Sammanfattning från kommittéerna och dagen Tävlingskommittén - Alla tävlingar har fått en ansvarig som ska hålla kontakt med kansliet i god tid innan tävlingen så att tävlingen annonseras - Priser ska i första hand vara sponsrade, men går det inte så får man använda ca 60 % av tävlingsavgiften. - Närkdagen föreslogs Thomas Lindholm vara med i kommittén, men han ska tillfrågas först. - Startavgiften och ev greenfee samt lämna ut scorekorten tar kansliet hand om tillsammans med tävlingsledaren. Fastighetskommittén: - Fortsatt följa upp underhållsplanen. - Bolltvätt, visar sig att bollautomaten inte är gjord för vatten. - Kiosken panel bytts ut vid vattenkran. - Boende undersöka möjlighet att hyra ut björkdungen vid åttan. - Titta på möjligheten att förbättra stugorna - Köpa in ytterligar en värmepump - Svårt göra något om det inte finns pengar Sponsorskommittén - Närmar sig 400 000 kr enligt budget, har lagt ner ett fantastiskt jobb - Några hål saknar fortfarande sponsorer. - Sylve ansvarar för Närkdagen den 17 juli i fråga om priser och sponsorer Marknadsföring: - Helsida i Närkontakten, stå om samarbetet med Gumbalde samt ett slag för Grönt kort-kurserna. - Ett reklamblad i 10 000 ex har tryckts upp som om samarbetet med Gumbalde. Alla uppmanades att ta en bunt och dela ut. Nynäshamn GK:s ungdomar kommer att dela ut vid Gotlandsfärjan i Nynäs i sommar. Veterankommittén - Tisdagstävlingarna avgiften höjs till 50 kr varav 10 kr går till kaffe och macka. - Tisdagstävlingarna samma tider som tidigare dock ej den 30 juli då det är Golfresan on tour. - Öppen veterandag i juni. - Tävlingsprogrammet är utdelat där olika tävlingsformer finns med. - Alla tävling ska registreras i GIT. - Särskild damklass i juni, juli och augusti - Priser i form av presentkort från tävlingsavgiften - Förslag att uppmuntra alla veteraner att delta i Olympiagolfen. - Utbytes resa till Åland i september. - Veteranserien startar på Slite 6 maj. - Veteranerna kommer fortsättningsvis att använda tavlan i korridoren så att den i entrén kan användas för sponsorer. Banan: - Banan är i mycket bra skick. - Söks en grävmaskinist till en liten grävare. Sid 5 (9)
- Utbyggnad till par 70, som det ser ut så är det tillsvidare en förlängning av 17 som är aktuellt, men där krävs bygglov. - Ny slope kommer Thomas Spjut Småland att göra under hösten samtidigt med Visby GK. - Genom ny 16 går vi från par 68 till par 69. - Banan har fått nytt index - Banan är svårare än man tror. - Ett nytt främre tee kommer det att bli på några hål för prov, men blir inte slopade. - Maskinparken behöver ses över. - Bättre bevattning på vissa hål när ekonomin tillåter. - Övningsområdet kanske sand runt flaggorna så att man lättare ser avståndsmarkeringarna - Ytterligare matta kommer att läggas ut på drivingrange. - Matta på 9:ans och 10:ans tee troligen till Gotland Runt. - Korthålsbanan inga förändringar nu. - Ev en ny övningsbunker och chipping green. - 16:e hålet tas i bruk under Gotland Runt. Sammanfattning Styrelsen tar med sig de förslag som kommit upp. Sid 6 (9) - Förslagsvis kommer ett kommittémöte hållas i september när säsongen är i stort slut. Önskemål framfördes om även ett möte efter årsmötet när det är nya som kommit in i de olika kommittéerna. - Klubbmatchen mot Visby GK den 8 juni uppmanades kommittémedlemmar att anmäla sig till. Det är främst de som är aktiva i klubben som ska delta. - Förslag att arbeta för en gemensam junior kommitté När-Gumbalde. - Regelpromenad på När Golfbanan erbjöd sig Karl-Erik Bergström att uppdatera. - Banguiden trycks på ett papper till att börja med. - Hemsidan bör riktas mer till gäster. - Nya medlemmar, Atte tillsammans med Pelle Josefsson åtog sig att tillsammans med vår pro Fredrik anordna prova på dagar under juni samt om möjligt undersöka vad som hänt med de som har tagit grönt kort men ej fortsatt spela golf. Helen avslutade mötet med att tacka samtliga för en givande dag och med förhoppning att vi ska få en riktigt bra säsong. Den har börjat bra. Banan är i ett fantastiskt skick. Vi är nu rankade nr 2 på Gotland efter Visby som är rankad nr 2 i hela Sverige efter Bro Hof. Visby GK har också fått utmärkelsen Bästa Golfklubb 2012. Vi hoppas att Visbys goda rykte kommer locka många golfare till Gotland och att de också kommer till När GK.
Sid 7 (9) NÄR GOLF:s Sponsorkommitté lämnar följande SLUTrapport per 2013-05-03. Medlemmar: Sylve Karlsson SK, Karl-Olof Johansson KOJ, Sven Haack SH, Bo Jacobsson BJ Fleråriga avtal gällande 2013 Svenska Spel... 17.000 Arnes Maskinstation AB (hål 13)... 12.000 Gotlands Delgivning (hål 11)... 22.000 Gotl Gummifabrik (hål 15)... 12.000 Hansa Utbildning... 10.000 JoSwe El... 8.000 När Bygg... 6.000 När Sparbank... 6.000 Wisab Bygg... 9.000 Christers Gräv... 12.000... ( tj) Havorgårds Oljetr... 1.000... (tj) Koneo (hål 9)... 12.000... (tj) När Bygg (hål 4)... 12.000... (tj) Värme o Sanitet (hål 2)... 12.000... (tj) Omors Krog... 4.000... (tj) Totalt... 155.000 Utgångna 2012 förlängda t.o.m. 2013 Hattstugan... 8.000 Reko Rev o Konsult... 12.000 Järn AB Södertorg... 12.500 Snicken Järn AB Södertorg... 12.500 Swedbank... 8.000 Visby Energi... 5.000 Nexan Pax... 12.000... (tj) Tommys Måleri o Bi... 8.000... (tj) Jan Nyström... 2.000... (tom 2014) Lau Konsulting... 6.000 Tallbergs EL... 6.000 Zehnder Group ( hål 18)... 12.250... (3.550) Liedo Ekonomi... 8.000 Jatoli... 8.000... x/ (samt priser c:a 4000 När Open) Thomssons Sprutservice... 8.000 När Bodi... 8.000 Sundell Hollstedt (hål 17)... 12.000 Ljunggrens Åkeri... 4.000... (tj) Totalt... 152.250
Nytt sponsoravtal 2013 2016 Revision o Konsult AB (hål 8)... 12.500... (golfbil) Totalt... 12.500 Sid 8 (9) Nya sponsorer fr.o.m. 2013-01-01-- 2013-12-31 Omors Krog (hål 14)... 12.600 Hans Barje m fl (hål 12)... 12.300 Baltic Match Cup (hål 10)... 8.250 Sparbanken Gotland... 1.000 Skidstahus AB ( hål 16 )... 12.250 Arriba... 3.500... x/ (priser till sin tävling 4.000) 29 Närföretag, onsdagstävlingen 17/7... 0... x/ (priser för sammanlagt 10.000) Gotlandsflis AB (flagga parkeringen)... 3.000 Team Sportia (flagga parkeringen)... 3.000 Karlströms Golv... 8.000... (varor o tjänster) BilCity AB... 8.000 Totalt... 75.900 Klara för 2013 155.000+152.250+12.500+75.900 =. 395.650 x/ priser i tävlingar se ovan 4.000+4.000+10.000 =.. 18.000 Under arbete för förlängning 2012 till 2013-12-31 Länsförsäkringar... 8... (hål 1) KOJ, Michael Thoren LF (kontaktad av BJ 1/5) Totalt... 8 Nya kontakter för 2013 Ej klara 2013-05-03 Lars Hammarström (hål 3)...... SK Privab AB... SH Ej förlängda utgående 2012-12-31 Jan Löfberg... 20.000 Gahnströms Bygg... 8.000 Svensk Vårdförmedling... 12.000 Nya kontakter 2013 NEJ Roma Grus ev 2014... SH Dest Gotland... KOJ Payex... KOJ Ekströms Skrot... SH Visby Tunga Fordon... BJ IF... SH Toyuta Bilvalet... BJ Färghuset Hemse... BJ Spaceseavers... BJ Gotlandssnus ev 2014... BJ Landshypotek... BJ BRS KIA ev 2014... BJ ev 2014... BJ Eskelunds Bageri ev 2014... BJ Ryftes Grönsaker ev 2014... BJ Byggman ev 2014... BJ GEAB... KOJ Runos Bygg... BJ Zion Plåt... SH Elitservice... BJ Rökeriet Katt-vik... BJ Romabokningen... BJ B Larsson Maskin AB... BJ Skags Gård AB (ev 2014)... BJ Gotlandsflyg... SH Gotlands Gods... SH
Sid 9 (9) Nedtecknad den 3 maj 2013 av Bo Jacobsson med reservation för felskrivning. Detta är läget 3/5 2013. Lediga hål 3 maj (1, 3,) 5, 6, 7 Vi har inte riktigt nått budgeten på 400.000 kronor, men vi hoppas uppnå detta med ännu pågående ej avslutade sponsorsamtal. När Golfklubb Sponsorkommittén genom Bo Jacobsson